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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: 1DS-CP-0001
Fecha: 29/08/2018
DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Versión: 19 POLICÍA NACIONAL

OBJETIVO ESTRATÉGICO DE LA UNIDAD:

OBJETIVO DEL PROCESO:

OBJETIVO DE CALIDAD: Asesorar y determinar las metodologías necesarias que direccionen la implementación, mantenimiento y mejoramiento del SGI en todas las unidades de la Policía Nacional, velando por la integridad de los componentes
del SGI.

ALCANCE DEL PROCESO:

Implementación del SGI en las unidades policiales, elaboración de metodologías para el Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral, administración del riesgo, administración del sistema de gestión de calidad
DUEÑO DE PROCESO: Jefe Oficina de Planeación
(SGC), administración del sistema de gestión ambiental (SGA), evaluación, control y aprobación de los cambios que afectan la integridad del SGI, desde el Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral.

HERRAMIENTAS DE MEDICIÓN
Ver módulo indicadores de la Suite Visión Empresarial

ENTRADAS ACTIVIDADES
SALIDAS CLIENTES Y PARTES INTERESADAS
PROCESOS O PROVEEDORES (Documentos de origen interno y externo)
(Proceso (s), procedimiento (s), formatos, guías, etc.) (Destinatario)
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

PLANEAR
Reglamentos
Políticas Institucionales Misionales
1DS-MA-0001 Manual de los sistemas de la gestión pública para la Policía Nacional
1DS-MA-0002 Manual del sistema de gestión integral de la policía nacional
1DS-MA-0009 Manual del sistema de gestión ambiental
1DS-MA-0001 Manual de los sistemas de la gestión pública para la policía nacional
1DS-MA-0004 Manual de los sistemas de la gestión pública para el ámbito de gestión de bienestar
1DS-MA-0014 Manual de los sistemas de la gestión pública para el ámbito de gestión en salud
1DS-MA-0011 Manual de los sistemas de la gestión pública para el ámbito de gestión educativo
1DE-MA-0001 Manual de gestión de la doctrina y las lecciones aprendidas para la PONAL
1DS-GU-0004 Gestión del cambio institucional en la Policía Nacional
1DS-GU-0005 Guía para el diseño y desarrollo en la policía nacional
1DS-GU-0006 Guía para planear la prestación del servicio de policía
1DS-GU-0009 Guía para la implementación de programas de gestión ambiental Policía Nacional
1DS-GU-0010 Guía para identificación de requisitos de los productos o servicios en la policía nacional
1DS-GU-0012 Guía para el control del producto o servicio no conforme en la policía nacional
1DS-GU-0015 Lineamientos para el control de documentos en la Policía Nacional
1DS-GU-0016 Conformación e interacción de equipos del SGC etapa 1
1DS-GU-0017 Diagnóstico del SGC etapa 2
1DS-GU-0018 Planificación del SGC etapa 3
1DS-GU-0019 Implementación, aseguramiento o reactivación del SGC etapa 4
1DS-GU-0020 Evaluación y mejora continua del SGC etapa 5
1DS-GU-0021 Verificación de cumplimiento de requisitos del SGC etapa 6
NTC ISO 9001:2015 1DS-GU-0023 Guía para la consolidación del inventario de servicios o productos y portafolio institucional
ICONTEC NTC ISO 14001: 2015 1DE-GU-0006 Gestión de buenas prácticas y lecciones aprendidas en la policía nacional
NTC ISO 45001: 2018
NTC ISO 27001:2013

