MANUAL PARA VALIDACIÓN Y

Fecha: 20-05-19
SEGUIMIENTO A CONTRATISTA
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y Versión: 0.0
SALUD EN EL TRABAJO

OBJETIVOS

Objetivo General

Establecer los requerimientos para los contratistas y sus subcontratistas a fin de garantizar el
cumplimiento de las normas generales y la legislación vigente en Seguridad y Salud en el
Trabajo y otras normas de interés para la SERVIDIESEL

Objetivos Específicos

• Proporcionar a SERVIDIESEL los instrumentos de evaluación y seguimiento de los

requerimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo y otras normas para contratistas
personas jurídicas y naturales.

• Establecer las responsabilidades del contratista y contratante para la exigencia y control de

los requerimientos de Seguridad y Salud en el Trabajo y otras normas que se deben tener
en cuenta en los procesos de selección de proponentes y ejecución de contratos realizados
por SERVIDIESEL

ALCANCE

Este manual pretende generar estándares básicos que determinen los criterios relacionados
con Seguridad y Salud en el Trabajo y otras normas para la selección de contratistas, así como
la suscripción y ejecución de contratos con personas naturales y personas jurídicas que
presenten propuestas y/o presten servicios a SERVIDIESEL

Estos estándares aplican en todos los procesos que impliquen la prestación de servicios
realizados a SERVIDIESEL en todas sus sedes, y se clasifican así.

Grupo A: Realizan obras de Ingeniería Civil en la empresa (jurídico o natural), Mecánica,

trabajos de montaje, construcción de infraestructura, sub contratados persona juridica.

Grupo B: Apoyo y/o en ejecución de contratos o servicios, en ejecución Alquiler de equipos u

operación de maquinaria pesada, transporte de personal, mantenimientos locativos no
constructivos, mantenimiento de equipos siempre y cuando estos proveedores ejecuten sus
labores dentro de las instalaciones de la empresa, fumigación.

Grupo C: Asesores, capacitadores, actividades lúdicas, mantenimiento informatica.

La inclusión a un grupo u otro puede variar según criterio de la actividad y riesgo que represente
para el personal que la ejecute y para la empresa

Las disposiciones establecidas en este instructivo serán de obligatorio cumplimiento en la

actividad contractual.

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DEFINICIONES

Contratista: Que realiza una obra o presta un servicio. El término contratista hace referencia al
contrato que realiza con el constructor o cliente. Un contratista puede proporcionar todo o parte
de lo que se requiere; para ello, es común que el contratista se apoye en otras personas u
organizaciones para que realicen determinado tipo de trabajos especializados; a ellos se les
llama subcontratistas.

Proveedor: Organización que proporciona un producto o un servicio.

RESPONSABILIDADES

Gerencia

• Velar por el cumplimiento de este procedimiento y que todas las áreas se adaptan a sus
requerimientos.

Responsable del contrato

• Notificar al Subgerente con anticipación (al menos 8 dias de anticipación) las

contrataciones especificando, fecha de inicio, duración, lugar, tipo de actividad personal; al
igual que notificar cualquier cambio en las condiciones del contrato o servicio.
• Informar al contratista la obligatoriedad de cumplir los requerimientos de seguridad y salud
en el trabajo según el grupo al que pertenezca.

DISPOSICIONES OBLIGATORIAS

• De acuerdo a las normas legales vigentes, todos los empleadores, sin importar el tamaño
de la empresa o la forma jurídica de la misma, tienen la obligación legal de velar por la
seguridad y salud del personal a su cargo, de ejecutar su trabajo cumpliendo las normas de
Seguridad y Salud en el Trabajo y de mantener un Programa permanente de prevención de
accidentes y enfermedades derivadas de la labor.

• Siempre que personal contratista, ingrese a las instalaciones de SERVIDIESEL, las

responsabilidades específicas sobre Seguridad y salud en el trabajo deberán ser claramente
establecidas para las personas que ejecutan y supervisan el servicio, y deben ser
entendidas y aceptadas por todos los involucrados.

• Los encargados por parte de SERVIDIESEL de seleccionar y contratar los servicios de

terceros, verificaran el cumplimiento de los procedimientos aquí establecidos.

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• Es obligatorio informarle a la Gerencia la inclusión y cambios referentes a contratación y

gestión con contratistas ya que será la responsable del seguimiento y cumplimiento de las
políticas en Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Se definirán funciones, tareas y responsabilidades a todo contratista que preste sus servicios
a SERVIDIESEL de forma permanente o temporal, estas deben ser reportadas a Gerencia.

METODOLOGÍA

Selección y aprobación de firmas contratistas

La selección y aprobación de una firma contratista, deberá además de los criterios comerciales,
económicos y técnicos estar basada en criterios de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para esto
se deberá tener en cuenta:

• Únicamente aquellas firmas que demuestren competencia y seriedad en la administración

de Seguridad y Salud en el Trabajo pueden ser consideradas para la contratación. Cada
firma candidata debe ser evaluada para asegurar que un precio competitivo, no está siendo
ofrecido en detrimento a la atención de las normas preventivas y de control de riesgos.

