Вы находитесь на странице: 1из 132

ный комплект учебников

Для подготовки квалифицированных Профессиональное


кадров в учреждениях начального образование
профессионального образования
предназначены следующие
учебники и учебные пособия:
Подготовка служащих

Е.Н. Басовская, Т.Д. Быкова, Е.В. Алексеева


Л.М. Вялова и др. Л. П. А ф а н а с ь е в а
Делопроизводство
Е.М. Б у р о в а
Н.П.Котерова
Основы маркетинга
С.В.Соколова
Основы экономики Архивоведение
Л. Н. Череданова
Основы экономики
и предпринимательства

Издательский центр «Академия»


www. academia-moscow. ru
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ О Б РАЗ О ВАН И Е(\\Ч

Е. В. АЛЕКСЕЕВА, Л. П. АФАНАСЬЕВА, Е. М. БУРОВА

АРХИВОВЕДЕНИЕ
Под р е д а к ц и е й профессора В.П.Козлова

i УЧЕБНИК

Допущено
Экспертным советом по начальному профессиональному
образованию Минобразования России в качестве учебника
для учреждений начального профессионального образования

Допущено
Министерством образования Российской Федерации
в качестве учебного пособия для студентов учреждений
среднего профессионального образования, обучающихся
по специальности 0611 —Делопроизводство и архивоведение

3-е и з д а н и е , п о п о л н е н н о е
М. Жумабаев атьшдагы ^
Кекшетау облыстьш, яибебая 'j
5 ^ 1310
" Москва
гылыми к1тапханасы
Кокчетавская обласл^я
^f"

миверсальная научная вмблиот


ACADEMA км. М. ЙСумабаееа
2005
УДК 930.25(075.32)
ББК79.3я723
А471

Введение

Прежде чем начать рассматривать проблемы архивоведения, не­


обходимо остановиться на определении понятия архивоведение в
Рецензент — целом.
преподаватель Московского профессионального Архивоведение — это комплексная научная дисциплина, разра­
колледжа Н. С. Мухина
батывающая теоретические, правовые и методические вопросы «на­
уки об архивах». Ее составными компонентами являются следую­
щие специальные дисциплины: теория и методика архивоведения,
история и организация архивного дела, археография (в последнее
время все чаще включающаяся в архивоведение), архивное право,
архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент, архивная
статистика, автоматизированные архивные технологии.
Теория и методика архивоведения — одна из основных науч­
ных дисциплин, входящих в понятие архивоведения. Следователь­
но, архивоведение — это комплексная научная дисциплина, изу­
чающая все аспекты архивного дела, а теория и методика архиво­
Алексеева Е.В. ведения — ее основная научная дисциплина, изучающая отдель­
А471 Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. ные аспекты «науки об архивах».
пособие для сред. п р о ф . о б р а з о в а н и я / Е.В.Алексеева, Что же конкретно изучает теория и методика архивоведения
Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. — 3-е (ТИМА)?
изд., доп. — М.: Издательский центр «Академия», 2005. — Предметом изучения и разработки Т И М А являются следую­
272 с. щие п р о ц е с с ы и м е т о д ы н а у ч н о й р а б о т ы с д о к у ­
ISBN 5-7695-2538-Х ментами:
В книге рассматриваются проблемы становления и функционирования 1) п р и н ц и п ы и методы отбора и организации документов, под­
архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются лежащих архивному хранению;
организационно-методические вопросы классификации, комплектования, 2) способы хранения, обеспечивающие полную сохранность
экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования до­ материалов;
кументов Архивного фонда Российской Федерации.
3) создание системы информации о содержании документов;
Для студентов учреждений начального и среднего профессионального
4) организация всестороннего использования документной ин­
образования.
формации;
5) организация работы архивных учреждений.
УДК 930.25(075.32)
К объектам ее изучения относятся:
Б Б К 79.3я723
—- текстовые документы на бумажной основе;
— научно-технические и кинофотодокументы;
Оригинал-макет данного издания является собственностью — звукозаписи;
Издательского центра «Академия», и его воспроизведение любым способом — микрофильмы и другие документы на различных носителях
без согласия правообладателя запрещается (материальных), хранящиеся и подлежащие хранению в архивах.
Научную основу современного архивоведения составляет иерар-
х
© Алексеева Е.В., Афанасьева Л. П., Бурова Е.М., 2002 Ичная система принципов, научных методов и различных, ха­
© Образовательно-издательский центр «Академия», 2005
рактеризующих отдельные этапы работы с документами, призна-
ISBN 5-7695-2538-Х © Оформление. Издательский центр «Академия», 2005

3
ков: критериев — при экспертизе ценности документов; характе­ Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оцени­
ристик — при описании и т.д. Но принципы и научные методы вать документы, исходя из функций учреждения и самих доку­
являются едиными, независимо от того, какой технологичный ментов. Он основан на том, что функции учреждений неравно­
процесс работы с документами выполняется. значны, следовательно, документы, созданные для их реализа­
В основе п р и н ц и п а и с т о р и з м а лежит рассмотрение лю­ ции, также несут неравнозначную информацию.
бого общественного явления в процессе его развития, поскольку Функциональный метод в свою очередь является не только на­
в нем обязательно имеются остатки прошлого, основы настояще­ учным методом оценки и изучения документов, но и способом
го и зачатки будущего. Так к а к документы являются своего рода прогнозирования информационного состава Архивного фонда стра­
продуктом этих явлений общественной жизни, а также средством ны. На его основе определяются те комплекты документов, кото­
их запечатления, то и их необходимо оценивать с учетом опреде­ рые должны будут в будущем найти отражение в составе АФ Р Ф .
ленной исторической эпохи, конкретной обстановки. Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным
Очень близко смыкаются принципы всесторонности и комплекс­ прогнозированием, при котором непосредственно изучается со­
ности. П р и н ц и п в с е с т о р о н н о с т и требует изучения и оценки держание созданных документов. Последний дает возможность
документов с учетом их внутренних и внешних особенностей в ком­ предполагать, какие документы, аналогичные своим предшествен­
плексе, т.е. — многоаспектного изучения каждого документа. никам, должны войти в состав АФ Р Ф . Оба метода прогнозирова­
П р и н ц и п к о м п л е к с н о й о ц е н к и наиболее широко при­ ния применяются взаимосвязанно, так как ретроспективное про­
меняется в экспертизе ценности документов, при которой доку­ гнозирование существенно дополняет результаты функциональ­
менты оцениваются не как единичный факт, а в комплексе с дру­ ного прогнозирования.
гими документами этого же архивного фонда или другого архивно­ В настоящее время широко применяется также информационный
го фонда и даже с документами, хранящимися в других государ­ метод. Так как документы содержат информацию, которая нерав­
ственных архивах. нозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то
В настоящее время архивисты называют еще один принцип — необходимо учитывать ее значение и изучать явления ее повторяе­
принцип социально-политической нейтрально­ мости. При рассмотрении информации, заключенной в докумен­
1
с т и , предполагающий изучение и отбор документов, отражаю­ тах, встает вопрос ее диалектической взаимосвязи с содержанием
щих жизнь во всех ее проявлениях, независимо от политической документов. В настоящее время для количественного измерения ин­
конъюнктуры или социальных пристрастий. формации, заключенной в документах, в архивоведении применя­
Изложенные принципы носят общий характер. На их базе в ются математические методы.
1960-е гг. были сформулированы научные методы. Они явились До 1960-х гг. основным методом был источниковедческий анализ.
конкретным выражением на практике названных принципов. К на­ Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних осо­
учным методам относятся системный подход, а также наряду с бенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а
традиционным источниковедческим анализом функциональный также языка документа, его формы, материала, на котором он
и информа цио нны й анализы. изготовлен.
Системный подход при исследовании объекта не исключает изу­ В настоящее время архивоведение оперирует всеми научными
чения особенностей и закономерностей отдельных его составляю­ методами.
щих. Любой объект может быть рассмотрен с системных позиций, Архивоведение как комплексная научная дисциплина не суще­
что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Систем­ ствует изолированно. Решая свои задачи, оно тесно взаимодей­
ный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения ствует с гуманитарными и естественными науками и научными
документов, требует рассмотрения документов как элементов той дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и
или иной системы документации. Более того, при изучении доку­ техники, историей литературы и искусства, историей государства,
менты должны сопоставляться не только с документами того уч­ историей государственных учреждений, источниковедением, вспо­
реждения, продуктами деятельности которого они являются, но могательными историческими дисциплинами, документоведени-
и с документами учреждений всей системы. ем, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физи­
кой, химией, биологией и другими.
1 Рассмотрим некоторые из них.
См.: Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов уп­
равленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечествен­ Историческая наука изучает процесс развития человеческого
ные архивы. — 1995. — № 6. — С. 4. общества, его законы и движущие силы. Исходя из достижений

4 5
этой науки, архивоведение разрабатывает методы работы с доку­ циплина помогает архивисту проникнуть в сущность документов
ментами. и их комплексов на стадии возникновения и тем самым выбрать
История государственных учреждений изучает системы и функ­ правильную форму их организации в архивах.
ции учреждений, организаций и предприятий со времени их воз­ Документоведение расширяет возможности архивистов, созда­
никновения до наших дней. Эта научная дисциплина помогает оп­ вая условия, позволяющие решать многие архивоведческие воп­
ределить пути организации архивных фондов разных учреждений в росы уже на стадии управления. Так, архивисту целесообразнее
зависимости от их значения, масштаба деятельности и функций. оценивать документы, имея дело не с отработанными документ­
В близкой связи с архивоведением находится источниковеде­ ными системами, поступившими в госархивы, а с системами,
ние. Оно вооружает архивоведение методами исследования доку­ еще только складывающимися в управлении. Использование ме­
ментов, а также помогает провести анализ их внутренних и внеш­ тодов документоведения открывает широкую перспективу для по­
них особенностей с целью отбора документов на государственное становки самых различных экспериментов в архивоведении.
хранение, их классификацию и описание. Таким образом, современное архивоведение не только зани­
К вспомогательным историческим дисциплинам относятся: мается изучением ретроспективной документальной информации,
п а л е о г р а ф и я — изучает начертания письменных знаков и но все более глубоко начинает проникать в суть процессов, про­
другие внешние признаки рукописей с целью их прочтения, да­ исходящих с документами в управлении. Общие для документове­
тировки и установления подлинности, помогает установить вре­ дения и архивоведения вопросы классификации документов, экс­
мя и место создания документа, его авторство, помогает прочте­ пертизы их ценности и описания решаются каждой дисципли­
нию и пониманию древних документов; ной, исходя из специфики делопроизводства и архивного дела.
д и п л о м а т и к а — изучает происхождение и структуру различ­ В архивоведение все более проникает кибернетика — наука о
ных официальных документов и разрабатывает методику получе­ процессах управления в сложных динамических системах. Важным
ния из них данных о процессах общественного развития, помогает для архивоведения является такой раздел кибернетики, как т е о ­
определить подлинность, дату создания документов, их авторство р и я и н ф о р м а ц и и , н а основе которой внедряются механизи­
и т.п.; рованные и автоматизированные системы поиска сведений о со­
и с т о р и ч е с к а я х р о н о л о г и я — изучает системы время­ держании документов.
исчисления, существовавшие в прошлом, в целях соотнесения их Информатика — изучает на основе достижений кибернетики
с современными, а также уточнения времени и места создания структуру и общие свойства научной информации, закономер­
документов; ности с о з д а н и я , п р е о б р а з о в а н и я , передачи и и с п о л ь з о в а н и я
и с т о р и ч е с к а я м е т р о л о г и я — изучает системы мер, и н ф о р м а ц и и в различных сферах человеческой деятельности.
использующиеся в прошлом в целях соотнесения их с современ­ И н ф о р м а ц и о н н ы й подход дает возможность обработки инфор­
ными, помогает прочтению и пониманию текста документов, а мации с целью введения ее в механические и автоматические чи­
также уточняет время и место их создания; тающие устройства.
с ф р а г и с т и к а — изучает временную государственную, тер­ Достижения физики, химии, биологии и других наук также
риториальную, ведомственную, фамильную и личную принадлеж­ помогают архивистам решать вопросы сохранности документов.
ность печатей, помогает установить подлинность, авторство и Таким образом, архивоведение широко связано с рядом наук
время создания документа; и научных дисциплин, оно использует их достижения и само спо­
г е р а л ь д и к а — изучает изображение на гербах, историю и собствует развитию соответствующих отраслей науки.
социально-правовое значение гербов, дает аналогичные сфрагис­
тике данные при изучении документов.
Также имеют важное значение и другие вспомогательные ис­
торические дисциплины, такие, как эпиграфика, генеалогия, ну­
мизматика, историческая география.
Следующая научная дисциплина, с которой тесно взаимодей­
ствует архивоведение, — это документоведение.
Она изучает закономерности образования документов и разра­
батывает способы их создания, принципы организации докумен­
тооборота и построения систем документации. Эта научная дис-

6
великий князь киевский. Его братья, сыновья, дружинники осу­
Глава 1 ществляли управление страной, суд, сбор дани. Основные функ­
ции Древнерусского государства были сведены к защите внешних
РАЗВИТИЕ АРХИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ границ, наведению «порядка» внутри страны, контролю над меж­
В РОССИИ С ДРЕВНЕЙШИХ ВРЕМЕН дународными торговыми путями (в первую очередь за путем «из
ДО КОНЦА XX века варяг в греки»). Об этом свидетельствуют сохранившиеся договора
Руси с Византией (911, 944, 971 гг.).
На рубеже XI — XII вв. Древнерусское государство распалось на
отдельные самостоятельные государства. П р и всех различиях им
были присущи некоторые характерные черты: в качестве основ­
1.1. Появление архивов в Древнерусском государстве.
ных политических сил везде присутствуют князь, дружина, го­
Архивы в период феодальной раздробленности
родское вече.
Архивы в Древнерусском государстве. Изучение истории архив­ В то же время все эти государства можно условно разделить на
ного дела позволяет проследить процесс накопления исторических три типа: раннефеодальная монархия, феодальная республика,
источников (документов) по истории народов и государств; по­ деспотическая монархия.
нять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирова­ В юго-западной Руси власть князя опиралась на силу дружины
ние «архивного наследия», его состав, размещение, организацию. и контролировалась городским вечем. Такое правление характери­
Поскольку история становления архивов тесно связана с ис­ зуется к а к раннефеодальная монархия.
торической наукой, периодизация в о з н и к н о в е н и я архивохрани­ На северо-востоке Руси сложилась деспотическая монархия (са­
л и щ пересекается с этапами становления и развития государ­ мовластие). Эта система взаимоотношений была основана на прин­
ственности. ципе господин — слуга, а следовательно, и характер отношений
Особо тесно переплетаются история государственного аппара­ был иным: слово князя было законом.
та управления и история становления архивного дела — именно На северо-западе Руси сложилась феодальная республика: «бо­
эту взаимосвязь мы и попытаемся проследить в данном разделе. ярская» или «аристократическая» (Новгород, позже — Псков),
Войны и нашествия, социальные катаклизмы, народные дви­ когда все главные должностные лица избирались на вече (посад­
жения, восстания, революции, гражданские войны, пожары, злой ник, епископ, воевода, там же избирался и князь, который зани­
умысел и обыкновенное варварство за многовековую историю мался только военными вопросами).
нашего отечества привели к гибели значительных комплексов до­ В Киевской Руси сосредоточением правительственной деятель­
кументов. Возможно, так называемые белые пятна истории на­ ности к н я з я был к н я ж и й двор, и м е н н о там, в так называемой
всегда останутся не заполненными нашим знанием о прошлом и з - государственной канцелярии — Казне, — собирались документы
за непонимания и неумения сохранить «документальную память». о различных сторонах деятельности киевских князей. Представи­
На сложном, многоплановом фоне развития отечественной телями княжеской власти на местах (в городах) были посадни­
истории постараемся проследить зарождение и развитие архивно­ ки, которые выполняли судебные и административные функ­
го дела в нашей стране. ции, и в процессе их деятельности также возникали документы,
которые затем хранились в патронажных храмах, являвшихся для
Народы и государства существуют в историческом времени и в
городского населения местом почитания святых — покровителей
географическом пространстве, они рождаются и погибают, эво­
города, а следовательно, сберегателей его ценностей. С приняти­
люционируют, преобразуются в новые социальные общности. Во­
ем Русью христианства (988 г.) важную роль в жизни общества и
сточнославянское государство — Киевская Русь — распалось, и
государства стала играть церковь. В церквях и монастырях созда­
на его месте образовались самостоятельные русские княжества и
вались с о к р о в и щ н и ц ы , в которых вместе с драгоценной культо­
земли. В дальнейшем их объединение было связано с возникнове­
вой утварью хранились книги, грамоты князей на пожалование
нием нового государственного образования — Московского вели­
(дарения) церквям и монастырям угодий и привилегий.
кого княжества (царства), названного затем Россия и разросше­
гося впоследствии до огромной империи. Нам предстоит охватить Д р е в н е й ш и м сохранившимся до нашего времени образцом
огромный исторический период с IX по XX в. жалованных грамот является грамота великого киевского князя
Древнерусское государство (IX — начало XII в.) можно охарак­ Мстислава Владимировича новгородскому Юрьеву монастырю
теризовать как раннефеодальную монархию. Во главе его стоял (датируется она началом XII в.).

9
8
В монастырях переписывались книги, которые наши предки Таким образом, в церковных хранилищах накапливалось много
называли «источниками мудрости». Книги чрезвычайно ценились, документов.
стоили очень дорого, так как изготовлялись из пергамента и укра­ Церковь помимо собственных конфессиональных обладала и
шались цветными миниатюрами. На Руси была широко распрост­ некоторыми судебными функциями, связанными с особой кате­
ранена религиозная литература, особенно «жития святых», кото­ горией дел (приверженность к язычеству, многоженство, браки
рые описывали жизнь, страдания, подвиги людей, канонизиро­ между близкими родственниками и т.д.). В процессе производства
ванных церковью, т.е. признанных святыми. таких дел создавались многочисленные документы.
В XI в. появляются первые исторические сочинения — летописи. Кроме деловых документов в церквях и монастырях хранились
К сожалению, до наших дней сохранилось чрезвычайно мало рукописи и книги, которые собирались и затем переписывались.
рукописных документов IX—XII вв. (чуть более 130). Эта поистине Работа по переписыванию книг часто выполнялась по заказу на
драгоценная капля позволяет представить, сколь многообразна, основе заключенного договора — «ряда».
трудна и насыщенна была жизнь в те времена. Делопроизводство вели под руководством высшего духовенства
Архивы в период феодализма. Переход к феодальной раздроб­ низшие церковнослужители — «диаки». В целях единообразия де­
ленности предопределил развитие новых культурных центров. Наи­ лопроизводства в митрополии создавались образцы документов.
более ярко это проявилось в летописании. В XII—XIII вв. возника­ Церковных «диаков» стали привлекать в свои канцелярии и свет­
ют летописные традиции в Ростово-Суздальской земле (Влади­ ские феодалы (князья, бояре). Поэтому словом «диак» («дьяк») с
мирский летописный свод, 1177), Галицко-Волынской земле, про­ XIV в. стали называть должностных лиц, ведущих письменное де­
должается летописание в Новгороде. лопроизводство, например: дьяки княжьи, городские, вечевые.
Феодальные княжества и республики не только стали наслед­ Документы церкви хранились при главе русской православной
никами документальных материалов Древнерусского государства, церкви — митрополите и епископах (в митрополичьей и епископ­
но и создавали новые. Так, князья закрепляли жалованными гра­ ских казнах), монастырские документы — в церквях монастырей.
мотами совершавшиеся феодалами (боярами, церковью) захваты
общинных земель. В процессе княжеского суда и управления отла­ 1.2. Архивная деятельность в период складывания
гались судебные протоколы, приговоры и другие документы. Борьба и существования феодальной монархии
между княжествами приводила к заключению договоров, кото­
рые фиксировались в «докончальных» или «крестоцеловальных» В условиях раздробленности русских земель сохранились свя­
грамотах, т.е. письменных договорах, подтвержденных клятвой зующие нити, которые послужили основой для будущего объ­
сторон. единения: это общий язык, правовые нормы, православная вера,
Расширялись связи с другими государствами. Например, Нов­ а также слабые экономические связи между отдельными княже­
город, Псков, Полоцк, Смоленск, Витебск заключали договоры ствами. И наконец, чрезвычайно важным был политический фак­
с торговыми компаниями немецких городов Балтии, помимо тор­ тор — необходимость объединения ради освобождения от ино­
говых заключались и дипломатические соглашения, особенно по­ земного ига.
сле отражения немецко-шведской агрессии в XIII в. С первой половины XIV в. инициатива и главенствующая роль в
Документы в рассматриваемый период начинали играть все объединении всех русских земель переходят на Северо-восток. На
более важную роль в политической, экономической жизни кня­ вторую половину XV - начало XVI в. приходится завершение
жеств, в придании юридической силы различным соглашениям объединения земель вокруг Москвы. В основу строительства нового
между князьями, поэтому в период феодальной раздробленности государства легли деспотические традиции северо-восточной Руси.
зарождается учет и описание документов. Первая опись докумен­ Основой могущества московского князя являлось московское
тов, дошедшая до нас, датируется 1288 г.: это Ипатьевская ле­ боярство, а его права полностью зависели от государя. За великим
топись, содержащая перечневую роспись рукописей и книг. князем московским «и всея Руси» признавалось право свободного
Большое количество ценнейших документов отложилось в церк­ волеизъявления, он обладал всей полнотой законодательной и
вях и монастырях, которые являлись крупными земельными фео­ исполнительной власти.
далами. В XII—XIV вв. монастырские владения расширялись за счет Государева Казна, выполнявшая роль общегосударственного ад­
вкладов («на помин души» или при поступлении в монахи). Вкла­ министративного органа, постепенно становится фактически го­
ды оформлялись духовными и данными грамотами, а также не­ сударственной канцелярией, из которой позже выделились орга­
редко сопровождались передачей в монастырь старых документов. ны отраслевого управления — приказы.