1DS-PR-0009 Identificar y evaluar aspectos e impactos ambientales

Jefe Oficina de Planeación
Jefe grupo Gestión Institucional
1. Definir los lineamientos del
proceso.
Coordinador equipo sistemas de gestión 1DS-IN-0001 Instructivo
Analista de Planeación Instituciona
1DS-PR-0010 Identificar y evaluar requisitos legales aplicables y otros requisitos
1DS-PR-0011 Identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales
1DS-PR-0012 Control operacional
1DE-PR-0013 Formular el rediseño organizacional de la Policía Nacional
1DE-PR-0014 Formular el Rediseño Organizacional de las Dependencias Internas de la Policía Nacional
1DS-AC-0001 Acta
1DS-DI-0001 Directiva Dirección General
1DS-CI-0001 Circular
1DS-OF-0001 Comunicación oficial Subdirección General
1DS-CO-0001 Concepto de planeación
Todos los procesos y unidades policiales a nivel
1DS-MP-0001 Mapa de procesos institucional país.
1DS-OS-0001 Orden de servicios
1DS-PO-0001 Poligrama
1DS-RS-0001 Resolución

Gobierno Nacional Política Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos 1DS-FR-0001 Presentación de documentos para aprobación de actualización, elaboración o modificación
1DS-FR-0004 Formato para documentar procedimientos
Política Racionalización de Trámites 1DS-FR-0005 Formato para caracterizar procesos
Departamento Administrativo de la Función 1DS-FR-0015 Servicios características y estándares
Publica Decreto 1499 del 11/09/17 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto 1DS-FR-0017 Formato tratamiento de producto o servicio no conforme
Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión 1DS-FR-0018 Formato guía
establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 1DS-FR-0019 Formato mapa de procesos
1DS-FR-0020 Informe de autoevaluación del control y la gestión
Manual Operativo del MIPG (7 dimensiones/16 políticas) 1DS-FR-0021 Lista de chequeo para la autoevaluación de procedimientos y guías
1DS-FR-0022 Formulación de programas de gestión ambiental
Ministerio de la Defensa Nacional Resolución No. 4240 del 15/06/2018 “Por la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y 1DS-FR-0023 Evaluación, actuación y prevención de accidentes y emergencias
Gestión, se integra el Modelo Estándar de Control Interno en Sector Defensa, se crea el Comité 1DS-FR-0025 Listas de chequeo para revisión ambiental institucional
de Gestión y Desempeño para el Sector Defensa, el Comité de Coordinación del Sistema de 1DS-FR-0026 Matriz de identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales
Control Interno, el Comité Sectorial de Auditoría Interna, se establecen otros lineamientos y se 1DS-FR-0027 Matriz de identificación y evaluación de los requisitos legales ambientales y otros requisitos
Departamento Administrativo de la Función derogan unas Resoluciones. 1DS-FR-0028 Cronograma de seguimiento y medición ambiental
Publica 1DS-FR-0029 Identificación de aspectos ambientales temporales para terceros
Resolución No. 05604 del 14/11/2017 por la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y 1DS-FR-0030 Seguimiento al control operacional
Policía Nacional Desempeño de la Policía Nacional, 1DS-FR-0031 Informe de situación de emergencia o accidente
1DS-FR-0033 Informe de diagnóstico del sistema de gestión de la calidad
Resolución 01042 del 07 de marzo de 2018 por la cual se define la estructura orgánica interna de 1DS-FR-0068 Encuesta de diagnóstico del sistema de gestión de la calidad
la Oficina de Planeación y se dictan otras disposiciones. 1DS-FR-0069 Informe de la verificación del cumplimiento a los requisitos del SGC
1DS-FR-0070 Plan para la verificación del cumplimiento a los requisitos del SGC
Guía rediseño organizacional de las entidades públicas 1DS-FR-0071 Estudio de planeación
1DS-FR-0072 orden de marcha
1DS-FR-0073 Información del servicio o producto
1DS-FR-0074 Ficha técnica para inventario servicios de Cooperación Internacional Policial

