MANUAL PARA ÁREA DE COBRANZA

MISIÓN

EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO ES EL RESPONSABLE DE MANTENER UNA CÁLIDAD EN

SUS CUENTAS POR COBRAR Y TENER SIEMPRE UNA ESTRECHA RELACIÓN CON
NUESTROS CLIENTES PARA OFRECERLES LA MEJOR EXPERIENCIA DE NUESTROS
PRODUCTOS Y LAS ATENCIONES DENTRO Y FUERA DE ELLA.Y DESCARTAR TODOS LOS
CLIENTES QUE RESULTARAN EN UNA MOROSIDAD OBVIA.

OBJETIVOS

LIMITAR LA MOROSIDAD EN UN 1% DE LAS VENTAS TOTALES, LOS DÍAS DE VENTA EN

CARTERA DEPENDERA DE CADA CLIENTE Y DE LO ACORDADO ENTRE LOS
DEPARTAMENTOS COMPETENTES Y LA ANTIGÜEDAD DE COBRANZA NO MAYOR A UN 1%
MAS ALLÁ DE 8 DÍAS. REVISAR TODOS LOS LIMITES DE CREDITO DE MAS DE $10,000.00 DE
MANERA SEMANAL, IMPLEMENTAR LA OPTIMIZACIÓN EN TIEMPO Y COSTOS QUE
CONLLEVA ESTE DEPARTAMENTO.

EVALUACION DEL CRÉDITO

EL REPRESENTANTE DE VENTAS OBTENDRA UNA SOLICITUD DE CREDITO DE CADA

CLIENTE. ÉSTA CONTENDRÁ UNA O DOS REFERENCIAS BANCARIAS Y TRES REFERENCIAS
COMERCIALES Y TRES REFERENCIAS DE EMPRESAS DEL MISMO GIRO.

DESPUES DE HABER OBTENIDO LA INFORMACIÓN DE LAS REFERENCIAS, EL

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO DETERMINARA SI UN CLIENTE HA DEMOSTRADO
CAPACIDAD PARA PAGAR LAS FACTURAS DE UNA MANERA MÁS RÁPIDA. SI ES ASÍ SE LE
ASIGNARÁ UN LÍMITE DE CRÉDITO. ESTE LÍMITE DE CRÉDITO NO DEBE SER SUPERIOR AL
MAYOR REPORTADO POR SUS REFERENCIAS. SI UNA CANTIDAD ES MÁS ALTA, ES
NECESARIO QUE EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO ORDENE UN REPORTE CREDITICIO
PARA EXAMINAR MÁS A FONDO LA SOLICITUD. DICHO INFORME SERÁ ORDENADO POR UN
COSTO NO MAYOR A $500.00
LOS LÍMITES SUPERIORES A LOS $15,000.00 (APLICA A GRANDES EMPRESAS) SE
OBTENDRA UN ESTADO FINANCIERO, EL CUAL DEBERA SER ANALIZADO JUNTO CON EL
AREA FINANCIERA.

LOS LÍMITES SUPERIORES A LOS $15,000.00 (APLICA A GRANDES EMPRESAS) SERÁN

SUPERVISADOS CADA TRES MESES, SI LA EXPERIENCIA DE PAGO CON NUESTRA
EMPRESA SE RETRASA MÁS ALLÁ DE 8 DÍAS EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO SERÁ
INFORMADO, QUIÉN PODRÁ REVOCAR EL LÍMITE.

TÉRMINOS DE CRÉDITO

LA DIRECCIÓN A ESTABLECIDO QUE LAS CONDICIONES DE VENTA SE REALICEN A TRES

DÍAS O UNA SEMANA COMO MÁXIMO PARA CLIENTES NO SEÑALADOS COMO ORO. PARA
QUE EL SISTEMA DE SÁLIDA A LA SIGUIENTE COMPRA. SE ESPERA QUE TODOS LOS
CLIENTES CON CREDITO PAGUEN SUS FACTURAS DENTRO DE ESTE PERÍODO PARA QUE
SE PROCEDA A REALIZAR LAS SIQUIENTES COMPRAS , PARA LOS CLIENTES NUEVOS
FIRMARÁN UN PAGARÉ POR UN MONTO ASIGNADO DE SU CRÉDITO Y DE LOS ACTUALES
QUE AROJEN ALGUNA INFORMACIÓN DE POSIBLE IMPAGO SE LES INVITARÁ A FIRMAR UN
PAGARÉ Y SE FIJARA UN MONTO DE CRÉDITO QUE SERA RESPALDADO POR EL
INSTRUMENTO (PAGÁRE) DEBIDAMENTE REQUISITADO Y SE ANEXARÁ A SU EXPEDIENTE
HASTA QUE SE CONCLUYA EL PAGO Y SE RENOVARÁ DICHO INSTRUMENTO EN CADA
FECHA DE CORTE DE PEDIDOS DEL CLIENTE Y CON SU CUENTA EN CEROS..

