Tema 02:La Gestión del Proceso de Toma de Decisiones

 La Gestión de una entidad reclama poner en práctica todos procesos que habitualmente realiza, dentro de los cuales
tiene un lugar preponderante el de toma de decisiones.
 Los sistemas transaccionales han proporcionado la respuesta tecnológica respecto al primer tipo de procesos,
especialmente los ERP’s, o sistemas de planificación de recursos empresariales, que han facilitado el desarrollo de los
procesos administrativos, ayudando a gestionar los recursos de la organización y garantizando una forma predefinida de
ejecución del conjunto de tareas necesarias.
 A pesar de ello los Procesos de Toma de Decisiones todavía se encuentran en una fase inicial respecto a su nivel
tecnológico: la Toma de Decisiones sigue estando dentro de un terreno restringido o reservado para gestores y sus
capacidades innatas e intransferibles

Introducción al tema

La Gestión de una entidad reclama poner en práctica todos procesos que habitualmente
realiza, dentro de los cuales tiene un lugar preponderante el de toma de decisiones.

 Los sistemas transaccionales han proporcionado la respuesta tecnológica respecto al

primer tipo de procesos, especialmente los ERP’s, o sistemas de planificación de
recursos empresariales, que han facilitado el desarrollo de los procesos administrativos,
ayudando a gestionar los recursos de la organización y garantizando una forma
predefinida de ejecución del conjunto de tareas necesarias.
 A pesar de ello los Procesos de Toma de Decisiones todavía se encuentran en una fase
inicial respecto a su nivel tecnológico: la Toma de Decisiones sigue estando dentro de
un terreno restringido o reservado para gestores y sus capacidades innatas e
intransferibles.
1.1 La Gestión del Proceso de Toma de Decisiones

1.1 La Gestión del Proceso de Toma de Decisiones

 En general, el significado de Procesos de Gestión en las empresas, quiere decir que
se están ejecutando un conjunto de procesos que dan soporte al fenómeno
productivo, haciendo acepción a procesos comerciales, productivos, facturación,
logística, etc. dentro de los cuales incorporamos el conjunto de tareas que se deben
ejecutar para vender, comprar, facturar o producir.
 A pesar de ello es corriente en las organizaciones hacer algo más que realizar
procesos, o ejecutar tareas, etc. También se toman decisiones, que son aquellas que
dan sentido a las tareas realizadas y que marcan la diferencia respecto a la
competencia, brindando valor a la empresa y que en último término permiten que la
gestión de las personas sea relevante para las organizaciones.

 La Gestión de una entidad reclama poner en práctica todos procesos que

habitualmente realiza, dentro de los cuales tiene un lugar preponderante el de toma
de decisiones.
 Los sistemas transaccionales han proporcionado la respuesta tecnológica respecto al
primer tipo de procesos, especialmente los ERP’s, o sistemas de planificación de
recursos empresariales, que han facilitado el desarrollo de los procesos
administrativos, ayudando a gestionar los recursos de la organización y garantizando
una forma predefinida de ejecución del conjunto de tareas necesarias.
 A pesar de ello los Procesos de Toma de Decisiones todavía se encuentran en una fase
inicial respecto a su nivel tecnológico: la Toma de Decisiones sigue estando dentro
de un terreno restringido o reservado para gestores y sus capacidades innatas e
intransferibles.

 Las actuales tecnologías pueden ser válidas y eficaces en el momento de la ejecución

de procesos de toma de decisiones y en términos generales nos referimos a ellas como
tecnologías de Business Intelligence. También hay que decir que desde el momento
en que se toman estas herramientas tecnológicas, la tendencia ha sido darles un uso
centrado en la mejor visualización de la información y en ese sentido han trabajado
los fabricantes, además del proceso de análisis, pero aún tenemos vacíos en la
Gestión de procesos para tomar decisiones, porque implica procesos más complejos
que la sola visualización.
 Hay cuestiones importantes que plantear, como por ejemplo lo que debe aportar una
tecnología para permitir significativamente una mejora en los procesos de toma de
decisiones. Aparentemente la respuesta puede ser simple, como la de ayudar a hacer
el trabajo de un gestor diariamente, profundizar en los detalles, abstraer conceptos,
asignar responsabilidades, comunicar a la organización, planificar actividades,
analizar información y controlar su efectividad de las medidas que se puedan tomar,
así como también ayudar en el proceso cognitivo, etc.
Rufino Contreras (2014), en su artículo “La Gestión de los Procesos de Toma de Decisiones”.
Revista Computing. Recuperado:http://www.computing.es/informatica-
profesional/informes/1031365001701/gestion-procesos-toma-decisiones.1.html(Rufino
Contreras, redactor jefe de Computing Internacional. España).

Sistematiza y explica los cinco elementos:

1.2. Elementos fundamentales que debe tener una tecnología para realmente
ayudar a los gestores en la Gestión de los Procesos de Toma de Decisiones:
1. Debe permitir dar una respuesta adecuada a la necesidad concreta del gestor; no
podemos utilizar una única “herramienta” para solucionar todas las necesidades de
información de la compañía.
2. Dicha respuesta debe ser adecuada a las características del gestor y, por supuesto,
de la Organización: la tecnología debe aportar funcionalidades de apoyo, pero no
debe imponer una forma de gestionar la información.
3. 3. Debe permitir ejecutar las diferentes funciones del proceso de toma de decisiones
en aquella parte de la Organización que se desee.
4. La tecnología debe cubrir todo el ciclo de la toma de decisiones. Ello significa que
debe incorporar utilidades, funcionalidades, herramientas, etc., para que el gestor
pueda hacer esas funciones, en mejores condiciones que si no tuviese dicha
tecnología. Hacemos referencia en este punto a las clásicas: Planificar, Monitorizar,
Analizar y Actuar.

