Participantes:

Ana Belén Zambrano M., C.I. V-14.464.470

Ana Lissette Arrizaga B., C.I. V-11.505.874
Ismar del Valle Rojas M., C.I. V-15.187.209
José Gregorio Chacón Z., C.I. V-11.501.833
Rossy Eliana Esparza J., C.I. V-24.338.290
Grupo 13
Facilitador:
MSc. Danny Bolivar
Sistema de información contable
Un sistema de información contable se encarga de la recopilación, el
almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados
por los usuarios internos para informar a inversionistas, acreedores y
autoridades tributarias.

Un sistema de información contable generalmente es un método basado en

computadora para rastrear la actividad contable junto con los recursos de
tecnología de la información.

Un sistema de información contable contiene varios elementos importantes en

el ciclo contable. Aunque la información contenida en un sistema varía según
las industrias y el tamaño de las empresas, un sistema de información contable
típico incluye datos relacionados con ingresos, los gastos, la información del
cliente, la información del empleado y la información fiscal.

Los datos específicos incluyen órdenes de venta e informes de análisis,

requisiciones de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nómina,
libro mayor, balance de prueba e información de estados financieros.

Elementos de sistemas Contables

El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema
de información pueda funcionar.
El Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual está formado
por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o
utilizando los resultados que genere.
Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y
producen diferentes tipos de resultados.
Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware,
facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma
electrónica.
 Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en
la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para
hacer trabajar una aplicación en la empresa.
Ciclo de vida de un sistema Contable
Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial. Su principal
objetivo es el estudio e identificación de las deficiencias actuales en el
ambiente del usuario (a través de relevamientos, en cuentas), establecer
nuevos objetivos, y proponer escenarios viables.
Análisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta
etapa se modelan las necesidades del usuario a través de diagramas
especiales (DFD, ER), dando como resultado las Especificaciones
estructuradas.
Diseño: En esta etapa se "diseña" el sistema, determinando los módulos
componentes del Sistema, de acuerdo a una jerarquía apropiada, a los
procesadores (hardware) y a la función.
Implantación (desarrollo): Esta actividad incluye la codificación e
integración de los módulos con técnicas de programación estructurada.
Generación del test de aceptación: Consiste en preparar un conjunto de
casos para efectuar las pruebas del sistema.
Garantía de calidad: En esta etapa se efectúa el TEST final de
aceptación del Sistema.
Descripción de procedimiento: Consiste en la elaboración de la
"descripción formal" del nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales
del Sistema, Manuales de procedimiento.
Conversión de la base de datos: Esta actividad sólo se realiza cuando
existen sistemas funcionando.
Instalación: Es la actividad final.

Sistemas de contabilidad para el análisis de los resultados económicos

El empleo de los diferentes sistemas de contabilidad con los que puede contar
una empresa suelen ser herramientas fundamentales, ya que los mismos
permiten mantener un cierto control de todas las negociaciones comerciales y
financieras que se realicen en la empresa, además de cumplir con el
requerimiento de información para lograr obtener un mayor aprovechamiento
de todos los recursos disponibles.
Los sistemas de contabilidad representan una de las herramientas más
importantes y esenciales para lograr el desarrollo de las compañías. A su vez,
los sistemas de contabilidad son los encargados de analizar y valorar todos
aquellos resultados económicos que suele obtener una empresa mediante la
agrupación y la comparación de resultados, permitiendo así, que todas las
tareas de la compañía sean ejecutadas bajo control y con la supervisión de un
contador.

Ahora bien, un sistema debe encontrarse estructurado y especialmente

diseñado para que sea capaz de clasificar todas las acciones económicas que
implica la construcción y formación de una empresa. En la implementación de
los sistemas de contabilidad, se encuentra la base para poder realizar con éxito
todos los procedimientos que conducirán a la empresa al logro de sus
objetivos.

Objetivos de los sistemas de contabilidad

Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas de
contabilidad representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda
la información que se necesita con respecto a la entidad empresarial como
resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma, y en este
sentido se debe destacar que los datos que recogen los sistemas de
contabilidad son imprescindibles para poder adquirir la información legal,
financiera y tributaria de la compañía.

La eficiencia que debe aportar la implementación de estos sistemas de

contabilidad dependerán de la manera con la cual sean empleados los mismos
y este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los
objetivos de la empresa, vinculándose a su vez con todos los programas de
procedimiento que suelen encontrarse dentro del esquema funcional de una
entidad comercial. Si hablamos más específicamente de las características que
poseen los sistemas de contabilidad debemos decir que las mismas se
concentran en los objetivos para los cuales son empleados.
El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto,
los sistemas de contabilidad podrán llevar a cabo el análisis que hace
referencia a la razón social, la actividad, la ubicación física, y los recursos
totales que utilizará la empresa.

