Actividades de reflexión inicial

Solución guía de aprendizaje N°1

1. ¿Sabe que es administración?

La Administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso
de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos
o metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz. Permite
implementar nuevas estrategias para el logro de las metas para tener éxito en la
empresa.
2. ¿Considera que los documentos también se pueden administrar, por qué?
Sí, porque los documentos son elementos fundamentales, importantes que nos
sirven para la toma de decisiones y como soporte de cualquier entidad o negocio,
en otros.
3. ¿Sabía usted que los archivos son objeto de clasificación y
categorización?
Si, la organización de un archivo responde a una doble necesidad: por un lado,
proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las
actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de
los documentos.
4. ¿Por qué considera que la persona encargada del archivo deba tener un
perfil específico y cumplir con unos requisitos para desempeñarse en el
cargo de archivista?
Porque muchas personas desconocen realmente la importancia de las funciones
que desempeñan un archivista, algunos consideran que es una labor muy sencilla
y sin ninguna transcendencia; en el ámbito empresarial, los archivistas juegan un
papel importante, ya que son los profesionales que gestionan los documentos a lo
largo de todo su ciclo vital, son los custodios de los probatorios de los derechos de
los ciudadanos y de los derechos patrimoniales de la sociedad o de las
organizaciones que los generan.
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
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Instructor
SAMIR CABRERA MORENO

Aprendiz
Angelica Maria Reinoso Becerra

Mayo de 2019
SENA
ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Un archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o
entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión.
En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos
datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la
generación de una información útil, que forma parte de lo que es posteriormente
conocido como banco de datos, siendo un objeto de consulta en todo ámbito
socioeconómico.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en
grandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia y
el personal encargado de su manejo.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio
preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la
posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así
detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas,
políticas, legislativas, que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en
general.
Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración
conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones
es fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de
tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

Según mis conceptos personales, el archivo es fundamental para las actividades

legales de una empresa, no pueden ejercer este tipo de actividades personas que
no tengan la suficiente información de cómo desarrollar una acertada planeación
lo que se traduce en compañías que no tienen una base sólida para el manejo de
la información, hay que recordar que la información es el activo de más valor de
una sociedad.