4.1. En primer lugar, debe ayudarnos a planificar, a determinar a dónde queremos llegar,
qué pasos prevemos, que actividades necesitaremos realizar, etc.

4.2. Por supuesto, debe permitirnos visualizar en qué situación nos encontramos y, no nos
olvidemos, hacerlo de la forma más adecuada a cada uno y de acuerdo con nuestras
necesidades.

4.3. Debe ayudarnos a analizar la información, ubicando esta capacidad en el elemento de

la organización que deseemos y sin que sea necesaria una cualificación tecnológica
especial.

4.4. Finalmente debe ayudarnos a adoptar las decisiones, a ponerlas en marcha, a

controlarlas y en su caso a rediseñarlas o a adoptar otras nuevas si no tienen los efectos
deseados

5. Estas funcionalidades deben ser complementadas hoy en día con otras básicas para
cualquier gestor; en este sentido las tecnologías que soporten los procesos de toma de
decisiones deberían incorporar una serie de elementos que diesen cobertura a otras
necesidades y/o capacidades:

5.1. La tecnología de Toma de Decisiones debe permitirnos definir qué queremos medir

5.2. Debe constituirse, en sí misma, como una herramienta de comunicación y formación

5.3. El tercer elemento inherente a los procesos de toma de decisiones es la gestión de

responsabilidades, desde su asignación hasta el seguimiento y control de las mismas; la
tecnología debe incorporar esta función, ayudando a integrarla en el propio proceso
decisorio

5.4. Finalmente, la tecnología de toma de decisiones debe facilitar el acceso consciente

a la experiencia de los procesos decisorios previos y a los resultados de los mismos; si el
proceso decisorio se basa en la información, la experiencia y el análisis

En definitiva, la gestión de una entidad exige gestionar los procesos desarrollados en la

misma, los cuales son de dos tipos: procesos de negocio y procesos de toma de
decisiones.

La tecnología que soporte los segundos debe dar cobertura a todas las funciones básicas
asociadas al proceso cognitivo decisorio, es decir debe constituirse en un auténtico
Sistema de Gestión. En tanto en cuanto sigamos concibiendo las tecnologías de este
universo como meras herramientas puntuales, el proceso de toma de decisiones seguirá
limitado a las capacidades del gestor, sin permitirle aprovechar las capacidades
tecnológicas existentes.

1.3 Metodología para el Diseño e Implantación de un Sistema de BI

1.3 Metodología para el Diseño e Implantación de un Sistema

de BI
García Alcázar (2013), nos explica que el mundo BI incluye diferentes tecnologías que
dan cobertura a diferentes problemáticas, y que, de manera resumida responden a 5
grandes Ejes Funcionales:

 Captación de Información: incluye todos los procesos orientados a integrar

información dispersa y que puede tener problemas de integridad, calidad de datos,
etc., o a capturar información no existente previamente. Dentro de esta parte se
incluirían todas las tecnologías relativas a ETL (Extracción, Transformación y Carga),
a las tecnologías tendentes a asegurar la integridad y calidad de la información y a
los diferentes sistemas de captura de información utilizable por sistemas BI
 Manejo de la Información: incluye todas las tecnologías relacionadas con Bases de
Datos, Modelos Multidimensionales, sistemas de agregación de información, etc.
 Visualización y Distribución: un caso claro de metonimia que ha dado lugar a que
mucha gente identifique la visualización con la tecnología de BI; y nada más lejos de
la realidad. Por supuesto que toda la información deberemos visualizarla para poder
hacer algo con ella, pero, con ser importante este no es el elemento único de esta
tecnología. Dando cobertura a esta funcionalidad están las soluciones de reporting,
visualización, broadcasting, etc
 Análisis de la Información: es probablemente el grupo funcional que dio origen a la
denominación de Business Intelligence, pero por desgracia es un aspecto en muchos
casos irrelevante de los proyectos de BI, siendo sustituida la capacidad de análisis en
manos de los gestores, por multitud de “fotos fijas” que presentan información. A
pesar de ello, es parte inherente a todo proyecto de BI.
 Gestión de las decisiones adoptadas: si estamos hablando del proceso de toma de
decisiones, una vez adoptada una decisión queda ponerla en marcha y gestionar su
ejecución. Esta es por tanto la funcionalidad que cierra el ciclo y que nos permite
tener una tecnología capaz de gestionar todo el proceso. Este grupo funcional ha
sido el último en incorporarse a la tecnología de BI, pero es el que realmente nos
permite hablar de una tecnología capaz de ayudarnos a gestionar el Proceso de Toma
de Decisiones en su totalidad. La parte final de todo proceso de análisis es la acción,
pero si dejamos la gestión de las acciones fuera de la tecnología BI, difícilmente
vamos a poder cerrar el círculo y realimentar nuestro sistema

La siguiente imagen recoge los diferentes elementos que hoy conforman el mundo de
la tecnología de Business Intelligence y la Gestión del Proceso de Toma de Decisiones:

La Toma de Decisiones, expresada como la acción de tomar una decisión, es un acto

cognitivo puntual que realiza un ser humano y que, excepto el caso particular de que
hablemos de la toma automatizada de decisiones teniendo en cuenta las de reglas de
negocio, no puede ser sustituido por ningún sistema. A pesar de ello, la Toma de
Decisiones como hecho empresarial, no es un hecho particular y puntual, sino que es
un proceso y desde ese concepto puede ser gestionado con una determinada tecnología.