10 11
В Казне хранились документы великого князя. Существенные изменения в XVI в. произошли в организации
С конца 90-х гг. XV в. документы изымаются из государственной церкви. В 1589 г. было учреждено патриаршество — высшая власть в
Казны и передаются в отдельный государственный архив, исто­ православной церкви.
рия деятельности которого приходится в основном на период су­ П р и патриархе в XVI в. возник особый «двор» со своими долж­
ществования Русского централизованного государства. ностными лицами. Через этот аппарат патриарх осуществлял об­
В XVI в. происходит укрепление государства, которое сформи­ щее руководство церковными делами и имуществом церкви.
ровалось в форме монархии с сильной верховной властью. Документацию, сохранившуюся в архивах церквей и монасты­
В основе организации государственного управления в рассмат­ рей, условно можно разделить на две группы: религиозная и хо­
риваемый период было единство судебной и административной зяйственная, составлявшая большую часть.
власти. До середины XVI в. сложились и действовали два общего­ В начале XVII в. в результате польско-литовской и шведской
сударственных ведомства: Белый Дворец и Казна. интервенций церковным архивам был нанесен серьезный урон.
Белый Дворец ведал л и ч н ы м и землями великого князя, воз­ Поэтому судить об их былом составе в наши дни можно л и ш ь по
главлял его дворский (или «дворецкий»). В функции Дворца вхо­ сохранившимся описям и копийным книгам (копии с наиболее
дило и управление отдельными отраслями княжеского хозяйства. важных документов). Кроме того, в архивах церквей и монастырей
По мере присоединения новых земель для управления ими со­ хранились документы светских феодалов, подтверждавшие их права
здавались местные «дворцы», например Казанский дворец (после на владение землей, крестьянами и другим имуществом.
присоединения Казани) и др. Система местного управления в тот период была сложной. По
Казенный двор (Казна) ведал финансовыми вопросами, а также земской реформе 1555 —1556 гг. суд и сбор податей были переданы
государственным архивом и государственной печатью. в ведение «старост», которые избирались посадскими людьми (го­
Постепенно с увеличением и усложнением функций государ­ родскими жителями) и черносошенными крестьянами (не нахо­
ственного управления возникла необходимость в создании специ­ д и в ш и м и с я в крепостной зависимости, а принадлежавшие госу­
альных учреждений, которые руководили военными, иностран­ дарству).
ными, судебными и прочими делами. Так, в середине XVI в. воз­ Судебник 1550 г. возложил на «местную администрацию» (ста­
никают постоянно действующие приказы со своими штатами,
рост, сотских, десятских) обязанность вести «разметные книги»,
внутренней структурой и специальным делопроизводством.
в которых фиксировались имущественное положение и повинно­
Из большого числа приказов, создававшихся в разные годы, сти населения (сборы в государственную казну). Кроме того, на
можно выделить несколько основных групп, объединенных по на­ местах в уездах, делившихся на волости, часто возникали спор­
правлению деятельности:
ные ситуации, связанные с имущественными и земельными пра­
первая группа — военные (Разрядный, Поместный, Стрелец­ вами. Таким образом, жизнь «провинции» находила свое отраже­
кий, Пушкарский, Оружейная палата);
ние в документах местных учреждений. К сожалению, до наших
вторая группа — дворцовые приказы, заведовавшие отдельны­ дней дошли лишь маленькие фрагменты этих документальных ком­
ми отраслями великокняжеского, а затем (с 1547 г.) царского
плексов, утраченных не только в результате войн и стихийных
хозяйства (Казенный, К о н ю ш е н н ы й , Ловчий, Сокольничий, По­
бедствий, но и в немалой степени из-за небрежного хранения.
стельничий);
В связи с ростом феодального землевладения, раздачей при­
третья группа — внешние сношения с иностранными держава­ надлежавших государству («черных») и царскому дворцу («двор­
ми (Посольский приказ);
цовых») земель в поместное и вотчинное владение важное значе­
четвертая группа — финансовые, фискальные приказы для сбора ние приобретало ведение соответствующей документации. Поэто­
налогов и податей (Приказ Большого прихода);
му в имениях светских и духовных феодалов (особенно монасты­
пятая группа — судебно-полицейские приказы (Разбойный, Хо­ рей), а также в государственных учреждениях, как центральных
лопий, Земский);
(приказах), так и местных (приказных воеводских и съезных из­
шестая группа — судебные приказы, которые заведовали су­ бах), составлялись копийные и записные книги актов.
дом на определенных территориях (Московский, Владимирский,
В записных книгах регистрировались акты, устанавливающие
Дмитровский, Казанский).
ф о р м ы зависимости крестьян от землевладельцев («порядные и
Количество приказов постоянно увеличивалось, что было свя­ ссудные записи»), акты на д о л ж н и к о в , отрабатывающих про­
зано с расширением и усложнением функций централизованного
центы со ссуды в хозяйстве землевладельцев («служилые каба­
государства.
лы» и т . д . ) .
12 13
Развитие феодального хозяйства приводило к усложнению Условно архив можно было разделить на две группы материа­
функций вотчинного управления, а следовательно, и к усложне­ лов: изъятых в воссоединенных землях (духовные грамоты вели­
нию текущего делопроизводства в феодальной вотчине. Так, по­ ких и удельных князей) и возникавших в процессе деятельности
являются приходно-расходные книги и другие виды документов. государственных учреждений (документы по истории внутренней
В XVI —XVII вв. в правительственных учреждениях сложилась и внешней политики Русского централизованного государства).
система делопроизводства. П р и к а з н о й аппарат (канцелярия) со­ В Царском архиве отлагались материалы, начиная с XIV в., в том
стоял из дьяков и подьячих, которые вели всю приказную до­ числе документы упраздненных учреждений и наиболее важная до­
кументацию. Существовала «столбцовая» форма приказного де­ кументация XVI в. В конце XVI в. большинство дел из Царского архи­
лопроизводства, выработался и особый стиль письма — ско­ ва было передано в архив Посольского приказа. В начале XVII в.
ропись. (в Смутное время) входившие ранее в состав Царского архива доку­
Столбцами называли ленты бумаги шириной 15 —17 см и раз­ менты сильно пострадали в результате военной интервенции.
личной длины, имевшие несколько склеек. На лицевой стороне
столбца наносился основной текст, а оборотная сторона служила 1.3. Архивная деятельность в Российской империи
для нанесения различных помет, кроме того, переписчик после
завершения дела ставил «справки», т.е. указывал свое имя, а дьяк Архивная деятельность в годы царствования Петра I. К исходу
или подьячий, «вершивший» дело, скреплял столбец «скрепой», XVII в. система государственных учреждений — приказов — из­
т. е. проставлял на местах склеек буквы своего имени и титула. Та­ рядно устарела.
кая система позволяла обезопасить документ от подлогов или ут­ В первой четверти XVIII в. с началом преобразований в области
рат в случае расклейки столбцов. экономики, военного дела, государственного управления приказы
Помимо столбцовой в приказах использовались и другие фор­ были упразднены. Вместо них были созданы коллегии, которые
мы документов — тетради (несколько листов, сшитых в один ко­ ведали определенными участками государственного управления и
решок), грамоты (отдельные наиболее важные правительствен­ распространяли свою деятельность на всю территорию страны. Но­
ные указы или частные сделки). вые центральные учреждения отличал принцип коллегиального об­
Постепенно в работе приказов произошло разделение в хране­ суждения текущих дел. Количество коллегий по сравнению с коли­
н и и подлинников и копий документов. чеством приказов было намного меньше, что сделало управление
Первоначально архивы в приказах располагались в тесных, не­ более эффективным. Документы коллегий содержали информацию
приспособленных помещениях — «казенках». Однако после силь­ об армии и флоте, их строительстве, перевооружении, снабжении,
нейшего пожара в Москве в 1626 г., уничтожившего большое ко­ обучении личного состава, условиях несения военной службы, ходе
личество деревянных построек, в том числе и тех, где располага­ военных действий (фонды Военной коллегии и Адмиралтейства);
лись приказы, в Кремле было построено специальное каменное сведения о финансовом положении России в XVIII в., о формиро­
здание, в котором и разместились уцелевшие архивы приказов. В даль­ вании бюджета страны, о расхищении казенных средств должност­
нейшем именно сюда стали поступать на хранение документы от ными лицами, о сборе налогов, переписи населения (Камер- и
московских приказов. Ревизион-коллегии); о судебной деятельности правительственных
Характерной особенностью работы архивов этого периода было учреждений (Юстиц-коллегия); сведения о раздаче дворянам зе­
то, что потерявшие практическое значение документы, как пра­ мель, о купле-продаже крепостных крестьян и земель, о крестьян­
1
вило, хранились в канцелярии вместе с текущим делопроизвод­ ских восстаниях (Вотчинная коллегия) и т.д. . Все эти документы
ством, т.е. хранилища документов еще не стали самостоятельны­ откладывались в хранилища при коллегиях.
ми структурными подразделениями учреждений. В 1708 г. была проведена реформа местного управления, в ре­
Для истории архивного дела Русского централизованного го­ зультате которой государство было поделено на губернии. Также
сударства особое значение имеет Царский (или государственный) была проведена городская реформа, целью которой было упоря­
архив, который в XVI в. занимал центральное место среди храни­ дочить управление городами. Центральным учреждением, ведав­
л и щ письменных материалов. ш и м управлением в городах, стал Главный магистрат, а на местах
Текущими делами архива руководили думные дьяки. Докумен­ были учреждены городские магистраты.
ты в архиве хранились в ящиках, в каждом из которых находились
1
грамоты, книги, тетради, столбцы, а в некоторых — архивы быв­ См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путево­
ших независимых земель. дитель: В 4 т. - Т. 1. - М., 1991.

14 15
В хранилищах при вновь созданных местных учреждениях скон­ губернатор, обладавший чрезвычайно широкими властными пол­
центрировались документы предшествующих органов местного са­ номочиями.
моуправления, а также стали откладываться документы учрежде­ Финансовые вопросы в губернии находились в ведении Казен­
ний, пришедших им на смену: в губерниях — при губернских кан­ ной палаты, а в уездах — казначейств. В связи с этим были упразд­
целяриях, в провинциях — при провинциальных канцеляриях, в нены Камер- и Ревизион-коллегии.
уездах — при земских комиссарах. В 1721 г. был образован Синод Были созданы сословные судебные учреждения: Верхний зем­
во главе со светским лицом. Таким образом, произошло подчине­ ский суд для дворян, Губернский магистрат для горожан и Верх­
ние церкви государству, ее превращение в часть государственного н я я расправа для государственных крестьян.
аппарата. В фондах Сената, Синода, Кабинета министров, Вер­ Уголовная и гражданская палата судили все сословия.
ховного тайного совета и других высших органов власти, возни­ В отдельную административную единицу управления были вы­
кавших в период дворцовых переворотов, хранились ценнейшие делены города. Во главе города стоял городничий.
сведения о внутренней и внешней политике XVIII в., а также Городское собрание избирало городского главу и представите­
личные документы императоров и императриц, сменявших друг лей судебных учреждений. Распорядительным органом сословного
друга на престоле. самоуправления в городе стала городская Дума. В период между
Таким образом, происшедшие преобразования отразились на собраниями Думы ее функции передавались исполнительному
развитии архивного дела в стране. Начали создаваться архивохра­ органу — шестигласной Думе, включавшей по одному гласному
нилища при новых высших, центральных и местных учреждени­ (депутату) от каждого разряда городского населения.
ях, а также предпринимались попытки организовать хранение до­ Таким образом, реформа унифицировала органы местной адми­
кументов упраздненных учреждений и документов, утративших нистрации, усилила централизацию власти, укрепила диктатуру дво­
свое оперативное значение в повседневной работе действующих рянства в центре и на местах. Сложившаяся в результате реформ
учреждений. система местных органов государственного управления просущество­
Под влиянием развития книгопечатания и в целях улучшения вала до 60-х гг. XIX., а введенное Екатериной II административное
сохранности документов в делопроизводство стало внедряться ве­ деление страны оставалось практически неизменным до 1917 г.
дение дел на листах книг и тетрадей. В 1700-1726 гг. столбцовое Создание новых губернских учреждений, предусмотренных ека­
делопроизводство было отменено, и документы приняли знако­ терининскими реформами, растянулось на несколько лет. Ликви­
мую для нас форму. дированные в их результате учреждения должны были сдать окон­
Важно отметить, что в результате петровских реформ государ­ ченные дела в Санкт-Петербургский государственный архив ста­
ственного аппарата архивы были отделены от канцелярий учреж­ рых дел, имевший самостоятельное положение: архив находился
дений и стали самостоятельными структурными подразделения­ в ведении Сената (просуществовал с 1781 по 1834 г.).
ми. Юридически это было закреплено в Генеральном регламенте По такой же схеме происходила концентрация «решенных дел»
1720 г., по которому предусматривалась обязательная сдача уч­ в Москве — они были сосредоточены в Московском государст­
реждениями документов в архивы по истечении определенного венном архиве старых дел.
срока. Следует отметить, что дела московских ликвидированных уч­
П о д о б н а я ситуация существовала до 70-х гг. XVIII в., когда в реждений находились в лучшем состоянии, чем петербургских,
результате р е ф о р м ы государственного аппарата ( 1 7 7 5 - 1 7 8 5 ) , которые сильно пострадали во время наводнения 1777 г. В Москве
п р о в е д е н н о й в царствование Е к а т е р и н ы II ( 1 7 6 2 - 1 7 9 6 ) , коли­ дела принимались на хранение в упорядоченном состоянии — по
чество местных учреждений и соответственно архивов при них описям и реестрам (однако не следует думать, что в Москве все
возросло. дела находились в образцовом порядке, и среди них было множе­
Архивная деятельность в годы царствования Екатерины II. В годы ство поврежденных из-за небрежного хранения).
правления Екатерины II был разработан проект нового управле­
ния губерниями — «Учреждения для управлениями губерниями В конце XVIII в., в годы правления Павла I (1796-1801), в результате
Всероссийской империи» (1775), в соответствии с которым стра­ восстановления деятельности части упраздненных коллегий часть доку­
на была разделена на 50 губерний (вместо 23 прежних). Провин­ ментов была вновь рассредоточена по учреждениям. Таким образом, по­
ции упразднялись. Столичные губернии (Москва, Санкт-Петер­ пытка концентрации архивных п г и г у м с н т п н упрячпнр.нных учпежгтений
бург), а также крупные регионы из 2 - 3 губерний образовывали оказалась непродолжительной по времени и л о к а № Н 9 Й ^ Ш ^ р т # б М я д * ы ^
наместничества во главе с наместником. Во главе губернии стоял двух государственных архивах. ? Кокшетау облыстьщ f **бебаа *j
. i гылыми кггапханасы JB
16
u
1 U Кокчетавская о6лас-М*я "**
универсальная научная библиотека
км. М. Жумабаева
В XVIII в. причиной создания архивохранилищ были не только нием законности в стране и за деятельностью административных
реформирование государственного аппарата, но и другие не ме­ органов.
нее важные исторические события. Так, по Манифесту 1765 г. на­ В 1810 г. был создан законосовещательный Государственный
чалось межевание земель. Нуждаясь в поддержке дворянства, Ека­ совет, на котором рассматривались новые законопроекты и важ­
терина II, проводя генеральное межевание земель, закрепляет за нейшие государственные дела, связанные с внутренней и внеш­
ним не только те земли, на которые оно имело юридические пра­ ней политикой России. Решения совета получали силу закона толь­
ва, но и земли, самочинно захваченные. ко после утверждения их императором.
Для проведения межевания при Сенате была учреждена Меже­ В 1811 г. было принято «Общее учреждение министерств», кото­
вая экспедиция, а в губерниях — межевые канцелярии или конторы. рое регламентировало структуру и все направления деятельности
Московская межевая канцелярия сыграла важную роль в создании министерств, в том числе и обязательное создание при министер­
Межевого архива в 1768 г. В нем сконцентрировались планы, карты, ствах архивов. Подразумевалось, что архивы будут существовать при
атласы, межевые книги, экономические примечания (объяснитель­ каждом департаменте министерства и подчиняться непосредствен­
ные записки к картографическим материалам); поверочные пла­ но директору департамента. На практике это решение привело к
1
ны, чертежи, судебные решения и другие ценнейшие документы . созданию большого количества и дробности ведомственных архи­
Комплекс документов, связанных с помещичьим землевладе­ вов. Министерские архивы оказались без единого руководства, что
нием, ранее хранившихся в Поместном приказе, а затем передан­ и было зафиксировано в 1820 г. в указе Сената.
ных в Вотчинную коллегию, имел огромное значение для под­ Много документов, особенно в Москве, погибло в Отечествен­
тверждения прав на землю. В связи с важностью этих документов ную войну 1812 г. Так, многие дела Коллегии иностранных дел,
по указу Екатерины II в 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный Разрядно-Сенатского, Поместно-Вотчинного и Межевого архи­
архив. Его основу составили документы центральных поместно- вов были уничтожены или испорчены французами. Упорядочение
вотчинных учреждений XVI-XVIII вв. (указы Сената, протоколы сохранившихся дел происходило в последующие десятилетия край­
и журналы заседаний коллегий и присутствия Вотчинного депар­ не медленно.
тамента, материалы о купле-продаже крестьян, а также комплекс В начале XIX в. в Военном министерстве были созданы два
документов по межеванию). Состав документов делал этот архив исторических архива: Военно-топографическое депо (позже по­
2
тематически близким Межевому архиву . лучил название Военно-ученый архив) и Московское отделе­
Архивная деятельность в XIX в. В конце XVIII в. и особенно в ние инспекторского департамента (позже назывался архив Глав­
первой половине XIX в. в России проявляется кризис феодаль­ ного штаба). Вместо Государственного архива Коллегии иност­
но-крепостнических отношений, в недрах которых зарождались ранных дел в июне 1834 г. был создан Государственный архив
элементы капиталистического уклада. Министерства иностранных дел. Важнейшее событие произо­
В начале XIX в. правительство Александра I (1801 — 1825) было шло в 1852 г., когда был создан М о с к о в с к и й архив Министер­
вынуждено под давлением объективных обстоятельств приступить ства юстиции ( М А М Ю ) , так к а к впоследствии и м е н н о этот ар­
к модернизации страны. В этой связи был проведен ряд реформ хив стал своеобразным методическим центром, определявшим
государственного управления. работу архивов.
Коренным изменениям подвергся центральный аппарат влас­ После отмены в 1861 г. крепостного права с особой остротой
ти. Вместо коллегий вводились министерства, в которых министр встал вопрос о реформе управления на местах.
являлся единоличным руководителем и подчинялся непосредст­ В 1864 г. были созданы выборные органы власти в масштабе
венно императору. Министерства имели подчиненные им учреж­ губерний — земские учреждения (земства), которые являлись не
дения на местах. Это позволило лучше организовать руководство только выборными, но и всесословными органами. Земства за­
той или иной отраслью государственного управления. нимались хозяйственными и культурными вопросами на терри­
Изменились функции Сената, он стал высшим судебным орга­ тории губернии, однако они не имели административной власти
ном империи, на него также был возложен контроль за соблюде- и зависели от государственных органов, особенно от местной
полиции.
По образцу земских учреждений в 1870 г. было перестроено и
См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путеводи­
тель: В 4 т. - Т. 1. - М., 1991. городское самоуправление. Выборные органы городской Думы за­
2
См.: Центральный государственный архив древних актов С С С Р : Путеводи­ нимались вопросами городского благоустройства, здравоохране­
тель: В 4 т. - Т . 2. - М., 1991. ния, просвещения.