Direccionamiento Estratégico - Oficina de
Planeación
Direccionamiento Estratégico.
Coordinador equipo sistemas de gestión Direccionamiento del SGI
Política de Gestión Integral del Riesgo en la Policía Nacional 2. Identificar y administrar los Modulo de riesgos PRO (SVE)
1DE-GU-0007 Guía técnica policial para la gestión integral del riesgo riesgos del proceso
Analista de Planeación Institucional
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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Código: 1DS-CP-0001
Fecha: 29/08/2018
DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Versión: 19 POLICÍA NACIONAL
Direccionamiento Estratégico.
Guía para la elaboración del anteproyecto de presupuesto, proyecto y seguimiento a la ejecución 3. Planificar los recursos Jefe Grupo Direccionamiento
Direccionamiento Estratégico. Plan de necesidades
del plan de compras. requeridos. Institucional OFPLA.
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Código: 1DS-CP-0001
Fecha: 29/08/2018
Versión: 19
Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral
Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral
Todos los procesos y/o unidades policiales.
Comunicación Pública
Departamento Administrativo dela Función
Pública
Proceso Direccionamiento del SGI
Presidencia de la República.
Ministerio de Defensa Nacional
Departamento Administrativo de la Función
Pública.
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Director General y Subdirector General de la
Policía Nacional
Direccionamiento Estratégico.
Proceso Direccionamiento del Sistema de
Gestión Integral.
Unidades Policiales interesadas.
Decreto 1499 del 11/09/17 Por medio del cual
se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto
Único Reglamentario del Sector Función
Pública, en lo relacionado con el Sistema de
Gestión establecido en el artículo 133 de la
Ley 1753 de 2015
Manual Operativo del MIPG
dimensiones/16 políticas)
Resolución No. 4240 del 15/06/2018 “Por la
cual se adopta el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión, se integra el Modelo
Estándar de Control Interno en Sector Departamento Administrativo de la Función Pública
Defensa, se crea el Comité de Gestión y
Desempeño para el Sector Defensa, el
Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno, el Comité Sectorial de
Auditoría Interna, se establecen otros
lineamientos y se derogan unas
Resoluciones”
Resolución No. 05604 del 14/11/2017 por la
cual se crea el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño de la Policía Nacional,
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
POLICÍA NACIONAL
HACER
Resolución por el cual se adopta el Modelo para la Implementación y Aseguramiento del Sistema
de Gestión de la Calidad en la Policía Nacional”.
Jefe grupo Gestión Institucional
Instructivo 001 del 03/01/12 “Parámetros para Acompañar la Gestión”. 4.Realizar Diagnósticos del
Diagnóstico SGC y SGA
Sistema de Gestión de la Alta dirección.
1DS-GU-0017 Diagnóstico del SGC Etapa 2 Coordinador equipo sistemas de gestión Unidades policiales que aplique.
Calidad y Sistema de Gestión Cronograma de actividades de implementación, mantenimiento y mejoramiento.
Ambiental
1DS-FR-0033 Informe de Diagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad Analista de Planeación Institucional
Directiva Administrativa Transitoria
Cronograma de actividades de implementación, mantenimiento y mejoramiento.
Metodologías y productos requeridos para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de 5. Acompañar en la aplicación
los sistemas de gestión. Jefe grupo Gestión Institucional
de las metodologías y productos Jefe Oficina de Planeación.
Coordinador equipo sistemas de gestión
para la implementación, Video-conferencias o piezas gráficas o informes
mantenimiento y mejoramiento Todas las Unidades del país
Analista de Planeación Institucional
Solicitud de acompañamiento de los sistemas de gestión.
Lineamientos para el uso de los medios de comunicación e imagen institucional.
Conceptos de viabilidad
Reglamentos
Manual Operativo del MIPG (7 dimensiones/16 políticas)
Resoluciones
6. Asesorar en la elaboración Jefe Grupo de Gestión Institucional Manuales Dirección General
Políticas Institucionales