La Toma de Decisiones, expresada como la acción de tomar una decisión, es1.4

Etapas metodológicas del Proceso de Toma de Decisiones.

La primera etapa metodológica es la Determinación de Requerimientos. A continuación

se desarrollan las características y problemáticas de este primer escalón.

Fase 1.- Determinación de Requerimientos

Tiene tres etapas diferenciadas pero interrelacionadas:

1.1. Determinación de Necesidades.

El objetivo de esta etapa consiste en definir qué necesidades tenemos cuando nos
planteamos la realización de un proyecto de BI. Podemos estructurar esta etapa en tres
actividades:

a) Determinación de la Necesidad Emergente.- Responde a la necesidad de descubrir

qué necesidad tenemos dentro de la empresa y, y en qué medida un BI puede contribuir
a satisfacer esta necesidad.

En este momento es necesario examinar lo que se podría denominar necesidad

emergente, es decir, qué problema de gestión apareció o fue descubierto y nos ha
conducido al BI, y que, usualmente, está identificado de manera clara con uno de los
Ejes Funcionales:

 Existe un serio problema con la información que utilizamos, problemas que

pueden estar relacionados con una información de baja integridad, o debido a
una dificultad para lograr integrar fuentes diversas, o por dificultades en el
procesamiento de los datos, etc.
 Existe un serio problema para acceder a la información, porque es posible que
solo sea trate de accesibilidad, o es posible que los formatos no sean los
correctos, o no esté llegando al destino correcto.
 Existe un serio problema para realizar gestión con esta información, de un lado
porque no es posible analizarla para convertirla en operativa, o de otro porque
la gestión de toma de decisiones no funciona como debe.

b) Después de analizar la necesidad emergente es indispensable mirar si las demás

necesidades también existen.

Es un error usual respecto a los proyectos de BI es encararlos respondiendo sólo a la

primera necesidad detectada, sin cuestionarse si pueden aparecer o existen realmente
otros problemas o necesidades que sea necesario atender.

Veamos en prospectiva que la necesidad emergente que ha surgido es producto de las

dificultades de visualización y acceso a la información; como una actividad previa al
inicio del trabajo, es muy recomendable analizar qué otras dificultades presenta la
empresa y en qué situación quedaría una vez insertada nuestra solución de
visualización. De no hacerlo así, podemos encontrarnos con un estupendo Cuadro de
Mando que presenta problemas de calidad de datos o, en otro de los casos,
suministrando información que no hay manera de transformar en acciones operativas.
 c) En un tercer momento, es muy conveniente establecer el alcance de estas
necesidades: El departamento o área afectada, es restringido solo a ellas u otras áreas
también pueden presentar estos problemas; ¿el alcance es general de toda la
Compañía, aunque haya surgido de un área concreta?

Es importante no dejar pasar esta pregunta o cuestionamiento pues lo que está en

juego es contar con un proyecto exitoso para el área observada, en un futuro su validez
y pervivencia sea nula por carecer de capacidad de expandirse transversalmente a la
Organización o esta misma en su totalidad.

La transversalidad y la escalabilidad son capacidades con las que debe contar todo
proyecto de BI.

Ignorar este aspecto, origina en muchas ocasiones, proyectos que despiertan y caducan
en un solo departamento sin que puedan ser aprovechados por la organización; en
muchas empresas que cuentan con un uso intensivo de herramientas de BI, resulta que
cada departamento tiene la suya, pero ninguna tiene validez global, principalmente,
porque no fue un planteamiento desde el inicio. Esto origina una sensación cotos
cerrados en los cuales no se piensa que uno de los grandes beneficios del BI debería ser
la utilización de un lenguaje común.

Determinación de los Requerimientos del Sistema BI

Determinación de los Requerimientos del Sistema BI

1.2. Determinación de las características de la Organización y su impacto sobre

las Necesidades

La forma de realizar la toma de decisiones, en un proyecto de BI, constituye una

actividad fundamental, pues incorpora una gran cantidad de elementos internos de la
empresa. Por este motivo, es necesario analizar, por lo menos, los elementos que se
detallan a continuación:

a) Proceso de Toma de Decisiones.

El sistema de BI posee unos requerimientos funcionales que necesariamente deben

estar en concordancia con la estructura con la que se toman las decisiones en la
Organización; especialmente en los casos en los que se requiere un sistema con grandes
capacidades de análisis puesto en manos de los usuarios, y posteriormente las
decisiones deben pasar por el propietario, que es quien finalmente decide todos los
temas con el plus de que tampoco cuenta con el tiempo de realizar el mismo los
análisis, sino que se los delegara a otros.

Para estos casos, es imperativo adecuar el sistema a construir a la realidad de la

empresa, sea ésta la actual o la que prevemos en un plazo razonable.
b) Gestión de Responsabilidades.