• el responsable o representante de la empresa frente a la contratación de la actividad o

servicio será el encargado de direccionar al SUBGERENTE para el cumplimiento de los
requisitos establecidos en el presente manual.

• El contratista y/o proveedor de servicios esta obligado a cumplir con los requisitos legales
vigentes por el Gobierno Nacional.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE

REFERENCIA

Información Evaluación de requisitos a El área que Información referente al

proveedores y contratistas contrata proveedor
Se entregará la informacionpor parte del área
encargada la información de contacto y SUBGERENTE Lista de requisitos
actividad a desarrollar proveedor y/o contratista, específicos crontratistas
fecha probable de inicio y duración clasificado y proveedores de
entre los grupos A, B. servicio

Se verificara la lista de requisitos específicos

contratistas y proveedores de servicio

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Lista de chequeo de requisitos de Seguridad SUBGERENTE Lista de chequeo de

y Salud en el Trabajo requisitos de Seguridad
y Salud en el Trabajo
SUBGERENTE se comunicará con el proveedor
y/o contratista y para validar el cumplimiento de Estándares mínimos
los requisitos en Seguridad y salud en el trabajo
mediante solicitud de entrega de calificación
estándares mínimos.

Se le enviara lista de requisitos específicos

contratistas y proveedores de servicio para
validar documentos y periodicidad de ellos

Cumplimiento de requisitos El área que Correo electrónico o

contrata carta relacionando el
Se informará al responsable de la contratación inicio de las labores
sobre el cumplimiento o no del requisito SUBGERENTE Matriz de gestión de
solicitado contratistas
Serán validados aquellos que cumplan con un
100% de estándares mínimo

Para proveedores o contratistas actuales se les

dará un tiempo no superior a tres meses para
cumplir con el criterio mínimo

Inicio de labores El área que Correo electrónico o

contrata carta relacionando el
Una vez aprobado y definido el inicio de las inicio de las labores
labores o contrato el proceso o área SUBGERENTE
responsable informara a SUBGERENTE para
programar la inducción respectiva y la solicitud
de entrega de los documentos en la lista de
chequeo que debe entregar antes y durante el
desarrollo de la tarea

Inducción en Seguridad y Salud en el analista de calidad Registro de asistencia

Trabajo de vida y bienestar
laboral Documento inducción
Al proveedor o contratista se le informara y externos
evaluara antes del inicio de las labores o
contrato las condiciones, políticas,
procedimientos y normas de seguridad que

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debe cumplir durante la prestación de los

servicios o contrato.

Seguimiento, inspección y auditoria analista de calidad Informe mensual

de vida y bienestar
Mensualmente se validara la información laboral Evaluación desempeño
suministrada por el proveedor o contratista
sobre seguridad y salud en el trabajo Informe de inspección

Se realizaran inspecciones de seguridad a cada lista de chequeo de

uno de los proveedores de servicio según el tipo condiciones de
de actividad que este realice. Seguridad y Salud en el
Trabajo
Las inspecciones y auditoria pueden realizarse
en la sede de la empresa contratista o
proveedor, se hará obligatorio cuando personal
de la empresa debe realizar actividades en
dicha sede

Cambios en el servicio o contrato Proveedor y Matriz de gestión de

contratista contratistas
Cuando el objeto del contrato o servicio sea
modificado el proceso o área responsable debe El que contrata
informar a Gestión antes que se produzca dicha
modificación para realizar la validación y los
ajustes necesarios dentro de los requisitos
normativos en Seguridad y salud en el trabajo.

Estos ajustes pueden incluir nuevos

requerimientos y un nuevo proceso de
inducción.

Suspensión labores El área que Informe de resultados

contrata seguimiento
Determinación que se toma cuando el
proveedor y contratista no cumple con las SUBGERENTE
obligaciones en seguridad y salud en el trabajo
o hace caso omiso a las recomendaciones
sobre las acciones de control de riesgos que
debe ejecutar durante la duración del contrato o
la prestación de los servicios

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Ingreso a planta y granjas El área que formato de autorización

contrata de ingreso
Todo personal que ingrese a planta a realizar
actividades de trabajo diferentes a las de Analista de calidad
asesoría y capacitación deberá pasar por el de vida y bienestar
proceso de inducción que tiene validez de un laboral
año.

Para proveedores de asesoría y capacitación

estos se les entregara el volante de inducción
de acuerdo al instructivo de visitantes

Cada vez que se ingrese se deberá diligenciar

el formato de autorización de ingreso

CRITERIOS DE EVALUACION REQUISITOS ESPECIFICOS

Toda contratista deberá cumplir con los siguientes requisitos:

No No
Requisitos Cumple
Cumple Aplica
Matriz de Riesgos y Peligros
Seguridad Social (ARL,EPS,AFP)
Exámenes médicos (Vigencia 1 año)
Certificados de Formación (SENA, …)
Certificados Actividades de Alto Riesgo (Alturas,
CONTE)
Reporte de ARL de Accidentes de Trabajo (AT)

Firma:
Nombre y CC: