Вы находитесь на странице: 1из 132

ный комплект учебников

Для подготовки квалифицированных Профессиональное


кадров в учреждениях начального образование
профессионального образования
предназначены следующие
учебники и учебные пособия:
Подготовка служащих

Е.Н. Басовская, Т.Д. Быкова, Е.В. Алексеева


Л.М. Вялова и др. Л. П. А ф а н а с ь е в а
Делопроизводство
Е.М. Б у р о в а
Н.П.Котерова
Основы маркетинга
С.В.Соколова
Основы экономики Архивоведение
Л. Н. Череданова
Основы экономики
и предпринимательства

Издательский центр «Академия»


www. academia-moscow. ru
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ О Б РАЗ О ВАН И Е(\\Ч

Е. В. АЛЕКСЕЕВА, Л. П. АФАНАСЬЕВА, Е. М. БУРОВА

АРХИВОВЕДЕНИЕ
Под р е д а к ц и е й профессора В.П.Козлова

i УЧЕБНИК

Допущено
Экспертным советом по начальному профессиональному
образованию Минобразования России в качестве учебника
для учреждений начального профессионального образования

Допущено
Министерством образования Российской Федерации
в качестве учебного пособия для студентов учреждений
среднего профессионального образования, обучающихся
по специальности 0611 —Делопроизводство и архивоведение

3-е и з д а н и е , п о п о л н е н н о е
М. Жумабаев атьшдагы ^
Кекшетау облыстьш, яибебая 'j
5 ^ 1310
" Москва
гылыми к1тапханасы
Кокчетавская обласл^я
^f"

миверсальная научная вмблиот


ACADEMA км. М. ЙСумабаееа
2005
УДК 930.25(075.32)
ББК79.3я723
А471

Введение

Прежде чем начать рассматривать проблемы архивоведения, не­


обходимо остановиться на определении понятия архивоведение в
Рецензент — целом.
преподаватель Московского профессионального Архивоведение — это комплексная научная дисциплина, разра­
колледжа Н. С. Мухина
батывающая теоретические, правовые и методические вопросы «на­
уки об архивах». Ее составными компонентами являются следую­
щие специальные дисциплины: теория и методика архивоведения,
история и организация архивного дела, археография (в последнее
время все чаще включающаяся в архивоведение), архивное право,
архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент, архивная
статистика, автоматизированные архивные технологии.
Теория и методика архивоведения — одна из основных науч­
ных дисциплин, входящих в понятие архивоведения. Следователь­
но, архивоведение — это комплексная научная дисциплина, изу­
чающая все аспекты архивного дела, а теория и методика архиво­
Алексеева Е.В. ведения — ее основная научная дисциплина, изучающая отдель­
А471 Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. ные аспекты «науки об архивах».
пособие для сред. п р о ф . о б р а з о в а н и я / Е.В.Алексеева, Что же конкретно изучает теория и методика архивоведения
Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е (ТИМА)?
изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — Предметом изучения и разработки Т И М А являются следую­
272 с. щие п р о ц е с с ы и м е т о д ы н а у ч н о й р а б о т ы с д о к у ­
ISBN 5-7695-2538-Х ментами:
В книге рассматриваются проблемы становления и функционирования 1) п р и н ц и п ы и методы отбора и организации документов, под­
архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются лежащих архивному хранению;
организационно-методические вопросы классификации, комплектования, 2) способы хранения, обеспечивающие полную сохранность
экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования до­ материалов;
кументов Архивного фонда Российской Федерации.
3) создание системы информации о содержании документов;
Для студентов учреждений начального и среднего профессионального
4) организация всестороннего использования документной ин­
образования.
формации;
5) организация работы архивных учреждений.
УДК 930.25(075.32)
К объектам ее изучения относятся:
Б Б К 79.3я723
—- текстовые документы на бумажной основе;
— научно-технические и кинофотодокументы;
Оригинал-макет данного издания является собственностью — звукозаписи;
Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом — микрофильмы и другие документы на различных носителях
без согласия правообладателя запрещается (материальных), хранящиеся и подлежащие хранению в архивах.
Научную основу современного архивоведения составляет иерар-
х
© Алексеева Е.В., Афанасьева Л. П., Бурова Е.М., 2002 Ичная система принципов, научных методов и различных, ха­
© Образовательно-издательский центр «Академия», 2005
рактеризующих отдельные этапы работы с документами, призна-
ISBN 5-7695-2538-Х © Оформление. Издательский центр «Академия», 2005

3
ков: критериев — при экспертизе ценности документов; характе­ Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оцени­
ристик — при описании и т.д. Но принципы и научные методы вать документы, исходя из функций учреждения и самих доку­
являются едиными, независимо от того, какой технологичный ментов. Он основан на том, что функции учреждений неравно­
процесс работы с документами выполняется. значны, следовательно, документы, созданные для их реализа­
В основе п р и н ц и п а и с т о р и з м а лежит рассмотрение лю­ ции, также несут неравнозначную информацию.
бого общественного явления в процессе его развития, поскольку Функциональный метод в свою очередь является не только на­
в нем обязательно имеются остатки прошлого, основы настояще­ учным методом оценки и изучения документов, но и способом
го и зачатки будущего. Так к а к документы являются своего рода прогнозирования информационного состава Архивного фонда стра­
продуктом этих явлений общественной жизни, а также средством ны. На его основе определяются те комплекты документов, кото­
их запечатления, то и их необходимо оценивать с учетом опреде­ рые должны будут в будущем найти отражение в составе АФ Р Ф .
ленной исторической эпохи, конкретной обстановки. Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным
Очень близко смыкаются принципы всесторонности и комплекс­ прогнозированием, при котором непосредственно изучается со­
ности. П р и н ц и п в с е с т о р о н н о с т и требует изучения и оценки держание созданных документов. Последний дает возможность
документов с учетом их внутренних и внешних особенностей в ком­ предполагать, какие документы, аналогичные своим предшествен­
плексе, т.е. — многоаспектного изучения каждого документа. никам, должны войти в состав АФ Р Ф . Оба метода прогнозирова­
П р и н ц и п к о м п л е к с н о й о ц е н к и наиболее широко при­ ния применяются взаимосвязанно, так как ретроспективное про­
меняется в экспертизе ценности документов, при которой доку­ гнозирование существенно дополняет результаты функциональ­
менты оцениваются не как единичный факт, а в комплексе с дру­ ного прогнозирования.
гими документами этого же архивного фонда или другого архивно­ В настоящее время широко применяется также информационный
го фонда и даже с документами, хранящимися в других государ­ метод. Так как документы содержат информацию, которая нерав­
ственных архивах. нозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то
В настоящее время архивисты называют еще один принцип — необходимо учитывать ее значение и изучать явления ее повторяе­
принцип социально-политической нейтрально­ мости. При рассмотрении информации, заключенной в докумен­
1
с т и , предполагающий изучение и отбор документов, отражаю­ тах, встает вопрос ее диалектической взаимосвязи с содержанием
щих жизнь во всех ее проявлениях, независимо от политической документов. В настоящее время для количественного измерения ин­
конъюнктуры или социальных пристрастий. формации, заключенной в документах, в архивоведении применя­
Изложенные принципы носят общий характер. На их базе в ются математические методы.
1960-е гг. были сформулированы научные методы. Они явились До 1960-х гг. основным методом был источниковедческий анализ.
конкретным выражением на практике названных принципов. К на­ Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних осо­
учным методам относятся системный подход, а также наряду с бенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а
традиционным источниковедческим анализом функциональный также языка документа, его формы, материала, на котором он
и информа цио нны й анализы. изготовлен.
Системный подход при исследовании объекта не исключает изу­ В настоящее время архивоведение оперирует всеми научными
чения особенностей и закономерностей отдельных его составляю­ методами.
щих. Любой объект может быть рассмотрен с системных позиций, Архивоведение как комплексная научная дисциплина не суще­
что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Систем­ ствует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодей­
ный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения ствует с гуманитарными и естественными науками и научными
документов, требует рассмотрения документов как элементов той дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и
или иной системы документации. Более того, при изучении доку­ техники, историей литературы и искусства, историей государства,
менты должны сопоставляться не только с документами того уч­ историей государственных учреждений, источниковедением, вспо­
реждения, продуктами деятельности которого они являются, но могательными историческими дисциплинами, документоведени-
и с документами учреждений всей системы. ем, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физи­
кой, химией, биологией и другими.
1 Рассмотрим некоторые из них.
См.: Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов уп­
равленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечествен­ Историческая наука изучает процесс развития человеческого
ные архивы. — 1995. — № 6. — С. 4. общества, его законы и движущие силы. Исходя из достижений

4 5
этой науки, архивоведение разрабатывает методы работы с доку­ циплина помогает архивисту проникнуть в сущность документов
ментами. и их комплексов на стадии возникновения и тем самым выбрать
История государственных учреждений изучает системы и функ­ правильную форму их организации в архивах.
ции учреждений, организаций и предприятий со времени их воз­ Документоведение расширяет возможности архивистов, созда­
никновения до наших дней. Эта научная дисциплина помогает оп­ вая условия, позволяющие решать многие архивоведческие воп­
ределить пути организации архивных фондов разных учреждений в росы уже на стадии управления. Так, архивисту целесообразнее
зависимости от их значения, масштаба деятельности и функций. оценивать документы, имея дело не с отработанными документ­
В близкой связи с архивоведением находится источниковеде­ ными системами, поступившими в госархивы, а с системами,
ние. Оно вооружает архивоведение методами исследования доку­ еще только складывающимися в управлении. Использование ме­
ментов, а также помогает провести анализ их внутренних и внеш­ тодов документоведения открывает широкую перспективу для по­
них особенностей с целью отбора документов на государственное становки самых различных экспериментов в архивоведении.
хранение, их классификацию и описание. Таким образом, современное архивоведение не только зани­
К вспомогательным историческим дисциплинам относятся: мается изучением ретроспективной документальной информации,
п а л е о г р а ф и я — изучает начертания письменных знаков и но все более глубоко начинает проникать в суть процессов, про­
другие внешние признаки рукописей с целью их прочтения, да­ исходящих с документами в управлении. Общие для документове­
тировки и установления подлинности, помогает установить вре­ дения и архивоведения вопросы классификации документов, экс­
мя и место создания документа, его авторство, помогает прочте­ пертизы их ценности и описания решаются каждой дисципли­
нию и пониманию древних документов; ной, исходя из специфики делопроизводства и архивного дела.
д и п л о м а т и к а — изучает происхождение и структуру различ­ В архивоведение все более проникает кибернетика — наука о
ных официальных документов и разрабатывает методику получе­ процессах управления в сложных динамических системах. Важным
ния из них данных о процессах общественного развития, помогает для архивоведения является такой раздел кибернетики, как т е о ­
определить подлинность, дату создания документов, их авторство р и я и н ф о р м а ц и и , н а основе которой внедряются механизи­
и т.п.; рованные и автоматизированные системы поиска сведений о со­
и с т о р и ч е с к а я х р о н о л о г и я — изучает системы время­ держании документов.
исчисления, существовавшие в прошлом, в целях соотнесения их Информатика — изучает на основе достижений кибернетики
с современными, а также уточнения времени и места создания структуру и общие свойства научной информации, закономер­
документов; ности с о з д а н и я , п р е о б р а з о в а н и я , передачи и и с п о л ь з о в а н и я
и с т о р и ч е с к а я м е т р о л о г и я — изучает системы мер, и н ф о р м а ц и и в различных сферах человеческой деятельности.
использующиеся в прошлом в целях соотнесения их с современ­ И н ф о р м а ц и о н н ы й подход дает возможность обработки инфор­
ными, помогает прочтению и пониманию текста документов, а мации с целью введения ее в механические и автоматические чи­
также уточняет время и место их создания; тающие устройства.
с ф р а г и с т и к а — изучает временную государственную, тер­ Достижения физики, химии, биологии и других наук также
риториальную, ведомственную, фамильную и личную принадлеж­ помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.
ность печатей, помогает установить подлинность, авторство и Таким образом, архивоведение широко связано с рядом наук
время создания документа; и научных дисциплин, оно использует их достижения и само спо­
г е р а л ь д и к а — изучает изображение на гербах, историю и собствует развитию соответствующих отраслей науки.
социально-правовое значение гербов, дает аналогичные сфрагис­
тике данные при изучении документов.
Также имеют важное значение и другие вспомогательные ис­
торические дисциплины, такие, как эпиграфика, генеалогия, ну­
мизматика, историческая география.
Следующая научная дисциплина, с которой тесно взаимодей­
ствует архивоведение, — это документоведение.
Она изучает закономерности образования документов и разра­
батывает способы их создания, принципы организации докумен­
тооборота и построения систем документации. Эта научная дис-

6
великий князь киевский. Его братья, сыновья, дружинники осу­
Глава 1 ществляли управление страной, суд, сбор дани. Основные функ­
ции Древнерусского государства были сведены к защите внешних
РАЗВИТИЕ АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ границ, наведению «порядка» внутри страны, контролю над меж­
В РОССИИ С ДРЕВНЕЙШИХ ВРЕМЕН дународными торговыми путями (в первую очередь за путем «из
ДО КОНЦА XX века варяг в греки»). Об этом свидетельствуют сохранившиеся договора
Руси с Византией (911, 944, 971 гг.).
На рубеже XI — XII вв. Древнерусское государство распалось на
отдельные самостоятельные государства. П р и всех различиях им
были присущи некоторые характерные черты: в качестве основ­
1.1. Появление архивов в Древнерусском государстве.
ных политических сил везде присутствуют князь, дружина, го­
Архивы в период феодальной раздробленности
родское вече.
Архивы в Древнерусском государстве. Изучение истории архив­ В то же время все эти государства можно условно разделить на
ного дела позволяет проследить процесс накопления исторических три типа: раннефеодальная монархия, феодальная республика,
источников (документов) по истории народов и государств; по­ деспотическая монархия.
нять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирова­ В юго-западной Руси власть князя опиралась на силу дружины
ние «архивного наследия», его состав, размещение, организацию. и контролировалась городским вечем. Такое правление характери­
Поскольку история становления архивов тесно связана с ис­ зуется к а к раннефеодальная монархия.
торической наукой, периодизация в о з н и к н о в е н и я архивохрани­ На северо-востоке Руси сложилась деспотическая монархия (са­
л и щ пересекается с этапами становления и развития государ­ мовластие). Эта система взаимоотношений была основана на прин­
ственности. ципе господин — слуга, а следовательно, и характер отношений
Особо тесно переплетаются история государственного аппара­ был иным: слово князя было законом.
та управления и история становления архивного дела — именно На северо-западе Руси сложилась феодальная республика: «бо­
эту взаимосвязь мы и попытаемся проследить в данном разделе. ярская» или «аристократическая» (Новгород, позже — Псков),
Войны и нашествия, социальные катаклизмы, народные дви­ когда все главные должностные лица избирались на вече (посад­
жения, восстания, революции, гражданские войны, пожары, злой ник, епископ, воевода, там же избирался и князь, который зани­
умысел и обыкновенное варварство за многовековую историю мался только военными вопросами).
нашего отечества привели к гибели значительных комплексов до­ В Киевской Руси сосредоточением правительственной деятель­
кументов. Возможно, так называемые белые пятна истории на­ ности к н я з я был к н я ж и й двор, и м е н н о там, в так называемой
всегда останутся не заполненными нашим знанием о прошлом и з - государственной канцелярии — Казне, — собирались документы
за непонимания и неумения сохранить «документальную память». о различных сторонах деятельности киевских князей. Представи­
На сложном, многоплановом фоне развития отечественной телями княжеской власти на местах (в городах) были посадни­
истории постараемся проследить зарождение и развитие архивно­ ки, которые выполняли судебные и административные функ­
го дела в нашей стране. ции, и в процессе их деятельности также возникали документы,
которые затем хранились в патронажных храмах, являвшихся для
Народы и государства существуют в историческом времени и в
городского населения местом почитания святых — покровителей
географическом пространстве, они рождаются и погибают, эво­
города, а следовательно, сберегателей его ценностей. С приняти­
люционируют, преобразуются в новые социальные общности. Во­
ем Русью христианства (988 г.) важную роль в жизни общества и
сточнославянское государство — Киевская Русь — распалось, и
государства стала играть церковь. В церквях и монастырях созда­
на его месте образовались самостоятельные русские княжества и
вались с о к р о в и щ н и ц ы , в которых вместе с драгоценной культо­
земли. В дальнейшем их объединение было связано с возникнове­
вой утварью хранились книги, грамоты князей на пожалование
нием нового государственного образования — Московского вели­
(дарения) церквям и монастырям угодий и привилегий.
кого княжества (царства), названного затем Россия и разросше­
гося впоследствии до огромной империи. Нам предстоит охватить Д р е в н е й ш и м сохранившимся до нашего времени образцом
огромный исторический период с IX по XX в. жалованных грамот является грамота великого киевского князя
Древнерусское государство (IX — начало XII в.) можно охарак­ Мстислава Владимировича новгородскому Юрьеву монастырю
теризовать как раннефеодальную монархию. Во главе его стоял (датируется она началом XII в.).

9
8
В монастырях переписывались книги, которые наши предки Таким образом, в церковных хранилищах накапливалось много
называли «источниками мудрости». Книги чрезвычайно ценились, документов.
стоили очень дорого, так как изготовлялись из пергамента и укра­ Церковь помимо собственных конфессиональных обладала и
шались цветными миниатюрами. На Руси была широко распрост­ некоторыми судебными функциями, связанными с особой кате­
ранена религиозная литература, особенно «жития святых», кото­ горией дел (приверженность к язычеству, многоженство, браки
рые описывали жизнь, страдания, подвиги людей, канонизиро­ между близкими родственниками и т.д.). В процессе производства
ванных церковью, т.е. признанных святыми. таких дел создавались многочисленные документы.
В XI в. появляются первые исторические сочинения — летописи. Кроме деловых документов в церквях и монастырях хранились
К сожалению, до наших дней сохранилось чрезвычайно мало рукописи и книги, которые собирались и затем переписывались.
рукописных документов IX—XII вв. (чуть более 130). Эта поистине Работа по переписыванию книг часто выполнялась по заказу на
драгоценная капля позволяет представить, сколь многообразна, основе заключенного договора — «ряда».
трудна и насыщенна была жизнь в те времена. Делопроизводство вели под руководством высшего духовенства
Архивы в период феодализма. Переход к феодальной раздроб­ низшие церковнослужители — «диаки». В целях единообразия де­
ленности предопределил развитие новых культурных центров. Наи­ лопроизводства в митрополии создавались образцы документов.
более ярко это проявилось в летописании. В XII—XIII вв. возника­ Церковных «диаков» стали привлекать в свои канцелярии и свет­
ют летописные традиции в Ростово-Суздальской земле (Влади­ ские феодалы (князья, бояре). Поэтому словом «диак» («дьяк») с
мирский летописный свод, 1177), Галицко-Волынской земле, про­ XIV в. стали называть должностных лиц, ведущих письменное де­
должается летописание в Новгороде. лопроизводство, например: дьяки княжьи, городские, вечевые.
Феодальные княжества и республики не только стали наслед­ Документы церкви хранились при главе русской православной
никами документальных материалов Древнерусского государства, церкви — митрополите и епископах (в митрополичьей и епископ­
но и создавали новые. Так, князья закрепляли жалованными гра­ ских казнах), монастырские документы — в церквях монастырей.
мотами совершавшиеся феодалами (боярами, церковью) захваты
общинных земель. В процессе княжеского суда и управления отла­ 1.2. Архивная деятельность в период складывания
гались судебные протоколы, приговоры и другие документы. Борьба и существования феодальной монархии
между княжествами приводила к заключению договоров, кото­
рые фиксировались в «докончальных» или «крестоцеловальных» В условиях раздробленности русских земель сохранились свя­
грамотах, т.е. письменных договорах, подтвержденных клятвой зующие нити, которые послужили основой для будущего объ­
сторон. единения: это общий язык, правовые нормы, православная вера,
Расширялись связи с другими государствами. Например, Нов­ а также слабые экономические связи между отдельными княже­
город, Псков, Полоцк, Смоленск, Витебск заключали договоры ствами. И наконец, чрезвычайно важным был политический фак­
с торговыми компаниями немецких городов Балтии, помимо тор­ тор — необходимость объединения ради освобождения от ино­
говых заключались и дипломатические соглашения, особенно по­ земного ига.
сле отражения немецко-шведской агрессии в XIII в. С первой половины XIV в. инициатива и главенствующая роль в
Документы в рассматриваемый период начинали играть все объединении всех русских земель переходят на Северо-восток. На
более важную роль в политической, экономической жизни кня­ вторую половину XV - начало XVI в. приходится завершение
жеств, в придании юридической силы различным соглашениям объединения земель вокруг Москвы. В основу строительства нового
между князьями, поэтому в период феодальной раздробленности государства легли деспотические традиции северо-восточной Руси.
зарождается учет и описание документов. Первая опись докумен­ Основой могущества московского князя являлось московское
тов, дошедшая до нас, датируется 1288 г.: это Ипатьевская ле­ боярство, а его права полностью зависели от государя. За великим
топись, содержащая перечневую роспись рукописей и книг. князем московским «и всея Руси» признавалось право свободного
Большое количество ценнейших документов отложилось в церк­ волеизъявления, он обладал всей полнотой законодательной и
вях и монастырях, которые являлись крупными земельными фео­ исполнительной власти.
далами. В XII—XIV вв. монастырские владения расширялись за счет Государева Казна, выполнявшая роль общегосударственного ад­
вкладов («на помин души» или при поступлении в монахи). Вкла­ министративного органа, постепенно становится фактически го­
ды оформлялись духовными и данными грамотами, а также не­ сударственной канцелярией, из которой позже выделились орга­
редко сопровождались передачей в монастырь старых документов. ны отраслевого управления — приказы.

10 11
В Казне хранились документы великого князя. Существенные изменения в XVI в. произошли в организации
С конца 90-х гг. XV в. документы изымаются из государственной церкви. В 1589 г. было учреждено патриаршество — высшая власть в
Казны и передаются в отдельный государственный архив, исто­ православной церкви.
рия деятельности которого приходится в основном на период су­ П р и патриархе в XVI в. возник особый «двор» со своими долж­
ществования Русского централизованного государства. ностными лицами. Через этот аппарат патриарх осуществлял об­
В XVI в. происходит укрепление государства, которое сформи­ щее руководство церковными делами и имуществом церкви.
ровалось в форме монархии с сильной верховной властью. Документацию, сохранившуюся в архивах церквей и монасты­
В основе организации государственного управления в рассмат­ рей, условно можно разделить на две группы: религиозная и хо­
риваемый период было единство судебной и административной зяйственная, составлявшая большую часть.
власти. До середины XVI в. сложились и действовали два общего­ В начале XVII в. в результате польско-литовской и шведской
сударственных ведомства: Белый Дворец и Казна. интервенций церковным архивам был нанесен серьезный урон.
Белый Дворец ведал л и ч н ы м и землями великого князя, воз­ Поэтому судить об их былом составе в наши дни можно л и ш ь по
главлял его дворский (или «дворецкий»). В функции Дворца вхо­ сохранившимся описям и копийным книгам (копии с наиболее
дило и управление отдельными отраслями княжеского хозяйства. важных документов). Кроме того, в архивах церквей и монастырей
По мере присоединения новых земель для управления ими со­ хранились документы светских феодалов, подтверждавшие их права
здавались местные «дворцы», например Казанский дворец (после на владение землей, крестьянами и другим имуществом.
присоединения Казани) и др. Система местного управления в тот период была сложной. По
Казенный двор (Казна) ведал финансовыми вопросами, а также земской реформе 1555 —1556 гг. суд и сбор податей были переданы
государственным архивом и государственной печатью. в ведение «старост», которые избирались посадскими людьми (го­
Постепенно с увеличением и усложнением функций государ­ родскими жителями) и черносошенными крестьянами (не нахо­
ственного управления возникла необходимость в создании специ­ д и в ш и м и с я в крепостной зависимости, а принадлежавшие госу­
альных учреждений, которые руководили военными, иностран­ дарству).
ными, судебными и прочими делами. Так, в середине XVI в. воз­ Судебник 1550 г. возложил на «местную администрацию» (ста­
никают постоянно действующие приказы со своими штатами,
рост, сотских, десятских) обязанность вести «разметные книги»,
внутренней структурой и специальным делопроизводством.
в которых фиксировались имущественное положение и повинно­
Из большого числа приказов, создававшихся в разные годы, сти населения (сборы в государственную казну). Кроме того, на
можно выделить несколько основных групп, объединенных по на­ местах в уездах, делившихся на волости, часто возникали спор­
правлению деятельности:
ные ситуации, связанные с имущественными и земельными пра­
первая группа — военные (Разрядный, Поместный, Стрелец­ вами. Таким образом, жизнь «провинции» находила свое отраже­
кий, Пушкарский, Оружейная палата);
ние в документах местных учреждений. К сожалению, до наших
вторая группа — дворцовые приказы, заведовавшие отдельны­ дней дошли лишь маленькие фрагменты этих документальных ком­
ми отраслями великокняжеского, а затем (с 1547 г.) царского
плексов, утраченных не только в результате войн и стихийных
хозяйства (Казенный, К о н ю ш е н н ы й , Ловчий, Сокольничий, По­
бедствий, но и в немалой степени из-за небрежного хранения.
стельничий);
В связи с ростом феодального землевладения, раздачей при­
третья группа — внешние сношения с иностранными держава­ надлежавших государству («черных») и царскому дворцу («двор­
ми (Посольский приказ);
цовых») земель в поместное и вотчинное владение важное значе­
четвертая группа — финансовые, фискальные приказы для сбора ние приобретало ведение соответствующей документации. Поэто­
налогов и податей (Приказ Большого прихода);
му в имениях светских и духовных феодалов (особенно монасты­
пятая группа — судебно-полицейские приказы (Разбойный, Хо­ рей), а также в государственных учреждениях, как центральных
лопий, Земский);
(приказах), так и местных (приказных воеводских и съезных из­
шестая группа — судебные приказы, которые заведовали су­ бах), составлялись копийные и записные книги актов.
дом на определенных территориях (Московский, Владимирский,
В записных книгах регистрировались акты, устанавливающие
Дмитровский, Казанский).
ф о р м ы зависимости крестьян от землевладельцев («порядные и
Количество приказов постоянно увеличивалось, что было свя­ ссудные записи»), акты на д о л ж н и к о в , отрабатывающих про­
зано с расширением и усложнением функций централизованного
центы со ссуды в хозяйстве землевладельцев («служилые каба­
государства.
лы» и т . д . ) .
12 13
Развитие феодального хозяйства приводило к усложнению Условно архив можно было разделить на две группы материа­
функций вотчинного управления, а следовательно, и к усложне­ лов: изъятых в воссоединенных землях (духовные грамоты вели­
нию текущего делопроизводства в феодальной вотчине. Так, по­ ких и удельных князей) и возникавших в процессе деятельности
являются приходно-расходные книги и другие виды документов. государственных учреждений (документы по истории внутренней
В XVI —XVII вв. в правительственных учреждениях сложилась и внешней политики Русского централизованного государства).
система делопроизводства. П р и к а з н о й аппарат (канцелярия) со­ В Царском архиве отлагались материалы, начиная с XIV в., в том
стоял из дьяков и подьячих, которые вели всю приказную до­ числе документы упраздненных учреждений и наиболее важная до­
кументацию. Существовала «столбцовая» форма приказного де­ кументация XVI в. В конце XVI в. большинство дел из Царского архи­
лопроизводства, выработался и особый стиль письма — ско­ ва было передано в архив Посольского приказа. В начале XVII в.
ропись. (в Смутное время) входившие ранее в состав Царского архива доку­
Столбцами называли ленты бумаги шириной 15 —17 см и раз­ менты сильно пострадали в результате военной интервенции.
личной длины, имевшие несколько склеек. На лицевой стороне
столбца наносился основной текст, а оборотная сторона служила 1.3. Архивная деятельность в Российской империи
для нанесения различных помет, кроме того, переписчик после
завершения дела ставил «справки», т.е. указывал свое имя, а дьяк Архивная деятельность в годы царствования Петра I. К исходу
или подьячий, «вершивший» дело, скреплял столбец «скрепой», XVII в. система государственных учреждений — приказов — из­
т. е. проставлял на местах склеек буквы своего имени и титула. Та­ рядно устарела.
кая система позволяла обезопасить документ от подлогов или ут­ В первой четверти XVIII в. с началом преобразований в области
рат в случае расклейки столбцов. экономики, военного дела, государственного управления приказы
Помимо столбцовой в приказах использовались и другие фор­ были упразднены. Вместо них были созданы коллегии, которые
мы документов — тетради (несколько листов, сшитых в один ко­ ведали определенными участками государственного управления и
решок), грамоты (отдельные наиболее важные правительствен­ распространяли свою деятельность на всю территорию страны. Но­
ные указы или частные сделки). вые центральные учреждения отличал принцип коллегиального об­
Постепенно в работе приказов произошло разделение в хране­ суждения текущих дел. Количество коллегий по сравнению с коли­
н и и подлинников и копий документов. чеством приказов было намного меньше, что сделало управление
Первоначально архивы в приказах располагались в тесных, не­ более эффективным. Документы коллегий содержали информацию
приспособленных помещениях — «казенках». Однако после силь­ об армии и флоте, их строительстве, перевооружении, снабжении,
нейшего пожара в Москве в 1626 г., уничтожившего большое ко­ обучении личного состава, условиях несения военной службы, ходе
личество деревянных построек, в том числе и тех, где располага­ военных действий (фонды Военной коллегии и Адмиралтейства);
лись приказы, в Кремле было построено специальное каменное сведения о финансовом положении России в XVIII в., о формиро­
здание, в котором и разместились уцелевшие архивы приказов. В даль­ вании бюджета страны, о расхищении казенных средств должност­
нейшем именно сюда стали поступать на хранение документы от ными лицами, о сборе налогов, переписи населения (Камер- и
московских приказов. Ревизион-коллегии); о судебной деятельности правительственных
Характерной особенностью работы архивов этого периода было учреждений (Юстиц-коллегия); сведения о раздаче дворянам зе­
то, что потерявшие практическое значение документы, как пра­ мель, о купле-продаже крепостных крестьян и земель, о крестьян­
1
вило, хранились в канцелярии вместе с текущим делопроизвод­ ских восстаниях (Вотчинная коллегия) и т.д. . Все эти документы
ством, т.е. хранилища документов еще не стали самостоятельны­ откладывались в хранилища при коллегиях.
ми структурными подразделениями учреждений. В 1708 г. была проведена реформа местного управления, в ре­
Для истории архивного дела Русского централизованного го­ зультате которой государство было поделено на губернии. Также
сударства особое значение имеет Царский (или государственный) была проведена городская реформа, целью которой было упоря­
архив, который в XVI в. занимал центральное место среди храни­ дочить управление городами. Центральным учреждением, ведав­
л и щ письменных материалов. ш и м управлением в городах, стал Главный магистрат, а на местах
Текущими делами архива руководили думные дьяки. Докумен­ были учреждены городские магистраты.
ты в архиве хранились в ящиках, в каждом из которых находились
1
грамоты, книги, тетради, столбцы, а в некоторых — архивы быв­ См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путево­
ших независимых земель. дитель: В 4 т. - Т. 1. - М., 1991.

14 15
В хранилищах при вновь созданных местных учреждениях скон­ губернатор, обладавший чрезвычайно широкими властными пол­
центрировались документы предшествующих органов местного са­ номочиями.
моуправления, а также стали откладываться документы учрежде­ Финансовые вопросы в губернии находились в ведении Казен­
ний, пришедших им на смену: в губерниях — при губернских кан­ ной палаты, а в уездах — казначейств. В связи с этим были упразд­
целяриях, в провинциях — при провинциальных канцеляриях, в нены Камер- и Ревизион-коллегии.
уездах — при земских комиссарах. В 1721 г. был образован Синод Были созданы сословные судебные учреждения: Верхний зем­
во главе со светским лицом. Таким образом, произошло подчине­ ский суд для дворян, Губернский магистрат для горожан и Верх­
ние церкви государству, ее превращение в часть государственного н я я расправа для государственных крестьян.
аппарата. В фондах Сената, Синода, Кабинета министров, Вер­ Уголовная и гражданская палата судили все сословия.
ховного тайного совета и других высших органов власти, возни­ В отдельную административную единицу управления были вы­
кавших в период дворцовых переворотов, хранились ценнейшие делены города. Во главе города стоял городничий.
сведения о внутренней и внешней политике XVIII в., а также Городское собрание избирало городского главу и представите­
личные документы императоров и императриц, сменявших друг лей судебных учреждений. Распорядительным органом сословного
друга на престоле. самоуправления в городе стала городская Дума. В период между
Таким образом, происшедшие преобразования отразились на собраниями Думы ее функции передавались исполнительному
развитии архивного дела в стране. Начали создаваться архивохра­ органу — шестигласной Думе, включавшей по одному гласному
нилища при новых высших, центральных и местных учреждени­ (депутату) от каждого разряда городского населения.
ях, а также предпринимались попытки организовать хранение до­ Таким образом, реформа унифицировала органы местной адми­
кументов упраздненных учреждений и документов, утративших нистрации, усилила централизацию власти, укрепила диктатуру дво­
свое оперативное значение в повседневной работе действующих рянства в центре и на местах. Сложившаяся в результате реформ
учреждений. система местных органов государственного управления просущество­
Под влиянием развития книгопечатания и в целях улучшения вала до 60-х гг. XIX., а введенное Екатериной II административное
сохранности документов в делопроизводство стало внедряться ве­ деление страны оставалось практически неизменным до 1917 г.
дение дел на листах книг и тетрадей. В 1700-1726 гг. столбцовое Создание новых губернских учреждений, предусмотренных ека­
делопроизводство было отменено, и документы приняли знако­ терининскими реформами, растянулось на несколько лет. Ликви­
мую для нас форму. дированные в их результате учреждения должны были сдать окон­
Важно отметить, что в результате петровских реформ государ­ ченные дела в Санкт-Петербургский государственный архив ста­
ственного аппарата архивы были отделены от канцелярий учреж­ рых дел, имевший самостоятельное положение: архив находился
дений и стали самостоятельными структурными подразделения­ в ведении Сената (просуществовал с 1781 по 1834 г.).
ми. Юридически это было закреплено в Генеральном регламенте По такой же схеме происходила концентрация «решенных дел»
1720 г., по которому предусматривалась обязательная сдача уч­ в Москве — они были сосредоточены в Московском государст­
реждениями документов в архивы по истечении определенного венном архиве старых дел.
срока. Следует отметить, что дела московских ликвидированных уч­
П о д о б н а я ситуация существовала до 70-х гг. XVIII в., когда в реждений находились в лучшем состоянии, чем петербургских,
результате р е ф о р м ы государственного аппарата ( 1 7 7 5 - 1 7 8 5 ) , которые сильно пострадали во время наводнения 1777 г. В Москве
п р о в е д е н н о й в царствование Е к а т е р и н ы II ( 1 7 6 2 - 1 7 9 6 ) , коли­ дела принимались на хранение в упорядоченном состоянии — по
чество местных учреждений и соответственно архивов при них описям и реестрам (однако не следует думать, что в Москве все
возросло. дела находились в образцовом порядке, и среди них было множе­
Архивная деятельность в годы царствования Екатерины II. В годы ство поврежденных из-за небрежного хранения).
правления Екатерины II был разработан проект нового управле­
ния губерниями — «Учреждения для управлениями губерниями В конце XVIII в., в годы правления Павла I (1796-1801), в результате
Всероссийской империи» (1775), в соответствии с которым стра­ восстановления деятельности части упраздненных коллегий часть доку­
на была разделена на 50 губерний (вместо 23 прежних). Провин­ ментов была вновь рассредоточена по учреждениям. Таким образом, по­
ции упразднялись. Столичные губернии (Москва, Санкт-Петер­ пытка концентрации архивных п г и г у м с н т п н упрячпнр.нных учпежгтений
бург), а также крупные регионы из 2 - 3 губерний образовывали оказалась непродолжительной по времени и л о к а № Н 9 Й ^ Ш ^ р т # б М я д * ы ^
наместничества во главе с наместником. Во главе губернии стоял двух государственных архивах. ? Кокшетау облыстьщ f **бебаа *j
. i гылыми кггапханасы JB
16
u
1 U Кокчетавская о6лас-М*я "**
универсальная научная библиотека
км. М. Жумабаева
В XVIII в. причиной создания архивохранилищ были не только нием законности в стране и за деятельностью административных
реформирование государственного аппарата, но и другие не ме­ органов.
нее важные исторические события. Так, по Манифесту 1765 г. на­ В 1810 г. был создан законосовещательный Государственный
чалось межевание земель. Нуждаясь в поддержке дворянства, Ека­ совет, на котором рассматривались новые законопроекты и важ­
терина II, проводя генеральное межевание земель, закрепляет за нейшие государственные дела, связанные с внутренней и внеш­
ним не только те земли, на которые оно имело юридические пра­ ней политикой России. Решения совета получали силу закона толь­
ва, но и земли, самочинно захваченные. ко после утверждения их императором.
Для проведения межевания при Сенате была учреждена Меже­ В 1811 г. было принято «Общее учреждение министерств», кото­
вая экспедиция, а в губерниях — межевые канцелярии или конторы. рое регламентировало структуру и все направления деятельности
Московская межевая канцелярия сыграла важную роль в создании министерств, в том числе и обязательное создание при министер­
Межевого архива в 1768 г. В нем сконцентрировались планы, карты, ствах архивов. Подразумевалось, что архивы будут существовать при
атласы, межевые книги, экономические примечания (объяснитель­ каждом департаменте министерства и подчиняться непосредствен­
ные записки к картографическим материалам); поверочные пла­ но директору департамента. На практике это решение привело к
1
ны, чертежи, судебные решения и другие ценнейшие документы . созданию большого количества и дробности ведомственных архи­
Комплекс документов, связанных с помещичьим землевладе­ вов. Министерские архивы оказались без единого руководства, что
нием, ранее хранившихся в Поместном приказе, а затем передан­ и было зафиксировано в 1820 г. в указе Сената.
ных в Вотчинную коллегию, имел огромное значение для под­ Много документов, особенно в Москве, погибло в Отечествен­
тверждения прав на землю. В связи с важностью этих документов ную войну 1812 г. Так, многие дела Коллегии иностранных дел,
по указу Екатерины II в 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный Разрядно-Сенатского, Поместно-Вотчинного и Межевого архи­
архив. Его основу составили документы центральных поместно- вов были уничтожены или испорчены французами. Упорядочение
вотчинных учреждений XVI-XVIII вв. (указы Сената, протоколы сохранившихся дел происходило в последующие десятилетия край­
и журналы заседаний коллегий и присутствия Вотчинного депар­ не медленно.
тамента, материалы о купле-продаже крестьян, а также комплекс В начале XIX в. в Военном министерстве были созданы два
документов по межеванию). Состав документов делал этот архив исторических архива: Военно-топографическое депо (позже по­
2
тематически близким Межевому архиву . лучил название Военно-ученый архив) и Московское отделе­
Архивная деятельность в XIX в. В конце XVIII в. и особенно в ние инспекторского департамента (позже назывался архив Глав­
первой половине XIX в. в России проявляется кризис феодаль­ ного штаба). Вместо Государственного архива Коллегии иност­
но-крепостнических отношений, в недрах которых зарождались ранных дел в июне 1834 г. был создан Государственный архив
элементы капиталистического уклада. Министерства иностранных дел. Важнейшее событие произо­
В начале XIX в. правительство Александра I (1801 — 1825) было шло в 1852 г., когда был создан М о с к о в с к и й архив Министер­
вынуждено под давлением объективных обстоятельств приступить ства юстиции ( М А М Ю ) , так к а к впоследствии и м е н н о этот ар­
к модернизации страны. В этой связи был проведен ряд реформ хив стал своеобразным методическим центром, определявшим
государственного управления. работу архивов.
Коренным изменениям подвергся центральный аппарат влас­ После отмены в 1861 г. крепостного права с особой остротой
ти. Вместо коллегий вводились министерства, в которых министр встал вопрос о реформе управления на местах.
являлся единоличным руководителем и подчинялся непосредст­ В 1864 г. были созданы выборные органы власти в масштабе
венно императору. Министерства имели подчиненные им учреж­ губерний — земские учреждения (земства), которые являлись не
дения на местах. Это позволило лучше организовать руководство только выборными, но и всесословными органами. Земства за­
той или иной отраслью государственного управления. нимались хозяйственными и культурными вопросами на терри­
Изменились функции Сената, он стал высшим судебным орга­ тории губернии, однако они не имели административной власти
ном империи, на него также был возложен контроль за соблюде- и зависели от государственных органов, особенно от местной
полиции.
По образцу земских учреждений в 1870 г. было перестроено и
См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путеводи­
тель: В 4 т. - Т. 1. - М., 1991. городское самоуправление. Выборные органы городской Думы за­
2
См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путеводи­ нимались вопросами городского благоустройства, здравоохране­
тель: В 4 т. - Т . 2. - М., 1991. ния, просвещения.

18 19
Судебная реформа 1874 г. провозглашала независимость суда от кументов. Особенно это было распространено после проведения
администрации (судья назначался правительством, но мог быть реформ 1861 г., когда началось варварское уничтожение докумен­
отстранен от должности только по суду), гласность (на судебных тов дореформенных учреждений («бумагу» сдавали на переработ­
заседаниях могли присутствовать пресса и публика) и всесослов- ку на фабрики, а чиновники, перевыполнившие своеобразный
ность (т.е. единый суд для всего населения). «план по сдаче», получали вознаграждение, что было неплохим
Реформирование судебной системы России привело к созда­ дополнением к маленькому жалованью чиновников низших раз­
нию специальных судебных органов. рядов).
Все эти изменения сказались и на состоянии архивной сферы в Научная общественность пыталась обратить внимание прави­
стране. тельства на совершенно недопустимое отношение к архивам. Так,
В 1872 г. был создан Московский дворцовый архив, в который Второй археологический съезд в 1872 г. ходатайствовал перед пра­
была включена и коллекция документов Оружейной палаты. Че­ вительством об образовании особой комиссии для выработки об­
рез 10 лет, в 1882 г., подобный архив был создан в Санкт-Петер­ щих правил работы архивов. В ответ на ходатайство в 1873 г. была
бурге, а в 1888 г. Московский и Петербургский дворцовые архивы учреждена комиссия из 28 ведомств и ученых учреждений, основ­
были объединены в архив Министерства двора. ная задача которой состояла в написании положения о Главной
Таким образом, начиная со второй четверти XIX в. в ряде наи­ архивной комиссии как правительственном учреждении, должен­
более важных министерств происходит концентрация документов ствовавшем объединить управление архивами разных ведомств и
и создание единого архива. подчинить их однообразным правилам хранения и пользования.
Более сложным было положение архивов в местных органах В предлагаемом положении помимо основного требования — уч­
управления. Так, в годы правления императора Павла I (1796 — редить Главную архивную комиссию — предлагалось также учре­
1801) были изданы два указа: в 1798 и 1800 гг., по которым дить для всех ведомств общие архивы в губернских городах, а в
предписывалось в каждой губернии создать три архива: при гу­ общих архивах учредить особые комиссии для разбора местных
бернском правлении, судебной палате и казенной палате, что документов под наблюдением Главной архивной комиссии.
должно было обеспечить хотя бы минимальную сохранность до­ Эта рекомендация была осуществлена л и ш ь в апреле 1884 г.,
кументов местных органов власти. Однако в начале XIX в., при когда были учреждены губернские ученые архивные комиссии
проведении реформ управления, требования, предъявляемые к (ГУАК), на которые возлагалась задача разбора материалов мест­
созданию провинциальных архивов, изменились. В 1820 г. «Об­ ных государственных учреждений, отбора материалов для уничто­
щее губернское учреждение» регламентировало создание архива жения и формирования местных исторических архивов. Комиссии
при каждом местном учреждении, но недостаток ф и н а н с о в , при­ были в ведении Министерства внутренних дел, подчинялись гу­
способленных помещений и подготовленных для архивной рабо­ бернаторам и состояли из местных чиновников.
ты ч и н о в н и к о в на практике приводил к тому, что архивы на ГУАК были созданы в 41 губернии России и просуществовали
местах были в заброшенном состоянии, поэтому многие доку­ до 1918 г. Фонды архивных комиссий ныне хранятся почти в каж­
менты погибли. дом областном или краевом архиве, составляя ценную часть мате­
Кроме того, «бумажный бум», охвативший в начале века уч­ риалов дореволюционного периода.
реждения, и особенно центральные министерства, привел к тому, Архивная деятельность в начале XX в. В годы Первой мировой
что архивы оказались переполненными документами различной войны (1914-1918) многие архивы понесли существенные поте­
ценности. В этих условиях правительство приняло ряд решений, ри, так как не были своевременно эвакуированы; сократились и
оказавшихся губительными для архивов. Архивные фонды стали без того малые ассигнования на нужды архивного дела в стране.
спешно «переселять» из одного помещения в другое, менее загру­ После свержения монархии в марте 1917 г. были предприняты
женное. Это привело к рассредоточению единых архивных комп­ попытки чиновниками государственного аппарата уничтожить
лексов, путанице, потерям. Другой, не менее пагубной практи­ документы, компрометирующие действия властей. Наибольший
кой хранения документов было использование заброшенных, пу­ ущерб был нанесен архивам полицейских охранных отделений,
стующих и совершенно не приспособленных для хранения поме­ судов. Уничтожались важные документы, и в первую очередь —
щений. Подобная практика была характерна как для крупных, сто­ агентурные.
личных и губернских, центров, так и для провинции. Таким образом, хотя в дореволюционной России и сложилась
И наконец, третья, самая губительная и практически бесконт­ значительная сеть архивов, над ними не было единого руководя­
рольная, «разгрузка архивов» была связана с уничтожением до- щего органа, все они находились в подчинении различных ве-

20 21
домств. Дореволюционная Россия была одним из немногих евро­ За пределами главы остается история ведомственных архивов,
пейских государств, в котором не произошла централизация ар­ включая систему партийных архивов, так как они требуют от­
хивного дела, хотя подобные проекты предлагались правитель­ дельного изучения.
ству учеными. До начала 1918 г. государственное строительство связывалось с
И все-таки, несмотря на имевшиеся недостатки в работе исто­ подготовкой Учредительного собрания России. Однако отрицание
рических архивов, они сыграли важную роль в сохранении наибо­ руководством Р С Д Р П ( б ) и его лидером В.И. Л е н и н ы м буржуаз­
лее ценных исторических документов, которые дошли до наших ного парламентаризма как формы правления привело к разгону
дней. 7 января 1918 г. Учредительного собрания. Началось ускоренное
становление новой, советской государственности.
Наряду с созданием «карающих мечей революции» — мили­
1.4. Архивная деятельность в советский и постсоветский
ции, народных судов, революционных трибуналов, чрезвычай­
периоды ных комиссий — шел процесс создания единой системы Советов,
ставших с октября 1917 г. основой государственной власти.
Прежде чем начать знакомство с историей архивного дела в Н а п о м н и м , что п о л е н и н с к о й к о н ц е п ц и и государственно-
Р С Ф С Р и затем С С С Р , кратко коснемся истории становления и ти к о м м у н и с т и ч е с к а я партия я в л я л а с ь ведущей п о л и т и ч е с к о й
развития нового государства на территории России — Р С Ф С Р и сновой общества, играла руководящую роль в политической си-
затем С С С Р . теме страны. Ее влияние от десятилетия к десятилетию все более
Становление советской государственности. Двадцатый век в ис­ озрастало, и, по сути, партийные органы, формально я в л я я с ь
тории нашей страны в целом и в истории отечественного архив­ б щ е с т в е н н ы м и о р г а н и з а ц и я м и , в л и я л и на все с т о р о н ы ж и з -
ного дела как ее составной части оказался наиболее насыщенным и государства и общества. Р е ш е н и я партии были обязатель-
событиями, коренным образом повлиявшими на все стороны го­ ы м и к и с п о л н е н и ю всеми ветвями советского государствен-
сударственной, политической, общественной, экономической и ого аппарата.
культурной жизни. Войны, революции, смены политического Государственные учреждения и общественные организации
строя, распад, восстановление и вновь распад единой страны — олее семи десятилетий составляли основу политической систе-
так началось и так закончилось двадцатое столетие. 1Ы С С С Р , служили инструментом управления обществом.
В первые два десятилетия XX в. в России произошли сразу три В своем развитии советский государственный аппарат прошел
революции (1905—1907 гг., Февральская и Октябрьская в 1917 г.), есколько этапов, каждому из которых была свойственна своя
результатом каждой из которых были значительные изменения не истема высших, центральных и местных органов власти и управ-
только государственного аппарата, но и государственного строя ения.
страны. Высшими органами с 1917 по 1922 г. являлись: Всероссийский
И если революция 1 9 0 5 - 1907 гг. не привела к свержению су­ ъезд Советов — верховный орган государственной власти; Всерос-
ществующего государственного строя, то результатом февраль­ ийский центральный исполнительный комитет (ВЦИК) — ис-
ской буржуазно-демократической революции было свержение мо­ олнительный орган съезда и носитель высшей власти в период
нархии, а результатом Октябрьской революции — провозглаше­ дежду съездами; Совет Народных Комиссаров ( С Н К ) — прави-
ние социалистического государства — Р С Ф С Р , а затем С С С Р . ельство, исполнительно-распорядительный орган управления; на­
Итак, 25 октября (по старому стилю) 1917 г. в истории России родные комиссариаты — центральные органы управления отдель­
начался новый, советский, период истории. ными отраслями государственной жизни; Советы на местах — мест­
Насыщенная событиями история советского периода остается ные органы государственной власти и управления.
за рамками главы. Основное внимание будет уделено государст­ После образования в декабре 1922 г. единого союзного государ­
венному строительству, и особенно высшим и центральным орга­ ства — Союза Советских Социалистических Республик (СССР) —
нам власти, в документах которых отразилось все многообразие были созданы общесоюзные органы власти: всесоюзные съезды
этого периода. Это связано с тем, что основным предметом наше­ Советов и Центральный исполнительный комитет ( Ц И К ) СССР.
го изучения является складывание в советский период государст­ 8 союзных и автономных республиках высшими органами власти
венной архивной службы, которая, собственно, и сосредоточила явились республиканские съезды Советов и Ц И К . Такая система
в своих архивохранилищах в основном «государственную» часть государственного управления существовала до принятия Консти­
истории. туции С С С Р 1936 г.

22 23
Конституция 1936 г. внесла существенные изменения в систе­ рых предлагалось взять под охрану архивы местных учреждений,
му общесоюзных и республиканских органов власти. Прекратили ликвидированных после установления советской власти.
свое существование Всесоюзные съезды Советов. С 1936 г. выс­ 2 апреля 1918 г. был создан Ц е н т р а л ь н ы й комитет по управ­
ш и м общесоюзным органом государственной власти стал Вер­ л е н и ю архивами. На него была возложена ф у н к ц и я по времен­
ховный Совет С С С Р (просуществовал до 1991 г.), состоявший ному управлению архивами, а также поставлена задача по раз­
из двух равноправных палат: Совета Союза и Совета Националь­
работке нормативного документа о р е о р г а н и з а ц и и архивного
ностей.
дела в стране.
В 1946 г. наркоматы были переименованы в министерства, а Буквально через несколько месяцев, 1 июня 1918 г., Совет
С Н К С С С Р — в Совет Министров С С С Р . Народных Комиссаров Р С Ф С Р принял Декрет о реорганизации и
Характерной особенностью государственного аппарата совет­ централизации архивного дела в Российской Социалистической
ского периода в 2 0 - 4 0 - е гг., а также в конце 80-х — начале 90-х гг. Федеративной Советской Республике, который многие десятиле­
XX в. было создание чрезвычайных (не предусмотренных Консти­ тия был основополагающим законодательным актом в организа­
туцией) органов, наделенных особыми полномочиями. 1
ции архивного дела в СССР .
В конце 80-х гг. XX в. произошли важные изменения в государ­ В декрете были заложены принципиальные изменения в орга­
ственном управлении С С С Р . 1 декабря 1988 г. были приняты два н и з а ц и и архивного дела в стране, которые заключались в следу­
закона — «Об изменениях и дополнениях Конституции (Основно­ ющем: все архивы правительственных учреждений должны были
го закона) С С С Р » и «О выборах народных депутатов С С С Р » , быть ликвидированы как ведомственные учреждения, хранящиеся
14 марта 1990 г. — закон «Об учреждении поста Президента С С С Р в них дела и документы должны были войти в Е д и н ы й государ­
и внесении изменений и дополнений в Конституцию (Основной ственный архивный ф о н д (ЕГАФ), заведование ЕГАФ возлага­
закон) СССР». На основании этих законов была установлена но­ лось на Главное управление архивным делом, или Главархив.
вая структура высших органов власти: Президент С С С Р — Съезд
Таким образом, провозглашалась централизация архивного дела
народных депутатов С С С Р — Верховный Совет С С С Р — Совет
Федерации — Комитет конституционного надзора. в стране.
Перед Главархивом стояли очень сложные задачи по проведе­
Таким образом, была проведена реформа политической систе­
нию учета документов, подлежащих хранению в ЕГАФ: обеспече­
мы СССР, остававшаяся практически неизменной с 30-х гг. XX в.,
ние их сохранности и перевозка в государственные архивы; орга­
однако просуществовала она недолго.
низация использования документов; контроль за сохранностью до­
8 декабря 1991 г. руководители трех республик ( Р С Ф С Р , УССР,
кументов в учреждениях; первичная научно-техническая обработ­
Б С С Р ) , входивших в состав С С С Р , тайно собрались в Беловеж­
ка документов, поступавших в архивы. Для проведения этой рабо­
ской пуще и заявили, что С С С Р прекращает свое существова­
ты в Главархиве была создана инспекторская группа, в губерн­
н и е ; соответственно была п р е к р а щ е н а деятельность органов
ских городах организацией архивного дела в этот период занима­
СССР.
лись отделы народного образования.
Так прекратил свое существование Союз Советских Социали­
Декрет от 1 и ю н я 1918 г. установил составные части ЕГАФ:
стических Республик и началась история Российской Федерации,
национализированные бывшие ведомственные исторические ар­
становление государственности которой в последнее десятилетие
хивы; дела ликвидированных учреждений царского и Временного
XX в. протекало весьма бурно, порой драматично.
правительств; в перспективе — дела вновь организованных совет­
Архивное дело в РСФСР. Все эти изменения в государствен­
ских учреждений, оконченные делопроизводством и утратившие
ной, политической, экономической сферах неизбежно должны
оперативное значение.
были отразиться и на развитии архивного дела в стране. Рассмот­
Кроме документов государственных учреждений на учет бра­
рим, как это было.
лись также материалы организаций, ликвидированных первыми
После Октябрьской революции 1917 г. новые органы власти в декретами советского правительства.
центре и на местах приняли меры по охране архивов ликвидиро­ 31 марта 1919 г. С Н К Р С Ф С Р издал Декрет о губернских архив­
ванных учреждений царского и временного правительств. 2
ных фондах (положение), юридически оформивший их создание .
Историческим ведомственным архивам в Москве и Петрограде
были выданы специальные документы, сохранявшие за ними по­ 1
См.: Основные декреты и постановления советского правительства по архив­
мещения. Из наркоматов в соответствующие по подчиненности ному делу 1918-1982 гг. - М., 1985. - С. 6 - 7 .
ведомства в губерниях были направлены распоряжения, в кото- 1
См.: Там же. - С. 8 - 9 .
24 25
Состав ЕГАФ в 1917—1918 гг. постоянно расширялся за счет сти. В АОР были также переданы материалы по истории Октябрь­
национализации предприятий и отраслей промышленности, част­ ской революции и Гражданской войны (1918— 1920).
ных и акционерных банков. Постепенно происходило расширение и усложнение задач, сто­
По Декрету о земле (1917) и Декрету об отделении церкви от явших перед архивным ведомством, что требовало реорганизации
государства и школы от церкви (1918) в собственность государст­ его управления. Поэтому 30 января 1922 г. декретом В Ц И К было
1
ва перешли церковные и монастырские архивы. Среди этих доку­ утверждено Положение о Центральном архиве РСФСР . В соответ­
ментов были летописи, старопечатные книги, сборники древних ствии с Положением все архивные учреждения были объединены
сочинений и сказаний — все, что представляет исключительную в Центральный архив Р С Ф С Р (Центрархив), находившийся в ве­
культурную ценность. дении В Ц И К .
27 марта 1919 г. С Н К Р С Ф С Р утвердил декрет «Об архивах и На Центрархив Р С Ф С Р возлагалось общее руководство по ор­
1
делах расформированной прежней армии» , а 29 июля того же ганизации архивной части и текущего делопроизводства в прави­
года — декрет «Об отмене права частной собственности на архивы тельственных учреждениях Р С Ф С Р . Специальный раздел Поло­
русских писателей, композиторов, художников и ученых, храня­ жения был посвящен составу Единого государственного архивно­
2
щихся в библиотеках и музеях» . В соответствии со вторым декре­ го фонда, который соответственно содержанию входящих в его
том все архивы и дела расформированных частей, штабов и уп­ состав архивных материалов разделялся на секции: политическую,
равлений армии, относящиеся к периоду Первой мировой войны экономическую, юридическую, историко-культурную, военно-
(1914—1918), должны были быть немедленно приняты на местах морскую.
военными комиссарами под свою охрану. Создание государственных архивов и особого органа управ­
Все вышеперечисленные документы касались истории Россий­ ления архивным делом (Центрархива) подчеркивало общего­
ской империи и Временного правительства. сударственную значимость архивов и д о л ж н о было ограничить
Столь же серьезное внимание правительство Р С Ф С Р уделяло по­ ведомственный произвол в уничтожении документов. Такому
ступлению в ЕГАФ документов новой эпохи. В этой связи 22 апреля п о л о ж е н и ю в архивном деле способствовал также и з д а н н ы й
1919 г. С Н К Р С Ф С Р принял Декрет «О хранении и уничтожении В Ц И К в 1926 г. Декрет о приведении в п о р я д о к и сдаче в Еди­
архивных дел», в котором предусматривалось ограничение хране­ н ы й государственный архивный ф о н д архивных материалов за
2
ния оконченных дел в учреждениях, профессиональных и коопе­ 1917—1921 гг. . Дополнением к нему послужил Декрет С Н К
ративных организациях сроком до пяти лет. По истечении этого Р С Ф С Р от 13 марта 1926 г. «О сдаче центральному архиву Р С Ф С Р
срока оконченные дела должны были поступать в соответствующее архивных материалов». В нем указывалось, что п о м и м о докумен­
государственное хранилище. Из комплекса дел, подлежащих пере­ тов учреждений и общественных о р г а н и з а ц и й дореволюцион­
даче в государственные архивы, предусматривалось выделение для ного и советского периодов, перечисленных в ранее принятых
уничтожения групп дел, не имевших научной или иной ценности. декретах, передаче в Центрархив подлежат следующие матери­
Однако на практике ситуация была сложнее и не всегда вписыва­ алы: всех национализированных и муниципализированных про­
лась в рамки закона. (Подробнее об этом — в соответствующем раз­ мышленных, кредитных и торговых учреждений и предприятий
деле по комплектованию и экспертизе ценности документов.) за время, предшествующее н а ц и о н а л и з а ц и и или муниципали­
Важное место в деятельности Главархива было уделено сбору зации; всех учреждений Временного правительства и всех контр­
материалов по истории Октябрьской революции. В 1919—1920 гг. в революционных правительств и о р г а н и з а ц и й , претендовавших
этой работе активно участвовали губернские архивные фонды, на государственную власть на территории бывшей Р о с с и й с к о й
губернские исполнительные комитеты Российской Коммунисти­ и м п е р и и ; церквей, монастырей, дворцов, бывшей царской фа­
ческой партии большевиков ( Р К П (б)). Специально для хранения милии и национализированных усадеб; бесхозные архивные ма­
этих материалов в 1920 г. был создан Архив Октябрьской револю­ териалы. Все учреждения и лица, ф а к т и ч е с к и владевшие пере­
ции (АОР), в который стали поступать документы съездов Сове­ ч и с л е н н ы м и в декрете материалами, о б я з а н ы были сдать их ар­
тов, сессий В Ц И К , Совета Народных Комиссаров и других ор­ хивным органам. Значение этого документа в истории станов­
ганизаций, содержащие сведения о первых годах советской вла- ления архивного дела в советский период и ф о р м и р о в а н и я го-

1 1
Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­ См.: Основные декреты и постановления советского правительства по архив­
му делу 1918 — 1982 гг. - С. 7 - 8 . ному делу 1918-1982 гг. — С. 1 3 - 1 6 .
Там же. — С. 11. См.: Там же. — С. 1 8 - 2 0 .