En segundo lugar tiene como tarea la elaboración de un informe preliminar

acerca de la situación en la cual se encuentra la empresa, verificando la
aplicación de las normas legales correspondientes e implementando diferentes
metodologías para lograr una mejor y más eficiente recopilación de la
información, buscando que la misma se acerque lo más que le sea posible a la
realidad económica correspondiente a la empresa.

El tercer y último objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes
sistemas de contabilidad es la preparación de los informes pertinentes, como
por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran
en los libros, elaborando informes financieros. No queremos dejar de
mencionar el hecho de que implementar los sistemas de contabilidad más
adecuados para la empresa representaran un grado de confianza para la
gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organización de una
compañía comercial, ya que los mismos le permiten a la empresa que pueda
evaluar el desenvolvimiento, el control, la gestión y a su vez, determinar su
posición y situación financiera en el momento que la empresa lo desee y
necesite.

ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS CONTABLES

Objetivos del análisis: Entre los objetivos principales del análisis de un
Sistema Contable, es el de verificar que la información procesada por el
sistema esté generándose de acuerdo con los estándares establecidos
por la empresa. El análisis de un Sistema Contable debe estar enfocado
principalmente hacia el logro de los siguientes objetivos:
Asegurara la integridad de los datos: Es garantizar que todas las
transacciones estén efectivamente registradas! generadas en la base de
datos para esto la organización debe tener controles establecidos en los
diferentes niveles con el fin de que los datos ingresados abalen las
transacciones.
Aseverar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones: Es
confirmar que todas las transacciones se realicen de acuerdo con las
normas y leyes reguladoras localmente así como también con los
procedimientos internos de la compañía.
Presentar la información financiera en forma confiable: La información
generada por un Sistema Contable debe ser real y oportuna, los Estados
financieros deben tener la certeza y confianza, de igual manera esta
deben presentarse razonablemente de acuerdo con las normas y
principios de contabilidad.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información: Se debe
asegurar que se genere y presente oportunamente la información
contable con el fin de que las decisiones tomadas por la gerencia sean
eficientes, eficaces, soportadas con información adecuada.
Departamento De Compras

Módulo dedicado al análisis, control y gestión del Departamento de Compras.

Permite realizar pedidos indicando:
Datos del pedido: número, fecha, impuestos, proveedor, etc.
Materiales que componen el pedido. Una vez realizado el pedido, se
muestra información de:
Entregas, donde se indican las unidades recibidas de cada material.
Datos de almacén (stock, ubicación, etc.).
Emisión de informes, tales como órdenes de pedido, valoraciones, etc.
Posibilidad de realizar pedidos programados, es decir, pedidos similares
a un mismo proveedor en un intervalo de tiempo.
Inclusión de avisos respecto a plazo y cantidad, junto a certificados de
calidad en los informes.

Los participantes en el sistema de compra son:

INFLUYENTES; son las personas que explícita o implícitamente ejercen alguna

influencia en la decisión y las encontramos en:
Distribución cuyo objetivo es lograr que los compradores encuentren el
producto en el lugar adecuado.
Promoción es importante para dar a conocer el producto.
El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de las
características del producto.
DECISOR; es quien determina en ultimo termino parte de la decisión de
compra o su totalidad, si se compra, que bebe adquirirse, como, cuando y
donde conviene hacerlo. COMPRADOR; es la persona que de hecho realiza la
compra. USUARIO; es la persona o personas que consumen o utilizan el
producto o servicio.

Gestión de Compras
Asignación de pedidos a obras
Control de unidades recibidas con nº de albarán y factura, y
realización de entregas automáticas
 Control de stock y ubicación en almacén
Realización de pedidos programados y pedidos con formato libre
Inclusión de avisos respecto a plazo y cantidad, junto a
certificados de calidad en los informes

Gestión de Ventas
Control completo de la emisión de pedidos, albaranes y facturas
con conocimiento exhaustivo de lo que queda por entregar o
facturar
Realización de pedidos programados
Control de stock y ubicación en almacén
Pedidos y albaranes con múltiples facturas
Unificación de diferentes pedidos o albaranes en una misma
factura
Departamento de Facturación

Toda actividad económica de un autónomo o empresa ha de estar

documentada, tanto por motivos fiscales como contables.

El documento legal y justificativo de todo intercambio de bienes y servicios es

la factura.
Los softwares de facturación incorporan plantillas de factura con todos los
contenidos esenciales que dicta la normativa de facturación:
Número de factura.
Fecha de emisión (y fecha de operaciones cuando esta no coincida con
la de expedición).
Datos del emisor: nombre o razón social, NIF o CIF y dirección.
Datos del receptor (cliente): nombre o razón social, NIF o CIF y
dirección.
Descripción de las operaciones: bienes o servicios que se ofrecen con
su correspondiente precio unitario antes de impuestos y número de
unidades para que se pueda calcuar la base imponible correctamente.
El tipo impositvo (IVA y, en caso de autónomos, IRPF)
La cuota tributaria.
Importe final.