Lo que condiciona una positiva implantación de del sistema BI es la existencia de

modelos de gestión dentro de una institución como es el caso de “dirección por
objetivos”, todo esto permite disminuir las necesidades

c) Política de Comunicación. Para poder aprovechar al máximo el sistema de BI va a

depender de como fluya la información en la organización ¿existe un camino
establecido y fiable de comunicación? ¿Tiene cada área su propia información? ¿Los
flujos de información de que manera están determinados? Es importante realizar este
análisis de lo contrario puede hacer que el sistema quede sin fuerza “legal” ya que no
estará incluida dentro de la política de comunicación de la organización. Cabe resaltar
que en toda empresa existe una política de comunicación así sea de manera informal

d) Sistemas de Control de Actuaciones.-

¿Qué métodos se usan para gestionar los proyectos a desarrollar? ¿Quién distribuye las
responsabilidades? ¿Cómo se supervisa cumplimiento las responsabilidades asignadas?

e) Planificación.- la importancia de desarrollar una cultura de programar y planificar

las acciones a realizar deberá realizarse al inicio del proyecto de manera que sea un
elemento vital dentro de la Organización que influirá en el Modelo de Gestión a
construir

f) Cultura de Empresa.

En última instancia, lo que se discute en esta sección son todos los aspectos que tienen
que ver con la cultura corporativa de nuestra organización; dependiendo de cómo es
esta, debemos tener en cuenta uno u otro aspecto, pero siempre contemplar en el
análisis inicial.

Si diseñamos un sistema para interactuar en la toma de decisiones de nuestra

organización, es necesario conocer en profundidad cómo toman se decisiones hoy en
día, en la teoría y en la práctica. Lo contrario puede hacer a diseñar un sistema inútil
sin legitimidad en la sociedad.

1.3. Definición de las características de los usuarios.

Tres aspectos deben tener en cuenta en esta etapa del proyecto:

a) ¿Cómo usuarios finales. – Tomamos decisiones frecuentemente? ¿Se analizan la

información recibida, o es para ejecutar las tareas partiendo del análisis realizado por
otros? ¿Qué se utiliza hoy en día para acceder a la información? ¿Cómo analizar los
datos?
Debemos tener una idea clara del tipo de usuario final, características, usos y
limitaciones, porque hay que determinar si el proyecto quiere mantener la posición de
partida o se utilizan como un ariete para cambiar algunos aspectos

b) Si el proyecto influye a sólo una parte de la organización, debemos tener en

cuenta la forma en que está fuera del proyecto y cómo vamos a condicionar su
aplicación y desarrollo. Es importante a este respecto, el análisis de las limitaciones
que puedan existir fuera de la caja, especialmente si un administrador funcional o línea
jerárquica puede condicionar el uso previsto. Es bastante común que una vez que el
sistema se encuentre operativo, un usuario externo al sistema, pero de los que toman
las decisiones dentro de la empresa, dificulte la información o la estructura o
presentación, incapacitando y obligando a buscar medios para hacerles frente; por
tanto estas situaciones terminan la dinamitar el sistema, reduciendo su capacidad de
ampliación y con frecuencia su propia viabilidad.

c) ¿Cuál es el perfil de la zona de los sistemas y sus relaciones con los usuarios
finales?. Como área de tecnología ahora y cuál debería ser su papel después de la
implementación del nuevo sistema?

Un sistema de BI debe ser capaz de transferir al usuario final los preparativos de los
formatos y el análisis de los mismos. Pero éstas son las funciones que tradicionalmente
han estado en la parte técnica. Si usted no quiere problemas en el futuro, tiene que
haber un acuerdo entre las partes para ver cómo va a funcionar el modelo de futuro.

Una vez que sabemos lo que deseamos hacer y que tenemos factores van a condicionar
lo que tenemos que hacer, debemos detenernos un momento para establecer el
Planificación del Proyecto, que constituye la segunda fase.

Fase 2.- Estrategia de Proyecto

Fase 2.- Estrategia de Proyecto

Vamos a estructurar cómo será el sistema que se va a gestionar, siendo esto tal vez la
parte más importante de la Compañía. Una vez que sabemos lo que necesitamos y cómo
es nuestra organización, debemos hacer una pausa para reflexionar sobre cómo vamos
a implementar el proyecto.

Varios son los aspectos que deberemos establecer antes de lanzarnos a realizarlo:

 Definamos nuestras necesidades a corto y medio plazo

 Definir el nivel de criticidad, y que nos jugamos con este proyecto
 determinar nuestras fortalezas y debilidades
 reflexionar sobre los obstáculos que encontraremos y cómo solucionarlo
 Definir las responsabilidades y los participantes a intervenir
  Realizar el análisis de cómo debemos iniciar cada fase para tener éxito (pero lo
hacemos ahora, no en caso de problemas)
 Establecer los niveles aceptables de éxito y el fracaso para todos los aspectos
incluidos y las alternativas si no se llegan a cumplir
 establecemos la política de comunicación a seguir
 Finalmente, definimos la estrategia que se utilizara para su implementación

La definición anterior de todos estos elementos nos permitirá anticipar problemas,

explicar y transmitir a la Empresa la participación de la Dirección en el proyecto
Organización.