EN CASO CONTRARIO A NO CONTAR CON EL PAGO DE LAS FACTURAS VENCIDAS POR EL

TIEMPO PACTADO EL DE DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA DEBE DE INFORMAR
AL CLIENTE CON UN CORREO ELECTRONICO O SI SE REQUIERE UNA LLAMADA
TELEFONICA O ALGUNA VISITA DEL EJECUTOR DE VENTAS Y REQUERIR INFORMACIÓN
SOBRE LOS PAGOS DE DICHAS FACTURAS.

SI LAS FACTURAS AUN NO SON COBRADAS EN 15 DÍAS SE ASIGANA AL DEPARTAMENTO

DE JURÍDICO Y SE SUSPENDE EL CRÉDITO AL CLIENTE MOROSO HASTA QUE CUBRA EL
TOTAL DE LAS FACTURAS.

COBRANZA

EL DEPARTAMENTO ES EL RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DE COBRANZA. LOS

COMUNICADOS Y ESTADOS DE CUENTA COMPLEMETARÁN LAS LLAMADAS DE COBRO VÍA
TELEFÓNICA. SE INFORMARÁ AL PERSONAL DE VENTAS DE LOS PROBLEMAS DE COBRO.

EL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA DETERMINA SI UNA CUENTA NO ES

COBRABLE POR LOS MEDIOS COMUNMENTE UTILIZADOS COMO LLAMADAS TELEFONICAS
PARA QUE REALICE EL PAGO, ENVIO DE CORREOS CON INVITACIONES Y RECORDANDOLE
QUE ES GRATO SEGUIR BRINDANDOLE EL SERVICIO Y LAS VISITAS DIRECTAS, SI ES OBVIO
LA OMISION DE PAGO SE TURNARA AL ÁREA DE JURÍDICO JUNTO CON LOS
INSTRUMENTOS NECESARIOS PARA SU COBRO TAL CASO ES EL PAGARÉ.
EL PROCESO DE COBRANZA AUTORIZADO ES EL SIGUIENTE:

1.-SI SON CLIENTES CON CRÉDITOS A 8 DÍAS O 30 DÍAS DEPENDIENDO EL CONTRATO, SE

ENVIARÁ UN CORREO ELECTRÓNICO AGRADECIENDOLE POR SER NUESTRO CLIENTE DE
LA MISMA MANERA SE LE RECORDARÁ QUE TIENE UN VENCIMIENTO DE PAGO EN LOS
PROXÍMOS 3 DÍAS.

2.- 1 DÍA DESPUÉS DE SU VENCIMIENTO: SE CONTACTARÁ POR TELÉFONO AL CLIENTE

PARA RECORDARLE SOBRE SU SALDO VENCIDO Y QUE SE LE APOYA PARA CUALQUIER
INFORMACIÓN COMO PUDIERA SER SU ESTADO DE CUENTA.

3.-SI EL CLIENTE CUENTA CON UN ADEUDO MAYOR A $6,000.00, SE CONSIDERARÁ IR A

VISITARLO Y NO SE DEBE VER REBASADO SU LÍMITE DE CRÉDITO.

3.1.- SI EL CLIENTE NOS REALIZA UN PEDIDO Y ESTE REBASA SU LÍNEA DE CRÉDITO SE LE

NOTIFICARÁ DE INMEDIATO PARA PROPONERLE NOS ABONE LA DIFERENCIA Y PROCEDA
A SALIR SU PEDIDO; SI EL CLIENTE SE VE EN UNA SITUACIÓN INCOMODA SE LE
NOTIFICARÁ AL DIRECTOR PARA QUE AYUDE A RESOLVER LA SITUCIÓN.

4.- SI NO SE VE REFLEJADO EL PAGO EN EL ESTADO BANCARIO O EVIDENCIA DE PAGO EN

EFECTIVO SE PROCEDERA A CANCELAR LOS PEDIDOS DE EL CLIENTE Y SE LE INVITARÁ A
CUBRIR EL MONTO DE LAS FACTURAS Y O TICKETS DE VENTA VENCIDOS PARA QUE EL
SISTEMA DE SÁLIDA A LOS PEDIDOS DE EL CLIENTE.

4.0- 3 DÍAS DESPUES DE LA LLAMADA [2]: SE ENVIARÁ UN COMUNICADO MÁS ENÉRGICO

RECORDANDO EL SALDO Y FECHA DE VENCIMIENTO DE SU CUENTA Y DE LOS GASTOS
ADICINALES EN LOS QUE ESTA INCURRIENDO CON MOTIVO DEL VENCIMIENTO.

