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Assim, sobre para que serve a Matriz GUT (ou Matriz de prioridades), citamos
suas vantagens:
o Pode ser utilizada por qualquer empresa e qualquer área;
o A ferramenta GUT auxilia na resolução de problemas que afetam a execução do
planejamento estratégico;
o Facilita tomadas de decisão;
o É fácil de ser aplicada (conforme veremos);
o O Método GUT indica quais problemas precisarão de mais recursos, evitando
desperdícios;
o Reduz ou elimina os problemas mais sérios.
Já percebeu que a Matriz de Prioridades é bastante útil, não é mesmo? Por isso,
agora temos que entender melhor como fazer uma Matriz GUT na prática.
Como funciona o Modelo GUT?
Os fatores trabalhados com a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) são
pontuados de 1 a 5, sendo que:
Gravidade:
1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave
Urgência:
1. Pode esperar
2. Pouco urgente
3. Urgente, merece atenção no curto prazo
4. Muito urgente
5. Necessidade de ação imediata
Tendência:
1. Não irá mudar
2. Irá piorar a longo prazo
3. Irá piorar a médio prazo
4. Irá piorar a curto prazo
5. Irá piorar rapidamente
A combinação dessas pontuações definirá quais ações serão prioritárias. Essa
combinação é feita com um cálculo de multiplicação dos três fatores (G) x (U) x
(T). Portanto, o resultado com maior pontuação no Método GUT será o de 125 pontos
e o menor, 1.
Como a Matriz GUT é uma matriz de priorização de problemas, aquele cujo resultado
da multiplicação for mais alto deverá ter prioridade para tomada de ação. Fácil, não é
mesmo? Entendido isso, vamos colocar a mão na massa!
Como montar a Matriz GUT?
O Método GUT é bem simples, não é mesmo? Sabemos que você já deve estar louco
para listar seus problemas e priorizar, mas tenha um pouquinho de paciência pois
ainda tem muita coisa que pode te ajudar nesse artigo.
A seguir mostramos um passo a passo de como preencher o Modelo GUT:
#01 – Listagem dos problemas
A primeira ação a tomar na Análise GUT é elencar os problemas que precisam ser
resolvidos em uma determinada atividade, área, projeto etc. Nesta etapa a Matriz
SWOT pode ser bastante útil. Se você quiser conhecer mais sobre a Matriz de Forças,
Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, salve a leitura do artigo: Matriz SWOT ou
Matriz FOFA: utilizando a Análise SWOT para conhecer as cartas do jogo e aumentar
as chances de vitória de sua empresa!
#02 – Definição da Gravidade, Urgência e
Tendência (GUT)
Para cada problema listado na Tabela GUT, dê uma pontuação, lembrando que
situações menos favoráveis recebem nota máxima (5) e as mais favoráveis recebem
nota 1. Sendo assim, se o problema for extremamente grave, urgentíssimo e com
altíssima tendência a piorar com o tempo receberá a pontuação conforme a seguir:
Gravidade = 5 | Urgência = 5 | Tendência = 5
O quadro abaixo como exemplo da Matriz GUT, ajuda a visualizar melhor:
O plano acima foi feito no Excel e se você quiser utilizar a mesma planilha (tanto para
executar o 5W2H quanto o Plano de Ação) ela está disponível gratuitamente para
download. Basta clicar na imagem para acessá-la:
Entendendo melhor: exemplo de Matriz GUT
Nada como usar um exemplo de Matriz GUT para deixar tudo bem esclarecido.