Por supuesto, mientras más ejes funcionales toque el proyecto y entre más se centre
en la gestión del proceso de la toma de decisiones, la estrategia de proyecto será más
crítica, obviamente, si mi única necesidad es el acceso a cierta información con un
sistema de informes, esta fase se puede reducir de manera significativa; caso contrario,
si ponemos en marcha una nueva forma de gestionar la organización, debemos definir
la estrategia del proyecto con cuidado, ya que el resultado dependerá en gran medida
de lo que se haga en ese preciso instante

Fase 3.- Planificación del Proyecto

Fase 3.- Planificación del Proyecto

Como cualquier proyecto de TI (y nada más), antes de abordar el proyecto, usted debe
pensar en lo que se debe hacer, quién debe participar y cuando tenemos la intención
de poner en práctica las acciones identificadas.

El objeto de este artículo no es discutir cómo se proporciona un proyecto de TI

(probablemente ya lo haya hecho en algún momento), aunque podemos destacar
algunos puntos básicos y que no debe perderse:

En primer lugar, no hay que olvidar que la Planificación se trata de un elemento de

gestión, como tal, debe ser utilizado para mejorar nuestro proyecto; establecer un
calendario creíble y alcanzable y determinar cómo vamos a controlar, ¿cómo podemos
detectar anormalidades y cómo vamos a actuar si se producen. No basta con tener un
horario, debe estar alerta para manejar el tiempo. Es necesario prever que las cosas
no funcionan de acuerdo a lo pensado y esto nos permitirá determinar la estrategia de
respuesta.

En segundo lugar, se debe definir las responsabilidades y a los responsables, que no es

lo mismo: yo puedo ser el responsable de la ejecución de una tarea en particular, pero
es posible si no se puede hacer, no es mi responsabilidad. Esto parece un oxímoron
suele suceder a menudo en nuestras organizaciones, al designar a alguien una
responsabilidad nominal, pero sin dar los medios materiales o el dominio suficiente
para llevarlas a cabo. Proyectos de BI involucran muchas partes de la organización y
las dificultades a menudo no se encuentran en un área en particular, pero sí en las
intersecciones de estos. Definir responsables en un área determinada es la mejor
manera de asegurar la existencia de problemas que abordan un proyecto de este tipo.
Por lo tanto, es necesario definir responsables y darles la posibilidad de cumplir con
sus deberes.

Este método establece las fases y actividades de análisis inicial hasta que el sistema
está operando en su totalidad ya sea con este o cualquier otro método, la planificación
es esencial, sobre todo cuando todo lo que relacionado a la toma de decisiones es con
frecuencia es un tema poco claro y poco definido. La existencia de un plan nos ayudará
a no ignorar las cosas arbitrariamente, al menos analizar aquellos aspectos antes de
pasar por alto aspectos que en un inicio se había previsto

Fase 4.- Selección de la Tecnología

Fase 4.- Selección de la Tecnología

En una época con tantas variantes como el de las tecnologías de BI, donde incluye
diferencias funcionales, de procesos y de operación de tal envergadura como la de las
diferentes soluciones, la selección de la tecnología debe realizarse en una etapa
temprana del proyecto, ya que determinará significativamente qué se puede hacer y
cómo se puede hacer.

Sabemos los requerimientos por parte del usuario, las características presentes y
futuras, lo que condiciona los derivados de la empresa y la relación que existe del
Sistema con los usuarios. Se debe decidir qué tecnología va acorde a nuestras
necesidades y lo que mejor se adapte a nuestras especificaciones.

Se analizan dos elementos: la tecnología que abastece en la funcionalidad de nuestras

necesidades y la tecnología que la organización puede sostener. La bifurcación de
ambas será la mejor alternativa que ayudara a sustentar el proyecto, a continuación
las analizaremos por separado:

3.1. Qué tecnología que abastece en la funcionalidad de nuestras necesidades?

3.1. Qué tecnología que abastece en la funcionalidad de nuestras necesidades?

Para responder a esta pregunta puede ser una tarea simple o complejo, pero por lo
general requiere una gran cantidad de tiempo y dedicación si se desea hacerla de
manera correcta.

Desde los grandes Ejes Funcionales, el ajuste de las tecnologías existentes puede ser
simple (si la tecnología deja la posibilidad de desarrollar Cuadros de Mando), pero
necesitamos establecer las funciones de cada Eje.
No sólo podemos determinar si se necesita cubrir una función, sino que a su vez se debe
erigir como deseamos que sea cubierta. He aquí un ejemplo:

Ejemplo detalle de formulación de requerimientos funcionales

 Eje Funcional: Visualización

 Funcionalidad: Reporting
 Detalle funcional: informes de detalle, que incluyan gráficas, vinculación con
otros informes y análisis directo (etc.–> debería incluir todos los detalles de lo
que nos gustaría que hiciera)
 Datos origen: Cubos multidimensionales y Tablas relacionales
 Realización: Por el usuario final
 Utilización: por el usuario final

Cada funcionalidad debe ser graduada, es necesario fijar el grado de criticidad de las
mismas, debe establecerse el grado de criticidad, estableciendo lo que es prioritario y
lo que es deseable y, si es posible puntuar la criticidad (que es la mejor manera de
obligarnos a precisar).

Una vez que tenemos el nivel actual de cobertura funcional para cada eje, se debe
establecer un plan equivalente a medio plazo; Es decir, por ejemplo, hoy no voy a tener
los usuarios que realizan su análisis directamente, pero tal vez en unos pocos años esta
cuestión tenga sentido.