26 27
сударственного архивного фонда страны заключается в том, что Вскоре к нему был присоединен существовавший с 1926 г. Фото­
в нем были указаны материалы (документы) всех категорий уч­ киноархив. Так появился Центральный фотофонокиноархив СССР.
реждений, организаций, п р е д п р и я т и й и частных л и ц , подле­ В 1933 г. из ведения ЦАУ Р С Ф С Р в ведение ЦАУ С С С Р были
жащие к о н ц е н т р а ц и и в ЕГАФ. переданы Архив Красной Армии и Военно-исторический архив.
Декреты Совнаркома Р С Ф С Р и В Ц И К по архивному делу имели С этого момента он стал называться Центральным архивом. В пер­
силу только на территории Российской Федерации. Однако союз­ вую очередь перевод из статуса республиканских в статус общесо­
ные республики в некоторых вопросах организации архивной сферы юзных (центральных) коснулся архивов Р С Ф С Р .
следовали опыту Р С Ф С Р . Представители органов управления ар­ Для выполнения архивной работы, требующей специальных
хивным делом Р С Ф С Р приезжали в республики и непосредствен­ профессиональных знаний, необходимы были подготовленные спе­
но на месте оказывали методическую помощь. циалисты, поэтому 3 сентября 1930 г. по постановлению Ц И К и
Архивное дело в СССР в довоенный период. 10 апреля 1929 г. С Н К С С С Р был создан Институт архивоведения. К работе инсти­
постановлением Ц И К С С С Р и Совета Народных Комиссаров тут приступил с апреля 1931 г. в здании Центрархива С С С Р на
С С С Р было создано Центральное архивное управление Союза С С Р улице 25 Октября, 15 (ныне Никольская, 15). В 1933 г. он был пере­
(ЦАУ СССР) для общего направления и объединения деятельности именован в Историко-архивный институт, позже — в Москов­
центральных архивных управлений союзных республик по заведо­ ский государственный историко-архивный институт (МГИАИ), а
1
ванию архивными фондами общесоюзного значения . в 1991 г. вошел в состав Российского государственного гуманитар­
Архивными фондами общесоюзного значения были признаны: ного университета (РГГУ). За многие десятилетия своего сущест­
- документы съезда Советов, Центрального Исполнительного вования институт подготовил квалифицированные кадры специ­
Комитета и Совета Народных Комиссаров Союза С С Р , народных алистов, а также внес значительный вклад в разработку научных
комиссариатов Союза С С Р и прочих общесоюзных учреждений и и методических проблем истории, архивоведения, источникове­
организаций; дения, археографии и других дисциплин.
- архивные материалы, относившиеся к Февральской револю­ Помимо организации сети центральных архивов в 1930-е гг. уде­
ции 1917 г., по установлению Советской власти на территории лялось внимание созданию сети местных архивов и ведомствен­
Союза С С Р , по истории Рабоче-Крестьянской Красной Армии и ному хранению документов. Так, 5 февраля 1936 г. вступило в силу
Гражданской войны; Постановление Ц И К С С С Р и С Н К С С С Р «Об упорядочении ар­
- архивы центральных правительственных учреждений и обще­ хивного дела в народных комиссариатах и центральных учрежде­
ственных организаций, действовавших до 1917 г. В дальнейшем ниях Союза ССР». Важно отметить, что постановление содержало
состав общесоюзных фондов должен был увеличиваться. Подоб­ перечень документов и материалов, подлежащих обязательному
ные решения должны были утверждаться специальными поста­ 1
отбору для архивного хранения .
новлениями Ц И К С С С Р . Таким образом, в основу организации архивного дела в С С С Р
Первоначально компетенция общесоюзного архивного органа были положены принципы централизации и недробимости архив­
была ограничена несколькими направлениями деятельности: учет ных фондов (к сожалению, на практике принцип недробимости
фондов общесоюзного значения; руководство постановкой архив­ часто нарушался).
ного дела в центральных органах С С С Р ; согласование мероприя­ По Конституции 1936 г. произошли изменения в государст­
тий республиканских ЦАУ по постановке архивной части дело­ венном аппарате С С С Р . Были упразднены Ц И К С С С Р , Ц И К
производства в местных органах. Однако постепенно ЦАУ С С С Р союзных и автономных республик, их местные органы, в веде­
стало развивать одно из важнейших направлений, входивших в
нии которых находились архивные учреждения. С 1938 г. по по­
его компетенцию, — создание архивов общесоюзного значения.
становлению Президиума Верховного Совета С С С Р Централь­
Начало этому процессу было положено 7 декабря 1932 г., ког­ ное архивное управление С С С Р было передано в ведение На­
да по постановлению Ц И К С С С Р при ЦАУ С С С Р был создан родного комиссариата внутренних дел С С С Р .
2
Центральный государственный архив звуковых записей . После передачи архивного дела в ведение НКВД С С С Р Цент­
ральное архивное управление С С С Р было преобразовано в Глав­
См.: Основные декреты и постановления советского правительства по ар­ ное архивное управление (ГАУ) Н К В Д С С С Р .
хивному делу 1 9 1 8 - 1982 гг. — С. 22-24.
1
См.: Сборник руководящих материалов по архивному делу ( 1 9 1 7 - 1941 гг ) — См.: Основные декреты и постановления советского правительства по ар­
М., 1 9 6 1 . - С . 79-80.
хивному делу 1918-1982 гг. - С. 24-27.
28 29
В 1939 г. центральные архивные управления союзных и авто­ водящие посты работников, зачастую не являвшихся специали­
номных республик были преобразованы в архивные отделы на­ стами, далеких от п о н и м а н и я проблем архивоведения; сущест­
родных комиссариатов внутренних дел этих республик, а архив­ венное ограничение допуска исследователей к документам, что
ные управления краев и областей — в архивные отделы управле­ сказывалось на уменьшении объема и тематики научных иссле­
н и й внутренний дел. Лишь в Р С Ф С Р не было создано республи­ дований.
канского архивного отдела, его функции были переданы Главно­ Архивное дело в С С С Р в послевоенный период. Развитие архив­
му архивному управлению, что нарушало права республики. ного дела С С С Р в 1940-е гг. было предопределено Великой Отече­
Передача ГАУ Н К В Д С С С Р руководства всеми направлени­ ственной войной 1941 —1945 гг. На первый план вышли проблемы
я м и архивного дела создала условия для жестко централизован­ физического сохранения документального наследия страны: эва­
ного управления архивной сферой через отделы Н К В Д союз­ куация, реэвакуация и последующая за этим первичная научно-
ных республик, так как архивные управления являлись их струк­ техническая обработка, розыск и возвращение документов, выве­
турными подразделениями, а ГАФ Р С Ф С Р находился вместе с зенных оккупантами.
о б щ е с о ю з н ы м и архивами в н е п о с р е д с т в е н н о м в е д е н и и ГАУ С конца 1940-х — начала 1950-х гг. XX в. начинается активное
НКВД СССР. выявление документов для использования их в народнохозяйствен­
В марте 1941 г. Совнаркомом С С С Р было утверждено Положе­ ных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт,
ние о Государственном архивном фонде (ГАФ) С С С Р и сети го­ коммуникаций, электростанций, памятников архитектуры, при
сударственных архивов С С С Р . В состав ГАФ С С С Р были включе­ поиске полезных ископаемых и т. п. (Подробнее об использовании
ны все документы, имеющие научное, политическое и практи­ архивных документов см. в соответствующем разделе.)
ческое значение независимо от времени их происхождения, со­ После XX съезда партии в 1956 г. изменилась внутриполитиче­
1
держания, оформления, техники и способа воспроизведения . ская ситуация в стране. Произошли преобразования и в управле­
По положению изменилась сеть государственных архивов. До­ нии архивным делом. Важной вехой стало принятие в 1958 г. по­
кументы высших и центральных учреждений дореволюционной становления Совета Министров С С С Р «Об утверждении положе­
России и С С С Р подлежали хранению в центральных архивах СССР. ния о Государственном архивном фонде С С С Р и сети централь­
1
Одновременно с изменениями в организации центральных ар­ ных государственных архивов СССР» . В состав ГАФ были включе­
хивов происходила реорганизация сети местных архивов: на базе ны новые категории материалов (документы учреждений и пред­
ранее самостоятельных краевых и областных исторических архи­ приятий, образованных немецко-фашистскими и другими окку­
вов и архивов Октябрьской революции были созданы единые ар­ пационными властями в период Великой Отечественной войны
хивы — государственные архивы областей (краев). на временно захваченной территории С С С Р ) , а также материалы
Таким образом, в 30-е гг. XX в. были приняты правительствен­ всех органов власти, управления и негосударственных объедине­
ные постановления об упорядочении архивного строительства в ний, существовавших на территории С С С Р до установления со­
низовом звене, о создании специализированных государственных ветской власти (в Прибалтике, Западной Украине, Западной Бе­
архивов, сети партархивов (история которых нами не рассматри­ лоруссии, Северной Буковине и др.).
вается), а самое главное — о еще большей централизации управ­ П о л о ж е н и е установило юридические основы деятельности
ления архивной отраслью, особенно после передачи ранее само­ ведомственных архивов, их в з а и м о о т н о ш е н и я с органами уп­
стоятельного архивного ведомства в систему НКВД С С С Р . равления архивным делом, ответственность руководителей уч­
Однако в этом акте были как положительные, так и резко от­ реждений за сохранность, упорядочение и использование до­
рицательные моменты. К первым можно отнести увеличение ма­ кументов и зафиксировало сроки хранения документов в архи­
териального обеспечения, строительство и ремонт архивохрани­ 2
вах учреждений .
лищ, организованное проведение частичной эвакуации архивных В 1960 г. изменились подведомственность и правовое положе­
документов в восточные районы страны в начале 1941 г. и реэва­ ние Главного архивного управления: оно было передано в непо­
куации их в 1945 г.; ко вторым относятся: ликвидация самостоя­ средственное подчинение Совету Министров С С С Р и получило
тельности архивной отрасли; потеря права вхождения с предло­ название Главного архивного управления при Совете Министров
жениями непосредственно в правительство; назначение на руко-

1
См.: Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие — М СП С С С Р . - 1958. - № 14. - С. 112.
1996.— С. 27. 2
См.: Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. — С. 30.

30 31
С С С Р (ГАУ С С С Р , позднее — Главархив С С С Р ) . Это способство­ 4 апреля 1980 г. Совет Министров С С С Р принял Постановле­
вало либерализации доступа к архивным документам. ние «Об утверждении положения о Государственном архивном
В течение 1960—1962 гг. во всех союзных республиках архивные фонде С С С Р и Главном архивном управлении при Совете Мини­
1
органы были переданы из ведения министерств внутренних дел в стров СССР» .
ведение советов министров республик. Это положение действовало более 10 лет — до момента распада
28 июля 1961 г. Совет Министров С С С Р принял Постановление С С С Р и принятия архивного законодательства Российской Феде­
«Об утверждении положения о Главном архивном управлении при рации.
Совете Министров С С С Р и сети центральных государственных ар­ В введении к положению было дано новое толкование доку­
1
хивов СССР» . ментальных памятников, а именно то, что они являются достоя­
В числе основных задач Главархива С С С Р было названо обес­ нием всего народа и, следовательно, строгое соблюдение правил
печение сохранности документов ГАФ С С С Р ; научное и органи­ охраны и использования — задача не только государства и обще­
зационно-методическое руководство государственными и ведом­ ственных организаций, но и каждого гражданина. Цель создания
ственными архивами и контроль за обеспечением сохранности Государственного архивного фонда (ГАФ) — централизованный
документов, находящихся в архивах министерств и ведомств. учет, хранение и исследование документов.
В соответствии с постановлением Совета Министров С С С Р Упор, сделанный на возможности использования документов,
утверждалась следующая сеть центральных государственных архи­ несмотря на некоторую декларативность и реальные ограничения
вов С С С Р : Центральный государственный архив Октябрьской ре­ на практике, имел огромное значение для развития архивного
волюции, высших органов государственной власти и органов го­ дела. Смещался акцент с чисто «охранительных» тенденций к все­
сударственного управления С С С Р ; Центральный государственный стороннему использованию документального наследия народов
архив (ЦГА) народного хозяйства С С С Р ; ЦГА Советской Армии; СССР.
ЦГА Военно-Морского Флота С С С Р ; ЦГА литературы и искусст­ В этом правительственном акте содержалось несколько новых
ва С С С Р ; ЦГА древних актов; ЦГА кинофотофонодокументов; положений, которые еще не вошли в практику работы архивных
Центральный государственный исторический архив С С С Р ; Цент­ учреждений и не имели юридического подтверждения в норматив­
ральный государственный военно-исторический архив С С С Р . ных документах, однако важен был сам факт постановки пробле­
5 марта 1967 г. постановлением Совета Министров С С С Р был мы: о создании страховых фондов на особо ценные документы не
создан Центральный государственный архив звукозаписей С С С Р . только в государственных, но и в ведомственных архивах; о при­
В 1966 г. при Главархиве С С С Р для проведения исследований в влечении к ответственности лиц, виновных в хищении, сокрытии,
области архивоведения и документоведения был создан Всесоюз­ порче, бесхозяйственном хранении, незаконном уничтожении и
ный научно-исследовательский институт документоведения и ар­ купле-продаже документов; о расширении состава ГАФ С С С Р за
хивного дела (ВНИИДАД). счет механографических документов; об изменении сроков ведом­
В 1976 г. в С С С Р был принят закон «Об охране и использова­ ственного хранения документов; об организации государственного
2 учета ГАФ в учреждениях государственной архивной службы.
нии памятников истории и культуры» , согласно которому архив­
ные документы были отнесены к историческим памятникам, а на К положению были составлены два приложения.
Главархив С С С Р возлагались обязанности использования этой В приложении № 1 закреплялась сеть центральных государ­
категории памятников. ственных архивов С С С Р , находившихся в непосредственном ве­
В развитие закона «Об охране и использовании памятников дении Главного архивного управления (Главархива) при Совете
истории и культуры» Совет Министров С С С Р принял ряд поста­ Министров С С С Р : Центральный государственный архив Октябрь­
новлений. В 1978 г. было обнародовано Постановление «Об улуч­ ской революции, высших органов государственной власти и ор­
шении организации архивного дела в центральных государствен­ ганов государственного управления С С С Р (ЦГАОР С С С Р ) ; Цен­
3 тральный государственный архив народного хозяйства С С С Р
ных архивах СССР» . В нем особое внимание было уделено про­
блемам комплектования центральных архивов материалами об­ (ЦГАНХ С С С Р ) ; Центральный государственный архив Совет­
щесоюзных министерств и ведомств. ской Армии С С С Р (ЦГАСА С С С Р ) ; Центральный государствен­
ный архив Военно-Морского Флота С С С Р (ЦГАВМФ СССР); Цен-
1
Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­
му делу 1918-1982 гг. - С. 2 7 - 3 2 .
2 1
Там же. — С. 38—47. Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­
3
Там же. му делу 1 9 1 8 - 1982 г г . - С . 4 9 - 6 6 .

32 2 Архивоведение 33
тральный государственный архив литературы и искусства С С С Р 1
службы . Позже стало известно, что Архивный фонд К П С С на­
(ЦГАЛИ С С С Р ) ; Центральный государственный архив древних
считывает около 74 млн дел и 220 тыс. кинофотофонодокументов.
актов С С С Р (ЦГАДА С С С Р ) ; Центральный государственный ис­
Руководство архивным делом в союзных республиках осуществля­
торический архив С С С Р (ЦГИА С С С Р ) ; Центральный государ­
ли главные архивные управления при советах министров союзных
ственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР); Цен­
республик; в автономных республиках — архивные управления при
тральный государственный архив кинофотофонодокументов С С С Р
советах министров этих республик; в краях, областях и городах
(ЦГАКФД С С С Р ) ; Центральный государственный архив звукоза­
республиканского подчинения (Москва и Ленинград) — архив­
писи С С С Р (ЦГАЗ С С С Р ) .
ные отделы соответствующих исполкомов Советов народных де­
В приложении № 2 давался перечень отраслевых государствен­
путатов.
ных фондов, министерств, ведомств С С С Р и организаций, осу­
Г о с у д а р с т в е н н ы е а р х и в ы разделялись н а две группы —
ществлявших государственное хранение документов ГАФ С С С Р .
госархивы с постоянным составом документов и госархивы с пе­
К ним были отнесены: объединение «Всесоюзный геологический
ременным составом документов (хранившие документы до пере­
фонд»; Государственный фонд данных о состоянии окружающей
дачи их в госархивы постоянного хранения).
природной среды Госкомитета С С С Р по гидрометеорологии и
Архивы с постоянным составом документов подразделялись на
контролю окружающей среды; Центральный картографо-геодези­
несколько категорий:
ческий фонд Главного управления геодезии и картографии при
центральные государственные архивы СССР;
Совете Министров С С С Р ; Всесоюзный и н ф о р м а ц и о н н ы й фонд
центральные государственные архивы союзных республик и их
стандартов и технических условий Госкомитета С С С Р по стан­
филиалы;
дартам; Всесоюзный государственный фонд кинофильмов Госу­
центральные государственные архивы автономных республик;
дарственного Комитета С С С Р по кинематографии; музеи и биб­
государственные архивы краев, областей (в том числе авто­
лиотеки Министерства культуры С С С Р и Академии наук С С С Р и
номных) и их филиалы в ряде городов республиканского подчи­
союзных республик; Министерство иностранных дел С С С Р .
нения.
В положении были отражены новые ф у н к ц и и государствен­
Архивы с переменным составом документов (райгорархив) соз­
ной архивной службы: выполнять на договорных началах по за­
давались в районах, республиках, краях, областях, городах, имев­
явкам учреждений ряд работ по обеспечению сохранности, упо­
ших развитую промышленность.
рядочению и использованию документов, созданию страхового
Разработку теоретических проблем и методических пособий по
фонда к о п и й ; осуществлять организационно-методическое ру­
вопросам архивоведения и делопроизводства осуществляли такие
ководство деятельностью ведомственных архивов и делопроиз­
н а у ч н ы е у ч р е ж д е н и я , как ВНИИДАД и Н И Ц Т Д , а также
водством учреждений, организаций и предприятий.
вспомогательные центральные лаборатории по микрофильмиро­
Таким образом, деятельность государственной архивной служ­
ванию и реставрации документов в Москве и Ленинграде.
бы получила правовое закрепление.
Подобная система существовала практически неизменной бо­
Государственная архивная служба к этому периоду имела сло­
лее 10 лет, когда в конце 1991 г. Главархив С С С Р был ликвидиро­
жившуюся устойчивую структуру и состояла из органов управле­
ван как общесоюзное отраслевое ведомство. Все его функции были
ния архивным делом, государственных архивов и научных учреж­
переданы центральным архивным органам союзных республик,
дений.
ставших самостоятельными независимыми государствами.
К о р г а н а м у п р а в л е н и я относилось Главное архивное
Архивная деятельность в Российской Федерации. После распа­
управление при Совете Министров С С С Р , которое возглавляло
да С С С Р и создания Содружества Независимых Государств (СНГ)
государственную архивную службу С С С Р . Главархив С С С Р непо­
6 июля 1992 г. главами С Н Г было подписано Соглашение о право­
средственно и через архивные органы союзных республик ведал
преемстве в отношении государственных архивов бывшего С С С Р .
организацией архивного дела в стране. Общий объем документов
По этому Соглашению стороны, исходя из принципа целостнос­
только в государственных архивах с п о с т о я н н ы м составом доку­
ти и неделимости фондов, образовавшихся в результате деятель­
ментов составлял около 173 млн дел на бумажной основе и по­
ности высших государственных структур и хранящихся в государ­
чти 6,5 млн кинофотофонодокументов. Кроме того, существовал
ственных архивах, которые находятся за пределами их террито-
Архивный ф о н д К П С С , в состав которого входили документы
партии и комсомола. Они хранились в партийных архивах, и све­
1
дения о них не поступали в органы государственной архивной См.: Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, исполь­
зование // Отечественные архивы. — 1998. — № 5. — С. 3.
34
35
рий, не претендуют на право владения этими комплексами доку­ Продолжение табл. 1
ментов. Стороны взаимно признают осуществленный в соответ­
Федеральные архивы
ствии с их национальным законодательством переход под юрис­ Центральные Федеральные архивы
по Положению
дикцию государственных и других архивов союзного уровня, вклю­ государственные о Комитете по делам по Постановлению
чая находящиеся на их территории государственные отраслевые архивы СССР архивов РФ и сети правительства РФ
№ по Положению федеральных «О федеральных
архивные фонды бывшего С С С Р . о Государственном
п/п государственных государственных
В соответствии с Соглашением о правопреемстве центральные архивном фонде архивов и центров архивах»
государственные архивы бывшего С С С Р перешли под юрисдик­ СССР от 4 апреля хранения документации от 15 марта 1999 г.
цию Российской Федерации в ведение Государственной (Феде­ 1980 г. от 24 июня 1992 г.
ральной) архивной службы России.
В табл. 1 приводится перечень федеральных архивов, а также 4 Центральный Российский Российский
центральных архивов К П С С и В Л К С М на территории Россий­ государственный государственный государственный
ской Федерации, оставшихся в наследство от С С С Р . военно- военно- военно-
исторический архив исторический архив исторический архив
Таблица 1 СССР (РГВИА) (РГВИА)
(ЦГВИА СССР) г. Москва г. Москва
г. Москва
Центральные Федеральные архивы
по Положению Федеральные архивы 5 Центральный Российский Российский
государственные
о Комитете по делам по Постановлению государственный государственный государственный
архивы СССР
№ по Положению архивов РФ и сети правительства РФ архив Военно- архив Военно- архив Военно-
п/п о Государственном федеральных «О федеральных Морского Флота Морского Флота Морского Флота
архивном фонде государственных государстве иных (РГАВМФ) (РГАВМФ)
СССР
СССР от 4 апреля архивов и центров архивах» г. Санкт-Петербург г. Санкт-Петербург
хранения документации от 15 марта 1999 г. (ЦГАВМФ СССР)
1980 г. г. Ленинград
от 24 июня 1992 г.

1 Центральный Государственный Государственный 6 Центральный Российский Российский


государственный архив Российской архив Российской государственный государственный государственный
архив Октябрьской Федерации (ГАРФ) Федерации (ГАРФ) архив народного архив экономики архив экономики
революции, высших г. Москва г. Москва хозяйства СССР (РГАЭ) (РГАЭ)
органов власти и (ЦГАНХ СССР) г. Москва г. Москва
органов государ­ г. Москва
ственного
управления С С С Р 7 Центральный Российский Российский
(ЦГАОР СССР) государственный государственный государственный
г. Москва архив литературы архив литературы архив литературы
и искусства СССР и искусства и искусства
2 Центральный Российский Российский (ЦГАЛИ СССР) (РГАЛИ) (РГАЛИ)
государственный государственный государственный г. Москва г. Москва г. Москва
архив древних актов архив древних актов архив древних актов
(ЦГАДА СССР) (РГАДА) 8 Центральный Российский Российский
(РГАДА)
г. Москва г. Москва г. Москва государственный государственный государственный
архив Советской военный архив военный архив
3 Центральный Российский Российский Армии (ЦГАСА (РГВА) (РГВА)
государственный государственный государственный СССР) г. Москва г. Москва
исторический архив исторический архив исторический архив г. Москва (к РГВА
(ЦГИА СССР) (РГИА) (РГИА) присоединен
г. Ленинград г. Санкт-Петербург г. Санкт-Петербург ЦХИДК)

36 37
Окончание табл. 1
Продолжение табл.
Федеральные архивы
Центральные Федеральные архивы Центральные по Положению
по Положению Федеральные архивы
государственные Федеральные архивы государственные о Комитете по делам
о Комитете по делам по Постановлению
архивы СССР по Постановлению архивы СССР архивов РФ и сети
архивов РФ и сети правительства РФ
№ по Положению правительства РФ № по Положению федеральных
федеральных «О федеральных
п/п о Государственном «О федеральных п/п о Государственном государственных
государственных государственных
архивном фонде государственных архивном фонде архивов и центров
архивов и центров архивах»
СССР от 4 апреля архивах» СССР от 4 апреля хранения
хранения документации от 15 марта 1999 г.
1980 г. от 15 марта 1999 г. 1980 г. документации от 24
от 24 июня 1992 г. июня 1992 г.
9 Центральный Российский Российский 14 Научно-исследова­ Российский научно- В составе Россий­
государственный государственный государственный тельский центр исследовательский ского государствен­
архив РСФСР исторический архив исторический архив космической центр космической ного научно-техниче­
Дальнего Востока Дальнего Востока Дальнего Востока документации СССР документации ского архива
(ЦГА РСФСР)* (РГИАДВ) (РГИАДВ) (НИЦКД СССР)* (РНИЦКД) г. (РГНТА)
г. Владивосток г. Владивосток г. Владивосток г. Москва Москва

15 Центральный госу­ Российский государ­ Российский государ­


10 Центральный Российский Российский
дарственный архив ственный архив ственный архив
государственный государственный государственный кинофотодокумен­ кинофотодокумен­ кинофотодокументов
архив научно- научно-технический научно-технический тов СССР (ЦГАКФД тов (РГАКФД) (РГАКФД)
технической архив (РГНТА) архив (РГНТА) СССР) в г. Красногорске в г. Красногорске
документации в г. Самаре в г.Москве
г. Красногорск Мос­ Московской обл. Московской обл.
(ЦГАНТД СССР) с филиалом с филиалом
ковской обл. + Цент­ с филиалом
в г. Куйбышеве в г. Москве в г. Самаре
ральный государст­ в г. Владимире
с филиалом
в г. Москве венный архив кино-
фотодокументов PC
11 Центральный Российский ФСР* г. Владимир
Российский
государственный государственный государственный 16 Центральный Российский центр Российский государ­
архив звукозаписей архив фонодокумен- архив фонодокумен- партийный архив хранения и изучения ственный архив со­
СССР(ЦГАЗ тов (РГАФД) тов (РГАФД) Института истории документов циально-политиче­
СССР) г. Москва г. Москва и теории социализма новейшей истории ской истории
г. Москва (ЦПАИИТС)* (РЦХИДНИ) (РГАСПИ)
г. Москва г. Москва г. Москва
12 Центральный Центр хранения Присоединен к
государственный историко-докумен- 17 Архив ЦК ВЛКСМ* Центр хранения Присоединен к Рос­
Российскому
архив С С С Р тальных коллекций г. Москва документов сийскому государст­
государственному
(ЦГА СССР) - (ЦХИДК) молодежных венному архиву со­
военному архиву
«Особый архив»* г. Москва организаций циально-политиче­
(РГВА)
г. Москва (ЦХДМО) ской истории
г. Москва
г. Москва (РГАСПИ)
13 Центральный Центр хранения Центр хранения г. Москва
государственный документов документов Российский государ­
18 Архив общего отдела Центр хранения
архив страхового страхового фонда страхового фонда ственный архив
ЦК КПСС* современной доку­
фонда документов (ЦХСФ) (ЦХСФ) новейшей истории
г. Москва ментации (ЦХСД)
Государственного (РГАНИ)
г. Москва
архивного фонда г. Москва
СССР(ЦГАСФ
СССР)*
* Архив в Положении о ГАФ не указан.

38 39
В 1998 г. Правительством РФ было принято постановление «Об
утверждении Положения о Федеральной архивной службе Рос­ Глава 2
1
сии» , законодательно оформившее ее место и роль в системе го­
сударственных учреждений Российской Федерации. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РЕГУЛИРОВАНИЯ
Федеральная архивная служба России (Росархив) является АРХИВНОЙ СФЕРЫ
федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим
государственное регулирование в области архивного дела и конт­
роль за сохранностью, комплектованием и использованием доку­
2 . 1 . Архивное право и архивное законодательство
ментов Архивного фонда Р Ф .
В систему Росархива входят федеральные государственные ар­ Архивное право. Термин архивное право существовал еще в про­
хивы, научные и другие организации, подчиненные непосред­ шлом веке, его определение включали в толковые словари. Так, в
ственно Федеральной архивной службе, а также органы управ­ настольном словаре Ф.Толля (1863) было дано следующее опре­
л е н и я архивным делом субъектов Российской Федерации и под­ деление архивного права: «Относящиеся к архиву законы и пра­
чинен ны е им учреждения. Н ы н е ш н и й высокий статус архивной вила составляют архивное право». Однако данное определение,
службы страны позволяет надеяться на качественное и быстрое исходя из современной трактовки архивного права, более подхо­
развитие архивной сферы. В силу уникальности своей истории дит к пониманию архивного законодательства.
Россия сконцентрировала в архивах ценнейшие исторические ис­ Архивное право можно рассматривать и как научную дисцип­
точники, в том числе и по истории других стран. Их всесторон­ лину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу,
нее использование имеет огромное политическое, экономичес­ включая смежные законодательства и статьи отдельных законода­
кое, научное и культурное значение. Архивы являются нацио­ тельных актов, связанных с архивной сферой. Поэтому понятие
нальным богатством любой страны, основной составляющей со­ архивное право шире, чем понятие архивное законодательство.
циальной памяти общества, позволяющей проникнуть в тайны Широкое распространение термин архивное право получил в
прошлого для лучшего п о н и м а н и я настоящего и прогнозирова­ 20-е гг. XX в. в связи с постановкой вопроса о разработке Архив­
н и я будущего. ного кодекса Р С Ф С Р .
В существующих архивных словарях термин архивное право оп­
ределяется как установленная законодательными и нормативны­
ми актами совокупность норм и правил, регламентирующих дея­
тельность государственной архивной службы. Однако в современ­
ной России это определение не отражает в полной мере всех сфер
приложения норм и правил архивного права, ибо здесь кроме
государственного сектора присутствует и частный (негосударст­
венный) архивный сектор, о чем ниже будет сказано более по­
дробно.
Архивное законодательство. Прежде чем перейти к рассмотре­
нию архивного законодательства, дадим определение законодатель­
ства вообще.
З а к о н о д а т е л ь с т в о — это один из основных методов осу­
ществления государством своих функций, заключающийся в изда­
нии органами власти законов. Это одна трактовка термина.
Специалисты считают, что законодательство — это система не
только законов, но и подзаконных актов.
З а к о н — нормативный правовой акт, принимаемый органом
законодательной власти или непосредственно народом (путем ре­
ферендума), обладающий высшей юридической силой и содер­
жащий первичные правовые нормы по вопросам, регулирующим
Отечественные архивы. — 1999. — № 1. — С. 3 — 8. Наиболее важные общественные отношения.

41
Архивное законодательство практически появилось с 1918 г., с
Законы РФ подразделяются:
Декрета С Н К Р С Ф С Р от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и цент­
на Конституцию Р Ф ;
рализации архивного дела». Затем было много других декретов, по­
федеральные конституционные законы;
становлений, был период, когда после декретов практически все
федеральные законы (в том числе кодексы).
нормы регулировались совместными постановлениями ЦК К П С С
Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ, принятая
и Совета Министров С С С Р . Так, положения о Государственном
всенародным голосованием. Конституция РФ — основополагаю­
архивном фонде С С С Р 1941, 1958 и 1980 гг. вводились в действие
щ и й закон и правовая основа законодательства Р Ф .
постановлениями Совета Министров С С С Р .
В соответствии с Конституцией и по вопросам, предусмотренным
В мировом архивном сообществе роль законодательства в архив­
ею, принимаются федеральные конституционные законы, посвящен­
ной сфере оценивается достаточно высоко. В 1 9 9 5 - 1996 гг. Меж­
ные правовым основам общественного и государственного строя.
дународный совет архивов выпустил два тома журнала «Archivum»
Федеральные конституционные законы не могут противоре­
с обзором и публикациями архивных законов и нормативных ак­
чить Конституции Р Ф . 1
тов 98 государств и 9 международных организаций .
Федеральные законы — это акты текущего законодательства,
Появление нового архивного законодательства в России связы­
которые регулируют отношения в различных сферах жизни обще­
вают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства Рос­
ства: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. В право­
сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и
вой литературе такие законодательные акты также называют обык­
архивах» — первого в отечественной истории архивного закона. Это
новенными законами.
основной закон по архивному делу, с появлением которого в об­
Среди законов важное место занимают к о д и ф и ц и р о в а н н ы е
щеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 де­
акты — кодексы.
кабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам на­
Кодекс — это единый, логически и юридически цельный за­
родного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело.
кон, который обеспечивает обобщенное и системное регулирова­ 2
Делопроизводство» , что специалисты рассматривают как факт рож­
ние определенной группы общественных отношений. В России
дения нового специфического подотдела права.
приняты и действуют кодексы практически по всем основным
отраслям законодательства: Гражданский кодекс Р Ф , Уголовный Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе мно­
кодекс Р Ф , Налоговый кодекс Р Ф , Арбитражно-процессуальный гое из предшествующего опыта архивного строительства дорево­
кодекс Р Ф , Уголовно-процессуальный кодекс РФ и др. К сожале­ люционной России и С С С Р , в то же время в нем учтено то новое,
нию, в России нет пока Архивного кодекса, хотя вопрос о его что произошло в политическом, экономическом, правовом раз­
разработке поднимался и ранее (в 20-е гг. XX в.). витии страны, а также ц е н н ы й зарубежный опыт.
Средством реализации законодательных норм являются п о д ­ Позже появились подзаконные акты по архивному делу, среди
з а к о н н ы е а к т ы , которые конкретизируют нормы законов или которых следует назвать следующие:
устанавливают новые нормы, но при этом соответствуют законам акты президента (указы и распоряжения), например:
и не противоречат им: указы П р е з и д е н т а Р о с с и й с к о й Ф е д е р а ц и и «Об архивах
Комитета государственной безопасности СССР» (1991), «О
акты Президента Р Ф , принимаемые в форме указов и распо­
партийных архивах» (1991); распоряжения Президента Рос­
ряжений и не противоречащие Конституции РФ и законам Р Ф ;
сийской Федерации «О сохранении исторических докумен­
акты Правительства Р Ф , принимаемые в форме постановле­
тов, связанных с деятельностью бывшего Верховного Сове­
н и й и распоряжений и не противоречащие Конституции Р Ф , за­
та Российской Федерации, а также некоторых средств мас­
конам Р Ф , актам Президента Р Ф ;
совой и н ф о р м а ц и и и общественных организаций» (1993) и
акты федеральных органов исполнительной власти (так назы­
«О создании К о м и с с и и по рассекречиванию документов,
ваемые ведомственные акты), издаваемые на основе и во испол­
созданных К П С С » (1994);
нение Конституции Р Ф , законов Р Ф , указов Президента Р Ф ,
акты правительства (постановления и распоряжения), например:
постановлений Правительства Р Ф .
В соответствии с изложенным правовой основой для разработ­
ки архивного законодательства прежде всего является государст­ См.: АртизовА. Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перс­
венное конституционное право, затем условно выделяется «пласт» пективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы. — 1996. — № 4. — С. 3.
2
архивного законодательства, а затем — акты смежных отраслей, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. —
отдельные статьи которых реализуются в архивной среде. 1993.-№51.

42 43
постановление Правительства Российской Федерации «Об ут­ защита подлинности документов, обеспечение их сохранности
верждении Положения о Федеральной архивной службе России» во время архивной обработки, хранения и использования;
(1998); распоряжение Правительства Российской Федерации «О обеспечение доступности архивных материалов при сохранении
строительстве в 1997—2002 годах в Санкт-Петербурге здания Рос­ государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тай­
сийского государственного исторического архива» (1996); ны частной жизни, которая может быть в архивных документах;
акты федеральных органов исполнительной власти, например: действие в рамках соответствующего законодательства, избе­
приказ Госстандарта России «О выполнении требований Фе­ гая использования своего положения для нечестного удовлетво­
дерального закона «Об обязательном экземпляре документов в рения своих или чужих интересов;
части неопубликованных документов» (1996); приказ Росархи- обеспечение сохранности и использования мирового докумен­
ва «Об утверждении Регламента государственного учета доку­ тального наследия в сотрудничестве друг с другом и представите­
ментов Архивного фонда Российской Федерации» (1997). лями других профессий.
Законы и подзаконные акты носят название нормативно-пра­ Эти этические нормы, содержащиеся в Международном эти­
вовых актов. Нормативно-правовые акты распространяют свое дей­ ческом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто
ствие на территорию принявшего их субъекта, в данном случае работает с архивными документами, должны помнить о профес­
субъекта Российской Федерации. сиональной ответственности и согласовывать свои профессиональ­
В архивной сфере в последние годы особенно ярко обозначи­ ные действия с этическими нормами кодекса.
лось стремление отдельных регионов иметь свой архивный закон.
Это объясняется тем, что в федеральном законодательстве отсут­
ствуют или недостаточно глубоко проработаны вопросы, непо­ 2 . 2 . Основные законодательные акты в архивной сфере
средственно касающиеся конкретных субъектов Федерации. По­ в 9 0 - е гг. XX в.
этому субъектам предоставлено право самостоятельно решать все
вопросы архивного дела, за исключением тех, которые отнесены Основные современные законодательные акты по архивному
к компетенции Российской Федерации. делу приходятся на период 90-х гг. XX в. Рассмотрим их в хроноло­
При этом необходимо помнить, что законы и подзаконные акты гической последовательности.
субъектов Российской Федерации не должны входить в противо­ 1991 г. Принято считать, что начало всем реформам в архивной
речие с федеральным законодательством. Если же такое случает­ сфере было положено известными августовскими указами Прези­
ся, то должны действовать статьи и положения того или иного дента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС»
федерального закона. и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР». Указ
Этический кодекс архивиста. В любом цивилизованном обще­ Президента Р С Ф С Р об архивах Комитета государственной без­
стве «венцом», логическим продолжением нормативно-правовой опасности был подписан 24 августа 1991 г., Указ Президента Р С Ф С Р
системы является соответствующая этика поведения профессио­ о партийных архивах был подписан в тот же день. Значение этих
нала, например архивиста, что может быть закреплено этическим документов (и законодательных, и политических) трудно пере­
или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного оценить. Выделим главное: открылся доступ к ранее преимуще­
рода документом. ственно закрытым архивным материалам; перестал существовать
В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамб­ в стране «партийный архивный фонд» в параллели с Государствен­
леи Международного совета архивов был принят Международ­ ным архивным фондом страны.
ный этический кодекс архивистов, который установил высокие Затем 12 октября 1991 г. было издано Постановление Совета
стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто Министров Р С Ф С Р «О Российском центре хранения и изучения
занят в архивной сфере. документов новейшей истории ( Р Ц Х И Д Н И ) и Центре хранения
Основными принципами международного этического кодекса современной документации (ЦХСД)». На основании этого поста­
архивистов являются: новления на базе привилегированного Центрального партийного
защита целостности архивных материалов и гарантия их со­ архива был создан Российский центр хранения и изучения доку­
хранности; ментов новейшей истории, который позже вместе с Центром хра­
осуществление экспертизы ценности, отбор архивных докумен­ нения документов молодежных организаций был преобразован в
тов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, право­ Российский государственный архив социально-политической ис­
вом и административном пространстве; тории (1999), а архивные комплексы ЦК К П С С были включены

44 45
во вновь созданный Центр хранения современной документации, 2) к совместному ведению Российской Федерации, республик в
переименованный в 1999 г. в Российский государственный архив составе Российской Федерации, краев, областей, автономных обла­
новейшей истории. Тогда же, 12 октября 1991 г., вышло поста­ стей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;
новление Совета Министров Р С Ф С Р «О развитии архивного дела 3) к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами
в РСФСР». Таким образом, за один год были изданы два указа и Российской Федерации.
два правительственных постановления по архивному делу. В Основах законодательства впервые в архивной сфере законо­
1992 г. За этот год были изданы два постановления: одно — Пра­ дательно были определены две части Архивного фонда Россий­
вительства Российской Федерации «Об утверждении положения о ской Федерации (АФ Р Ф ) : государственная и негосударственная.
Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федера­ В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре ком­
ции и сети федеральных государственных архивов и центров хране­ плекса архивных документов, фактически, а порой и юридически
ния документации» от 24 июня 1992 г. и второе — Верховного Совета обособленных по следующим хранилищам: государственным ар­
Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным хивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отрасле­
документам и их использования» от 19 июня 1992 г. вым архивным фондам .
1
На основании первого постановления ранее секретный Централь­ Относительно последних следует отметить, что фактически
ный государственный (особый) архив СССР, хранивший трофейные документы в них хранятся постоянно, но в законодательстве впер­
документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой вой­ вые предусмотрено временное или депозитарное хранение доку­
ны из Германии и других зарубежных стран, а также архивные доку­ ментов в этих хранилищах.
менты Главного управления по делам военнопленных и интерниро­
Итак, в настоящее время существуют три формы хранения до­
ванных МВД СССР, был преобразован в Центр хранения историко-
кументов в государственной части АФ Р Ф :
документальных коллекций (ЦХИДК) и стал публичным.
постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях,
Был также определен срок (30 лет) ограничения доступа к ар­ а также фактически в отраслевых архивных фондах);
хивным документам или архивной информации, составляющим
депозитарное (в отраслевых архивных фондах);
государственную или иную охраняемую законом тайну, а также
временное (в ведомственных архивных и отраслевых архивных
срок (75 лет) доступа к архивным документам, содержащим све­
фондах).
дения о личной жизни граждан (за исключением самих этих граж­
Более подробно организация документов и дел Архивного фонда
дан или их наследников).
Российской Федерации будет рассмотрена в главе 3.
Такие четко ограниченные сроки доступа к отдельным катего­
Основы законодательства в архивной сфере показывают, что
риям документов в нашей стране были введены впервые. Эти же
страна действительно строит правовое государство. Сохраняя по
сроки и порядок доступа к архивным документам отдельных кате­
ряду позиций централизованный порядок регулирования архивным
горий более четко даны в «Основах законодательства Российской
делом, Основы законодательства демонстрируют и новые подхо­
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архи­
ды к реалиям сегодняшнего дня.
вах» (1993).
Но жизнь не стоит на месте. Некоторые позиции, отраженные в
На основании второго постановления пользователи архивных законодательстве, требуют более детальной, глубокой проработки.
документов могут обжаловать решения и действия архивных уч­
Поэтому в 1998—1999 гг. была подготовлена целая серия до­
реждений в вышестоящий архивный орган и даже в суд.
полнений и изменений в Основы законодательства. В Государствен­
1993 г. Много законодательных актов было принято в 1993 г., ную Думу был внесен проект федерального закона об изменениях
самым важным из которых был «Основы законодательства Рос­ и дополнениях в Основы законодательства об архивном деле 1993 г.
сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации В настоящее время Федеральной архивной службе предложено раз­
и архивах» от 7 июля 1993 г., который и сегодня является главным работать новый федеральный закон об архивном деле (вместо вне­
действующим законодательным актом. сения изменений и дополнений в Основы законодательства 1993 г.).
Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграниче­
В том же, 1993 году, было принято постановление Президента Рос­
на компетенция Российской Федерации и ее субъектов. В Основах
сийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов
законодательства выделены три блока полномочий по вопросам
и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.
архивного дела, отнесенных:
1) исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее
органов государственной власти; См.: Козлов В. П. Архивная реформа: Вопросы научного и методического
обеспечения // Отечественные архивы. — 1994. — № 1.
46
47
Это постановление явилось одним из основных законодатель­ ственной тайне». Регламент был призван упорядочить доступ к
ных актов, принятых в целях регулирования взаимоотношений архивным документам, содержащим сведения о лицах, подверг­
между учреждениями Государственной архивной службы (в на­ шихся политическим репрессиям и реабилитированных, бывших
стоящее время — Федеральная архивная служба) и центральны­ в плену и угнанных в Германию и другие страны Западной Евро­
ми органами федеральной исполнительной власти, государствен­ пы в период Второй мировой войны. В 1996 г. действие Регламента
ными учреждениями, организациями и предприятиями, а также было приостановлено.
совершенствования ведомственного хранения документов и орга­ В прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных делах
низации их в делопроизводстве. содержится информация о судьбах миллионов людей; их изучение
Позднее основные положения этого документа были подтверж­ необходимо для раскрытия полной правды о масштабе и характере
дены в таких законодательных актах, как Положение об Архив­ массовых политических репрессий в С С С Р в 3 0 - 5 0 - е гг. XX в.
ном фонде Российской Федерации (1994) и Положение о Феде­ Однако в этих делах имеются документы, содержащие сведе­
ральной архивной службе России (1998). ния о тайне личной жизни, и иную информацию, способную на­
Далее был ряд постановлений и указов Совета Министров и нести моральный ущерб личности, а также материалы оператив­
Правительства Р Ф : постановление «О реализации государственной но-проверочного характера.
политики в архивном деле»; Указ Президента Российской Федера­ В Регламенте зафиксирован механизм, позволяющий репресси­
ции «О включении отдельных объектов в государственный свод особо рованному или его наследникам на определенный срок закрыть для
ценных объектов культурного наследия народов Российской Феде­ исследователей доступ к той части документов прекращенного уго­
рации» (первый указ был подписан б ноября 1993 г., второй, с ловного дела, которая непосредственно отражает поведение человека
точно таким же названием, — 24 января 1995 г., третий — 2 апреля во время следствия (протоколы допросов, очных ставок, заявления).
1997 г.). Определена также ответственность пользователя за точность переда­
Для примера: весь документальный комплекс Российского го­ чи, обнародование сведений, затрагивающих честь и достоинство реа­
сударственного архива древних актов включен в этот свод. Но речь билитированных, их родственников, свидетелей и третьих лиц.
идет не только об архивах. Достаточно просмотреть очень неболь­ 1995 г. Выходит постановление Правительства Российской Фе­
шой перечень. Возможен следующий такой указ — тогда государ­ дерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятель­
ственный свод особо ценных объектов будет пополняться. ности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе,
1994 г. В этом году был издан Указ Президента Российской описанию, консервации и реставрации архивных документов». Речь
Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Рос­ идет о том, что деятельность архивных учреждений должна ли­
сийской Федерации и П о л о ж е н и я о Государственной архивной цензироваться, т.е. о предоставлении права заниматься, допус­
службе России». Наряду с Основами законодательства д а н н ы й тим, экспертизой ценности, консервацией документов, описа­
Указ об Архивном фонде и Государственной архивной службе нием документов и т.д.
является основополагающим законодательным актом в архивной 1996 г. В этот год издаются два Указа Президента Российской
сфере. Федерации: «О внесении изменений в Положение об Архивном
В Положении об Архивном фонде Российской Федерации четко фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. и «О структуре
закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, федеральных органов исполнительной власти» от 1 августа 1996 г.,
отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации где сказано о переименовании Государственной архивной службы
и муниципальных архивов, осуществляющих постоянное хранение Российской Федерации в Федеральную архивную службу Россий­
документов АФ РФ, указаны порядок и сроки временного, а также ской Федерации.
депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и 1998 г. Постановлением Правительства Российской Федерации
предприятиях. Именно в Положении назван полный перечень отрас­ от 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной ар­
левых фондов, о котором будет рассказано ниже. хивной службе России (вместо Положения о Государственной
Затем, в 1994 г., был принят Регламент доступа к материалам архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современ­
прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в ной законодательной базы определены статус Федеральной архив­
государственных и ведомственных архивах Российской Федера­ ной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи,
ции. Этот очень важный документ был разработан в соответствии масштаб деятельности, внутренняя структура. Особо следует вы­
с Основами законодательства и законами Российской Федерации делить, что в компетенцию Росархива входит руководство как
«О реабилитации жертв политических репрессий» и «О государ- архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.

48 49
В законе обобщенно и достаточно подробно прописаны нор­
Как известно, в России не существует федеральной делопро­
мы, касающиеся сохранности документов в случае ликвидации,
изводственной службы: Росархив выступает один в двух лицах.
банкротства или реорганизации организаций и предприятий. Ряд
1999 г. Постановлением Правительства Российской Федерации
статей посвящен порядку доступа к архивным документам и их
от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была
утверждена структура сети федеральных государственных архивов использования, государственного учета документов АФ Р Ф , от­
(см. главу 3). несения организаций и предприятий к числу источников комп­
2002 г. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта лектования.
2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор право­ Законодательством Российской Федерации установлена граж­
вых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного данско-правовая, административная и уголовная ответственность
дела внесены в законодательство в области информации и инфор­ юридических лиц, должностных л и ц и граждан.
матизации. Современная архивная правовая база не ограничивается лишь
2004 г. Принят Федеральный закон «Об архивном деле в Рос­ законодательными актами в области архивного дела. В стране дей­
сийской Федерации», в связи с чем утратили свою силу Основы ствует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно
законодательства 1993 г. По ряду позиций закон сохранил преем­ регулирующих вопросы архивной сферы, — о культуре; информа­
ственность, но есть в нем и «потери». Он регулирует отношения в тизации и защите информации; государственной тайне; службе
сфере организации хранения, комплектования, учета и исполь­ внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторс­
зования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ ком праве; о правовой охране программ для ЭВМ и др.
РФ) и собственных архивных документов государственных и не­ Так, в Уголовном кодексе Российской Федерации впервые
государственных учреждениий, организациий и предприятий. прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с
Впервые в законе даны определения понятий «документ Архив­ ними.
ного фонда Российской Федерации» и «документ по личному со­ В ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»
ставу», тем самым повысился статус документов по личному со­ прописано, что гражданин имеет право получить определенную
ставу в деле их упорядочения и сохранения; также даны трактов­ и н ф о р м а ц и ю по любому законодательству (архивному и уголов­
ки двух понятий «временное хранение» — для архивных докумен­ ному). Ст. 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность»
тов в целом и для документов АФ Р Ф . Введены новые понятия — содержит норму о том, что архивные документы имеют особую
«владелец архивных документов» и «пользователь архивных доку­ ценность, рассматриваемую в юриспруденции как вещь, пред­
ментов». Для документов АФ РФ нормативно подтверждены ста­ мет движимого имущества. Ст. 188 «Контрабанда» прописывает
рые и закреплены новые сроки временного хранения документов права граждан, вывозящих за границу документы, представляю­
в организациях до поступления в государственные или муници­ щие государственную и общественную ценность, и права таможни
пальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных в этой ситуации. О противодействии преступному деянию гово­
образований в области архивного дела; в ст. 6 — состав АФ РФ и рится и в ст. 90 — «Невозвращение на территорию Российской
порядок включения в него архивных документов, особенности Федерации предметов художественного, исторического и архео­
гражданского оборота документов. логического достояния народов Российской Федерации и зару­
бежных стран».
Право собственности на архивные документы независимо от их
Ст. 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории
форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных доку­
или культуры» — о противодействии преступлению, которое на­
ментов возможно только в соответствии с федеральным законо­
носит урон общественной нравственности: по Закону Р С Ф С Р «О
дательством. Изъятые как вещественные доказательства, они под­
памятниках истории и культуры» 1976 г. документы были отнесе­
лежат возврату собственнику или владельцу.
ны к памятникам истории и культуры. Ст. 284 — о ее содержании
Сложным остается вопрос о создании архивов в организациях
говорит само название: «Утрата документов, содержащих госу­
и на предприятиях. В Основах законодательства 1993 г. запрещалось
дарственную тайну». Ст. 324 «Приобретение или сбыт официаль­
создание тайных архивов, в том числе затрагивающих права и за­
ных документов и государственных наград» — за это преступление
конные интересы граждан. Организации и предприятия руковод­
предусмотрено наказание штрафом в размере от 100 до 200 мини­
ствуются в работе как законодательными и нормативными право­
мальных размеров оплаты труда. Ст. 325 «Похищение или повреж­
выми актами, так и правилами, установленными архивным орга­
дение документов, штампов, печатей» — амплитуда наказаний за
ном. Они обеспечивают соответствующие материальные и финан­
данное преступление в совокупности может быть от 200 мини-
совые условия.
51
50
мальных размеров оплаты труда до л и ш е н и я свободы на срок от 7 Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее
до 12 лет с конфискацией имущества. акты рассматривают более общие проблемы защиты прав и инте­
В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные ресов гражданина, обеспечения и н ф о р м а ц и о н н о й открытости
отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерчес­
и налоговое законодательство), имущественной (гражданское за­ кой и государственной тайны. Сложность объекта правового регу­
конодательство), трудовой (законодательство о труде) и т. д. лирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроник­
Федеральные законы и другие нормативные правовые акты, новение норм законов, поэтому для принятия ответственного ре­
принятые в 1991—1996 гг. и составленные научно-справочной биб­ шения приходится обращаться к нормам двух или более норма­
лиотекой федеральных архивов, в той или иной степени затраги­ тивных правовых актов.
вают архивные учреждения. Таких законов свыше 150, из них по Анализ нормативных правовых документов данной группы —
собственно архивному законодательству несколько десятков ак­ тема специального разговора. Перечислим важнейшие акты: феде­
тов, и все они условно разделяются на три группы: ральные законы — «Об оперативно-розыскной деятельности»
1) фундаментальные — по всему комплексу вопросов архивной 1992 г., «О государственной тайне» 1993 г., «Об авторском праве и
сферы; смежных правах» 1993 г., «Об информации, информатизации и
2) по процессам комплектования, хранения, учета и вывода защите информации» 1995 г.; указы Президента Российской Фе­
документов; дерации — «О снятии ограничительных грифов с законодатель­
1
3) о доступе к архивным документам и их использовании . ных и иных актов, служивших основанием для массовых репрес­
Первую группу представляют главный архивный закон страны — сий» 1992 г., «О Межведомственной комиссии по защите государ­
Федеральный закон от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в ственной тайны» 1995 г., «Об утверждении перечня сведений,
Российской Федерации» — и Положение об Архивном фонде Рос­ отнесенных к государственной тайне» 1995 г., «Вопросы Межве­
сийской Федерации (с дополнением, внесенным Указом Прези­ домственной комиссии по защите государственной тайны» 1996 г.;
дента от 1 апреля 1996 г.). К ним примыкают законы и положения постановления Правительства Российской Федерации — «О пе­
об архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации. речне сведений, которые не могут составлять коммерческую тай­
Во второй группе основное место занимают акты о деятельнос­ ну» 1992 г., «Об установлении порядка рассекречивания и про­
ти так называемых спецслужб и некоторых других министерств и дления сроков засекречивания архивных документов Правитель­
ведомств — об условиях функционирования их собственных архи­ ства СССР» 1995 г. и «Об утверждении Правил отнесения сведе­
вов и главное — об их праве на долговременное и депозитарное ний, составляющих государственную тайну, к различным степе­
хранение архивных документов. Это — федеральные з а к о н ы ням секретности» 1995 г. и др.
«О внешней разведке» 1996 г. (новая редакция), «О федеральных Здесь достаточно неполно перечислены законодательные акты,
органах правительственной связи и информации» 1993 г., «Об регламентирующие действия с архивными документами и инфор­
органах федеральной службы безопасности в Российской Федера­ мацией из них. Но даже из указанного перечня видно, насколько
ции» 1995 г., «Об обязательном экземпляре документов» 1994 г.; сложно их применять в совокупности при решении конкретной
утвержденные Указом Президента от 14 марта 1995 г. и распоряже­ проблемы. Поэтому необходим дальнейший комплексный анализ
нием от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных законодательных актов — архивных и смежных, совершенствова­
дел Российской Федерации и Положение о Президентском архи­ ние самого архивного законодательства и детальная разработка
ве; принятый Правительством Российской Федерации 13 декабря мер по реализации отдельных законодательных статей.
1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О
вывозе и ввозе культурных ценностей» 1993 г. и постановление
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Фе­
дерации от 21 апреля 1995 г. «О моратории на возвращение куль­
турных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечествен­
ной войны».