de propuestas de documentos Procesos
Reglamentos
Procedimientos Subdirección General
1DE-MA-0001 Manual de gestión de la doctrina y las lecciones aprendidas para la PONAL doctrinales y estructurar Coordinador de Doctrina y Servicio Guías
1DE-GU-0006 Gestión de buenas prácticas y lecciones aprendidas en la policía nacional aquellos que disponga el alto Institucional. Formatos Todos los procesos y unidades policiales a nivel
1DS-GU-0006 Guía para planear la prestación del servicio de policía mando. Directivas país.
1DS-GU-0015 Lineamientos para el control de documentos en la Policía Nacional
Instructivo uso de logo símbolos entes certificadores Analistas de Planeación Institucional Instructivos
Circulares
Decreto Estructura Orgánica de la Policía Nacional.
Comandantes, Directores y Jefes Oficinas
Plan estratégico sectorial Asesoras
Políticas de la Función Publica respecto a la modernización de las entidades públicas. Subdirector General
Necesidades Institucionales para el rediseño organizacional. Director General
Jefe grupo Gestión Institucional Estructura Orgánica de la Policía Nacional.
Programación presupuestal. 7. Proyectar y generar el Ministerio de Defensa Nacional
Actos administrativos de estructuras orgánicas vigentes y no vigentes. rediseño organizacional de la Coordinador equipo sistemas de gestión Estructuras Orgánicas internas de la Policía Nacional. Departamento Administrativo de la Función
Policía Nacional. Pública.
1DE-PR-0013 Formular el rediseño organizacional de la Policía Nacional. Analista de Planeación Institucional
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
1DE-PR-0014 Formular el Rediseño Organizacional de las Dependencias Internas de la Policía
Nacional Presidencia de la República.
Mapa de Procesos de la Policía Nacional.
Estudio de planeación de la unidad a crear, reestructurar o suprimir.
(7
Informes que el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Policía Nacional
Director general
Jefe grupo Gestión Institucional
8. Convocar, articular y hacer
Actas de sesiones del subcomité Subdirector general
seguimiento al comité
Coordinador equipo sistemas de gestión
institucional de gestión y Dueños y/o responsables y ejecutores del
desempeño proceso en unidades del nivel estratégico
Analista de Planeación Institucional frecuencia: trimestral
Ministerio de la Defensa Nacional
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Código: 1DS-CP-0001
Fecha: 29/08/2018
Versión: 19
Congreso de la República
Departamento Administrativo de la Función
Pública
Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral
Congreso de la República.
Ministerio de Defensa Nacional.
Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible
Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral.
Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral.
Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral.
Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral.
Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral.
ELABORADO POR:
SC FANY LISBET GUEVARA RODRIGUEZ
Analista de Planeación Institucional
Mayor JAVIER ELBERTO CASTILLO LEAL
Coordinador equipo sistemas de gestión
FECHA: 30/08/2018
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
POLICÍA NACIONAL
Ley 1712 de 2014 "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso
a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones".
Cartilla Estrategia para la construcción del plan de corrupción y atención al ciudadano.
Jefe grupo Gestión Institucional Información del servicio o producto
1DS-GU-0010 Identificación de requisitos de los productos y/o servicios en la Policía Nacional 09, Liderar el desarrollo del Director General
Subdirector General
1DS-GU-0023 Consolidación del inventario de servicios o productos y portafolio Institucional componente antitrámites de la Coordinador equipo sistemas de gestión Inventario servicios de Cooperación Internacional Policial Jefe Oficina de Planeación
Policía Nacional. Dueños de proceso
Estrategias de racionalización
1DS-FR-0073 Información del servicio o producto Analista de Planeación Institucional
1DS-FR-0074 Ficha técnica para inventario servicios de Cooperación Internacional Policial