Una vez que tenemos nuestro mapa de las necesidades funcionales actuales y mediano
plazo, y vamos a poder comparar con las tecnologías existentes y ver si cubren y cómo
se cubren.

3.2. ¿Qué tecnología que la organización puede sostener?

3.2. ¿Qué tecnología que la organización puede sostener?

Tenemos la tecnología que mejor se adapta a nuestras necesidades, pero somos

capaces de sustentarla? La mejor manera de no recorrer un camino intransitable se
debe realizar esta incógnita cuestión en el principio, usarla de filtro.

La pregunta inicial debería ser si podemos sustentar alguna tecnología, o si debemos ir

a un cuadro que no nos permita no tener que tolerar nada en nuestra organización; en
la actualidad la tecnología Cloud nos permite, por medio de la externalización
completa de la funcionalidad, incluso, no soportar nada dentro de la empresa como
tal.

Si decidimos ir a una solución in house, soportada internamente, deberíamos

respondernos a una serie de cuestiones:
  Qué plataforma tecnológica tenemos (S.O., BD, estructura física, etc…)
 Qué tecnologías conocemos en la Organización
 Cuál es nuestra política de desarrollo (interno, subcontratación…)
 Como son los flujos TI v. Usuarios finales
 Cuál es nuestra política de formación en tecnología
 Cuál es nuestra política de formación a los usuarios

Por supuesto, es necesario establecer la situación actual y las futuras previsiones

Vamos a establecer los requerimientos tecnológicos para las futuras soluciones.

Fase 5.- Diseño del Sistema de Información

Fase 5.- Diseño del Sistema de Información

Esta es la primera fase en la que el usuario comenzará a ver algo de lo que el sistema
proveerá y, por lo tanto, es importante asegurarse de que, al final, obtengamos lo que
esperábamos.

El diseño debe cumplir con las características del sistema a implementar, pero hay
algunos aspectos comunes a todos y que podamos formular un conjunto de subfases:

3.3. Determinación del Modelo de Información

3.3. Determinación del Modelo de Información

Debemos definir como primer paso, de manera precisa lo que necesitamos en el sistema
de información, en cuatro aspectos:

 Las variables de control se establecida de manera exhaustiva (por ejemplo, las

ventas = ventas brutas - comisiones - las mejoras por tipo de cliente)
 Dimensiones por las cuales manejamos esta información, es decir, lo que es
importante para nuestra compañía para cada variante (continuando el ejemplo
anterior se puede llevar el control de ventas por cliente, por la geografía, por
tipo de producto, etc...)
 ¿Dónde encontramos la información y se encuentra tal cual la necesitamos o
requiere de ser procesada?
 ¿Qué características necesita cada usuario para administrar esta información? No
olvide que si ponemos en marcha un sistema que funcione, no debemos obligar a
los usuarios a utilizar la misma herramienta de visualización. Un ejemplo: puede
haber usuarios que acceden a los indicadores del tablero de instrumentos, otros
ven informes detallados, otros que pueden analizar la información, etc... Esta
influenciará de manera significativa en el diseño de sistemas que información.
e que hablemos de la toma automatizada de decisiones teniendo en cuenta 3.4.
Diseño de la plataforma de visualización por tipo de usuario

3.4. Diseño de la plataforma de visualización por tipo de usuario

Se determinara que se debe utilizar para visualizar la información según cada usuario
o tipo de usuario

Es necesario tener en cuenta cuál es la manera más eficaz para que los beneficiarios
accedan a la información.

Por ejemplo: información de ventas de una organización comercializadora; con

independencia de temas de control de acceso, este sería el probable esquema:

1.- Nivel A (directores no comercial).- Cuadro de Mando con indicadores comerciales y

otros indicadores de gestión

2.- Nivel B (directores área comercial).- Cuadro de Mando y Sistema de Análisis de

Información

3.- Nivel C (comerciales).- Sistema de Reporting, con detalle de información y acceso

a sistema de análisis

4.- Nivel D (comisionistas).- Informes en PDF enviados de manera automática todos los
días con detalle de las operaciones realizadas y las comisiones devengadas.

Al utilizar diferentes funcionalidades, nos permite dimensionar la plataforma de

aplicaciones para las necesidades de la organización, el costo probablemente se debe
adaptar a las necesidades reales. El anterior ejemplo, está claro que la autorización de
un sistema de CM con análisis integrado es supera los costos que a utilizar un sistema
que genere y envíe de manera automática PDF´s por email. En tal sentido, si las
necesidades de una gran parte de la fuerza de ventas están cubiertas con una
alternativa de menor costo, será mejor.

3.5. Diseño de la interfaz de usuario

3.5. Diseño de la interfaz de usuario

Realizar el diseño de lo que el usuario va a ver, nos posibilitará asegurarnos de que

hemos captado su necesidad y así buscar adaptar la tecnología a sus características

En caso de que se utilice variadas plataformas de visualización se deberá prever cual

será utilizada en cada caso
Es primordial en esta fase diseñar la navegabilidad que el usuario tendrá dentro del
sistema: diseño de menús de acceso, estructura de navegación, etc.