См.: Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и


перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы — 1996 - КМ -
С. 4-5. ' " '

52
Глава 3 осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте­
ресах пользователей.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В архивоведческой литературе термин архив употребляется в
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский
язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в
ФЕДЕРАЦИИ
эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском
законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Гене­
ральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учинен­
ные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе
3 . 1 . Понятия «архивный документ» и «архив»
лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».
В XVIII в. слово архив (ж. р. — архива) означал как собрание
Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом
документов лица, рода, так и структурное подразделение учреж­
документ. Документ — это результат закрепления информации о
дения, занимающееся хранением документов. В первой половине
предметах объективной действительности и о мыслительной дея­
тельности человека посредством письма, графики, фотографии XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения,
или другим способом на любых носителях. хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться
и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя
Это определение взято из Словаря современной архивной тер­
Воронцова» (М., 1870—1895. Т. 1—40); «Архив графов Мордвино­
минологии социалистических стран (1982).
вых (СПб, 1901 —1903. Т. 1 —10); «Русский архив». Кроме того, со­
Есть и другие трактовки п о н я т и я документ, например в ГОСТ
гласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помеще­
16487 — 83: «Документ — материальный объект с и н ф о р м а ц и е й ,
ние, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре со­
закрепленной созданным человеком способом для передачи ее
временной архивной терминологии социалистических стран (М.,
во времени и пространстве». Особенность д а н н о й трактовки по­
вып. 1 — 2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с много­
нятия в том, что в данном случае под документом понимается
значностью термина архив. Архивом предлагалось считать только
материальный объект, специально созданный для передачи ин­
формации. учреждение или структурное подразделение, осуществляющее
хранение документов в целях их оптимального использования.
Так, например, белая стена не является документом. Но как
Поэтому ГОСТ 16487 — 83 запрещал употреблять термин личный
только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» — это уже
архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хра­
документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Истори­
нением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность тер­
кам известно немало случаев, когда настенные или даже наскаль­
мина архив снова закреплена в законе.
ные надписи становились ценным источником по истории куль­
Таким образом, в современной трактовке архив — это не толь­
туры народов.
ко многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и кило­
Последняя трактовка п о н я т и я документ звучит следующим метрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку
образом: « З а ф и к с и р о в а н н а я на материальном носителе инфор­ конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в
м а ц и я с реквизитами, п о з в о л я ю щ и м и ее идентифицировать»
зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить
(ГОСТ Р51141-98).
на две группы: государственные и ведомственные.
Архивный документ — это ценный материальный носитель ин­ Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют
формации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его собирание, хранение и организацию архивных документов в це­
значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, лях их всестороннего использования. Государственные архивы хра­
для кого он представляет ценность: если для общества в целом нят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы.
как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранит­ Главная задача государственных архивов — служение историчес­
ся в историческом архиве, если же только для человека, то он кой науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис­
хранится в личном, семейном архиве. торическими.
Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежде­
присутственное место. Под архивом понимается совокупность ар­
ний или ведомств, хранящие документы этих ведомств и органи­
хивных документов, а также архивное учреждение или структур­
зующие их использование для информационного обеспечения их
ное подразделение учреждения, организации или предприятия,
работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении
54
55
срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в 3 . 3 . Организация документов и д е л в пределах Архивного
государственный архив. фонда Российской Федерации в целом
Все архивные документы страны образуют Архивный фонд (первый уровень организации документов)
Российской Федерации.
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фон­
да РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных
3 . 2 . Архивный ф о н д Российской Федерации
хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность доку­ субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фон­
ментов, отражающих материальную и духовную жизнь ее наро­ ды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Россий­
дов, имеющих историческое, научное, социальное, экономичес­ ской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся
кое, политическое и культурное значение и являющихся неотъем­ все документы, представляющие ценность для общества и истори­
лемой частью историко-культурного наследия народов Российс­ ческой науки. Одни из них складывались в течение столетий, дру­
1 гие были созданы в связи с появлением новых систем документа­
кой Федерации .
В состав Архивного фонда РФ включены все документы, пред­ ции и носителей информации, третьи возникают на наших глазах
ставляющие ценность для общества независимо от формы соб­ вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления,
ственности. Напомним, что в состав ГАФ С С С Р входили доку­ в деятельности которых неизбежно создаются документы.
менты, находящиеся только в государственной собственности. Все Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым
ценные документы по Положению о ГАФ С С С Р , изданному в шла организация документов на уровне Архивного фонда страны.
1980 г., могли быть национализированы. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг.
Работа по распределению документов между архивами и упо­ XX в. и оказали влияние на формирование сети современных госу­
рядочению документальных комплексов внутри каждого архива дарственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им
называется организацией документов Архивного фонда Р Ф . П р и уделили особое внимание (рис. 1).
организации архивных фондов и архивных документов учитыва­ Классификация архивных документов и дел в Государственном
ется принадлежность документов к различным формам собствен­ архивном фонде СССР. До 1991 г. организация документов и дел в
ности, разным историческим периодам, видам носителей инфор­ Государственном архивном фонде С С С Р осуществлялась по сле­
мации, а также другие факторы. От рациональной организации дующим признакам:
документов Архивного фонда Российской Федерации зависит ус­ 1) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капита­
пех поиска документов. лизму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в госу­
В архивоведческой литературе синонимами термина «организа­ дарственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
ция» являются термины «классификация» и «систематизация» до­ 2) принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, рес­
кументов и дел. публиканское (для союзных и автономных республик) и местное
Классификация — это выработка научных основ (признаков) значение;
организации комплексов документов, установление логических и 3) принадлежности к определенным административно-терри­
исторических связей между ними. Систематизация — физическая ториальным единицам (краям, областям, районам);
организация и упорядочение документальных комплексов на ос­ 4) принадлежности к определенным отраслям государственной
нове схемы классификации документов. и общественной деятельности;
Организация документов и дел в современном понимании пред­ 5) принадлежности к составу документации данного фондооб-
полагает единство двух процессов — классификации и системати­ разователя (принцип недробимости архивного фонда);
зации документов. 6) способу и технике закрепления информации.
Организация документов и дел Архивного фонда страны осу­ Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных признаков.
ществляется по трем уровням: Принадлежность документов к историческим
в пределах АФ РФ в целом; э п о х а м . Этот признак организации документов по архивам обус­
в пределах архива; ловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма
в пределах архивного фонда. (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая
структура государственного аппарата, что отражается на составе
Основы Законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. Ст. 1. архивных фондов.

56 57
Принадлежность Принадлежность Принадлежность ветской властью, были отнесены к советской эпохе, документы
документов документов к комплексам, документов
Российской империи и Временного правительства — к дорево­
к историческим имеющим всесоюзное, к административно-
эпохам республиканское или территориальным л ю ц и о н н о й эпохе.
местное значение единицам При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не
трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоре­
чит принципу недробимости фонда.
Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия,
ГАФ СССР банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г.,
вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы
или национализированы в течение нескольких лет.
На практике датой, по которой материалы относят к той или иной
Принадлежность
документов к отраслям Принадлежность
эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации
государственной Способ и техника документов к составу учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-
и общественной закрепления документации одного новому для каждого фондообразователя. Документы учреждений, ко­
деятельности документов фондообразования торые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно
дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящих­
Рис. 1. Классификация документов, подлежавших хранению
ся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как
в Государственном архивном фонде С С С Р
правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).
Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов
На практике эта классификация осуществлялась следующим
культурных и научных учреждений, журналов и газет, обществен­
образом.
ных организаций, которые продолжили свое существование и после
1. Создавались архивы (центральные), хранящие документы фео­
революции, например фондов университетов, театров и т.д.
дализма, капитализма и социализма отдельно. Например, документы
Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний
эпохи феодализма (условно с XI в. по 1801 г.) хранились в
Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика,
ЦГАДА С С С Р (РГАДА);
Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской
эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в
власти была сдвинута во времени, т.е. советская власть на этих
ЦГИА С С С Р (РГИА);
территориях была установлена намного позже октября 1917 г. На­
эпохи социализма (условно с 1917 г.) хранились в ЦГАОР С С С Р
оборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материа­
(ГАРФ).
лам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. —
Документы дореволюционной и советской эпох хранились раз­
военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др.
дельно соответственно в центральных исторических архивах и цен­
Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе
тральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Бело­
фонды личного происхождения, например В.Я.Брюсова, А. Бело­
руссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эсто­
го, А.А. Блока, А.А.Ахматовой и др.
н и и и других бывших союзных республик. Все эти архивы, изме­
нившие названия, действуют до сих пор. По этой причине почти все архивы, сформированные по прин­
ципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходя­
2. Документы хранились в рамках одного архива в отделах до­
щие за рамки разделительных дат.
революционных и советских фондов (как правило, в областных,
Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала про­
краевых, городских архивах).
блема разграничительной даты в связи с распадом Советского
Разделение документов разных эпох по архивам всегда было
Союза и Государственного архивного фонда С С С Р .
связано с проблемой разделительной даты, которая устанавли­
валась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о ре­ Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходи­
организации и централизации архивного дела в Р С Ф С Р от 1 июня мости, да и возможности устанавливать единую дату для всех феде­
1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпо­ ральных органов и новых учреждений Российской Федерации.
хи и слома старого государственного аппарата. «Правила опреде­ Принадлежность документов к комплексам
л е н и я архивного фонда» в 1938 г. утвердили п р и н ц и п недроби­ общесоюзного, республиканского и местного
мости архивного фонда. Документы учреждений, созданных со- з н а ч е н и я . К комплексам документов общесоюзного значения от­
носились: фонды высших органов власти и управления, централь-
58
59
ных гражданских и военных учреждений, частей и соединений ных в новорожденной административно-территориальной едини­
армии и флота Союза С С Р ; фонды Русского государства, Россий­ це). В истории архивного дела использовались оба подхода.
ской империи, Российской буржуазной республики, а также до­ Остро стояла проблема размежевания документов автономных
кументы правительств периода Гражданской войны и иностран­ республик, округов, областей, ранее не имевших своей государ­
ной военной интервенции, притязавших на государственную власть ственности. Документы по их истории хранились, как правило, в
во всероссийском масштабе. фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в рес­
К комплексам документов республиканского значения относились: публиканском или областном архиве.
фонды высших органов власти и центральных учреждений советских Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместни­
(союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданс­ ка Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказ­
ких и военных учреждений, действовавших на территории, входя­ ского (Центральный государственный исторический архив Грузии,
щей в состав республики, и образованных местными буржуазными г.Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Гру­
и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреж­ зии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наме­
дений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою ком­ стничества — г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств.
петенцию на всю или значительную часть территории республики. В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробле­
К комплексам документов местного значения относились фонды ние и перемещение территориальных комплексов нежелательно.
губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, Поэтому при создании нового архива новой административно-
районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, территориальной единицы в него должны поступать только фон­
действовавших на территории края, области, округа, района в их ды новых органов власти и управления.
современных границах, если документы этих учреждений не отне­ Принадлежность документов к определенным
сены к комплексам союзного или республиканского значения. о т р а с л я м г о с у д а р с т в е н н о й и о б щ е с т в е н н о й дея­
На практике этот п р и н ц и п классификации документов реали­ т е л ь н о с т и . Этот признак классификации документов был оп­
зовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих ределяющим в построении Государственного архивного фонда в
общегосударственную ценность, создавались центральные архи­ период 1918-1929 гг., когда все архивные документы разбива­
вы СССР; для хранения документов республиканского значения — лись по их содержанию на тематические комплексы (секции).
центральные архивы республик; для хранения документов мест­ В настоящее время тематический, или отраслевой, п р и н ц и п со­
ного значения — краевые, областные, окружные, городские, рай­ здания архивов обусловлен тем, что работа с документами опре­
онные архивы. деленной тематики требует специальной подготовки архивистов.
Принадлежность документов к административ­ Практически отраслевой принцип классификации реализуется при
н о - т е р р и т о р и а л ь н ы м е д и н и ц а м . В основе организации сети создании архивов литературы и искусства, военно-исторических
областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит и народного хозяйства, а также многочисленных архивов обще­
административно-территориальное устройство страны. Это значит, ственных движений (бывшие центральные и местные партийные
что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели
республике необходим свой архив, поскольку в каждой администра­ были созданы специально в соответствии с данным признаком.
тивно-территориальной единице есть органы власти, управления, Принадлежность документов к с о с т а в у доку-
суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности [ " м е н т а ц и и д а н н о г о ф о н д о о б р а з о в а т е л я . Научной ос­
которых образуются документы по истории этой территории. новой классификации документов по этому признаку являются
Однако на практике осуществить разделение материалов по ад­ следующие принципы: происхождения, т.е. классификация доку­
министративно-территориальным единицам не совсем просто, по­ ментов по исторически сложившимся комплексам (фондам); ло­
скольку в административно-территориальном делении России про­ гический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.
исходят изменения: создается либо область, либо район, либо рес­ П р и н ц и п происхождения учитывается и при классификации
публика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях Документов по архивам. На этом уровне он понимается как прин­
возможны два подхода: либо при создании новых областей и райо­ цип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. докумен­
нов материалы ликвидированных фондообразователей, действовав­ ты одного архивного фонда не подлежат разделению по разным
ших на данной территории, передаются в новый архив, либо в архивохранилищам.
новый государственный архив поступают только документы новых Способ и техника закрепления информации.
фондообразователей (новых органов власти и управления, создан- Этот признак классификации документов предполагает создание

60 61
архивов кино-, фото-, ф о н о - и видеодокументов, а также архи­ Архивный фонд
вов научно-технической документации: Российского государствен­ Российской Федерации
ного архива фотодокументов, Российского государственного ар­ (АФ РФ)
хива кинофотодокументов, Российского государственного науч­
но-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано
необходимостью, во-первых, особого режима хранения докумен­
тов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптичес­ Государственная часть Негосударственная часть
АФРФ АФРФ
ких), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих доку­
ментов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда
комплекса научно-технической документации или фотодокумен­
тов может привести к дроблению фонда. Документы Документы Документы
Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде дореволюционного периода советского периода современного периода
Российской Федерации. В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР,
возникло новое государство — Российская Федерация с новой Рис. 3. Организация архивных фондов и архивных документов
экономической основой, когда признаются и защищаются рав­ по формам собственности
ным образом частная, государственная, муниципальная и иные
кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные
формы собственности.
(электронные) документы;
И з м е н е н и я , происшедшие в стране, коснулись и архивной
3) по срокам хранения:
сферы. Государственный архивный фонд С С С Р был переимено­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на по­
ван в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не
стоянном хранении в архивах;
только название, но и сама организация документов и дел Архив­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­
ного фонда Российской Федерации, которая осуществляется те­
менном хранении в течение установленных сроков в ведомствен­
перь по следующим признакам (рис. 2):
ных архивах;
1) по формам собственности:
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­
архивные фонды и архивные документы государственной час­
ти АФ Р Ф ; менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и от­
раслевых фондах;
архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федераль­
архивные фонды и архивные документы негосударственной ча­
ной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
сти Архивного фонда Р Ф , находящиеся на временном и депози­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся в веде­
тарном хранении в государственных архивах.
н и и муниципальных органов;
Все названные выше признаки можно применять только в со­
архивные фонды и архивные документы негосударственной
вокупности, формальное следование одному из них может приве­
части Архивного фонда РФ (рис. 3);
сти к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.
2) по видам носителей, способам и технике закрепления ин­
Например, условно разделительной датой между документами Рос­
формации:
сийского архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским
архивные письменные и графические документы на бумажных
государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петер­
носителях;
бурге считается 1801 г. Здесь действует принцип разделения мате­
риалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА).
АФРФ Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы
Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с
середины XVIII в. до XX в. С другой стороны, в РГИА хранится
фонд Синода (1721-1918). Если буквально следовать принципу
Организация Организация архивных фондов Организация
документов по видам носителей, способам фондов и доку­
Разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть
по форме и технике закрепления ментов по срокам Разделены пополам: все материалы до 1801 г. отправлены в Моск­
собственности информации хранения ву (в РГАДА), а после 1801 г. — в Санкт-Петербург (в РГИА). Од­
нако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют
Рис. 2. Организация Архивного фонда Российской Федерации
63
62
собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу постоянное, временное, постоянное в собственности государства,
недробимости они хранятся целостно в одном хранилище. депозитарное.
Как видно из приведенной классификации, в основе совре­ Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в ар­
менной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же
государственную и негосударственную части, что было закрепле­ в архиве негосударственного учреждения.
но в «Основах законодательства Российской Федерации об Архи­ Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их пере­
вном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г. дачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архи­ службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные
вные фонды и архивные документы: архивы органов государственной власти и управления государствен­
государственных учреждений, организаций, предприятий и ных учреждений, организаций и предприятий, а также государ­
государственных институтов, действовавших на территории Рос­ ственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городс­
сии на всем протяжении ее истории, а также учреждений религи­ кие) архивы могут осуществлять временное хранение документов в
озных конфессий до момента отделения церкви от государства; учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом доку­
органов государственной власти, местного самоуправления, ментов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи
прокуратуры, государственных учреждений, организаций, пред­ и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов
приятий, действующих на территории Р Ф ; негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником.
государственных учреждений, воинских частей, находящихся Обычно временное хранение осуществляется в интересах учрежде­
и (или) находившихся за границей; ний и ведомств, пока документы нужны для информационного
предприятий, организаций или объединений смешанных форм обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи докумен­
собственности, в уставном капитале которых имеется преоблада­ тов на постоянное хранение строго ограничены законом.
ющая доля федеральной или государственной собственности; Хранение в собственности государства — это хранение доку­
органов, учреждений, организаций и предприятий бывших ментов, находящихся в частной собственности, собственности об­
К П С С и ВЛКСМ; щественных организаций, корпораций, акционерных обществ и
других общественных организаций и объединений, образовав­ т.д., которые на законном основании переданы в собственность
шихся при осуществлении их деятельности до момента регистра­ учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим
ции в соответствии с законом РФ об общественных организациях, основанием скорее всего может быть договор дарения или кугаги-
принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;
юридических и физических лиц, поступившие на законных
основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, Архивный фонд Российской Федерации
а также к о п и и архивных документов на правах подлинников и на
законных основаниях, поступившие в собственность государства.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архив­ Государственная часть Негосударственная часть
ные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
государственных объединений и организаций с момента их ре­
Постоян­ Депози­ Времен­ В собствен­
Z
Депози­ Времен­ Постоян­
гистрации в соответствии с законодательством РФ об обществен­ ное тарное ное ности тарное ное ное
ных объединениях, в том числе профессиональных союзов, бла­ хране­ хране­ хране­ государ­ хране­ хране­ хране­
ние ние ние ства ние ние ние
готворительных и иных фондов, политических партий и движе­
ний, религиозных объединений и организаций;
негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак­ Архивы Ведом­
Архивы
ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий про­ Федера­ Ведом­ Федера­ ствен­
льной Музеи и Отрасле- Музеи и Отрасле- ные
мышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, ствен­ льной
архив­ библио- вые библио- вые (част­
ные архив­
науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; ной фонды
ной фонды ные)
архивы
физических л и ц (документы личного происхождения, фамиль­ службы службы архивы
ные архивы, коллекции документов и др.).
Для документов государственной и негосударственной частей Рис. 4. Классификация архивных документов и дел в АФ РФ по срокам
АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения (рис. 4): хранения

64 Архивоведение 65
продажи, заключенный между собственником и государственным
Окончание табл. 2
архивом, музеем или библиотекой, а также:
приобретение документов Росархива на аукционе или у торго- № По Положению о ГАФ СССР По Положению об Архивном
во-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; п/п от 4 апреля 1980 г. фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7)
передача государству так называемых бесхозных материалов в
том случае, если при ликвидации учреждения или организации у Центральный картографо-гео­ Центральный картографо-гео­
архива не оказалось законных «наследников». дезический фонд Главного упра­ дезический фонд Центральной
1 вления геодезии и картографии федеральной службы геодезии
Депозитарное хранение документов — временное хранение доку­
при Совете Министров СССР и картографии России
ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в тече­
Всесоюзный информационный Центральный государственный
ние срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником
фонд стандартов и технических фонд стандартов и технических
документов. По истечении срока депозита, установленного в догово­ условий Государственного условий Комитета РФ по
ре, совсем не обязательно следует передача документов на постоян­ комитета СССР по стандартам стандартизации, метрологии и
ное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депо­ сертификации
зиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату. Всесоюзный государственный Российский государственный
Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе фонд кинофильмов Государ­ фонд кинофильмов Комитета
об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государствен­ ственного комитета СССР по РФ по кинематографии
ным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? От­ кинематографии (Госфильмофовд)
раслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, Министерство иностранных дел Министерство иностранных
сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного СССР (Архив внешней дел Р Ф
(в том числе депозитарного) хранения документов государственной политики)
части Архивного фонда Р Ф . При этом сроки, условия хранения доку­ КГБ СССР (по постановлению Служба внешней разведки РФ,
ментов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Совета Министров СССР от Федеральная служба
Росархивом и ведомством. В табл. 2 приводится перечень отрасле­ 19.08.79) контрразведки РФ
вых фондов с правом депозитарного хранения документов государ­ МВД СССР (по постановлению Министерство внутренних дел
ственной части Архивного фонда Российской Федерации. Совета Министров СССР от РФ
27.12.84)
Таблица 2 Министерство обороны Министерство обороны РФ
СССР (решением Совета
№ По Положению о ГАФ СССР По Положению об Архивном Министров от 09.08.79 был
п/п от 4 апреля 1980 г. фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7) установлен предельный срок
хранения — 75 лет)
1 Объединение «Всесоюзный Государственное геологическое 10 Минсредмаш С С С Р (по Министерство РФ по атомной
геологический фонд» при предприятие «Российский постановлению Совета энергии
Министерстве геологии СССР геологический фонд» Комитета Министров от 18.06.87)
РФ по геологии и 11 Академия наук С С С Р
использованию недр 12 Музеи и библиотеки
2 Государственный фонд данных Российский государственный Министерства культуры СССР
о состоянии окружающей фонд данных о состоянии
природной среды Государ­ окружающей природной среды
ственного комитета С С С Р по Федеральной службы России 3 . 4 . Организация документов и дел в пределах архивов
гидрометеорологии и по гидрометеорологии и мони­ (второй уровень организации документов)
контролю природной среды торингу окружающей среды
Классификация документов в пределах архива предполагает их
организацию по комплексам — фондам и коллекциям.
1
Депозитум (англ.) — вещь, отданная на хранение, материальная ценность П р и классификации документов архива выбирают один из на­
(обычно деньги или ценные бумаги), вносимая на хранение в административ­ учных принципов классификации:
ные учреждения и подлежащая при наступлении определенных условий возврату принцип происхождения (организация документов по истори­
внесенному ее лицу или передаче по его указанию любому другому лицу.
чески сложившимся комплексам (фондам);
66
67
логический (тематический) принцип классификации докумен­ Таблица 3
тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп­
пам (коллекциям). № п/п Признак Пример
В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в преде­ Однородные учреждения, Избирательные комиссии по
лах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь действовавшие на одной выборам в Верховный Совет
остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, территории Р С Ф С Р по Московской
как архивный фонд и фондообразователь. области (1938—1967)
Архивным фондом организации или лица называется вся совокуп­ Объединение фондов Департамент народного
ность документов, образующихся в процессе деятельности какого- руководящего органа и образования и школы (с 1993);
либо фондообразователя. Фондообразователем называется учрежде­ подчиненных ему Кооперативно-промысловый
ние или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. учреждений, действовавших совет и промысловые артели
Документальный фонд лица называют личным архивом. на определенной территории Хабаровского края (1960—
В соответствии с Г О С Т Р 5 1 1 4 1 —98 архивный фонд — это сово­ 1980); Съезд народных
купность архивных документов, исторически и (или) логически депутатов РФ;
связанных между собой. Верховный Совет РФ и его
Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему органы (1990-1993)
Объединение материалов Завод «Серп и молот» и его
в качестве классификационной и учетной единицы архивная кол­
фондообразователей, профсоюзный комитет;
лекция в графическом варианте приведены на рис. 5.
связанных объектом Издательство газеты «Воля»
деятельности партии социалистов-револю­
Архивный фонд Архивная коллекция ционеров (1906—1907); книго­
издательство при агентстве
Дальневосточного союза пар­
Архивный фонд Объединенный Архивный фонд
тии социалистов-революцио­
учреждения архивный фонд личного происхождения неров в Нагасаки (1907—1910)
Объединение Конституционно-демократиче­
7 последовательно сменивших
друг друга учреждений на
ская партия (кадеты) (1905—
1906) + Партия народной
учреждении лиц лица семьи рода
основе единства их функций свободы (1906-1917)
Муравьевы-Апостолы И.М.,
Объединение документов
Рис. 5. Классификация документов в пределах архива М.И. и С И . Декабристы (1789—
лиц, связанных
1869)
Архивным фондом учреждения (организации) называется архи­ родственными отношениями
вный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в дея­ Объединение документов лиц, Объединенный архивный фонд
тельности одного учреждения (организации). связанных творческой и про­ историков-архивистов
Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, со­ фессиональной деятельностью (1840-1993)
стоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фон­
дообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войс­ Фонд лица:
ковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою Александр III. 1854- 1894 (ГАРФ. Ф.677,2 оп., 1333 ед. хр., 1845-1896).
исторические и (или) логически обусловленные связи (однород­ Николай II. 1868-1918 (ГАРФ. Ф.601, 2 оп., 2513 ед. хр., 1860- 1991).
ность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и Фонд семьи:
времени деятельности, единство местонахождения и др.; для част­ Ивашевы (ГАРФ, Ф.1714, 1 оп., 75 ед. хр., 1827-1892):
ных лиц — родственные, профессиональные, творческие отноше­ Ивашев В. П., декабрист, член «Южного общества» — (1797—1840);
Ивашева К. П. (урожденная Ле-Дантю), жена В. П. Ивашева (1808 -1839).
ния). В табл. 3 указываются признаки образования объединенных
Фонд рода:
архивных фондов.
Бакунины (ГАРФ, Ф.825, 1 оп., 1530 ед. хр., 1728-1987):
Архивным фондом личного происхождения называется архивный Бакунин М.В., вице-президент Камер-коллегии. 1730-1803;
фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сена­
и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например: тор 1764-1837;
68 69
Бакунин А. М., предводитель дворянства Новоторжского уезда Твер­ 3 . 5 . Организация документов и д е л
ской губернии. 1768 — 1854; в пределах архивного фонда
Бакунин М.А., идеолог анархизма, участник революционного дви­ (третий уровень организации документов)
жения в России. 1814—1876;
Бакунин Н.А., мировой судья Устюжского судебного округа, об­ Организация документов в пределах архивного фонда называ­
щественный деятель. 1818 — 1901; ется фондированием.
Бакунин П.А., новоторжский уездный предводитель дворянства, Фондирование складывается из следующих видов работ:
земский деятель, философ. 1820—1900; 1) определение границ архивного фонда, в том числе опреде­
Бакунин А. А., земский деятель, участник обороны Севастополя во
ление юридической самостоятельности фондообразователя и хро­
время Крымской войны. 1821-1908;
нологических рамок документов фонда;
Бакунин И.А., подпоручик. 1819—1900.
Муравьевы-Апостолы (ГАРФ, Ф.1002, 2 оп., 23 ед. хр., 1799-1980): 2) определение фондовой принадлежности документов.
Муравьев-Апостол И.М., дипломат, член Коллегии МИД, писа­ Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объе­
тель. 1765-1851; диненные архивные фонды и архивные коллекции, перефондирова­
Муравьев-Апостол М.И., декабрист, член «Союза спасения», «Со­ нию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондиро­
юза благоденствия», «Южного общества». 1793 — 1886; вании.
Муравьев-Апостол СИ., декабрист, член «Союза спасения», «Со­ Как было сказано ранее, пересистематизация материалов произво­
юза благоденствия», «Южного общества», руководитель восста­ дится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный
ния Черниговского полка. 1795—1826. оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах,
сложившихся в XVIII —XIX вв., где фонды обрабатывались разными по­
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных доку­ колениями архивистов, которые руководствовались различными мето­
ментов, образовавшихся в процессе деятельности различных фон­ дическими принципами.
дообразователей и объединенных по одному или нескольким при­ Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем
знакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи­ абот по фондированию, значит образовался значительный массив рос-
ческому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым созда­ ыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не
ются архивные коллекции. описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными
обстоятельствами:
Таблица 4 стихийными бедствиями и пожарами;
войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последую­
№ щи реституцией;
Признак Пример военными действиями вследствие социальных потрясений, перево-
п/п
отов;
1 Номинальный Коллекция плакатов ОКНА РОСТа и реформами государственного аппарата, органов власти и управ-
ОКНА ТАСС в Музее книги ения.
2 Тематический Монастырские дела (1612 — 1729)
Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как
в РГАДА — разрозненные документы по
риступить к выполнению работ по фондированию, необходимо
истории монастырей
зучить историю фондообразователя, познакомиться с законода-
3 Авторский Коллекция материалов о А. Барбюсе
и Д. Бедном, собранных В. А. Регининым ельными актами, ведомственными изданиями, источниками и
( 1 9 1 7 - 1 9 4 9 ) в РГАЛИ итературой, отражающими историю фондообразователя, с зада-
4 Географический Коллекция писем солдат русских ами и функциями, возложенными на него, определить масштаб
воинских частей на французском фронте, Деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и ка­
собранная Тургеневской библиотекой в кую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные
Париже; 27 коллекций по истории Периоды его деятельности. Важное значение имеет определение
государств и стран (1549 — 1949) в Р связей с другими учреждениями.
5 Смешанный ГВИА Следует также ознакомиться с основными видами документов
Карты и описания водных сообщений ондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами,
России (1701 - 1 9 1 2 ) в РГВИА анами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых с о -

70 71
держатся основные сведения о времени возникновения фондообра­ Таблица 5
зователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях
структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразо­ Фактор, влияющий Документы, возникшие Фондообразователь
на фондирование под влиянием фонда
вателя.
По выясненным данным составляется историческая справка. Кро­ 1. Изменение 1.1. Документы Президент РФ;
ме названных выше данных о фондообразователе в исторической конституционных высших органов Федеральное Собрание;
справке нужно раскрыть систему организации документов в дело­ основ государства государственной Правительство РФ;
производстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по в связи с власти Российской Конституционный Суд РФ;
номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам принятием Федерации и органов Правительство Республики
описания на обложках. Конституции РФ государственной Коми; Московская
Далее в исторической справке следует изложить сведения по 1993 г. Распад власти субъектов областная Дума;
истории фонда, выяснить: СССР в 1991 г. федерации, созданных Верховный Совет РСФСР
когда поступил фонд на хранение; по Конституции РФ с 8 декабря 1991 г. по
1993 г. (новые 1993 г.; Совет Министров
степень его сохранности;
архивные фонды) РСФСР с 8 декабря 1991 г.
объем фонда;
крайние даты документов.
1.2. Документы Министерство атомной
В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и энергетики и промышлен­
высших органов
значение документов для научного и практического использования. управления ности С С С Р и
К исторической справке необходимо приложить графическую (министерств, ведомств Министерство РФ по
схему структуры фондообразователя, список источников и лите­ РФ), созданных на атомной энергии
ратуры, использованных при написании справки. базе соответствующих
Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого до­ ведомств С С С Р
кументального фонда может быть сформирован архивный. Кто же (новые архивные
может быть фондообразователем? Прежде всего следует учитывать фонды)
юридическую самостоятельность учреждения, признаками кото­
рой являются: 1.3. Документы советов Совет Министров
наличие правового акта об образовании учреждения (акт, ус­ министров республик в Якутской А С С Р и Совет
тав, указ, декрет, закон, положение); составе РФ и Министров республики
автономных Саха
самостоятельный баланс, смета, счет в банке;
штатное расписание; образований до и
после распада С С С Р
самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая пе­
(новые архивные
чать и др.).
фонды)
Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также
может быть фондообразователем, если его документы образуют 1.4. Документы новых Комитет местного
обособленный исторически значимый комплекс. органов местного самоуправления округа
В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. самоуправления, Лефортово г. Москва
даны правила определения границ фонда в случае реорганиза­ созданные на основе
ции, эвакуации учреждения и др. федеральных законов и
Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. нормативных актов
XX в.) задача определения границ архивных фондов является весь­ субъектов федерации
ма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоеди­ (новые архивные
нить ли новые поступления к уже существующему фонду или со­ фонды)
здать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать
коренные изменения в ж и з н и государства и общества. В табл. 5 1.5. Документы
приведены факторы, влияющие на определение границ архив­ Прокуратуры Р С Ф С Р
и Прокуратуры РФ
ного фонда.

72 73
Окончание табл. 5
Продолжение табл. 5

Фактор, влияющий Документы, возникшие Фактор, влияющий Документы, возникшие Фондообразователь


на фондирование под влиянием фонда Фондообразователь на фондирование под влиянием фонда

(новые архивные 5. Ликвидация Документы каждой Московский государ­


фонды), местных фондообразова­ организации ственный историко-
прокуратур (новые теля с передачей (самостоятельные архивный институт с
архивные фонды) его функций архивные фонды) 1991 г. в составе Рос­
одной или сийского государствен­
1.1 Изменение 1.6. Документы новых Хакасский областной нескольким ного гуманитарного
статуса субъекта органов власти (новые совет народных депутатов организациям университета
РФ архивные фонды) и Верховный Совет
республики Хакассия с
29 января 1992 г. Вид фонда Хронологические границы фонда
2. Изменение Документы новых Бабушкинский Архивный фонд Официальные даты образования и
границ органов власти и районный Совет учреждения ликвидации учреждения
административно- управления (новые народных депутатов Архивный фонд Даты рождения и смерти отдельного лица,
территориаль­ архивные фонды) г. Москвы; Куйбышевский личного происхождения членов семьи или рода
ного деления и районный Совет Объединенный Даты образования и ликвидации наиболее
создание новых народных депутатов архивный фонд раннего и наиболее позднего по времени
органов власти и г. Москвы; Дзержинский деятельности учреждений, документы
управления районный Совет которых вошли в состав фонда
народных депутатов
Ниже дается определение хронологических границ архивных
г. Москвы; Префектура
фондов.
Северо-восточного
административного округа Иногда возникают затруднения по определению крайних дат до­
кументов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного
3. Изменение Документы Государственный концерн происхождения. Поясним, что крайними датами документов архив­
формы собствен­ учреждений и «Нефтегазстрой» и ного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее
ности фондо­ предприятий, АО «Роснефтегазстрой» позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпа­
образователя. перешедших с 1991 г. дать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по
в кооперативную, каким-либо причинам отсутствуют документы начального или за­
общественную, частную вершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд уч­
и другие формы реждения передаются для завершения производством дела учрежде­
собственности (новые ния-предшественника.
архивные фонды)
Крайние даты документов архивного фонда личного происхожде­
4. Реорганиза­ Документы нового ния могут быть расширены за счет документов, связанных с от­
Центральная научно-
ция фондообра­ учреждения (новый исследовательская кликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием
зователя, которая архивный фонд) лаборатория (ЦНИЛ) его произведений, проведением мероприятий, которыми отмеча­
ведет к корен­ Главархива СССР и ются юбилейные даты.
ному изменению Всесоюзный научно- Определение фондовой принадлежности документов. Определить
его функций и исследовательский фондовую принадлежность документов — это значит определить
созданию нового институт соответствие документов тому или иному архивному фонду на ос­
учреждения документоведения и нове соответствующих признаков.
архивного дела Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основа­
(ВНИИДАД). Главархив нии непосредственного изучения документов.

74 75
Документы, как правило, сами несут дополнительные сведе­ Глава 4
ния об их принадлежности к определенному архивному фонду.
В современном государственном делопроизводстве эти сведения КОМПЛЕКТОВАНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА
могут быть отражены на обложке дела, где указывается офици­
ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
ально принятое полное, а в скобках — сокращенное название
учреждения-фондообразователя и название структурной части уч­
реждения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомне­
ние, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку со­ 4.1. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации
всем, то фондовая принадлежность устанавливается на основа­
Комплектование — это систематическое пополнение архива до­
нии изучения содержащихся в деле документов.
кументами в соответствии с его профилем.
Все документы по месту их составления обычно подразделяют­
Под профилем архива следует понимать установленный для ар­
ся на входящие, внутренние и исходящие.
хива состав документов, который определяется признаками клас­
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных
сификации документов Архивного фонда Р Ф .
фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-
Главной целью комплектования является наиболее полная кон­
получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа
центрация документов, относящихся к профилю каждого архива.
регистрации входящих документов, тексту (содержанию) доку­
Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:
мента, резолюциям, пометам.
установление профиля архива;
Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов,
определение источников комплектования;
протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внут­
определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
реннюю деятельность учреждения, определяется по названию уч­
организация комплектования.
реждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а
Первый этап работы по комплектованию подробно описан в р. 3.3,
также по подписям должностных лиц.
третий решается в ходе экспертизы ценности документов (р. 4.2.2).
Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих доку­
Поэтому в этом разделе остановимся на двух этапах работы: опреде­
ментов определяется по названию учреждения-автора, которое мо­
ление источников комплектования и организация комплектования.
жет быть указано рядом с подписью должностного лица в конце
документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по со­
держанию документов и делопроизводственным номерам. 4.1.1. Определение источников комплектования
Фондообразователем входящих документов является адресат, а
внутренних и исходящих — автор. Источники комплектования — это учреждения или лица, не­
Указанные выше признаки фондовой принадлежности назы­ посредственно передающие документы в государственные или ве­
ваются прямыми признаками, так как они имеют обязательные эле­ домственные архивы.
менты, в которых содержится название фондообразователя. Источниками комплектования могут быть как государственные,
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и до­ так и негосударственные учреждения.
кументов при отсутствии прямых признаков устанавливается по Научно обоснованные критерии определения источников ком­
косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям по­ плектования государственных архивов сложились к 1960-м гг.
черка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут К концу 1980-х гг. они были развиты и дифференцированы. Одна­
быть решающими. ко в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественно-
При определении фондовой принадлежности надо запомнить: политической и экономической жизни страны, архивисты вновь
1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации вынуждены были их переоценить.
или переименованию, могут встречаться старые наименования; В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие к р и т е р и и о п р е ­
2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время д е л е н и я и с т о ч н и к о в к о м п л е к т о в а н и я государ­
пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшествен­ ственных архивов:
ников; для учреждений:
3) в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся значение учреждения в системе органов власти и управления,
в деятельности нескольких учреждений. в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, рес-
77
публиканского, областного, районного, городского подчинения нЬ 1постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редак­
и т.д.);
циях списков источников комплектования архивов вместо Верхов­
полнота отражения деятельности учреждения в документах вы­
ного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета
шестоящих организаций;
Министров СССР — Правительство Р Ф , вместо исполкомов — мэ­
соответствие документов учреждения профилю государствен­
рии и префектуры. Но принцип составления списков остался преж­
ного архива;
ним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые
для документов личного происхождения:
примерные отраслевые списки учреждений, организаций и пред­
значение творческой и общественной деятельности фондооб­
приятий, являющихся и не являющихся источниками комплектова­
разователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и
ния государственных архивов. Особое внимание было уделено изуче­
других областей;
нию состава и содержания документов вновь образованных органов:
история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, нали­
Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной вла­
чие собранных фондообразователем ценных документов, особен­
сти (президентов республик в составе РФ), администраций краев,
ности фиксации его творческого процесса;
областей, автономных областей, автономных округов, местной ад­
взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (нали­
министрации, представительств и представителей Президента Р Ф ,
чие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных
мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.
деятелей).
Особого внимания требует отбор на государственное хранение
Н а основе этих критериев утверждались с п и с к и и с т о ч н и ­
1 документов о подготовке и проведении массовых политических
к о в к о м п л е к т о в а н и я , в основе которых лежало разделение
кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усили­
потенциальных источников комплектования на несколько групп:
лась роль учреждений и организаций социально-культурной сфе­
учреждения, организации и предприятия, документы которых под­
ры, общественных организаций и творческих союзов. После пере­
лежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;
смотра списков многие из этих учреждений стали самостоятель­
учреждения, организации и предприятия, документы которых ными источниками комплектования.
подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вы­
Такова система критериев и методика комплектования госу­
шестоящих инстанций, а также выборочному приему.
дарственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и впол­
Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов не может быть использована при комплектовании архивов доку­
однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в госу­ ментами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государствен­
дарственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов ном аппарате, общественно-политической жизни страны, эконо­
(как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый мическом развитии привели к тому, что в комплектовании по­
групповой выборочный прием. явился целый ряд новых проблем.
Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив Во-первых, после распада С С С Р бывшие союзные республи­
поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками
ки, ставшие независимыми государствами, приняли собственное
комплектования ценных документов.
архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема,
Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отлича­
связанная с претензиями бывших союзных республик на матери­
ются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (группо­
вой), немногое от всех (повидовой); алы, которые уже поступили на государственное хранение. Одна­
ко в соответствии с основным научным принципом архивоведе­
учреждения, не являющиеся источниками комплектования го­ ния — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» —
сударственных архивов. было принято нелегкое решение — не перемещать материалы.
На основе последней редакции примерных списков каждый го­ Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты
сударственный архив ведет в соответствии со своей зоной комп­ федеральной собственности и собственности субъектов Федера­
лектования списки своих источников комплектования. Списки долж- ции, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования ар­
1 хивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федера­
Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы
которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы С С С Р . ции, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ ре­
ГАУ при СМ С С С Р . - М., 1960. шения этой проблемы на основе «принципа территориальности
Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являю­ комплектования», т.е где родился (архивный фонд), там и приго­
щихся или не являющихся источниками комплектования государственных архи­ дился (принят на государственное хранение независимо от фор­
вов. ГАУ при СМ С С С Р . — М., 1987.
мы собственности и подчинения).
78
79
В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомствен­ зации с государственной или муниципальной форой собственнос­
ной системы во всех отраслях управления пересматриваются крите­ ти) и на основе договора (с другими формами собственности).
рии определения источников комплектования. Так, например, осо­ С п и с к и источников комплектования составляются на основе
бое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения несколько видоизмененной системы критериев, которая активно
в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учрежде­ обсуждается в современном архивоведении.
ния уже не отражает реального значения его деятельности. Рост
самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, Критерий Пояснение
что все меньше их документации поступает на хранение в фонды 1. Функционально- Выполнение основных задач отрасли, уникаль-
вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных целевое назначение ность деятельности, новизна товаров и услуг,
учреждений — самостоятельных источников комплектования. учреждения стабильность существования, конкурентоспо­
В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись собность, участие в международных и регио­
также с неотложной проблемой приема на государственное хране­ нальных программах
ние документов ликвидированных учреждений, которые не имеют 2. Масштаб Многопрофильность производства товаров и ус-
правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внеплано­ деятельности луг; объем уставного фонда; состав учредителей
вого приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая и участников; межрегиональная деятельность;
обрабатывать поступающие документы временного и постоянного численность работников
хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на 3. Вид организации Сложившаяся структура и организация деятель­
документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда ности, наличие иностранного партнера, нали­
они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих чие уникальных или наиболее типичных структур
документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих доку­
4. Полнота отражения Степень повторения ценной информации,
ментов в государственный архив в составе фондов ликвидированных информации в том числе в фонде других организаций
учреждений — это один путь решения проблемы, другой — созда­
ние специальных межведомственных архивов по личному составу, Среди источников комплектования особую группу составляют
особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» общественные организации — партии, союзы, движения, студии,
архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от клубы и др. Критерий определения источников комплектования в
большого количества социально-правовых запросов. отношении этой категории фондообразователей только разрабаты­
В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к ваются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хране­
«разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных ния современной документации и архивов общественных движений,
структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение
культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Феде­ документов этих организаций. На основании изучения хроники об­
ральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохране­ щественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность
нию документов негосударственных структур, значительная часть цен­ современных общественно-политических организаций по направле­
ных источников по истории современности будет утрачена. В связи с ниям и характеру их деятельности на общественно-политические,
этим перед государственными архивами стоит двуединая задача: религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.
выявить негосударственные структуры, фонды которых отно­ Политические организации в свою очередь по ориентации под­
сятся к профилю комплектования данного архива, и установить, разделяются на национал-патриотические, марксистские, соци­
какие из них являются источниками комплектования; ал-демократические, либерально-демократические и др.
установить «договорные отношения» с представителями этих В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирую­
структур. щие организации, в документах которых наиболее полно должна
В результате выявления негосударственных структур составляют­ отразиться история того или иного общественно-политического
ся списки потенциальных источников комплектования госархивов. направления. Далее, при непосредственном изучении архива орга­
Источниками комплектования государственных архивов явля­ низации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в
ются организации нового типа, в деятельности которых образу­ архиве организации документов, наиболее полно отражающих
ются документы, имеющие историческое, культурное, научное, важнейшие события общественно-политической жизни страны и
социальное, экономическое, политическое значение, подлежа­ Региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и раз­
щие обязательной передаче на государственное хранение (органи- личных движений, структуру региональных отделений движения.

80 81
Вид документации Срок хранения, лет
4.1.2. Организация комплектования
Записи актов гражданского состояния.; документы
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ве­ по личному составу; записи нотариальных действий
домственном и государственном архивах. и судебных дел; хозяйственные книги 75
Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­ Научная, технологическая, патентная документация 10
тивной работы с документами дела структурных подразделений
должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­ Конструкторская документация 15
домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на Проектная документация по капитальному
срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. строительству 25
Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи,
Телеметрическая документация 5
составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо проверить: Кинодокументы, фотодокументы, видеофонограммы 3
правильность формирования и оформления дел; фотодокументы 3
соответствие количества дел постоянного и долговременного
хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­ Документы на машинных носителях 5
чество этих же дел, включенных в опись. Передача дел на хранение в государственных архив. Документы
Проверка формирования дела предполагает установление соответ­ принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с
ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. визой экспертно-проверочной комиссии ( Э П К ) архивного учреж­
Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­ дения, а также по актам приема-передачи.
рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения. В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­ ков передачи документов от источника комплектования в госар­
гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­ хив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников
чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы комплектования в государственный архив.
дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть
скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается Источники комплектования Срок передачи, лет
общее количество листов; обложка дела должна быть правильно Федеральные органы государственной власти; Гене­
оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного ральная прокуратура Р Ф ; органы государственной
подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок власти и прокуратуры республик; отраслевые ака­
дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов демии; государственные объединения; учреждения,
в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­ организации, предприятия федерального и рес­
ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­ публиканского подчинения 15
ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого Органы государственной власти и прокуратура краев,
документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­ областей, городов федерального значения, автоном­
дится документ. ной области, автономных округов; прокуратура го-
Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — очень Родов и районов, государственных учреждений, ор­
ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре­ ганизаций, предприятий краевого, областного под­
менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с чинения, подчинения автономной области и ок­
номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять ружного подчинения 10
все меры к розыску недостающих дел. Органы местного самоуправления; учреждения, орга­
Материалы долговременного хранения по личному составу (до низации, предприятия городского и районного под­
75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых чинения; предприятия сельского хозяйства 5
запросов граждан, поступают на хранение в объединенные меж­ Совместные предприятия с участием государства; ор­
ведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, ганизации и объединения смешанных форм собствен­
имеющих отраслевые фонды, определяются специальным согла­ ности, в уставном капитале которых имеется преоб­
шением между ведомством и Росархивом. ладающая доля федеральной или государственной
Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения. ^ственности 10

83
82
Передача документов из каждого учреждения — источника ком­ В случае необходимости условия хранения и использования до-
плектования в государственный архив осуществляется ежегодно ^ м е н т о в могут включать ограничения права доступа и использо­
или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондооб- вания документов, содержащих тайну личной жизни, коммерчес­
разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп­ кою тайну, являющихся объектом авторского права и др.
лектования, регулярное комплектование возможно только при со­ Документы личного происхождения также могут поступать в
ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек­ государственный архив по договору дарения, по завещанию, по
тование государственного архива документами данного фондооб- решению суда или нотариальных органов о признании докумен­
разователя осуществляется в несколько этапов: тов бесхозными, по договору купли-продажи.
сначала на заседании Э П К госархива утверждается опись дел На временное хранение (депонент) документы личного про­
постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив исхождения передаются на основании личного заявления вла­
(этот экземпляр описи остается в государственном архиве); дельца.
затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ П р и приеме документов также составляется акт приема-пере­
ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­ дачи, к которому прилагается сдаточная опись.
кого состояния дел, оформления дел и т.д.; Особо важное значение имеет договор между архивом и вла­
наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями по- дельцем, поскольку на его основе документы передаются в госу­
единично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ дарственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с
ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в владельцем каждый его пункт.
описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­ В современных условиях архивисту зачастую необходимо ис­
лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет пользовать методы «активного комплектования»:
справку о причинах отсутствия дел. проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­
Основным документом, на основании которого производится ния их документов;
прием документов на хранение, является акт приема-передачи выявление потенциальных источников комплектования в орга­
документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю­ нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения
щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе­ хроники общественно-политической жизни;
редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида­ анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и
ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко­ движений, запись митингов и других событий общественно-по­
пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух литической жизни, запись устных воспоминаний;
экземплярах, подписывается представителями государственного сбор воспоминаний, составление хроники событий;
и ведомственного архивов. сбор документов, отражающих общественное мнение, участие
Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.
(в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж­ Основой работы по «активному комплектованию» является вы­
дения описи на Э П К государственного архива). Один экземпляр сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­
описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи­ ная жизненная позиция архивиста.
си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе­
редаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.
4 . 2 . Экспертиза ценности документов
Прием документов от источников комплектования негосудар­
ственной части Архивного ф о н д а РФ имеет свою с п е ц и ф и к у . 4.2.1. Экспертиза ценности документов на основе
К а к показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб-
научных критериев
разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется
принимать документы через пять лет после о к о н ч а н и я их делоп­ П р и формировании Архивного фонда страны из огромного
роизводства. Собственники документов могут передавать свои до­ Количества документов лишь незначительная часть поступает на
кументы в собственность государства на хранение в учреждения государственное хранение.
Федеральной архивной службы России, государственные музеи Процесс изучения документов на основании принципов и кри­
и библиотеки. П р и этом передача права собственности на доку­ териев ценности в целях определения сроков хранения докумен­
менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч­ тов и отбора их на государственное хранение называется экспер­
реждением. тизой ценности документов.

84 85
Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV—
Кроме этого отбирают для уничтожения документы времен­
XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов
ного хранения, срок хранения которых истек. П р и этом особое
получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.
внимание должно быть уделено документам, срок хранения ко­
Современная экспертиза ценности документов проводится, как
торых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит
правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней,
судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с
номенклатур дел, классификаторов.
комиссией, которая по-научному может называться централь­
Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэто­
ной экспертной комиссией ( Ц Э К ) или просто экспертной ко­
му не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг.
миссией ( Э К ) .
по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза
В государственном архиве, во-первых, проверяют решение эк­
ценности документов на основе научных критериев.
спертных органов ведомственных архивов и утверждают их и,
Итогом экспертизы ценности документов является полноцен­
во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценнос­
ное комплектование государственных архивов и всего Архивного
ти документов или разбор россыпи документов.
фонда страны. И м е н н о в итоге экспертизы происходит формиро­
Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая
вание архивных фондов, которые концентрируются в государствен­
проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким
ных архивах.
фондам:
Задачи экспертизы ценности документов. Первая задача — отбор
вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­
однородных учреждений, действовавших на одной территории
ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­
(школы одного района);
ление профильное™ документов тому или иному государствен­
лиц, связанных родственными или личными отношениями.
ному архиву.
Такой комплексный подход возможно осуществить только в
Вторая задача — определение сроков хранения документов,
государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов
и н ф о р м а ц и я в которых может быть использована в течение ка­
разных учреждений.
кого-то периода времени. В зависимости от установленных сро­
В результате экспертизы ценности документов выделяются две
ков хранения такие документы могут быть разделены на две
группы дел:
группы:
дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
1) для долговременного хранения (например, документы по лич­
дела, предназначенные для уничтожения.
ному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для
лица на момент заведения дела);
постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносят­
2) для временного хранения.
ся в описи.
Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фон­
Акты и о п и с и представляются на рассмотрение соответству­
да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать
ющей э к с п е р т н о й к о м и с с и и , или э к с п е р т н о - п р о в е р о ч н о й ко­
за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­
м и с с и и , или ц е н т р а л ь н о й э к с п е р т н о - п р о в е р о ч н о й к о м и с с и и
ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.
(ЦЭПК).
Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информатив­
Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспер­
но емких документов.
тизы ценности документов — это система научно обоснован­
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в
ных п р и з н а к о в , на основе которых определяется ценность до­
делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
кументов.
В делопроизводстве решается проблема определения сроков хра­
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:
нения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е.
1) критерии происхождения документов;
когда дело еще «не родилось».
2) критерии содержания документов;
В ведомственном архиве происходит выделение из документаль­
3) критерии внешних особенностей документов.
ного фонда учреждения дел для постоянного хранения и подго­
Рассмотрим каждую группу критериев и их использование при­
товка их к сдаче в государственный архив.
менительно к документам конкретных фондов.
Если в учреждении имеются юридически самостоятельные
1 . К группе к р и т е р и е в п р о и с х о ж д е н и я документов
структурные подразделения, то из ценных документов формиру­
относятся:
ют несколько архивных фондов.
значение учреждения или лица в жизни общества;
86
87
значимость событий (явлений, предмета), отраженных в доку­ лежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно
ментах; осуществляется в установленном порядке только с разрешения
время и место создания документов. федеральной архивной службы России.
На основе критерия значение учреждения в жизни общества Критерий место образования документов также требует тща­
определяются группы учреждений, от которых документы посту­ тельного изучения материалов, которые обнаружены или могут
пают либо на государственное хранение в полном объеме (имеет­ быть обнаружены на месте какого-либо значительного события,
ся в виду ценная документация этих учреждений), либо выбороч­ интересного явления.
но (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), 2 . К группе к р и т е р и е в с о д е р ж а н и я документов отно­
либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом сятся:
учитывают значение деятельности учреждения для развития от­ значимость информации документа;
расли, его место в ведомственной системе. повторяемость документной информации;
Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно слож­ целевое назначение документов;
н ы й для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно вид и разновидность документа.
оценить роль той или и н о й личности. Поэтому, принимая реше­ На основе критерия значимость информации документы учреж­
ние о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нуж­ дений делят на три группы:
но учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, кол­ документы, отражающие основные направления деятельности
лег по профессии и сотрудников. учреждения, с постоянным сроком хранения;
Критерий значимость события позволяет оценивать докумен­ документы вспомогательного, оперативного, справочного ха­
ты, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетель­ рактера, хранящиеся временно;
ства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы по личному составу. В этой группе может быть пред­
документы в зависимости от степени участия учреждения или ставлена как основная, так и вспомогательная документация. П р и
лица в проведении или изучении события, отраженного в доку­ оценке этой группы документов следует учитывать не только зна­
ментах. чение информации, но и значение лица, которого эти документы
На основании этого критерия выявляются документы, кото­ непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет
рые были созданы в связи с событиями огромного исторического по заключению Э П К .
значения в истории страны. В связи с этим даже документы, пред­ Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь
назначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государ­ в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить
ственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять значение информации документов, поступающих на постоянное
периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много доку­ хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь
ментов. с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому
этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с кри­
Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Мос­
териями целевое назначение документа и вид и разновидность до­
кве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество доку­
ментов московских приказов и других учреждений), ценятся выше дру­ кумента.
гих документов. Критерий повторяемость информации широко используется в
Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, экспертизе ценности документов, так как «природа» государствен­
как Крестьянская война 1 7 7 3 - 1 7 7 5 гг., Отечественная война 1812 г., ного управления порождает явление повторяемости и н ф о р м а ц и и
движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала в создаваемых документах.
1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг., В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости до­
Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая рево­ кументной информации путем сопоставления документов как ис­
1
люция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д. точников первичной и вторичной информации.
Большое значение имеет критерий время образования докумен­ Различают два вида повторяемости информации, каждому из
тов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена которых присущи свои формы:
запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до
1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела
1
и документы биографического характера, завершенные в дело­ Документы, на основании которых были созданы новые документы, явля­
производстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не под- ются источником первичной информации.