18 19
Судебная реформа 1874 г. провозглашала независимость суда от кументов. Особенно это было распространено после проведения
администрации (судья назначался правительством, но мог быть реформ 1861 г., когда началось варварское уничтожение докумен­
отстранен от должности только по суду), гласность (на судебных тов дореформенных учреждений («бумагу» сдавали на переработ­
заседаниях могли присутствовать пресса и публика) и всесослов- ку на фабрики, а чиновники, перевыполнившие своеобразный
ность (т.е. единый суд для всего населения). «план по сдаче», получали вознаграждение, что было неплохим
Реформирование судебной системы России привело к созда­ дополнением к маленькому жалованью чиновников низших раз­
нию специальных судебных органов. рядов).
Все эти изменения сказались и на состоянии архивной сферы в Научная общественность пыталась обратить внимание прави­
стране. тельства на совершенно недопустимое отношение к архивам. Так,
В 1872 г. был создан Московский дворцовый архив, в который Второй археологический съезд в 1872 г. ходатайствовал перед пра­
была включена и коллекция документов Оружейной палаты. Че­ вительством об образовании особой комиссии для выработки об­
рез 10 лет, в 1882 г., подобный архив был создан в Санкт-Петер­ щих правил работы архивов. В ответ на ходатайство в 1873 г. была
бурге, а в 1888 г. Московский и Петербургский дворцовые архивы учреждена комиссия из 28 ведомств и ученых учреждений, основ­
были объединены в архив Министерства двора. ная задача которой состояла в написании положения о Главной
Таким образом, начиная со второй четверти XIX в. в ряде наи­ архивной комиссии как правительственном учреждении, должен­
более важных министерств происходит концентрация документов ствовавшем объединить управление архивами разных ведомств и
и создание единого архива. подчинить их однообразным правилам хранения и пользования.
Более сложным было положение архивов в местных органах В предлагаемом положении помимо основного требования — уч­
управления. Так, в годы правления императора Павла I (1796 — редить Главную архивную комиссию — предлагалось также учре­
1801) были изданы два указа: в 1798 и 1800 гг., по которым дить для всех ведомств общие архивы в губернских городах, а в
предписывалось в каждой губернии создать три архива: при гу­ общих архивах учредить особые комиссии для разбора местных
бернском правлении, судебной палате и казенной палате, что документов под наблюдением Главной архивной комиссии.
должно было обеспечить хотя бы минимальную сохранность до­ Эта рекомендация была осуществлена л и ш ь в апреле 1884 г.,
кументов местных органов власти. Однако в начале XIX в., при когда были учреждены губернские ученые архивные комиссии
проведении реформ управления, требования, предъявляемые к (ГУАК), на которые возлагалась задача разбора материалов мест­
созданию провинциальных архивов, изменились. В 1820 г. «Об­ ных государственных учреждений, отбора материалов для уничто­
щее губернское учреждение» регламентировало создание архива жения и формирования местных исторических архивов. Комиссии
при каждом местном учреждении, но недостаток ф и н а н с о в , при­ были в ведении Министерства внутренних дел, подчинялись гу­
способленных помещений и подготовленных для архивной рабо­ бернаторам и состояли из местных чиновников.
ты ч и н о в н и к о в на практике приводил к тому, что архивы на ГУАК были созданы в 41 губернии России и просуществовали
местах были в заброшенном состоянии, поэтому многие доку­ до 1918 г. Фонды архивных комиссий ныне хранятся почти в каж­
менты погибли. дом областном или краевом архиве, составляя ценную часть мате­
Кроме того, «бумажный бум», охвативший в начале века уч­ риалов дореволюционного периода.
реждения, и особенно центральные министерства, привел к тому, Архивная деятельность в начале XX в. В годы Первой мировой
что архивы оказались переполненными документами различной войны (1914-1918) многие архивы понесли существенные поте­
ценности. В этих условиях правительство приняло ряд решений, ри, так как не были своевременно эвакуированы; сократились и
оказавшихся губительными для архивов. Архивные фонды стали без того малые ассигнования на нужды архивного дела в стране.
спешно «переселять» из одного помещения в другое, менее загру­ После свержения монархии в марте 1917 г. были предприняты
женное. Это привело к рассредоточению единых архивных комп­ попытки чиновниками государственного аппарата уничтожить
лексов, путанице, потерям. Другой, не менее пагубной практи­ документы, компрометирующие действия властей. Наибольший
кой хранения документов было использование заброшенных, пу­ ущерб был нанесен архивам полицейских охранных отделений,
стующих и совершенно не приспособленных для хранения поме­ судов. Уничтожались важные документы, и в первую очередь —
щений. Подобная практика была характерна как для крупных, сто­ агентурные.
личных и губернских, центров, так и для провинции. Таким образом, хотя в дореволюционной России и сложилась
И наконец, третья, самая губительная и практически бесконт­ значительная сеть архивов, над ними не было единого руководя­
рольная, «разгрузка архивов» была связана с уничтожением до- щего органа, все они находились в подчинении различных ве-

20 21
домств. Дореволюционная Россия была одним из немногих евро­ За пределами главы остается история ведомственных архивов,
пейских государств, в котором не произошла централизация ар­ включая систему партийных архивов, так как они требуют от­
хивного дела, хотя подобные проекты предлагались правитель­ дельного изучения.
ству учеными. До начала 1918 г. государственное строительство связывалось с
И все-таки, несмотря на имевшиеся недостатки в работе исто­ подготовкой Учредительного собрания России. Однако отрицание
рических архивов, они сыграли важную роль в сохранении наибо­ руководством Р С Д Р П ( б ) и его лидером В.И. Л е н и н ы м буржуаз­
лее ценных исторических документов, которые дошли до наших ного парламентаризма как формы правления привело к разгону
дней. 7 января 1918 г. Учредительного собрания. Началось ускоренное
становление новой, советской государственности.
Наряду с созданием «карающих мечей революции» — мили­
1.4. Архивная деятельность в советский и постсоветский
ции, народных судов, революционных трибуналов, чрезвычай­
периоды ных комиссий — шел процесс создания единой системы Советов,
ставших с октября 1917 г. основой государственной власти.
Прежде чем начать знакомство с историей архивного дела в Н а п о м н и м , что п о л е н и н с к о й к о н ц е п ц и и государственно-
Р С Ф С Р и затем С С С Р , кратко коснемся истории становления и ти к о м м у н и с т и ч е с к а я партия я в л я л а с ь ведущей п о л и т и ч е с к о й
развития нового государства на территории России — Р С Ф С Р и сновой общества, играла руководящую роль в политической си-
затем С С С Р . теме страны. Ее влияние от десятилетия к десятилетию все более
Становление советской государственности. Двадцатый век в ис­ озрастало, и, по сути, партийные органы, формально я в л я я с ь
тории нашей страны в целом и в истории отечественного архив­ б щ е с т в е н н ы м и о р г а н и з а ц и я м и , в л и я л и на все с т о р о н ы ж и з -
ного дела как ее составной части оказался наиболее насыщенным и государства и общества. Р е ш е н и я партии были обязатель-
событиями, коренным образом повлиявшими на все стороны го­ ы м и к и с п о л н е н и ю всеми ветвями советского государствен-
сударственной, политической, общественной, экономической и ого аппарата.
культурной жизни. Войны, революции, смены политического Государственные учреждения и общественные организации
строя, распад, восстановление и вновь распад единой страны — олее семи десятилетий составляли основу политической систе-
так началось и так закончилось двадцатое столетие. 1Ы С С С Р , служили инструментом управления обществом.
В первые два десятилетия XX в. в России произошли сразу три В своем развитии советский государственный аппарат прошел
революции (1905—1907 гг., Февральская и Октябрьская в 1917 г.), есколько этапов, каждому из которых была свойственна своя
результатом каждой из которых были значительные изменения не истема высших, центральных и местных органов власти и управ-
только государственного аппарата, но и государственного строя ения.
страны. Высшими органами с 1917 по 1922 г. являлись: Всероссийский
И если революция 1 9 0 5 - 1907 гг. не привела к свержению су­ ъезд Советов — верховный орган государственной власти; Всерос-
ществующего государственного строя, то результатом февраль­ ийский центральный исполнительный комитет (ВЦИК) — ис-
ской буржуазно-демократической революции было свержение мо­ олнительный орган съезда и носитель высшей власти в период
нархии, а результатом Октябрьской революции — провозглаше­ дежду съездами; Совет Народных Комиссаров ( С Н К ) — прави-
ние социалистического государства — Р С Ф С Р , а затем С С С Р . ельство, исполнительно-распорядительный орган управления; на­
Итак, 25 октября (по старому стилю) 1917 г. в истории России родные комиссариаты — центральные органы управления отдель­
начался новый, советский, период истории. ными отраслями государственной жизни; Советы на местах — мест­
Насыщенная событиями история советского периода остается ные органы государственной власти и управления.
за рамками главы. Основное внимание будет уделено государст­ После образования в декабре 1922 г. единого союзного государ­
венному строительству, и особенно высшим и центральным орга­ ства — Союза Советских Социалистических Республик (СССР) —
нам власти, в документах которых отразилось все многообразие были созданы общесоюзные органы власти: всесоюзные съезды
этого периода. Это связано с тем, что основным предметом наше­ Советов и Центральный исполнительный комитет ( Ц И К ) СССР.
го изучения является складывание в советский период государст­ 8 союзных и автономных республиках высшими органами власти
венной архивной службы, которая, собственно, и сосредоточила явились республиканские съезды Советов и Ц И К . Такая система
в своих архивохранилищах в основном «государственную» часть государственного управления существовала до принятия Консти­
истории. туции С С С Р 1936 г.

22 23
Конституция 1936 г. внесла существенные изменения в систе­ рых предлагалось взять под охрану архивы местных учреждений,
му общесоюзных и республиканских органов власти. Прекратили ликвидированных после установления советской власти.
свое существование Всесоюзные съезды Советов. С 1936 г. выс­ 2 апреля 1918 г. был создан Ц е н т р а л ь н ы й комитет по управ­
ш и м общесоюзным органом государственной власти стал Вер­ л е н и ю архивами. На него была возложена ф у н к ц и я по времен­
ховный Совет С С С Р (просуществовал до 1991 г.), состоявший ному управлению архивами, а также поставлена задача по раз­
из двух равноправных палат: Совета Союза и Совета Националь­
работке нормативного документа о р е о р г а н и з а ц и и архивного
ностей.
дела в стране.
В 1946 г. наркоматы были переименованы в министерства, а Буквально через несколько месяцев, 1 июня 1918 г., Совет
С Н К С С С Р — в Совет Министров С С С Р . Народных Комиссаров Р С Ф С Р принял Декрет о реорганизации и
Характерной особенностью государственного аппарата совет­ централизации архивного дела в Российской Социалистической
ского периода в 2 0 - 4 0 - е гг., а также в конце 80-х — начале 90-х гг. Федеративной Советской Республике, который многие десятиле­
XX в. было создание чрезвычайных (не предусмотренных Консти­ тия был основополагающим законодательным актом в организа­
туцией) органов, наделенных особыми полномочиями. 1
ции архивного дела в СССР .
В конце 80-х гг. XX в. произошли важные изменения в государ­ В декрете были заложены принципиальные изменения в орга­
ственном управлении С С С Р . 1 декабря 1988 г. были приняты два н и з а ц и и архивного дела в стране, которые заключались в следу­
закона — «Об изменениях и дополнениях Конституции (Основно­ ющем: все архивы правительственных учреждений должны были
го закона) С С С Р » и «О выборах народных депутатов С С С Р » , быть ликвидированы как ведомственные учреждения, хранящиеся
14 марта 1990 г. — закон «Об учреждении поста Президента С С С Р в них дела и документы должны были войти в Е д и н ы й государ­
и внесении изменений и дополнений в Конституцию (Основной ственный архивный ф о н д (ЕГАФ), заведование ЕГАФ возлага­
закон) СССР». На основании этих законов была установлена но­ лось на Главное управление архивным делом, или Главархив.
вая структура высших органов власти: Президент С С С Р — Съезд
Таким образом, провозглашалась централизация архивного дела
народных депутатов С С С Р — Верховный Совет С С С Р — Совет
Федерации — Комитет конституционного надзора. в стране.
Перед Главархивом стояли очень сложные задачи по проведе­
Таким образом, была проведена реформа политической систе­
нию учета документов, подлежащих хранению в ЕГАФ: обеспече­
мы СССР, остававшаяся практически неизменной с 30-х гг. XX в.,
ние их сохранности и перевозка в государственные архивы; орга­
однако просуществовала она недолго.
низация использования документов; контроль за сохранностью до­
8 декабря 1991 г. руководители трех республик ( Р С Ф С Р , УССР,
кументов в учреждениях; первичная научно-техническая обработ­
Б С С Р ) , входивших в состав С С С Р , тайно собрались в Беловеж­
ка документов, поступавших в архивы. Для проведения этой рабо­
ской пуще и заявили, что С С С Р прекращает свое существова­
ты в Главархиве была создана инспекторская группа, в губерн­
н и е ; соответственно была п р е к р а щ е н а деятельность органов
ских городах организацией архивного дела в этот период занима­
СССР.
лись отделы народного образования.
Так прекратил свое существование Союз Советских Социали­
Декрет от 1 и ю н я 1918 г. установил составные части ЕГАФ:
стических Республик и началась история Российской Федерации,
национализированные бывшие ведомственные исторические ар­
становление государственности которой в последнее десятилетие
хивы; дела ликвидированных учреждений царского и Временного
XX в. протекало весьма бурно, порой драматично.
правительств; в перспективе — дела вновь организованных совет­
Архивное дело в РСФСР. Все эти изменения в государствен­
ских учреждений, оконченные делопроизводством и утратившие
ной, политической, экономической сферах неизбежно должны
оперативное значение.
были отразиться и на развитии архивного дела в стране. Рассмот­
Кроме документов государственных учреждений на учет бра­
рим, как это было.
лись также материалы организаций, ликвидированных первыми
После Октябрьской революции 1917 г. новые органы власти в декретами советского правительства.
центре и на местах приняли меры по охране архивов ликвидиро­ 31 марта 1919 г. С Н К Р С Ф С Р издал Декрет о губернских архив­
ванных учреждений царского и временного правительств. 2
ных фондах (положение), юридически оформивший их создание .
Историческим ведомственным архивам в Москве и Петрограде
были выданы специальные документы, сохранявшие за ними по­ 1
См.: Основные декреты и постановления советского правительства по архив­
мещения. Из наркоматов в соответствующие по подчиненности ному делу 1918-1982 гг. - М., 1985. - С. 6 - 7 .
ведомства в губерниях были направлены распоряжения, в кото- 1
См.: Там же. - С. 8 - 9 .
24 25
Состав ЕГАФ в 1917—1918 гг. постоянно расширялся за счет сти. В АОР были также переданы материалы по истории Октябрь­
национализации предприятий и отраслей промышленности, част­ ской революции и Гражданской войны (1918— 1920).
ных и акционерных банков. Постепенно происходило расширение и усложнение задач, сто­
По Декрету о земле (1917) и Декрету об отделении церкви от явших перед архивным ведомством, что требовало реорганизации
государства и школы от церкви (1918) в собственность государст­ его управления. Поэтому 30 января 1922 г. декретом В Ц И К было
1
ва перешли церковные и монастырские архивы. Среди этих доку­ утверждено Положение о Центральном архиве РСФСР . В соответ­
ментов были летописи, старопечатные книги, сборники древних ствии с Положением все архивные учреждения были объединены
сочинений и сказаний — все, что представляет исключительную в Центральный архив Р С Ф С Р (Центрархив), находившийся в ве­
культурную ценность. дении В Ц И К .
27 марта 1919 г. С Н К Р С Ф С Р утвердил декрет «Об архивах и На Центрархив Р С Ф С Р возлагалось общее руководство по ор­
1
делах расформированной прежней армии» , а 29 июля того же ганизации архивной части и текущего делопроизводства в прави­
года — декрет «Об отмене права частной собственности на архивы тельственных учреждениях Р С Ф С Р . Специальный раздел Поло­
русских писателей, композиторов, художников и ученых, храня­ жения был посвящен составу Единого государственного архивно­
2
щихся в библиотеках и музеях» . В соответствии со вторым декре­ го фонда, который соответственно содержанию входящих в его
том все архивы и дела расформированных частей, штабов и уп­ состав архивных материалов разделялся на секции: политическую,
равлений армии, относящиеся к периоду Первой мировой войны экономическую, юридическую, историко-культурную, военно-
(1914—1918), должны были быть немедленно приняты на местах морскую.
военными комиссарами под свою охрану. Создание государственных архивов и особого органа управ­
Все вышеперечисленные документы касались истории Россий­ ления архивным делом (Центрархива) подчеркивало общего­
ской империи и Временного правительства. сударственную значимость архивов и д о л ж н о было ограничить
Столь же серьезное внимание правительство Р С Ф С Р уделяло по­ ведомственный произвол в уничтожении документов. Такому
ступлению в ЕГАФ документов новой эпохи. В этой связи 22 апреля п о л о ж е н и ю в архивном деле способствовал также и з д а н н ы й
1919 г. С Н К Р С Ф С Р принял Декрет «О хранении и уничтожении В Ц И К в 1926 г. Декрет о приведении в п о р я д о к и сдаче в Еди­
архивных дел», в котором предусматривалось ограничение хране­ н ы й государственный архивный ф о н д архивных материалов за
2
ния оконченных дел в учреждениях, профессиональных и коопе­ 1917—1921 гг. . Дополнением к нему послужил Декрет С Н К
ративных организациях сроком до пяти лет. По истечении этого Р С Ф С Р от 13 марта 1926 г. «О сдаче центральному архиву Р С Ф С Р
срока оконченные дела должны были поступать в соответствующее архивных материалов». В нем указывалось, что п о м и м о докумен­
государственное хранилище. Из комплекса дел, подлежащих пере­ тов учреждений и общественных о р г а н и з а ц и й дореволюцион­
даче в государственные архивы, предусматривалось выделение для ного и советского периодов, перечисленных в ранее принятых
уничтожения групп дел, не имевших научной или иной ценности. декретах, передаче в Центрархив подлежат следующие матери­
Однако на практике ситуация была сложнее и не всегда вписыва­ алы: всех национализированных и муниципализированных про­
лась в рамки закона. (Подробнее об этом — в соответствующем раз­ мышленных, кредитных и торговых учреждений и предприятий
деле по комплектованию и экспертизе ценности документов.) за время, предшествующее н а ц и о н а л и з а ц и и или муниципали­
Важное место в деятельности Главархива было уделено сбору зации; всех учреждений Временного правительства и всех контр­
материалов по истории Октябрьской революции. В 1919—1920 гг. в революционных правительств и о р г а н и з а ц и й , претендовавших
этой работе активно участвовали губернские архивные фонды, на государственную власть на территории бывшей Р о с с и й с к о й
губернские исполнительные комитеты Российской Коммунисти­ и м п е р и и ; церквей, монастырей, дворцов, бывшей царской фа­
ческой партии большевиков ( Р К П (б)). Специально для хранения милии и национализированных усадеб; бесхозные архивные ма­
этих материалов в 1920 г. был создан Архив Октябрьской револю­ териалы. Все учреждения и лица, ф а к т и ч е с к и владевшие пере­
ции (АОР), в который стали поступать документы съездов Сове­ ч и с л е н н ы м и в декрете материалами, о б я з а н ы были сдать их ар­
тов, сессий В Ц И К , Совета Народных Комиссаров и других ор­ хивным органам. Значение этого документа в истории станов­
ганизаций, содержащие сведения о первых годах советской вла- ления архивного дела в советский период и ф о р м и р о в а н и я го-

1 1
Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­ См.: Основные декреты и постановления советского правительства по архив­
му делу 1918 — 1982 гг. - С. 7 - 8 . ному делу 1918-1982 гг. — С. 1 3 - 1 6 .
Там же. — С. 11. См.: Там же. — С. 1 8 - 2 0 .