Al validar en esta fase el resultado con los requerimientos establecidos y la aprobación

del lado de los usuarios es trascendental. Los hitos de aprobación siempre son
requeridos en los proyectos informáticos, no obstante es necesario considerar que en
un proyecto de BI el diseño apunta a gestionar la Compañía, es por esto que la
validación es de gran importancia

En este punto ya podemos elaborar el sistema de información:

nFase 6.- Elaboración del Sistema de Información

Fase 6.- Elaboración del Sistema de Información

En esta fase no vamos a detallar la forma en que se dio el sistema de información. Hay
muchos métodos que nos permiten organizar adecuadamente el proceso de producción,
teniendo en cuenta también que la tecnología elegida tendrá un impacto significativo.

Con frecuencia encontraremos que una de los grandes inconvenientes que normalmente
se suelen encontrar para establecer un sistema como este es la propia resistencia del
usuario. El usuario a menudo se vincula con un proyecto como este de la siguiente
manera: se pone al tanto del proyecto a realizar, se le pregunta cuál es su opinión al
respecto, acto seguido se familiariza con el nuevo sistema, lo que indica una
desvinculación con el anterior no debería de extrañar que su postura inicial a este
cambio sea de rechazo.

Del mismo modo que en la fase anterior, se debe aprovechar el momento para hacerlo
participe con el formato que deseamos, o la que más se adecua a la cultura de la
empresa, pero es importante que se sienta participe, este paso será el mejor
movimiento del proyecto.

Una vez que tenemos nuestro sistema, nos queda ponerlo en marcha y este es uno de
los errores que tradicionalmente comenten todas las implantaciones de los sistemas de
BI.

Fase 7.- Planificación de la Implantación

Fase 7.- Planificación de la Implantación

Se debe empezar por planificar como se va a llevar a cabo la implantación. Vale

mencionar que anteriormente este punto ya se ha incluido en la fase de Definición de
la Estrategia de Proyecto (así se le denominó en su momento), sin embargo aquel
planteamiento estaba relacionado a una suposición de lo podía ocurrir. En este instante
consideraremos que ya tenemos el sistema, y que hemos interactuado con los usuarios,
hemos registrado que aspectos les gustan y a cuales muestran mayor resistencia, en
este instante es donde se debe revisar y ajustar las estrategias que estamos utilizando
para garantizar el éxito del proyecto.

Al momento de revisar todos los temas planteados debemos ver: si hemos cubierto las
necesidades que se habían previsto, el nivel de participación de los usuarios, si hemos
cumplido con la estrategia de comunicación; además debemos revisar y considerar
aquellos aspectos que no hayan sido previstos anteriormente, realizar una evaluación
del impacto y de cómo se debe implantar de manera adecuada para suplir cualquier
carencia y armonizar voluntades.

Fase 8.- Implantación Piloto

Fase 8.- Implantación Piloto

En los proyectos de implantación de ERP’s incluyen una fase en la que el sistema es

probado de manera paralela, en donde se verifica lo que hace y lo que debería hacer,
de este modo se puede detectar en donde los usuarios tienen dificultades. Por tanto
¿Por qué no hacer lo mismo con el sistema BI?

A lo mejor no tenga sentido en este tipo de sistemas la prueba de manera paralela, ya

que al no afectar los procesos se puede mantener el antiguo y el nuevo sistema de
información. Pero es recomendable que antes de implantarlo en toda la organización,
se deba hacer una prueba que demuestre que lo realizado es útil para gestionar
Volviendo a los conceptos iniciales: si desarrollamos un sistema para la toma de
decisiones que nos permitan mejorar la gestión de nuestro negocio, no es suficiente
decir que tenemos realizado un cuadro de mandos o informes utilizarlos en la
organización. Debemos asegurarnos de que el nuevo sistema permite a los usuarios
gestionar mejor, para eso debe ser testeado.

Así que podemos utilizar muchos sistemas, por ejemplo, tomar un pequeño grupo de
directivos (que cubra todos los perfiles) y para establecer un proceso de implantación
reducida, tal como se describe en las siguientes fases, hasta la aprobación final del
sistema, pero para un muestreo del universo usado.

Una vez que se han corregido los defectos encontrados y se han modificado las
estrategias de implantación, nos encontraremos en condiciones de completar la
implantación

Fase 9.- Formación

Fase 9.- Formación

Estamos ante uno de los puntos que a menudo los sistemas de BI fallan: la formación
recibida por los usuarios y los técnicos acerca del en el nuevo sistema. No es suficiente
solo brindar capacitación en el uso de herramientas establecidas, es necesario adiestrar
sobre el adecuado uso de ellos, lo cual afecta a los usuarios y los departamentos
técnicos.