88 89
формальный (когда происходит простое воспроизведение до­ ТИ не столь актуальны для документов современных учреждений,
кументной информации во вторичных источниках) с такими фор­ а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как
мами, как дублетность, цитирование и суммирование; Правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохране­
аналитико-синтетический (когда происходит преобразование ны. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние
документной информации первичных источников во вторичных документов, и форму передачи в них информации. Если в по­
источниках информации) с такими формами, как обобщение, врежденных документах возможно хотя бы частичное восстанов­
реферирование и изложение. ление текста, они оставляются на постоянное хранение, рестав­
Как форму повторяемости информации выделяют вариант­ рируются или фотокопируются.
ность, которая может относиться к формальному или аналитико- Особенности проведения экспертизы ценности документов лич­
синтетическому виду повторяемости документной информации. Все ного происхождения. П р и проведении экспертизы ценности доку­
зависит от степени переработки вариантов документа. В практике ментов личного происхождения на основе критериев сначала оп­
экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничто­
ределяется ценность фонда, а затем проводится оценка докумен­
жению учитывается формальный вид повторяемости информации.
тов. Документы личного происхождения отражают не только фак­
Наиболее распространенной формой повторяемости информа­ ты реальной действительности, но и отношение к ним автора,
ции является дублетность. зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного
Следует четко разграничивать дублетные документы (докумен­ опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Истори­
ты, размноженные при помощи множительной техники и имею­ ческие события предстают перед нами в свете его индивидуально­
щие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии го отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира
документов (выполненные на пишущей машинке). в документах личных архивов, не теряя своего объективного зна­
Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений пред­ чения, приобретает и субъективный характер.
ставлены постановлениями, решениями, циркулярами вышесто­ В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценно­
ящих учреждений, которые при описании указываются как ко­ сти для отбора документов личного происхождения на государствен­
пии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением ное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.
дублетности. С учетом специфики документов личного происхождения кри­
3 . К группе к р и т е р и е в в н е ш н и х о с о б е н н о с т е й до­ терии экспертизы ценности документов личного происхождения
кументов относятся: подразделяют на две группы:
подлинность; 1) критерии ценности фондов личного происхождения;
внешний вид документа (форма передачи содержания, удосто­ 2) критерии ценности документов личного происхождения.
верения и оформления документов, в том числе художественные, К группе критериев ц е н н о с т и ф о н д о в л и ч н о г о п р о ­
палеографические, языковые и другие особенности; физическое и с х о ж д е н и я относятся:
состояние документов).
значение творческой и общественной деятельности фондооб-
Критерий подлинность документов имеет важное значение, так
разователя;
как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе до­
история фонда и его состав;
кументов на государственное хранение. При определении подлин­
взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так,
ности документа устанавливается наличие бланка, печати, штам­
па, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удос­ документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже
товерения документа. имеющимися в государственных архивах документами, могут под­
Если подлинники имеют особое государственное значение для тверждать и дополнять их).
использования в читальном зале или если есть расхождения в тек­ К группе критериев ц е н н о с т и д о к у м е н т о в л и ч н о г о
стах подлинников и копий документов, 1 - 2 экземпляра копий п р о и с х о ж д е н и я относятся:
оставляются на постоянное хранение. Копии документов подве­ значение творческой и общественной деятельности автора до­
домственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет кумента;
гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохрани­ время и место создания документа;
лись подлинники этих документов. значимость содержания документа, его информационная, ху­
При оценке такого критерия, как внешний вид документа, ху­ дожественная и научная ценность;
дожественные, палеографические, языковые и другие особеннос-
внешние признаки документа (сохранность, степень автогра-
90 фичности, наличие помет и др.); 91
кам, а напротив, обозначены л и ш ь как «тяготеющие» к постоян-
В примерных перечнях называются документы, подлежащие
ому сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име-
государственному хранению, а также документы, подлежащие
щих тот или иной временный срок хранения.
выделению к уничтожению как не представляющие научной, ис­
Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наи-
торической, экономической ценности.
олее современным является «Перечень типовых документов, об-
Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­
азующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра-
ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­
ения», который явился логическим продолжением Типового пе-
приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень
ечня документов, вышедшего в 1989 г.
предусматривает максимально полный охват видов и разновид­
В чем же взаимосвязь двух этих перечней?
ностей документов, систематизированных в соответствии с ос­
Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня
н о в н ы м и ф у н к ц и я м и и направлениями деятельности учрежде­
н и й этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида трачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г.
документов. Во-вторых, новый Перечень типовых документов распростра-
лет свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для установ-
Таким образом, типовая документация с едиными общими и
ения сроков хранения документов, созданных в 1980— 1990-е гг. (до
обязательными сроками хранения входит составной частью во все
995 г.) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем
ведомственные перечни.
989 г.
Д о 1990-хгт. п е р е ч н и д о к у м е н т о в , п о д л е ж а щ и х по­
В-третьих, остается действующей вторая часть Типового пе­
с т о я н н о м у х р а н е н и ю , были одного вида — типовые. В них
речня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при
были указаны документы, подлежащие приему только в государ­
определении сроков хранения документов по отраслям и специ­
ственные архивы С С С Р , которые, как было сказано выше, ори­
фическим направлениям деятельности организаций, например
ентировались на документы государственных учреждений. Послед­
конструкторской, технологической, проектной, научно-исследо­
ним таким перечнем является типовой перечень документов, вы­
вательской и другой подобного рода документации.
пущенный в 1989 г.
Само название нового Перечня типовых документов указывает
В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собствен­
на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в
ности возникла потребность в подготовке новых видов перечней
организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба
документов, учитывающих происшедшие изменения.
деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового
Весьма своевременным является перечень документов для негосудар­ Перечня типовых документов распространяется и на документы
ственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управлен­ негосударственных организаций.
ческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея­ Новый Перечень типовых документов необходимо использо­
тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен­ вать в качестве основного нормативного документа и в первую
ных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996). очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел
Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в
в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и
первую очередь включает примерный перечень управленческих докумен­
отборе документов на постоянное (вечное) хранение.
тов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие
выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу Если вы работаете в учреждении — источнике комплектования (или
просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования соб­ потенциальном источнике комплектования для негосударственных орга­
ственного перечня управленческих документов. низаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения,
Данная система перечней охватывает так называемые управленчес­ которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).
кие документы. Но есть перечни для специальной документации. Напри­ Если вы работаете в государственном или муниципальном учрежде­
мер, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документа­ нии, которое не является источником комплектования, то вместо графы
ции, подлежащей приему в государственные архивы России». с указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указани­
Как видим, рассмотренные перечни представляют два типа пе­ ем срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хра­
речней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих нения.
постоянному хранению. Более того, в данном случае негосударственным учреждениям реко­
мендовано хранить документы «не менее 10 лет... срок хранения докумен­
Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней,
тов определяет организация в соответствии с действующим законодатель­
где даны группы документов как постоянного, так и временного
ством и необходимостью практического использования документов».
хранения, но последние не только не дифференцированы по сро-
95
94
Но это правило распространяется не на все документы: есть целые занием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений,
комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организа­ систематизированных в соответствии с классификационной схе­
циях, не являющихся источником комплектования (государственных, мой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это
Каждая описательная статья в перечне включает в себя: поряд­
такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени
ковый номер; наименование видов и разновидностей документов,
голосования, уставы и положения, учредительные документы и доку­
менты их регистрации, а также другие документы нормативно-правово­ иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а
го, имущественно-хозяйственного характера. для планов или отчетов — период планирования или отчетности и
Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения до­ др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звень­
кументов по личному составу в учреждениях всех форм собственности. ям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов.
В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет
означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя унич­ не повторять одни и те же примечания на одной странице.
тожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся Ниже приводится образец оформления описательной статьи.
до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Посто­
янно». Виды и
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с опреде­ разновидности
№ Приме­
ленным сроком хранения, которая означает, что указанная документа­ документов Сроки хранения (звенья)
статьи чания
ция в организациях государственного типа, возможно, будет иметь по­ (категории
стоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласо­ документов)
ванию с ЭПК государственного или муниципального архива.
1 2 3 4 5 6 7 8

ON
В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том
случае, если данная организация заключила договор с архивным учреж­
дением на передачу документов. Если негосударственная организация «не Исчисление сроков хранения документов производится с 1 ян­
контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения варя года, следующего за годом окончания дела в делопроизвод­
таких документов решается экспертной комиссией самой организации. стве. Так, например, срок хранения документов и дел, закончен­
ных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.
В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее Для документов по личному составу, срок хранения которых
аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в де­ равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 г. исчис­
ятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране­ ление сроков хранения следует производить с учетом возраста чело­
ния», в составе которого отражены документы по организационным века, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания
вопросам управления, экономическому прогнозированию и креди­ дела. Продолжительность хранения таких документов после окон­
тованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценны­ чания дела делопроизводством должна равняться разности, т.е.
ми бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерско­ «75 лет - в». Например, личное дело студента, оконченное делоп­
му учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др. роизводством в связи с завершением обучения в институте в год,
Д а н н ы й перечень способствует рациональной организации до­ когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53
кументов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору года (75 - 22 = 53).
документов на постоянное (вечное) хранение, установлению кон­ Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными
кретных сроков хранения документов, а также защите законных сроками хранения означает, что часть такого рода документов мо­
интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных органи­ жет иметь научно-историческое значение и должна передаваться на
заций. государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хра­
Особо следует отметить, что применение этого перечня явля­ нения документов обозначаются не только конкретным количеством
ется обязательным для кредитных организаций, заключивших до­ лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хране­
говор с архивным учреждением системы Федеральной архивной ния определяется их практической надобностью, а в перечне вместо
службы. конкретного количества лет указывается «До минования надобнос­
Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части ти», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней
и справочного аппарата. Дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения доку­
О с н о в н а я ч а с т ь — описательные статьи — представляет ментов («После снятия с учета», «По истечении срока действия до­
собой наименования видов и разновидностей документов с ука- говора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п).

96 97
4 Архивоведение
С п р а в о ч н ы й а п п а р а т помогает ориентироваться в пе­ В ведомственных перечнях все учреждения, организации и пред­
речне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в приятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми
себя титульный лист с названием перечня и выходными данны­ ими функциями или в соответствии с уровнями управления.
ми, указания по применению перечня, список сокращений, ука­ Звеном перечня является группа учреждений одного уровня
затель видов документов. Могут быть и другие элементы справоч­ управления.
ного аппарата (Типовое положение об Э К , Ц Э К ведомства, фор­ Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы
мы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номен­ позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не яв­
клатуры дел и т.п.). ляющихся источниками комплектования госархивов.
Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких Многозвенность перечней в 1 9 8 0 - 1990-х гг. напрямую связана
разделов: со списками источников комплектования.
общие положения; Группировка учреждений по звеньям системы помогает выя­
структура и порядок применения перечня; вить, какие документы создаются на каждом из уровней управле­
организация проведения экспертизы ценности документов и ния, в каждой группе учреждений, какие из них должны хранить­
порядок оформления результатов отбора документов на хранение ся постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах
и уничтожение. учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависи­
Список сокращений чаще всего составляют к большим по объе­ мости от их принадлежности к разным уровням системы. Одина­
мам перечням. ковые виды документов во всех организациях должны храниться
В указателе видов документов в алфавитной последовательнос­ одинаковые сроки.
ти перечисляются все виды документов, включенных в описатель­
ные статьи, с указанием номеров статей.
Способы группировки учреждений в схеме перечня. В связи с тем,
что типовые перечни включают в себя наименования документов,
образующихся при документировании однотипных управленческих
функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе
своей деятельности, в основе классификационных схем этих переч­
ней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень
включает разделы, отражающие основные направления деятельнос­
ти организаций, свойственные им, как правило, независимо от уров­
ня в системе управления и ведомственной принадлежности: руко­
водство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы
по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно.
Одни и те же виды документов создаются в разных учреждени­
ях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться и раз­
множаться». Не только одинаковые виды документов могут откла­
дываться в фондах разных учреждений, но к о п и и одного и того
же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в
фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестни­
це управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой,
так и к межфондовой дублетности.
Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех
же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмот­
рена группировка учреждений по звеньям управления, что позво­
ляет отразить различное значение одних и тех же документов в
зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообра-
зователя и характера взаимоотношений различных учреждений,
входящих в систему одного ведомства.

98
Глава 5 Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица изме­
рения количества документов.
УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
лекция);
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ единица хранения;
отдельный обособленный документ.
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. со­
ставляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему
документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу
же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохра­ 5 . 1 . Организация учета документов Архивного фонда
няется в его архивах. Российской Федерации
Под учетом архивных документов понимается установление их
Государственному учету подлежат следующие документы:
количества, отражение этого количества в учетных документах
государственных архивов (федеральных, центральных, краевых,
архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из
областных, городских, районных);
следующих этапов:
государственных музеев и библиотек;
подсчет количества документов в архиве; научных и научно-отраслевых архивов Российской академии
регистрация сведений о количестве документов во «внутрен­ наук, а также других ведомств;
них» учетных документах архива;
структурных подразделений организаций, хранящих докумен­
заполнение на их основе документов централизованного госу­ ты (ведомственных архивов);
дарственного учета, которые представляются в органы управле­
негосударственных архивов юридических и физических лиц,
ния архивным делом субъектов федерации;
отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения
составление в органах управления архивным делом сводных с Федеральной архивной службой.
документов централизованного государственного учета и представ­ Современные правила учета базируются на Регламенте госу­
ление их в Росархив. дарственного учета документов Архивного фонда Р Ф , зарегист­
Централизованный государственный учет документов — это си­ рированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент
стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления установил требования о порядке и сроках представления учетных
архивным делом сведений о количестве архивных документов. сведений учреждений системы Росархива и организаций, являю­
Научный учет документов осуществляется, исходя из следую­ щихся источниками комплектования государственных и муници­
щих принципов: пальных архивов, а также негосударственных организаций, хра­
централизации учета — регламентация взаимодействия Феде­ нящих документы Архивного фонда Р Ф .
ральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра­
н я щ и м и документы государственной части АФ Р Ф , и собствен­ Отношения с собственниками документов негосударственной части
никами документов негосударственной части АФ Р Ф ; АФ РФ складывались в 1990-е гг. не просто. Первоначально по Основам
унификации учета — преемственность учета архивных докумен­ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы госу­
тов на всех этапах работы с н и м и (единство учетных документов); дарственной и негосударственной частей АФ Р Ф , независимо от места
Их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало
динамичности учета — любое движение документов архива (по­
собственника документов представлять сведения о своих документах в
ступление, выбытие, описание) должно быть своевременно от­
Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положе­
ражено в учетных формах;
нием об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосу­
полноты и достоверности государственного учета — документы, дарственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и
давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили Документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В
на комплектование, не должны числиться хранящимися. Соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной
Ц и ф р ы учетных форм должны отражать реальное количество Части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной ар­
документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая хивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ.
картина отрасли. Таким образом, собственникам документов предоставляется определен-

100 101
о Таблица 6

Негосударственный Архивы
Научные архивы
архив Государ­ федеральных
региональных
ственные органов исполни­ Архивы органов
отделений,
Архив Архив тельной власти управления
Архив Архив архивы, региональных Росархив
учреждения РАН (министерства, архивным делом
юриди­ физи­ музеи и центров РАН,
библиотеки ведомства и субъекта РФ
ческого ческого научно-отрасле­
отраслевые
лица лица вые архивы РАН
фонды)

I. Внутренние учетные документы в различных архивах


На Книга учета Книга Книга учета См. См. «Архив
усмот­ поступления и учета поступлений «Архив учреждения»
рение выбытия поступле­ документов. учрежде­
лица документов. ний доку­ Список ния»
Книга учета ментов. фондов.
поступления и Список Описи.
выбытия фондов. Лист фонда и
страхового Описи. другие
фонда и фонда Лист документы
пользования. фонда, а
Список фондов. также дру­
Лист фонда. гие доку­
Описи дел менты.
или сводные Дело
номенклатуры фонда.
дел времен­ Топогра­
ного хранения. фический
Описи ОЦЦ. указатель
(см. Основ-

1
Описи страхо­ ные пра­ \
вого фонда. вила рабо­
Дополнение. ты гос­
Лист-завери­ архивов)
тель, дело
фонда, вну­
тренняя опись
II. Документы централизованного государственного учета в различных архивах

Паспорт Карто­ Паспорт Паспорт Паспорт архива Сводный Сведения о Суммарный Суммарный
архива чки архива орга­ архива, на 1 января. паспорт состоянии паспорт паспорт
органи­ фонда низации, хра­ музея, Карточка научных хранения государствен­ федеральных
зации, нящей упра­ библиоте­ фонда. и науч­ документов в ных архивов архивов.
хранящей вленческую ки на 1 ян­ Сведения об но-отрас­ организациях — субъекта Р Ф . Суммарный
управ­ документацию варя. изменении в левых источниках Суммарный паспорт
ленче­ на 1 декабря. Карточка составе и архивов комплектования паспорт федеральных
скую Паспорт фонда. объеме фонда РАН данного районных и музеев и
докумен­ архива Сведения на 1 января (1 раз в ведомства на городских библиотек.
тацию на организации, об измене­ 3 года). 1 декабря. архивов Суммарный
1 декабря. хранящей ниях в Паспорт Сводный субъекта Р Ф . паспорт
Паспорт К Ф Д на 1 составе и архива паспорт Суммарный государствен­
архива декабря. объеме РАН. организаций, паспорт музеев ных архивов
организ­ Паспорт фондов на Фондо­ хранящих и библиотек субъектов РФ.
ации, архива 1 января. вый документы субъекта Р Ф . Суммарный
хранящей организации, Сведения каталог отраслевого Фондовый ката­ паспорт музеев
К Ф Д на хранящей о состоя­ РАН. фонда (для лог субъекта Р Ф . и библиотек
1 декабря. НТД. нии хра­ Карточки государственных Сведения о субъектов РФ.
Паспорт Паспорт нения фондов отраслевых состоянии Ц Ф К Федераль­
архива организации, документ­ архива фондов). хранения ной архивной
хранящей ов в орга­ РАН Паспорт архива документов в службы.
документы низациях организации, организациях — Сводные
отраслевого сведения
лая свобода в определении отношений с Федеральной архивной служ­
бой и выполнение самостоятельной работы по учету документов.
Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные
собственниками на временное и депозитарное хранение в государствен­
8 ные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки,
Он учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ.
о
3 Практически организация учета представляет собой утомитель­
ный процесс составления и ведения учетных документов. У неко­
U3
торых неопытных специалистов при первом знакомстве с обили­
go . *8
ем учетных показателей возникает «учетофобия» — профессио­
g Он §>Я - к S
нальное «заболевание» архивистов.
О to Я a g О u S
~ Под учетным документом понимается документ установленной
Р а
й ч1 в1 §я э
ч в3
Я а —i U С в а формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­
став и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­
ванного государственного учета и различаются по составу в него­
сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­
I—г ° вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­
лом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6).

5 . 2 . Составление учетных документов в архиве

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой


для всех сводных форм: если первичные формы составлены не­
брежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то ни­
какой сводной статистики получить не удастся.
Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных до­
кументов в государственных архивах и архивах учреждений совпа­
дает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист
фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходи­
мости и в зависимости от состава документов могут также вестись
отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и
книги учета движения фондов, книги учета документов, переда­
ваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к
Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен­
тов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери­
теля дела.

Назначение названных выше учетных форм практически идентично


Й А 2
в
разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зави­
§
а я« S
з симости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется
Книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся
в 05 Документы временного и постоянного хранения, а также документы по
g £ й « Я Я Ж kg
Личному составу. В государственный же архив поступают только доку­
| g S g
< s ¥
4
О.со D . L H 1=1
менты постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета по­
О Л 5?3н —< ступлений.

104 105
Попробуем разобраться в этом многообразии учетных доку­ Сведения о движении документов приводятся отдельно для опи­
ментов. санных и неописанных документов (россыпи).
Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­ П р и учете россыпи может быть указано количество дел, доку­
пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, ментов или листов; при учете описанных материалов — только
когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­ количество единиц хранения.
менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма­
и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­ териалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не
вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ присваивается другой описи.
ный отрезок времени. Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­
В книгу поступлений в хронологической последовательности торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения
заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ данных итоговых записей всех описей фонда).
ление первичным или вторичным. П р и ведении книги необходи­ Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю
мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­ архивного фонда.
держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­ В дело фонда включается историческая справка о фондообразо-
чае следует указать их обоих. вателе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по
Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении
а также годы. документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния
Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. документов; акты о неисправимом повреждении документов; ко­
пии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка
Состав документов указывается на основании сдаточной опи­
об использовании материалов фонда и др.
си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного
знакомства с документами поступления. Таким образом, из дела фонда можно получить следующие све­
дения:
Список фондов представляет собой перечень наименований ар­
хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по о дате создания учреждения;
мере поступления. подчиненности;
Указывается о ф и ц и а л ь н о п р и н я т о е н а з в а н и е учреждения- функциях;
фондообразователя и о ф и ц и а л ь н о принятое с о к р а щ е н н о е на­ реорганизации;
звание. условиях хранения материалов;
Если название фондообразователя менялось, то указывается видах научно-технической обработки материалов.
его последнее наименование. Главная цель списка фондов — за­ Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва­
крепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер при­ ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.
сваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о пе­
человеческого его нельзя изменить. реименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­
вочном аппарате фонда включаются в дело только после фикса­
П р и выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не
ции этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.
может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог
войти в научный оборот. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под­
шиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.
Лист фонда включает сведения о названии со всеми его пере­
именованиями и номере архивного фонда, количестве, хроноло­ Документы централизованного государственного учета. Документы
гических границах и составе документов фонда и наличии описей. централизованного государственного учета составляются на основе
суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.
Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­
стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­ Основным документом централизованного учета в государствен­
нии и выбытии документов. ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­
зации, который составляется архивами учреждений в зависимости
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
от состава документов (на управленческую, К Ф Д и НТД). В него
1) сведения о переименованиях фондообразователя;
включаются данные об условиях хранения документов, количе­
2) сведения о местонахождении фонда и его номере;
стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного
3) сведения о движении (поступлении и выбытии) докумен­
архива на 1 декабря каждого года.
тов фонда.

106 107
Суммарный Центральный фондовый
Суммарный паспорт федеральных каталог (ЦФК) Федеральной
архивов Российской Федерации паспорт
государственных архивной службы

Федеральная архивов субъектов


архивная служба Российской
Федерации

Суммарный паспорт Суммарный


федеральных музеев и библиотек паспорт
Российской Федерации государственных
музеев и библиотек
субъектов
Российской
Федерации

Фондовый Сведения
Суммарный
Суммарный паспорт каталог (ФК) об изменении
паспорт
государственных архивов субъекта субъекта в составе и
музеев и библиотек
Российской Федерации (1 раз в три года) Федерации объеме
субъекта
Орган управления (ежегодно) фондов на
Российской
архивным делом Федерации 1 января
субъекта Российской (1 раз в три года) каждого
Федерации Суммарный паспорт районных года
и городских государственных архивов (ежегодно)
субъекта Российской Федерации
(1 раз в три года)

Сведения об изменениях
Карточка фонда
Федеральные Паспорт федерального в составе и объеме
(ежегодно к 1 марта)
архивы, музеи архива, музея или библиотеки фондов на 1 января каждого
и библиотеки (1 раз в три года) года (ежегодно 1 марта)

Сведения об изменениях
в составе и объеме
Государственные Паспорт государственного архива, Карточка фонда
фондов на 1 января
архивы, музеи (ежегодно не позднее
музея или библиотеки на 1 января каждого года (ежегодно
или библиотеки 1 февраля)
каждого года (не реже 1 раза в три года) не позднее 1 февраля)
субъектов Федерации

Рис. 7. Движение документов централизованного учета для государственных архивов, музеев и библиотек

108 109
Основные сведения о состоянии хранения
Федеральная
документов в организациях — источниках
архивная служба
комплектования государственных, районных
и городских архивов Российской Федерации

' Только для организаций


МИД, Службы
Орган управлени внешней разведки
архивным делом и Госфильмофонда
субъекта Российской
Федерации

Федеральные
архивы

Отраслевые фонды
Сведения о состоянии Паспорт архива организации,
Паспорт архива Паспорт архива
хранения документов хранящей научно-техническую
организации, организации,
Федеральные органы в организациях — |и/или| документацию (по центральному
хранящей управлен­ хранящей кинофото-
исполнительной источниках комплек­ архиву ведомства), на 1 декабря
ческую документацию документацию
власти (министерств тования данного ве­ |и/или | (1 раз в три года)
домства (министерства) (по центральному (по центральному
и ведомств) архиву ведомства), архиву ведомства),
на 1 декабря
(1 раз в три года на 1 декабря на 1 декабря |или|
до 20 января) (1 раз в три года) (1 раз в три года)
Сводный паспорт организаций,
хранящих документы отраслевого
фонда для Министерства природных
ресурсов Федеральной службы по
гидрометерологии и мониторингу
окружающей среды, Федеральной
службы геодезии и картографии, Го­
сударственного комитета по станда­
ртизации, метрологии, сертифика­
ции, к 20 января (1 раз в три года)

Паспорт архива организации,


Паспорт архива Паспорт архива хранящей документы отраслевого
Паспорт архива
организации, хра­ организации, фонда (для организаций, хранящих
организации,
Организации нящей управленчес­ хранящей научно- документы геологического фонда,
хранящей кино-
кую документацию, и/или| [й/й техническую |или| Российского государственного фонда
и воинские части и фотодокументы,
на 1 декабря документацию, данных о состоянии природной
на 1 декабря
(1 раз в три года) на 1 декабря окружающей среды, картографо-
(1 раз в три года)
(1 раз в три года) геодезического фонда и центров
стандартизации, метрологии
и сертификации), на 1 декабря
(1 раз в три года)

Рис. 8. Движение документов централизованного Учета для отраслевого фонда

ПО 111
СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках
Федеральная архивная комплектования государственных, районных и городских архивов
служба Российской Федерации

Орган управления СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках


архивным делом комплектования государственных архивов
субъекта Российской данного субъекта Российской Федерации
Федерации на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях - источниках


Федеральные архивы комплектования федеральных архивов
на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках


Государственные архивы
комплектования государственных, районных и городских архивов

ч
субъектов Федерации
на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

Паспорт архива Паспорт архива Паспорт архива


Архивы учреждений —
организации, хранящей организации, организации, хранящей
источники комплекто­
управленческую докумен­ и/или хранящей кинофото­ и/или научно-техническую
вания архивов фонда
тацию, на 1 декабря документы, на 1 декабря документацию, на 1 декабря
Российской Федерации
(к 30 декабря ежегодно) (к 30 декабря ежегодно) (к 30 декабря ежегодно)

Рис. 9. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений

Федеральная архивная Сводный паспорт документов, хранящихся в архиве РАН, Центральный


служба научных и научно-отраслевых архивах РАН фондовый каталог
(ЦФК) Федеральной
архивной службы

Сводный паспорт по архивам субъекта Р Ф , Фондовый


Орган управления архивным
включащий сведения о научных и научно- каталог
делом субъекта
отраслевых архивах данного субъекта РФ субъекта Федерации
Российской Федерации

Сводный паспорт Паспорт Фондовый Сведения об Сведения об


научных и научно- архива каталог Российской изменении изменении в
Архив Российской отраслевых архи­ Российской академии наук в составе и составе и объеме
академии наук вов (1 раз в три академии объеме фондов, предо­
года к 15 марта) наук (1 раз фонда РАН ставленные из
в три года) Карточка фонда на 1 января региональных
РАН (ежегодно) (ежегодно) архивов РАН
(ежегодно)

Научные архивы Карточка Сведения об изменении


Паспорт архива
региональных отделений РАН фонда в составе и объеме фонда
на 1 января
и региональных центров РАН, (ежегодно) на 1 января (ежегодно)
(не реже 1 раза в год)
научно-отраслевые архивы РАН

Рис. 10. Движение документов централизованного учета для АФ Российской академии наук
Федеральная архивная Сводные сведения о состоянии хранения Центральный фондовый
служба документов в потенциальных источниках каталог (ЦФК) Федеральной
комплектования Российской Федерации архивной службы

Орган управления Сведения о состоянии хранения документов Фондовый каталог


архивным делом в организациях — потенциальных источниках субъекта Федерации
субъекта Российской комплектования субъектов Федерации
Федерации

Государственные, Сведения о состоянии хранения документов


районные и городские в организациях — потенциальных источниках
архивы комлектования

Собственники документов
негосударственной части
Архивного фонда РФ Паспорт архива Паспорт архива Паспорт архива
организации, хранящей организации, хранящей организации, хранящей
Юридические управленческую документа­ кинофотодокументацию, НТД, на 1 декабря по за­
[и/или| на 1 декабря по запросу
лица цию, на 1 декабря по запро­ просу Федеральной архив­
су Федеральной архив­ Федеральной ной службы
ной службы архивной службы

Карточка фонда
по запросу Федеральной архивной службы

Рис. 11. Движение документов централизованного учета для негосударственной части АФ Российской Федерации

о
о
X Ы
•О >
S3 S3 "О
Е х X
х О
го и
S= о- а
о я
S3 СИ
X п

О) S
о
W * 3 п
» л
UJ X ни
05 СБ
X а х 2 х
S3 w о
оо О «а
о\ Я =
п> •а » g

f
и S3
м н 2 н
о s о* Яс s
W
и о 1
"О •а п* о
н S
X » g
о 43 С* • s i
» S3 I
OJ Л)
ч оз а>

1
К S ю
OI
о S3
X
s
О я я
о
а\ 09
о ш о Я
X <^> о
»< © a
S 3
П) О н
•е-
X
н •о* I о
О
« к й
Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола­
часто безответственное, бездумное отношение к документам. До гаться вне помещений хранилищ.
сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль
архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового ре­
лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справ­ жима существуют особые требования. Так, постоянное хранение
ку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни­
прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи­ лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное
вов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений освещение должно быть рассеянно специальными светорассеива-
о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один телями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап­
сохранившийся документ может поменять наше представление и ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.
знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи Для искусственного освещения применяют лампы накалива­
не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­
и в н а ш и дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного чело­ В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный
века и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в для документов температурно-влажностный режим, учитывающий
начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и их специфику. Так, для бумажных документов температура долж­
сегодня. на равняться 17—19°С, а относительная влажность воздуха со­
Специалистам, решившим связать свою профессиональную де­ ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем­
ятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспе­ пература 15°С, а влажность40 — 55%; для документов на магнит­
чения сохранности документов. Система мер по обеспечению их ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 "С, влаж­
сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс ность воздуха 50 — 65%.
мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­ В помещениях не должно быть резкого колебания температуры
териально-технической базы хранения документов (здания и по­ и влажности, так как это разрушает носитель информации (бума­
мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили­
средства климатического контроля, средства копирования и вос­ щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в
становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­
мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (тем- циальных контрольно-измерительных приборов: термометров,
пературно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­ психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­
ранный). ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа­
к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, про­ ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу­
верке наличия и состояния дел. нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная
Здания и помещения для архивов. В соответствии с современны­ уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти­
ми нормативными документами к зданиям и помещениям для септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под­
архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз­ вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне­
мещаться в специально построенном или приспособленном для вых грибков.
хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до­ При проведении уборок и санитарных обработок антисептика­
пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­ ми растворы не должны попадать на документы.
мых, без вентиляции помещений. Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище
Под архив должно быть предоставлено несколько помещений в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к
так называемого основного назначения: хранилище документов; нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех­
помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).
ц и и документов; помещение для использования документов; ра­ Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются
бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­
пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­ нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­
пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; лические ш к а ф ы и др.

116 117
Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­ Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда.
ном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое В конце 1950-х гг. во время ядерного противостояния было постановле­
же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­ ние Правительства С С С Р по Министерству обороны о создании страхо­
лажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней вого фонда документов оборонного значения.
полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см. К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и
Документы в зависимости от вида размещаются в соответству­ специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слиш­
ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­ ком много создано).
лярах, пакетах и т.д. В 1994-1995 гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государ­
Все п о м е щ е н и я архива, а также стеллажи и полки нумеруют­ ственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля
ся сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хране­ государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.
н и я документов в хранилищах используются топографические В 1995 г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде.
указатели. В соответствии с Е С Ф РФ предлагается четкое разграничение
Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки уста­ архивных документов по следующим уровням и категориям:
навливается фактическое наличие документа, находящегося на хра­ уровни:
нении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете до­ федеральный (на основе мобилизационного плана);
кументов; выявляются документы, требующие реставрации, кон­ региональный (территориальный),
сервации, профилактической и технической обработки. Проверка категории документов на каждом уровне:
наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза включенные в мобилизационный план;
в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные провер­ для проведения аварийно-спасательных работ;
ки наличия и состояния документов, если производились переме­ национального культурного наследия страны.
щения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; Курируют эту работу следующие организации: Министерство
при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; экономического развития, М Ч С и Минобороны, Министерство
при ликвидации или реорганизации архива. культуры, Росархив и РАН.
По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каж­ Основным носителем Е С Ф РФ является 35-миллиметровая плен­
дой описи после заверительной надписи делается запись «прове­ ка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, исполь­
рено», проставляется дата проверки и подпись проводивших про­ зует М Ч С . Можно использовать и лазерные диски с 50-летним
верку работников с указанием их должностей. сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70-
Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда
розыск. причин не совсем эффективно.
На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстанов­ В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, за­
лению, составляются соответствующие акты, к которым также полнены они примерно на 50 —60% и расположены в основном за
составляется справка о проведении розыска. Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались,
Проверка наличия и состояния документов считается завер­ однако возможность действующих составляет 140—200 тыс. кадров
ш е н н о й после внесения изменений в учетные документы прове­ в год.
ряемого фонда. Особо активно участвуют в создании территориальных страхо­
Создание страхового фонда архивных документов. На особо цен­ вых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск
ные и уникальные документы организации создаются страховые и ряд других.
копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, со­ В архиве организации, где документы интенсивно используют­
здаваемый на случай утраты или повреждения подлинных доку­ ся в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользова­
ментов. ния, который может быть создан путем микрофильмирования,
Страховой фонд архивных документов — это совокупность осо­ ксерокопирования, с применением электронных носителей, обес­
бо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофиль­ печивающих идентичность копии и подлинника документа.
мах в специально защищенных объектах (на случай утраты или
повреждения оригинала).
Страховой фонд архивных документов входит составной час­
тью в Единый страховой фонд Российской Федерации ( Е С Ф Р Ф ) .

118
картотеки и перечни документов, выявленных для публикации).
Глава 6
К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры,
тематические перечни, аннотированные каталоги.
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ
Принципы построения системы НСА. Основными п р и н ц и п а м и
К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА построения системы НСА являются:
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных
справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­
ментную информацию на разных уровнях;
2) неповторяемость и недублированность информации различ­
6 . 1 . Система научно-справочного аппарата к архивным
ных видов справочников;
документам
3) преемственность НСА ведомственных, государственных и му­
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам ниципальных архивов.
архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы
архивных справочников о составе и содержании архивных доку­ сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архиви­
ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска ста на дублирование информации.
архивных документов и архивной информации в целях эффектив­ Если описание и каталогизация фонда проведены в соответ­
ного использования. ствии с п р и н ц и п о м взаимосвязи и взаимодополняемости инфор­
Классификация архивной документации. Проблема классифика­ мации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выпи­
ции архивной документной информации — это стержневая про­ сав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме,
блема современной организации архивного информационного про­ обращается затем к соответствующему разделу каталога для более
странства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия
отраслевого классификатора архивной документной информации. единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным информацию с указанием на листы единицы хранения, на кото­
документам представляет вид научного труда, направленный на рых эту информацию можно найти.
обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин­ Третий принцип очень важен для организации поисковой работы.
формацией. Д о к у м е н т н а я и н ф о р м а ц и я — это сведения, Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомствен­
различные данные, содержащиеся в документе. ных, государственных и муниципальных архивах применяются еди­
В практике информационной работы архивные документы, яв­ ные требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще
ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного ар­
действительности и мыслительной деятельности человека, полу­ хива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного
чили название носителей первичной документной информации. хранения ведомственного архива обязательно утверждаются Э П К го­
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, сударственного архива и хранятся в государственном архиве как кон­
специальных шифров и кодов, называются информацией об ин­ трольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Та­
формации, или вторичной документной информацией. кой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных
Архивные справочники, содержащие вторичную документную картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспо­
и н ф о р м а ц и ю , и сами документы, несущие первичную документ­ могательные элементы справочного аппарата к описи должны нахо­
ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор­ диться в строгом соответствии с основными правилами работы ве­
мационную среду. домственных и государственных архивов.
Все а р х и в н ы е с п р а в о ч н и к и , описывающие документ­ Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя­
ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. ется на вертикальный и горизонтальный уровни. Г о р и з о н т а л ь ­
Обязательные справочники существуют во всех государственных ар­ н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан н а функциональном разли­
хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, чии справочников. По функциям справочники системы НСА под­
обзоры документов и другие архивные справочники. разделяются:
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики до­ на справочники по учету;
кументов архива, а также складываются исторически (поступив­ справочники по раскрытию содержания документов (инфор­
шие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, мационно-поисковые системы).

120 121
В е р т и к а л ь н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан н а иерар­
хии классов справочников к следующим комплексам архивных обзоры фондовые и тематические;
документов: внутренняя опись дела;
АФ РФ в целом; аннотация;
сети архивов; заверительная надпись.
архиву; В практической работе все справочники в результате их класси­
фонду; фикации по уровням документов получили названия:
делу или отдельному документу. межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее рас­ внутриархивные и м е ж ф о н д о в ы е (на уровне ф о н д о в и л и их
пространенные справочники и справочные комплексы к архивным частей);
документам. внутрифондовые (на уровне фонда или его части).
1. АФ Р Ф : Подробный перечень справочного аппарата каждого федераль­
Ц е н т р а л ь н ы й ф о н д о в ы й каталог Росархива и разрабаты­ ного архива России по указанным группам (внутриархивные, меж­
ваемая ранее на его о с н о в е а в т о м а т и з и р о в а н н а я система фондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике
НТИ; «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат»,
справочник «Государственные архивы СССР». — Ч. 1 —2. — опубликованном в 1994 г.
М., 1989; Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальней­
справочник «Документы ГАФ С С С Р в библиотеках, музеях и шего оптимального развития системы НСА опирается на решение
научно-отраслевых архивах». — М., 1991; следующих основных проблем.
указатель «Личные архивные ф о н д ы в государственных хра­ 1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в
нилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).
2. Группа архивов отдельного региона: 2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА
фондовый каталог субъекта Российской Федерации или му­ АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив —
ниципального образования; фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а
путеводитель «Центральные архивы Москвы». — Вып. 1 — 3. — также оптимизация системы НСА каждого архива.
М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государ­
3. Архив: ственных архивов и архивов учреждений.
путеводитель или краткий справочник; 4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдель­
книга поступлений; ных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодо­
список фондов; полняемости в системе Н С А архива.
листы фондов; Система НСА должна строиться на основе единства методов
описи; учета и описания документов и на едином нормативно-методи­
каталоги; ческом обеспечении, что определяют следующие требования,
тематические обзоры; предъявляемые к ней:
указатели; 1) удовлетворять все потребности общества в ретроспективной ин­
паспорт архива. формации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;
4. Фонд: 2) ориентироваться в о с н о в н о м на тематический п о и с к ин­
лист фонда; формации;
опись; 3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность доку­
обзор фонда; ментов АФ РФ (текстовых, К Ф Ф Д , технических и др.), независи­
каталоги; мо от способа закрепления информации;
указатели; 4) иметь единую методику составления всех типов и видов спра­
5. Отдельное дело или отдельный документ: вочников;
тематические путеводители; 5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
каталоги; 6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения
указатели; Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного
ввода и поиска информации.
122
123
Исходя из этих требований, основу системы НСА должно со­ В архивах учреждения и государственных архивах описание про­
ставлять «двойное единство»: изводится, если поступили дела, описанные неудовлетворитель­
единство организации документов, которое достигается един­ но или совсем не описанные.
ством научно-методических основ классификации документов (еди­ При обработке значительного комплекса документов описание
ная система НСА закрепляет организацию документов и их учет р архивах производится на карточках, что помогает не только опе­
по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам); ративно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем клас­
единство описания документов, которое достигается единством сификацию дел внутри архивного фонда.
методики составления справочников. На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой
В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каж­ последовательности информационные характеристики докумен­
дом архиве происходит д и ф ф е р е н ц и р о в а н н о . Это означает, что тов и дел.
архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствова­ Информационные характеристики документов и дел. Информа­
н и ю справочников к фондам различной информативности.
ционными характеристиками каждого дела являются:
В зависимости от информативности архивные фонды подразде­ название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
ляют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом название структурной части (функции, отрасли);
понимают различную степень информативности материалов это­
индекс дела по номенклатуре;
го фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и
заголовок дела;
большим фондам, к которым часто обращаются исследователи,
аннотация;
создаются сложные, высококачественные виды архивных спра­
крайние даты документов дела;
вочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о
содержании документов. Такие справочники создаются к фондам количество листов;
I категории. архивный ш и ф р .
Название учреждения является в то же время и названием фон­
Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий.
да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­
ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­
6.2. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­
ках после полного наименования учреждения.
документной информации
Если название учреждения менялось или дело из одного уч­
Для того чтобы первичную информацию можно было легко и реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­
быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтети- леднее название.
ческой обработке, т. е. сжатию, свертыванию, обобщению, в ре­ Название структурной части помогает быстро и правильно про­
зультате чего появляется вторичная документная информация ар­ вести классификацию дел внутри архивного фонда.
хивов — описание. Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­
В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­
и содержания документов каждого дела для обеспечения быстро­ ководство» и т.д.
го поиска и использования документов. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел
Описание дел заключается в выявлении информационных ха­ внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­
рактеристик и в письменном обозначении этих характеристик на ноты материалов.
обложке дел или карточках. Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания
Дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
6.2.1. Описание документов и дел в архивах учреждения Аннотация документов — это краткое изложение содержания
и государственных архивах Документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­
кументов, содержание и особенности которых не охватываются
Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­ заголовками дела.
изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­ Крайние даты определяются по датам заведения и окончания
водственного года. Оно представляет собой прогностический спи­ Дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­
сок тех документов, которые будут сформированы в дела. наться или заканчиваться документами входящими, исходящими
Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает
124 125
несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­ корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которы­
щей регистрации. ми был связан в своей деятельности фондообразователь);
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты предмет или вопрос (отражает содержание документов дела,
входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты со­ имеет большое значение и его надо четко и я с н о формулиро­
ставления или подписания документов. вать);
территория (указывает на территорию, о которой говорится в
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, документах, или на территорию, на которой были созданы доку­
планов и отчетов, книг и копий документов.
менты, или на территорию, с учреждениями или лицами кото­
Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними дата­
рой переписывался фондообразователь);
ми являются даты подписания или утверждения. Если они не датирова­
ны, то дата определяется моментом опубликования или вступления до­ время (событий или составления документов);
кумента в силу. формальные признаки (подлинность или копийность).
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото­ Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе
рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи­ никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­
сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе
крайних дат. признаков заведения: предметного, номинального, авторского,
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются корреспондентского, географического, хронологического, а так­
первой и последней записями. же формальных признаков подлинности и копийности.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле­ Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела
ния, а не даты оригиналов. по признакам их заведения, то не представляет труда составить
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер­
учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб­ жание документов этого дела.
ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:
дата заведения в первом учреждении; Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди­
дата поступления в другое учреждение; тельные документы в делопроизводстве формируются по номинально­
дата окончания дела во втором учреждении. му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес­
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби. кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида
документов, название автора и дату, а также будет указан формальный
Количество листов проставляется с целью сохранности доку­ признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро­
ментов дела. вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок
Архивный шифр — это условное обозначение места хранения составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со­
дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи. держание документов. Например:
И з п е р е ч и с л е н н ы х и н ф о р м а ц и о н н ы х характеристик более Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос­
подробно р а с с м о т р и м в а ж н е й ш и е из них — заголовок и анно­ сийской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники.
тацию. Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.
Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили­
З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно-
ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март
грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из
1926 г. Копии.
текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­
Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со­
низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­
держания, и времени — периода составления документа. Например:
ными терминами.
План работы коллегии Министерства общего и профессионального об­
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. разования Российской Федерации на 1996 г.
Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­ Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по
ленной последовательности следующих элементов:
изучению декабристов и их времени за 1924 г.
вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информаци­
материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы онно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов­
и др.); ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука­
автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверно­ зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и
сти фактов, определить сущность содержания документов); содержания самих документов. Например:

126 127
Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецкое Для личной переписки уместно указать и автора. Например:
плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг. Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. По­
Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватель­ леновым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ-
скому составу РГГУ за январь —июнь 1994 г. нЫх искусств художниками В.Д.Поленовым, В.М.Васнецовым,
Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в граж­ д А. Серовым, П. В. Жуковским.
данство С С С Р за 1925-1927 г.
После того как определен характер дела, составляется заголовок
Самым сложным при составлении заголовков является опреде­ й з определенных элементов, вытекающих из признаков заведения
ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра­ дел. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.
ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь
определить вид дела: материалы, дело, переписка. Постановления [№—№] * — автор — [содержание] — время
П о н я т и е материалы применяется тогда, когда описывается Приказы Подлинность, копийность
комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан­ Протоколы
ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как
правило, объединяет вопрос, содержание. Например: Решения автор — [содержание] — время
Материалы об организации выставок советской литературы в Циркуляры Подлинность, копийность
Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про­
Планы автор — [содержание] — время
токолы, докладные записки).
Отчеты
Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо­
значаются документы-приложения к какому-либо документу. На­ Сведения [автор] — содержание — [территория] — время
пример: Ведомости
Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ­ Сводки
ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм­ Справки
мы, представления, переписка). Таблицы
П р и описании материалов после указания всех элементов заго­
Дело автор (имя, отчество, фамилия) — содержание —
ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные
[территория] — [время]
виды документов, включенных в дело.
Понятие дело применяется при описании личных дел, когда Материалы [автор] — содержание — [территория] — [время]
указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи­ (виды и разновидности документов)
сании дел, в которых документы разных видов связаны единством
вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот­ Переписка корреспондент — содержание
рения. К а к правило, это судебные, следственные или по рассмот­
рению споров дела. Например: * Элемент заголовка — возможный, но не обязательный.
Дело об авторском праве наследников НА. Римского-Корсакова.
Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­
Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, рования документов в дела. Они являются основой составления
обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, быв­ обобщенных, сложных и типовых заголовков.
шей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровс­ Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­
ком девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, храня­ да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­
щихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81. кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­
Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв­ держания и т.д.
ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза­ Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­
имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е.
корреспондент и содержание. Например: обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:
Переписка с ЦИК СССР, НК РКП СССР, секретариатом В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организа­
И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной ции курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским
литературы, об изъятии книг из печати. УОНО о работе школ уезда.
128 Архивоведение 129
Правильно обобщенный заголовок будет звучать так: центов или дел и корреспондент, виды документов или дел и
Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об органи­ содержание и т. д., например:
зации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда. Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­
Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого линники, копии.
количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­ К этой типовой части надо будет только добавить конкретное
ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым название министерства, проставить год и указать подлинность или
понятием. Например: копийность документа.
В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства Для облегчения работы над документами фонда составляется
общего и профессионального образования Российской Федерации и про­ перечень типовых заголовков.
токолы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университе­ Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не
тов за 1997 г. Документы подлинные и копии. всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных
Правильно составленный заголовок будет звучать так: документов дела. Это осуществляется с помощью а н н о т а ц и и .
Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профес­ Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее
сионального образования Российской Федерации и ученых советов уни­ выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис­
верситетов за 1997 г. Подлинники и копии. товки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.
В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу­
однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением со­ жить предметом самостоятельного поиска.
держания. П р и обобщении содержания излишне подробный заго­ Аннотация составляется в трех вариантах:
ловок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать за­ 1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного
головков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «об­ документа, например:
щие материалы, переписка по организационным вопросам, мате­ Письмо К. Э. Циолковского о конструировании металлического
риалы к руководству» и т.п.). дирижабля. Л. 17—18;
Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­ 2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до­
стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было кументов, например:
сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;
этом на одну группу документов можно составить простой заголо­ 3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до­
вок, на другую — обобщенный. кумента, например:
Сложный заголовок составляется путем сочетания: В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­
1) простых заголовков, например: ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.
Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по воп­ В конце аннотации обязательно указываются номера листов
росу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинни­ документов, на которые составлена аннотация.
ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки
аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.; на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­
2) простого и обобщенного заголовков, например: вается между обложкой и первым листом дела.
Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за Ценность документной информации. Степень подробности на­
1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирма­ учного описания документов и дел зависит от ценности докумен­
ми и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной ин­ тной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные
формацией; исторические источники, описываются максимально подробно,
3) обобщенных заголовков, например: с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уни­
Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы кальные дела составляется внутренняя документная опись.
за ноябрь —декабрь 1997г. (копии), переписка с избирательными ко­ Вопрос о ценности информации источников, конечно, слож­
миссиями о проведении выборов в Городскую Думу. но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра­
Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства ботан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фон­
(унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки. дов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави­
В типовой заголовок входят элементы, присущие большой груп­ симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу­
пе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды докУ' дарственного управления:

130 131
1-я категория — высшие и центральные органы власти,управле­ Б.П.Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.
ния, суды и др.; В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и
2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопро­
губернские и др.); са, а также наличие приложений, приписок и других особеннос­
3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост­ тей, например:
ные, сельские, поселковые и др.). Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.
К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные В письмах родственников рекомендуется указывать их родствен­
справочники. ные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по
мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами­
лию их первого мужа, например:
6.2.2. Описание документов и дел личного происхождения
Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпи­
ной, по первому мужу Бек).
П р и описании документов и дел личного происхождения учи­ В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое со­
тывается особенность этих материалов. держание записей, фотографий и других материалов с обозначе­
В фондах личного происхождения, как правило, откладывают­ нием их авторства, а также отражают внешние особенности аль­
ся творческие материалы, переписка, альбомы, записные книж­ бома, например:
к и , материалы биографического, служебного и имущественно- Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина,
хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и дру­ А. А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бар­
гих лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или хатном переплете.
иных материалов. В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно
В процессе описания документов и дел личного происхожде­ указывается до раскрытия его содержания, например:
н и я на карточках фиксируются следующие информационные ха­ Альбом 77. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писате­
рактеристики: лей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М.Алтаузе-
фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являют­ на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.
ся и названием фонда; Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем
заголовок дела; указывают вид дела и автора, например:
крайние даты документов дела; Записные книжки П. С. Каржановского.
количество листов; В фондах личного происхождения очень часто на книгах, аль­
архивный ш и ф р . бомах и других материалах встречаются дарственные надписи вы­
Основная специфика при описании документов личного про­ дающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные
исхождения заключается в с о с т а в л е н и и з а г о л о в к а . надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента
В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды до­ (кому она предназначена) и на чем она сделана, например:
кументов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги.
в заголовке указывают территорию и время, а также особенности В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяй­
материалов. ственные материалы, а также на материалы общественной дея­
При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они тельности и бытового характера указывают виды документов или
составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие Дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: ав­
материалы. торские правки, газетные вырезки и т.д., например:
Рассмотрим приемы составления заголовков на основные ма­ Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки.
териалы фондов личного происхождения. В заголовке на названные материалы после основных элементов
В заголовке на рукопись указывают автора, название произведе­ Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:
ния, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литератур­
приписок с указанием их авторства, например: ной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов,
А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса. телеграммы).
Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указыва­ В заголовках на фотографии указывают вид документа, иници­
ется ее первая строка, например: алы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

132 133
Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник. 6.2.3. Описание документов и дел досоветского периода
П р и описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке
кроме вида документа дается описание изображения. Состав и содержание документов, созданных в предшествую­
Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это от­ щие исторические эпохи, а также дел, сформированных в дело­
мечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, производстве X V I - X V I I и X V I I I - X I X вв., обладают рядом спе­
например: цифических черт и особенностей, которые следует учитывать при
Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину. составлении заголовка.
Основными изобразительными материалами в фондах личного Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся
происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные ма­ в архивоведческой и источниковедческой науке перечни и спис­
териалы. ки видов и разновидностей документов, которые адекватно отра­
В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме харак­ жают функциональное назначение каждого документа, его быто­
тера материалов указывают автора, корреспондента, дают описа­ вание и юридическую силу. Поэтому при описании документов и
ние изображения, а также отмечают наличие дарственных надпи­ дел периода феодализма не допустима механическая модерниза­
сей и других особенностей, например: ция понятий и терминов, а также применение современных ана­
Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями логий, отражающих существо рассматриваемых в документах воп­
А. И. Тургеневу студентов Геттингенского университета. росов.
Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственны­ Особым своеобразием отличаются документы XV—XVII вв., так
ми надписями В. М. Лазаревскому. как в них отображается самобытный облик Российского государ­
Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского рабо­ ства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос­
ты Ф. Вендрамини с оригинала О. А. Кипренского. управления, развитие языка и расширение функций государства
П р и неустановленном авторстве документов и дел личного приближает документы этого периода к современным с точки зре­
происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», на­ ния приема их описания. Однако если своеобразие документов
пример: XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков
Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимство­
Сергеевич. ванных из текста или самоназвания документа, то для документов
П р и описании не полностью сохранившихся материалов ука­ и дел XVIII — XIX вв. такие заимствования, как правило, не до­
зывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без кон­ пускаются, например:
ца, например: Дело по челобитной детей боярских С.Данилова и Ф. Преснякова
К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова на Осташковского воеводу П. Куницина «в нанесенных им обидах и
Л. К. Игнатьеву. Без конца. притеснениях». 1623 года 23 апреля —15 мая.
П р и определении способа н а п и с а н и я или воспроизведения Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и
материалов указывают: содержания документов.
автограф или черновой автограф; При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внима­
авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или ние уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упо­
авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — минающихся в них персоналий, название должностей и титулов.
автографы); П р и описании комплексов документов, состоящих из одного и
машинописная или рукописная копия; того же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно
фотокопия или ксерокопия; опустить при сохранении разновидности этого вида документов,
вырезки из журналов, газет и др. например:
Например: Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на
Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др., поставленные мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года.
С. Г. Розановым. Машинопись с его пометками. Жалованная Иосифо-Волоколамскому монастырю на владение сен­
Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и ными угодьями в с. Петрищево, 1664 г.
газетные вырезки. При описании документов и дел X V I I I - X I X вв. надо помнить о
Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской. соблюдении и следовании тем видам и разновидностям докумен­
Фотокопия. тов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к

134 135
Информационная функция описи реализуется в процессе описа­
произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов,
ния каждого дела на карточках при составлении такого важного
сложившимся в делопроизводстве того времени, например:
элемента, к а к заголовок дела, раскрывающего видовой состав
«доношение», а не «донесение»;
документов и содержание единицы хранения. Архивная опись,
«наставление», а не «инструкция»;
законченная и правильно оформленная, дает представление о
«объявление», а не «информация»;
составе и содержании документов фонда в целом.
«рапорт», а не «служебная записка».
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц
П р и описании документов и дел предшествующих историчес­
хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов,
ких эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того
контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие по­
или иного должностного или церковного звания исторического
рядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необхо­
лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответ­
димой исследователям информации.
ствовало занимаемому им положению именно в тот период, к
Классификационная функция описи закрепляет и отражает наи­
которому относится документ, например:
более рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под
неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государ­
классификацией документов и дел в пределах архивного фонда
ственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследо­
понимается их научная группировка в соответствии с историчес­
вания отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г., август.
ки сложившейся структурой фондообразователя или основными
правильно: Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова.
направлениями и вопросами его деятельности.
Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определе­
Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е.
ний, носящих отпечаток исторического или идеологического про­
перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи­
тивостояния. В равной степени это относится как к представите­
си. К а к правило, архивные описи составляются еще в учреждени­
л я м п р а в я щ и х классов и с о с л о в и й , так и к их п о д д а н н ы м . В
ях. Но и в государственных архивах описи составляются при усо­
последнем случае следует воздержаться от идеологических пере­
вершенствовании системы научно-справочного аппарата, при пе­
косов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они
реработке неудовлетворительно описанных документов.
могут искажать п о д л и н н ы й смысл и значение самих докумен­
Опись является одним из самых древних архивных справочников:
тов, например:
самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в.
неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой
Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео­
выдать ему денег, 1775 г.;
ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив­
правильно: Прошение Президента Государственной Военной кол­
ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— 1950-х гг.
легии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содер­
жание 1-й Придунайской армии. 1775 г.;
неправильно: Сообщение Писарской воеводской канцелярии гене­ 6.3.1. Влияние классификации документов и дел в пределах
ралу М. Н. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской архивного фонда на составление архивной описи
шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля;
правильно: Рапорт Инсарской воеводской канцелярии московско­ Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел
му генерал-губернатору М.Н.Волконскому о боевых действиях по­ архивного фонда.
встанческих отрядов Е. И. Пугачева и жертвах среди местного на­ Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмот­
селения. 1774 г., 21 июля. рим организацию работы по классификации дел в пределах архив­
ного фонда, которая состоит из двух этапов:
разработки схемы классификации дел фонда;
6 . 3 . Архивные описи
распределения дел в соответствии со схемой классификации.
Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный Р а з р а б о т к а с х е м ы к л а с с и ф и к а ц и и д е л ф о н д о в явля­
для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­ ется важным шагом для практического осуществления научной
матизации внутри фонда и учета дел. организации документов государственных архивов. Кроме того,
Архивная опись выполняет три важнейшие функции: инфор­ классификационная схема — это основа структуры описи.
мационную (раскрывает состав и содержание документов), учет­ Схема к л а с с и ф и к а ц и и (организации) дел архивного фонда
ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет представляет собой с и с т е м а т и з и р о в а н н ы й с п и с о к наименова­
систематизацию дел внутри фонда). ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате-