26 27
сударственного архивного фонда страны заключается в том, что Вскоре к нему был присоединен существовавший с 1926 г. Фото­
в нем были указаны материалы (документы) всех категорий уч­ киноархив. Так появился Центральный фотофонокиноархив СССР.
реждений, организаций, п р е д п р и я т и й и частных л и ц , подле­ В 1933 г. из ведения ЦАУ Р С Ф С Р в ведение ЦАУ С С С Р были
жащие к о н ц е н т р а ц и и в ЕГАФ. переданы Архив Красной Армии и Военно-исторический архив.
Декреты Совнаркома Р С Ф С Р и В Ц И К по архивному делу имели С этого момента он стал называться Центральным архивом. В пер­
силу только на территории Российской Федерации. Однако союз­ вую очередь перевод из статуса республиканских в статус общесо­
ные республики в некоторых вопросах организации архивной сферы юзных (центральных) коснулся архивов Р С Ф С Р .
следовали опыту Р С Ф С Р . Представители органов управления ар­ Для выполнения архивной работы, требующей специальных
хивным делом Р С Ф С Р приезжали в республики и непосредствен­ профессиональных знаний, необходимы были подготовленные спе­
но на месте оказывали методическую помощь. циалисты, поэтому 3 сентября 1930 г. по постановлению Ц И К и
Архивное дело в СССР в довоенный период. 10 апреля 1929 г. С Н К С С С Р был создан Институт архивоведения. К работе инсти­
постановлением Ц И К С С С Р и Совета Народных Комиссаров тут приступил с апреля 1931 г. в здании Центрархива С С С Р на
С С С Р было создано Центральное архивное управление Союза С С Р улице 25 Октября, 15 (ныне Никольская, 15). В 1933 г. он был пере­
(ЦАУ СССР) для общего направления и объединения деятельности именован в Историко-архивный институт, позже — в Москов­
центральных архивных управлений союзных республик по заведо­ ский государственный историко-архивный институт (МГИАИ), а
1
ванию архивными фондами общесоюзного значения . в 1991 г. вошел в состав Российского государственного гуманитар­
Архивными фондами общесоюзного значения были признаны: ного университета (РГГУ). За многие десятилетия своего сущест­
- документы съезда Советов, Центрального Исполнительного вования институт подготовил квалифицированные кадры специ­
Комитета и Совета Народных Комиссаров Союза С С Р , народных алистов, а также внес значительный вклад в разработку научных
комиссариатов Союза С С Р и прочих общесоюзных учреждений и и методических проблем истории, архивоведения, источникове­
организаций; дения, археографии и других дисциплин.
- архивные материалы, относившиеся к Февральской револю­ Помимо организации сети центральных архивов в 1930-е гг. уде­
ции 1917 г., по установлению Советской власти на территории лялось внимание созданию сети местных архивов и ведомствен­
Союза С С Р , по истории Рабоче-Крестьянской Красной Армии и ному хранению документов. Так, 5 февраля 1936 г. вступило в силу
Гражданской войны; Постановление Ц И К С С С Р и С Н К С С С Р «Об упорядочении ар­
- архивы центральных правительственных учреждений и обще­ хивного дела в народных комиссариатах и центральных учрежде­
ственных организаций, действовавших до 1917 г. В дальнейшем ниях Союза ССР». Важно отметить, что постановление содержало
состав общесоюзных фондов должен был увеличиваться. Подоб­ перечень документов и материалов, подлежащих обязательному
ные решения должны были утверждаться специальными поста­ 1
отбору для архивного хранения .
новлениями Ц И К С С С Р . Таким образом, в основу организации архивного дела в С С С Р
Первоначально компетенция общесоюзного архивного органа были положены принципы централизации и недробимости архив­
была ограничена несколькими направлениями деятельности: учет ных фондов (к сожалению, на практике принцип недробимости
фондов общесоюзного значения; руководство постановкой архив­ часто нарушался).
ного дела в центральных органах С С С Р ; согласование мероприя­ По Конституции 1936 г. произошли изменения в государст­
тий республиканских ЦАУ по постановке архивной части дело­ венном аппарате С С С Р . Были упразднены Ц И К С С С Р , Ц И К
производства в местных органах. Однако постепенно ЦАУ С С С Р союзных и автономных республик, их местные органы, в веде­
стало развивать одно из важнейших направлений, входивших в
нии которых находились архивные учреждения. С 1938 г. по по­
его компетенцию, — создание архивов общесоюзного значения.
становлению Президиума Верховного Совета С С С Р Централь­
Начало этому процессу было положено 7 декабря 1932 г., ког­ ное архивное управление С С С Р было передано в ведение На­
да по постановлению Ц И К С С С Р при ЦАУ С С С Р был создан родного комиссариата внутренних дел С С С Р .
2
Центральный государственный архив звуковых записей . После передачи архивного дела в ведение НКВД С С С Р Цент­
ральное архивное управление С С С Р было преобразовано в Глав­
См.: Основные декреты и постановления советского правительства по ар­ ное архивное управление (ГАУ) Н К В Д С С С Р .
хивному делу 1 9 1 8 - 1982 гг. — С. 22-24.
1
См.: Сборник руководящих материалов по архивному делу ( 1 9 1 7 - 1941 гг ) — См.: Основные декреты и постановления советского правительства по ар­
М., 1 9 6 1 . - С . 79-80.
хивному делу 1918-1982 гг. - С. 24-27.
28 29
В 1939 г. центральные архивные управления союзных и авто­ водящие посты работников, зачастую не являвшихся специали­
номных республик были преобразованы в архивные отделы на­ стами, далеких от п о н и м а н и я проблем архивоведения; сущест­
родных комиссариатов внутренних дел этих республик, а архив­ венное ограничение допуска исследователей к документам, что
ные управления краев и областей — в архивные отделы управле­ сказывалось на уменьшении объема и тематики научных иссле­
н и й внутренний дел. Лишь в Р С Ф С Р не было создано республи­ дований.
канского архивного отдела, его функции были переданы Главно­ Архивное дело в С С С Р в послевоенный период. Развитие архив­
му архивному управлению, что нарушало права республики. ного дела С С С Р в 1940-е гг. было предопределено Великой Отече­
Передача ГАУ Н К В Д С С С Р руководства всеми направлени­ ственной войной 1941 —1945 гг. На первый план вышли проблемы
я м и архивного дела создала условия для жестко централизован­ физического сохранения документального наследия страны: эва­
ного управления архивной сферой через отделы Н К В Д союз­ куация, реэвакуация и последующая за этим первичная научно-
ных республик, так как архивные управления являлись их струк­ техническая обработка, розыск и возвращение документов, выве­
турными подразделениями, а ГАФ Р С Ф С Р находился вместе с зенных оккупантами.
о б щ е с о ю з н ы м и архивами в н е п о с р е д с т в е н н о м в е д е н и и ГАУ С конца 1940-х — начала 1950-х гг. XX в. начинается активное
НКВД СССР. выявление документов для использования их в народнохозяйствен­
В марте 1941 г. Совнаркомом С С С Р было утверждено Положе­ ных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт,
ние о Государственном архивном фонде (ГАФ) С С С Р и сети го­ коммуникаций, электростанций, памятников архитектуры, при
сударственных архивов С С С Р . В состав ГАФ С С С Р были включе­ поиске полезных ископаемых и т. п. (Подробнее об использовании
ны все документы, имеющие научное, политическое и практи­ архивных документов см. в соответствующем разделе.)
ческое значение независимо от времени их происхождения, со­ После XX съезда партии в 1956 г. изменилась внутриполитиче­
1
держания, оформления, техники и способа воспроизведения . ская ситуация в стране. Произошли преобразования и в управле­
По положению изменилась сеть государственных архивов. До­ нии архивным делом. Важной вехой стало принятие в 1958 г. по­
кументы высших и центральных учреждений дореволюционной становления Совета Министров С С С Р «Об утверждении положе­
России и С С С Р подлежали хранению в центральных архивах СССР. ния о Государственном архивном фонде С С С Р и сети централь­
1
Одновременно с изменениями в организации центральных ар­ ных государственных архивов СССР» . В состав ГАФ были включе­
хивов происходила реорганизация сети местных архивов: на базе ны новые категории материалов (документы учреждений и пред­
ранее самостоятельных краевых и областных исторических архи­ приятий, образованных немецко-фашистскими и другими окку­
вов и архивов Октябрьской революции были созданы единые ар­ пационными властями в период Великой Отечественной войны
хивы — государственные архивы областей (краев). на временно захваченной территории С С С Р ) , а также материалы
Таким образом, в 30-е гг. XX в. были приняты правительствен­ всех органов власти, управления и негосударственных объедине­
ные постановления об упорядочении архивного строительства в ний, существовавших на территории С С С Р до установления со­
низовом звене, о создании специализированных государственных ветской власти (в Прибалтике, Западной Украине, Западной Бе­
архивов, сети партархивов (история которых нами не рассматри­ лоруссии, Северной Буковине и др.).
вается), а самое главное — о еще большей централизации управ­ П о л о ж е н и е установило юридические основы деятельности
ления архивной отраслью, особенно после передачи ранее само­ ведомственных архивов, их в з а и м о о т н о ш е н и я с органами уп­
стоятельного архивного ведомства в систему НКВД С С С Р . равления архивным делом, ответственность руководителей уч­
Однако в этом акте были как положительные, так и резко от­ реждений за сохранность, упорядочение и использование до­
рицательные моменты. К первым можно отнести увеличение ма­ кументов и зафиксировало сроки хранения документов в архи­
териального обеспечения, строительство и ремонт архивохрани­ 2
вах учреждений .
лищ, организованное проведение частичной эвакуации архивных В 1960 г. изменились подведомственность и правовое положе­
документов в восточные районы страны в начале 1941 г. и реэва­ ние Главного архивного управления: оно было передано в непо­
куации их в 1945 г.; ко вторым относятся: ликвидация самостоя­ средственное подчинение Совету Министров С С С Р и получило
тельности архивной отрасли; потеря права вхождения с предло­ название Главного архивного управления при Совете Министров
жениями непосредственно в правительство; назначение на руко-

1
См.: Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие — М СП С С С Р . - 1958. - № 14. - С. 112.
1996.— С. 27. 2
См.: Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. — С. 30.

30 31
С С С Р (ГАУ С С С Р , позднее — Главархив С С С Р ) . Это способство­ 4 апреля 1980 г. Совет Министров С С С Р принял Постановле­
вало либерализации доступа к архивным документам. ние «Об утверждении положения о Государственном архивном
В течение 1960—1962 гг. во всех союзных республиках архивные фонде С С С Р и Главном архивном управлении при Совете Мини­
1
органы были переданы из ведения министерств внутренних дел в стров СССР» .
ведение советов министров республик. Это положение действовало более 10 лет — до момента распада
28 июля 1961 г. Совет Министров С С С Р принял Постановление С С С Р и принятия архивного законодательства Российской Феде­
«Об утверждении положения о Главном архивном управлении при рации.
Совете Министров С С С Р и сети центральных государственных ар­ В введении к положению было дано новое толкование доку­
1
хивов СССР» . ментальных памятников, а именно то, что они являются достоя­
В числе основных задач Главархива С С С Р было названо обес­ нием всего народа и, следовательно, строгое соблюдение правил
печение сохранности документов ГАФ С С С Р ; научное и органи­ охраны и использования — задача не только государства и обще­
зационно-методическое руководство государственными и ведом­ ственных организаций, но и каждого гражданина. Цель создания
ственными архивами и контроль за обеспечением сохранности Государственного архивного фонда (ГАФ) — централизованный
документов, находящихся в архивах министерств и ведомств. учет, хранение и исследование документов.
В соответствии с постановлением Совета Министров С С С Р Упор, сделанный на возможности использования документов,
утверждалась следующая сеть центральных государственных архи­ несмотря на некоторую декларативность и реальные ограничения
вов С С С Р : Центральный государственный архив Октябрьской ре­ на практике, имел огромное значение для развития архивного
волюции, высших органов государственной власти и органов го­ дела. Смещался акцент с чисто «охранительных» тенденций к все­
сударственного управления С С С Р ; Центральный государственный стороннему использованию документального наследия народов
архив (ЦГА) народного хозяйства С С С Р ; ЦГА Советской Армии; СССР.
ЦГА Военно-Морского Флота С С С Р ; ЦГА литературы и искусст­ В этом правительственном акте содержалось несколько новых
ва С С С Р ; ЦГА древних актов; ЦГА кинофотофонодокументов; положений, которые еще не вошли в практику работы архивных
Центральный государственный исторический архив С С С Р ; Цент­ учреждений и не имели юридического подтверждения в норматив­
ральный государственный военно-исторический архив С С С Р . ных документах, однако важен был сам факт постановки пробле­
5 марта 1967 г. постановлением Совета Министров С С С Р был мы: о создании страховых фондов на особо ценные документы не
создан Центральный государственный архив звукозаписей С С С Р . только в государственных, но и в ведомственных архивах; о при­
В 1966 г. при Главархиве С С С Р для проведения исследований в влечении к ответственности лиц, виновных в хищении, сокрытии,
области архивоведения и документоведения был создан Всесоюз­ порче, бесхозяйственном хранении, незаконном уничтожении и
ный научно-исследовательский институт документоведения и ар­ купле-продаже документов; о расширении состава ГАФ С С С Р за
хивного дела (ВНИИДАД). счет механографических документов; об изменении сроков ведом­
В 1976 г. в С С С Р был принят закон «Об охране и использова­ ственного хранения документов; об организации государственного
2 учета ГАФ в учреждениях государственной архивной службы.
нии памятников истории и культуры» , согласно которому архив­
ные документы были отнесены к историческим памятникам, а на К положению были составлены два приложения.
Главархив С С С Р возлагались обязанности использования этой В приложении № 1 закреплялась сеть центральных государ­
категории памятников. ственных архивов С С С Р , находившихся в непосредственном ве­
В развитие закона «Об охране и использовании памятников дении Главного архивного управления (Главархива) при Совете
истории и культуры» Совет Министров С С С Р принял ряд поста­ Министров С С С Р : Центральный государственный архив Октябрь­
новлений. В 1978 г. было обнародовано Постановление «Об улуч­ ской революции, высших органов государственной власти и ор­
шении организации архивного дела в центральных государствен­ ганов государственного управления С С С Р (ЦГАОР С С С Р ) ; Цен­
3 тральный государственный архив народного хозяйства С С С Р
ных архивах СССР» . В нем особое внимание было уделено про­
блемам комплектования центральных архивов материалами об­ (ЦГАНХ С С С Р ) ; Центральный государственный архив Совет­
щесоюзных министерств и ведомств. ской Армии С С С Р (ЦГАСА С С С Р ) ; Центральный государствен­
ный архив Военно-Морского Флота С С С Р (ЦГАВМФ СССР); Цен-
1
Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­
му делу 1918-1982 гг. - С. 2 7 - 3 2 .
2 1
Там же. — С. 38—47. Основные декреты и постановления советского правительства по архивно­
3
Там же. му делу 1 9 1 8 - 1982 г г . - С . 4 9 - 6 6 .

32 2 Архивоведение 33
тральный государственный архив литературы и искусства С С С Р 1
службы . Позже стало известно, что Архивный фонд К П С С на­
(ЦГАЛИ С С С Р ) ; Центральный государственный архив древних
считывает около 74 млн дел и 220 тыс. кинофотофонодокументов.
актов С С С Р (ЦГАДА С С С Р ) ; Центральный государственный ис­
Руководство архивным делом в союзных республиках осуществля­
торический архив С С С Р (ЦГИА С С С Р ) ; Центральный государ­
ли главные архивные управления при советах министров союзных
ственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР); Цен­
республик; в автономных республиках — архивные управления при
тральный государственный архив кинофотофонодокументов С С С Р
советах министров этих республик; в краях, областях и городах
(ЦГАКФД С С С Р ) ; Центральный государственный архив звукоза­
республиканского подчинения (Москва и Ленинград) — архив­
писи С С С Р (ЦГАЗ С С С Р ) .
ные отделы соответствующих исполкомов Советов народных де­
В приложении № 2 давался перечень отраслевых государствен­
путатов.
ных фондов, министерств, ведомств С С С Р и организаций, осу­
Г о с у д а р с т в е н н ы е а р х и в ы разделялись н а две группы —
ществлявших государственное хранение документов ГАФ С С С Р .
госархивы с постоянным составом документов и госархивы с пе­
К ним были отнесены: объединение «Всесоюзный геологический
ременным составом документов (хранившие документы до пере­
фонд»; Государственный фонд данных о состоянии окружающей
дачи их в госархивы постоянного хранения).
природной среды Госкомитета С С С Р по гидрометеорологии и
Архивы с постоянным составом документов подразделялись на
контролю окружающей среды; Центральный картографо-геодези­
несколько категорий:
ческий фонд Главного управления геодезии и картографии при
центральные государственные архивы СССР;
Совете Министров С С С Р ; Всесоюзный и н ф о р м а ц и о н н ы й фонд
центральные государственные архивы союзных республик и их
стандартов и технических условий Госкомитета С С С Р по стан­
филиалы;
дартам; Всесоюзный государственный фонд кинофильмов Госу­
центральные государственные архивы автономных республик;
дарственного Комитета С С С Р по кинематографии; музеи и биб­
государственные архивы краев, областей (в том числе авто­
лиотеки Министерства культуры С С С Р и Академии наук С С С Р и
номных) и их филиалы в ряде городов республиканского подчи­
союзных республик; Министерство иностранных дел С С С Р .
нения.
В положении были отражены новые ф у н к ц и и государствен­
Архивы с переменным составом документов (райгорархив) соз­
ной архивной службы: выполнять на договорных началах по за­
давались в районах, республиках, краях, областях, городах, имев­
явкам учреждений ряд работ по обеспечению сохранности, упо­
ших развитую промышленность.
рядочению и использованию документов, созданию страхового
Разработку теоретических проблем и методических пособий по
фонда к о п и й ; осуществлять организационно-методическое ру­
вопросам архивоведения и делопроизводства осуществляли такие
ководство деятельностью ведомственных архивов и делопроиз­
н а у ч н ы е у ч р е ж д е н и я , как ВНИИДАД и Н И Ц Т Д , а также
водством учреждений, организаций и предприятий.
вспомогательные центральные лаборатории по микрофильмиро­
Таким образом, деятельность государственной архивной служ­
ванию и реставрации документов в Москве и Ленинграде.
бы получила правовое закрепление.
Подобная система существовала практически неизменной бо­
Государственная архивная служба к этому периоду имела сло­
лее 10 лет, когда в конце 1991 г. Главархив С С С Р был ликвидиро­
жившуюся устойчивую структуру и состояла из органов управле­
ван как общесоюзное отраслевое ведомство. Все его функции были
ния архивным делом, государственных архивов и научных учреж­
переданы центральным архивным органам союзных республик,
дений.
ставших самостоятельными независимыми государствами.
К о р г а н а м у п р а в л е н и я относилось Главное архивное
Архивная деятельность в Российской Федерации. После распа­
управление при Совете Министров С С С Р , которое возглавляло
да С С С Р и создания Содружества Независимых Государств (СНГ)
государственную архивную службу С С С Р . Главархив С С С Р непо­
6 июля 1992 г. главами С Н Г было подписано Соглашение о право­
средственно и через архивные органы союзных республик ведал
преемстве в отношении государственных архивов бывшего С С С Р .
организацией архивного дела в стране. Общий объем документов
По этому Соглашению стороны, исходя из принципа целостнос­
только в государственных архивах с п о с т о я н н ы м составом доку­
ти и неделимости фондов, образовавшихся в результате деятель­
ментов составлял около 173 млн дел на бумажной основе и по­
ности высших государственных структур и хранящихся в государ­
чти 6,5 млн кинофотофонодокументов. Кроме того, существовал
ственных архивах, которые находятся за пределами их террито-
Архивный ф о н д К П С С , в состав которого входили документы
партии и комсомола. Они хранились в партийных архивах, и све­
1
дения о них не поступали в органы государственной архивной См.: Тюнеев В.А. Архивное наследие стран СНГ: хранение, доступ, исполь­
зование // Отечественные архивы. — 1998. — № 5. — С. 3.
34
35
рий, не претендуют на право владения этими комплексами доку­ Продолжение табл. 1
ментов. Стороны взаимно признают осуществленный в соответ­
Федеральные архивы
ствии с их национальным законодательством переход под юрис­ Центральные Федеральные архивы
по Положению
дикцию государственных и других архивов союзного уровня, вклю­ государственные о Комитете по делам по Постановлению
чая находящиеся на их территории государственные отраслевые архивы СССР архивов РФ и сети правительства РФ
№ по Положению федеральных «О федеральных
архивные фонды бывшего С С С Р . о Государственном
п/п государственных государственных
В соответствии с Соглашением о правопреемстве центральные архивном фонде архивов и центров архивах»
государственные архивы бывшего С С С Р перешли под юрисдик­ СССР от 4 апреля хранения документации от 15 марта 1999 г.
цию Российской Федерации в ведение Государственной (Феде­ 1980 г. от 24 июня 1992 г.
ральной) архивной службы России.
В табл. 1 приводится перечень федеральных архивов, а также 4 Центральный Российский Российский
центральных архивов К П С С и В Л К С М на территории Россий­ государственный государственный государственный
ской Федерации, оставшихся в наследство от С С С Р . военно- военно- военно-
исторический архив исторический архив исторический архив
Таблица 1 СССР (РГВИА) (РГВИА)
(ЦГВИА СССР) г. Москва г. Москва
г. Москва
Центральные Федеральные архивы
по Положению Федеральные архивы 5 Центральный Российский Российский
государственные
о Комитете по делам по Постановлению государственный государственный государственный
архивы СССР
№ по Положению архивов РФ и сети правительства РФ архив Военно- архив Военно- архив Военно-
п/п о Государственном федеральных «О федеральных Морского Флота Морского Флота Морского Флота
архивном фонде государственных государстве иных (РГАВМФ) (РГАВМФ)
СССР
СССР от 4 апреля архивов и центров архивах» г. Санкт-Петербург г. Санкт-Петербург
хранения документации от 15 марта 1999 г. (ЦГАВМФ СССР)
1980 г. г. Ленинград
от 24 июня 1992 г.

