LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Presentado por:

PATRICIA GONZALEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

2019
 CONTENIDO

Pág

INTRODUCCIÓN 3
1. PORQUE ES IMPORTANTE EL ARCHIVO 4
2.1 ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: 5
2.2 REGISTRO DE ENTRADA CARTA: 5
2.3 REGISTRO DE SALIDA CARTA: 6
3. EJEMPLOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA: 6
3.1 RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE 6
3.2 CORRESPONDENCIA 7
3.3 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 7
3.4 CORRESPONDENCIA ENVIADA. 7
3.5 ELABORACIÓN: 7
3.6 ENTREGA. LA ENTREGA: 7
3.6 REGISTRO EN EL SISTEMA: 8
3.7 ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA: 8
CONCLUSION 11
 INTRODUCCIÓN
Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o
departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e
importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará
exclusivamente a ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.

“El artículo 21 del título quinto de la Ley General de Archivos de Colombia

señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para mostrar
paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la
empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor
rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una
sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y
emitidas.

Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -

Correspondencia interna (comunicación interna).
 1. PORQUE ES IMPORTANTE EL ARCHIVO
El archivo es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión. Este nos permite tomar decisiones,
debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que
pueda requerir la empresa. en los últimos años, su nivel de importancia ha
aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006
quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e
instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la
documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían
como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su
jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para
nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo
hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo
esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la
búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar conflictos
internos.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo

deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que
hablan sobre la Organización del archivo. Como se sabe, el proceso de archivo cada
vez es más importante en una empresa o Institución, el individuo debe archivar por
el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a
transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.
Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la
importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan
clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando el
análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el
archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún acto.
Los archivos son estratégicos como no para generar ingresos, eliminar ineficacias,
crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder
asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro
pueda tener problemas. Ahora veamos el archivo desde un punto de vista legal, En
la actualidad hay oportunidades reales para recurrir a servicios y procesamiento de
documentos y archivos por terceros que sean estratégicos para generar ingresos,
eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes y garantizar la
seguridad de que sus archivos estén en buenas condiciones y en un lugar seguro
ya que viéndolos desde el punto de vista legal estos documentos son
nuestras herramientas para poder asegurar nuestra empresa en dado caso de
complicaciones legales en un futuro. Esta transformación de un mayor valor
empresarial comienza con un socio de eficacia probada que comprenda los desafíos
de su compañía.

Desarrollo. El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones

de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre
o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción recibo de documentos oficiales Verificación y

confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de
datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art.

2. Asignación consecutiva de envíos.

2.1 ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación

entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de
radicación y control Elaboración de estadísticas.

2.2 Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán

aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores,
distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que
ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número,
el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá
como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Fecha de entrada
Nº orden Día Mes Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
de entrada

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2.3 Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
 Formato del registro de salida:

3. EJEMPLOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA:

3.1 RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

3.2 CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja

de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

3.3 Correspondencia Recibida

Recepción: Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de

Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de
Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen

n no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema: El Coordinador del Centro de Sistemas de Información

registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El
número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para
su posterior seguimiento.

3.4 CORRESPONDENCIA ENVIADA.

3.5 ELABORACIÓN: Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información

elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a
que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos
documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.

3.6 ENTREGA. LA ENTREGA: de la correspondencia es también función y

responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el
asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento
original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.
3.6 REGISTRO EN EL SISTEMA: Una vez que es entregada la correspondencia, el
Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de
Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número
correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

3.7 ARCHIVO DE LA CORRESPONDENCIA: Una vez registrada la

correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente
para que la guarde en el archivador correspondiente.

IMÁGENES BAJADA DE LA INTERNET

 CONCLUSION

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas,

que se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y
local, a través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el
objetivo primordial de este informe “Administración Documental”