136 137
л я , его ф у н к ц и й или вопросов и направлений его деятельности. подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется
К л а с с и ф и к а ц и о н н а я схема является основанием для организа­ обычно в том случае, если структура фондообразователя изменя­
ц и и архивного фонда, для распределения дел фонда по груп­ лась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри
пам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности хронологических групп — по структурным подразделениям.
фондообразователя, его ф у н к ц и и или структуру, что и закреп­ Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк­
ляется описью. турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме
Прежде чем разработать схему классификации, необходимо отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно
изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­
компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельнос­ чала группируются по годам, а внутри хронологических групп —
ти. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. П р и
признаков классификации. классификации по отрасле-хронологической схеме дела группиру­
К основным классификационным признакам относятся: ются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хро­
структурный — в соответствии со структурными подразделе­ нологии.
ниями; Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом
функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­ объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хро­
ц и й или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых нологически-номинальную схему систематизации.
касается содержание документов; Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для
хронологический — по датам или периодам, к которым отно­ коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­
сятся документы. логически-тематическая схемы.
К дополнительным классификационным признакам относятся: Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­
номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­ чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­
ментов; диненный архивный фонд.
корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­
велась переписка фондообразователем; ментов определяются составом фондообразователей (отдельное
авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­
лиц, которые являются авторами документов; мом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ раз­
предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­ работали типовую схему классификации документов фондов лич­
жены в документах; ного происхождения:
географический — по территориям, населенным пунктам и гео­ 1) рукописи фондообразователя;
графическим понятиям, с которыми связано содержание доку­ 2) записные книжки фондообразователя;
ментов, их авторы или корреспонденты; 3) письма фондообразователя;
хронологический — по датам документов. 4) дарственные надписи разным лицам;
П р и разработке схемы классификации следует запомнить, что: 5) письма фондообразователю;
необходимо использовать только основные признаки; 6) дарственные надписи разных лиц фондообразователю;
из всей совокупности основных признаков берут только два; 7) материалы к биографии фондообразователя;
одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть 8) материалы имущественно-хозяйственного и бытового ха­
хронологический; рактера;
выбранные признаки в схеме классификации могут меняться 9) материалы, собранные фондообразователем для своих ра­
местами. бот и по интересующим его темам;
Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета­ 10) материалы о фондообразователе;
ние таких двух признаков, как структурный и хронологический, 11) изобразительные материалы;
образует два варианта схемы классификации: хронологически- 12) материалы членов семьи фондообразователя;
структурный или структурно-хронологический. При стабильной 13) материалы разных лиц, отложившиеся в фонде;
структуре учреждений за весь период существования целесообраз­ 14) коллекции.
но разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии Для документов представителей науки, управления, производства
с этой схемой все дела сначала группируются по структурным и других возможна аналогичная классификация дел в пределах

138 139
личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут 6.3.2. Составление собственно архивной описи дел
отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возмож­
но наличие и других, непредусмотренных этой примерной схе­ После проведения классификации дел (или карточек) фонда в
мой разделов, отражающих специфику документов и деятельность соответствии с разработанной для конкретного фонда классифи­
самого фондообразователя. кационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от
Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел схемы классификации, объема и завершенности комплектования
заключается в том, что приходится одновременно учитывать все фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть
признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятель­
значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроиз­ ная опись может быть составлена:
водственных форм и т.д. на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
Для дальнейшей классификации используются графическая или дела всех лет одной структурной части, если она прекратила
текстовые классификационные схемы. свое существование;
В графической схеме изображаются графически (кружочками, ром­ дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-
биками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все призна­ фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ­
ки группировки документов, начиная от высших групп, созданных ных, предметно-тематических (материалы по личному составу,
на основании ведущих классификационных признаков, и кончая научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до­
самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том чис­ кументы и т.д.) и других частей;
ле и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объе­
указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких диненный фонд учреждения.
групп. Графические схемы классификации документов встречаются Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись,
крайне редко. не должно превышать самого большого четырехзначного числа
Наибольшее распространение в отечественных архивах полу­ (т.е. 9999).
чили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме клас­ Как уже отмечалось, опись отражает систему организации до­
сификации документов архивного фонда последовательно пере­ кументов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда
числяются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются
которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок распо­ разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со
ложения дел в пределах самых низших делений означается пере­ схемой классификации дел фонда.
числением заголовков дел. Опись документов (основная информационная часть) состоит
Р а с п р е д е л е н и е дел в с о о т в е т с т в и и со схемой из описательных статей. Описательная статья описи представляет
к л а с с и ф и к а ц и и может проводиться двумя способами: непос­ собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из
редственной группировки и расположения дел в соответствии со следующих элементов:
схемой классификации или карточным способом. порядкового номера;
При непосредственной группировке дела физически группируют­ делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре
ся по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после­ или старого инвентарного номера);
довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка. заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
При карточном способе группируются не сами дела, а карточки крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
с описанными на них делами. Карточки для описания располага­ количества листов в деле;
ются в предусмотренной схемой классификации последователь­ примечаний.
ности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную
проводится уже окончательная группировка дел фонда. функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Карточный способ классификации документов наиболее удо­ Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию
бен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сло­ описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.
жен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста­
сохранность документов, так как не требует многократного пере­ тьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.
мещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также эко­ При изменении количественного состава дел описи делается со­
номит рабочее время. ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

140 141
бинированные указатели при незначительном количестве личных Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логичес­
имен, географических названий и предметов. кой, систематической последовательности, например:
П о форме указатели могут быть г л у х и м и и а н н о т и р о ­ Образование:
в а н н ы м и (краткими или полными). Приведем пример составле­ низшее 25, 26
ния указателя глухого, аннотированного краткого и аннотирован­ среднее 5, 9
ного полного. высшее 12, 13, 35

Глухой указатель Гиацинтова С В . 7, 9, 18 При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика —
Аннотированный краткий Гиацинтова С В . — актриса 7, 9, 18 всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя со­
Аннотированный полный Гиацинтова Софья Владимировна — ставлять такого типа гнездовые рубрики как:
советская актриса и режиссер, народная Яблоня:
артистка С С С Р . На сцене с 1910 года, посадка 7
играла во МХАТе, первой студии МХАТ, полив 8
МХАТе втором. уничтожение вредителей 9
С 1938 года — в Московском театре Виды документов не включаются в предметные указатели как само­
им. Ленинского комсомола. В историю стоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов докумен­
русского драматического искусства во­ тов составляется только к перечням документов, которые служат для
шло исполнение ею роли Марии («Две­ определения сроков их хранения.
надцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18 Понятия в предметном указателе могут быть однословными и много­
словными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь
Составить именной и географический указатели не составляет в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например,
труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в в понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «из­
тексте описи. Следует только запомнить, что географический ука­ бирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «не­
затель никогда не бывает глухим. грамотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются удар­
Подробно методику составления указателей рассмотрим на ными, или ключевыми.
примере предметного указателя. Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной
организации поиска информации в указателе основных вопросов и на­
Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень на­ правлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включе­
учных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Пред­ нии многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на пер­
метный указатель может быть общим, включающим понятия различного вое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поиско­
характера, и специальным, включающим однородные понятия (указа­ вые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к
тель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно первому, например:
сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного
Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8
указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный
указатель следует включать только наиболее существенные, раскрываю­ Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в
щие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. указатель необходимо включать многословное понятие полностью, де­
Предметный указатель строится следующим образом. лая отсылку к ключевому понятию, например:
Основным элементом предметного указателя является рубрика, со­ Избирательная кампания — см. кампания избирательная
стоящая из предметного понятия и поисковых данных. Кампания избирательная 13, 21
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой,
т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или опре­ Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое
деление, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик, например: словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в
указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие
Простая рубрика Газеты. без указания ссылочных данных, например:
Сложная рубрика Газеты, тираж. Учет военнообязанных 14, 17, 18
Гнездовая рубрика Газеты: Военнообязанные — см. Учет
«Известия» 7, 8, 9
«Независимая» 10, 11 Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например:
«Спид-инфо» 14, 16 Новый русский 7, 13

144 145
Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходи­ В отличие от архивной описи каталог:
мо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин­
нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис­
встречается это понятие. темы хранения документов, а отражает классификацию докумен­
После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля­
географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до
ется на документы одного архивного фонда или его части;
4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимос­
ти сложные рубрики. И только после этого перенести содержание кар­ во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать
точного указателя на листовую форму. информацию не только одной единицы хранения, но и части до­
Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть про­ кумента, одного документа, группы документов, группы единиц
ставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, хранения;
в центре листа, например: в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч­
ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране­
А
ния и документов; единственная его функция — информацион­
Арбуз 4, 7, 9
ный поиск;
Автомобиль:
грузовой 7, 8 в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен­
легковой 8, 9 ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката­
Архивы: ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ­
ведомственные 4, 5 ствии с единой схемой, основы построения которой являются
государственные 7, 8 общими для всех архивов.
частные 13, 17 Рассмотрим, какую роль выполняет архивный каталог в раз­
личных архивах.
И В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную доку­
Избирательная кампания, см. кампания избирательная ментную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и
К учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем
Кампания избирательная 7, 8, 9. и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти
К подготовленной архивной описи обязательно должна быть картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем
составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. вместе с документами они должны будут поступить в ведомствен­
В заверительной надписи указывается количество листов в описи. ный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.
Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме­ Особое значение имеют картотеки документов по личному со­
ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы­ ставу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и
вается составителем описи, например: межведомственных архивах помогают архивистам своевременно
исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и
В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24
точности картотеки порой зависит судьба человека.
Составитель В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не за­
Дата -Ц 00.00.00 вершается. В идеале они должны поступать вместе с документами
постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по ис­
тории государственных учреждений активно используются инфор­
6.4. Система каталогов в архиве
мационно-справочными службами государственных архивов для
ответов на запросы граждан. Кроме того, «особо выдающиеся» де­
6.4.1. Каталог как архивный справочник
лопроизводственные картотеки столетиями служат исследовате­
Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в лям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или
котором информация о содержании документов архива сгруппи­ картотека Сената в РГИА).
рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ В архиве учреждения, если туда поступила некачественная
ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ делопроизводственная картотека или архив выполняет большой
ции документной информации. Это дает исследователю широкие объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать
возможности для поиска информации. каталог архива учреждения.

146 147
В государственном архиве необходимо создать стройную систе­ Каталоги
му каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами
поиска и н ф о р м а ц и и с помощью архивного каталога. Алфавитной структуры
Логической структуры
Совокупность различных каталогов составляет систему катало­
гов архива. 1
Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных ка­ | Предметный |
талогов называется каталогизацией архивных документов, который
складывается из следующих видов работ:
fГеогра-
определение вида каталога; Имен- \
1 фиче-
ной I
разработка схемы классификации документной информации в \ ский J
каталоге; По истории
По
выявление и отбор документной информации для каталогизации; истории административно-
описание документной информации на каталожных карточках; территориального
деления
индексирование каталожных карточек;
систематизация карточек и ведение каталога.
Рис. 12. Классификация каталогов
Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.
Документная информация в с и с т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е
классифицируется по отраслям знаний и практической деятель-
6.4.2. Определение вида каталога I ности общества и располагается в логической последовательности.
К систематическому каталогу или его подразделам могут быть со­
Определение вида каталога, создание которого предполагает­ ставлены предметный, географический и именной указатели (при
ся, зависит от состава и содержания документов, а также от нали­ отсутствии соответствующих каталогов).
чия других видов каталогов. В т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е документная информация по
При определении состава каталогов конкретного государствен­ теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубри-
ного архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, со­ кам, расположенным в логической последовательности.
став и содержание фондов архива; степень разработанности фон­ Условием самостоятельного существования тематического ка­
дов; интенсивность и задачи использования документов; наличие талога в архиве, где ведется систематический каталог, является
и качественный уровень других типов архивных справочников; группировка информации по признаку, отсутствующему в систе­
материально-технические возможности архива. матическом каталоге.
В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух В каталоге по истории учреждений документная информация
типов: логической структуры и алфавитной структуры. классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности,
Если информация располагается от общего к частному, т.е. а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, това­
сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру рищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по ал­
построения каталогов. фавиту их наименований.
Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу В каталоге по истории административно-территориального де­
вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) ления документная информация классифицируется по алфавиту
структуру. предметных понятий (географических наименований). Затем сис­
В свою очередь каталоги логической структуры по видам под­ тематизация проводится в логической и хронологической после­
разделяются на систематические, тематические и их разновидно­ довательности.
сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории адми­ Если надо описать документы с точки зрения времени их со­
нистративно-территориального деления) и хронологические, а ка­ здания, т о составляют х р о н о л о г и ч е с к и й к а т а л о г . В этом
талоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно­ каталоге сведения о документах группируются по периодам вре­
сти, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги мени, векам, годам, месяцам, числам.
могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Хронологический каталог создается, как правило, там, где хра­
Для архивов федерального и регионального уровней основу си­ нятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге да­
стемы каталогов составляют систематический и именной каталоги. ется по времени их создания или по времени освещаемых событий.
148 149
Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреж­ ДК для книг:
дений, событий, лиц, географических наименований — касаются ООО Общие произведения
его документы, т о создается п р е д м е т н ы й к а т а л о г или как 100 Философия
его разновидности именной и географический. 200 Религия
В именном каталоге информация классифицируется по алфави­
ту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их 600 Полезные искусства
авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хроноло­
гической или другой последовательности. 900 История
В географическом каталоге документная информация класси­
Каждый из этих классов делится на 10 классов:
фицируется по алфавиту географических и топографических объек­
тов (названий стран, республик, краев, областей, экономических 600 Полезные искусства
районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой клас­ 610 Медицина
сификации может быть также административно-территориальное 620 Инженерия
деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологичес­
кой или тематической последовательности. 640 Домашнее хозяйство
Название каталога будет определяться в зависимости от того,
что положено в основу его деления: если в основе делений ката­ 690 Строительное дело
лога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред­ В 1987 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографиче­
метно-тематический), если предмет, — то предметный, если от­ ский институт ( М Б И ) в Брюсселе издал усовершенствованную
расли человеческих знаний или деятельности, — то системати­ Д К , которая с 1905 г. называется УДК (Универсальная десятичная
ческий и т.д. классификация). Она предназначалась для установления связи меж­
ду библиографиями и библиотеками всего мира.
Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц опреде­
6.4.3. Разработка схемы классификации документной
лителей, разработанных сначала Чарльзом Кеттером (1837—1903),
информации в каталоге
| затем Полем Отле ( 1 8 6 8 - 1944) и Анри Лафонтеном ( 1 8 5 3 - 1943).
I Эти таблицы имели свои знаки:
Создание конкретного вида каталога начинается с разработки
схемы его классификации. присоединение +
На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в распространение /
нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных отношение :
схем для систематических каталогов, среди которых — «Таблицы язык =
библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Биб-
Были и свои специфические обозначения:
лиотечно-библиографическая классификация», С Е К (1962, 1978).
В России и странах Восточной Европы Б Б К используется как место ()
основа классификационной системы поиска ретроспективной до­ время «»
кументной информации (РДИ). аспект 00
В Международной библиографии и документалистике наибо­ Таким образом, УДК по отношению к ДК Дьюи стала более
лее распространены две системы классификации:
углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержа­
«Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи);
ние архивных материалов (хотя для документов советской и со­
«Классификация при помощи двоеточия» (Ранганатана).
временной эпох она плохо подходит).
Мельвиль Дьюи — организатор американской библиотечной
Индийский теоретик систематической классификации Ш. Р. Ран-
ассоциации — в 1972 г. составил 1-й вариант д е с я т и ч н о й
к л а с с и ф и к а ц и и (ДК), в соответствии с которой вся совокуп­ ганатан (1892-1972) развил многоаспектный поиск информации,
ность сведений архива или библиотеки делится на основе дедук­ заложенный в УДК.
тивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, О н разработал « К л а с с и ф и к а ц и ю п р и п о м о щ и д в о -
тысячные и т.д. классы, например: | е т о ч и я», которая имеет 37 разделов:
151
150
A. Естественные науки
ский период Схема единой классификации документной информации
B. Математика
C. Физика в систематических каталогах государственных архивов С С С Р (М.,
1978) была предназначена для систематического каталога, следова­
Z. Правоведение тельно, она также построена на основе логической структуры, где
деления представлены отраслями знаний и деятельности общества.
К каждому разделу составлены таблицы-характеристики. На­ Такими отраслями в масштабах государства являются:
пример, к разделу «Инженерия» есть таблицы: Государственное строительство. Государственная власть. Охра­
«по признаку работ»; на государственности (индекс Б/3).
«по признаку инженерных работ»; Общественно-политическая жизнь (индекс И / К ) .
«по признаку части». Народное хозяйство (индекс Л / Т ) .
В свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следую­ Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).
щ и м образом: Каждую такую отрасль (деление) в С Е К принято называть от­
«по признаку работ»: делом. Наряду с отраслевыми отделами в С Е К введен историко-
1) здания и жилища; тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая ре­
2) ирригационные и дренажные работы; волюция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено нали­
3) горное дело; чием значительного количества документов по этой теме в гос­
«по признаку инженерных работ»: хранилищах и их широким использованием.
1) прикладная механика; Отраслевые и историко-тематические отделы образуют глав­
2) исследование; ную таблицу С Е К , ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое
деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие де­
4) чертежи и рисунки: ления. П р и работе с С Е К необходимо знать, что глубина делений
«по признаку части»: в каждом отделе может быть различной. В совокупности подот­
1) земляные работы; делы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют ос­
2) фундамент; новную таблицу. Для детализации понятий, выражений их много­
3) пол; аспектное™, а также для исключения повторов к основной таб­
лице в С Е К разработаны четыре таблицы общих определителей:
6) крыша; аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс
7) окна. и внедрение его результатов; обеспечение и снабжение производства;
разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.;
Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таб­ групп населения: по занимаемому положению, характеру свя­
лиц, обозначается двоеточием (:). зи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по половой принад­
Например: Д: Е 2 : Р1 «Инженерные исследования земляных работ». лежности и т . д . ;
Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархичес­
языка: иностранный и народов России;
к и м классификациям, то классификация Ранганатана преодоле­
места: зоны и общие указания определенных мест (страны све­
вает одноаспектность иерархических классификаций и может слу­
та; государства и государственные объединения и т.д).
жить основанием для автоматизированных информационно-по­
Следует запомнить, что любое понятие из таблицы общих оп­
исковых языков ( И П Я ) .
ределителей логично может сочетаться с любым понятием основ­
Необходимо запомнить, что при библиотечной классифика­ ной таблицы С Е К .
ц и и книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных
какой производится поиск сведений.
подотделов.
При классификации архивных материалов классификационная Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта
система хранения и классификационная система поиска РДИ не
к подотделам:
совпадают.
вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социа­
С конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении исполь­
листического Отечества (индекс 3);
зовали Схему единой классификации ( С Е К ) , которая во многом
народное образование (индекс Ф ) ;
вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в совет-
физкультура и спорт (индекс Э).
152 153
Следует помнить, что понятия из конкретной таблицы специ­ организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­
альных определителей аспекта сочетаются только с понятиями гие основные документы учреждения-фондообразователя;
того подотдела, к которому таблица составлена. руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­
Например, соединив индекс из подотдела «Физкультура и спорт» («ЭЗ 11) но относящиеся к учреждению-фондообразователю;
и индекс из таблицы специальных определителей аспекта к этому же документы подведомственных учреждений, присланные для
подотделу (.07.01) — «Спортивные общества», выразим информацию о контроля, обобщения, анализа;
футбольных спортивных обществах «Э 11 (.07.01)». печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-
фондообразователя ;
Графически структура построения С Е К с применением ин­
копии предложений, проектов постановлений, актов провер­
дексов показана на рис. 13.
ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска
заслуживающие каталогизации.
Главная таблица Отделы При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­
таблица А Б/3 л/т У/Я
И/К
ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­
Основная От А1 до Подот­ От Л до ленный исторический период, событие или характер отдельной
таблица А9 делы Т местности, региона и т.д.
Отобранная для каталогизации документная информация опи­
От Разделы ОтЛО до сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­
А1 01 до Л9 тем применения различных приемов описания:
А1 99 подокументного;
ОтА1 Подраз­ ОтЛО 01 поединичного;
01 01 до делы ДО группового.
А1 01 99 Л0 99 При подокументном описании на карточку выносится информа­
ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­
Таблица Аспекта Групп Языка =1 Места кумента (протоколы, доклады).
общих (01.30) населе­ «6.286» При поединичном описании на карточку заносится информация
определителей ния -7.2 одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса
Таблица Аспекта или события.
специальных (.06.04) При групповом описании на карточку заносится информация
определителей группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел
(одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­
са, события, места и времени.
Рис. 13. Структура построения СЕК
Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объек­
Приступая к каталогизации документов архивного фонда, не­ тов описания (по возрастающей):
обходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко пред­ часть документа;
ставлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может документ;
быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах. группа документов;
После изучения методики построения систематического ката­ дело;
лога на основе С Е К следует перейти к выявлению и отбору доку­ группа дел.
ментной информации для включения ее в каталог.

6.4.5. Описание документной информации на каталожных


6.4.4. Выявление и отбор документной информации карточках
для каталогизации
Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­
В архивном фонде для каталогизации определяются следующие ние вторичной документной информации на каталожной карточ­
группы документов: ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с

154 155
обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в ред­
каталожной карточки несут в себе следующие сведения: ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.
классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­ При описании контрольных сведений элементы «Должность и
бытия); подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняют­
информационные (содержание документов); ся обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно
поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы); указать «учащийся...»).
внешние (язык документа и способ воспроизведения);
контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­
ления карточки). 6.4.6. Индексирование каталожных карточек
П р и описании классификационных сведений следует учесть, что
такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целе­ После отбора и описания документной информации на ката­
сообразно заполнять именно в указанной последовательности и в ложных карточках можно приступать к их индексированию.
последнюю очередь после заполнения информационных, поис­ Индексирование — это процесс выбора или составления индек­
ковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата собы­ сов по схеме и их проставление на каталожных карточках.
тия» и «Место события» содержат дату и место описываемых со­ Индекс — это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр
бытий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных и условных знаков.
сведений необходимо еще раз изучить документную информацию Одно условное обозначение или их совокупность присваива­
на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и ются соответствующим классификационным делениям схемы клас­
достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое сификации документной информации и проставляются на ката­
понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация ложных карточках.
этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта Назначение индекса — передать содержание информации, ко­
информация выносится в «Подрубрику». торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас­
Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведе­ сификационной схеме и отразить связи между этими делениями.
ния индексирования карточек. С и с т е м а и н д е к с о в — это система построения индексов
При описании информационных сведений в первую очередь опи­ с учетом методики, определенных правил, другими словами, это
сывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа перевод с естественного языка на искусственный язык букв, сим­
или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный при­ волов, правил.
знак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях. Системы индексов бывают нескольких видов:
Основным методом описания информационных сведений явля­ буквенные;
ется вопросное описание, когда на одной карточке дается только цифровые;
один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части докумен­ смешанные (комбинированные).
та, в одном документе, группе документов, деле или группе дел. Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:
Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании на нумерационные;
переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент. серийные;
При описании поисковых сведений элементы «Название фон­ десятичные.
да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном Нумерационная система индексов — это простой ряд чисел от О
соответствии с д а н н ы м и описи. Но если карточка составлена на до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, приме­
группу дел, то указываются все номера этих дел. няемая при наличии только одного уровня делений в схеме.
Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество Она не способна выразить зависимость, отношение понятий,
листов документа или документов, информация из которых была т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной
вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то ука­ структуре.
зывается общее количество листов в деле. Ярким примером применения нумерационной системы индек­
П р и описании внешних сведений элемент «Язык документа» за­ сов при алфавитном расположении понятий служит таблица об­
полняется только в том случае, когда документ написан на дру­ щих определителей языка С Е К :
гом языке, нежели основной массив документов данного архив­ 1 Абазинский
ного фонда. 2 Абхазский
156 157
3 Аварский Однако при изучении системы индексов, применяемой в С Е К ,
4 Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские. базу индексации в С Е К составляет совокупность обозначений, ис­
При серийной системе индексов для деления в схеме отводится пользуемых для обозначения индексов. Это не только буквы русско­
определенный ряд ц и ф р : от 0 до 99, от 100 до 999 и т.д. Она го алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из которых
применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени де­ несет определенную смысловую нагрузку: двоеточие (:) — знак отно­
лений. Основным недостатком этой системы является то, что она шения; точка (.) — разделительный знак; косая черта (/) — знак
нечетко отражает и закрепляет структуру схемы. распределения и т.д.
В С Е К серийные индексы обозначены знаком распростране­ Детально изучив структуру п о с т р о е н и я С Е К , необходимо
ния — косой чертой (/) и применяются при обозначении отделов определить, к а к и е же и н д е к с ы п р и м е н я ю т с я в р а з л и ч н ы х ее
Б/3, И / К , Л/Т, У/Я, а также при обозначении в отделах, разде­ таблицах: г л а в н о й , о с н о в н о й , общих и с п е ц и а л ь н ы х опреде­
лах и подразделах комплексных понятий, которые детализируют­ лителей.
ся, распадаются на частные понятия. Рассмотрим м е т о д и к у и н д е к с и р о в а н и я д о к у м е н т ­
Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее ной и н ф о р м а ц и и на базе СЕК.
детализирован: 1. Порядок присоединения индексов.
Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»; К индексу основной таблицы индексы вспомогательных таб­
Х9 87 «Школьная педагогика»; лиц присоединяются в следующей последовательности:
Х9 88 «Внешкольная педагогика»; индекс специального определителя аспекта (если из основной
Х9 89 «Дефектология». таблицы взяты индексы подотделов, например «Ж. Вооруженные
Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий силы», «3. Вооруженная защита социалистического Отечества»,
ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений «Ф. Народное образование», «Э. Физкультура и спорт»;
(класс, раздел, тему), вторая — следующий уровень делений и т.д. индекс общего определителя аспекта;
Эта система дает количество знаков, используемых для за­ индекс определителя групп населения;
крепления классификационных делений; возможность произво­ индекс определителя языка;
дить изменения при сохранении логической связи. Но есть и недо­ индекс определителя места.
статок — когда индексы при установлении логической связи по­ Для выражения смысла документной и н ф о р м а ц и и необходимо
лучаются громоздкими. использовать индекс основной таблицы. Индексы вспомогатель­
В С Е К десятичная система индексов используется только в од­ ных таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимо­
ном случае — когда она вводится после букв. сти, например:
Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяй­ ФЗ Школьное образование
ство» разделы имеют индексы Р0, P I , Р2 и так далее до Р9. ФЗ 01 (.05) Школьная олимпиада
Необходимо учитывать следующие т р е б о в а н и я п р и вы­ ФЗ 01 (.05)-2.13 Роль школьников в проведении олимпиад в школах и т.д.
боре системы индексов:
2. Построение индексов со знаком отношения (:).
1) система должна быть удобной в применении, хорошо выра­
жать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть Знак отношения (:) можно использовать в следующих четырех
мнемоничной; случаях:
2) индексы должны вызывать ассоциацию близости или удале­ 1) для присоединения индексов основной таблицы, когда для
н и я обозначенных предметов от основных классификационных выражения смысла документной информации необходимо одно­
понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень временно использовать два-три индекса, например:
подчинения и соподчинения; Т1 16:ТЗ Радиофикация административных зданий;
3) индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наи­ М2: Х4 НИИ легкой промышленности;
меньшем количестве обозначений давать наибольший объем све­
2) для присоединения индексов общих определителей аспек­
дений.
та, например:
Все эти требования, по возможности, были учтены при разра­
ботке С Е К . РЗ (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура сельского хозяйства;
Выше были рассмотрены общие положения проблемы индек­ 3) для присоединения индексов специального определителя
сации с привлечением примеров из С Е К по отдельным позициям. аспекта, например:

158 159
ФЗ 01 (.05:.08) Программа проведения школьных олимпиад; ФЗ «6.333» Школьное образование в Российской Федерации.

4) для присоединения специального и общего определителей Неправильным составлением индекса служит пример:
аспекта, например: ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Школьное образование в Горьков-
ФЗ 01 (.05: 01.30) Организация школьных олимпиад. с кой,Костромской, Московской и Ростовской областях.

В данном случае индекс специального определителя аспекта 4. Построение индекса со знаком распространения (/).
помещается перед индексом общего определителя аспекта. Косая черта применяется для построения серийных индексов,
Следует помнить, что круглые с к о б к и при присоединении ин­ обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей
дексов специальных и общих определителей аспектов при помо­ детализации образуют однородные частные понятия, например:
щи знака отношения проставляются один раз. Например, правиль­ Б1 01 10/13 Территория. Административно-территориальное деление.
ным составлением индекса является:
Для индексирования используется та часть индекса, которая
ФЗ 01: Л2 (. 05:01.30) Планирование организации школьных олимпиад.
находится слева от знака распространения, например:
Неправильным составлением индекса является: Б1 01 10 Территория.
Ф 01: Л 2 (.05): (01.00). Исключения составляют серийные индексы А1 01/09:
ФЗ 01 (.05) : Л2 (01.). А1 10/19;
3. Построение индексов со знаком присоединения (+). А1 20/29;
Знак присоединения (+) можно использовать в следующих трех А1 30/39;
случаях: А1 40/47.
1) для закрепления двух или трех индексов определителей групп Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под
населения, например: этими индексами, используется весь серийный индекс, например:
Б4 03 -7.1 + 7.2 Участие рабочих и крестьян в деятельности Комитетов А1 20/29 Рабочее движение.
бедноты. 5. Виды индексов, используемые для индексирования документной
РЗ 75 — 1.21 +1.22+1.25 Постоянные и временные работники, работаю­ информации.
щие по совместительству в животноводческих товариществах; В процессе индексирования можно оперировать различными
2) для присоединения двух или трех определителей языка, на­ видами индексов:
пример: простым индексом — являющимся отдельной записью, отобра­
ФЗ 01 (.05)=80+114 Школьные олимпиады. Документы написаны на жающей одно понятие, например:
русском и эстонском языках. Л940 Потребительская кооперация;
ФЗ 01 (.05) = 80+96+114 Те же документы написаны на русском,
составным индексом, образуемым в результате объединения про­
узбекском и эстонских языках.
стых индексов разных таблиц, например:
3) для присоединения двух или трех определителей места, на­
ТЗ (01.30) Организация фонда нежилой площади;
пример:
комбинированным индексом, образуемым из нескольких простых
ФЗ «6.130 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии и Украине.
ФЗ « 6 . 1 3 0 + 6.392 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии, или составных индексов, которые присоединяются с помощью
Узбекистане и Украине. знака отношения (:), например:
ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планирование и организация школьных олим­
Следует учесть, что присоединение более трех индексов одно­
пиад.
именной таблицы считается нецелесообразным.
Если же необходимо отметить более трех понятий из одноимен­
ной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в кото­ 6.4.7. Систематизация карточек и ведение каталога
рое входят нужные частные понятия.
Правильным составлением индекса считается следующий Заиндексированные карточки необходимо систематизировать
пример: Для включения в каталог.

160 " Архивоведение 161


1
Систематизация карточек проводится в соответствии с индек­ с ийской Федерации или ее регионов . Объектом описания в путе­
сами в порядке расположения букв и цифр, например: водителе по архивам выступает архив или любое из перечислен­
ГО Суд. Прокуратура. ных выше хранилищ документов АФ Р Ф .
Г1 Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена­ Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит:
ми общества. из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (пол­
Г1 20 Паспортная система. ные адресные данные), количества фондов на бумажной основе,
Г1 25 Пожарная охрана. объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на
П 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны. бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может
содержать список изданных справочников. При наличии в архиве
В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систе­
кинофотофонодокументов и научно-технической документации
матизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на
(НТД) указывается их объем и крайние даты.
карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик
Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника,
производится по логическому принципу — от высшего к низшему,
содержащего краткие характеристики или краткие сведения об
от общего к частному. Например, группы карточек, образованные
архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­
по географическому признаку, располагаются по указанному прин­
ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­
ципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименова­
ставом и содержанием фондов архива.
ний. Группы карточек, образованные по хронологическому призна­
Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­
ку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.
водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­
Для взаимосвязи как отдельных делений систематического ка­
ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­
талога, так и всего каталога с архивными справочниками исполь­
ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера
зуют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Ин­
архивных фондов.
декс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном поряд­
Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводи­
ке, а в графе «Содержание» после информации из документов
тель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов
указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления в
любого региона, по фондам отдельного государственного архива,
каталоге или в другом архивном справочнике.
по отдельному комплексу фондов государственного архива(ов).
Одним из источников пополнения системы каталогов архива
Подробно рассмотрим методику создания подобного рода архив­
могут быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тема­
ных справочников на примере путеводителя по фондам архива.
тические картотеки по документам фондов, картотеки по лично­
Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик
му составу на документы наиболее информативных и часто ис­
фондов (документов) и справочного аппарата.
пользуемых фондов в справочных целях.
Самостоятельно существующие картотеки должны быть связа­
ны с системой каталогов путем отсылок. 6.5.1. Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фон­


6.5. Архивные путеводители да — это совокупность сведений, включающих название фонда,
справочные данные о нем, историю организации-фондообразова-
Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие теля (для фонда личного происхождения — основные биографи­
сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами пу­ ческие сведения о лице), информацию о составе и содержании
теводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по Документов фонда. Она может дополняться библиографическим
фондам архива(ов), краткий справочник по фондам архива(ов), списком литературы о фонде. Порядок расположения характерис­
тематический путеводитель по фондам архива(ов). тик зависит от классификационной схемы, которая определяется
Путеводитель по архивам {архиву) — вид путеводителя по фон­ составом фондов архива. Так, для архивов, хранящих фонды досо­
дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­ ветского, советского и современного периодов, характеристики на
вов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может них даются раздельно по историческим периодам, например:
включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях,
библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих посто­ Государственные архивы СССР: Справочник. — Ч. 1—2. — М, 1989; Документы
я н н о е хранение документов АФ Р Ф , отдельных субъектов Рос- ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. — М., 1991.

162 163
1. Фонды досоветского периода.
характеристике должно соответствовать его названию в учетных
2. Фонды советских, современных учреждений, организаций
документах.
и предприятий.
Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное
Характеристики фондов досоветского периода могут располагать­
название группы фондов, включенных в характеристику. Для груп­
ся по следующей схеме:
повой характеристики, объединяющей последовательно сменяв­
высшие и местные органы государственного управления;
шие друг друга организации с родственными функциями, назва­
органы административно-полицейского управления и подчи­
нием может служить перечисление в хронологической последова­
ненные им учреждения и организации;
тельности этих фондообразователей.
органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные
Основное требование, предъявляемое к характеристике фон­
им учреждения; хозяйственно-экономические организации и пред­
да, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание
приятия;
документов фонда, давала четкое представление об объеме и ха­
культурно-просветительские органы и подчиненные им учреж­
рактеристике его документной информации. Максимально пол­
дения;
ный охват содержания документов фонда без лишней детализа­
органы суда и прокуратуры; ции возможен при четко намеченных пределах описания, завися­
органы сословно-городского и земского самоуправления; щих от целевого назначения данного вида справочника.
учреждения религиозного культа; Цель характеристики фонда в целом — дать необходимую и до­
общественные организации; статочную информацию о составе и содержании документов фонда
фонды личного происхождения и архивные коллекции. и адрес информации. Необходимость и достаточность информации
Характеристики фондов советского и современного периодов мо­ определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основ­
гут располагаться по такой схеме: ные направления деятельности организации, зафиксированные в
высшие и местные органы государственного управления; ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению
органы народного и государственного контроля; этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название
органы управления промышленностью, сельским хозяйством фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, анно­
и другими отраслями экономики и подведомственные им учреж­ тация, библиографический список литературы о фонде.
дения, организации, предприятия; Каждый элемент характеристики фонда несет определенную
органы управления народным образованием, здравоохранени­ информационную нагрузку.
ем, научной и другими отраслями социально-культурного строи­ Н а з в а н и е ф о н д а — обязательный элемент характеристи­
тельства; подведомственные им учреждения и организации; ки, который может дать указание:
органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора; 1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя;
общественные организации; 2) название фондообразователя, его функции в государствен­
фонды личного происхождения и архивные коллекции. ном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;
Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отрас­ 3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится
лям или характеру производственной деятельности. В пределах под­ в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д.
разделов характеристики могут объединяться по признаку ведом­ В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как прави­
ственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих ло, установить масштаб их деятельности;
групп возможно расположение характеристик по хронологии, зна­ 4) местонахождение фондообразователя.
чимости фондов, алфавиту названий и т. д. С п р а в о ч н ы е д а н н ы е о ф о н д е сообщают поисковые све­
П р и составлении характеристик фондов существуют различ­ дения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в опреде­
ные методы и способы описания документов данного фонда или ленной мере о сохранности документов, составе фонда (когда огова­
группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа ривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки
группировки в аннотации, различной методике подачи информа­ Документов дают информацию об их принадлежности к определен­
ц и и о содержании отдельных видов документов, в разной степени ной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный
подробности сведений, включаемых в историческую справку, в период деятельности фондообразователя, что вместе с характерис­
составе и степени полноты справочного аппарата к изданию. тикой объема фонда дает представление о возможном содержании
Теперь рассмотрим характеристики фондов. Они могут быть фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к доку­
индивидуальные и групповые. Название фонда в индивидуальной ментам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

164 165
Важной частью характеристики фонда является и с т о р и ч е с ­ К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в
к а я с п р а в к а , которая помогает вскрыть сущность историчес­ Крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на
ких и логических связей документов описываемого комплекса, фонд содержание действительно всех уникальных документов.
уяснить характер и правильно оценить содержание документов, Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рам­
включенных в аннотацию. Историческая справка является своего ками аннотации остается информация о целом ряде таких же до­
рода введением к аннотации, давая общее представление о месте кументов, ведет к искажению и потере информации, к дезориен­
данной организации в системе государственного аппарата, пери­ тации потребителя информации в вопросе о действительном со­
ода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда держании документов фонда.
не сообщает эти данные). Большое значение для повышения информативности путеводи­
Основными требованиями, предъявляемыми к исторической теля имеет принцип группировки информации о содержании доку­
справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан­ ментов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информа­
нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю­ ции о содержании документов фонда в аннотации позволяет пока­
чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации орга­ зать состав и содержание документов фонда в закономерной логи­
низации, название организации-предшественника и преемника и ческой последовательности, вскрыть исторические связи докумен­
перечисление основных функций организации, если из названия тов данного комплекса, что повышает возможность восприятия та­
нельзя определить круг вопросов ее деятельности. кой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.
В исторической справке целесообразно отметить особеннос­ Группировка информации в аннотации может быть различной,
ти организации документов в делопроизводстве фондообразо­ так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда
вателя. и может строиться по следующим схемам: структурной, тематичес­
П р и значительной утрате документов в фонде сведения об их кой, производственно-отраслевой (функциональной), номинальной.
плохой сохранности помещаются в конце исторической справки Для фондов, содержащих многоаспектную документную ин­
в виде краткой информации: «документы сохранились не полнос­ формацию со значительным объемом документов, систематиза­
тью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д. ция которых в фонде проведена по структуре, возможно построе­
Для фондов, включенных в групповую характеристику, в об­ ние аннотации по структурным делениям. Этот принцип располо­
щую историческую справку вносятся общие данные по истории жения информации наиболее удобен для фондов организаций,
организаций. Особенности исторического развития отдельных фон­ имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри струк­
дообразователей называются при перечислении этих фондов. турных групп информация в аннотации группируется по темати­
Историческая справка для фондов личного происхождения со­ ческому или номинальному признаку.
стоит из кратких биографических данных о фондообразователе: Построение аннотации по тематическому признаку применяется
фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про­ в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представ­
фессия, род служебной и общественной деятельности. В истори­ ление о содержании документов фонда, об истинном направлении
ческой справке на семейные и родовые фонды даются сведения деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообраз­
по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из доку­ но применение тематического признака для фондов досоветского
ментов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут
кратко излагаются сведения о служебной и общественной дея­ достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов.
тельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий. Одним из вариантов группировки информации в аннотациях
В исторической справке к архивной коллекции указываются является расположение информации о документах по видам и раз­
сведения по истории ее создания, составитель, а также место на­ новидностям, т. е. по номинальному признаку. Такая группировка ин­
хождения коллекции до поступления в архив. формации применяется, в частности, при аннотировании узкоот­
Аннотация состава и содержания документов раслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.
ф о н д а представляет собой краткое обобщенное описание соста­ Выбор этого признака может быть продиктован также особенно­
ва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, стью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым
отражающим направления деятельности фондообразователя). Назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак
В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.
или отдельных групп документов и обозначены их географичес­ Таким образом, если при тематическом построении аннота­
кие (административно-территориальные) границы. ции тематические группы или вопросы размещаются в историчес-

166 167
кой или логической последовательности, то в пределах темы или ком информации о содержании описываемых документов. Автор в
вопроса — по номинальному признаку. Выделение тематических переписке не указывается, так как им является сама организация.
рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до И н ф о р м а ц и я о документах может быть значительно дополнена
перечисления основных разновидностей документов. Если тема­ путем датирования наиболее важных фактов и событий, упомина­
тические рубрики крупные, внутри них может быть проведена по­ емых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплек­
следующая группировка по вопросам, располагающимся также в сы документов или отдельные документы в том случае, если ма­
исторической или логической последовательности. Название те­ териалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в
матических рубрик определяется содержанием самих документов. фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за
Сущность построения аннотации по производственно-отрасле­ отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что
вой, или функциональной, схеме состоит в том, что в основу груп­ документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеют­
пировки сведений берутся отрасли или основные направления ся за все годы, указанные в крайних датах фонда.
деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема Если даты материалов фонда выходят за рамки существования
группировки информации в аннотации применима для тех фон­ организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих
дов, когда организации, в деятельности которых они отложились, материалах были датированы.
имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности В характеристику фонда может включаться б и б л и о г р а ф и ­
или функции, подтвержденные содержанием документов. ч е с к и й с п и с о к л и т е р а т у р ы о ф о н д е . В соответствии с
В такой аннотации вначале указываются материалы о деятель­ действующими государственными стандартами в нем дается опи­
ности фондообразователя в целом, а затем — материалы, относя­ сание изданий по истории фондообразователя, справочников и
щиеся к отдельным отраслям (или функциям). Внутри отдельных исследований о документах и публикациях документов фонда.
групп при производственно-отраслевой схеме информация стро­ Вслед за характеристиками фондов помещается список неан-
ится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на нотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (груп­
материалы фонда финансового учреждения можно составить, ис­ пы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и край­
ходя из его функций, по следующим группам: деятельность по ние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены
рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов; по фи­ под общим названием с указанием общего количества фондов,
нансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведе­ дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке рас­
нию их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по об­ полагаются в соответствии с общей схемой построения путеводи­
щим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы теля.
материалы располагаются в порядке их значимости по номиналь­ Основную часть ггутеводителя дополняет х а р а к т е р и с т и к а п е ­
ному признаку. ч а т н ы х и з д а н и й , в которой приводятся сведения о количестве
Методика описания документов, сведения о которых включа­ печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их со­
ются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лако­ став и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на
ничности подачи информации. языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, пер­
П р и описании организационно-распорядительной и нормативной сональных и коллекционных собраний, системы каталогов.
документации характерным является отсутствие прямых сведений Характеристика небольшого по объему фонда печатных изда­
о содержании документов, обозначается л и ш ь их разновидность. ний может быть дана в предисловии к путеводителю.
И н ф о р м а ц и я о такой группе документов дополняется указанием
их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания 6.5.2. Справочный аппарат к путеводителю
ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением
направленности действия (если это возможно). Основными элементами справочного аппарата в путеводителе
П р и описании отчетной и плановой документации помимо раз­ являются: титульный лист, оглавление (содержание), предисло­
новидности документов и указания в определенных случаях авто­ вие, список сокращений, указатели.
ра обязательно обозначается их содержание, дополненное при Следует знать, что титульный лист не только завершает оформ­
необходимости хронологическими и географическими данными. ление справочника, но и содержит основные сведения справоч-
При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное но-ориентирующего характера. Это — информация общего харак­
содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в тера о подведомственности данного архива, названии архива и
том случае, если эти данные являются дополнительным источни- названии справочника, о месте и времени издания.

168 169
Для повышения информативности оглавления целесообразно Комплексы документов, сведения о которых включаются в об­
включать в него постраничный перечень не только разделов, под­ зор, могут быть связаны между собой единством происхождения
разделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информа­ (фондовой принадлежностью) или единством содержания (тема­
ционную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, тикой). В зависимости от этого различают два вида обзоров: обзо­
давая конкретную и наглядную информацию о структуре описа­ ры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) и тема­
н и я комплекса документов в целом. тические обзоры документов.
Предисловие включает общие сведения по истории архива, на Обзор архивного фонда — вид обзора документов, включающий
документы которого составлен данный справочник, по составу и систематизированные сведения о составе и содержании докумен­
содержанию документов и построению справочника. История ар­ тов архивного фонда с их источниковедческим анализом.
хива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как исто­ Тематический обзор документов — вид обзора документов, вклю­
рия комплектования архива, его объем и профиль. чающий систематизированные сведения о составе и содержании
Основное внимание в предисловии уделяется характеристике документов одного или нескольких архивных фондов по опреде­
материалов и принципам построения справочника. К а к правило, ленной теме с источниковедческим анализом этих документов.
дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент Названным видам обзоров присуще много общего (в структу­
делается на те аспекты их содержания, которые составляют спе­ ре, методике описания, составе справочного аппарата). Оба они
цифику данного архива. имеют две основные части:
Кроме того, указывается объем, степень сохранности докумен­ 1) характеристика документов (собственно обзор), включаю­
тов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. щая сведения о составе и содержании документов (аннотации),
В предисловие следует включать сведения о материалах, относя­ их источниковедческий анализ и поисковые данные;
щихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, биб­ 2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглав­
лиотеках, музеях. П р и отсутствии в путеводителе списка непро­ ления, предисловия, списка сокращений, указателя(ей).
фильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесооб­
разно оговорить их наличие в составе архива. 6.6.1. Характеристика документов в обзоре
В последней части предисловия даются сведения о принципах
построения справочника (обосновывается схема построения спра­ В характеристике документов (собственно обзоре) излагаются
вочника, при этом обращается особое внимание на признаки, сведения о документах.
взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп мате­ С х е м а м и п о с т р о е н и я о б з о р о в архивного фонда яв­
риалов в соответствии со схемой); составе характеристик, спра­ ляются:
вочного аппарата и приложений. 1) структурная;
Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от 2) отраслевая (функциональная);
назначения (для широкой информации или целевого информи­ 3) тематическая;
рования) и формы издания (архивный справочник или научно- 4) хронологическая;
популярное издание). Для многотомных изданий составляется спра­ 5) номинальная.
вочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдель­ Для тематического обзора документов используются следую­
ных томов. щие схемы:
Методика составления списка сокращений, указателей и оглав­ 1) отраслевая (функциональная);
ления к путеводителям аналогична методике подготовки этих эле­ 2) тематическая;
ментов справочного аппарата к описи. 3) хронологическая.
Как видим, структурная и номинальная схемы применяются
только при составлении обзоров фондов. Применение остальных
6.6. Обзоры документов и другие архивные справочники
схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при
Обзор архивных документов — тип архивного справочника, составлении тематических обзоров.
включающий систематизированные сведения о составе и содер­ Разберем на конкретном примере сущность каждой из назван­
ж а н и и отдельных комплексов архивных документов, дополнен­ ных схем.
ные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений
документов. с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных час-

170 171
тей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристи­ подразделов и более мелких делений, которые могут быть распо­
ки обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимос­ ложены:
ти и производственной соподчиненное™. В отдельных случаях, а) в систематическом порядке:
когда трудно установить их производственную значимость и со- 1. Промышленность, транспорт и связь, торговля;
подчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, 2. Сельское хозяйство;
а иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем. 3. Наука, культура, быт;
Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фон­ б) в хронологической последовательности:
дов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда струк­ 1. Январь;
турные части нечетко отражают функции фондообразователя, или 2. Февраль;
когда структура часто изменялась. 3. Март;
В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема 4. Апрель;
применяется для тем, отражающих конкретное направление в раз­ 5. Май и т.д.;
витии тех или иных сторон государственного аппарата, управле­ в) в алфавитном порядке:
н и я , экономики, науки, культуры и т.д. 1. Авиационная промышленность;
Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда 2. Медицинская промышленность;
фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых струк­ 3. Химическая промышленность.
турных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не Сведения о составе и содержании документов в обзорах приня­
так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связан­ то называть аннотацией. А н н о т а ц и я может составляться как
ные с наиболее значительными проблемами социально-экономи­ на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на
ческого или политического характера, как это может быть раскрыто отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации
при группировке и изложении содержания документов по темам. называются или групповыми, или индивидуальными.
Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда В групповых аннотациях информация представляется в более
ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их
преобразования, сложные структурные перестройки фондообра­ номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологичес­
зователя, которые происходили в то или иное время, либо пока­ ких рамок и объема документов.
зать периодизацию деятельности фондообразователя. Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в
Хронологическая схема построения характеристики в темати­ которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее
ческих обзорах мало распространена. Ее применение в таких слу­ важных и значимых документов и к которым составитель обязан
чаях обычно связано с освещением содержания документов по привлечь внимание читателя.
определенным темам исторического характера, где необходимо Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций
показать содержание документов в последовательности происхо­ в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информа­
дящих событий. ция о содержании всего комплекса документов в целом.
Применение хронологических схем при составлении темати­ Необходимо помнить, что обзор должен информировать о со­
ческих обзоров, связанных с освещением документов по широ­ держании документов, подробный же пересказ фактов и собы­
кой тематике, не может считаться правильным, так как в этом тий, о которых идет речь, а также включение большого числа
случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторе­ статистических данных из текста не входят в задачу обзора. Подоб­
н и я однообразных вопросов. ное «описание» может превратить обзор из архивного справочни­
Номинальная схема применяется для построения обзоров архив­ ка в специальное историческое исследование, а такие цели перед
ных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда пред­ обзором не ставятся.
ставлены небольшим количеством однородных видов. При составлении аннотации в обзорах могут использоваться
Дальнейшее деление основных разделов внутри каждой из выб­ цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним
ранных схем построения характеристики документов на подраз­ цитированием не следует.
делы и группы может быть произведено по любым классификаци­ Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, ког­
о н н ы м признакам. да цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания
При разработке схем характеристик серьезное внимание долж­ документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она
но быть обращено на последовательное расположение разделов, относится.