1 Центральный Государственный Государственный 6 Центральный Российский Российский


государственный архив Российской архив Российской государственный государственный государственный
архив Октябрьской Федерации (ГАРФ) Федерации (ГАРФ) архив народного архив экономики архив экономики
революции, высших г. Москва г. Москва хозяйства СССР (РГАЭ) (РГАЭ)
органов власти и (ЦГАНХ СССР) г. Москва г. Москва
органов государ­ г. Москва
ственного
управления С С С Р 7 Центральный Российский Российский
(ЦГАОР СССР) государственный государственный государственный
г. Москва архив литературы архив литературы архив литературы
и искусства СССР и искусства и искусства
2 Центральный Российский Российский (ЦГАЛИ СССР) (РГАЛИ) (РГАЛИ)
государственный государственный государственный г. Москва г. Москва г. Москва
архив древних актов архив древних актов архив древних актов
(ЦГАДА СССР) (РГАДА) 8 Центральный Российский Российский
(РГАДА)
г. Москва г. Москва г. Москва государственный государственный государственный
архив Советской военный архив военный архив
3 Центральный Российский Российский Армии (ЦГАСА (РГВА) (РГВА)
государственный государственный государственный СССР) г. Москва г. Москва
исторический архив исторический архив исторический архив г. Москва (к РГВА
(ЦГИА СССР) (РГИА) (РГИА) присоединен
г. Ленинград г. Санкт-Петербург г. Санкт-Петербург ЦХИДК)

36 37
Окончание табл. 1
Продолжение табл.
Федеральные архивы
Центральные Федеральные архивы Центральные по Положению
по Положению Федеральные архивы
государственные Федеральные архивы государственные о Комитете по делам
о Комитете по делам по Постановлению
архивы СССР по Постановлению архивы СССР архивов РФ и сети
архивов РФ и сети правительства РФ
№ по Положению правительства РФ № по Положению федеральных
федеральных «О федеральных
п/п о Государственном «О федеральных п/п о Государственном государственных
государственных государственных
архивном фонде государственных архивном фонде архивов и центров
архивов и центров архивах»
СССР от 4 апреля архивах» СССР от 4 апреля хранения
хранения документации от 15 марта 1999 г.
1980 г. от 15 марта 1999 г. 1980 г. документации от 24
от 24 июня 1992 г. июня 1992 г.
9 Центральный Российский Российский 14 Научно-исследова­ Российский научно- В составе Россий­
государственный государственный государственный тельский центр исследовательский ского государствен­
архив РСФСР исторический архив исторический архив космической центр космической ного научно-техниче­
Дальнего Востока Дальнего Востока Дальнего Востока документации СССР документации ского архива
(ЦГА РСФСР)* (РГИАДВ) (РГИАДВ) (НИЦКД СССР)* (РНИЦКД) г. (РГНТА)
г. Владивосток г. Владивосток г. Владивосток г. Москва Москва

15 Центральный госу­ Российский государ­ Российский государ­


10 Центральный Российский Российский
дарственный архив ственный архив ственный архив
государственный государственный государственный кинофотодокумен­ кинофотодокумен­ кинофотодокументов
архив научно- научно-технический научно-технический тов СССР (ЦГАКФД тов (РГАКФД) (РГАКФД)
технической архив (РГНТА) архив (РГНТА) СССР) в г. Красногорске в г. Красногорске
документации в г. Самаре в г.Москве
г. Красногорск Мос­ Московской обл. Московской обл.
(ЦГАНТД СССР) с филиалом с филиалом
ковской обл. + Цент­ с филиалом
в г. Куйбышеве в г. Москве в г. Самаре
ральный государст­ в г. Владимире
с филиалом
в г. Москве венный архив кино-
фотодокументов PC
11 Центральный Российский ФСР* г. Владимир
Российский
государственный государственный государственный 16 Центральный Российский центр Российский государ­
архив звукозаписей архив фонодокумен- архив фонодокумен- партийный архив хранения и изучения ственный архив со­
СССР(ЦГАЗ тов (РГАФД) тов (РГАФД) Института истории документов циально-политиче­
СССР) г. Москва г. Москва и теории социализма новейшей истории ской истории
г. Москва (ЦПАИИТС)* (РЦХИДНИ) (РГАСПИ)
г. Москва г. Москва г. Москва
12 Центральный Центр хранения Присоединен к
государственный историко-докумен- 17 Архив ЦК ВЛКСМ* Центр хранения Присоединен к Рос­
Российскому
архив С С С Р тальных коллекций г. Москва документов сийскому государст­
государственному
(ЦГА СССР) - (ЦХИДК) молодежных венному архиву со­
военному архиву
«Особый архив»* г. Москва организаций циально-политиче­
(РГВА)
г. Москва (ЦХДМО) ской истории
г. Москва
г. Москва (РГАСПИ)
13 Центральный Центр хранения Центр хранения г. Москва
государственный документов документов Российский государ­
18 Архив общего отдела Центр хранения
архив страхового страхового фонда страхового фонда ственный архив
ЦК КПСС* современной доку­
фонда документов (ЦХСФ) (ЦХСФ) новейшей истории
г. Москва ментации (ЦХСД)
Государственного (РГАНИ)
г. Москва
архивного фонда г. Москва
СССР(ЦГАСФ
СССР)*
* Архив в Положении о ГАФ не указан.

38 39
В 1998 г. Правительством РФ было принято постановление «Об
утверждении Положения о Федеральной архивной службе Рос­ Глава 2
1
сии» , законодательно оформившее ее место и роль в системе го­
сударственных учреждений Российской Федерации. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ РЕГУЛИРОВАНИЯ
Федеральная архивная служба России (Росархив) является АРХИВНОЙ СФЕРЫ
федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим
государственное регулирование в области архивного дела и конт­
роль за сохранностью, комплектованием и использованием доку­
2 . 1 . Архивное право и архивное законодательство
ментов Архивного фонда Р Ф .
В систему Росархива входят федеральные государственные ар­ Архивное право. Термин архивное право существовал еще в про­
хивы, научные и другие организации, подчиненные непосред­ шлом веке, его определение включали в толковые словари. Так, в
ственно Федеральной архивной службе, а также органы управ­ настольном словаре Ф.Толля (1863) было дано следующее опре­
л е н и я архивным делом субъектов Российской Федерации и под­ деление архивного права: «Относящиеся к архиву законы и пра­
чинен ны е им учреждения. Н ы н е ш н и й высокий статус архивной вила составляют архивное право». Однако данное определение,
службы страны позволяет надеяться на качественное и быстрое исходя из современной трактовки архивного права, более подхо­
развитие архивной сферы. В силу уникальности своей истории дит к пониманию архивного законодательства.
Россия сконцентрировала в архивах ценнейшие исторические ис­ Архивное право можно рассматривать и как научную дисцип­
точники, в том числе и по истории других стран. Их всесторон­ лину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу,
нее использование имеет огромное политическое, экономичес­ включая смежные законодательства и статьи отдельных законода­
кое, научное и культурное значение. Архивы являются нацио­ тельных актов, связанных с архивной сферой. Поэтому понятие
нальным богатством любой страны, основной составляющей со­ архивное право шире, чем понятие архивное законодательство.
циальной памяти общества, позволяющей проникнуть в тайны Широкое распространение термин архивное право получил в
прошлого для лучшего п о н и м а н и я настоящего и прогнозирова­ 20-е гг. XX в. в связи с постановкой вопроса о разработке Архив­
н и я будущего. ного кодекса Р С Ф С Р .
В существующих архивных словарях термин архивное право оп­
ределяется как установленная законодательными и нормативны­
ми актами совокупность норм и правил, регламентирующих дея­
тельность государственной архивной службы. Однако в современ­
ной России это определение не отражает в полной мере всех сфер
приложения норм и правил архивного права, ибо здесь кроме
государственного сектора присутствует и частный (негосударст­
венный) архивный сектор, о чем ниже будет сказано более по­
дробно.
Архивное законодательство. Прежде чем перейти к рассмотре­
нию архивного законодательства, дадим определение законодатель­
ства вообще.
З а к о н о д а т е л ь с т в о — это один из основных методов осу­
ществления государством своих функций, заключающийся в изда­
нии органами власти законов. Это одна трактовка термина.
Специалисты считают, что законодательство — это система не
только законов, но и подзаконных актов.
З а к о н — нормативный правовой акт, принимаемый органом
законодательной власти или непосредственно народом (путем ре­
ферендума), обладающий высшей юридической силой и содер­
жащий первичные правовые нормы по вопросам, регулирующим
Отечественные архивы. — 1999. — № 1. — С. 3 — 8. Наиболее важные общественные отношения.

41
Архивное законодательство практически появилось с 1918 г., с
Законы РФ подразделяются:
Декрета С Н К Р С Ф С Р от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и цент­
на Конституцию Р Ф ;
рализации архивного дела». Затем было много других декретов, по­
федеральные конституционные законы;
становлений, был период, когда после декретов практически все
федеральные законы (в том числе кодексы).
нормы регулировались совместными постановлениями ЦК К П С С
Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ, принятая
и Совета Министров С С С Р . Так, положения о Государственном
всенародным голосованием. Конституция РФ — основополагаю­
архивном фонде С С С Р 1941, 1958 и 1980 гг. вводились в действие
щ и й закон и правовая основа законодательства Р Ф .
постановлениями Совета Министров С С С Р .
В соответствии с Конституцией и по вопросам, предусмотренным
В мировом архивном сообществе роль законодательства в архив­
ею, принимаются федеральные конституционные законы, посвящен­
ной сфере оценивается достаточно высоко. В 1 9 9 5 - 1996 гг. Меж­
ные правовым основам общественного и государственного строя.
дународный совет архивов выпустил два тома журнала «Archivum»
Федеральные конституционные законы не могут противоре­
с обзором и публикациями архивных законов и нормативных ак­
чить Конституции Р Ф . 1
тов 98 государств и 9 международных организаций .
Федеральные законы — это акты текущего законодательства,
Появление нового архивного законодательства в России связы­
которые регулируют отношения в различных сферах жизни обще­
вают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства Рос­
ства: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. В право­
сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и
вой литературе такие законодательные акты также называют обык­
архивах» — первого в отечественной истории архивного закона. Это
новенными законами.
основной закон по архивному делу, с появлением которого в об­
Среди законов важное место занимают к о д и ф и ц и р о в а н н ы е
щеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 де­
акты — кодексы.
кабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам на­
Кодекс — это единый, логически и юридически цельный за­
родного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело.
кон, который обеспечивает обобщенное и системное регулирова­ 2
Делопроизводство» , что специалисты рассматривают как факт рож­
ние определенной группы общественных отношений. В России
дения нового специфического подотдела права.
приняты и действуют кодексы практически по всем основным
отраслям законодательства: Гражданский кодекс Р Ф , Уголовный Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе мно­
кодекс Р Ф , Налоговый кодекс Р Ф , Арбитражно-процессуальный гое из предшествующего опыта архивного строительства дорево­
кодекс Р Ф , Уголовно-процессуальный кодекс РФ и др. К сожале­ люционной России и С С С Р , в то же время в нем учтено то новое,
нию, в России нет пока Архивного кодекса, хотя вопрос о его что произошло в политическом, экономическом, правовом раз­
разработке поднимался и ранее (в 20-е гг. XX в.). витии страны, а также ц е н н ы й зарубежный опыт.
Средством реализации законодательных норм являются п о д ­ Позже появились подзаконные акты по архивному делу, среди
з а к о н н ы е а к т ы , которые конкретизируют нормы законов или которых следует назвать следующие:
устанавливают новые нормы, но при этом соответствуют законам акты президента (указы и распоряжения), например:
и не противоречат им: указы П р е з и д е н т а Р о с с и й с к о й Ф е д е р а ц и и «Об архивах
Комитета государственной безопасности СССР» (1991), «О
акты Президента Р Ф , принимаемые в форме указов и распо­
партийных архивах» (1991); распоряжения Президента Рос­
ряжений и не противоречащие Конституции РФ и законам Р Ф ;
сийской Федерации «О сохранении исторических докумен­
акты Правительства Р Ф , принимаемые в форме постановле­
тов, связанных с деятельностью бывшего Верховного Сове­
н и й и распоряжений и не противоречащие Конституции Р Ф , за­
та Российской Федерации, а также некоторых средств мас­
конам Р Ф , актам Президента Р Ф ;
совой и н ф о р м а ц и и и общественных организаций» (1993) и
акты федеральных органов исполнительной власти (так назы­
«О создании К о м и с с и и по рассекречиванию документов,
ваемые ведомственные акты), издаваемые на основе и во испол­
созданных К П С С » (1994);
нение Конституции Р Ф , законов Р Ф , указов Президента Р Ф ,
акты правительства (постановления и распоряжения), например:
постановлений Правительства Р Ф .
В соответствии с изложенным правовой основой для разработ­
ки архивного законодательства прежде всего является государст­ См.: АртизовА. Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перс­
венное конституционное право, затем условно выделяется «пласт» пективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы. — 1996. — № 4. — С. 3.
2
архивного законодательства, а затем — акты смежных отраслей, Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. —
отдельные статьи которых реализуются в архивной среде. 1993.-№51.

42 43
постановление Правительства Российской Федерации «Об ут­ защита подлинности документов, обеспечение их сохранности
верждении Положения о Федеральной архивной службе России» во время архивной обработки, хранения и использования;
(1998); распоряжение Правительства Российской Федерации «О обеспечение доступности архивных материалов при сохранении
строительстве в 1997—2002 годах в Санкт-Петербурге здания Рос­ государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тай­
сийского государственного исторического архива» (1996); ны частной жизни, которая может быть в архивных документах;
акты федеральных органов исполнительной власти, например: действие в рамках соответствующего законодательства, избе­
приказ Госстандарта России «О выполнении требований Фе­ гая использования своего положения для нечестного удовлетво­
дерального закона «Об обязательном экземпляре документов в рения своих или чужих интересов;
части неопубликованных документов» (1996); приказ Росархи- обеспечение сохранности и использования мирового докумен­
ва «Об утверждении Регламента государственного учета доку­ тального наследия в сотрудничестве друг с другом и представите­
ментов Архивного фонда Российской Федерации» (1997). лями других профессий.
Законы и подзаконные акты носят название нормативно-пра­ Эти этические нормы, содержащиеся в Международном эти­
вовых актов. Нормативно-правовые акты распространяют свое дей­ ческом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто
ствие на территорию принявшего их субъекта, в данном случае работает с архивными документами, должны помнить о профес­
субъекта Российской Федерации. сиональной ответственности и согласовывать свои профессиональ­
В архивной сфере в последние годы особенно ярко обозначи­ ные действия с этическими нормами кодекса.
лось стремление отдельных регионов иметь свой архивный закон.
Это объясняется тем, что в федеральном законодательстве отсут­
ствуют или недостаточно глубоко проработаны вопросы, непо­ 2 . 2 . Основные законодательные акты в архивной сфере
средственно касающиеся конкретных субъектов Федерации. По­ в 9 0 - е гг. XX в.
этому субъектам предоставлено право самостоятельно решать все
вопросы архивного дела, за исключением тех, которые отнесены Основные современные законодательные акты по архивному
к компетенции Российской Федерации. делу приходятся на период 90-х гг. XX в. Рассмотрим их в хроноло­
При этом необходимо помнить, что законы и подзаконные акты гической последовательности.
субъектов Российской Федерации не должны входить в противо­ 1991 г. Принято считать, что начало всем реформам в архивной
речие с федеральным законодательством. Если же такое случает­ сфере было положено известными августовскими указами Прези­
ся, то должны действовать статьи и положения того или иного дента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС»
федерального закона. и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР». Указ
Этический кодекс архивиста. В любом цивилизованном обще­ Президента Р С Ф С Р об архивах Комитета государственной без­
стве «венцом», логическим продолжением нормативно-правовой опасности был подписан 24 августа 1991 г., Указ Президента Р С Ф С Р
системы является соответствующая этика поведения профессио­ о партийных архивах был подписан в тот же день. Значение этих
нала, например архивиста, что может быть закреплено этическим документов (и законодательных, и политических) трудно пере­
или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного оценить. Выделим главное: открылся доступ к ранее преимуще­
рода документом. ственно закрытым архивным материалам; перестал существовать
В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамб­ в стране «партийный архивный фонд» в параллели с Государствен­
леи Международного совета архивов был принят Международ­ ным архивным фондом страны.
ный этический кодекс архивистов, который установил высокие Затем 12 октября 1991 г. было издано Постановление Совета
стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто Министров Р С Ф С Р «О Российском центре хранения и изучения
занят в архивной сфере. документов новейшей истории ( Р Ц Х И Д Н И ) и Центре хранения
Основными принципами международного этического кодекса современной документации (ЦХСД)». На основании этого поста­
архивистов являются: новления на базе привилегированного Центрального партийного
защита целостности архивных материалов и гарантия их со­ архива был создан Российский центр хранения и изучения доку­
хранности; ментов новейшей истории, который позже вместе с Центром хра­
осуществление экспертизы ценности, отбор архивных докумен­ нения документов молодежных организаций был преобразован в
тов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, право­ Российский государственный архив социально-политической ис­
вом и административном пространстве; тории (1999), а архивные комплексы ЦК К П С С были включены

44 45
во вновь созданный Центр хранения современной документации, 2) к совместному ведению Российской Федерации, республик в
переименованный в 1999 г. в Российский государственный архив составе Российской Федерации, краев, областей, автономных обла­
новейшей истории. Тогда же, 12 октября 1991 г., вышло поста­ стей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;
новление Совета Министров Р С Ф С Р «О развитии архивного дела 3) к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами
в РСФСР». Таким образом, за один год были изданы два указа и Российской Федерации.
два правительственных постановления по архивному делу. В Основах законодательства впервые в архивной сфере законо­
1992 г. За этот год были изданы два постановления: одно — Пра­ дательно были определены две части Архивного фонда Россий­
вительства Российской Федерации «Об утверждении положения о ской Федерации (АФ Р Ф ) : государственная и негосударственная.
Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федера­ В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре ком­
ции и сети федеральных государственных архивов и центров хране­ плекса архивных документов, фактически, а порой и юридически
ния документации» от 24 июня 1992 г. и второе — Верховного Совета обособленных по следующим хранилищам: государственным ар­
Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным хивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отрасле­
документам и их использования» от 19 июня 1992 г. вым архивным фондам .
1
На основании первого постановления ранее секретный Централь­ Относительно последних следует отметить, что фактически
ный государственный (особый) архив СССР, хранивший трофейные документы в них хранятся постоянно, но в законодательстве впер­
документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой вой­ вые предусмотрено временное или депозитарное хранение доку­
ны из Германии и других зарубежных стран, а также архивные доку­ ментов в этих хранилищах.
менты Главного управления по делам военнопленных и интерниро­
Итак, в настоящее время существуют три формы хранения до­
ванных МВД СССР, был преобразован в Центр хранения историко-
кументов в государственной части АФ Р Ф :
документальных коллекций (ЦХИДК) и стал публичным.
постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях,
Был также определен срок (30 лет) ограничения доступа к ар­ а также фактически в отраслевых архивных фондах);
хивным документам или архивной информации, составляющим
депозитарное (в отраслевых архивных фондах);
государственную или иную охраняемую законом тайну, а также
временное (в ведомственных архивных и отраслевых архивных
срок (75 лет) доступа к архивным документам, содержащим све­
фондах).
дения о личной жизни граждан (за исключением самих этих граж­
Более подробно организация документов и дел Архивного фонда
дан или их наследников).
Российской Федерации будет рассмотрена в главе 3.
Такие четко ограниченные сроки доступа к отдельным катего­
Основы законодательства в архивной сфере показывают, что
риям документов в нашей стране были введены впервые. Эти же
страна действительно строит правовое государство. Сохраняя по
сроки и порядок доступа к архивным документам отдельных кате­
ряду позиций централизованный порядок регулирования архивным
горий более четко даны в «Основах законодательства Российской
делом, Основы законодательства демонстрируют и новые подхо­
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архи­
ды к реалиям сегодняшнего дня.
вах» (1993).
Но жизнь не стоит на месте. Некоторые позиции, отраженные в
На основании второго постановления пользователи архивных законодательстве, требуют более детальной, глубокой проработки.
документов могут обжаловать решения и действия архивных уч­
Поэтому в 1998—1999 гг. была подготовлена целая серия до­
реждений в вышестоящий архивный орган и даже в суд.
полнений и изменений в Основы законодательства. В Государствен­
1993 г. Много законодательных актов было принято в 1993 г., ную Думу был внесен проект федерального закона об изменениях
самым важным из которых был «Основы законодательства Рос­ и дополнениях в Основы законодательства об архивном деле 1993 г.
сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации В настоящее время Федеральной архивной службе предложено раз­
и архивах» от 7 июля 1993 г., который и сегодня является главным работать новый федеральный закон об архивном деле (вместо вне­
действующим законодательным актом. сения изменений и дополнений в Основы законодательства 1993 г.).
Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграниче­
В том же, 1993 году, было принято постановление Президента Рос­
на компетенция Российской Федерации и ее субъектов. В Основах
сийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов
законодательства выделены три блока полномочий по вопросам
и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.
архивного дела, отнесенных:
1) исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее
органов государственной власти; См.: Козлов В. П. Архивная реформа: Вопросы научного и методического
обеспечения // Отечественные архивы. — 1994. — № 1.
46
47
Это постановление явилось одним из основных законодатель­ ственной тайне». Регламент был призван упорядочить доступ к
ных актов, принятых в целях регулирования взаимоотношений архивным документам, содержащим сведения о лицах, подверг­
между учреждениями Государственной архивной службы (в на­ шихся политическим репрессиям и реабилитированных, бывших
стоящее время — Федеральная архивная служба) и центральны­ в плену и угнанных в Германию и другие страны Западной Евро­
ми органами федеральной исполнительной власти, государствен­ пы в период Второй мировой войны. В 1996 г. действие Регламента
ными учреждениями, организациями и предприятиями, а также было приостановлено.
совершенствования ведомственного хранения документов и орга­ В прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных делах
низации их в делопроизводстве. содержится информация о судьбах миллионов людей; их изучение
Позднее основные положения этого документа были подтверж­ необходимо для раскрытия полной правды о масштабе и характере
дены в таких законодательных актах, как Положение об Архив­ массовых политических репрессий в С С С Р в 3 0 - 5 0 - е гг. XX в.
ном фонде Российской Федерации (1994) и Положение о Феде­ Однако в этих делах имеются документы, содержащие сведе­
ральной архивной службе России (1998). ния о тайне личной жизни, и иную информацию, способную на­
Далее был ряд постановлений и указов Совета Министров и нести моральный ущерб личности, а также материалы оператив­
Правительства Р Ф : постановление «О реализации государственной но-проверочного характера.
политики в архивном деле»; Указ Президента Российской Федера­ В Регламенте зафиксирован механизм, позволяющий репресси­
ции «О включении отдельных объектов в государственный свод особо рованному или его наследникам на определенный срок закрыть для
ценных объектов культурного наследия народов Российской Феде­ исследователей доступ к той части документов прекращенного уго­
рации» (первый указ был подписан б ноября 1993 г., второй, с ловного дела, которая непосредственно отражает поведение человека
точно таким же названием, — 24 января 1995 г., третий — 2 апреля во время следствия (протоколы допросов, очных ставок, заявления).
1997 г.). Определена также ответственность пользователя за точность переда­
Для примера: весь документальный комплекс Российского го­ чи, обнародование сведений, затрагивающих честь и достоинство реа­
сударственного архива древних актов включен в этот свод. Но речь билитированных, их родственников, свидетелей и третьих лиц.
идет не только об архивах. Достаточно просмотреть очень неболь­ 1995 г. Выходит постановление Правительства Российской Фе­
шой перечень. Возможен следующий такой указ — тогда государ­ дерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятель­
ственный свод особо ценных объектов будет пополняться. ности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе,
1994 г. В этом году был издан Указ Президента Российской описанию, консервации и реставрации архивных документов». Речь
Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Рос­ идет о том, что деятельность архивных учреждений должна ли­
сийской Федерации и П о л о ж е н и я о Государственной архивной цензироваться, т.е. о предоставлении права заниматься, допус­
службе России». Наряду с Основами законодательства д а н н ы й тим, экспертизой ценности, консервацией документов, описа­
Указ об Архивном фонде и Государственной архивной службе нием документов и т.д.
является основополагающим законодательным актом в архивной 1996 г. В этот год издаются два Указа Президента Российской
сфере. Федерации: «О внесении изменений в Положение об Архивном
В Положении об Архивном фонде Российской Федерации четко фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. и «О структуре
закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, федеральных органов исполнительной власти» от 1 августа 1996 г.,
отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации где сказано о переименовании Государственной архивной службы
и муниципальных архивов, осуществляющих постоянное хранение Российской Федерации в Федеральную архивную службу Россий­
документов АФ РФ, указаны порядок и сроки временного, а также ской Федерации.
депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и 1998 г. Постановлением Правительства Российской Федерации
предприятиях. Именно в Положении назван полный перечень отрас­ от 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной ар­
левых фондов, о котором будет рассказано ниже. хивной службе России (вместо Положения о Государственной
Затем, в 1994 г., был принят Регламент доступа к материалам архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современ­
прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в ной законодательной базы определены статус Федеральной архив­
государственных и ведомственных архивах Российской Федера­ ной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи,
ции. Этот очень важный документ был разработан в соответствии масштаб деятельности, внутренняя структура. Особо следует вы­
с Основами законодательства и законами Российской Федерации делить, что в компетенцию Росархива входит руководство как
«О реабилитации жертв политических репрессий» и «О государ- архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.