4.1- CON UN PERÍODO DE MAS DE 1 DIAS SE LE ENVIARÁ UN COMUNICADO AL CLIENTE

INFORMANDO QUE SU CUENTA A SIDO SUSPENDIDA TEMPORALMENTE Y NO SE LE PODRÁ
VENDER A CRÉDITO HASTA QUE CUBRA EL SALDO. SOLO SE PODRÁ VENDER AL CONTADO
PARA NO NEGAR EL SERVICIO.

5.- DESPUES DE 7 DÍAS DEL COMUNICADO [4.1] SI NO HA REALIZADO PAGO ALGUNO SE

SUSPENDERÁ LA VENTA DE CONTADO. SE VISITARÁ Y SE LE EXPLICARÁ AL CLIENTE DE
LAS POLITÍCAS DE CRÉDITO Y COBRANZA DE NUESTRA EMPRESA

6,- 20 DÍAS DESPUES DE NO RESOLVERSE EL CUMPLIMIENTO DE PAGO DEL IMPORTE

TOTAL DE LAS FACTURAS VENCIDAS SE LE COMUNICARÁ AL CLIENTE QUE SU CUENTA A
SIDO TURNADA AL AREÁ DE COBRANZA EL MISMO DÍA QUE SEA NOTIFICADO EL CLIENTE.

7.- DESPUES DE 1 MES DEL COMUNICADO [6] Y ASIGNACIÓN AL ÁREA DE JURÍDICO: LA

CUENTA DEBE SER DEFINIDA PARA DETERMINAR SI LA CUENTA SERÁ RECUPERADA, SI
SERÁ REPORTADA COMO QUEBRANTO FISCALMENTE O SI SE CONTINUA EL LITIGIO POR
VÍA JUDICIAL.
 Fecha _____ de _______________de 20___.

SOLICITUD DE CREDITO

FORMATO F-1
Crédito máximo solicitado: $ ___________________

Nombre de la Empresa: _______________________________________________

R.F.C: _______________
Teléfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________
Dirección: ____________________________________ Ciudad: _____________

Estado: _________________ Código Postal: ____________

Fecha de Inicio de la empresa: _____________ Persona Moral: ___ Persona Física: ___

Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Dirección.

_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Banco: _________________________Teléfono: _____________Ejecutivo: ________________________

Referencias Comerciales:

1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________

_________________________ _________________________ _________________________
_________________________ _________________________ _________________________

Referencias de Empresas de Suministro de comestibles:

4. _________________________ 5. _________________________ 6. __________________________

_________________________ _________________________ __________________________
_________________________ _________________________ __________________________

Nota: Si el crédito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidas
cuando sea necesario la intervención de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre
las facturas vencidas. Anexar si es persona física ó moral: los requisitos en el anexo 2.

Firmado por: _______________________________________ Firma: __________________________

PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO

Antigüedad como cliente: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________

Límite de crédito: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________

Términos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________

Pagos vencidos: 1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________

Límite de Crédito autorizado: $ _________________________

Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________________________

ANEXO 2

DIRECCIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZA SUPERALES.

REQUISITOS PARA LA OBTENCIÓN DE CRÉDITO.

1.- Formato de inscripción (F-1).

2.- Formato de registro de firmas de representante legal y autorizados a firmar (En caso de que aplique).

3.- Copia del acta constitutiva, así como copia de las modificaciones realizadas, en caso de que aplique
(Persona moral).

4.- Copia del Acta de Nacimiento u original expedida por el Registro Civil. (Persona física).

5.- Copia de la identificación Oficial del Titular (Persona física).

5.1- Copia de la identificación Oficial del Representante Legal o Titular de la Empresa (Credencial de
Elector, Pasaporte o Cartilla del SMN). (Persona moral)

6.- Copia Certificada ante Notario Público del Poder General o Especial para actos de administración o de
dominio del Representante Legal (Cuando aplique persona física y persona moral).

7.- Copia Cedula de identificación Fiscal, o bien presentar formato impreso de la página del SAT,
www.sat.gob.mx, que contenga la cadena digital y sello electrónico. (Persona física y persona moral).

8.- Copia simple del aviso o acuse de alta ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público incluyendo las
modificaciones al R.F.C. (inclusive la apertura de sucursal, en caso de que aplique).

9.- Copia simple de la declaración anual de impuestos del ejercicio fiscal inmediato anterior.

10.-Copia simple del último pago provisional de impuestos (I.V.A. o I.S.R) del ejercicio vigente.

11.- Estados financieros del ejercicio fiscal inmediato anterior (Balance General y Estados de Resultados,
elaborados y firmados por el Contador Público y/o Titular o Representante Legal).

12.- Currículum Empresarial o Carta de Presentación.

13.- Comprobante de domicilio del domicilio fiscal. (Agua, Luz, teléfono, etc.)