El programa de facturación incorporar, además, otros elementos en la factura

para acentuar la profesionalidad del autónomo o empresa:
Diseño de factura.
Firma.
El diseño hace de la factura un instrumento no solo estéticamente amigable,
sino también más flexible, que permite modificar parte de la estructura de la
plantilla, sin alterar, ahora bien, sus contenidos obligatorios.

Una factura es el aviso oficial que la organización envía a sus clientes para
notificarles cuánto dinero deben. El sistema que prepara la factura es el de
facturación.
Un consumidor recibe facturas, muchas de las cuales no se identifican como
tales. Cada vez que se utiliza una tarjeta de crédito, el vale que se firma es una
factura, porque describe una transacción a crédito y establece su obligación de
pagar en una fecha posterior

Pasos del Sistema de Facturación

Obtener datos de clientes Primero, los datos del inventario de los
artículos surtidos se complementan con datos del cliente provenientes
del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como
nombre y dirección, instrucciones de embarque y número de vendedor.
Estos elementos se imprimirían en las facturas y otros documentos,
como los informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este
paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.
Preparar facturas La preparación de la factura requiere extender cada
renglón, o artículo listado en el cuerpo del formato, multiplicando el
precio por la cantidad. Otros cálculos incluyen acumular el total de todos
los artículos y el Impuesto al Valor Agregado.
Una vez que se imprimen las facturas se envían a los clientes y los
datos a pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar.
Los datos de pedidos facturados no incluyen los detalles de cada
renglón. Más bien, esta información resume la transacción de
facturación identificando la factura por número, fecha, código del cliente,
nombre y dirección del cliente, número del pedido, código del vendedor
e importe de la factura.
Una vez surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura
de pedidos para que la situación del surtido se refleje en el registro de
pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo de datos de pedidos
completos.
Departamento de Cuentas por Cobrar

El sistema de cuentas por cobrar es único en cuanto a que cada proceso se

realiza independientemente de los demás. Se presenta esta situación porque
cada proceso tiene su propio iniciador. Los procesos son los siguientes

Añadir nuevas cuentas por cobrar. Se añaden registros al archivo de

cuentas por cobrar inmediatamente después de la facturación. El
iniciador pedidos facturados ocurre a diario.
Eliminar cuentas por cobrar pagadas. Así mismo se eliminan registros
del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los pagos de clientes.
Prepara estados de cuenta. Cada mes se usa el archivo de cuentas
por cobrar para preparar estados de cuentas. Un estado de cuenta es un
recordatorio de que se debe dinero por una o más facturas. Es práctica
común dar al cliente treinta días para pagar una factura. La cuenta por
cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después
de la fecha de facturación. Luego la cuenta por cobrar se considera
vencida.
Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente:
una factura que todavía no se ha pagado. El estado de cuenta que
entregan las tarjetas de créditos lista todas las facturas pendientes
(compras no pagadas)
Proporcionar datos de libro mayor. También cada mes, el sistema de
cuentas por cobrar proporciona datos contables de cuentas por cobrar al
sistema de libro mayor. Estos datos aparecen como un activo en el
Estado de Situación (Balance General).
En este punto ya se han realizado todas las actividades relacionadas con los
pedidos de los clientes, y a continuación se necesita responder a las señales
de punto de re orden del sistema de inventarios y conseguir existencias de
reabastecimiento.
Departamento de Cuentas por Pagar

El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las
compras. Antes de efectuarse el pago, la organización tiene que asegurarse
que ese dinero se debe realmente. Esta certidumbre se establece cuando
existen tres condiciones:

a) Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba es un registro

en el archivo cuentas por pagar.
b) Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la
proporciona el archivo de compras recibidas que contiene la notificación de
recepción por parte del sistema de recepción
c) Se recibió una factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de
facturas y estados

Este sistema comprende los siguientes pasos

1. Preparar registros de cuentas por pagar al proveedor. Se añaden

registros al archivo de Cuentas por pagar cuando se recibe el flujo de daos
Obligaciones incurridas del sistema de compras. Podría pasar un tiempo
considerable antes de que se reciba la mercancía.

2. Efectuar pagos a proveedores. Las facturas de proveedores y Estado de

cuenta de proveedores se introducen en el archivo de facturas y estados,
donde se conservan hasta que se efectúa el pago. Se efectúa el pago cuando
se satisfacen las tres condiciones antes mencionadas. Se usan datos del pago
de archivo de cuentas por pagar y los datos de facturas del archivo de facturas
y estados para efectuar los pagos a proveedores

3. Eliminar cuentas por pagar pagadas. Cuando se efectúa un pago a un

proveedor, el registro correspondiente se elimina del archivo de cuentas por
pagar y se añade al archivo de cuentas por pagar pagadas.
4. Proporcionar datos al libro mayor. El sistema de cuentas por pagar
alimenta datos al sistema de contabilidad general. Las cuentas por pagar
aparecen como un pasivo en el Estado de Situación (Balance General).