48 49
В законе обобщенно и достаточно подробно прописаны нор­
Как известно, в России не существует федеральной делопро­
мы, касающиеся сохранности документов в случае ликвидации,
изводственной службы: Росархив выступает один в двух лицах.
банкротства или реорганизации организаций и предприятий. Ряд
1999 г. Постановлением Правительства Российской Федерации
статей посвящен порядку доступа к архивным документам и их
от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была
утверждена структура сети федеральных государственных архивов использования, государственного учета документов АФ Р Ф , от­
(см. главу 3). несения организаций и предприятий к числу источников комп­
2002 г. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта лектования.
2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор право­ Законодательством Российской Федерации установлена граж­
вых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного данско-правовая, административная и уголовная ответственность
дела внесены в законодательство в области информации и инфор­ юридических лиц, должностных л и ц и граждан.
матизации. Современная архивная правовая база не ограничивается лишь
2004 г. Принят Федеральный закон «Об архивном деле в Рос­ законодательными актами в области архивного дела. В стране дей­
сийской Федерации», в связи с чем утратили свою силу Основы ствует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно
законодательства 1993 г. По ряду позиций закон сохранил преем­ регулирующих вопросы архивной сферы, — о культуре; информа­
ственность, но есть в нем и «потери». Он регулирует отношения в тизации и защите информации; государственной тайне; службе
сфере организации хранения, комплектования, учета и исполь­ внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторс­
зования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ ком праве; о правовой охране программ для ЭВМ и др.
РФ) и собственных архивных документов государственных и не­ Так, в Уголовном кодексе Российской Федерации впервые
государственных учреждениий, организациий и предприятий. прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с
Впервые в законе даны определения понятий «документ Архив­ ними.
ного фонда Российской Федерации» и «документ по личному со­ В ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»
ставу», тем самым повысился статус документов по личному со­ прописано, что гражданин имеет право получить определенную
ставу в деле их упорядочения и сохранения; также даны трактов­ и н ф о р м а ц и ю по любому законодательству (архивному и уголов­
ки двух понятий «временное хранение» — для архивных докумен­ ному). Ст. 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность»
тов в целом и для документов АФ Р Ф . Введены новые понятия — содержит норму о том, что архивные документы имеют особую
«владелец архивных документов» и «пользователь архивных доку­ ценность, рассматриваемую в юриспруденции как вещь, пред­
ментов». Для документов АФ РФ нормативно подтверждены ста­ мет движимого имущества. Ст. 188 «Контрабанда» прописывает
рые и закреплены новые сроки временного хранения документов права граждан, вывозящих за границу документы, представляю­
в организациях до поступления в государственные или муници­ щие государственную и общественную ценность, и права таможни
пальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных в этой ситуации. О противодействии преступному деянию гово­
образований в области архивного дела; в ст. 6 — состав АФ РФ и рится и в ст. 90 — «Невозвращение на территорию Российской
порядок включения в него архивных документов, особенности Федерации предметов художественного, исторического и архео­
гражданского оборота документов. логического достояния народов Российской Федерации и зару­
бежных стран».
Право собственности на архивные документы независимо от их
Ст. 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории
форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных доку­
или культуры» — о противодействии преступлению, которое на­
ментов возможно только в соответствии с федеральным законо­
носит урон общественной нравственности: по Закону Р С Ф С Р «О
дательством. Изъятые как вещественные доказательства, они под­
памятниках истории и культуры» 1976 г. документы были отнесе­
лежат возврату собственнику или владельцу.
ны к памятникам истории и культуры. Ст. 284 — о ее содержании
Сложным остается вопрос о создании архивов в организациях
говорит само название: «Утрата документов, содержащих госу­
и на предприятиях. В Основах законодательства 1993 г. запрещалось
дарственную тайну». Ст. 324 «Приобретение или сбыт официаль­
создание тайных архивов, в том числе затрагивающих права и за­
ных документов и государственных наград» — за это преступление
конные интересы граждан. Организации и предприятия руковод­
предусмотрено наказание штрафом в размере от 100 до 200 мини­
ствуются в работе как законодательными и нормативными право­
мальных размеров оплаты труда. Ст. 325 «Похищение или повреж­
выми актами, так и правилами, установленными архивным орга­
дение документов, штампов, печатей» — амплитуда наказаний за
ном. Они обеспечивают соответствующие материальные и финан­
данное преступление в совокупности может быть от 200 мини-
совые условия.
51
50
мальных размеров оплаты труда до л и ш е н и я свободы на срок от 7 Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее
до 12 лет с конфискацией имущества. акты рассматривают более общие проблемы защиты прав и инте­
В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные ресов гражданина, обеспечения и н ф о р м а ц и о н н о й открытости
отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерчес­
и налоговое законодательство), имущественной (гражданское за­ кой и государственной тайны. Сложность объекта правового регу­
конодательство), трудовой (законодательство о труде) и т. д. лирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроник­
Федеральные законы и другие нормативные правовые акты, новение норм законов, поэтому для принятия ответственного ре­
принятые в 1991—1996 гг. и составленные научно-справочной биб­ шения приходится обращаться к нормам двух или более норма­
лиотекой федеральных архивов, в той или иной степени затраги­ тивных правовых актов.
вают архивные учреждения. Таких законов свыше 150, из них по Анализ нормативных правовых документов данной группы —
собственно архивному законодательству несколько десятков ак­ тема специального разговора. Перечислим важнейшие акты: феде­
тов, и все они условно разделяются на три группы: ральные законы — «Об оперативно-розыскной деятельности»
1) фундаментальные — по всему комплексу вопросов архивной 1992 г., «О государственной тайне» 1993 г., «Об авторском праве и
сферы; смежных правах» 1993 г., «Об информации, информатизации и
2) по процессам комплектования, хранения, учета и вывода защите информации» 1995 г.; указы Президента Российской Фе­
документов; дерации — «О снятии ограничительных грифов с законодатель­
1
3) о доступе к архивным документам и их использовании . ных и иных актов, служивших основанием для массовых репрес­
Первую группу представляют главный архивный закон страны — сий» 1992 г., «О Межведомственной комиссии по защите государ­
Федеральный закон от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в ственной тайны» 1995 г., «Об утверждении перечня сведений,
Российской Федерации» — и Положение об Архивном фонде Рос­ отнесенных к государственной тайне» 1995 г., «Вопросы Межве­
сийской Федерации (с дополнением, внесенным Указом Прези­ домственной комиссии по защите государственной тайны» 1996 г.;
дента от 1 апреля 1996 г.). К ним примыкают законы и положения постановления Правительства Российской Федерации — «О пе­
об архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации. речне сведений, которые не могут составлять коммерческую тай­
Во второй группе основное место занимают акты о деятельнос­ ну» 1992 г., «Об установлении порядка рассекречивания и про­
ти так называемых спецслужб и некоторых других министерств и дления сроков засекречивания архивных документов Правитель­
ведомств — об условиях функционирования их собственных архи­ ства СССР» 1995 г. и «Об утверждении Правил отнесения сведе­
вов и главное — об их праве на долговременное и депозитарное ний, составляющих государственную тайну, к различным степе­
хранение архивных документов. Это — федеральные з а к о н ы ням секретности» 1995 г. и др.
«О внешней разведке» 1996 г. (новая редакция), «О федеральных Здесь достаточно неполно перечислены законодательные акты,
органах правительственной связи и информации» 1993 г., «Об регламентирующие действия с архивными документами и инфор­
органах федеральной службы безопасности в Российской Федера­ мацией из них. Но даже из указанного перечня видно, насколько
ции» 1995 г., «Об обязательном экземпляре документов» 1994 г.; сложно их применять в совокупности при решении конкретной
утвержденные Указом Президента от 14 марта 1995 г. и распоряже­ проблемы. Поэтому необходим дальнейший комплексный анализ
нием от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных законодательных актов — архивных и смежных, совершенствова­
дел Российской Федерации и Положение о Президентском архи­ ние самого архивного законодательства и детальная разработка
ве; принятый Правительством Российской Федерации 13 декабря мер по реализации отдельных законодательных статей.
1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О
вывозе и ввозе культурных ценностей» 1993 г. и постановление
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Фе­
дерации от 21 апреля 1995 г. «О моратории на возвращение куль­
турных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечествен­
ной войны».

См.: Артизов А.Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и


перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы — 1996 - КМ -
С. 4-5. ' " '

52
Глава 3 осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте­
ресах пользователей.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В архивоведческой литературе термин архив употребляется в
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский
язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в
ФЕДЕРАЦИИ
эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском
законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Гене­
ральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учинен­
ные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе
3 . 1 . Понятия «архивный документ» и «архив»
лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».
В XVIII в. слово архив (ж. р. — архива) означал как собрание
Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом
документов лица, рода, так и структурное подразделение учреж­
документ. Документ — это результат закрепления информации о
дения, занимающееся хранением документов. В первой половине
предметах объективной действительности и о мыслительной дея­
тельности человека посредством письма, графики, фотографии XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения,
или другим способом на любых носителях. хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться
и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя
Это определение взято из Словаря современной архивной тер­
Воронцова» (М., 1870—1895. Т. 1—40); «Архив графов Мордвино­
минологии социалистических стран (1982).
вых (СПб, 1901 —1903. Т. 1 —10); «Русский архив». Кроме того, со­
Есть и другие трактовки п о н я т и я документ, например в ГОСТ
гласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помеще­
16487 — 83: «Документ — материальный объект с и н ф о р м а ц и е й ,
ние, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре со­
закрепленной созданным человеком способом для передачи ее
временной архивной терминологии социалистических стран (М.,
во времени и пространстве». Особенность д а н н о й трактовки по­
вып. 1 — 2, 1982, 1988) была сделана попытка покончить с много­
нятия в том, что в данном случае под документом понимается
значностью термина архив. Архивом предлагалось считать только
материальный объект, специально созданный для передачи ин­
формации. учреждение или структурное подразделение, осуществляющее
хранение документов в целях их оптимального использования.
Так, например, белая стена не является документом. Но как
Поэтому ГОСТ 16487 — 83 запрещал употреблять термин личный
только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» — это уже
архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хра­
документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Истори­
нением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность тер­
кам известно немало случаев, когда настенные или даже наскаль­
мина архив снова закреплена в законе.
ные надписи становились ценным источником по истории куль­
Таким образом, в современной трактовке архив — это не толь­
туры народов.
ко многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и кило­
Последняя трактовка п о н я т и я документ звучит следующим метрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку
образом: « З а ф и к с и р о в а н н а я на материальном носителе инфор­ конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в
м а ц и я с реквизитами, п о з в о л я ю щ и м и ее идентифицировать»
зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить
(ГОСТ Р51141-98).
на две группы: государственные и ведомственные.
Архивный документ — это ценный материальный носитель ин­ Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют
формации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его собирание, хранение и организацию архивных документов в це­
значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, лях их всестороннего использования. Государственные архивы хра­
для кого он представляет ценность: если для общества в целом нят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы.
как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранит­ Главная задача государственных архивов — служение историчес­
ся в историческом архиве, если же только для человека, то он кой науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис­
хранится в личном, семейном архиве. торическими.
Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежде­
присутственное место. Под архивом понимается совокупность ар­
ний или ведомств, хранящие документы этих ведомств и органи­
хивных документов, а также архивное учреждение или структур­
зующие их использование для информационного обеспечения их
ное подразделение учреждения, организации или предприятия,
работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении
54
55
срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в 3 . 3 . Организация документов и д е л в пределах Архивного
государственный архив. фонда Российской Федерации в целом
Все архивные документы страны образуют Архивный фонд (первый уровень организации документов)
Российской Федерации.
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фон­
да РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных
3 . 2 . Архивный ф о н д Российской Федерации
хранилищ, которую образуют все федеральные архивы, архивы
Архивный фонд Российской Федерации — совокупность доку­ субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фон­
ментов, отражающих материальную и духовную жизнь ее наро­ ды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Россий­
дов, имеющих историческое, научное, социальное, экономичес­ ской академии наук, музеи, библиотеки. Именно здесь хранятся
кое, политическое и культурное значение и являющихся неотъем­ все документы, представляющие ценность для общества и истори­
лемой частью историко-культурного наследия народов Российс­ ческой науки. Одни из них складывались в течение столетий, дру­
1 гие были созданы в связи с появлением новых систем документа­
кой Федерации .
В состав Архивного фонда РФ включены все документы, пред­ ции и носителей информации, третьи возникают на наших глазах
ставляющие ценность для общества независимо от формы соб­ вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления,
ственности. Напомним, что в состав ГАФ С С С Р входили доку­ в деятельности которых неизбежно создаются документы.
менты, находящиеся только в государственной собственности. Все Не сразу учеными были выработаны признаки, по которым
ценные документы по Положению о ГАФ С С С Р , изданному в шла организация документов на уровне Архивного фонда страны.
1980 г., могли быть национализированы. Эти признаки окончательно были сформулированы в конце 50-х гг.
Работа по распределению документов между архивами и упо­ XX в. и оказали влияние на формирование сети современных госу­
рядочению документальных комплексов внутри каждого архива дарственных архивов. Поэтому они заслуживают того, чтобы им
называется организацией документов Архивного фонда Р Ф . П р и уделили особое внимание (рис. 1).
организации архивных фондов и архивных документов учитыва­ Классификация архивных документов и дел в Государственном
ется принадлежность документов к различным формам собствен­ архивном фонде СССР. До 1991 г. организация документов и дел в
ности, разным историческим периодам, видам носителей инфор­ Государственном архивном фонде С С С Р осуществлялась по сле­
мации, а также другие факторы. От рациональной организации дующим признакам:
документов Архивного фонда Российской Федерации зависит ус­ 1) принадлежности к историческим эпохам: феодализму, капита­
пех поиска документов. лизму, социализму (документы эпохи социализма хранятся в госу­
В архивоведческой литературе синонимами термина «организа­ дарственных архивах отдельно от эпох феодализма и капитализма);
ция» являются термины «классификация» и «систематизация» до­ 2) принадлежности к комплексам, имеющим общесоюзное, рес­
кументов и дел. публиканское (для союзных и автономных республик) и местное
Классификация — это выработка научных основ (признаков) значение;
организации комплексов документов, установление логических и 3) принадлежности к определенным административно-терри­
исторических связей между ними. Систематизация — физическая ториальным единицам (краям, областям, районам);
организация и упорядочение документальных комплексов на ос­ 4) принадлежности к определенным отраслям государственной
нове схемы классификации документов. и общественной деятельности;
Организация документов и дел в современном понимании пред­ 5) принадлежности к составу документации данного фондооб-
полагает единство двух процессов — классификации и системати­ разователя (принцип недробимости архивного фонда);
зации документов. 6) способу и технике закрепления информации.
Организация документов и дел Архивного фонда страны осу­ Рассмотрим подробнее каждый из вышеназванных признаков.
ществляется по трем уровням: Принадлежность документов к историческим
в пределах АФ РФ в целом; э п о х а м . Этот признак организации документов по архивам обус­
в пределах архива; ловлен тем, что эпохам феодализма, капитализма и социализма
в пределах архивного фонда. (хотя их разделение было всегда условно) свойственна особая
структура государственного аппарата, что отражается на составе
Основы Законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах. Ст. 1. архивных фондов.

56 57
Принадлежность Принадлежность Принадлежность ветской властью, были отнесены к советской эпохе, документы
документов документов к комплексам, документов
Российской империи и Временного правительства — к дорево­
к историческим имеющим всесоюзное, к административно-
эпохам республиканское или территориальным л ю ц и о н н о й эпохе.
местное значение единицам При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не
трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоре­
чит принципу недробимости фонда.
Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия,
ГАФ СССР банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г.,
вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы
или национализированы в течение нескольких лет.
На практике датой, по которой материалы относят к той или иной
Принадлежность
документов к отраслям Принадлежность
эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации
государственной Способ и техника документов к составу учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-
и общественной закрепления документации одного новому для каждого фондообразователя. Документы учреждений, ко­
деятельности документов фондообразования торые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно
дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящих­
Рис. 1. Классификация документов, подлежавших хранению
ся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как
в Государственном архивном фонде С С С Р
правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).
Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов
На практике эта классификация осуществлялась следующим
культурных и научных учреждений, журналов и газет, обществен­
образом.
ных организаций, которые продолжили свое существование и после
1. Создавались архивы (центральные), хранящие документы фео­
революции, например фондов университетов, театров и т.д.
дализма, капитализма и социализма отдельно. Например, документы
Для ряда территорий (Бухара, Хива, Хорезм, Тува, Дальний
эпохи феодализма (условно с XI в. по 1801 г.) хранились в
Восток, Крым, Западная Украина и Белоруссия, Прибалтика,
ЦГАДА С С С Р (РГАДА);
Бессарабия и Северная Буковина) дата установления советской
эпохи капитализма (условно с 1801 по 1917 г.) хранились в
власти была сдвинута во времени, т.е. советская власть на этих
ЦГИА С С С Р (РГИА);
территориях была установлена намного позже октября 1917 г. На­
эпохи социализма (условно с 1917 г.) хранились в ЦГАОР С С С Р
оборот, ряд организаций, фонды которых отнесены к материа­
(ГАРФ).
лам советской эпохи, образовались раньше октября 1917 г. —
Документы дореволюционной и советской эпох хранились раз­
военно-революционные комитеты, Советы депутатов и др.
дельно соответственно в центральных исторических архивах и цен­
Наконец, порой очень сложно отнести к той или иной эпохе
тральных архивах Октябрьской революции на Украине, в Бело­
фонды личного происхождения, например В.Я.Брюсова, А. Бело­
руссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эсто­
го, А.А. Блока, А.А.Ахматовой и др.
н и и и других бывших союзных республик. Все эти архивы, изме­
нившие названия, действуют до сих пор. По этой причине почти все архивы, сформированные по прин­
ципу деления материалов по эпохам, хранят документы, выходя­
2. Документы хранились в рамках одного архива в отделах до­
щие за рамки разделительных дат.
революционных и советских фондов (как правило, в областных,
Не прошло и 75 лет, как перед архивистами вновь встала про­
краевых, городских архивах).
блема разграничительной даты в связи с распадом Советского
Разделение документов разных эпох по архивам всегда было
Союза и Государственного архивного фонда С С С Р .
связано с проблемой разделительной даты, которая устанавли­
валась специальным нормативным актом. Так, по Декрету о ре­ Однако, следуя за канвой исторических событий, нет необходи­
организации и централизации архивного дела в Р С Ф С Р от 1 июня мости, да и возможности устанавливать единую дату для всех феде­
1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпо­ ральных органов и новых учреждений Российской Федерации.
хи и слома старого государственного аппарата. «Правила опреде­ Принадлежность документов к комплексам
л е н и я архивного фонда» в 1938 г. утвердили п р и н ц и п недроби­ общесоюзного, республиканского и местного
мости архивного фонда. Документы учреждений, созданных со- з н а ч е н и я . К комплексам документов общесоюзного значения от­
носились: фонды высших органов власти и управления, централь-
58
59
ных гражданских и военных учреждений, частей и соединений ных в новорожденной административно-территориальной едини­
армии и флота Союза С С Р ; фонды Русского государства, Россий­ це). В истории архивного дела использовались оба подхода.
ской империи, Российской буржуазной республики, а также до­ Остро стояла проблема размежевания документов автономных
кументы правительств периода Гражданской войны и иностран­ республик, округов, областей, ранее не имевших своей государ­
ной военной интервенции, притязавших на государственную власть ственности. Документы по их истории хранились, как правило, в
во всероссийском масштабе. фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в рес­
К комплексам документов республиканского значения относились: публиканском или областном архиве.
фонды высших органов власти и центральных учреждений советских Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместни­
(союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданс­ ка Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказ­
ких и военных учреждений, действовавших на территории, входя­ ского (Центральный государственный исторический архив Грузии,
щей в состав республики, и образованных местными буржуазными г.Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Гру­
и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреж­ зии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наме­
дений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою ком­ стничества — г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств.
петенцию на всю или значительную часть территории республики. В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробле­
К комплексам документов местного значения относились фонды ние и перемещение территориальных комплексов нежелательно.
губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, Поэтому при создании нового архива новой административно-
районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, территориальной единицы в него должны поступать только фон­
действовавших на территории края, области, округа, района в их ды новых органов власти и управления.
современных границах, если документы этих учреждений не отне­ Принадлежность документов к определенным
сены к комплексам союзного или республиканского значения. о т р а с л я м г о с у д а р с т в е н н о й и о б щ е с т в е н н о й дея­
На практике этот п р и н ц и п классификации документов реали­ т е л ь н о с т и . Этот признак классификации документов был оп­
зовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих ределяющим в построении Государственного архивного фонда в
общегосударственную ценность, создавались центральные архи­ период 1918-1929 гг., когда все архивные документы разбива­
вы СССР; для хранения документов республиканского значения — лись по их содержанию на тематические комплексы (секции).
центральные архивы республик; для хранения документов мест­ В настоящее время тематический, или отраслевой, п р и н ц и п со­
ного значения — краевые, областные, окружные, городские, рай­ здания архивов обусловлен тем, что работа с документами опре­
онные архивы. деленной тематики требует специальной подготовки архивистов.
Принадлежность документов к административ­ Практически отраслевой принцип классификации реализуется при
н о - т е р р и т о р и а л ь н ы м е д и н и ц а м . В основе организации сети создании архивов литературы и искусства, военно-исторических
областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит и народного хозяйства, а также многочисленных архивов обще­
административно-территориальное устройство страны. Это значит, ственных движений (бывшие центральные и местные партийные
что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели
республике необходим свой архив, поскольку в каждой администра­ были созданы специально в соответствии с данным признаком.
тивно-территориальной единице есть органы власти, управления, Принадлежность документов к с о с т а в у доку-
суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности [ " м е н т а ц и и д а н н о г о ф о н д о о б р а з о в а т е л я . Научной ос­
которых образуются документы по истории этой территории. новой классификации документов по этому признаку являются
Однако на практике осуществить разделение материалов по ад­ следующие принципы: происхождения, т.е. классификация доку­
министративно-территориальным единицам не совсем просто, по­ ментов по исторически сложившимся комплексам (фондам); ло­
скольку в административно-территориальном делении России про­ гический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам.
исходят изменения: создается либо область, либо район, либо рес­ П р и н ц и п происхождения учитывается и при классификации
публика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях Документов по архивам. На этом уровне он понимается как прин­
возможны два подхода: либо при создании новых областей и райо­ цип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. докумен­
нов материалы ликвидированных фондообразователей, действовав­ ты одного архивного фонда не подлежат разделению по разным
ших на данной территории, передаются в новый архив, либо в архивохранилищам.
новый государственный архив поступают только документы новых Способ и техника закрепления информации.
фондообразователей (новых органов власти и управления, создан- Этот признак классификации документов предполагает создание