1DS-GU-0012 Guía para el control del producto o servicio no conforme en la Policía Nacional.
Plan Nacional de Desarrollo
Plan Estratégico Sectorial en Gestión Ambiental 10. Asesorar la implementación,
Regulaciones de las Autoridades ambientales mantenimiento y mejora del
Sistema de Gestión Ambiental Jefe grupo Gestión Institucional Documentos de los sistemas de gestión (Resoluciones, Reglamentos, manuales, directivas, instructivos, circulares,
en Coordinador equipo sistemas de gestión protocolos, procedimientos, guías y cartillas institucionales) Todos los procesos y/o unidades policiales.
instalaciones policiales, en las Analista de Planeación Institucional Conceptos de planeación
actividades a cargo y en los
servicios que prestan.
VERIFICAR
Jefe grupo Gestión Institucional Direccionamiento del Sistema de Gestión
Integral.
12. Seguimiento a la gestión
1DS-MA-0009 Manual del Sistema de Gestión Ambiental de la Policía Nacional Coordinador equipo sistemas de gestión Informes de gestión ambiental.
ambiental Direcciones y oficinas asesoras dueñas de
programas.
Analista de Planeación Institucional
Jefe grupo Gestión Institucional
Política de Gestión Integral del Riesgo en la Policía Nacional 13. Presentar los resultados de
Director General
la medición de la gestión del Coordinador equipo sistemas de gestión Informes de medición de resultados de la gestión (trimestral y anual). Subdirector (a) General
1DE-GU-0007 Guía técnica policial para la gestión integral del riesgo riesgo.
Analista de Planeación Institucional
1DS-FR-0020 Informe de autoevaluación del control y la gestión
IDS-FR-0021 Lista de chequeo para la Jefe grupo Gestión Institucional
autoevaluación del control y la gestión.
14. Realizar la autoevaluación
Plataforma virtual: Suite Visión Coordinador equipo sistemas de gestión Informe de autoevaluación del control y la gestión Direccionamiento del SGI
Empresarial del control y la gestión.
1DS-GU-0013 Guía de herramientas de seguimiento y medición en la Policía Nacional Analista de Planeación Institucional
Resolución por el cual se adopta el Modelo para la Implementación y Aseguramiento del Sistema
de Gestión de la Calidad en la Policía Nacional”. Direccionamiento del Sistema de Gestión
Directiva Administrativa Transitoria del SGI Jefe grupo Gestión Institucional Integral.
15. Ejecutar la etapa de
1DS-GU-0021 Verificación de cumplimiento de requisitos del SGC Etapa 6 verificación de cumplimiento a Coordinador equipo sistemas de gestión Informes finales de verificación a la unidades. Direcciones y oficinas asesoras
los requisitos del SGC
1DS-FR-0070 Plan para la verificación del cumplimiento a los requisitos del SGC Director General
Analista de Planeación Institucional
Subdirector (a) General
1DS-FR-0069 Informe de la verificación del cumplimiento a los requisitos del SGC
ACTUAR
Informe de autoevaluación del control y la gestión
Informes de gestión ambiental.
Resultado de las auditorías internas y externas.
Resultados de la Revisión por la Dirección. Jefe grupo Gestión Institucional
Proceso Mejora Continua.
Autoevaluación del proceso de Revisión por la Dirección.
1MC-PR-0005 Ejecutar acción correctiva, preventiva y de corrección. 17. Implementar acciones Coordinador equipo sistemas de gestión
Plan de mejoramiento (acciones correctivas, planes de trabajo), acciones preventivas y/o proyectos Control interno.
1CI-GU-0001 Guía para elaborar plan de mejoramiento Institucional correctivas o de mejora.
1CI-GU-0002 Guía para realizar auditorías internas. Analista de Planeación Institucional Direccionamiento del SGI.
1MC-GU-0006 Guía para la mejora continua.
1DS-MA-0015 Manual para la gestión integral del riesgo en la Policía Nacional
1MC-PR-0005 Ejecutar acción correctiva, preventiva y corrección.
1MC-FR-0004 Plan de mejoramiento
RECURSOS
VER MANUAL DE FUNCIONES (Talento Humano), INVENTARIOS (Activos), PLAN DE COMPRAS UNIDAD E INFRAESTRUCTURA (Instalaciones), ENTRE OTROS (Según aplique)
REVISADO POR: APROBADO POR:
Teniente Coronel ÁNDRES JAVIER PÉREZ FLÓREZ Brigadier General RAMIRO ALBERTO RIVEROS ARÉVALO
Jefe grupo Gestión Institucional Jefe Oficina de Planeación
Coronel JUAN CARLOS CASTELLANOS ÁLVAREZ
Subjefe Oficina de Planeación
FECHA: 30/08/2018 FECHA: 30/08/2018