Qué debe incluir la formación:

 Formación a áreas técnicas:

 Brindar formación del uso de las tecnologías: el departamento de IT debe estar
al tanto del avance de la nueva tecnología y deben estar capacitados, teniendo
en cuenta si la evolución y desarrollo vaya a ser de manera directa o
subcontratada.
 Formación en la utilidad de esas tecnologías: no es suficiente con saber su
funcionamiento, IT debe manejar para que sirve, que cosas debe hacer y cómo
hacerlas, ya que será el interlocutor con el usuario.
 Formación a usuarios finales:
 Entrenamiento práctico en el uso de su modelo de negocio. Necesitamos
capacitar a los usuarios a utilizar la nueva tecnología: cómo navegar, cómo
acceder a las herramientas de análisis, etc. Pero a un nivel de detalle en el que
se capaciten para que puedan empezar a utilizar la tecnología en una etapa
temprana, con un alto rendimiento. Si no se logra conseguir este nivel de
formación, que será muy difícil que los usuarios abandonen los esquemas
anteriores y se integran las nuevas tecnologías.
  El capacitar a los usuarios acerca de cómo gestionar esta nueva tecnología, no es
suficiente con que conozcan cómo utilizarla, sino que se les debe enseñar a cómo
gestionar, a como tomar decisiones, a poner en marcha acciones que corrijan
errores y como gestionarlas. En otras palabras que sepan utilizar una nueva
herramienta
a. A pesar de ello, la Toma de Decisiones como hecho empresarial, no es Fase 10.-
Puesta en Marcha del Sistema

Fase 10.- Puesta en Marcha del Sistema

Al llegar a esta fase, ya hemos realizado una prueba piloto, ya se han formado a los
usuarios ¿Qué más podría faltar para terminar de implantar el nuevo sistema? El paso a
seguir es realizar el acompañamiento mientras empiezan a utilizar el sistema.

Es importante que se establezca un sistema para que se incorporen la nueva tecnología

día a día. Se debería supervisar periódicamente lo que cada usuario está haciendo y
cómo lo está haciendo, proponer opciones nuevas aprovechando la gama de opciones
que ofrece el nuevo sistema

Veamos un ejemplo: hemos implantado un sistema que ha incorporado un cuadro de

mando, con una herramienta de análisis y otra de informes incorporada. Las acciones
que se deberían realizar son programar reuniones semanalmente con cada usuario, aquí
se revisaría la información que se necesita, y por tanto se le guiaría a resolver su
necesidad con herramienta de análisis, así podría ver las posibilidades que tiene hasta
que pueda lograr las conclusiones necesarias, también se le podría sugerir que
comparta la información con otros usuarios mediante un informe, y que con sus
subordinados utilice el sistema para realizar un reporte y que este reporte sea
utilizando un nuevo sistema.

Pero para esto tenemos que estar con el usuario: la formación no basta para aprender
a gestionar utilizando una tecnología de BI, es necesario adiestrar en su uso.

Estas diez fases son consecuencia directa de cuatro consideraciones fundamentales a

la hora de abordar un proyecto de BI:

Aspectos Fundamentales para la Implantación de un Sistema de BI

Aspectos Fundamentales para la Implantación de un Sistema de BI

 Se debe tener en claro cuál es la actual necesidad y cuál será su futura evolución,
para no realizar un trabajo inservible a corto plazo
 Por ser un tema que afecta a la Gestión, los usuarios que son quienes administran
las organizaciones, se debe constantemente contar con ellos. Por tanto es parael
usuario y debe realizarse con el usuario
  La tecnología elegida depende de las necesidades y del modelo de gestión con el
que cuenta la organización
lar y puntual, sino que es un proceso y desde ese concepto puede ser Video 1:
Inteligencia de Negocios

Los esfuerzos individuales y colectivos de la organización deben estar dirigidos por la

visión y estrategia del negocio. El definir las estrategias es complicado, pero la
implementación de estas presenta un mayor obstáculo en la mayoría de las veces. El
verdadero reto de esta en monitorear lo que debe identificarse exactamente, y así
poder comunicar a los diferentes niveles de la empresa y poder supervisar si es que se
han logrado avanzar hacia las estrategias a través de acciones puntuales

Conclusiones
En esta semana se llega a la conclusión que los problemas de toma de decisiones se pueden
clasificar en dos categorías: modelos de decisión determinísticos y modelos de decisión
probabilísticos. En los modelos deterministicos, las buenas decisiones se basan en sus buenos
resultados. Se consigue lo deseado de manera deterministica, es decir, libre de riesgo. Esto
depende de la influencia que puedan tener los factores no controlables, en la determinación
de los resultados de una decisión y también en la cantidad de información que el tomador
de decisión tiene para controlar dichos factores.

Aquellos que manejan y controlan sistemas de hombres y equipos se enfrentan al problema

constante de mejorar (por ejemplo, optimizar) el rendimiento del sistema. El problema
puede ser reducir el costo de operación y a la vez mantener un nivel aceptable de servicio,
utilidades de las operaciones actuales, proporcionar un mayor nivel de servicio sin aumentar
los costos, mantener un funcionamiento rentable cumpliendo a la vez con las
reglamentaciones gubernamentales establecidas, o "mejorar" un aspecto de la calidad
del producto sin reducir la calidad de otros aspectos. Para identificar la mejora del
funcionamiento del sistema, se debe construir una representación sintética o modelo del
sistema físico, que puede utilizarse para describir el efecto de una variedad de soluciones
propuestas.

Un modelo puede ser inadecuado aun cuando intenta capturar los elementos apropiados de
la realidad si lo hace de una manera distorsionada o sesgada. Una ecuación que pronostica
el volumen mensual de ventas puede ser exactamente lo que el gerente de ventas quiere
pero podría generar grandes pérdidas si arroja constantemente cálculos de ventas altos.
Un termómetro que lee de más (o de menos) tendría poca utilidad para realizar un
diagnóstico médico. En consecuencia, un modelo útil es aquel que captura los elementos
adecuados de la realidad con un grado aceptable de precisión.