60 61
архивов кино-, фото-, ф о н о - и видеодокументов, а также архи­ Архивный фонд
вов научно-технической документации: Российского государствен­ Российской Федерации
ного архива фотодокументов, Российского государственного ар­ (АФ РФ)
хива кинофотодокументов, Российского государственного науч­
но-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано
необходимостью, во-первых, особого режима хранения докумен­
тов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптичес­ Государственная часть Негосударственная часть
АФРФ АФРФ
ких), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих доку­
ментов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда
комплекса научно-технической документации или фотодокумен­
тов может привести к дроблению фонда. Документы Документы Документы
Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде дореволюционного периода советского периода современного периода
Российской Федерации. В начале 90-х гг. XX в., после распада СССР,
возникло новое государство — Российская Федерация с новой Рис. 3. Организация архивных фондов и архивных документов
экономической основой, когда признаются и защищаются рав­ по формам собственности
ным образом частная, государственная, муниципальная и иные
кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные
формы собственности.
(электронные) документы;
И з м е н е н и я , происшедшие в стране, коснулись и архивной
3) по срокам хранения:
сферы. Государственный архивный фонд С С С Р был переимено­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на по­
ван в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не
стоянном хранении в архивах;
только название, но и сама организация документов и дел Архив­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­
ного фонда Российской Федерации, которая осуществляется те­
менном хранении в течение установленных сроков в ведомствен­
перь по следующим признакам (рис. 2):
ных архивах;
1) по формам собственности:
архивные фонды и архивные документы, находящиеся на вре­
архивные фонды и архивные документы государственной час­
ти АФ Р Ф ; менном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и от­
раслевых фондах;
архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федераль­
архивные фонды и архивные документы негосударственной ча­
ной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;
сти Архивного фонда Р Ф , находящиеся на временном и депози­
архивные фонды и архивные документы, находящиеся в веде­
тарном хранении в государственных архивах.
н и и муниципальных органов;
Все названные выше признаки можно применять только в со­
архивные фонды и архивные документы негосударственной
вокупности, формальное следование одному из них может приве­
части Архивного фонда РФ (рис. 3);
сти к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.
2) по видам носителей, способам и технике закрепления ин­
Например, условно разделительной датой между документами Рос­
формации:
сийского архива древних актов (РГАДА) в Москве и Российским
архивные письменные и графические документы на бумажных
государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петер­
носителях;
бурге считается 1801 г. Здесь действует принцип разделения мате­
риалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА).
АФРФ Вместе с тем четверть материалов РГАДА составляют материалы
Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с
середины XVIII в. до XX в. С другой стороны, в РГИА хранится
фонд Синода (1721-1918). Если буквально следовать принципу
Организация Организация архивных фондов Организация
документов по видам носителей, способам фондов и доку­
Разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть
по форме и технике закрепления ментов по срокам Разделены пополам: все материалы до 1801 г. отправлены в Моск­
собственности информации хранения ву (в РГАДА), а после 1801 г. — в Санкт-Петербург (в РГИА). Од­
нако, поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют
Рис. 2. Организация Архивного фонда Российской Федерации
63
62
собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу постоянное, временное, постоянное в собственности государства,
недробимости они хранятся целостно в одном хранилище. депозитарное.
Как видно из приведенной классификации, в основе совре­ Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в ар­
менной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на хивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же
государственную и негосударственную части, что было закрепле­ в архиве негосударственного учреждения.
но в «Основах законодательства Российской Федерации об Архи­ Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их пере­
вном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г. дачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архи­ службы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные
вные фонды и архивные документы: архивы органов государственной власти и управления государствен­
государственных учреждений, организаций, предприятий и ных учреждений, организаций и предприятий, а также государ­
государственных институтов, действовавших на территории Рос­ ственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городс­
сии на всем протяжении ее истории, а также учреждений религи­ кие) архивы могут осуществлять временное хранение документов в
озных конфессий до момента отделения церкви от государства; учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом доку­
органов государственной власти, местного самоуправления, ментов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи
прокуратуры, государственных учреждений, организаций, пред­ и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов
приятий, действующих на территории Р Ф ; негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником.
государственных учреждений, воинских частей, находящихся Обычно временное хранение осуществляется в интересах учрежде­
и (или) находившихся за границей; ний и ведомств, пока документы нужны для информационного
предприятий, организаций или объединений смешанных форм обеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи докумен­
собственности, в уставном капитале которых имеется преоблада­ тов на постоянное хранение строго ограничены законом.
ющая доля федеральной или государственной собственности; Хранение в собственности государства — это хранение доку­
органов, учреждений, организаций и предприятий бывших ментов, находящихся в частной собственности, собственности об­
К П С С и ВЛКСМ; щественных организаций, корпораций, акционерных обществ и
других общественных организаций и объединений, образовав­ т.д., которые на законном основании переданы в собственность
шихся при осуществлении их деятельности до момента регистра­ учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим
ции в соответствии с законом РФ об общественных организациях, основанием скорее всего может быть договор дарения или кугаги-
принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;
юридических и физических лиц, поступившие на законных
основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, Архивный фонд Российской Федерации
а также к о п и и архивных документов на правах подлинников и на
законных основаниях, поступившие в собственность государства.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архив­ Государственная часть Негосударственная часть
ные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
государственных объединений и организаций с момента их ре­
Постоян­ Депози­ Времен­ В собствен­
Z
Депози­ Времен­ Постоян­
гистрации в соответствии с законодательством РФ об обществен­ ное тарное ное ности тарное ное ное
ных объединениях, в том числе профессиональных союзов, бла­ хране­ хране­ хране­ государ­ хране­ хране­ хране­
ние ние ние ства ние ние ние
готворительных и иных фондов, политических партий и движе­
ний, религиозных объединений и организаций;
негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак­ Архивы Ведом­
Архивы
ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий про­ Федера­ Ведом­ Федера­ ствен­
льной Музеи и Отрасле- Музеи и Отрасле- ные
мышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, ствен­ льной
архив­ библио- вые библио- вые (част­
ные архив­
науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; ной фонды
ной фонды ные)
архивы
физических л и ц (документы личного происхождения, фамиль­ службы службы архивы
ные архивы, коллекции документов и др.).
Для документов государственной и негосударственной частей Рис. 4. Классификация архивных документов и дел в АФ РФ по срокам
АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения (рис. 4): хранения

64 Архивоведение 65
продажи, заключенный между собственником и государственным
Окончание табл. 2
архивом, музеем или библиотекой, а также:
приобретение документов Росархива на аукционе или у торго- № По Положению о ГАФ СССР По Положению об Архивном
во-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; п/п от 4 апреля 1980 г. фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7)
передача государству так называемых бесхозных материалов в
том случае, если при ликвидации учреждения или организации у Центральный картографо-гео­ Центральный картографо-гео­
архива не оказалось законных «наследников». дезический фонд Главного упра­ дезический фонд Центральной
1 вления геодезии и картографии федеральной службы геодезии
Депозитарное хранение документов — временное хранение доку­
при Совете Министров СССР и картографии России
ментов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в тече­
Всесоюзный информационный Центральный государственный
ние срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником
фонд стандартов и технических фонд стандартов и технических
документов. По истечении срока депозита, установленного в догово­ условий Государственного условий Комитета РФ по
ре, совсем не обязательно следует передача документов на постоян­ комитета СССР по стандартам стандартизации, метрологии и
ное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депо­ сертификации
зиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату. Всесоюзный государственный Российский государственный
Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе фонд кинофильмов Государ­ фонд кинофильмов Комитета
об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государствен­ ственного комитета СССР по РФ по кинематографии
ным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? От­ кинематографии (Госфильмофовд)
раслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, Министерство иностранных дел Министерство иностранных
сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного СССР (Архив внешней дел Р Ф
(в том числе депозитарного) хранения документов государственной политики)
части Архивного фонда Р Ф . При этом сроки, условия хранения доку­ КГБ СССР (по постановлению Служба внешней разведки РФ,
ментов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Совета Министров СССР от Федеральная служба
Росархивом и ведомством. В табл. 2 приводится перечень отрасле­ 19.08.79) контрразведки РФ
вых фондов с правом депозитарного хранения документов государ­ МВД СССР (по постановлению Министерство внутренних дел
ственной части Архивного фонда Российской Федерации. Совета Министров СССР от РФ
27.12.84)
Таблица 2 Министерство обороны Министерство обороны РФ
СССР (решением Совета
№ По Положению о ГАФ СССР По Положению об Архивном Министров от 09.08.79 был
п/п от 4 апреля 1980 г. фонде РФ от 17 марта 1994 г. (Ст. 7) установлен предельный срок
хранения — 75 лет)
1 Объединение «Всесоюзный Государственное геологическое 10 Минсредмаш С С С Р (по Министерство РФ по атомной
геологический фонд» при предприятие «Российский постановлению Совета энергии
Министерстве геологии СССР геологический фонд» Комитета Министров от 18.06.87)
РФ по геологии и 11 Академия наук С С С Р
использованию недр 12 Музеи и библиотеки
2 Государственный фонд данных Российский государственный Министерства культуры СССР
о состоянии окружающей фонд данных о состоянии
природной среды Государ­ окружающей природной среды
ственного комитета С С С Р по Федеральной службы России 3 . 4 . Организация документов и дел в пределах архивов
гидрометеорологии и по гидрометеорологии и мони­ (второй уровень организации документов)
контролю природной среды торингу окружающей среды
Классификация документов в пределах архива предполагает их
организацию по комплексам — фондам и коллекциям.
1
Депозитум (англ.) — вещь, отданная на хранение, материальная ценность П р и классификации документов архива выбирают один из на­
(обычно деньги или ценные бумаги), вносимая на хранение в административ­ учных принципов классификации:
ные учреждения и подлежащая при наступлении определенных условий возврату принцип происхождения (организация документов по истори­
внесенному ее лицу или передаче по его указанию любому другому лицу.
чески сложившимся комплексам (фондам);
66
67
логический (тематический) принцип классификации докумен­ Таблица 3
тов по тематическим и другим (искусственно созданным) груп­
пам (коллекциям). № п/п Признак Пример
В этом разделе рассмотрим вопросы организации дел в преде­ Однородные учреждения, Избирательные комиссии по
лах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь действовавшие на одной выборам в Верховный Совет
остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения, территории Р С Ф С Р по Московской
как архивный фонд и фондообразователь. области (1938—1967)
Архивным фондом организации или лица называется вся совокуп­ Объединение фондов Департамент народного
ность документов, образующихся в процессе деятельности какого- руководящего органа и образования и школы (с 1993);
либо фондообразователя. Фондообразователем называется учрежде­ подчиненных ему Кооперативно-промысловый
ние или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. учреждений, действовавших совет и промысловые артели
Документальный фонд лица называют личным архивом. на определенной территории Хабаровского края (1960—
В соответствии с Г О С Т Р 5 1 1 4 1 —98 архивный фонд — это сово­ 1980); Съезд народных
купность архивных документов, исторически и (или) логически депутатов РФ;
связанных между собой. Верховный Совет РФ и его
Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нему органы (1990-1993)
Объединение материалов Завод «Серп и молот» и его
в качестве классификационной и учетной единицы архивная кол­
фондообразователей, профсоюзный комитет;
лекция в графическом варианте приведены на рис. 5.
связанных объектом Издательство газеты «Воля»
деятельности партии социалистов-револю­
Архивный фонд Архивная коллекция ционеров (1906—1907); книго­
издательство при агентстве
Дальневосточного союза пар­
Архивный фонд Объединенный Архивный фонд
тии социалистов-революцио­
учреждения архивный фонд личного происхождения неров в Нагасаки (1907—1910)
Объединение Конституционно-демократиче­
7 последовательно сменивших
друг друга учреждений на
ская партия (кадеты) (1905—
1906) + Партия народной
учреждении лиц лица семьи рода
основе единства их функций свободы (1906-1917)
Муравьевы-Апостолы И.М.,
Объединение документов
Рис. 5. Классификация документов в пределах архива М.И. и С И . Декабристы (1789—
лиц, связанных
1869)
Архивным фондом учреждения (организации) называется архи­ родственными отношениями
вный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в дея­ Объединение документов лиц, Объединенный архивный фонд
тельности одного учреждения (организации). связанных творческой и про­ историков-архивистов
Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, со­ фессиональной деятельностью (1840-1993)
стоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фон­
дообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войс­ Фонд лица:
ковых частей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою Александр III. 1854- 1894 (ГАРФ. Ф.677,2 оп., 1333 ед. хр., 1845-1896).
исторические и (или) логически обусловленные связи (однород­ Николай II. 1868-1918 (ГАРФ. Ф.601, 2 оп., 2513 ед. хр., 1860- 1991).
ность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и Фонд семьи:
времени деятельности, единство местонахождения и др.; для част­ Ивашевы (ГАРФ, Ф.1714, 1 оп., 75 ед. хр., 1827-1892):
ных лиц — родственные, профессиональные, творческие отноше­ Ивашев В. П., декабрист, член «Южного общества» — (1797—1840);
Ивашева К. П. (урожденная Ле-Дантю), жена В. П. Ивашева (1808 -1839).
ния). В табл. 3 указываются признаки образования объединенных
Фонд рода:
архивных фондов.
Бакунины (ГАРФ, Ф.825, 1 оп., 1530 ед. хр., 1728-1987):
Архивным фондом личного происхождения называется архивный Бакунин М.В., вице-президент Камер-коллегии. 1730-1803;
фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни Бакунин Н.Н., Санкт-Петербурга гражданский губернатор, сена­
и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Например: тор 1764-1837;
68 69
Бакунин А. М., предводитель дворянства Новоторжского уезда Твер­ 3 . 5 . Организация документов и д е л
ской губернии. 1768 — 1854; в пределах архивного фонда
Бакунин М.А., идеолог анархизма, участник революционного дви­ (третий уровень организации документов)
жения в России. 1814—1876;
Бакунин Н.А., мировой судья Устюжского судебного округа, об­ Организация документов в пределах архивного фонда называ­
щественный деятель. 1818 — 1901; ется фондированием.
Бакунин П.А., новоторжский уездный предводитель дворянства, Фондирование складывается из следующих видов работ:
земский деятель, философ. 1820—1900; 1) определение границ архивного фонда, в том числе опреде­
Бакунин А. А., земский деятель, участник обороны Севастополя во
ление юридической самостоятельности фондообразователя и хро­
время Крымской войны. 1821-1908;
нологических рамок документов фонда;
Бакунин И.А., подпоручик. 1819—1900.
Муравьевы-Апостолы (ГАРФ, Ф.1002, 2 оп., 23 ед. хр., 1799-1980): 2) определение фондовой принадлежности документов.
Муравьев-Апостол И.М., дипломат, член Коллегии МИД, писа­ Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объе­
тель. 1765-1851; диненные архивные фонды и архивные коллекции, перефондирова­
Муравьев-Апостол М.И., декабрист, член «Союза спасения», «Со­ нию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондиро­
юза благоденствия», «Южного общества». 1793 — 1886; вании.
Муравьев-Апостол СИ., декабрист, член «Союза спасения», «Со­ Как было сказано ранее, пересистематизация материалов произво­
юза благоденствия», «Южного общества», руководитель восста­ дится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный
ния Черниговского полка. 1795—1826. оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах,
сложившихся в XVIII —XIX вв., где фонды обрабатывались разными по­
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных доку­ колениями архивистов, которые руководствовались различными мето­
ментов, образовавшихся в процессе деятельности различных фон­ дическими принципами.
дообразователей и объединенных по одному или нескольким при­ Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем
знакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи­ абот по фондированию, значит образовался значительный массив рос-
ческому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым созда­ ыпи — материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, не
ются архивные коллекции. описанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными
обстоятельствами:
Таблица 4 стихийными бедствиями и пожарами;
войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последую­
№ щи реституцией;
Признак Пример военными действиями вследствие социальных потрясений, перево-
п/п
отов;
1 Номинальный Коллекция плакатов ОКНА РОСТа и реформами государственного аппарата, органов власти и управ-
ОКНА ТАСС в Музее книги ения.
2 Тематический Монастырские дела (1612 — 1729)
Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как
в РГАДА — разрозненные документы по
риступить к выполнению работ по фондированию, необходимо
истории монастырей
зучить историю фондообразователя, познакомиться с законода-
3 Авторский Коллекция материалов о А. Барбюсе
и Д. Бедном, собранных В. А. Регининым ельными актами, ведомственными изданиями, источниками и
( 1 9 1 7 - 1 9 4 9 ) в РГАЛИ итературой, отражающими историю фондообразователя, с зада-
4 Географический Коллекция писем солдат русских ами и функциями, возложенными на него, определить масштаб
воинских частей на французском фронте, Деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и ка­
собранная Тургеневской библиотекой в кую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные
Париже; 27 коллекций по истории Периоды его деятельности. Важное значение имеет определение
государств и стран (1549 — 1949) в Р связей с другими учреждениями.
5 Смешанный ГВИА Следует также ознакомиться с основными видами документов
Карты и описания водных сообщений ондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами,
России (1701 - 1 9 1 2 ) в РГВИА анами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых с о -

70 71
держатся основные сведения о времени возникновения фондообра­ Таблица 5
зователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях
структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразо­ Фактор, влияющий Документы, возникшие Фондообразователь
на фондирование под влиянием фонда
вателя.
По выясненным данным составляется историческая справка. Кро­ 1. Изменение 1.1. Документы Президент РФ;
ме названных выше данных о фондообразователе в исторической конституционных высших органов Федеральное Собрание;
справке нужно раскрыть систему организации документов в дело­ основ государства государственной Правительство РФ;
производстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по в связи с власти Российской Конституционный Суд РФ;
номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам принятием Федерации и органов Правительство Республики
описания на обложках. Конституции РФ государственной Коми; Московская
Далее в исторической справке следует изложить сведения по 1993 г. Распад власти субъектов областная Дума;
истории фонда, выяснить: СССР в 1991 г. федерации, созданных Верховный Совет РСФСР
когда поступил фонд на хранение; по Конституции РФ с 8 декабря 1991 г. по
1993 г. (новые 1993 г.; Совет Министров
степень его сохранности;
архивные фонды) РСФСР с 8 декабря 1991 г.
объем фонда;
крайние даты документов.
1.2. Документы Министерство атомной
В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и энергетики и промышлен­
высших органов
значение документов для научного и практического использования. управления ности С С С Р и
К исторической справке необходимо приложить графическую (министерств, ведомств Министерство РФ по
схему структуры фондообразователя, список источников и лите­ РФ), созданных на атомной энергии
ратуры, использованных при написании справки. базе соответствующих
Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого до­ ведомств С С С Р
кументального фонда может быть сформирован архивный. Кто же (новые архивные
может быть фондообразователем? Прежде всего следует учитывать фонды)
юридическую самостоятельность учреждения, признаками кото­
рой являются: 1.3. Документы советов Совет Министров
наличие правового акта об образовании учреждения (акт, ус­ министров республик в Якутской А С С Р и Совет
тав, указ, декрет, закон, положение); составе РФ и Министров республики
автономных Саха
самостоятельный баланс, смета, счет в банке;
штатное расписание; образований до и
после распада С С С Р
самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая пе­
(новые архивные
чать и др.).
фонды)
Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также
может быть фондообразователем, если его документы образуют 1.4. Документы новых Комитет местного
обособленный исторически значимый комплекс. органов местного самоуправления округа
В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. самоуправления, Лефортово г. Москва
даны правила определения границ фонда в случае реорганиза­ созданные на основе
ции, эвакуации учреждения и др. федеральных законов и
Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. нормативных актов
XX в.) задача определения границ архивных фондов является весь­ субъектов федерации
ма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоеди­ (новые архивные
нить ли новые поступления к уже существующему фонду или со­ фонды)
здать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать
коренные изменения в ж и з н и государства и общества. В табл. 5 1.5. Документы
приведены факторы, влияющие на определение границ архив­ Прокуратуры Р С Ф С Р
и Прокуратуры РФ
ного фонда.