172 173
П р и составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь На титульном листе тематического обзора после указания типа
всестороннее представление о документах как исторических ис­ справочника следуют название темы обзора, крайние даты доку­
точниках, провести их источниковедческий анализ. ментов по теме, год издания (составления) обзора.
И с т о ч н и к о в е д ч е с к а я х а р а к т е р и с т и к а докумен­ Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии
т о в помогает лучше показать их значение и ценность, дает воз­ к описи.
можность детально составить более объективное представление о В предисловии к тематическому обзору в исторической части ха­
характере и содержании документов, степени их важности, а сле­ рактеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история
довательно, их последующего использования.
фондообразователя дается л и ш ь под углом зрения этой темы.
И м е н н о в этом состоит информационная особенность обзо­ Характеристика основных групп фондообразователей показыва­
ров, отличающая их от всех остальных информационно-поиско­ ет взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значе­
вых справочников. Благодаря включению в аннотации элементов
ние и место соответствующих категорий материалов при разработ­
источниковедческого характера подтверждается значение той или
ке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то
иной группы документов, или конкретного документа, или изу­
историческая часть подготавливается по образцу предисловия к
чения темы, показывается полнота и степень сохранности доку­
обзору фонда.
ментов, отмечается характер содержащихся в них фактических дан­
В археографической части предисловия к тематическому обзору
ных, их достоверность.
кроме общепринятых положений даются сведения о документах по
В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недо­
теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.
статочность источников по тем или и н ы м конкретным пробле­
Методика составления списка сокращений, указателей и оглав­
мам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел,
ления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих
отметить взаимодополняемость отдельных документов.
элементов справочного аппарата к описи.
В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются
Для тематических обзоров составляется список фондов, инфор­
точными п о и с к о в ы м и д а н н ы м и , которые должны обеспе­
мация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях —
чить быстрое разыскание обозреваемых материалов.
библиографический список.
Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов склады­
вается из номеров описей (если их несколько) и единиц хране­ 6.7. Дополнительные справочники системы Н С А
ния. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируют­
ся отдельные документы. В архиве могут создаваться дополнительные справочники сис­
Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть темы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни доку­
более широким, поскольку эти обзоры составляются по докумен­ ментов и дел, аннотированные реестры описей.
там нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных Указатель — архивный справочник, представляющий собой
дополняется номерами соответствующих фондов и названиями алфавитный, систематический или составленный по какому-либо
архивов (если создается межархивный справочник). другому признаку перечень названий (наименований) предметов,
В тех случаях, когда при аннотировании групп документов один упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых дан­
из этих документов цитируется, поисковые данные должны сна­ ных этих документов. Основными видами указателей являются:
чала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается тематические, предметные (общие и специальные), и м е н н ы е ,
ссылка на цитируемый документ. географические (разновидности предметных), хронологические.
Поисковые данные указываются рядом с аннотацией докумен­ Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифон­
тов и заключаются в круглые скобки. довые. По форме указатели могут быть листовыми или карточны­
ми. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или
документам (с просмотром дел).
6.6.2. Справочный аппарат к обзору
Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям од­
Рассмотрим вторую часть обзоров документов — справочный ного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофиль­
аппарат. ный, имеет сложную структуру и большое количество описей.
На титульном листе обзора архивного фонда после названия архи­ Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но,
ва указывается тип справочника — обзор фонда, номер фонда, край­ как правило, формируются на основе делопроизводственных кар­
ние даты документов, год издания или год составления обзора. тотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с
174 175
документами. В таком случае на них проставляется новый архив­ Глава 7
н ы й ш и ф р — по законченной описи дел. Наиболее распростра­
ненные виды картотек — картотеки документов по личному со­ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ставу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории
учреждений и др.
Тематические перечни документов и дел создаются при подго­
товке ответов на сложные тематические запросы, требующие боль- Использованием документов архива — комплекс работ по обес­
" шой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в печению информационных потребностей общества в ретроспек­
карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления тивной документной информации.
дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по по­ В отечественном архивоведении различают направления, цели
рядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный и формы использования.
ш и ф р документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в
архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с те­
мой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел. 7 . 1 . Направления использования архивных документов
Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фон­
дам, к которым составлено много описей. В аннотированных рее­ В современном архивоведении важнейшими задачами направ­
страх приводятся крайние даты каждой описи, дается характери­ лениями использования архивных документов являются:
стика состава и краткого содержания документов каждой описи. укрепление российской государственности;
удовлетворение информационных потребностей общества;
обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две
стороны — архив (федеральный, субъект Федерации, муници­
пальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий
и н ф о р м а ц и ю , и пользователь, которому нужна и н ф о р м а ц и я .
Пользователями информации государственного архива могут быть
органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры,
министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские
части, научные, культурные, учебные учреждения, средства мас­
совой информации, негосударственные объединения, предприя­
тия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граж­
дане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного ар­
хива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.
Использование документов — сложная и ответственная рабо­
та, которая требует высокого профессионализма, з н а н и я в со­
вершенстве научно-справочного аппарата данного архива, ис­
точниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государствен­
ных архивах использование документов считают разновидностью
научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут
ответственность за точность, достоверность и своевременность
предоставления информации, использование информации во вред
интересам общества и личности, отказ в предоставлении инфор­
мации.
Использование архивных документов в нашей стране основы­
вается на принципах открытости и доступности. Это значит, что
любой отказ в предоставлении информации должен быть основан
на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информа-

177
ционных потребностей государства и отдельной личности. С этим Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадаст­
связана проблема доступа к документной информации, засекре­ ра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных
чивания и рассекречивания архивных документов. Вопросам, свя­ угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-про­
занным с этой проблемой, а также целям и формам использова­ дажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охра­
н и я документов и посвящен данный раздел. не окружающей природной среды изучались материалы мониторинга
состояния природной среды и экологической экспертизы различных пред­
приятий, материалы о природозащитных мероприятиях.
7 . 2 . Ц е л и использования архивных документов Использование архивных документов в экономических целях дос­
таточно разнообразно:
Цели использования документов могут быть: при прогнозировании и планировании экономического разви­
управленческие; тия (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-
политические; планов и экономических проектов) очень важно провести анализ
экономические; развития на современном этапе, а для этого обращаются к архи­
научные; вным документам;
культурно-просветительские; при осуществлении проектных и опытно-конструкторских ра­
социально-правовые (обеспечение прав граждан). бот (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязатель­
Использование документов в управленческих целях предполага­ но изучение архивных данных при проведении геологических изыс­
ет и н ф о р м а ц и о н н о е обеспечение работы данного ведомства или каний и горных работ. Научно-техническая и картографическая
о р г а н и з а ц и и , р е ш е н и е с п о м о щ ь ю архивных документов воп­ документации используется при проектировании и реконструк­
росов, в о з н и к а ю щ и х в его деятельности, п о в ы ш е н и е эффек­ ции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сооб­
т и в н о с т и управления. Н а п р и м е р , обращение к архивным доку­ щения, промышленных и жилых объектов;
ментам необходимо при составлении планов и прогнозов раз­ при осуществлении научных и прикладных исследований (про­
вития отрасли, предприятия (они должны быть о с н о в а н ы на ведение патентной экспертизы);
анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов для оптимизации производственных и технологических про­
р е ф о р м государственного аппарата или реорганизации данного цессов (к архивным материалам обращаются в поисках утрачен­
ведомства, о р г а н и з а ц и и , нормативных актов, п о л о ж е н и й , ин­ ных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяй­
струкций, в том числе к в а л и ф и к а ц и о н н ы х с п р а в о ч н и к о в , дол­ ствах, в области охраны окружающей среды и т.д.).
ж н о с т н ы х инструкций сотрудников, положений о структурных Материалы муниципальных архивов содержат бесценные све­
подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству орга­ дения по истории городского и коммунального хозяйства, строи­
н и з а ц и и и т.д. тельства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализа­
Использование архивных документов в политических целях осу­ ции, озеленении, транспортной сети и др.
ществляется при разработке законопроектов, программ реформ, Использование архивных документов для реконструкции па­
в политической борьбе различных партий и группировок (публи­ мятников истории и культуры преследует как экономические, так
кация материалов в ходе избирательных кампаний, использова­ и культурно-просветительские цели.
ние опыта своих политических предшественников при создании Использование документов в научных целях предполагает прове­
программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идео­ дение научных исследований по историческим источникам, хра­
логии и политики правительства; для укрепления государствен­ нящимся в архивах.
ности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях ре­ Научное использование документов предполагает написание
ж и м о в , материалов, разоблачающих терроризм, н а ц и о н а л и з м статей, диссертационных исследований, монографий, а также
и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при про­ курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях
ведении национально-территориального размежевания и измене­ научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д.
н и и административно-территориального деления; для заключе­ Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные
ния международных договоров; при определении межгосударствен­ историки, хотя с архивными документами работают представите­
ных границ и т.д. ли всех отраслей знания. Исследования проводят не только масти­
Использование архивных документов играет существенную роль в за­ тые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из выше­
конотворческой деятельности. сказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществ-

178 179
ляется использование документов с научными целями, например информационные мероприятия в научных и культурно-просве­
исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрас­ тительских целях (выставки документов, использование докумен­
ли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника тов в средствах массовой информации; организация лекций, экс­
подготовки выставки, альбома и т.д. курсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских
Использование документов в культурно-просветительских целях мероприятий).
предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспо­ Формы использования в государственном и ведомственном ар­
зиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, ис­ хиве имеют свою специфику. Естественно, что в архивах Федераль­
пользование документов в средствах массовой информации, пуб­ ной архивной службы России (Росархива), где хранятся сотни и
ликацию документов и обзоров. Документы используются писате­ тысячи фондов, объем информационных услуг больше и разнооб­
л я м и , кинорежиссерами, художниками, представителями С М И в разнее. Однако технологии, например методика исполнения запро­
процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользова­ сов, отличаются мало.
телей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусст­ Рассмотрим подробнее каждую из форм использования.
воведы), работа которых невозможна' без проектной документа­ Информационное обеспечение пользователей. Эта форма исполь­
ции, планов и других источников. зования осуществляется либо по инициативе пользователя (ис­
Использование документов в социально-правовых целях предпола­ полнение запросов), либо по инициативе архива (инициативное
гает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные ин­ информирование).
тересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспече­ Исполнение запросов. Наиболее важной формой использования
ния установленных льгот и подтверждения имущественных прав документов архива является исполнение запросов, в том числе со­
физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, циально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государствен­
касается службы в армии, размера заработной платы и трудового ные архивы поступает 10 млн запросов. До 80% рабочего времени
стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.
результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально- Запрос — это письмо организации или заявление гражданина,
правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических !р котором сформулирована тема, географические и хронологи­
запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы. ческие рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса — поиск и предоставление потребителю
информации, содержащейся в архивных документах.
7 . 3 . Формы использования архивных документов Существуют следующие виды запросов:
I тематические (выявление информации по конкретной теме или
Формы использования архивных доументов — это определен­ документальное подтверждение какого-либо факта, например
н ы е и н ф о р м а ц и о н н ы е услуги, в ы п о л н я е м ы е архивами по каж­ образования учреждения в таком-то году);
дому на прав лению использования. По каждой ф о р м е использо­ персональные, в том числе биографические (о жизни конкрет­
в а н и я , как правило, составляются определенные информаци­ ного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);
о н н ы е документы. О с н о в н ы м и ф о р м а м и и с п о л ь з о в а н и я в архи­ социально-правовые (направленные на обеспечение прав и ин­
ве являются: тересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на зап­
информационное обеспечение организаций, структурных под­ росы:
разделений и граждан в соответствии с их запросами (исполнение о трудовом стаже;
тематических запросов); размере заработной платы;
исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных службе в вооруженных силах;
интересов граждан; участии в Великой Отечественной войне 1941 - 1 9 4 5 гг. и других
инициативное информирование учреждений и организаций, военных конфликтах в соответствии с Законом РФ «О ветера­
структурных подразделений о документах архива по профилю их нах», об участии в партизанском и подпольном движении, на­
деятельности; хождении на оккупированной территории, в блокадном Ленин­
предоставление документов пользователям через читальный зал граде и др.;
для исследовательской работы; пребывании в концлагерях, гетто, вывозе на принудительные
выдача подлинных документов и дел во временное пользование; работы в Германию в период Великой Отечественной войны;
публикация документов; работе в годы Великой Отечественной войны;

180 181
нахождении на излечении, состоянии здоровья; При п о и с к е з а п р а ш и в а е м о й и н ф о р м а ц и и очень
награждении, присвоении званий; важно помнить о сроках исполнения.
образовании, учебе; Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие
репрессиях, раскулачивании, реабилитации; архивные учреждения с информированием об этом заявителя или
рождении, смерти, браках и других актах гражданского состо­ Предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения
яния; документов составляет 5 дней со дня регистрации запроса.
творческой деятельности и авторских правах; Срок исполнения запросов на основании научно-справочного
имущественных и наследственных правах и др.; аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие зап­
консульские, направленные на защиту законных прав и инте­ росы выполняются на основании просмотра описей, каталогов,
ресов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в том чис­ без обращения к документам архива.
ле российских граждан, граждан С Н Г , иностранных граждан и Срок исполнения запроса, требующего обращения к докумен­
л и ц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью со­ там архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой
циально-правых запросов и отличаются от них л и ш ь тем, что сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок,
поступают через Министерство иностранных дел ( М И Д ) РФ, но не более чем на 30 дней.
посольства зарубежных стран в России, зарубежные организа­ Особое внимание следует уделять социально-правовым запро­
ции, Центр розыска и и н ф о р м а ц и и ЦК общества Красного Кре­ сам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. П р и
ста Российской Федерации и другие ведомства и общественные этом следует проинформировать заявителя о промежуточных ре­
организации. зультатах работы по поиску документов.
Исполнение запроса складывается из нескольких этапов: В приоритетном порядке исполняются запросы органов госу­
прием запроса и работа с заявителем; дарственной власти, управления, суда и прокуратуры о получе­
поиск запрашиваемой информации; нии информации, необходимой для их деятельности.
составление и выдача заявителям ответов на запросы. Для повышения результативности поиска необходимо: во-пер­
П р и п р и е м е з а п р о с а необходимо уделить большое вни­ вых, совершенствовать систему архивных справочников по лич­
мание составлению запроса. Надо проследить, чтобы заявитель ному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, под­
изложил в нем все сведения, которые удалось почерпнуть из вергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая
семейного архива, рассказов родственников, из других архивов. часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за
Это существенно ускоряет работу архивистов по исполнению законодательной деятельностью Федерального собрания, а также
запроса. перипетиями внутренней и внешней политики.
Наконец, если запрос относится к категории платных, следует При с о с т а в л е н и и и в ы д а ч е з а я в и т е л я м о т в е т о в
в тактичной форме оповестить об этом заявителя. Например: на з а п р о с ы архив предоставляет ответы в виде следующих ин­
«Сообщаем, что исполнение запросов является в архиве платной ус­ формационных документов:
лугой, и поиск сведений начнется после получения Вашего согласия на архивной справки;
оплату. В связи со сложностью запроса стоимость поиска может составить архивной копии;
значительную сумму». архивной выписки;
Государственный архив не может взимать плату за исполнение информационного письма;
социально-правовых и консульских запросов, запросов органов тематического перечня документов;
государственной власти и местного самоуправления для исполь­ тематической подборки;
зования в служебных целях, а также за научно-техническое ин­ тематического обзора документов.
формирование организаций системы Росархива и др. Тематичес­ Архивная справка — документ, подготовленный и заверен­
кие запросы граждан, как правило, выполняются за плату. н ы й архивом, и м е ю щ и й юридическую силу и содержащий (под­
Ведомственный архив также обязан предоставить информацию тверждающий или не подтверждающий) и н ф о р м а ц и ю об имею­
бесплатно тем организациям или лицам, которых она непосред­ щихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету
1 запроса с указанием поисковых данных документов (архивного
ственно касается .
шифра).
Подробнее о перечне платных услуг архива будет сказано в разделе, посвя­ Архивная копия — это документ, дословно воспроизводящий
щенном информационному маркетингу. любым способом текст или изображение архивного документа,
182 183
относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный
архивом.
Архивная выписка — это фрагмент архивной копии (дословное
г
| кого родственника и т.д. по согласованию с органами ЗАГСа.
Реабилитированные л и ц а имеют право на выдачу из архивно-
воспроизведение части документа любым способом), подготов­ - следственных дел к о н ф и с к о в а н н ы х у них творческих материа­
ленный и заверенный архивом. Выписки, как правило, делаются лов, д н е в н и к о в , рукописей и т.д. К сожалению, это очень обед­
из документов, посвященных нескольким, не связанным между няет архивные ф о н д ы , так к а к сохранность выданных докумен-
собой вопросам. I тов и их дальнейшая судьба находятся вне поля зрения архиви-
Информационное письмо — это письмо, составляемое архивом | стов. Поэтому выдачу документов м о ж н о осуществлять только
по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и I после их к о п и р о в а н и я . П р и этом вносятся и з м е н е н и я в учетные
содержащее сообщение об имеющихся в архиве документах по документы архива.
определенной проблеме, теме, вопросу. Инициативное информирование учреждений и организаций, струк­
При исполнении тематических запросов организаций и граж­ турных подразделений о документах архива по профилю их деятель­
дан в государственном архиве могут создаваться такие сложные ности. В отличие от исполнения запросов организаций и граждан
информационные документы, требующие аналитико-синтетичес- I такая форма использования архивных документов, как инициа-
кой переработки больших объемов документной информации, как I тивное информирование, осуществляется самим архивом без об­
тематические перечни документов, тематические подборки доку­ ращения потребителя. Выявление документов производится в рас-
ментов, тематические обзоры документов. I чете на потенциального потребителя информации. Второе отли-
Тематический перечень документов — систематизированный f чие от исполнения запросов состоит в том, что потребителями
перечень заголовков дел или документов с указанием дат и поис­ | информации при инициативном информировании являются ис-
ковых данных. I ключительно юридические лица: для государственного архива —
Тематическая подборка документов — комплект копий доку­ органы государственной власти, управления и местного самоуп-
ментов или цитат из документов на данную тему. \ равления, научные и общественные организации, зарубежные на-
Тематический обзор документов — информационно-поисковый | учные и культурные организации; для ведомственного архива —
справочник, содержащий подробную характеристику документов руководство организации, руководители структурных подразде-
нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части I лений, а также другие организации, документы о деятельности
фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в раз­ I которых отложились в архиве.
деле, посвященном научно-справочному аппарату. Работа по инициативному информированию ведется в соот-
Подготовка этих и н ф о р м а ц и о н н ы х документов очень трудо­ f ветствии с планом. При составлении плана сначала необходимо
емка, требует высокой к в а л и ф и к а ц и и и относится к научной \ выявить круг постоянных потребителей информации или катего­
работе архива. Поэтому предоставление и н ф о р м а ц и и в виде пе­ рий потребителей информации. Для этого следует изучить резуль-
речня, подборки или обзора, к а к правило, происходит по ини­ I таты анализа интенсивности и эффективности использования до-
циативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа I кументов за предшествующие годы. П р и этом не стоит привязы-
проводится не по обращению органа государственной власти или \ ваться к конкретным учреждениям: если администрация одного
управления для выполнения его ф у н к ц и й , она относится к чис­ [ административного округа запросила подборку об истории дорож-
лу платных услуг. Объем работы, вид и н ф о р м а ц и о н н о г о спра­ [ ного строительства, возможно эта информация понадобится и
вочника и сроки фиксируются в специальном договоре между другой администрации. Особое внимание следует обращать на те-
архивом и пользователем. ' матику работы иностранных исследователей и организаций, по
В соответствии с законодательством п о м и м о архивных спра­ [ заданию которых они работают.
вок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть вы­ Затем следует наметить темы для выявления документов. Для
даны подлинные документы из архивных дел. Для этого гражда­ этого необходимо изучить планы и прогнозы работы потенциаль­
н и н у необходимо написать заявление на и м я директора архива ных потребителей, просмотрев материалы ведомственной перио-
(руководителя организации, структурным подразделением ко­ [ дики («Ведомости», « И н ф о р м а ц и о н н ы е бюллетени...»), планы
торой является архив). Решение о выдаче подлинных докумен­ ; разработки законопроектов и решений местных законодательных
тов осуществляется этими д о л ж н о с т н ы м и л и ц а м и всегда в со­ '[ органов, перспективные программы развития предприятий и т. п.
ответствии с законодательством Р Ф . Так, граждане имеют пра­ За информацией целесообразно обратиться к пресс-службам уч-
во на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близ- ; реждений и организаций. В ведомственном архиве используются
планы и прогнозы работы данного учреждения или организации.
184 185
Впрочем, в практике работы некоторых архивов включение темы ном архиве плата взимается в том случае, если исследователь не
в план работы по инициативному информированию производит­ ведет самостоятельный поиск (как за исполнение тематического
ся уже после согласования с пользователем. запроса). Поэтому, чтобы избежать лишних затрат, следует изу­
Затем осуществляется выявление документной информации, чить раздел об архивной эвристике. Кроме того, плата может взи­
соответствующей предполагаемым (согласно вашим расчетам) маться за ряд дополнительных услуг (ксерокопирование, сроч­
информационным запросам потенциального потребителя. ность исполнения запроса). Перечень платных услуг должен быть
В результате работы по инициативному информированию в го­ указан в доступном для пользователей месте.
сударственном или ведомственном архиве, как правило, состав­ Расписание работы читального зала должно быть вывешено на
ляется информационное письмо (см. выше). От информационного доступном месте, указано в справочниках или размещено на сай­
письма, составляемого в ответ на запрос, оно отличается тем, что те архива в Интернет.
в нем указывается перечень информационных услуг архива с ука­ Правила работы исследователей в читальном зале данного ар­
занием их стоимости. В архиве также может быть составлен тема­ хива должны находиться в соответствии с Правилами работы ис­
тический перечень дел или документов, тематический обзор или следователей в читальных залах государственных архивов, утвер­
тематическая подборка документов. Однако, учитывая трудоем­ жденных Росархивом в 1998 г.
кость этой работы, все эти виды информационных документов При первом посещении государственного архива на каждого
целесообразно составлять все же уже по согласованию с пользо­ • пользователя заводится личное дело, в которое подшиваются:
вателем, получив его отклик на инициативное письмо архива. все письма-направления и заявления данного пользователя;
Но главным результатом работы по инициативному информи­ анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами
рованию является заключение договора о сотрудничестве или за­ \ работы читального зала и обязательством их выполнять;
каза на копирование информации, когда потенциальный потре­ заказы на выдачу описей и дел;
битель станет реальным. В ведомственном архиве лучшим резуль­ заказы на копирование документов.
татом работы по инициативному информированию является по­ В ведомственном архиве на каждого пользователя заводится
вышение эффективности работы учреждения или организации за
карточка с указанием основных сведений о должности, месте ра­
счет использования документной информации.
боты, цели и темы исследования, заказанных делах и др.
Таким образом, в современных условиях инициативное инфор­
В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в
мирование осуществляется по согласованию с потребителем ин­
текст документов и т.д. пользователь несет ответственность: от ли­
формации, как правило, в целях реализации совместных проек­
шения права пользования читальным залом до уголовной ответ­
тов, заключения договоров о сотрудничестве, лицензионных до­
ственности.
говоров на коммерческое использование документов и др. Если в
государственном архиве создается маркетинговая служба, иници­ Выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Удов­
ативное информирование возлагается на нее. летворению информационных запросов пользователей служит и та­
кая форма использования документов, как выдача подлинных доку-
Предоставление документов пользователям через читальный зал
; ментов и дел во временное пользование. Подлинные дела и доку-
для исследовательской работы. В государственном архиве для пре­
доставления архивных документов пользователям (исследователям) I менты выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хра-
создается специальное структурное подразделение — читальный [ нение (как физическим, так и юридически лицам), либо органам
зал, о с н а щ е н н ы й необходимым оборудованием для просмотра суда, прокуратуры, Федеральной службы безопасности (ФСБ) или
документов и микрофильмов, а также необходимым научно-спра­ МВД в исключительных случаях, когда в целях защиты законности
вочным аппаратом. В архивах кинофотодокументов и звукозаписей \ или государственной безопасности необходим именно подлинник
создаются просмотровые залы, комнаты прослушивания фонодо- документа. Особо ограничена выдача документов из личных ф о н -
кументов. В ведомственном архиве обслуживание сотрудников орга­ [ дов или фондов негосударственных организаций. Дела выдаются во
низации и других пользователей осуществляется либо в специаль­ : временное пользование на основании запроса (заявления) фондо­
н о м п о м е щ е н и и , л и б о в рабочей к о м н а т е сотрудников архива. образователя, а также его наследников или правопреемников, в
В последнем случае в ней выделяется специальное рабочее место котором указывается, для каких целей и какие именно документы
для исследователей. [ (желательно, с шифрами) должны быть выданы.
Особое в н и м а н и е следует обратить на обеспечение сохран-
Предоставление документов и научно-справочного аппарата в
читальном зале архивов осуществляется бесплатно. В государствен- I ности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во вре-
[ менное пользование, в котором перечисляются ш и ф р ы выда-
186 187
их равной доступности для любого физического или юридическо­
7.4. Д о с т у п к документам Архивного ф о н д а
го лица. Это означает:
Российской Федерации возможность получения свободного доступа в архив любому
физическому или юридическому лицу независимо от пола, про­
7.4.1. Регулирование доступа к документам фессии и образования, вероисповедания, партийной принадлеж­
Архивного фонда РФ ности, взглядов и убеждений, гражданства;
возможность получения в архиве доступа к НСА;
Свободный доступ к архивным документам. Полноценное и раз­ возможность копирования архивных документов;
ностороннее использование документальных богатств архивов воз­ возможность различных форм использования архивных доку­
можно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного доступа ментов (кроме специально оговоренных случаев) с обязательным
граждан к архивным документам и научно-справочному аппарату соблюдением требования сообщения в работах (статьях) сведе­
( Н С П ) . Если фонды надежно заперты в спецхранилище, вся рабо­ ний об архиве, документы которого использованы.
та по поиску источников, созданию и совершенствованию архи­ Вступление России в 1997 г. в Совет Европы означает, что наша
вных справочников бессмысленна — документы не будут востре­ страна обязана соотносить порядок доступа к своим архивам с
бованы исследователями. Немало смелых исследовательских про­ европейскими стандартами. К маю 1997 г. под эгидой Совета Ев­
ектов разбилось о гриф «совершенно секретно». Доступ к инфор­ ропы Международный совет архивов (МСА) подготовил проект
мации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разреше­ «Рекомендаций по стандарту европейской политики в отношении
ния невозможно взаимодействие Росархива с представителями ис­ доступа к архивам». Вот выдержки из этого документа:
торической науки и общественности.
Правовое регулирование доступа к информации в соответствии «Доступ к государственным архивам является частью прав граждани­
с нормами демократического общества является необходимым на, а в широком смысле соблюдаемых в мире демократических ценнос­
условием существования архивов в современной информацион­ тей — частью прав человека. Поэтому одинаковые права должны быть
ной среде. предоставлены гражданам страны и иностранцам, университетским ис­
следователям и простым читателям. Закон не должен делать никаких раз­
Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает личий между ними».
наказание за необоснованное ограничение доступа к документам,
запрещает создание тайных архивов. С момента своего создания в XIX в. все исторические архивы
находились в ведении ведомства иностранных дел, министерства
Неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собран­
юстиции, военного министерства, Сената и др. Для того чтобы по­
ных в установленном порядке документов и материалов, непосредст­
венно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставле­ лучить доступ к документам, необходимо было разрешение руко­
ние гражданину неполной, заведомо ложной информации, если эти водителя ведомства (министра), а иногда и резолюция августей­
деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, нака­ шей особы.
зываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оп­ После революции 1917 г. архивные деятели, стоявшие у исто­
латы труда или в размере заработной платы или иного дохода осужден­ ков реформы 1918 г., надеялись, что впервые будут созданы усло­
ного за период от 2 до 5 месяцев либо лишением права занимать опреде­ вия для широкого доступа научной общественности в архивы. Дей­
ленные должности или заниматься определенной деятельностью на срок ствительно, исторические архивы впервые были выведены из ве­
от 2 до 5 лет. дения ведомств и подчинены единому органу управления архив­
Ст. 140 Уголовного кодекса РФ- ным делом — Главархиву. Однако надеждам реформаторов не впол­
не суждено было осуществиться. Очень скоро партийные идеологи
Отношения государственного архива с потребителями ретро­
осознали, что архивные документы могут быть мощным средством
спективной документной информации, а также работа по комп­
в политической борьбе. Поэтому в государственных архивах с сере­
лектованию, экспертизе ценности, обеспечению сохранности,
дины 20-х гг. XX в. появляются специальные секретные отделы —
созданию НСА подчинена задаче наиболее эффективного исполь­
спецхраны. В 1930-е гг. складывается Архивный фонд К П С С — сеть
зования архивов в интересах общества, поскольку архивные доку­
центральных и местных архивов, существовавших отдельно от го­
менты принадлежат обществу в целом. Незнание правды о про­
сударственной архивной службы. Свою сеть центральных местных
шлом лишает общество социальной памяти и может стать причи­
архивов имели спецслужбы (ВЧК - ОГПУ - Н К В Д С С С Р -
ной катастроф. В Основах законодательства об Архивном фонде
К Г Б С С С Р ) . В ведении М И Д остался Архив внешней политики
РФ и архивах был провозглашен п р и н ц и п публичности архивов,
7 Архивоведение 193
192
России. Стал ограничен доступ к архивам отраслевых фондов, где
ректируемые распорядительными и методическими документами
он определялся правилами данного ведомства.
Росархива.
Период начала 1990-х гг. в отношении рассекречивания архивных ма­ К ограниченно-публичному типу архивов можно отнести архивы
териалов во многом сходен с периодом подготовки реформы 1918 г. Чув­
ряда министерств и ведомств, например Министерства обороны
ство информационной свободы, испытанное обществом после августов­
ских событий 1991 г., не могло не затронуть и архивы. Началось массовое Российской Федерации. Любой гражданин имеет возможность по­
рассекречивание документов, в ряде исторических архивов были ликви­ лучить доступ в такие архивы. Однако на стадии работы непосред­
дированы спецхраны. ственно в них существует своеобразное разграничение пользова­
телей в зависимости от целей их работы, уровня профессионализ­
После августовских событий 1991 г. были подписаны Указы Пре­
ма, определяющее возможности знакомства с научно-справочным
зидента РФ «Об архивах КГБ СССР», «О партийных архивах», лик­
аппаратом, документальными комплексами. В каждом из таких
видировавшие Архивный фонд К П С С и передававшие его в веде­
архивов существуют свои, особые правила доступа к архивной
ние государственной архивной службе. Обнародование документов
информации и ее использования.
во время суда над К П С С , публикация источников в серии «Рос­
Для доверительного типа архивов характерны еще более жест­
сия, XX век», в средствах массовой информации, выход в свет
кие ограничения использования документов. Уже сама возмож­
справочника «Архивы России. Москва и Санкт-Петербург», где
ность получения доступа в такие архивы существует не для каж­
впервые приведены сведения о составе и объеме фондов архивов
дого. Справочный материал в них, как правило, носит служебный
МИДа, Службы внешней разведки (СРВ) и Ф С Б РФ (1997 г.),
характер. Он и создавался изначально не в научно-информацион­
стали вехами демократизации архивного дела. Наконец, в ходе ар­
ных целях, а для обеспечения определенных ведомственных инте­
хивной реформы был принят ряд законодательных и нормативных
ресов. В большинстве случаев в таких архивах отсутствуют приспо­
актов, создавших правовую базу для единого в масштабах страны
собленные читальные залы, регламентированные процедуры ра­
режима регулирования доступа к документам Архивного фонда РФ.
боты с архивными документами, правила их копирования.
Важную роль в деле рассекречивания архивов сыграли Закон РФ
Закрытый тип архивов присущ для архивов министерств, ве­
«О реабилитации жертв политических репрессий» от 18 октября 1991 г.,
домств и учреждений их систем. Находящиеся в них документы
Указ Президента Российской Федерации «О снятии ограничитель­
еще не приобрели признаков исторических источников, исклю­
ных грифов с законодательных и других актов, служивших основа­
чительно выполняя те задачи и реализуя достижение тех целей, ради
нием для массовых репрессий и посягательств на права человека» от
которых они были созданы. Закрытый тип архивов — естественное и
23 июня 1992 г., а также законы «О временном порядке доступа к
нормальное явление. Исследовательские интересы пользователей
архивным документам и их использования» от 19 и ю н я 1992 г.,
в отношении таких архивов в конечном счете удовлетворяются
«О государственной тайне» от 21 июля 1993 г., «Об информации,
после регулярных передач их документов в систему публичных и
информатизации и защите информации» от 2 февраля 1995 г. и др.
ограниченно-публичных архивов.
Однако, несмотря на все эти важные шаги, приходится конста­ Ограничение доступа к архивным документам. Доступ к доку­
тировать, что значительная часть источников истории страны XX в., ментам Архивного фонда Р Ф , являющегося частью национально­
к которой относится почти весь бывший Архивный фонд К П С С , го и культурного достояния, регламентирован федеральным зако­
материалы спецслужб, ряда ведомств (МВД С С С Р , МИДа, Глав­ нодательством, в частности Федеральным законом «О государ­
ной военной прокуратуры С С С Р , военной коллегии Верховного ственной тайне», который возлагает ответственность за соблюде­
Суда С С С Р , Министерства обороны) остаются засекреченными. ние государственной тайны, а также охрану прав и интересов граж­
Для большинства историков фактически закрыты исторические дан, конфиденциальная информация о которых имеется в архив­
части Архива Президента РФ и Правительства Р Ф . Темпы рассек­ ных документах, на архивиста.
речивания документов, которые в 1991-1993 гг. были довольно
высокими, во второй половине 1990-х гг. резко снизились, в не­ «Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законода­
которых регионах рассекречивание документов полностью пре­ тельства РФ о государственной тайне, несут уголовную, административ­
кратилось. ную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в со­
ответствии с действующим законодательством».
В настоящее время к категории публичных архивов можно отне­ Из Федерального закона «О государственной тайне»
сти все государственные архивы России (включая и муниципаль­
ные). Во всех этих архивах действуют единые правила доступа к Государственная тайна — это защищаемые государством сведе­
архивной информации и ее использования, периодически кор- ния в области военной, внешнеполитической, разведывательной,

194 195
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, рас­
пространение которых может нанести ущерб безопасности страны. сийской Федерации и федеральными законами (врачебная, нота­
Срок засекречивания документов, содержащих государствен­ риальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных пе­
ную и иную охраняемую законом тайну, составляет 30 лет со вре­ реговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сооб­
мени их создания. Этот срок в отдельных случаях может быть про­ щений и так далее);
длен или сокращен. сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к
В соответствии с Федеральным законом «О государственной которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Рос­
тайне» все ведомства, наделенные полномочиями по отнесению сийской Федерации и федеральными законами (коммерческая
сведений к государственной тайне и по их засекречиванию, дол­ тайна);
ж н ы иметь программу работы по рассекречиванию и порядок пе­ сведения о сущности изобретения, полезной модели или промыш­
ресмотра каждые 5 лет засекреченных документов на предмет воз­ ленного образца до официальной публикации информации о них.
можности открытия доступа. (Из Указа Президента РФ от б марта 1997 г. «Об утверждении
В любом случае отказ архива в предоставлении архивных доку­ Перечня сведений конфиденциального характера».)
ментов пользователям должен содержать веские причины, срок Конфиденциальную информацию содержат также следующие
действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По документы: о частной жизни граждан, о состоянии здоровья, се­
требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. мейных и интимных отношениях, имущественном положении, а
Архивист должен объяснить порядок получения доступа к частич­ также о жилище. Ведь в соответствии с Конституцией РФ каждый
но рассекреченным и секретным документам. Неправомерный от­ гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни,
каз в доступе может быть обжалован исследователем в суде. защиту своей чести и доброго имени. Такие сведения могут нахо­
Вместе с тем архивы должны предупреждать пользователей об диться в личных делах, документах кадровых служб, медицинс­
ответственности за сохранение государственной тайны и даже кой документации, судебно-следственных делах.
потребовать письменные гарантии сохранения полученной инфор­ Срок засекречивания этих сведений приближается к длитель­
мации от разглашения. Ознакомление с секретными бумагами осу­ ности человеческой жизни и равняется 75 годам.
ществляется в специальном читальном зале под контролем со­ Ранее этого срока доступ к документам, содержащим подобную
трудника архива, допущенного к работе с документами, содер­ информацию, можно получить, имея письменное разрешение че­
ж а щ и м и гриф «совершенно секретно». ловека, конфиденциальная информация о котором содержится в
Ознакомимся с категориями документов, доступ к которым огра­ деле или находится у его прямых наследников. Если в деле содер­
ничен. жится информация о нескольких лицах (например, в судебно-след-
Если документы хранятся в ведомственном архиве органа уп­ ственном деле), необходимо письменное согласие всех этих лиц.
равления, государственного учреждения или предприятия, поря­ С другой стороны, архив обязан предоставить самому гражда­
док доступа к н и м определяется правилами ведомства по согласо­ нину, персональные данные о котором имеются в документах,
ванию с Росархивом. как эти документы, так и их копии (бесплатно). Например, в со­
Ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциаль­ ответствии с Законом РФ «О реабилитации жертв политических
ную информацию. Такой информацией являются: репрессий» от 18 октября 1991 г. архив обязан дать возможность
сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни бывшим узникам ГУЛАГа (Главное управление исправительно-
гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (пер­ трудовых лагерей) или их родственникам ознакомиться с матери­
сональные данные), за исключением сведений, подлежащих рас­ алами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и
пространению в средствах массовой информации в установлен­ административных дел, а также выдать по их требованию копии
ных федеральными законами случаях; документов.
сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства; Ограничен доступ к документам общественных и религиозных объе­
служебные сведения, доступ к которым ограничен органами динений и организаций, личных и семейных фондов и фондов других
государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом негосударственных организаций. Эти ограничения оговариваются
Российской Федерации и федеральными законами (служебная самим фондообразователем при передаче документов на хранение
тайна); и, как правило, связаны либо с тайной личной жизни, либо ав­
сведения, связанные с профессиональной деятельностью, до­ торским правом, либо с коммерческой тайной.
ступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Рос- Под коммерческой тайной понимается информация, имеющая дей­
ствительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвест-
196
197
ности ее третьим лицам. Статьи 139 и 727 Гражданского кодекса РФ пре­ Главная задача комиссии — разработать ведомственный (раз­
дусматривают, что сведения, содержащие коммерческую тайну (ноу-хау, вернутый) перечень сведений, подлежащих засекречиванию. Пе­
технические задания и др.), не могут быть сообщены третьей стороне речень в обязательном порядке должен быть согласован с Межве­
без согласия собственника информации. Однако при этом следует по­
домственной комиссией по защите государственной тайны. При
мнить, что фирма или организация, обладающая информацией, вправе
составлении перечня следует руководствоваться не столько мне­
охранять ее конфиденциальность только в том случае, если к ней нет
доступа на законном основании. нием чиновников ведомства, сколько Федеральным законом «О го­
сударственной тайне», статья 5 которого содержит перечень све­
дений, составляющих государственную тайну, а именно:
Срок действия ограничений и порядок получения разрешения
на доступ к этой категории документов должны быть четко огово­
рены в договоре с фондообразователем при приеме документов 1. Сведения в военной области:
на хранение. Документы, на которые распространяется Закон РФ о содержании стратегических и оперативных планов, документов бо­
«Об авторском праве и смежных правах» (документация об изоб­ евого управления по подготовке и проведению операций, стратегичес­
ретениях и открытиях, о научных, литературных и музыкальных кому, оперативному и мобилизационному развертыванию Вооруженных
Сил Российской Федерации, других войск, военных формирований и
произведениях, рукописи, к и н о ф и л ь м ы ) , а также документы,
органов, предусмотренных Федеральным законом «Об обороне», об их
содержащие коммерческую тайну, выдаются исследователям с
боевой и мобилизационной готовности, о создании и об использовании
разрешения фондообразователя и его наследников. Однако по ис­
мобилизационных ресурсов;
течении сроков действия авторского права, предусмотренного за­
о планах строительства Вооруженных Сил Российской Федерации,
коном, документы поступают в общее пользование. других войск Российской Федерации, о направлениях развития воору­
Если фондообразователь не оговорил правила доступа к свое­ жения и военной техники, о содержании и результатах выполнения
му фонду, документы выдаются пользователям в соответствии с целевых программ, научно-исследовательских и опытно-конструкторс­
правилами, установленными для открытой документации. Исклю­ ких работ по созданию и модернизации образцов вооружения и воен­
чение делается для документов, содержащих информацию кон­ ной техники;
фиденциального характера (см. выше о тайне личной жизни). о разработке, технологии, производстве, об объемах производства, о
Исследователь несет ответственность за обнародование (пуб­ хранении, об утилизации ядерных боеприпасов, их составных частей,
ликацию) и разглашение сведений, содержащих государственную делящихся ядерных материалов, используемых в ядерных боеприпасах,
тайну. Кроме того, лицо, сведения о личной жизни которого были о технических средствах и (или) методах защиты ядерных боеприпасов
обнародованы, может подать в суд за нанесенный ему моральный от несанкционированного применения, а также о ядерных энергетичес­
ущерб, причем как на архив, выдавший документы, так и на ис­ ких и специальных физических установках оборонного значения;
следователя, предавшего их гласности. о тактико-технических характеристиках и возможностях боевого при­
менения образцов вооружения и военной техники, о свойствах, рецеп­
турах или технологиях производства новых видов ракетного топлива или
взрывчатых веществ военного назначения;
7.4.2. Документы, подлежащие засекречиванию о дислокации, назначении, степени готовности, защищенности режим­
и рассекречиванию ных и особо важных объектов, об их проектировании, строительстве и экс­
плуатации, а также об отводе земель, недр и акваторий для этих объектов;
Отнесением сведений документов к государственной тайне и о дислокации, действительных наименованиях, об организационной
продлением сроков ограничения доступа к документам непосред­ структуре, о вооружении, численности войск и состоянии их боевого
ственно занимаются работники ведомственного архива. Перечень обеспечения, а также о военно-политической и (или) оперативной об­
становке.
должностных лиц органов государственной власти, наделяемых
полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, 2. Сведения в области экономики, науки и техники:
о содержании планов подготовки Российской Федерации и ее от­
утверждает Президент Р Ф . Руководит работой по засекречиванию
дельных регионов к возможным военным действиям, о мобилизацион­
документов в стране Межведомственная комиссия по защите го­
ных мощностях промышленности по изготовлению и ремонту вооруже­
сударственной тайны. В органах государственной власти, которые ния и военной техники, об объемах производства, поставок, о запасах
наделены правами по отнесению сведений к государственной тай­ стратегических видов сырья и материалов, а также о размещении, фак­
не, должны быть созданы специальные экспертные комиссии, тических размерах и об использовании государственных материальных
занимающиеся этим вопросом. резервов;

198 199
об использовании инфраструктуры Российской Федерации в целях об организации и о фактическом состоянии защиты государственной
обеспечения обороноспособности и безопасности государства; тайны;
о силах и средствах гражданской обороны, о дислокации, предназна­ о защите государственной границы Российской Федерации, исклю­
чении и степени защищенности объектов административного управле­ чительной экономической зоны и континентального шельфа Российс­
ния, о степени обеспечения безопасности населения, о функциониро­ кой Федерации;
вании транспорта и связи в Российской Федерации в целях обеспечения о расходах федерального бюджета, связанных с обеспечением оборо­
безопасности государства; ны, безопасности государства и правоохранительной деятельности в Рос­
об объемах, планах (заданиях) государственного оборонного заказа, сийской Федерации;
о выпуске и поставках (в денежном или натуральном выражении) воо­ о подготовке кадров, о мероприятиях, проводимых в целях обеспече­
ружения, военной техники и другой оборонной продукции, о наличии и ния безопасности государства.
наращивании мощностей по их выпуску, о связях предприятий по коо­
перации, о разработчиках или об изготовителях указанных вооружений, На основе этого перечня составляются развернутые перечни для
военной техники и другой оборонной продукции; ведомств и учреждений. Все секретные сведения в перечне разделя­
о достижениях науки и техники, о научно-исследовательских, опыт­ ются на три группы по степени ущерба, который может быть нане­
но-конструкторских, проектных работах и технологиях, имеющих важ­ сен при их разглашении. Сведения «особой важности» могут нане­
ное оборонное или экономическое значение, влияющих на безопасность сти ущерб интересам страны, сведения «совершенно секретные» —
государства; интересам министерства и ведомства, сведения «секретные» — ин­
об объемах запасов, добычи, передачи и потребления платины, ме­ тересам предприятия, учреждения и организации. На засекречен­
таллов платиновой группы, природных алмазов, а также об объемах дру­ ные в соответствии с перечнем документы наносятся специальные
гих стратегических видов полезных ископаемых Российской Федерации реквизиты — сведения о степени секретности со ссылкой на соот­
(по списку, определяемому Правительством Российской Федерации). 1
ветствующую статью перечня . Одновременно продлены сроки сек­
3. Сведения в области внешней политики и экономики: ретности для документов в области атомной науки и техники, обо­
о внешнеполитической, внешнеэкономической деятельности Россий­ роноспособности страны, ее внешней политики, деятельности раз­
ской Федерации, преждевременное распространение которых может на­
ведывательных и контрразведывательных служб.
нести ущерб безопасности государства;
о финансовой политике в отношении иностранных государств (за Из ведомств в государственный архив дела, содержащие госу­
исключением обобщенных показателей по внешней задолженности), а дарственную тайну, поступают уже засекреченными. В задачу ар­
также о финансовой или денежно-кредитной деятельности, преждевре­ хивистов входит создание режима хранения и использования та­
менное распространение которых может нанести ущерб безопасности ких дел. Однако и государственный архив может накладывать ог­
государства. раничения на доступ к документам. Прежде всего это касается
4. Сведения в области разведывательной, контрразведывательной и документов, содержащих тайну личной жизни. Архив несет ответ­
оперативно-розыскной деятельности: ственность перед лицами, персональные данные о которых содер­
о силах, средствах, об источниках, о методах, планах и результатах жатся в документах. Поэтому архив вправе ограничить доступ к
разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной де­ документам, даже если сам фондообразователь не установил ка­
ятельности, а также данные о финансировании этой деятельности, если кие-либо ограничения.
эти данные раскрывают перечисленные сведения; Решение об ограничении доступа принимает специальная ко­
о лицах, сотрудничающих или сотрудничавших на конфиденциаль­ миссия по рассекречиванию, создаваемая в архиве. При этом же­
ной основе с органами, осуществляющими разведывательную, контр­ лательно разработать специальный регламент использования до­
разведывательную и оперативно-розыскную деятельность;
кументов, содержащих информацию о тайне личной жизни, ко­
об организации, о силах, средствах и методах обеспечения безопас­
торым могла бы руководствоваться комиссия. В регламенте следует
ности объектов государственной охраны, а также данные о финансиро­
четко и определенно перечислить виды документов и вопросы,
вании этой деятельности, если эти данные раскрывают перечисленные
сведения; относящиеся к тайне личной жизни, а также порядок получения
о системе президентской, правительственной, шифрованной, в том
числе кодированной и засекреченной связи, о шифрах, о разработке, об
1
изготовлении шифров и обеспечении ими, о методах и средствах анали­ О сроках засекречивания, органе, который установил гриф секретности,
за шифровальных средств и средств специальной защиты, об информа­ и другие. Эти реквизиты и называются грифом секретности. Если в учреждении
ционно-аналитических системах специального назначения; образуется большой объем документов, подлежащих засекречиванию, для рабо­
о методах и средствах защиты секретной информации; ты с ними создается специальный отдел.

200 201
разрешения на доступ у фондообразователя, его наследников ц рассекречивание осуществляется как в ведомственном, так и в
правопреемников. государственном архиве, документы рассматриваются экспертными
Рассекречивание сведений и их носителей — это значит снятие комиссиями, созданными в ведомствах. Государственный архив
ранее введенных ограничений на распространение сведений (на­ должен в таком случае предоставить членам комиссий, созданных
пример, содержащих государственную тайну) и на доступ к их >в ведомствах, подлинники документов или копии, их заменяю­
носителям. щие, а также перечни документов, описей, обзоры и другие не­
Основной объем работы по рассекречиванию документов ле­ обходимые справочники. Рассекречивание может осуществляться
жит на сотрудниках государственных архивов. Рассекречиванию и по инициативе государственного архива, хранящего фонд дан­
без ограничений подлежат: документы, послужившие основани­ н о г о ведомства: ведь обязанностью Росархива является контроль
ем для массовых репрессий и посягательств на права человека; по |за сроками хранения секретных документов и информирование
организационно-партийной и идеологической работе К П С С , рас­ руководителей ведомств о наличии на государственном хранении
крывающие формы и методы деятельности партийных структур. документов со сроками хранения свыше 30 лет. Наконец, если в
Согласно статье 7 Закона РФ «О государственной тайне» не государственный архив поступил запрос от гражданина или част­
подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию ного лица о рассекречивании документов, но архив не уполномо­
также следующие сведения: чен рассекречивать запрашиваемые сведения, он в месячный срок
о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих с момента поступления запроса должен направить его в соответ­
безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о ствующее ведомство.
стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях; Во-вторых, управления, министерства, ведомства, а также их
о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демогра­ учреждения, организации и предприятия могут делегировать свои
ф и и , образования, культуры, сельского хозяйства, а также о со­ полномочия по рассекречиванию документов соответствующим
стоянии преступности; государственным архивам. Например, к 1996 г. такие полномочия
о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых го­ архивным учреждениям Росархива передали Министерство фи­
сударством гражданам, должностным лицам, предприятиям, уч­ нансов Р Ф , Министерство науки и технической политики, Госу­
реждениям и организациям; дарственный комитет РФ по статистике, Комитет РФ по стандар­
о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина; тизации, метрологии и сертификации и другие ведомства. В таком
о размерах золотого запаса и государственных валютных резер­ Цслучае в государственном архиве создается комиссия по рассекре­
вах Российской Федерации; чиванию, имеющая право принимать решения о снятии ограни­
о фактах нарушения законности органами государственной вла­ чительных грифов.
сти и их должностными лицами. Комиссия работает как в плановом порядке, так и по запросам
Работа с секретными документами очень ответственна. От ар­ [^организаций и граждан. О результатах работы комиссия извещает
хивиста при подписании трудового договора кроме неразглаше­ §ведомства, материалы которых были рассекречены. В случае по­
н и я секретных сведений могут потребовать дать обязательство не ступления запроса на рассекречивание архив должен дать моти­
покидать пределов страны. вированный ответ в 3-месячный срок.
Необходимо следить за соблюдением режима секретного хра­ В-третьих, процедура р а с с е к р е ч и в а н и я документов мини­
нения дел ограниченного доступа. Для таких дел, как правило, стерств, ведомств и организаций, ликвидированных без право­
организуется специальное хранилище, правила доступа к которо­ преемников, в каждом конкретном случае устанавливается Меж­
му и круг лиц, имеющих право доступа, должны регулироваться ведомственной комиссией по охране государственной тайны и ее
специальными актами, утвержденными руководителем учрежде­ структурными подразделениями. Межведомственная комиссия в
н и я или ведомства. настоящее время решает и практические вопросы рассекречива­
В настоящее время рассекречивание документов, содержащих ния документов предприятий и организаций, ликвидированных
сведения, относящиеся к государственной тайне, осуществляется без правопреемников.
в несколько этапов. Государственные архивы, в которые поступили на хранение
Во-первых, в соответствии с Законом РФ «О государственной ф о н д ы учреждений, л и к в и д и р о в а н н ы х без п р а в о п р е е м н и к о в ,
тайне» рассекречивание архивных документов осуществляется в создают специальные экспертные группы, которые изучают до­
плановом порядке министерствами и ведомствами-фондообразо- кументы и предоставляют заключения в Межведомственную ко­
вателями, а также организациями и предприятиями их системы. миссию.

202 203
Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:
Экспертные группы и комиссии по рассекречиванию в госу­ 1) наличие научных принципов организации Архивного фонда
дарственных и ведомственных архивах выявляют документы по- рФ и формирования хранящихся в архивах документов;
единично (по описям) или подокументно (путем полистного про­ 2) организация современного Архивного фонда РФ как целос­
смотра). Второй способ более дорогой и трудоемкий, однако он тной системы государственных и ведомственных хранилищ оп­
предпочтительнее, поскольку позволяет не засекречивать все дело, ределенного профиля архивов учреждений;
а разрешить доступ исследователей к его части, не содержащей 3) существование системы учетного и научно-справочного ап­
государственной тайны. Остальные документы закрываются кон­ парата государственных архивов.
вертом. Каждому, кто работает в архиве, необходимо знание методики
Документы для рассмотрения Межведомственной технической поиска информации по архивным справочникам. Основными эта­
комиссией и Комиссией по рассекречиванию документов бывшей пами поиска документов являются:
К П С С готовятся только путем полистного просмотра дел. В результа­ 1) установление фондообразователей, в деятельности которых
те составляются перечни документов, подлежащих рассекречива­ •могли возникнуть материалы, содержащие интересующую иссле­
нию, и тех документов, срок секретности которых следует про­ дователей информацию;
длить. Чем подробнее и яснее указано содержание документов в 2) поиск на межархивном уровне, на котором следует устано­
перечнях, тем легче будет Межведомственной комиссии принять вить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся
решение. или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по
Государственные архивы должны информировать обществен­ теме исследования;
ность о рассекреченных документах. Сведения о наиболее важных 3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются
из них публикуются в специальном информационном бюллетене или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в ко­
Федеральной архивной службы России, в журнале «Историчес­ торых отложились нужные документы;
кий архив» и приложении к нему «Архивы Кремля и Старой пло­ 4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера
щади», а также в сборнике «Открытый архив». В архивах создаются единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько опи­
обзоры и указатели рассекреченных документов. Правила доступа сей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись,
к документам в негосударственных архивах — общественных, эко­ часть или том описи нужны, установить номер и название описи;
номических, частных — определяются этими учреждениями са­ 5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.
мостоятельно. Однако Международный совет архивов рекоменду­ Поиск первичной документной информации начинается с оп­
ет, по возможности, приводить условия доступа к частным архи­ ределения архивного шифра — совокупности поисковых данных,
вам в соответствие с условиями, существующими в государствен­ позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах
ных архивах. архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного
шифра играет регистрационный номер документа, а если доку­
мент исполнен и подшит в дело — индекс дела по номенклатуре.
7.5. Основы архивной эвристики В архиве учреждения ш и ф р несколько удлиняется — он состоит из
номера фонда, номера описи, номера дела по годовому разделу
Эвристика (от греч. heurisko — отыскиваю, открываю) — на­ сводной описи дел постоянного или долговременного хранения,
ука, изучающая методы получения нового з н а н и я (эвристиче­ Дел по личному составу, номера листа. В государственном (муници­
с к и е м е т о д ы ) , а также п р о ц е с с п р о д у к т и в н о г о творческого пальном) архиве архивный шифр складывается из названия архи­
мышления. ва, номера фонда, номера описи, номера дела по описи и номера
Архивная эвристика — направление архивоведения, изучающее листа. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в тре­
методику поиска ретроспективной документной информации в бовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читаль­
целях эффективного использования документальных богатств ар­ ном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнитель­
хивов в интересах общества и исторической науки, а также ос­ ные элементы информации — часть или том описи, номер короб­
новные приемы атрибуции документов. Основной задачей архив­ ки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое по­
ной эвристики является поиск документной информации как для ступило требование, по шифру может найти любое дело с помо­
учреждений, предприятий и организаций, так и для исследова­ щью топографического указателя. Таким образом, самое главное в
тельской работы специалистов по выявлению в архивах, библио­ Поиске — точно установить архивный ш и ф р .
теках и музеях источников по теме.
205
204
П о и с к документов в делопроизводстве, ведомственном и госу­
дарственном архивах имеет свою специфику. ев
в
S
X
О.
7.5.1. Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения ев

Очень часто работникам делопроизводственной службы при­ X


н

ходится оперативно разыскивать какой-либо документ или доку­ О a cd


менты по вопросу, требующему срочного решения. Если делопро­ о. ч о&
ч
03
а 2 о
и
изводство ведется в соответствии с требованиями Единой госу­ 2
S о 0) С О
дарственной системы документационного обеспечения управле­ 5 '
я *>S I со
н и я (ЕГСДОУ), проблем с поиском какого-либо документа, как се
S 3 р_г со
S
правило, не бывает. о,
о о
о.
Для п о и с к а д о к у м е н т о в , н е о к о н ч е н н ы х д е л о п ­ •е с
Я О о
р о и з в о д с т в о м , следует обратиться к регистрационно-конт- X ев _ ч
рольным картотекам. Схема поиска документной информации в S з- Ч
делопроизводстве и архиве учреждения приведена в табл. 9. Рань­
со и о и п,
ше (а кое-где и сейчас) в учреждениях велись картотеки входящих РнОЗЙ F
S
и исходящих документов, журналы регистрации внутренних до­ ей
О
кументов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и за­ to
г3о я s
н § Ч
явлений граждан, документов по личному составу, научно-тех­ — J3 3
9 о
нической документации и др. Неудобством этих картотек было то,
с а> Я
Р се со § S X
X >. * си
S « &
что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовав­ & О Ч т
X
о
о я си
и
ш и й принципу систематизации карточек. Так, карточки регистра­
го
со
8* « О
О,
о. о
s
и
о.
-
Я " со
a & С
о
S
о a
ц и и входящих документов систематизировались, как правило, по ч 3
s со
с
я ! 4 I
дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих о 3
X
Си 3 * £ ct
о 2
документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точ­ •О щ Я и 5 S
о. I 5
о а к яi о 4 2 « ч
ная дата поступления документа или точное название адресата, с
О р. ьк ч
о
<ц 6 2 4°
но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском. 3"

В настоящее время традиционные картотеки почти повсемест­ 6, юев ю S х га


3 g о X Е 8«э х о
но уступили место регистрационным базам данных и интегриро­ ев Iх
X
S О, Я
о g
ванным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), о 0 s аS
X s ев со
-
ев X
о =
разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs ёв * 3 1 £ Я S

Open, Personal Oracle и др. Преимущество электронных систем ре­ &В S я s 5 со


§ S 2
о Р « 8 cd ев
гистрации состоит в том, что поиск можно осуществлять по лю­ ев
u
бому «чувственному» реквизиту документа или по сумме реквизи­ h
и ев s
я
тов: дате регистрации и внутреннему номеру; внешнему номеру и £ ев
дате; автору (от кого); адресату (кому); краткому содержанию; виду х U " X
о 3 3
отправления (электронная почта, почтовое сообщение, факс); Я х cu s я
о.
X о.
резолюции руководства; контрольной дате; исполнителям; отмет­ 3
а.
ке об исполнении и отправке ответа; хранению (№ и название В
S о
дела); комментариям (приложению) и др. о X S о S
с ГО X
о о
со
Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в с S a Ч
о Xо <и
считанные секунды найдет все документы, соответствующие за­ в ч V Ч X U

просу. Еще одним преимуществом для поиска в АСД является то, о Я я


со
э
§
что они позволяют тут же просмотреть текст найденного доку­ S ев
a еав
о а
мента, введенный с помощью сканера, или даже графическое изоб- С § со ч
с св о
О
с
207
206
сей, поэтому существенное значение имеет не только № дела, но ми. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запро­
и № описи. сы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвер­
Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим дить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме
образом, например 5п—81, где 5 — номер структурного подразде­ на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие со­
ления; буква обозначает категорию документов (п — постоянного держание документа на уровне единицы хранения, как правило,
хранения, в — временного хранения, л/с — по личному составу и недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообраз­
т.п.), а 81 — последние цифры года, когда дело было закончено но воспользоваться картотеками и каталогами архива учрежде­
делопроизводством. Номер дела ставится на обложке карандашом, н и я , где, как правило, информация описывается подокументно.
так как, когда дела передаются в архив учреждения, то там на Основу каталога составляет регистрационно-контрольная карто­
основе описей дел структурных подразделений составляется годо­ тека ( Р К К ) , которая должна передаваться в архив учреждения вме­
вой раздел сводной описи дел учреждения. сте с делами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хра­
После п е р е д а ч и д е л в архив учреждения п о описи, один нения. В архиве картотека подвергается экспертизе: из нее изыма­
экземпляр описи остается в структурном подразделении. В архиве ются карточки документов, не подлежащих хранению; остальные
учреждения ежегодно составляется также несколько сводных опи­ карточки снабжаются указанием на архивный шифр дела по свод­
сей (дел постоянного хранения, долговременного хранения, по ной описи учреждения. Картотеки пересистематизируются, к ним
личному составу и т.д.), где дела всех структурных подразделений составляются предметные указатели. Особенно большое значение в
имеют общую валовую нумерацию, поэтому номер дела в описи работе архива учреждения имеет картотека документов по личному
дел структурного подразделения отличается от номера того же составу. Кроме того, здесь могут быть представлены картотеки на на­
дела в сводной описи учреждения. Номер дела проставляется на учно-техническую документацию, по истории учреждения и др.
обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел В автоматизированных системах делопроизводства регистрационно-
учреждения на ЭК организации и согласования ее с Э П К архи­ контрольные базы данных за истекший делопроизводственный год, как
вного учреждения (для государственных и негосударственных уч­ правило, сохраняются полностью. Поэтому в регистрационной карточке
реждений, заключивших договор с государственным архивом). Од­ таких систем помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок
нако и этот номер не является окончательным — на дела постоян­ хранения и место хранения документа, предусматривается поле для ар­
ного хранения и дела по личному составу составляются так назы­ хивного шифра.
ваемые законченные описи дел. Количество дел в законченной
Если необходимы документы более чем десятилетней давно­
описи, как правило, не должно быть меньше 1000, поэтому в
сти, то, чтобы убедиться, что они не уничтожены, следует вни­
законченную опись включаются дела учреждения за несколько лет.
мательно изучить протоколы заседаний Экспертной комиссии уч­
В законченной описи дела учреждения за несколько лет также ну­
реждения и прилагаемые к ним акты о выделении на уничтоже­
меруются в валовом порядке. По законченным описям дела пере­
ние дел. Если дела переданы в государственный архив, поисковая
даются в государственный или объединенный архив учреждения
работа будет продолжена самим учреждением. Чтобы поиск доку­
и хранятся уже там.
ментов, хранящихся в государственном архиве, увенчался успе­
Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в
хом, необходимо представлять себе систему НСА к документам
описи дел структурного подразделения и сводной описи дел уч­ 1
Архивного фонда РФ .
реждения обязательно проставляется индекс дела по номенклату­
ре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточ­
ке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.
7.5.2. Поиск документов в государственном архиве
Основными справочниками в архиве учреждения являются свод­
ные описи дел постоянного и долговременного хранения, состав­ Рассмотрим последовательно этапы поиска ретроспективной
ляемые ежегодно (см. раздел 6.3. «Архивные описи»). документной информации (РДИ).
Остановимся на последовательности поиска нужного документа. Н а п е р в о м э т а п е информационного поиска следует уста­
Сначала нужно просмотреть заголовки единиц хранения и вы­ новить, в фондах каких учреждений, организаций или хранилищ
писать нужные ц и ф р ы , затем, обратившись к топографическому могли отложиться документы по теме исследования.
указателю, разыскать дело. Если опись содержит несколько сотен
или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателя­ Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий
ми к описи — предметным, именным, географическим и други- справочник. — М., 1994.

210 211
Для этого необходимо вспомнить п р и н ц и п ы классификации Российском государственном архиве экономики (РГАЭ), хотя он так и
документов на уровне Архивного фонда Р Ф , в соответствии с называется. РГАЭ хранит документы высших и центральных органов уп­
которыми все архивы делятся на исторические (хранящие доку­ равления экономикой с 1917 года — ВСНХ, Госплана С С С Р , ЦСУ С С С Р ,
менты эпохи феодализма и капитализма), комплектующиеся (хра­ Государственного комитета по науке и технике, экономических нарко­
н я щ и е документы эпохи социализма и постсоциалистического матов и министерств, государственных деятелей и руководителей ведомств.
периода) и архивы, хранящие документы всех эпох в отдельных Вместе с тем значительная часть документов по истории промышленно­
хранилищах. Кроме того, существуют архивы, хранящие документы сти, строительства, транспорта, из фондов проектных, конструкторских
общенационального значения (федеральные архивы), и архивы организаций, научно-производственных объединений советского пери­
ода отложилась в материалах РГАНТД и его филиала. (Конечно, они пе­
субъектов Федерации (областные, краевые, муниципальные, рай­
рекликаются с документами фондов ВЦИК и С Н К С С С Р , хранящихся
онные). Для хранения документов на специальных носителях су­
• в ГАРФ.) Документы по истории экономики России периода феодализ­
ществуют архивы научно-технических документов (НТД) и ки-
ма и капитализма отложились в фондах Поместного, Разрядного, Си­
нофотофонодокументов (КФФД). Наконец, профиль архива иногда бирского, Посольского и других приказов, Сената, коллегий Экономии,
определяется принадлежностью документов к отраслям государ­ Вотчинной, Берг-, Мануфактур-, Камер- и Коммерц-коллегии, Глав­
ственной и общественной деятельности, поэтому существуют ар­ ного Магистрата, Поместно-вотчинного архива (РГАДА), Министерства
хивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-ис­ финансов, Министерства земледелия, Министерства путей сообщения;
1
торические архивы, архивы общественных движений . Министерства торговли и промышленности, Департамента торговли и
Документы по политической истории, государствен­ мануфактур, Департамента земледелия, Горного департамента, Коми­
н о й в л а с т и и у п р а в л е н и ю следует искать в фондах высших орга­ тета по техническим делам, Главной палаты мер и весов, Сельскохозяй­
ственного ученого комитета, Вольного экономического общества и др.
нов государственной власти, центральных органов государственного уп­
(РГИА). В РГИА также отложились материалы фондов крупнейших бан­
равления — Государственного Совета, Государственной Думы, Комитета
ков, акционерных обществ, товариществ и предприятий, национализи­
Министров, Совета Министров, Сената, Синода, приказов, коллегий и
рованных в 1918—1921 гг. Фонды губернских статистических комитетов,
министерств, отложившихся в РГИА. Фонды высших органов власти и
фабричных инспекторов, казенных палат, управлений государственным
управления советского государства — ВЦИК, СНК, Верховного Совета,
имуществом, губернских по крестьянским делам присутствий, местных
Совета Министров, наркоматов и министерств С С С Р и РСФСР — отложи­
промышленных предприятий, колхозов, машинно-тракторных станций
лись в ГАРФ. Однако исследование вопросов политической истории совет­
(МТС), союзов кооперации отложились в государственных и муници­
ского периода в силу особенностей советской политической системы не­ пальных архивах субъектов Федерации.
возможно без привлечения фондов Политбюро ЦК К П С С [РСДРП—
Особенностью и с с л е д о в а н и я о б щ е с т в е н н ы х д в и ж е н и й
РКП(б)—ВКП(б)] в РГАСПИ, архиве Президента РФ; секретариата ЦК
является тот факт, что материалы по истории политических, нацио­
К П С С , аппарата ЦК К П С С в РГАНИ, поскольку важнейшие решения по
нальных, религиозных организаций, как правило, откладываются в фон­
вопросам внутренней и внешней политики принимались партийным ру­
дах политического сыска, полиции, жандармерии — Преображенского,
ководством. К сожалению, документы высших органов К П С С еще не
Разрядного приказов, Тайной канцелярии, Тайной экспедиции Сената
скоро станут в полном объеме доступны исследователям.
(РГАДА); Верховного уголовного суда по делу декабристов, III отделе­
Д о к у м е н т ы п о и с т о р и и м е с т н о г о у п р а в л е н и я и ад­ ния Собственной Его Императорского Величества Канцелярии, Депар­
м и н и с т р а ц и и отложились в фондах воеводских канцелярий, канце­ тамента полиции МВД, охранных отделений Москвы и Санкт-Петер­
лярий губернатора (генерал-губернатора, военного губернатора), губерн­ бурга, жандармских управлений (ГАРФ). Справедливо это, до некоторой
ского правления, наместничеств, земских и городских управ, губерн­ степени, и для общественных движений советского периода: сведения
ских, уездных, волостных, областных, окружных, районных исполко­ об оппозиции и инакомыслии можно найти в фондах органов суда, про­
мов советов народных депутатов, хранящихся в государственных и му­ куратуры (судебно-следственные материалы политических процессов),
ниципальных архивах субъектов РФ. Исследование истории местного уп­ органов идеологического надзора и цензуры (ЦК К П С С и его отделов;
равления советского периода также нуждается в привлечении материа­ ЦК ВЛКСМ, первичных партийных и комсомольских организаций). Эти
лов фондов областных, краевых, районных, городских комитетов К П С С , Материалы хранятся в ЦА Ф С Б (архивно-следственные дела), централь­
которые зачастую подменяли советские органы на местах. Эти фонды ных и местных архивах К П С С , переданных в 1991 г. в ведение Федераль­
хранятся ныне в государственных архивах. ной архивной службы России. Бывшие партийные архивы занимаются
Приступая к и с с л е д о в а н и ю по и с т о р и и э к о н о м и к и , сле­ Комплектованием фондов общественных движений второй половины
дует помнить, что далеко не все документы по этой теме хранятся в 1990-х гг., поэтому некоторые из них называются архивами обществен­
1 ных движений. Фондов общественных организаций на государственном
Точные сведения о сети государственных архивов можно получить на офи­
^Ранении немного — кооперативные, благотворительные, культурные.
циальном сайте Федеральной архивной службы «Архивы России».

212 213
Фонды политических партий, ассоциаций, профсоюзов отложились в РАН). Кроме того, важным является привлечение фондов научных об­
ГАРФ (например, фонды «Союза 17 октября», конституционно-демок­ ществ — Всесоюзного общества почвоведов, Всесоюзного биологичес­
ратической партии, партии социалистов-революционеров (эсеров), Все­ кого общества, Всесоюзного гидробиологического общества; Всесоюз­
российского крестьянского союза, Союза русского народа и др.). Доку­ ного физиологического общества им. Павлова (МО архива РАН); Всесо­
менты по истории РСДРП — РКП(б) — ВКП(б), а также документы юзного ботанического, минералогического, химического и других об­
партий и групп, входивших в РКП(б) и союзных с ней, отложились в ществ (архив РАН, Санкт-Петербургское отделение), московских ну­
РГАСПИ и местных хранилищах, ранее принадлежавших архивному мизматического и археологического обществ (отдел письменных источ­
фонду К П С С . Кроме того, на государственном хранении отложились ников Государственного исторического музея), Общества истории и древ­
фонды благотворительных организаций (Московский славянский благо­ ностей (отдел рукописей Российской национальной библиотеки), а так­
творительный комитет, Общество попечения о тюрьмах, Исполнитель­ же научно-технических обществ, обществ изобретателей и рационализа­
ный Комитет союза обществ Красного Креста и полумесяца в ГАРФ, торов, фонды центральных правлений которых хранятся в ГАРФ, а мест­
Общество для пособия нуждающимся сценическим деятелям в РГАЛИ). ных отделений — в государственных архивах субъектов Федерации.
Фонды общественных организаций советского периода в ГАРФ и архи­ Свои особенности имеет поиск информации при и с с л е д о в а н и я х
вах субъектов Федерации, как правило, представлены фондами профсо­ б и о г р а ф и ч е с к о г о х а р а к т е р а . К ним относятся историко-биогра-
юзов, кооперативных организаций, добровольных спортивных обществ, фические и генеалогические исследования, а также поиск документов
отделений общества «воинствующих безбожников», ДОСААФ и др. Фон­ по личному составу при исполнении социально-правовых запросов. Ис-
дов оппозиционных и диссидентских организаций на государственном торико-биографические и генеалогические исследования требуют при­
хранении фактически нет, ими комплектуются Московские, Санкт-Пе­ влечения документов, содержащих персональную информацию. Для это­
тербургские и другие общественные архивы — общества «Мемориал», архив го прежде всего следует установить, нет ли на хранении личного фонда
Андрея Сахарова, Центр документации «Народный архив». данного деятеля, семейного фонда, фондов коллег и соратников, в кото­
И с с л е д о в а н и я в о б л а с т и и с т о р и и к у л ь т у р ы и искус­ рых могли отложиться его документы. В дальнейшем методика поиска для
с т в а , как правило, требуют привлечения материалов из фондов лично­ всех трех типов биографического исследования является единой — следу­
го происхождения деятелей культуры, а также из фондов общественных ет связать моменты человеческой жизни с государственными структура­
организаций — театральных, литературных, музыкальных, художествен­ ми и их фондами.
ных, творческих союзов, обществ, объединений, студий, училищ, клу­ Генеалогические исследования требуют привлечения материалов, со­
бов. Около 3 тысяч фондов хранятся в РГАЛИ. Однако, как было сказано держащих сведения о рождении, крещении, бракосочетании, венча­
выше, для личных фондов характерна высокая степень раздробленности. нии, смерти, отпевании, записи в сословие, учебе и трудовой деятель­
Большое количество фондов деятелей литературы и искусства и обще­ ности, имуществе, службе в армии, наградах, подданстве, переселе­
ственных организаций в области культуры хранится в отделах рукописей нии, нахождении под судом, репрессиях и др. Иногда термин «генеало­
(ОР) библиотек и музеев — ОР Российской национальной библиотеки, гический источник» применяют к документам, которые содержат ин­
Институте истории русской литературы — ИРЛИ (Пушкинский дом); формацию о нескольких поколениях семьи, например метрические
ОР библиотеки РАН в Санкт-Петербурге; Музея книги; в отделе руко­ книги, городские обывательские книги, анкеты и личные дела рабочих
писей Государственной Третьяковской галереи, Государственного цент­ и служащих.
рального музея музыкальной культуры им. М.М.Глинки, Государствен­ Документы, содержащие генеалогическую информацию, как прави­
ного Русского музея, Государственного центрального театрального му­ ло, откладывались в фондах приходских церквей, но не кафедральных
зея им. А. А. Бахрушина, Государственного Литературного музея. Документы
соборов и монастырских церквей.
о политике правительства в области культуры и образования отложились в
После установления основных фактов жизни человека следует пред­
фондах Комитетов по делам искусств при СНК С С С Р и Р С Ф С Р , его от­
положить, что он получил образование и работал. Если известны учеб­
делов и управлений, Народного комиссариата просвещения Р С Ф С Р , Ми­
ное заведение, где он учился, и присутствие, где он работал, можно
нистерства культуры С С С Р и его отделов и управлений, Государственной
попытаться найти их фонды и в них личное дело человека.
академии художеств, Государственной академии искусствознания; Госу­
Если учебное заведение и присутствие неизвестны, следует выяснить,
дарственного комитета С С С Р по кинематографии и др., хранящихся в
к какому сословию он принадлежал, поскольку фонды органов сослов­
Российском государственном архиве литературы и искусства.
ного управления содержат ценную генеалогическую информацию.
Очень ценную информацию содержат фонды цензурных учреждений: Сведения о предках можно получить в фондах судебных органов, в
Московского комитета по делам печати — ЦГИАМ; Главлита — ГАРФ- фондах губернского правления, канцелярии генерал-губернатора или
И с с л е д о в а н и я по и с т о р и и н а у к и требуют привлечения ма­ уездного полицейского управления, в фондах переселенческих управле­
териалов из личных фондов деятелей науки (Центральный архив Рос­ ний или уездных полицейских управлений.
сийской академии наук в Москве, Санкт-Петербургское отделение ар­ Источниковая база генеалогических исследований советского пери­
хива РАН; архивы отраслевых институтов и территориальных отделений ода отличается сравнительной бедностью. С одной стороны, при отборе

214 215
бывать о том, что по месту работы человека могли отложиться и другие
документов на хранение приоритетными всегда были интересы госу­
документы — приказы, распоряжения, списки, ведомости о зарплате.
дарства, а не человека. С другой стороны, до сих пор действует 75-лет­
В поиске документов по личному составу используются справочники —
ний срок хранения документов по личному составу в учреждениях. На
каталог по истории государственных учреждений, картотеки документов
государственное хранение документы этой категории принимаются толь­
по личному составу, специальные памятки.
ко в том случае, если учреждение было ликвидировано без правопре­
При и с с л е д о в а н и и к о н к р е т н о г о у ч р е ж д е н и я следует
емника.
найти фонд данного учреждения. Если фонд не сохранился, следует ус­
Так, например, на государственном хранении почти нет фондов
тановить, кому подчинялось данное учреждение: возможно, сведения о
ЗАГСов, поэтому установить элементарный факт рождения или смерти
нем отложились в фонде вышестоящей организации.
человека порою бывает непросто.
Для частных предприятий в области торговли и промышленности
Однако говорить о полном отсутствии генеалогических источников
материалы могли отложиться в фондах органов, ведавших их регистра­
советского периода на государственном хранении было бы несправедли­
цией и выдававших разрешение на открытие — канцелярии губернатора
во. Если известно место работы человека, можно попытаться разыскать
или генерал-губернатора (первой половины XIX в.), канцелярии градо­
фонд учреждения и в нем — личное дело сотрудника. Сведения о миллио­
начальника (второй половины XIX в.). Большое значение имеют фонды
нах людей, подвергшихся репрессиям, можно найти в фондах исполни­
губернских и уездных земских управ, фабричных инспекций, губернских
тельных комитетов местных советов (списки раскулаченных и лишенных
статистических бюро. Следует обратиться также к фондам Городской
избирательных прав граждан). Архивно-следственные дела подвергшихся
Думы, осуществлявшей сбор налогов.
политическим репрессиям в 1990-е гг. начали передаваться из архивов
местных управлений Ф С Б и ЦА Ф С Б в государственные архивы. Сведе­ И с с л е д о в а н и я д л я п р о в е д е н и я р е с т а в р а ц и о н н ы х ра­
ния об эвакуированных в годы Великой Отечественной войны гражданах б о т требуют строительной документации, описаний зданий. В губерн­
можно почерпнуть в фондах переселенческих отделов исполкомов или ских городах описание и планы строения можно найти в фондах Город­
уполномоченных по эвакуации. Сведения о погибших, пропавших без ской Думы и Городской Управы (оценочного отделения, занимавшего­
вести в годы Великой Отечественной войны можно обнаружить с помо­ ся сбором налогов с недвижимости); Губернского правления, строитель­
щью автоматизированной поисковой системы «Книга памяти», создан­ ное отделение которого утверждало проекты сооружений; Московского
ной на основе данных Центрального архива Министерства обороны археологического общества, дававшего разрешение на перестройку па­
( Ц А М О ) , Военно-медицинского музея, Министерства обороны, мятников до XVIII в., в фондах кредитного общества и страховых об­
РГАВМФ и местных военных комиссариатов. ществ. Документацию о памятниках церковного зодчества можно найти
в фондах церквей и монастырей, викариев, уездных духовных правле­
Запросы генеалогического характера требуют больших трудовых зат­
ний, губернских духовных консисторий, и, наконец, Священного Си­
рат, поэтому для облегчения поиска архивисты создают дополнитель­
нода, куда проекты церковных зданий поступали на утверждение (РГИА).
ные справочники по документам, содержащим информацию персональ­
ного характера. Исследования по истории ментальности, образа
ж и з н и и б ы т а сталкиваются с бедностью источниковой базы. Ма­
Важнейшей задачей Федеральной архивной службы России является
териалы по данной тематике отложились в личных фондах (дневники,
исполнение социально-правовых запросов учреждений и граждан. Для ус­
письма), интересный материал дают фонды судебных и следственных
пешного выполнения этой задачи необходимо овладеть методикой поис­
учреждений. За советский период ценным источником такого рода
ка документов по личному составу — анкет, автобиографий, послужных
являются письма и заявления граждан в общественные приемные,
списков, характеристик, личных дел, личных карточек, ведомостей о
редакции журналов и газет. К сожалению, на государственном хране­
выдаче заработной платы, приказов, списков награжденных и др.
нии оказались лишь случайные выборки, так как срок хранения доку­
Во-первых, следует помнить о том, что значительная часть докумен­
ментов этой категории не превышает 3 - 5 лет. Вообще, массовые ис­
тов по личному составу находится на хранении не в государственных
точники личного происхождения, повествующие об образе жизни,
архивах, а в архивах учреждений.
взглядах и представлениях «рядовых участников движения», в силу
Во-вторых, для успешного розыска личного дела необходимо знать принятых в советском архивоведении критериев экспертизы ценности
дату увольнения заявителя и последнее место его работы. Далее архиви­ документов в государственных архивах сохранялись плохо. Значительно
сту придется восстановить всю историю учреждения и его фонда. Ведь полнее они представлены в отделах рукописей музеев. Сейчас отноше­
личное дело могло путешествовать как вместе с человеком, меняющим ние архивистов к документам «маленького человека» изменилось.
работу в рамках ведомства, так и вместе с архивом. История советского
госаппарата богата слияниями, переименованиями, разукрупнениями и
реорганизациями. Ведомственные архивы предшественников должны были Н а в т о р о м э т а п е и н ф о р м а ц и о н н о г о п о и с к а сле­
передаваться учреждению-преемнику. дует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих
Если личное дело в силу особенностей кадрового делопроизводства нужные документы. Если круг необходимых фондов уже намечен,
многократно передавалось из организации в организацию, не стоит за- следует внимательно изучить последнее издание путеводителя (или

217
216
краткого справочника) по фондам нужного архива. Затем в архи­ тели к документам, предметный каталог, тематические обзоры,
ве необходимо узнать, возможен ли доступ к фондам и научно- перечни картотеки.
справочному аппарату к ним. Необходимо помнить, что система Предметный каталог, указатели к документам, именные кар­
справочников каждого архива, несмотря на единые принципы со­ тотеки архива зачастую создаются на базе переданных на хране­
здания НСА, имеет свои особенности, так как она формирова­ ние делопроизводственных картотек. Иногда карточки содержат
лась исторически в течение столетий — нет двух архивов с одина­ ссылку на делопроизводственный номер или ш и ф р дела в архиве
ковым набором справочников. Особенно это своеобразие касается учреждения. Такие карточки нуждаются в перешифровке по спе­
дополнительных справочников (картотек, указателей, обзоров, циальным переводным таблицам, поэтому выписанный шифр сле­
тематических перечней). Поэтому прежде всего следует узнать об дует проверить у дежурного по каталогу.
особенностях системы НСА данного архива. Осуществляя поиск на этом уровне, следует помнить о том,
В некоторых федеральных архивах графическая схема НСА помещена что даже в пределах одного архива качество, информативность,
в читальном зале. Узнав, что по теме вашего исследования имеется ката­ набор элементов описания, наполнение справочного аппарата
лог, картотека, обзор, указатель, вы существенно сэкономите время по­ могут быть неравноценными. Даже отдельные части фондов, име­
иска. В читальном зале вам предложат путеводитель по архиву и картоте­ ющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор эле­
ку фондов, в которой можно уточнить номера нужных фондов, количе­ ментов описания и справочный аппарат. Это объясняется диффе­
ство описей к фонду, но если их несколько сотен, вам скорее всего ренцированным подходом к описанию документов.
понадобится номер описи. Номера и названия описей вы можете узнать
из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к
следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала самый
7.6. Анализ использования архивных документов
главный справочник — архивную опись.
Н а т р е т ь е м э т а п е и н ф о р м а ц и о н н о г о п о и с к а не­ Анализ использования архивных документов имеет два основ­
обходимо выяснить последний элемент архивного шифра, кото­ ных направления:
рый необходим для заполнения требования, — номер единицы изучение интенсивности использования;
хранения. Это очень трудоемкая работа, в процессе которой пред­ изучение эффективности использования.
стоит изучить многочисленные описи, состоящие из тысячи заго­ Данные анализа интенсивности и эффективности использова­
ловков. Для архивистов сейчас появилась возможность для про­ ния документов лежат в основе всестороннего маркетинга дея­
смотра заголовков прибегнуть к п о м о щ и ЭВМ, однако л и ш ь не­ тельности архива по оказанию информационных услуг.
многие архивы (например, ГАРФ), предоставляют электронные Интенсивность использования документов. Удовлетворение по­
справочники пользователям. Облегчить работу могут указатели к требностей общества в документной информации — основная со­
описи, например внутрифондовый указатель, хотя они, как пра­ циальная функция архивов. Анализ закономерностей использова­
вило, содержат л и ш ь рубрику, подрубрику и шифр, а также обзо­ ния документов лежит в основе планирования всех направлений
ры к интересующим фондам. деятельности архива. Однако особенно важно знать наиболее ин­
Выяснив номер фонда, описи и дела, можно составить требо­ тенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источни­
вание на выдачу дел. ков для организации работы по созданию и совершенствованию
Однако третий этап поиска этим не ограничивается. Во-пер­ системы научно-справочного аппарата в архиве. Интенсивность
вых, описи далеко не всегда достаточно информативны. Во-вто­ использования документов измеряется в абсолютных величинах,
рых, помимо номера дела необходимо знать номера листов, ко­ которыми являются:
личество которых в деле может достигать значительного количе­ количество обращений пользователей в архив за год;
ства, и если не знать номера листа, необходимо будет ознако­ количество обращений по целям использования;
миться с каждым из них. Это также трудоемкая работа, для избе­ категории потребителей и н ф о р м а ц и и (статус организации,
жания которой следует обратиться к системе каталогов архива — отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, дол­
систематическому, предметному, именному, географическому, жность лица);
каталогу по истории государственных учреждений. число обращений
На четвертом этапе и н ф о р м а ц и о н н о г о поиска к хронологическим группам документов (разных истори­
(на уровне группы документов дела, документа и части докумен­ ческих периодов);
та) особое значение имеют вспомогательные справочники-указа- по разным темам исследования;

218 219
к разным видам исторических источников; Эффективность использования документов. Под эффективнос­
к каждому фонду за год; тью использования понимают результативность применения по­
к фондам разных категорий за год; требителем полученной им информации. Эффективность может
по формам использования; измеряться в числовых величинах, например в рублях (сумма эко­
по формам реализации информации (выписки, копиро­ номического эффекта, полученного от обращения к архивным
вание, публикации и т.д.). документам). Однако, как правило, эффективность использова­
Все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно по­ ния измеряется в неколичественных показателях. О ней можно
строить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий. судить по качеству публикаций документов, по научному резо­
Общее количество обращений пользователей в архив за год нансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе
свидетельствует о способности архива удовлетворять информаци­ изучения архивных источников.
1
онные потребности общества и уровне организации использова­ Эффективность использования измеряется как в количествен­
н и я документов. ных, так и в качественных показателях.
Данные о потребителях и н ф о р м а ц и и необходимы для того, Количественными показателями являются:
чтобы определить категории потребителей информации. Потреби­ отношение количества единиц хранения в архиве к количеству
телями могут быть как физические, так и юридические лица. Юри­ использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилет­
дические лица (учреждения, организации, предприятия), кото­ ним периодам, за весь период работы архива). Под использован­
рые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называ­ ными делами в данном случае подразумеваются как дела, зака­
ются в запросах и обращениях организации в архив. Для физичес­ занные исследователями, так и дела, затребованные архивиста­
ких лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, ми, например для исполнения запросов, подготовки выставок,
возраст, место жительства. Как показали исследования последних теле- и радиопередач и др.;
лет, значительная доля исследователей имеет достаточно высо­ отношения количества использованных дел к количеству ре­
к и й профессиональный уровень, специальное военное или воен­ зультативно использованных дел (по годам или другим периодам).
но-историческое образование. Вместе с тем велик процент и не­ Под результативно использованными делами подразумеваются
профессиональных исследователей (представители предприятий дела, из которых сделаны выписки, к о п и и документов или под­
и лица, занимающиеся по частным заявлениям) — 1 7 - 2 8 % об­ готовлены публикации документов, дела, на которые имеются
щего числа исследователей. Из этого следует, что архиву необхо­ ссылки в научных исследованиях;
димо продумать работу с этой категорией потребителей — изда­ отношение количества учреждений, к которым архив обратил­
вать дополнительные тематические и фондовые справочники, схе­ ся с и н ф о р м а ц и о н н ы м и письмами, к количеству учреждений,
мы НСА, проводить консультации. обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказав­
Следует также обратить особое внимание на новые категории шими копии документов. Этот показатель отражает эффективность
потребителей информации: политические партии, церковь и ре­ работы архива по инициативному информированию потенциаль­
лигиозные организации, фирмы и другие негосударственные струк­ ных потребителей.
туры. Важно также следить за иностранными учебными, научны­ К неколичественным показателям относятся оценка качества пуб­
ми и общественными организациями, по заданиям которых ве­ ликаций документов архива, а также отклик научного сообщества
дется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для на монографии, статьи и другие исследования, подготовленные на
установления международных контактов и участия в международ­ основе документов архива. Об этих показателях можно судить по
ных исследовательских проектах. рецензиям, дискуссионным статьям и другим источникам.
Анализ числа обращений по темам использования, по хроно­ Не менее важным показателем является результативность ис­
логии используемых документов; числа обращений к отдельным пользования — отношение общего числа заказанных дел к числу
фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам дел, из которых исследователями сделаны выписки, копии, пуб­
источников позволяет судить о потребности общества в ретро­ ликации и т.д.
спективной документной информации. Вместе с тем об эффективности использования можно судить и
по абсолютным величинам — количеству публикаций, подготовлен­
Информационная потребность — это объективная необходимость получе­ ных по документам архива; по фондам; количеству ссылок в науч­
ния сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности ных работах на документы архива; количеству копий, снятых с до­
людей или учреждений. кументов архива. Эти данные даются по годам, по фондам и т.д.

220 221
Т а б л и ц а 10
Кроме того, в абсолютных величинах, как правило, измеряют
экономическую эффективность использования документов. Эко­ Первичные формы учета Обобщающие Итоговые
номический эффект измеряется в рублях и подсчитывается потре­
использования документов формы учета документы
бителем информации, как правило, на основе его собственной
в государственном использования по учету
методики. в ведомственном документов использования
Важным моментом анализа эффективности использования яв­ архиве архиве
ляется изучение отказов в предоставлении ретроспективной доку­ Сводные Аналитические
1. Журнал учета 1. Карточка
ментной информации. Это могут быть отказы в выдаче заказанных учета форм таблицы: обзоры, науч­
подготовленных
исследователями дел, отрицательные ответы на запросы. Необхо­ использования работы архива ные отчеты,
информацион­
димо установить отношение заказанных дел к выданным, а так­ ных документов документов по формам заключения,
же, самое главное, — причины отказов. Типология этих причин (выставка, использования графики,
уже выявлена исследователями. К ним относятся: экскурсия, по годам; диаграммы
отсутствие данных документов в архиве в случаях, если запрос лекция, ини­ количества (по годам,
является непрофильным для архива или документы выделены к циативная поступивших по архивам
уничтожению; информация) и исполненных и т. д.)
отсутствие сведений о документах в научно-справочном аппа­ 2. Журнал учета 2. Карточка запросов
рате или искаженные сведения в научно-справочном аппарате культурно-про­ учета тем иссле­ (по годам, пери­
(например, неверный шифр на каталожной карточке); светительских дований в чита­ одам); кате­
ошибки фондирования и профилирования (распределения до­ и пропаганди­ льном зале горий потреби­
кументов по архивам), когда исследователь дезориентирован вслед­ стских меропри­ телей информа­
ствие того, что в фонде хранятся документы других фондообразо- ятий (лекций, ции (по годам);
вателей и др.; экскурсий, тематики
ошибки пользователя, не владеющего методикой архивной эв­ выставок) исследований
3. Журнал 3. Журнал (по годам);
ристики и не знакомого с системой НСА архива;
регистрации регистрации количества
ограничение доступа к документам. Эта причина действует не
выданных пользователей публикаций
только в случае засекречивания документов, но и в случае их пло­ копий, архив­ (исследовате­ по видам;
хого физического или санитарного состояния, а также в случае, ных справок лей) в читаль­ количества
если документы не описаны и хранятся в россыпи. и выписок ном зале. использованных
На основе анализа выясняются наиболее актуальные причины из документов фондов
отказов для данного архива. 4. Журнал или 4. Требования (по годам) и дел
Формы учета документов. Результаты анализа использования до­ контрольная на выдачу дел (по фондам,
кументов в архиве зависят от точности и аккуратности ведения картотека учета по годам);
форм первичного учета. социально-пра­ количества
Существующая система унифицированной документации по ар­ вовых запросов выданных
хивному делу предусматривает единые формы учета использова­ 5. Журнал 5. Личное дело копий
ния РДИ, которые подразделяются на: регистрации пользователя (по годам);
первичные; исследователей (исследователя) и другие
обобщающие; и посещений (письмо учрежде­ (на усмотрение
читального зала ния или личное архива)
итоговые документы.
заявление
Ведение этих форм обязательно как в ведомственном, так и в
о допуске
государственном архиве.
в читальный зал,
Формы учета использования документов в архивах приведены анкета пользо­
в табл. 10. вателя, заказы
П е р в и ч н ы е ф о р м ы у ч е т а и с п о л ь з о в а н и я доку­ на выдачу опи­
м е н т о в заполняются либо сотрудником отдела использования сей и дел, зака-
или читального зала, либо самим исследователем.
223
222
Окончание табл. 10 нитель, контрольная дата; содержание ответа; дата посылки ответа
Первичные формы учета заявителю, номера использованных для ответа фондов и дел, при­
Обобщающие Итоговые
ложения к ответу (копия, архивная выписка, перечень и др.), а
использования документов формы учета документы
также другие сведения. Для удобства заполнения журнала регистра­
в ведомственном в государственном использования по учету
ции запросов целесообразно заранее разработать перечень тем за­
архиве архиве документов использования просов (разумеется, примерный) и типологии запросов (виды за­
зы на выдачу просов). Записи в журнал (картотеку) регистрации запросов вносят­
описей и дел, ся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по
заказы разрешению директора архива срок исполнения запроса был про­
на копирование длен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке).
документов). Из-за множества первичных форм учета пользоваться докумен­
6. Книга 6. Картотека тами удобнее в читальном зале, где пользователь прежде всего
выдачи дел или журнал знакомится с журналом регистрации пользователей читального зала,
из хранилища регистрации в котором он должен указать дату о б р а щ е н и я в архив, свои фа­
запросов милию, и м я и отчество и поставить подпись. После этого он
российских или предъявляет сотруднику читального зала письмо-отношение от
иностранных учреждения или учебного заведения, в котором указана тема ис­
пользователей следования, цель занятий и просьба разрешить работать в архиве.
(физических Если обращение в архив носит л и ч н ы й характер и письма-отно­
или юридических шения нет, пользователя просят написать личное заявление на
лиц)
имя директора архива с изложением т е м ы и цели з а н я т и й . П р и
7. Лист исполь­ 7. Журнал
изменении темы исследования он должен написать новое заяв­
зования дела письменных
ление. Иностранные исследователи могут быть оформлены или
обращений
на о с н о в а н и и письма зарубежной научной о р г а н и з а ц и и , или
граждан, посту­
пивших через письма п р и н и м а ю щ е й исследователя российской организации,
приемную. или письма дипломатического представительства, или личного
8. Личное дело 8. Карточка заявления. После этого исследователя ознакомят с правилами
исследователя учета изданий работы в читальном зале государственных архивов и предложат
(письмо орга­ архива заполнить анкету исследователя. В анкете указывается фамилия ис­
низации, анке­ 9. Лист следователя, год рождения, место работы и должность, образова­
та исследова­ использования ние, ученая степень и звание, тема и цель исследования, направ­
теля, заказы дела ление использования, контактные д а н н ы е . В конце анкеты ис­
на выдачу дел следователь должен дать расписку в том, что он обязуется не
и копирование) нарушать правил работы читального зала, ссылаться на все до­
кументы архива, используемые в работе, предоставить архиву
В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотруд­ экземпляр исследования, не публиковать документы без догово­
никами отдела использования ведется картотека или журнал реги­ ра с архивом и т.д.
страции запросов. Отдельная картотека (журнал) может вестись на На каждого пользователя в читальном зале заводится личное
запросы физических и юридических лиц; на запросы российских и дело, в которое включаются следующие документы:
иностранных пользователей; на социально-правовые запросы (в свя­ официальное письмо или заявление с резолюцией директора
зи с необходимостью контроля сроков их исполнения); на заявле­ архива о допуске в читальный зал;
ния граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. В кар­ анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил
тотеке указываются фамилия, имя, отчество заявителя (или назва­ работы с документами, в том числе содержащими конфиденци­
ние учреждения, если это юридическое лицо); дата и регистраци­ альную информацию;
онный номер документа; вид запроса (тематический, персональ­ требования на выдачу описей и дел;
ный, социально-правовой, консульский и др.); тематика, испол- заказы на копирование документов.

224 225
Данные из личного дела пользователя в конце года для удоб­ ставляемой на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лек­
ства учета использования обобщаются и формализуются в специ­ цию, инициативное письмо и т.д.), указываются форма и цель
альной форме — карточке учета пользователей и тем исследований. использования, тема, место проведения мероприятия, дата, ко­
В карточку вносятся тема исследования, фамилия, имя и отчество личество посетителей, время звучания (для телепередач и т.д.),
пользователя, номер личного дела, его должность, ученая сте­ степень участия архива, вид подготовленного информационного
пень, звание, учреждение, которым командирован пользователь, документа, а также шифры использованных при подготовке ме­
время занятий, цель занятий, цель использования, номера всех роприятий фондов и дел.
использованных фондов и дел. Наконец, по желанию архивиста могут вестись специальный
Как было сказано выше, для получения дел необходимо запол­ журнал учета подготовленных информационных документов, жур­
нить требование на выдачу дел. Требование является не только доку­ нал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал реги­
ментом, в котором фиксируются итоги вашей работы по эвристике страции выдачи архивных справок, выписок и копий.
(номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер мик­ По окончании года сведения первичных учетных форм сумми­
рофильма, если он указан в описи, заголовок и крайние даты тре­ руются и анализируются. Для этого составляются о б о б щ а ю щ и е
буемых дел) и ставится виза, разрешающая выдачу дел, но также ф о р м ы у ч е т а и с п о л ь з о в а н и я д о к у м е н т о в . В государ­
указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Тре­ ственном архиве, где ведется большая работа по всем направле­
бование также является формой учета использования документов, ниям и формам использования, для всестороннего анализа этой
поэтому необходимо внимательно отнестись к заполнению первой работы рекомендуется создание специального отдела научной
части требования, в которой должны быть указаны фамилия пользо­ информации и использования, в который по окончании года дол­
вателя, тема, цель использования и форма реализации информа­ жны стекаться все первичные документы по учету использования
ции. Последние две группы сведений в современных требованиях (из читального зала, отдела публикации и других структурных
уже перечислены, их следует только подчеркнуть. подразделений), кроме листов использования дел, которые под­
П р и получении дела пользователь знакомится с листом исполь­ шиты в дело и находятся в хранилище. Но эта работа может про­
зования дела, в заголовке которого приведено название дела и его водиться и в отделе использования.
архивный ш и ф р . Лист использования дела является ценным ис­ На данном этапе составляются сводные статистические табли­
ториографическим источником, в котором указаны статьи, мо­ цы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц в
нографии и труды видных деятелей науки, которые также зани­ отличие от первичных форм учета использования нормативно нигде
мались исследованием этой темы. Если лист использования чист, не закреплены, поэтому архиву следует самостоятельно решить,
значит пользователь является первым, кто приступил к исследо­ по каким направлениям использования документов важнее всего
ванию данной темы. проанализировать данные. Чем больше этих направлений, тем боль­
Заполнять лист использования лучше, когда работа с делом уже шая предстоит работа. Каждый архив разрабатывает свою методи­
закончена. В некоторых архивах дела не сдаются в хранилище, пока ку, однако на основе изучения опыта нескольких архивов можно
пользователь не заполнил лист использования каждого дела. В нем дать несколько рекомендаций:
должны быть указаны дата использования, фамилия пользователя, следует наиболее исчерпывающе и полно разработать состав по­
характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя казателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра,
бы приблизительно, номера использованных листов. по крайней мере, в течение ряда лет. В противном случае работа по
Работа по копированию документов учитывается в специаль­ составлению итоговых и сводных документов за несколько лет бу­
ном журнале учета выдачи копий. дет осложнена: придется сводить воедино противоречивые показа­
Издательская деятельность архива учитывается с помощью кар­ тели;
точки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируют­ все сведения по каждому показателю сводных таблиц лучше
ся название издания, его тип и вид, названия учреждений, уча­ суммировать за год (например, количество выставок за год, коли­
ствующих в его подготовке, редколлегия, составители, выходные чество выданных дел за год и т.д.), хотя существует ряд показате­
данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Карточка ведется в лей, по которым интересно просчитать динамику в течение года
издательском отделе. (например, сезонные колебания числа посетителей читального
Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, зала). Вместе с тем, для того чтобы представить сколько-нибудь
и н и ц и а т и в н о м у и н ф о р м и р о в а н и ю регистрируется с помощью достоверную картину использования Р Д И в архиве, следует при­
карточки учета форм использования документов. В карточке, со- вести сводные данные за 5 —10 лет, иначе вся трудоемкая статис-

226 227
тическая работа окажется напрасной; для надежности можно ис­ Продолжение табл. 12
пользовать временные графики;
Показатель Характеристика показателя
поскольку полноценный анализ использования документов в
архиве — невероятно трудоемкая работа, необходимо приобрести Темы исследований Ленин, его соратники
компьютер и освоить статистические программы — электронные История партии
таблицы. Национальный вопрос
Приведем возможные сводные показатели по использованию Социальные слои населения
документов, составленных в разных архивах: по данным Россий­ Государственное управление
ского государственного архива э к о н о м и к и (табл. 11) и по данным Планирование и ценообразование
Российского государственного военного архива (табл. 12). организации, издательства, прочее
Финансирование
Т а б л и ц а 11 Промышленность
Сельское хозяйство
Показатель Характеристика показателя Транспорт
Лесное хозяйство
Динамика Количество поступивших запросов в год Геология
поступления Количество запросов по темам Связь
тематических Изучение истории войсковых частей,
Строительство и архитектура
запросов (за 30 лет) соединений, учреждений и военных
Внутренняя торговля
(1961-1990) предприятий
Внешняя торговля
Изучение истории населенных пунктов, районов Кооперация
и областей Заготовки
Создание и пополнение фондов и экспозиций, Наука
фондовая работа Культура, издательское дело
Запросы по вопросам реабилитации советских Образование, НТИ, библиотеки, архивы
военных, партийных и государственных деятелей Здравоохранение
Увековечивание памяти погибших воинов История учреждений
Биография исторических личностей
Основные Общее количество выданных единиц хранения
Армия
статистические в год, в том числе
данные по дел; Виды Законодательные;
использованию микрофильмов использованных Распорядительные;
документов исследо­ Средняя выдача дел на одного человека в год документов Материалы:
вателями в (за 5 лет) нормативные
читальном зале информационно-аналитические
(за 5 лет) Протоколы;
Переписка:
Т а б л и ц а 12 плановая
отчетная
Показатель Характеристика показателя первичная учетная;
акты
Количество Число обращений за год; число взятых
обращений исследователями дел за год; число активно Формы реализации Научные цели:
по целям исследо­ использованных дел за год (из которых сделаны информации монографии;
вания (за 5 лет) выписки, копии); число не выданных дел за год (за 5 лет) кандидатские диссертации;
докторские диссертации;
Категории Органы управления, НИИ, учебные заведения, дипломы;
потребителей хозяйственные органы, учреждения армии, доклады, статьи;
информации архивы, музеи, библиотеки сборники документов

228
Окончание табл. 12 Глава 8
Показатель Характеристика показателя
МЕНЕДЖМЕНТ В АРХИВАХ
Народно-хозяйственные цели:
отчеты по теме;
перспективный план;
аналитическая справка; 8 . 1 . Основные функции управления
служебный доклад;
информационное письмо В современном мире, чтобы быть конкурентоспособными, эф­
Другие формы использования: фективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо
выставки; знать современные методы и технологии управления и уметь ими
перечни, копии; пользоваться.
радио-, TV-передачи; Управление в целом — это общее свойство, присущее техни­
статьи для периодики ко-технологическим, биологическим и социальным системам:
всего 1) для сохранения или поддержания существующих парамет­
всего по целям ров системы;
2) изменения каких-либо параметров на величину ( + ) ;
И т о г о в ы е д о к у м е н т ы по учету и с п о л ь з о в а н и я 3) изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. све­
д о к у м е н т о в (аналитические обзоры, отчеты по научным пла­ дения существующих параметров к 0.
нам) могут создаваться как в самом архиве, так и за его предела­ Виды управления определяются предполагаемым или реаль­
ми (в органах управления архивным делом, ВНИИДАД, Росархи- ным объектом управления, при этом существуют:
ве). Если сводные статистические таблицы должны составляться в технико-технологические системы управления (неживые);
архиве ежегодно, то аналитические документы, составленные на автоматизированные системы управления технологическими
основе таблиц, разрабатываются один раз в 5 —10 лет. Как правило, процессами;
работа ведется в рамках отдельной научной темы. В итоговых доку­ биологические системы (живые);
ментах анализируются данные таблиц, выделяются наиболее важ­ социальные системы, где главным субъектом и объектом уп­
ные тенденции использования и интерпретируются данные, уста­ равления является человек.
навливается зависимость между теми или иными показателями. Именно к последнему виду управления и применяется термин
менеджмент.
Менеджмент — это совокупность современных концептуаль­
ных моделей и специфических технологий, нацеленных на посто­
янное изменение и развитие предприятий и организаций в дина­
мично меняющейся среде хозяйствования.
Здесь мы будем употреблять термины менеджмент и управление
в одном и том же значении. Хотя, несомненно, в обоих из них
имеются нюансы, связанные со спецификой двух исследователь­
ских традиций — западной и отечественной.
Значение понятия «менеджмент» можно представить и графи­
чески (рис. 14).
Основными функциями управления на сегодняшний день яв­
ляются:
1) организация — предметная деятельность, организация как
процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий,
решений;
2) прогнозирование — система и процесс определения веро­
ятностей событий:

231
1
Учебная Процесс Организационная отраслевые инструкции и нормативы, например, примерное по­
дисциплина - структура
ложение (устав) об архиве, типовые структуры, типовые нормы
времени и выработки на основные виды работ в архивах.
Социальное Однако основные нормативные документы, которыми в своей
управление Система
Искусство
(менеджмент) функций работе руководствуются директор архива и руководители струк­
турных подразделений, должны быть разработаны в самом архиве
и утверждены органами управления архивным делом данного
Наука Труд руководителя . Управленческий субъекта Российской Федерации. Состав этих документов разли­
(менеджера) труд чен для государственных архивов и архивов учреждения (табл. 13).

Рис. 14. Схема социального управления Т а б л и ц а 13

научно-техническое; Государственный архив Архив учреждения


экономическое;
экологическое; 1. Положение об архиве (Устав 1. Положение об архиве учрежде­
политическое; архива) ния; положение о центральном
3) планирование — система и процесс определения и установ­ 2. Положение о структурном отраслевом архиве; положение о
ления плановых показателей на определенный период времени; подразделении архива центральном архиве министерства,
4) координация — взаимная увязка работ, задач по видам, ис­ 3. Структура и штатное ведомства; положение об объеди­
полнителям, объемам и срокам; расписание архива ненном ведомственном (межве­
4. Смета расходов архива на год домственном) архиве
5) работа с персоналом — изучение различных способов сти­
5. Должностные инструкции 2. Инструкция о службе доку-
мулирования деятельности, психологических мотиваций работни­
сотрудников ментационного обеспечения управ­
ков и др.;
ления (ЦОУ) или инструкция по
6) маркетинг — вид человеческой деятельности, связанный с
делопроизводству организации
изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворе­ 3. Если в архиве учреждения есть
нию этого спроса; подразделения — положение о
7) паблик рилейшнс — связи с общественностью; структурном подразделении, на­
8) инновации — нововведения на предприятиях, в организациях. пример положение об
Из перечисленных функций рассмотрим три — наиболее ха­ электронном архиве учреждения
рактерные для архивов: планирование, работа с персоналом и 4. Должностные инструкции
маркетинг. сотрудников архива
Однако прежде чем приступить к рассмотрению этих функ­
ц и й управления, выясним, что лежит в основе деятельности ар­ Самым важным документом, определяющим деятельность ар­
хива. хива, является его Положение (Устав).
Положение о государственном архиве или архиве учреждения (Ус­
тав) определяет его юридический статус (юридическое л и ц о ,
8 . 2 . Нормативно-правовая база работы архива
структурное подразделение), ранг (центральный республиканс­
кий, объединенный ведомственный), профиль архива (источни­
Вся деятельность в архиве должна базироваться на правовой ки комплектования, состав документов, принимаемых на хране­
основе. Нормативно-правовую базу работы архива составляют по­ ние); задачи, функции, права и обязанности архива, организаци­
мимо архивного законодательства, подробно рассмотренного в онные основы деятельности архива.
соответствующем разделе, н о р м ы гражданского, администра­
Положение о структурном подразделение архива определяет за­
тивного и трудового права Р Ф , постановления и указы прави­
дачи, ф у н к ц и и права, организацию деятельности структурного
тельства, ведомственные нормативные акты. К последним отно­ подразделения архива.
сятся приказы Росархива, постановления ее коллегии, основ­
Должностные инструкции сотрудников определяют обязанно­
ные правила работы государственных и ведомственных архивов, сти, права и ответственность сотрудников архива. Они составля-
232 233
ются на всех сотрудников, кроме директора архива и его замес­ Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов
тителей. в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.
Штатное расписание — перечень должностей учреждения (орга­ В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо струк­
низации) с указанием количества и размеров должностных окладов. турных подразделений могут создаваться группы работников по
Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о направлениям деятельности под руководством специалиста.
службе документационного обеспечения управления (ДОУ), под­ В архиве учреждения различные направления работы, как пра­
писываются директором архива. вило, распределяются между сотрудниками.
Положение (Устав) о государственном, центральном отрасле­ Штатная численность работников архива определяется, исхо­
вом архивах, центральном архиве министерства (ведомства) ут­ дя из объема документов архива, хронологических границ, ста­
верждается соответствующим органом управления архивным де­ туса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства)
лом. Так, Положение об архиве учреждения, который является и государственного бюджета. Для государственных архивов суще­
юридическим лицом, утверждается в государственном архиве, По­ ствуют специальные формулы расчета штатной численности.
ложение об архиве учреждения и структурном подразделении — Когда штаты и структура архива определены и утверждены
руководством этого учреждения. директором архива, остается только обеспечить работой трудовой
коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя,
существуют планы (табл. 14).
8 . 3 . Планирование в архиве
Т а б л и ц а 14
Планирование — деятельность по составлению планов, опреде­ Государственный архив Архив учреждения
ляющих приоритетные задачи архива.
Планы составляются в соответствии со структурой и штатами 1. План работы архива на год. 1. План работы архива учрежде­
архива, поскольку запланированные мероприятия не должны пре­ 1.1. План научно- ния на год.
вышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов. исследовательской работы архива 2. Планы-графики приема дел от
Структурные подразделения имеются, как правило, в государ­ на год*. источников комплектования
ственном архиве. Структура государственного архива складывается 1.2. План научно-издательской архива (на год с поквартальной
из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. работы архива на год* разбивкой).
по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведом­ (приложение к годовому плану). 3. Планы-графики передачи дел
ственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справоч­ 2. План структурного на государственное хранение и
ного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной подразделения архива на год. представления сводных разделов
(справочного стола) архива и других отделов. За основу при разра­ 3. Индивидуальный план работы описей на год (с поквартальной
ботке структуры архива берется типовая структура, утвержденная сотрудника или дневник учета разбивкой).
Росархивом, в которой указывается состав структурных подразде­ труда сотрудника. 4. Перспективные (пятилетние)
4. Отчет о выполнении работы планы передачи документов на
лений для различных категорий архивных учреждений.
архива за год. государственное хранение и
В государственном архиве помимо отделов создаются коллеги­ представления сводных разделов
5. Отчет о выполнение плана за
альные совещательные органы, в работе которых принимают уча­ полугодие (квартал). описей — составляются по
стие сотрудники различных структурных подразделений, а также 6. Отчет о выполнение плана инициативе государственного
приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К та­ структурного подразделения за архивов.
ким органам относятся: год, полугодие, квартал. 5. Отчет о выполнении годового
экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) 7. Отчет о выполнении плана архивом (в него вклю­
комиссии для решения вопросов экспертизы ценности докумен­ индивидуального плана работы чаются сведения о выполнении
тов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения дея­ сотрудника. планов-графиков).
тельности архива; 8. Табель учета рабочего времени 6. Дневник учета труда работника
научный совет (для координации исследовательской и изда­ работников архива (за месяц, квартал).
тельской работы); 7. Табель учета рабочего времени
комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов
секретности с документов). * Составляются по инициативе архива.

234 235
Планирование может быть текущим и перспективным. Перс­ ководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего
пективные планы (программы) составляются на долгосрочный учет и использование архивных документов.
период — 5, 10, 15 лет. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квар­ Инструктирует работников структурных подразделений о порядке фор­
тал, 1 месяц. мирования, подготовки и сдачи дел в архив.
Контролирует своевременность поступления в архюв документов, за­
Главным документом по планированию работы в архиве явля­
конченных делопроизводством.
ется план работы архива на год.
Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных
П л а н составляется на основе анализа отчетов за предыдущие документов, формированию документов в дела постоянного и времен­
годы, с учетом федеральных и региональных планов развития от­ ного хранения.
расли. Руководит работой по составлению описей дел ллгя передачи доку­
План работы архива состоит: ментов в государственные архивы, составлению актов 0б уничтожении
из введения; документов, сроки хранения которых истекли.
текстовой части — перечня разделов, основных направлений и Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий,
видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; необходимых для обеспечения сохранности документов.
расчетной части (основных показателей плана работы на год); Организует работу по ведению учета документооборота и количестве
предложений (плана научно-издательской и научно-исследо­ дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в доку­
вательской работы). ментах архива.
Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разра­
наиболее важным показателям, контролируемым органом управ­ ботке положений и инструкций по ведению делопроизводства и органи­
ления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в зации архивного дела.
Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие ру­
году, которое необходимо затратить на работу по каждому на­
ководящие и нормативные документы вышестоящих 1и других органов,
правлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и
касающиеся работы архивов; Единую государственною систему дело­
типовых норм времени и выработки.
производства; порядок оформления документов, поступающих в архив,
Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой и действующую систему их классификации; структуру предприятия, уч­
отчет архива, который составляется в соответствии с разделами реждения, организации; основы организации производства, труда и уп­
плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архи­ равления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового рас­
ва могут прилагаться документы централизованного государствен­ порядка; правила и нормы охраны труда.
ного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения доку­
ментов в организациях — источниках комплектования. Архивариус
Должностные обязанности. Осуществляет работу п. о ведению архив­
ного дела на предприятии.
8 . 4 . Р а б о т а с персоналом Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, посту­
пивших в архив.
Работа с персоналом предполагает прежде всего подбор со­ Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных
трудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, ко­ подразделений документы, законченные делопроизводством.
нечно же, человеческими качествами для каждого участка и на­ Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет Правильность фор­
правления. Прежде всего, необходимо помнить основные требо­ мирования и оформления при их передаче в архив.
1
вания квалификационных справочников в отношении основных В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хране­
категорий специалистов. ния, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного
Заведующий архивом сроков хранения, а также акты для передачи документов на государ­
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ве­ ственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хра­
дению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. нения которых истекли.
Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, ре­ Ведет работу по созданию справочного аппарата по /документам, обес­
гистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Ру- печивает удобный и быстрый их поиск.
Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности
Квалификационный справочник должностей служащих. — М., 2001. — С. 37-38. архивных документов.

236 237
Следит за состоянием документов, своевременностью их восстанов­ щего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и
ления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для расстановка кадров имеет очень большое значение для результа­
обеспечения их сохранности.
тов работы.
Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в поме­
щении архива.
Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии 8.5. Маркетинг в архивах
и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, име­
ющихся в документах архива, подготавливает данные для составления Информационный маркетинг. Для решения задач планирования
отчетности о работе архива. работы руководство архива должно изучить информационные по­
Принимает необходимые меры по использованию в работе совре­ требности общества, состояние рынка информационных услуг в
менных технических средств. области архивного дела, спроса отечественного и зарубежного
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, потребителя на архивную информацию.
другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на В основе маркетингового исследования лежат такие показатели
предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и интенсивности и эффективности использования документов, как
пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; по­ потребители информации, тематика исследований, запросов, пуб­
рядок составления описаний документов постоянного и временного хране­ ликаций, частота обращений к различным фондам.
ния и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их Одним из направлений маркетинга является исследование цен
подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составле­ на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретрос­
ния отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила пективной документной информации. Основными информацион­
эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; пра­
ными услугами архивов являются копирование документов, про­
вила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
дажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных докумен­
Кодификатор тов, изданий документов и справочников на C D - R O M , созданий
платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий ис­
Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, сис­
тематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и торических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке
документов. этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы
Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и
нормативные правовые документы. специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных до­
Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых до­ кументов на технотронных носителях и продажей микрофильмов
кументов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями и микрофиш.
необходимые отметки. В отношении ценовой политики американские экономисты
Подготавливает заявки на размножение законодательных и норма­ рекомендуют не предлагать редкие товары по низким ценам, а
тивных правовых документов и рассылает их по структурным подразде­ ограничить предложение микрографических товаров, установив
лениям предприятия. высокие цены на них. Для повышения цен государственные архи­
Составляет перечень устаревших документов. вы и библиотеки, которые должны продавать микрофильмы по
Ведет учет выдачи-возвращения документов. фиксированной цене, пользуются услугами посреднических фирм,
Принимает необходимые меры по использованию в работе совре­ имея постоянный процент от продажи микрокопий фирмой.
менных технических средств.
Для того чтобы решить эти проблемы, существует механизм
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, по­
информационного маркетинга, который обеспечивает связь по­
становления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и
требителей ретроспективной документной информации с ее хра­
документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения
законодательных и иных нормативных документов; принципы разработки нителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги
классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда; архива отвечают требованиям пользователя.
правила эксплуатации технических средств; основы организации труда; пра­ И н ф о р м а ц и о н н ы й маркетинг в системе федеральной архивной
вила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; службы — деятельность по изучению динамики информационно­
правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. го рынка и прогнозированию спроса потребителей на информа­
ционные товары и услуги.
В государственном архиве также предъявляются определенные В современных условиях создания отечественного рынка ин­
требования к квалификации архивиста 1-й и 2-й категорий, веду- формации и выхода российских архивистов на мировой информа-
238 239
1
ц и о н н ы й рынок главная задача маркетинга — дать ориентиры для хивом . Он предназначен для государственных, объединенных ве­
установления цен на информационные услуги в архивах и микро­ домственных и межведомственных архивов.
к о п и и архивных документов. Чем выше спрос на ту или иную В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреж­
информацию, тем выше ее цена. дениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за
Мировой р ы н о к документной и н ф о р м а ц и и — совокупность которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает
информационных товаров и их потребителей во всех странах мира. реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится
Основные действующие лица на этом рынке — продуценты, или перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 15).
продавцы информации, и покупатели информации. В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе
Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив впра­
значительно шире вопросов ценообразования. Так, сведения о ве сам определять льготные категории пользователей: пенсионе­
количественных характеристиках (числе посетителей, запросов ры, детские дома и т.д.
и т.д.) необходимы для планирования работы архива, определе­ По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рас­
н и я его бюджета и штата. Сведения о качественной стороне ис­ считать их цену. Список цен на платные услуги утверждается ди­
пользования (категориях пользователей, тематике исследований, ректором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости ра­
доле использованных дел и формах использования и т.д.) помо­ боты (расход материала, оплата труда и другие расходы), суще­
гают выявить ошибки в экспертизе ценности документов, а глав­ ствующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, ар­
ное — организовать всю работу по созданию и усовершенствова­ хив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.
нию справочников системы НСА. Разумеется, фонды, к которым Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в
2
наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в соответствии с методическими рекомендациями Росархива .
более подробном НСА. Если пользователь собирается реализовать проект, предполага­
Платные услуги в архивах. Государственные архивы — феде­ ю щ и й получение прибыли за счет использования архивных доку­
ральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — ментов (так называемое коммерческое использование), с н и м сле­
относятся к госбюджетным организациям, и основным источни­ дует заключить лицензионный договор.
ком их финансирования является федеральный бюджет, бюджет При заключении договора на коммерческое использование докумен­
субъекта Российской Федерации или муниципального образования. тов архива за основу берется «Временное положение об использова­
За счет государственного финансирования существуют и архивы уч­ нии документов государственного архива и центра хранения доку­
реждений и организаций государственной формы собственности. ментации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.
Поскольку государственное финансирование, как правило, не Л и ц е н з и о н н ы й договор заключается между архивом и пользо­
обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой ар­ вателем на определенный срок. Он закрепляет права, обязатель­
хивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка ства и ответственность сторон.
оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных ус­ Основанием заключения договора является оформленное заяв­
луг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятель­ кой намерение пользователя, а также следующее инициативное
ная предпринимательская деятельность. предложение государственного архива:
Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность ар­ публиковать архивные документы в печатной, факсимильной,
хива находилась в рамках закона, необходимо строго придержи­ микрографической, электронной и иных формах;
ваться документов, регламентирующих платные услуги, оказыва­ экспонировать архивные документы на платных выставках;
емые архивом: использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при
перечня платных услуг; подготовке коммерческих к и н о - и видеофильмов, звукозаписей;
цен на платные услуги; использовать архивные документы в имущественно-хозяйствен­
договора на коммерческое использование документов архива. ных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических раз­
Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверж­ работках и технических, в том числе градостроительных проектах;
дается директором архива. В перечне указываются все виды работ, создавать тематические базы данных.
за которые взимается плата, и исполнители работ.
П е р е ч е н ь каждого архива составляется на основе «Номенк­ 1
Последнее издание Номенклатуры было утверждено в 1993 г.
латуры платных работ и услуг, в ы п о л н я е м ы х а р х и в н ы м и уч­ 2
Расчет свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреж­
р е ж д е н и я м и и о р г а н и з а ц и я м и » , к о т о р ы й утверждается Р о с а р - дениями и организациями. — М., 1990.

240 9 Архивоведение 241


Т а б л и ц а 15
Продолжение табл. 15
Услуги, предоставляемые архивом Примеры из перечня платных услуг Услуги, предоставляемые архивом
бесплатно Примеры из перечня платных услуг
бесплатно

Социально-правовые запросы Социально-правовые запросы органов представительной и выявления дел для органов
граждан: граждан: исполнительной власти власти, управления, суда,
о подтверждении трудового стажа; о наследовании имущества; прокуратуры для их служебной
размеров заработной платы; родственных связях. деятельности);
прохождении военной службы; За изготовление нескольких исполнение генеалогических
участии в партизанском дви­ экземпляров архивных копий запросов, запросов по истории
жении; и почтовые отправления учреждений и организаций;
избрании на выборные долж­ подготовка и проведение выставок
ности; документов, проведение уроков,
награждении орденами и меда­ экскурсий по архиву, лекций,
лями, присвоении званий; тематических вечеров и др.;
нахождении на излечении; копирование документов;
получении образования; подготовка публикаций
репрессиях, раскулачивании, документов;
лишении избирательных прав; создание баз данных по доку­
пребывании в концлагерях, ментам архива и другие услуги
насильственном вывозе в Герма­
нию в годы Великой Отечест­ Организационно-методическое Совершенствование документа-
венной войны руководство организацией до­ ционного обеспечения управле­
кументов в делопроизводстве ния, организации и совершенст­
Обслуживание в читальном зале Обслуживание в читальном зале и работой архивов государ­ вование работы архивов:
архива в общем порядке архива по специальному договору: ственных учреждений и пред­ разработка перечней документов,
срочное представление дел; приятии — источников номенклатуры дел, указателей
предоставление дел в коли­ комплектования видов документов;
честве большем, чем установ­ инструкции о документационном
лено правилами работы читаль­ обеспечении деятельности
ного зала; аппарата управления, положения
тематическое выявление дел об экспертной комиссии,
архивистами; положения об архиве учреждения
работа в читальном зале в часы, и др.;
не предусмотренные расписанием проектирование автоматизи­
рованных информационных
Предоставление документов Предоставление документов
систем;
во временное пользование орга- во временное пользование (не
составление исторических спра­
низациям-фондообразователям фондообразователям), в том числе
вок о фондообразователях и др.
для служебного пользования для экспонирования на выстав­
ках, в телепередачах, для кино­ Научно-техническое Научно-исследовательская работа
съемок и т. п. информирование архивных по основным направлениям
учреждений деятельности архивных
Копирование или выявление Использование следующих
учреждений, научно-техническое
документов для органов прокура­ документов:
информирование:
туры, суда, МВД и Ф С Б , Комис­ тематическое выявление доку­
проведение научно-исследова­
сии по реабилитации жертв поли­ ментов и дел, в том числе с по­
тельских и опытно-конструктор­
тических репрессий, для мощью ЭВМ (за исключением
ских работ

242
Продолжение табл. 15 Глава 9
Услуги, предоставляемые архивом Примеры из перечня платных услуг
бесплатно ИНФОРМАТИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА
разработка программного
обеспечения для создания авто­
матизированных баз данных;
В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы
составление библиографии
деятельности человека, в том числе и архивные учреждения. Вне­
по профилю и смешанной
проблематике и другие услуги. дрение новых информационных технологий в работу архивохра­
н и л и щ и библиотек расширяет доступ (в том числе удаленный,
Обеспечение сохранности
документов: т. е. через глобальные компьютерные сети) к документной инфор­
обследование состояния зданий мации, увеличивает возможности научного анализа информаци­
и помещений хранилищ онных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной
и условий хранения документов эвристики, новые формы издания документов и справочников на
(составление актов-рекомен­ нетрадиционных носителях (прежде всего C D - R O M и D V D ) , ин­
даций); теграцию информационных ресурсов архивов в мировое кибер-
1
оказание методической и прак­ пространство .
тической помощи в борьбе с Информатизация архивного дела — это процесс усовершенство­
биоповреждениями документов вания технологий обработки архивных документов путем внедре­
(разработка рекомендаций, ния в архивное дело теоретических и прикладных разработок ин­
приведений фунгицидной и анти­ форматики, а также использования в работе архивов компьютер­
септической обработки); ной техники и программного обеспечения.
цифровая обработка аудиови­
зуальной документной инфор­
мации (реставрация фото­ \ Л. Этапы информатизации архивного дела
изображений и фонозаписей
и применением ЭВМ и другие В истории механизации и автоматизации архивного дела мож­
услуги). но выделить несколько этапов:
1) период с конца XIX в. до 1950-х гг.;
П р и заключении лицензионного договора с пользователя взи­ 2) период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;
мается плата за передачу права пользования архивными докумен­ 3) период второй п о л о в и н ы 1970-х гг. — первой п о л о в и н ы
тами, которая включает расходы на экспертизу заявок, на заклю­ 1980-х гг.;
чение лицензионного договора, затраты государственного архи­ 4) период второй половины 1980-х — 1990-х гг.
ва, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, История механизации и автоматизации тесно связана с исто­
договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного рией эволюции вычислительной техники и носителей информа­
дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного ции. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка
договора. роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела
Заключение договора не должно препятствовать использова­ в стране.
нию документов, являющихся объектом договора с некоммерчес­ На первом этапе механизация касалась в основном ведомствен­
к и м и целями. ных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпи­
зодическим и ограничивалось использованием матричных носи­
телей и н ф о р м а ц и и (ручных перфокартотек, перфолент, кодек­
сов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкрет-

Под киберпространством в информатике понимают весь объем информа­


ции, открытый для доступа во всех сетях мира.

245
ных задач в области учета населения (переписи населения), пла­ нистерства обороны и др.). Первые электронно-вычислительные маши­
нирования, отчетности на производстве и т.д. ны класса Э С - Э В М , установленные в НИЦКД С С С Р (РНИЦКД), и
Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько пакет прикладных программ АИДОС фирмы РОБОТРОН (ГДР) послу­
с развитием технического и программного обеспечения, применя­ жили базой для реализации трех грандиозных по тем временам межар­
емого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в на­ хивных проектов — АИПС: «Победа Великой Октябрьской революции и
шей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение. борьба за установление и упрочение советской власти. 25 октября 1917 —
Основным итогом этого этапа стало формулирование теорети­ июнь 1918 г.» (участвовали 200 архивов-соисполнителей), «История па­
мятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и при­
ческих основ создания информационных систем, классификации
городов» (7 архивов-соисполнителей) и общеотраслевой автоматизиро­
документной и н ф о р м а ц и и в архивах, хотя практически автомати­
ванной системы научно-технической информации (АСНТИ) на основе
зация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на Центрального фондового каталога (ЦФК) государственного архивного
развитие архивного дела. Однако и м е н н о на базе междисципли­ фонда С С С Р (в нее успели ввести данные 70 тыс. карточек фондов госу­
нарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и те­ дарственных архивов С С С Р ) . Две первые системы, являющиеся по соста­
орию и н ф о р м а ц и и , получил развитие «информационный подход ву элементов описания первыми электронными каталогами, выдержали
в архивоведении», представленный трудами В.Н.Автократова, испытание временем и функционируют до сих пор уже на ПЭВМ. Попыт­
К. Б. Гельмана-Виноградова, К. И. Рудельсон, Р. Н. Ефименко и др. ки воссоздать АСНТИ на основе ЦФК продолжаются до сих пор. В реали­
Это во многом определило современные представления о теории зации этих проектов архивисты приобрели важный опыт решения вопро­
классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, сов технического, программного и лингвистического обеспечения архив­
анализе интенсивности использования Р Д И . ных ИПС, экспорта данных на стареющих носителях. Особенно важен
Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в для последующего развития автоматизированных архивных технологий
области создания локальных и межархивных автоматизированных был опыт создания тематических тезаурусов, изданных в 1980-е гг.
информационно-поисковых систем — А И П С . Рост сфер примене­
ния автоматизированных систем в архивном деле связан прежде В этот же период зародилось такое направление архивной ин­
всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнит­ форматики, как применение автоматизированных систем обработ­
ные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспече­ ки изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало
ния (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональ­ которому положили разработки Н И Ц ТД в области реставрации
ные компьютеры П Э В М ) , а также с появлением специальных па­ фото- и фотодокументов. Вместе с тем, несмотря на накоплен­
кетов прикладных программ для А И П С . Значительное влияние на ный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существен­
автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс ных изменений в методике архивного дела и на данном этапе.
создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех Такие изменения связаны с массовым распространением в на­
отраслях хозяйства. На АСУ, согласно решениям XXW съезда К П С С , чале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров,
возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем разви­ интенсивной разработкой программного обеспечения для П Э В М ,
тия экономики. Результатом этого процесса стал тот факт, что к совершенствованием пользовательского интерфейса этих про­
началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе грамм, появлением удобных и простых для освоения непрофессио­
на государственное хранение машиночитаемых документов, отло­ налом оболочек операционных систем, систем управления база­
жившихся в деятельности отраслевых государственных вычислитель­ ми данных, текстовых и графических редакторов, издательских
ных центров (ГВЦ). Вместе с тем этот период, безусловно, ценен систем, программ для сканирования и оптического распознава­
позитивным опытом по контролю и унификации процессов авто­ ния символов, появлением емких и сравнительно надежных но­
матизации управления в рамках Государственной автоматизирован­ сителей информации (магнитных и оптических). Таким образом,
ной системы Н Т И (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизирован­ электронно-вычислительная техника в большинстве стран мира
ных центров и распределенных автоматизированных банков дан­ стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалис­
ных. В этот период в связи с участием в международном информа­ та любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на
ционном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания десятилетие, затронул и отечественные архивы.
и хранения машиночитаемых документов. Четвертый этап связан с началом стихийной компьютериза­
ции сначала московских, а затем и местных государственных ар­
К 1 9 7 0 - 1980-м гг. относится опыт создания межфондовых А И П С хивов. Лидерами этого процесса были Н И Ц ТД С С С Р ( Р Н И Ц КД),
(в государственном архиве Курской области, Центральном архиве Ми- ВНИИДАД, Ц Х И Д К , ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы.

246 247
В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и
введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных сис­ интенсивности использования документов;
тем делопроизводства и документации, создающих огромные мас­ повышение исполнительской дисциплины, скорости и точно­
сивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание мас­ сти поиска документной информации при исполнении запросов
сивов электронных документов происходит также путем оцифрова­ по архивам;
ния источников на традиционных носителях в государственных ар­ обеспечение сохранности документов — создание страхового
хивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем
а также создания полнотекстовых баз данных). Кроме того, новые оцифровывания архивных документов (сканирования).
информационные технологии в области консервации и реставра­
ции документов, создания страхового фонда и фонда пользования
позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам. 9 . 3 . Информационные технологии и организация
их внедрения в архивах

9 . 2 . Объекты и цели информатизации архивного дела В архивном деле в основном применяется технология баз дан­
ных (БД), а также другие информационные технологии (оцифро­
Под о б ъ е к т а м и и н ф о р м а т и з а ц и и понимают функции вание документов, сетевые технологии и т.д.).
и направления работы архива, которые эволюционируют в ре­ Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются
зультате внедрения современных и н ф о р м а ц и о н н ы х технологий. на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз
В настоящее время к объектам информатизации работы государствен­ данных различаются структурой, методикой создания, применяе­
ного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся: мым программным обеспечением.
комплектование архива и экспертиза ценности документов; Учетные базы данных. Служат для обработки статистических мас­
создание и ведение информационно-поисковых архивных спра­ сивов — учета документов и дел в архиве, учета использования,
вочников по всем документам архива в целях ускорения процес­ контроля за обеспечением сохранности и т.д.
сов поиска и н ф о р м а ц и и (номенклатуры дел, описей, каталогов, Учетные базы данных в а р х и в е у ч р е ж д е н и й предназна­
указателей и др.); чены для определения количества документов в единицах учета
комплектование, хранение и поиск документов на машиночи­ (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при
таемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственно­ выдаче их во временное пользование в структурные подразделе­
го архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для ния. Учетные БД могут создаваться по функциональному или ин­
государственного архива); теграционному (многофункциональному) принципу. По функцио­
учет документов архива и контроль за обеспечением сохранно­ нальному принципу создаются базы данных для учета документов и
сти документов; дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использова­
создание страхового фонда и фонда пользования документами; ния, учета источников комплектования и др.
информационно-справочная работа, контроль за исполнением
запросов, поступающих в архив от структурных подразделений Так, в архиве Государственной Думы применяется база данных по уче­
учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, ис­ ту документов и дел — БД «Поступление и выбытие» (поля — признак
поступления/выбытия, дата поступления/выбытия дела, год поступления/
следователей и граждан;
выбытия, вид хранения, подразделение ГД,'индекс дела по номенклату­
контроль за делопроизводством и участие во внедрении автомати­ ре, заголовок дела, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер
зированной системы делопроизводства (для ведомственного архива); дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер
контроль за внедрением автоматизированных систем делопро­ компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохо­
изводства и электронного документооборота в учреждениях — да, номер хранилища, место хранения, количество дел). База данных за­
источниках комплектования (для государственного архива). полняется на основе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная
Ц е л я м и и н ф о р м а т и з а ц и и работы архива являются: таблица шифров, топографические указатели, описи дел, сводные стати­
избавление труда архивиста от рутинных операций; стические сведения о поступлении и выбытии документов.
повышение точности и оперативности учета документов в архиве;
получение сводных статистических данных и осуществления ста­ Интеграционный принцип предполагает создание единой систе­
тистического анализа документооборота учреждения, движения мы, реализующей функции учета и и н ф о р м а ц и о н н о г о поиска

248 249
документов. Такие информационные системы существуют в госу­ только выполнение всего возможного формального и логического
дарственных архивах. контроля вводимых данных, но и динамическое построение эле­
Г о с у д а р с т в е н н ы й а р х и в ведет учет всех созданных Б Д ментов меню, соответствующих тому или иному типу акта. Про­
в виде базы данных их описаний. грамма реализует учет документов как подсистему, позволяя по­
В 1996—1997 гг. была начата работа по созданию серии интег­ этапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема-
рированных типовых автоматизированных информационно-поис­ передачи, выделения дел на уничтожение и др.) и заканчивая
ковых систем под общим названием «Архивный фонд», которые паспортом архива. Большинство учетных форм система позволяет
совмещали бы в себе функции всех справочников по учету доку­ получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного ап­
ментов (архивной статистике) и раскрытию содержания докумен­ парата реализует несколько видов электронных архивных спра­
тов на разных уровнях: вочников (описи, указатели, каталоги и др.). Программа является
архивного фонда и описи фонда; достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что ме­
единицы хранения (дела); шает широкому распространению ее в архивах.
документа. Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы
В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» данных служит для создания и ведения таких архивных справоч­
внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. ников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, катало­
Она представляет собою интегрированную информационную си­ ги, картотеки, а также для совершенствования процессов инфор­
стему, соединяющую в себе функции учетных и информацион­ мационного поиска в архиве.
ных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, кни­ Создание автоматизированной информационно-поисковой си­
ги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путе­ стемы архива является наиболее сложной задачей.
водителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, В а р х и в а х у ч р е ж д е н и й Р Ф существуют информацион­
исторической справки, аннотированного реестра описей (послед­ но-поисковые системы ( И П С ) трех типов:
н и й в еще не запущенной в эксплуатацию версии). С помощью 1) использование в качестве поисковой базы данных инфор­
данной программы архивисты имеют возможность создавать в ав­ мационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе
томатизированном режиме основной документ централизованно­ электронной контрольно-регистрационной картотеки);
го государственного учета — Паспорт государственного архива, 2) создание единой интегрированной информационно-поис­
музея, библиотеки, а также множество других отчетов. ковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и
Программа работает в сетевом режиме, имеет современный архиве учреждения;
графический интерфейс. 3) создание отдельной и н ф о р м а ц и о н н о й базы (систем) в де­
Общеотраслевая программа «Архивный фонд» призвана решить лопроизводстве или архиве организации.
задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и Последовательно рассмотрим эти три типа И П С .
создать единую систему централизованного государственного учета. 1. П р и использовании базы данных и н ф о р м а ц и о н н о г о масси­
(Это нашло отражение в Регламенте государственного учета доку­ ва создание автоматизированной информационно-поисковой си­
ментов Архивного фонда РФ за 1997 г.) стемы должно базироваться на и н ф о р м а ц и о н н о - п о и с к о в о й сис­
Помимо общеотраслевой программы «Архивный фонд» суще­ теме, создаваемой в текущем делопроизводстве о р г а н и з а ц и и ,
ствует общеотраслевая программа «Фондовый каталог субъекта прежде всего на таких ее элементах, к а к электронные справоч­
Федерации», которая позволяет получить сводный паспорт госу­ ные картотеки, электронные номенклатуры дел и описи, клас­
дарственных архивов субъекта Федерации, а также провести срав­ сификаторы учреждений, структурных подразделений и видов
1
нение данных паспортов одного и того же архива за разные годы . документов.
Помимо общеотраслевых программы по учету созданы в боль­ Основой для создания интегрированной поисковой системы
шинстве архивов, например в Московском городском объедине­ по документам долговременного (или постоянного) срока хране­
нии архивов внедрена интегрированная система «Учет-НСА». Пре­ ния в архиве учреждения является электронная регистрационно-
имуществом системы является наличие «умной» технологии вне­ контрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве в
сения изменений в учетные документы, предусматривающей не ходе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
Основными полями БД электронной Р К К по управленческой до­
кументации являются: вид документа, автор, корреспондент, дата
Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и воплощение //
Отечественные архивы. — 1997. — № 6. — С. 28 — 36. (документа и получения/отправки), регистрационный номер, крат-

250 251
кое содержание (аннотация); реквизиты: резолюция, исполнитель, данных классификаторы отраслей экономики (или использовать
срок исполнения, индекс дела по номенклатуре. О К О Н Х ) , стран и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, ви­
Каждая запись электронной Р К К связана с записью электронной дов документов и др.
номенклатуры дел по полю («индекс дела по номенклатуре»), что Поисковые возможности И П С первого типа будут усилены в
позволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фон­ случае соединения информационно-поисковой системы с систе­
да к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной мой электронного документооборота (полного или частичного).
номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид докумен­ Для этого в инструкции о службе документационного обеспече­
та, автор, корреспондент, содержание, дата и место события), ко­ ния управления (ДОУ) следует предусмотреть категории доку­
личество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню. ментов, подлежащих обязательному сканированию (с последую­
щим оптическим распознаванием символов). Для исходящих и внут­
При формировании полей целесообразно использовать международ­ ренних документов сканирование не требуется, так как файл до­
ный стандарт описания архивной документации (ISACG), который лег в
кумента имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл
основу раздела о НСА проекта Основных правил работы государствен­
документа соединяется с регистрационной карточкой документа.
ных архивов (2000). Согласно ISACG реквизитами описания документа
являются вид документа, автор, адресат, содержание (аннотация), спра­ Таким образом современные системы документооборота по­
вочные данные (количество листов, дата документа), поисковые данные зволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа
(номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов докумен­ и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки
та в деле), условия доступа и использования (подлинность, способ вос­ (полям базы данных).
произведения, язык документа). Реквизитами описания единицы хране­
ния — дела — являются: название учреждения, название структурной Примером изложенного выше является «текущий» архив Министер­
части, название вида дела или вида документов, автор, адресат, коррес­ ства иностранных дел (МИД), в котором используются следующие базы
пондент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому отно­ данных: комплексы задач «Учет и контроль несекретных документов» и
сится содержание документов дела, место события, местонахождение «Учет и контроль секретных документов». В состав информационного
автора, адресата или корреспондента документов, даты событий, край­ массива входит регистрационно-контрольная картотека, журналы дви­
ние даты документов дела, подлинность, степень полноты, способ вос­ жения документов внутри организации, номенклатуры дел, внутренние
произведения, язык документов. описи (досье) дел. Функции системы — регистрация входящих и исходя­
щих документов, регистрация движения документов внутри организа­
П р и завершении хранения единиц управленческой документа­ ции и резолюций, контроль исполнения документов, формирование и
ц и и в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполните­
в течение установленного инструкцией по делопроизводству сро­ лю, формирование и распечатка внутренних описей дел. Основной таб­
ка. База данных на документы также поступает в ведомственный лицей является регистрационная карточка документа, полями — регис­
архив после предварительной обработки. База данных электронной трационный номер документа, дата регистрации документа, номер эк­
номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел. земпляра документа, тип документа (вид), код автора документа, ис­
полнитель, номер входящего документа, дата документа, краткое содер­
Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной
жание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код
БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хра­
адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция,
нения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются. автор резолюции, дата резолюции, дата списания документа в дело,
Основными полями БД электронной описи являются: номер индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив,
дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по номер описи, дата уничтожения, коды сотрудников, имеющих право
сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, край­ уничтожения документов. Отчеты, получаемые из системы: сводка доку­
ние даты документов, количество листов в деле, аннотация доку­ ментов, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям
ментов. П р и формировании базы данных электронной описи це­ в заданном интервале дат или с истекшим сроком исполнения), журнал
лесообразно учитывать требования к описанию единицы хране­ наличия документов, находящихся в данный момент в подразделении,
ния в ISACG, приведенные выше. Каждая карточка единицы хра­ сводный журнал регистрации документов (за год), внутренние описи
н е н и я связана с регистрационной карточкой документа. Таким каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одно­
образом, формируемая база данных представляет собой совокуп­ временно работать с тремя базами данных (за три года). Для ускорения
ввода информации в систему включены справочники (коды адресатов,
ность описи дел и электронного каталога.
номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др.). Такая сис­
Для унификации ввода информации и ускорения поиска, ис­ тема после списания документов постоянного и долговременного хране-
ключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы

252 253
ния в дело передается вместе с документами данного года в ведомствен­ дарта работы с э л е к т р о н н ы м и документами в рамках ведомства,
ный архив и служит для подокументного поиска, т.е. выполняет функ­
обеспечивающего управляемость, з а щ и щ е н н о с т ь и доступность
ции архивного каталога. При этом база данных «фильтруется» по номе­
документов, является в а ж н о й особенностью работы с б а н к о м
рам дел — из нее исключаются записи с номерами дел, срок хранения
которых истек. Однако система с точки зрения методики архивного дела д а н н ы х «Реестр налогоплательщиков». Все эти системы элект­
не свободна от недостатков. Например, в нее вводится код сотрудника, ронного делопроизводства реализованы единым системным
уничтожившего документы, но не вводится основание уничтожения (но­ интегратором (компанией АЙТИ) на одном программном
мер и дата протокола экспертной комиссии, номер и дата акта об унич­ обеспечении.
тожении). В системе есть лишь единственный реквизит, позволяющий
Аналогичная интегрированная система поиска документной инфор­
отслеживать списание документа в дело и использовать ее для поиска
данных в ведомственном архиве — индекс дела по номенклатуре. Это мации в делопроизводстве и архиве создана в Центральном банке РФ с
делает необходимым создание особой базы данных («электронная опись») 1997 г. (на 370 рабочих местах в центральном аппарате и более чем на
для поиска по заголовкам дел. 100 рабочих местах в ГУ ЦБ по г. Москве). В 2000 г. состав введенного
массива данных составлял более 500 тыс. записей. Система ЦБ РФ инте­
ресна тем, что с 1999 г. компьютеризация делопроизводства осуществля­
2. Информационно-поисковую систему второго типа, т. е. со­
ется в рамках создания типовой системы во всех территориальных уч­
здание единой интегрированной информационно-поисковой базы
реждениях ЦБ России (это более 4 тыс. автоматизированных рабочих мест).
для всех систем документации в делопроизводстве и архиве уч­ Информатизация осуществляется на базе интегрированной автоматизи­
реждения, рассмотрим на примере центрального аппарата Мини­ рованной системы «ДЕЛО» («Дело-96»), созданной фирмой «Электрон­
стерства по налогам и сборам РФ и его учреждениях (управлениях ные офисные системы» на базе СУБД Oracle.
М Н С по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях). Состав первого информационного массива системы — база данных се­
Комплексная система документооборота построена по единой тевой структуры из регистрационных карточек (РК) документов, свя­
методике во всех учреждениях М Н С , что позволяет направлять занных между собой (первичные, вторичные обращения, приложения),
данные из регионов в единый федеральный банк данных, который дополняющих друг друга, образующих гипертекстовые сети зарегистри­
обрабатывается специальным структурным подразделением — Го­ рованных документов с возможностью навигации (передвижения по связ­
сударственным научно-информационным вычислительным цент­ кам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов). Вто­
ром ( Г Н И В Ц ) М Н С . Состав информационного массива — систе­ рой массив — электронные документы, созданные в делопроизводстве и
ма автоматизации документооборота и делопроизводства «Босс- связанные с РК каждого документа.
референт», система управления персоналом «Босс-кадровик». Пер­ Функции системы: регистрация входящих, исходящих и внутренних
вая подсистема включает в себя следующие базы данных: «Кор­ документов, обработка и хранение электронных документов, присоеди­
респонденция» (регистрационная картотека), «Согласование» (жур­ ненных к картотеке, механизм управления ходом работ (маршрутиза­
нал регистрации движения документов от руководства к испол­ ция) — автоматическая передача электронных копий документов испол­
нителю и обратно и др.), БД «Архив» (описи дел и каталоги, нителям, контроль исполнения документов, формирование реестров рас­
сылки документов, надпечатка конвертов, отправление документов с
созданные на базе БД «Регистрация» путем фильтрации данных).
помощью систем электронной почты, поиск документов по реквизитам
БД архива представляет собой совокупность информационных регистрационной карточки и по тексту, регламентация прав доступа.
массивов, формируемых после окончания каждого делопроизвод­ Достоинством системы является поддержание архивного хранения как
ственного года на основе БД «Корреспонденция». База данных в традиционной, так и в электронной форме. Для использования систе­
интегрируется на основе двух массивов — картотеки единиц хра­ мы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат рек­
нения (поля — номер дела, номер описи, вид документа, автор, визиты «индекс дела по номенклатуре», «архивный номер дела» (по опи­
корреспондент, содержание, п о д л и н н о с т ь / к о п и й н о с т ь , способ си), «номер сдаточной описи», «подпись списавшего». Для хранения до­
воспроизведения, дата начала дела, дата окончания дела и др.) и кументов в электронном архиве служат следующие реквизиты: «дата ар­
связанной с ней картотеки документов (поля аналогичны полям хивации», «режим архивации», «комментарий к архиву».
БД «Корреспонденция»). Найдя дело, можно просмотреть все кар­
точки документов, входящих в дело. Такое построение информа­ Интегрированная информационная система делопроизводства
ц и о н н о й системы ведомственного архива является наиболее гра­ может быть создана путем включения в единый комплекс всех
мотным с точки зрения методики архивного дела. подсистем (банков данных), существующих в организации.

Д а н н а я система э л е к т р о н н о й документации распространя­ Примером может служить Единая система электронного документо­
ется на управленческую документацию. Введение единого стан- оборота администрации г. Санкт-Петербурга, созданная с целью комп-

254 255
лексного решения проблем электронного документооборота и делопро­ БД «Персоналии»: Ф И О , группа кадрового состава, подразделение Гос­
изводства в органах власти. думы, дата приема в Госдуму, дата увольнения из Госдумы, номер сда­
Состав информационного массива — электронные специализирован­ точной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по свод­
ные системы делопроизводства (служебная корреспонденция, письма и ной описи, количество листов в деле, номер фонда, номер хранилища,
обращения граждан, контроль исполнения и др.); банки документов [БД номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона
«Кодекс», документы канцелярии губернатора и территориальных орга­ прохода. Для удобства ввода информации система имеет множество клас­
нов администрации, служебная корреспонденция, нормативно-право­ сификаторов (подразделений, субъектов законодательной инициативы,
вые и другие документы, тексты которых необходимы в работе; индиви­ отраслей законодательства и др.) Так же, как и в системе МИД, одним
дуальные и групповые системы подготовки документов (базы данных с из классификаторов является номенклатура дел Госдумы, что обеспечи­
набором шаблонов всех видов исходящих документов, оформленных по вает связь с системой делопроизводства.
правилам унифицированной системы организационно-распорядительной
документации — УСОРД); корпоративные сервисы (электронная рас­ П р и создании отдельной информационной системы в ведом­
сылка уведомлений, справок и других материалов, оперативный доступ ственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполня­
к банкам и базам данных); обмен данными между системами]. ется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизиро­
Функции системы: учет и контроль движения документов, внедрение ванный справочный аппарат ведомственного архива формировать
единых принципов регистрации, учета и движения документов, единой на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в те­
технологии ведения делопроизводства, списания документов в дело и кущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее эле­
подготовки описи, а также сквозной системы контроля исполнения; со­ ментов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел,
здание эталонных банков электронных документов (шаблонов), элект­ классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие,
ронная рассылка документов по всем учреждениям системы из выше­ мешающее использованию в поисковой работе архива электрон­
стоящих в нижестоящие. ной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным
Особенностями данной системы электронного документооборота явля­ классификатором данных в делопроизводстве является номенкла­
ется то, что все подсистемы ведутся в рамках единой информационной тура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это
системы, на одном программном обеспечении, с высоким уровнем стан­
заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год в от­
дартизации и унификации данных.
дельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хра­
3. Рассмотрим третий тип информационно-поисковой систе­ нятся долговременно, для поиска по каждому году неудобно загру­
мы, когда возможно создание отдельной и н ф о р м а ц и о н н о й базы в жать отдельную базу данных. Поэтому создание самостоятельной
делопроизводстве или архиве. информационной системы архива позволяет осуществлять сквоз­
Такой подход реализован, например, в архиве Государственной Думы ной поиск за весь период хранения документов, причем базы дан­
Федерального собрания РФ. Для поиска документов в делопроизводстве ных привязаны к традиционным справочникам, составляемым в
Госдумы используется с 1998 г. система «Дело», аналогичная описанной ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подраз­
выше системе Центрального банка РФ. В архиве же создается отдельная деления, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хра­
информационно-поисковая система. Состав информационного массива: нилища (шкафы, стеллажи, полки и т.д.).
тематическая картотека законопроектов (БД «Законопроекты»), включа­ Кроме того, если в учреждении отсутствует автоматизирован­
ющая данные по всем документам, создаваемым в ходе законодательной ная система регистрации документов, создается БД описаний на
процедуры, картотека личного состава аппарата Госдумы («Персоналии»). уровне документов — электронный каталог, основными полями
Функции системы: исполнение запросов о прохождении законопро­ которого являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события,
ектов, справок по личным запросам депутатов и других пользователей место события, содержание, название фонда, номер фонда, но­
информации, ведение классификаторов, получение отчетов в заданной
мер описи, номер дела, номер листа. Каталог снабжается ключе­
форме и др.
выми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Ин­
База данных «Законопроекты» ведется путем заполнения электрон­
дексация документов в электронном каталоге осуществляется на
ных карточек законопроектов (поля: вид документа законодательной
основе единого классификатора документной информации.
процедуры, субъект законодательной инициативы, отрасли законода­
тельства, ответственный комитет, дата документа, стадия рассмотрения, Карточка электронной картотеки/каталога (запись БД) может
номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела быть связана с текстовым файлом документа или отсканирован­
по сводной описи, номера листов в деле, номер фонда). Особый набор ным изображением документа. В первом случае возможен гипер­
полей предусмотрен для карточки документа. Таким образом, система текстовый поиск информации по содержанию документа. Поиск
представляет собой подокументную опись законопроектов. Состав полей информации по полнотекстовым документам может осуществлять-

256 257
ся по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по класси­ обязательные процедуры обработки данных и представления
ф и к а ц и о н н ы м индексам, а также по словам естественного языка результатов обработки (выходных форм) по основным направ­
из текста документа. л е н и я м деятельности архива в традиционной или электронной
Для г о с у д а р с т в е н н ы х а р х и в о в в 1995 г. Росархивомбыла форме.
разработана к о н ц е п ц и я информатизации архивного дела России, Очень важной частью работы по внедрению информационных
на основе которой была создана Программа информатизации на технологий является сопровождение программного обеспечения
1997 — 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено созда­ (ПО), включающего:
ние автоматизированного научно-справочного аппарата, баз дан­ усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными
ных, содержащих электронные копии документов. требованиями архива, возникшими в ходе эксплуатации;
Развитие телекоммуникационных систем должно улучшить обес­ адаптацию, т.е. приспособление ПО к изменяющимся услови­
печение пользователей архивной информацией, более оперативно ям работы, установление связей с другими программами;
решать вопросы информационного обмена между архивными уч­ коррекцию, т.е. исправление ошибок в программе, выявлен­
реждениями, способствовать укреплению взаимодействия архивных ных на стадии эксплуатации.
1
учреждений с федеральными органами государственной власти . Для эффективного ведения и использования БД, организации
Одним из важнейших направлений компьютеризации, соглас­ распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллек­
но концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) тивной подготовки документов и т. п. в архиве целесообразно ус­
баз данных по основным направлениям работы архивов (комп­ тановление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой ко­
лектование, учет, обеспечение сохранности документов, созда­ торой руководит администратор сети.
ние справочников системы НСА, использование). Для сохранения массива данных очень важное значение имеет
П р и м е н е н и е типовых технологий (так называемых типовых защита информации от несанкционированного доступа и свое­
модулей) обеспечивает совместимость баз данных, созданных раз­ временное конвертирование данных в новые версии программы.
л и ч н ы м и архивными учреждениями, возможность объединить их Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной
в единую архивную и н ф о р м а ц и о н н у ю сеть с горизонтальными защиты компьютеров и информационных массивов, которая обес­
связями между архивными учреждениями одного уровня и вер­ печивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользо­
тикальными связями между учреждениями разных уровней. П р и вателя», «редактора» и «администратора».
этом обязательно должна соблюдаться преемственность тради­ Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая
ц и о н н ы х и автоматизированных справочников, а также различ­ система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для
ных версий автоматизированных справочников. Последнее очень большинства архивов (типовая электронная опись, типовой элек­
важно в условиях быстрого старения программного обеспечения. тронный систематический каталог). Эти задачи должна решить
В соответствии с концепцией информатизации архивного дела новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».
в государственном архиве целесообразно создание интегрирован­ Организация внедрения информационных технологий в архиве. Ус­
ной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на уни­ пешное функционирование информационно-поисковой системы во
фицированном по отрасли программном обеспечении. Эта систе­ многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве.
ма должна быть многоуровневой и многофункциональной, вклю­ Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько
чать в себя описания архивных документов, автоматизированную этапов.
поддержку учета и поиска архивных документов; контроль за обес­ 1. Изучение делопроизводства и документооборота организа­
печением сохранности документов; ведение списков источников ций ведомства или направления работы архива, которое подле­
комплектования, учета использования документов архива. жит компьютеризации.
Однако возможно использование архивом и собственных про­ 2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритет­
граммных разработок, в которых должны предусматриваться: ное значение имеет доскональное знание проектировщиками пра­
включение в структуры информационных массивов обязатель­ вил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а
ных реквизитов, т. е. обязательного перечня полей БД с их специ­ также знание основ технологии баз данных (структура БД, табли­
фикациями; цы, поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма — системный ин­
тегратор — предлагает самостоятельно провести обследование де­
лопроизводства. Однако в штате этих фирм очень редко бывают
Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста. — 1996. —
№ 1 . - С . 69. специалисты по делопроизводству и архивному делу, поэтому

258 259
лучше осуществить эту работу собственными силами. Постановка Создание и использование архивов электронных документов
задачи и техническое задание должны быть составлены специалис­ (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной
тами службы ДОУ и архива, а также службами информационного части источников отечественной истории новейшего времени,
обеспечения (АСУ, информцентра) совместно. Техническое зада­ которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не име­
ние на внедрение автоматизированной системы архива, формат пред­ ют равноценных аналогов на традиционных носителях (это отно­
ставленных данных согласуется с Росархивом. сится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по
3. Поиск подходящего под определенную задачу программного ведению государственного земельного кадастра, банка данных на­
продукта и ф и р м ы — системного интегратора. Здесь имеют значе­ логоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных
ние не только затраты на программное обеспечение и технику, но бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а так­
и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы. же базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономи­
4. Заключение договора, к которому прилагается техническое ческой, демографической, медицинской статистики, данных со­
задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конверти­ циологических опросов и др.).
рование данных в новые версии программы, поддержку «горячей Основными направлениями деятельности электронных архи­
линии», состав документации — сопровождения к программному вов являются:
обеспечению, обучение специалистов и т.п. разработка принципов хранения информации;
5. Создание, установка и адаптация программы осуществляется защита информации;
программистом или фирмой — системным интегратором — на активизация вторичного использования информации;
основе технического задания. стандартизация критериев описания данных;
6. Сертифицирование и регистрация программного продукта. оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых
7. Поддержка и обслуживание системы. файлов;
При выборе программного обеспечения предпочтение должно регулирование отношений между архивом и разработчиком
отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным машиночитаемых данных;
системам, соответствующим отечественным и международным реализация информационных услуг и исследовательских про­
стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и ектов.
развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различ­ Обобщив состав хранящихся в электронном архиве докумен­
ных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение. тов, можно распределить их на несколько групп:
Выбор ф и р м ы — системного интегратора — целесообразно 1) базы данных, касающиеся э к о н о м и к и , переписи населе­
проводить на к о н к у р с н о й основе, с учетом анализа внедрен­ ния, состояния здоровья, голосования на выборах;
ных разработчиком действующих отраслевых систем, стабиль­ 2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст
ности его п о л о ж е н и я на рынке, качества разработок. Обязатель­ законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний выс­
н ы м условием является наличие у разработчика л и ц е н з и и на ших органов власти и управления, наиболее популярных у иссле­
создание и н ф о р м а ц и о н н ы х систем в соответствии с междуна­ дователей справочных, энциклопедических изданий, газет;
р о д н ы м и стандартами качества. Целесообразно заключение с 3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных
ф и р м о й — с и с т е м н ы м интегратором — договора о долговремен­ источников (летописей, хроник и других раритетов).
н о м сотрудничестве. Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как пра­
Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика вило, поступают в электронные архивы из делопроизводства госу­
программ и эксперта программного продукта, он должен быть спосо­ дарственных и негосударственных учреждений, корпораций, ис­
бен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения следовательских институтов, в которых они были созданы. Однако
архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию. в электронных архивах с большим опытом работы статистические
данные новейшего периода дополняются путем создания баз дан­
9 . 4 . Электронные документы и архивы ных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную
информацию.
Под документом на машинном носителе понимается документ, Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов
созданный с использованием носителей и способов записи, обес­ обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим
печивающих обработку его информации электронно-вычислитель­ распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распоз­
ной машиной. навания (оцифрованные копии). Однако в 1990-е гг. появилась тен-

260 261
денция к росту четвертой группы электронных документов: ис­ ское описание массивов данных, а все проблемы их использова­
следовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение ния решает непосредственно пользователь. К тому же особого вни­
которых осуществляют не учреждения национальной архивной мания заслуживает вопрос о соотношении технической экспер­
службы, а исследовательские организации и высшие учебные за­ тизы массива МЧД (прикладные программы, формат данных) и
ведения. источниковедческого анализа массива, который для историка имеет
В нашей стране становление электронных архивов находится приоритетное значение. Существует точка зрения, согласно кото­
пока в начальной стадии. рой при отборе на хранение компьютерных файлов следует при­
В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался держиваться, по возможности, тех же критериев, что и при отбо­
Центральный государственный архив научно-технической доку­ ре документов на традиционных носителях, т. е. критериев проис­
ментации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хождения, содержания и внешних особенностей.
хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного Достаточно важной является и проблема стандартизации опи­
хозяйства С С С Р (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке сания машиночитаемых документов, а также создание единого
отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям стандарта электронных записей и единых правил описания архив­
документов, созданных средствами вычислительной техники». В на­ ных документов в базах данных.
стоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах П р и описании (каталогизации) машиночитаемых данных по­
хранит Центральный архив документов на специальных носите­ мимо сведений о самих данных необходима дополнительная ин­
лях (г. Москва), созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофоно- ф о р м а ц и я , отражающая процесс перехода от источника к его
документов г. Москвы. Однако значительные массивы электрон­ машиночитаемой версии.
ных документов находятся в ведомственных и негосударственных
архивах. В зарубежных архивах разработаны стандарты на три уровня докумен­
тации, которые должен иметь каждый массив МЧД: пользовательский
В архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов (цель, источник данных, содержание, организация данных — описание
на государственное хранение приняты следующие рекомендации: отби­ непосредственно данных и описание машиночитаемых файлов для воз­
рать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумаж­ можного вторичного использования); административный, включающий
ных аналогов; при экспертизе уделять основное внимание оценке при­ официальные документы, регулирующие отношения архива с пользова­
кладных программ информационных систем, а не отдельным докумен­ телем; каталожный, с помощью которого осуществляется поиск данных
там, т.е. уделять большее внимание функциям электронного документа, в массиве документов. В описании МЧД указывается характеристика про­
а не ему самому; рассматривать вопрос о читабельности принимаемых граммного обеспечения, информационного массива, лингвистического
машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения и др. В нашей стране разработка подобных стандартов —
1
обеспечения) . дело будущего.

В К о н ц е п ц и и информатизации архивного дела в Российской Если архив комплектуется электронными документами, необ­
Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадицион­ ходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных.
ных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хране­ Основной массив данных должен храниться на сервере и быть до­
ние «достаточно ограниченный круг больших массивов машино­ ступным сотрудникам. В электронном архиве хранятся периоди­
читаемой информации, имеющих очевидную социально-эконо­ чески изготавливаемые резервные к о п и и системы на магнитных
мическую значимость (первичные данные демографических пере­ лентах или магнито-оптических дисках. В Положении об архиве
писей, социологических обследований), не имеющие аналогов в следует указать сроки резервного копирования данных, режим и
традиционной форме, с последующим переводом их в единый носители, на которые производится копирование, сотрудника,
формат записи данных. Использование документов возможно либо ответственного за резервное копирование.
в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя.
Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение
разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста вхо­
дит л и ш ь хранение, периодическое копирование и специфиче-

Гарскова И.М. Архивирование машиночитаемых данных: международные


дискуссии // Международный бюллетень ассоциации «История и компьютер». —
1995. - № 13. - С. 19.

262
Распоряжение Президента Российской Федерации «О порядке рассекре­
чивания архивных документов» // Отечественные архивы. — 1995. — № 1.
Словарь современной архивной терминологии социалистических
стран. - Вып. 1, 2. - М., 1982, 1988.
Список источников и литературы Указ Президента Российской Федерации «О включении отдельных
объектов в Государственный свод особо ценных объектов культурного
наследия народов Российской Федерации» // Отечественные архивы. —
/. Опубликованные источники 1995. - № 2; 1997. - № 3.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от


27 октября 2004 г. // Сборник законодательства Российской Федерации. — 2.2. Методическая литература
2004. - № 43. - Ст. 4169.
Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня Архивный маркетинг. — М., 1996.
2004 г. «О Федеральном архивном агентстве» // Российская газета. — Дифференцированный подход к описанию документов: Методичес­
2004. - 22 июня. кие рекомендации. — Вып. 1. — М., 1969.
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений. —
1
Российской Федерации и архивах . М., 1988.
1
Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации» . Маркетинг информации Архивного фонда Российской Федерации:
Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверж­ Справочно-методическое пособие. — М., 1995.
дении Положения о лицензировании деятельности по обследованию со­ Методические рекомендации по проведению целевой комплексной
стояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и рес­ экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архи­
1
таврации архивных документов» . вах. - М., 1988.
Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ве­ Методические рекомендации по работе с документами личного про­
домственного хранения документов и организации их в делопроизвод­ исхождения (литература и искусство). — М., 1990.
1
стве» . Методы описания документной информации: Методические рекомен­
Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверж­ дации. — М., 1986.
дении Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Рос­ Организация использования документов ГАФ С С С Р : Пособие для
сийской Федерации и сети федеральных государственных архивов и цент­
1 архивистов. — М., 1991.
ров хранения документации» .
Организация учета использования документов в государственных ар­
Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о
1 хивах. - М., 1987.
Федеральной архивной службе России» .
Основные положения развития системы научно-справочного аппара­
та к документам государственных архивов. — М., 1981.
2. Основная литература Отбор на государственное хранение управленческих документов, об­
разующихся в деятельности негосударственных организаций (новых эко­
2.1. Нормативная литература
номических хозяйственных структур): Методические рекомендации. —
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р М., 1997.
51141-98. - М., 1998. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источни­
Квалификационный справочник должностей служащих. — М, 2001. ков комплектования государственных архивов. — М., 1993.
Основные правила работы архивов организаций. — М., 2002. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архи­
Основные правила работы ведомственных архивов. — М., 1986.
вы С С С Р . - М., 1973.
Основные правила работы государственных архивов Российской Фе­
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госко­
дерации. — М., 2002.
митетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,
Основные правила работы государственных архивов С С С Р . — М, 1984.
предприятий с указанием сроков хранения. — М., 1989.
Постановление Совета Министров — Правительства Российской Фе­
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в дея­
дерации «О реализации государственной политики в архивном деле» //
тельности организаций, с указанием сроков хранения. — М., 2000.
Отечественные архивы. — 1993. — № 5.
Подготовка межархивных справочников: Методические рекоменда­
1
См.: Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архи­
ции. - М., 1991.
вном деле. — М., 2002. Правила работы исследователей в читальных залах государственных
архивов С С С Р . - М., 1998.
264 265
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бу­ Банасюкевт В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Феде­
мажной основе: Методическое пособие. — М., 2002. рации. Современный этап // Секретарское дело. — 1998.— № 1.
Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кре­ Банасюкевич В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.В. На пути к созда­
дитных организаций, с указанием сроков хранения. — М., 2000. нию автоматизированной информационной службы // Отечественные
Рекомендации по итогам парламентских слушаний по проблемам бе­ архивы. — 1999. — № 2.
зопасности, комплектования и использования Архивного фонда Россий­ Бурова Е.М. История и современные тенденции развития экспертизы
ской Федерации // Отечественные архивы. — 1999. — № 3. — С. 4—8. ценности документов: Учебное пособие. — М., 1985.
Совершенствование научно-справочного аппарата к документам быв­ Бурова Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Со­
ших партийных архивов: Методические рекомендации. — М., 1994. временная система пособий по экспертизе ценности документов) //
Создание и ведение системы каталогов государственных архивов Делопроизводство. — 1998. — № 1.
С С С Р . - М., 1989.
Елпатьевская В.В. Развитие обзорной информации по документам ГАФ
Создание современных архивных справочников на основе дифферен­ С С С Р // Советские архивы. — 1979. — № 3.
цированного подхода: Методическое пособие. — М., 2003. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюцион­
Составление архивных описей: Методические рекомендации. — М., 2003. ной России. — М., 1983.
Схема единой классификации документной информации в система­ Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих
тических каталогах государственных архивов (советский период) — М документов // Отечественные архивы. — 2000. — № 4.
1978.
Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учрежде­
Управленческие документы постоянного срока хранения, образую­ ний, предприятий, организаций // Отечественные архивы. — 1994. — № 5.
щиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хо­ Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование государствен­
зяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов):
ных архивов управленческими документами (теоретико-методический
Справочное пособие. — М., 1996.
аспект) // Отечественные архивы. — 1995. — № 6.
Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат — М Илизаров Б. С. Роль документальных памятников в общественном раз­
1994.
витии. Теоретические вопросы использования архивных документов: Учеб­
ное пособие. — М., 1987.
2.3. Архивоведческая литература Иноземцева З.П., Курносое Н.Д. Новое время — новые проблемы. Ком­
плектование государственных архивов документами общественных дви­
Автократов В.Н. Архивоведение в кругу других областей знания //
жений // Отечественные архивы. — 1992. — № 6.
Советские архивы. — 1973. — № 2.
Иноземцева З.П., Мельникова Л.А. Новое время — проблемы старые.
Автократов В.Н. К вопросу о методологии архивоведения // Архео­
Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные ар­
графический ежегодник за 1969 г. — М., 1971.
хивы. — 1995. — № 1.
Автократов В.Н. Общая теория архивоведения // Вопросы истории —
Ковальчук НА., Осичкина Г.А., Бутько СП. Основные информацион­
1973.-№8.
ные справочники в системе НСА государственных архивов. — М., 1985.
Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспекти­
Козлов В.П. Актуальные проблемы взаимодействия архивов и вузовс­
вы развития //Делопроизводство. — 2003. — № 2.
кой исторической науки // Вестник архивиста. — 1996. — № 5.
Альбрехт Б.В. Вопросы организации работы с документами полично­
Козлов В. П. Архивная реформа: вопросы научного и методического
му составу // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2003. — № 6.
обеспечения // Отечественные архивы. — 1994. — № 1.
Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы
Козлов В. П. Архивная служба России и российская государственность:
и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы —
опыт 80 лет // Отечественные архивы. — 1998. — № 5.
1996. - № 4.
Козлов В.П. Публичность архивов и свобода архивной информации //
Архивная реформа: проблемы, пути развития (расширенное заседа­
Советская историография. — М., 1996.
ние коллегии Роскомархива) // Отечественные архивы. — 1992. — № 3.
Козлов В.П. Российское архивное дело. — М., 1999.
Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Пробле­
Котов Б.А. Юридический справочник руководителя предприятия. Тай­
мы взаимодействия на современном этапе: Доклады и тезисы выступле­
ний на Всероссийской конференции. — М., 1995. на. - М., 1999.
Бакалинская Г.Г., Андреева Л.С. О пересмотре отраслевого состава ис­ Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. — М., 1996.
точников комплектования Архивного фонда Российской Федерации // Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов
Отечественные архивы. — 1992. — № 3. акционерных общетв // Секретарское дело. — 2004. — № 1.
Балакирев А.Н. Новый вид документов в составе Архивного фонда Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа фор­
Российской Федерации // Вестник архивиста. — 2004. — № 3—4. мирования общего архивного информационного пространства //
Отечественные архивы. — 2000. — № 3.
266 267
Леонтьева О.Г. Организация комплектования госархивов нуждается в
обновлении // Отечественные архивы. — 1994. — № 2.
Мякушев С.Д. «Смоленский архив» возвращен, вопросы остались //
Отечественные архивы. — 2004. — № 8.
Надершина М.Д. Порядок и сроки хранения документов коммерческих
организаций в современном российском законодательстве // Секретарс­ Оглавление
кое дело. — 2003. — № 12.
О свободе доступа к информации и разумном балансе интересов //
Введение *
Отечественные архивы. — 1997. — № 4.
Глава 1. Развитие архивной деятельности в России с древнейших
Об изменении Основ архивного законодательства // Отечественные
архивы. — 1998. — № 6. времен до конца XX века 8
Орлова НА. Экспертиза ценности документов ГАФ С С С Р (1958 — 1.1. Появление архивов в Древнерусском государстве.
1980 гг.). - М., 1984. Архивы в период феодальной раздробленности 8
Павлова Т. Ф. Рассекречивание документов государственных архивов: 1.2. Архивная деятельность в период складывания
некоторые итоги, законодательная база, проблемы // Вестник архивис­ и существования феодальной монархии 11
та. - 1994. - № 1 (19), 2 (20). 1.3. Архивная деятельность в Российской империи 15
Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектова­ 1.4. Архивная деятельность в советский и постсоветский
ния и использования Архивного фонда Российской Федерации // Оте­ периоды 22
чественные архивы. — 1999. — № 2.
Глава 2. Правовые основы регулирования архивной сферы 41
Руделъсон К.И. Современные документные классификации. — М., 1973.
2.1. Архивное право и архивное законодательство 41
Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. —
М , 1979. 2.2. Основные законодательные акты в архивной сфере
Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектова­ в 90-е гг. XX в 45
ния государственных архивов СССР /Труды ВНИИДАД. — Т. 4. — Ч 1 2 — Глава 3. Организация документов и дел Архивного фонда Российской
М., 1974.
Федерации 54
Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, исполь­
3.1. Понятия «архивный документ» и «архив» 54
зование // Отечественные архивы. — 1998. — № 5.
3.2. Архивный фонд Российской Федерации 56
Хорхордина Т.Н. История Отечества и архивы. 1917—1980 гг — М
1994. 3.3. Организация документов и дел в пределах Архивного
фонда Российской Федерации в целом (первый
Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов
уровень организации документов) 57
Архивного фонда // Отечественные архивы. — 1994. — № 2.
3.4. Организация документов и дел в пределах архивов
Шабанова Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета Архи­
(второй уровень организации документов) 67
вного фонда России // Отечественные архивы. — 1997. — № 5.
3.5. Организация документов и дел в пределах архивного
Этика в архивах: Международные этические нормы поведения архи­
фонда (третий уровень организации документов) 71
вистов // Отечественные архивы. — 1995. — № 5.
Глава 4. Комплектование и экспертиза ценности документов 77
4.1. Комплектование Архивного фонда Российской
Федерации П
4.1.1. Определение источников комплектования 77
4.1.2. Организация комплектования 82
4.2. Экспертиза ценности документов 85
4.2.1. Экспертиза ценности документов на основе
научных критериев 85
4.2.2. Экспертиза ценности документов по перечням . . 92
Глава 5. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда
Российской Федерации Ю0
5.1. Организация учета документов Архивного фонда
Российской Федерации 101
269
7.4.2. Документы, подлежащие засекречиванию
5.2. Составление учетных документов в архиве 105 и рассекречиванию 19°
5.3. Обеспечение сохранности документов Архивного 204
7.5. Основы архивной эвристики
фонда Российской Федерации 115 7.5.1. Поиск документов в делопроизводстве
Глава 6. Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда и архиве учреждения 206
Российской Федерации 120 7.5.2. Поиск документов в государственном архиве . . . .211
7.6. Анализ использования архивных документов 219
6.1. Система научно-справочного аппарата к архивным
документам 120 231
6.2. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной Глава 8. Менеджмент в архивах
документной информации 124 8.1. Основные функции управления 231
6.2.1. Описание документов и дел в архивах 8.2. Нормативно-правовая база работы архива 232
учреждения и государственных архивах 124 8.3. Планирование в архиве 234
6.2.2. Описание документов и дел личного 8.4. Работа с персоналом . . fJ°
происхождения 132 8.5. Маркетинг в архивах
6.2.3. Описание документов и дел досоветского Глава 9. Информатизация архивного дела
периода 135 9.1. Этапы информатизации архивного дела 245
6.3. Архивные описи 136 9.2. Объекты и цели информатизации архивного дела 248
6.3.1. Влияние классификации документов и дел 9.3. Информационные технологии и организация
в пределах архивного фонда на составление их внедрения в архивах 249
архивной описи 137 9.4. Электронные документы и архивы 260
6.3.2. Составление собственно архивной описи дел . . . . 141 264
6.3.3. Составление справочного аппарата к описи 142 Список источников и литературы ^
6.4. Система каталогов в архиве 146
6.4.1. Каталог как архивный справочник 146
6.4.2. Определение вида каталога 148
6.4.3. Разработка схемы классификации документной
информации в каталоге 150
6.4.4. Выявление и отбор документной информации
для каталогизации 154
6.4.5. Описание документной информации
на каталожных карточках 155
6.4.6. Индексирование каталожных карточек 157
6.4.7. Систематизация карточек и ведение каталога . . .161
6.5. Архивные путеводители 162
6.5.1. Характеристики фондов в путеводителе 163
6.5.2. Справочный аппарат к путеводителю 169
6.6. Обзоры документов и другие архивные справочники . . 170
6.6.1. Характеристика документов в обзоре 171
6.6.2. Справочный аппарат к обзору 174
6.7. Дополнительные справочные системы НСА 175
Глава 7. Использование архивных документов 177
7.1. Направления использования архивных документов . . . .177
7.2. Цели использования архивных документов 178
7.3. Формы использования архивных документов 180
7.4. Доступ к документам Архивного фонда Российской
Федерации 192
7.4.1. Регулирование доступа к документам
Архивного фонда РФ 192

270

Вам также может понравиться