72 73
Окончание табл. 5
Продолжение табл. 5

Фактор, влияющий Документы, возникшие Фактор, влияющий Документы, возникшие Фондообразователь


на фондирование под влиянием фонда Фондообразователь на фондирование под влиянием фонда

(новые архивные 5. Ликвидация Документы каждой Московский государ­


фонды), местных фондообразова­ организации ственный историко-
прокуратур (новые теля с передачей (самостоятельные архивный институт с
архивные фонды) его функций архивные фонды) 1991 г. в составе Рос­
одной или сийского государствен­
1.1 Изменение 1.6. Документы новых Хакасский областной нескольким ного гуманитарного
статуса субъекта органов власти (новые совет народных депутатов организациям университета
РФ архивные фонды) и Верховный Совет
республики Хакассия с
29 января 1992 г. Вид фонда Хронологические границы фонда
2. Изменение Документы новых Бабушкинский Архивный фонд Официальные даты образования и
границ органов власти и районный Совет учреждения ликвидации учреждения
административно- управления (новые народных депутатов Архивный фонд Даты рождения и смерти отдельного лица,
территориаль­ архивные фонды) г. Москвы; Куйбышевский личного происхождения членов семьи или рода
ного деления и районный Совет Объединенный Даты образования и ликвидации наиболее
создание новых народных депутатов архивный фонд раннего и наиболее позднего по времени
органов власти и г. Москвы; Дзержинский деятельности учреждений, документы
управления районный Совет которых вошли в состав фонда
народных депутатов
Ниже дается определение хронологических границ архивных
г. Москвы; Префектура
фондов.
Северо-восточного
административного округа Иногда возникают затруднения по определению крайних дат до­
кументов архивного фонда учреждения и архивного фонда личного
3. Изменение Документы Государственный концерн происхождения. Поясним, что крайними датами документов архив­
формы собствен­ учреждений и «Нефтегазстрой» и ного фонда учреждения являются даты наиболее раннего и наиболее
ности фондо­ предприятий, АО «Роснефтегазстрой» позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпа­
образователя. перешедших с 1991 г. дать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по
в кооперативную, каким-либо причинам отсутствуют документы начального или за­
общественную, частную вершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд уч­
и другие формы реждения передаются для завершения производством дела учрежде­
собственности (новые ния-предшественника.
архивные фонды)
Крайние даты документов архивного фонда личного происхожде­
4. Реорганиза­ Документы нового ния могут быть расширены за счет документов, связанных с от­
Центральная научно-
ция фондообра­ учреждения (новый исследовательская кликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием
зователя, которая архивный фонд) лаборатория (ЦНИЛ) его произведений, проведением мероприятий, которыми отмеча­
ведет к корен­ Главархива СССР и ются юбилейные даты.
ному изменению Всесоюзный научно- Определение фондовой принадлежности документов. Определить
его функций и исследовательский фондовую принадлежность документов — это значит определить
созданию нового институт соответствие документов тому или иному архивному фонду на ос­
учреждения документоведения и нове соответствующих признаков.
архивного дела Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основа­
(ВНИИДАД). Главархив нии непосредственного изучения документов.

74 75
Документы, как правило, сами несут дополнительные сведе­ Глава 4
ния об их принадлежности к определенному архивному фонду.
В современном государственном делопроизводстве эти сведения КОМПЛЕКТОВАНИЕ И ЭКСПЕРТИЗА
могут быть отражены на обложке дела, где указывается офици­
ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
ально принятое полное, а в скобках — сокращенное название
учреждения-фондообразователя и название структурной части уч­
реждения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомне­
ние, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку со­ 4.1. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации
всем, то фондовая принадлежность устанавливается на основа­
Комплектование — это систематическое пополнение архива до­
нии изучения содержащихся в деле документов.
кументами в соответствии с его профилем.
Все документы по месту их составления обычно подразделяют­
Под профилем архива следует понимать установленный для ар­
ся на входящие, внутренние и исходящие.
хива состав документов, который определяется признаками клас­
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных
сификации документов Архивного фонда Р Ф .
фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-
Главной целью комплектования является наиболее полная кон­
получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа
центрация документов, относящихся к профилю каждого архива.
регистрации входящих документов, тексту (содержанию) доку­
Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:
мента, резолюциям, пометам.
установление профиля архива;
Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов,
определение источников комплектования;
протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внут­
определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;
реннюю деятельность учреждения, определяется по названию уч­
организация комплектования.
реждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а
Первый этап работы по комплектованию подробно описан в р. 3.3,
также по подписям должностных лиц.
третий решается в ходе экспертизы ценности документов (р. 4.2.2).
Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих доку­
Поэтому в этом разделе остановимся на двух этапах работы: опреде­
ментов определяется по названию учреждения-автора, которое мо­
ление источников комплектования и организация комплектования.
жет быть указано рядом с подписью должностного лица в конце
документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по со­
держанию документов и делопроизводственным номерам. 4.1.1. Определение источников комплектования
Фондообразователем входящих документов является адресат, а
внутренних и исходящих — автор. Источники комплектования — это учреждения или лица, не­
Указанные выше признаки фондовой принадлежности назы­ посредственно передающие документы в государственные или ве­
ваются прямыми признаками, так как они имеют обязательные эле­ домственные архивы.
менты, в которых содержится название фондообразователя. Источниками комплектования могут быть как государственные,
Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и до­ так и негосударственные учреждения.
кументов при отсутствии прямых признаков устанавливается по Научно обоснованные критерии определения источников ком­
косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям по­ плектования государственных архивов сложились к 1960-м гг.
черка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут К концу 1980-х гг. они были развиты и дифференцированы. Одна­
быть решающими. ко в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественно-
При определении фондовой принадлежности надо запомнить: политической и экономической жизни страны, архивисты вновь
1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации вынуждены были их переоценить.
или переименованию, могут встречаться старые наименования; В 1960-е-1980-е гг. сложились следующие к р и т е р и и о п р е ­
2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время д е л е н и я и с т о ч н и к о в к о м п л е к т о в а н и я государ­
пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшествен­ ственных архивов:
ников; для учреждений:
3) в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся значение учреждения в системе органов власти и управления,
в деятельности нескольких учреждений. в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, рес-
77
публиканского, областного, районного, городского подчинения нЬ 1постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редак­
и т.д.);
циях списков источников комплектования архивов вместо Верхов­
полнота отражения деятельности учреждения в документах вы­
ного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета
шестоящих организаций;
Министров СССР — Правительство Р Ф , вместо исполкомов — мэ­
соответствие документов учреждения профилю государствен­
рии и префектуры. Но принцип составления списков остался преж­
ного архива;
ним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые
для документов личного происхождения:
примерные отраслевые списки учреждений, организаций и пред­
значение творческой и общественной деятельности фондооб­
приятий, являющихся и не являющихся источниками комплектова­
разователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и
ния государственных архивов. Особое внимание было уделено изуче­
других областей;
нию состава и содержания документов вновь образованных органов:
история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, нали­
Администрации Президента РФ, аппарата глав исполнительной вла­
чие собранных фондообразователем ценных документов, особен­
сти (президентов республик в составе РФ), администраций краев,
ности фиксации его творческого процесса;
областей, автономных областей, автономных округов, местной ад­
взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (нали­
министрации, представительств и представителей Президента Р Ф ,
чие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных
мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.
деятелей).
Особого внимания требует отбор на государственное хранение
Н а основе этих критериев утверждались с п и с к и и с т о ч н и ­
1 документов о подготовке и проведении массовых политических
к о в к о м п л е к т о в а н и я , в основе которых лежало разделение
кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усили­
потенциальных источников комплектования на несколько групп:
лась роль учреждений и организаций социально-культурной сфе­
учреждения, организации и предприятия, документы которых под­
ры, общественных организаций и творческих союзов. После пере­
лежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;
смотра списков многие из этих учреждений стали самостоятель­
учреждения, организации и предприятия, документы которых ными источниками комплектования.
подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вы­
Такова система критериев и методика комплектования госу­
шестоящих инстанций, а также выборочному приему.
дарственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и впол­
Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов не может быть использована при комплектовании архивов доку­
однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в госу­ ментами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государствен­
дарственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов ном аппарате, общественно-политической жизни страны, эконо­
(как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый мическом развитии привели к тому, что в комплектовании по­
групповой выборочный прием. явился целый ряд новых проблем.
Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив Во-первых, после распада С С С Р бывшие союзные республи­
поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками
ки, ставшие независимыми государствами, приняли собственное
комплектования ценных документов.
архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема,
Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отлича­
связанная с претензиями бывших союзных республик на матери­
ются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (группо­
вой), немногое от всех (повидовой); алы, которые уже поступили на государственное хранение. Одна­
ко в соответствии с основным научным принципом архивоведе­
учреждения, не являющиеся источниками комплектования го­ ния — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» —
сударственных архивов. было принято нелегкое решение — не перемещать материалы.
На основе последней редакции примерных списков каждый го­ Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты
сударственный архив ведет в соответствии со своей зоной комп­ федеральной собственности и собственности субъектов Федера­
лектования списки своих источников комплектования. Списки долж- ции, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования ар­
1 хивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федера­
Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы
которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы С С С Р . ции, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ ре­
ГАУ при СМ С С С Р . - М., 1960. шения этой проблемы на основе «принципа территориальности
Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являю­ комплектования», т.е где родился (архивный фонд), там и приго­
щихся или не являющихся источниками комплектования государственных архи­ дился (принят на государственное хранение независимо от фор­
вов. ГАУ при СМ С С С Р . — М., 1987.
мы собственности и подчинения).
78
79
В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомствен­ зации с государственной или муниципальной форой собственнос­
ной системы во всех отраслях управления пересматриваются крите­ ти) и на основе договора (с другими формами собственности).
рии определения источников комплектования. Так, например, осо­ С п и с к и источников комплектования составляются на основе
бое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения несколько видоизмененной системы критериев, которая активно
в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учрежде­ обсуждается в современном архивоведении.
ния уже не отражает реального значения его деятельности. Рост
самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, Критерий Пояснение
что все меньше их документации поступает на хранение в фонды 1. Функционально- Выполнение основных задач отрасли, уникаль-
вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных целевое назначение ность деятельности, новизна товаров и услуг,
учреждений — самостоятельных источников комплектования. учреждения стабильность существования, конкурентоспо­
В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись собность, участие в международных и регио­
также с неотложной проблемой приема на государственное хране­ нальных программах
ние документов ликвидированных учреждений, которые не имеют 2. Масштаб Многопрофильность производства товаров и ус-
правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внеплано­ деятельности луг; объем уставного фонда; состав учредителей
вого приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая и участников; межрегиональная деятельность;
обрабатывать поступающие документы временного и постоянного численность работников
хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на 3. Вид организации Сложившаяся структура и организация деятель­
документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда ности, наличие иностранного партнера, нали­
они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих чие уникальных или наиболее типичных структур
документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих доку­
4. Полнота отражения Степень повторения ценной информации,
ментов в государственный архив в составе фондов ликвидированных информации в том числе в фонде других организаций
учреждений — это один путь решения проблемы, другой — созда­
ние специальных межведомственных архивов по личному составу, Среди источников комплектования особую группу составляют
особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» общественные организации — партии, союзы, движения, студии,
архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от клубы и др. Критерий определения источников комплектования в
большого количества социально-правовых запросов. отношении этой категории фондообразователей только разрабаты­
В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к ваются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хране­
«разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных ния современной документации и архивов общественных движений,
структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение
культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Феде­ документов этих организаций. На основании изучения хроники об­
ральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохране­ щественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность
нию документов негосударственных структур, значительная часть цен­ современных общественно-политических организаций по направле­
ных источников по истории современности будет утрачена. В связи с ниям и характеру их деятельности на общественно-политические,
этим перед государственными архивами стоит двуединая задача: религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.
выявить негосударственные структуры, фонды которых отно­ Политические организации в свою очередь по ориентации под­
сятся к профилю комплектования данного архива, и установить, разделяются на национал-патриотические, марксистские, соци­
какие из них являются источниками комплектования; ал-демократические, либерально-демократические и др.
установить «договорные отношения» с представителями этих В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирую­
структур. щие организации, в документах которых наиболее полно должна
В результате выявления негосударственных структур составляют­ отразиться история того или иного общественно-политического
ся списки потенциальных источников комплектования госархивов. направления. Далее, при непосредственном изучении архива орга­
Источниками комплектования государственных архивов явля­ низации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в
ются организации нового типа, в деятельности которых образу­ архиве организации документов, наиболее полно отражающих
ются документы, имеющие историческое, культурное, научное, важнейшие события общественно-политической жизни страны и
социальное, экономическое, политическое значение, подлежа­ Региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и раз­
щие обязательной передаче на государственное хранение (органи- личных движений, структуру региональных отделений движения.

80 81
Вид документации Срок хранения, лет
4.1.2. Организация комплектования
Записи актов гражданского состояния.; документы
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ве­ по личному составу; записи нотариальных действий
домственном и государственном архивах. и судебных дел; хозяйственные книги 75
Передача дел на хранение в ведомственный архив. После опера­ Научная, технологическая, патентная документация 10
тивной работы с документами дела структурных подразделений
должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ве­ Конструкторская документация 15
домственный архив сдаются дела, оконченные производством, на Проектная документация по капитальному
срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. строительству 25
Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи,
Телеметрическая документация 5
составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо проверить: Кинодокументы, фотодокументы, видеофонограммы 3
правильность формирования и оформления дел; фотодокументы 3
соответствие количества дел постоянного и долговременного
хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и коли­ Документы на машинных носителях 5
чество этих же дел, включенных в опись. Передача дел на хранение в государственных архив. Документы
Проверка формирования дела предполагает установление соответ­ принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с
ствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. визой экспертно-проверочной комиссии ( Э П К ) архивного учреж­
Принципы формирования дел отражены в их заголовках, кото­ дения, а также по актам приема-передачи.
рые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения. В государственном архиве строго следят за соблюдением сро­
Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвер­ ков передачи документов от источника комплектования в госар­
гаться в структурном подразделении полному оформлению. Это зна­ хив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников
чит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы комплектования в государственный архив.
дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть
скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается Источники комплектования Срок передачи, лет
общее количество листов; обложка дела должна быть правильно Федеральные органы государственной власти; Гене­
оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного ральная прокуратура Р Ф ; органы государственной
подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок власти и прокуратуры республик; отраслевые ака­
дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов демии; государственные объединения; учреждения,
в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и след­ организации, предприятия федерального и рес­
ственные дела, а также другие категории дел составляется внут­ публиканского подчинения 15
ренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого Органы государственной власти и прокуратура краев,
документа, его индекс и номера листов дела, на которых нахо­ областей, городов федерального значения, автоном­
дится документ. ной области, автономных округов; прокуратура го-
Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи — очень Родов и районов, государственных учреждений, ор­
ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговре­ ганизаций, предприятий краевого, областного под­
менного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с чинения, подчинения автономной области и ок­
номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять ружного подчинения 10
все меры к розыску недостающих дел. Органы местного самоуправления; учреждения, орга­
Материалы долговременного хранения по личному составу (до низации, предприятия городского и районного под­
75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых чинения; предприятия сельского хозяйства 5
запросов граждан, поступают на хранение в объединенные меж­ Совместные предприятия с участием государства; ор­
ведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, ганизации и объединения смешанных форм собствен­
имеющих отраслевые фонды, определяются специальным согла­ ности, в уставном капитале которых имеется преоб­
шением между ведомством и Росархивом. ладающая доля федеральной или государственной
Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения. ^ственности 10

83
82
Передача документов из каждого учреждения — источника ком­ В случае необходимости условия хранения и использования до-
плектования в государственный архив осуществляется ежегодно ^ м е н т о в могут включать ограничения права доступа и использо­
или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондооб- вания документов, содержащих тайну личной жизни, коммерчес­
разователя). Естественно, что если у архива 200 источников комп­ кою тайну, являющихся объектом авторского права и др.
лектования, регулярное комплектование возможно только при со­ Документы личного происхождения также могут поступать в
ставлении графика приема документов из учреждений. Комплек­ государственный архив по договору дарения, по завещанию, по
тование государственного архива документами данного фондооб- решению суда или нотариальных органов о признании докумен­
разователя осуществляется в несколько этапов: тов бесхозными, по договору купли-продажи.
сначала на заседании Э П К госархива утверждается опись дел На временное хранение (депонент) документы личного про­
постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив исхождения передаются на основании личного заявления вла­
(этот экземпляр описи остается в государственном архиве); дельца.
затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государствен­ П р и приеме документов также составляется акт приема-пере­
ного архива для проверки физического и санитарно-гигиеничес­ дачи, к которому прилагается сдаточная опись.
кого состояния дел, оформления дел и т.д.; Особо важное значение имеет договор между архивом и вла­
наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями по- дельцем, поскольку на его основе документы передаются в госу­
единично передаются дела на постоянное хранение. В особо цен­ дарственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с
ных делах проверяется количество листов. Если количество дел в владельцем каждый его пункт.
описи больше количества реально передаваемых дел, в описи де­ В современных условиях архивисту зачастую необходимо ис­
лается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет пользовать методы «активного комплектования»:
справку о причинах отсутствия дел. проведение бесед с фондообразователями о важности сохране­
Основным документом, на основании которого производится ния их документов;
прием документов на хранение, является акт приема-передачи выявление потенциальных источников комплектования в орга­
документов на хранение. В акте указывается учреждение, передаю­ нах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения
щее документы, и архив, в который они поступают, причина пе­ хроники общественно-политической жизни;
редачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвида­ анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и
ция учреждения), а также реальное количество передаваемых ко­ движений, запись митингов и других событий общественно-по­
пий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух литической жизни, запись устных воспоминаний;
экземплярах, подписывается представителями государственного сбор воспоминаний, составление хроники событий;
и ведомственного архивов. сбор документов, отражающих общественное мнение, участие
Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.
(в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверж­ Основой работы по «активному комплектованию» является вы­
дения описи на Э П К государственного архива). Один экземпляр сокий профессионализм, компетентность, вежливость и актив­
описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах опи­ ная жизненная позиция архивиста.
си, переданных в государственный архив, делается отметка о пе­
редаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.
4 . 2 . Экспертиза ценности документов
Прием документов от источников комплектования негосудар­
ственной части Архивного ф о н д а РФ имеет свою с п е ц и ф и к у . 4.2.1. Экспертиза ценности документов на основе
К а к показывает опыт, сохранность документов у этих фондооб-
научных критериев
разователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется
принимать документы через пять лет после о к о н ч а н и я их делоп­ П р и формировании Архивного фонда страны из огромного
роизводства. Собственники документов могут передавать свои до­ Количества документов лишь незначительная часть поступает на
кументы в собственность государства на хранение в учреждения государственное хранение.
Федеральной архивной службы России, государственные музеи Процесс изучения документов на основании принципов и кри­
и библиотеки. П р и этом передача права собственности на доку­ териев ценности в целях определения сроков хранения докумен­
менты оформляется соглашением (договором) с архивным уч­ тов и отбора их на государственное хранение называется экспер­
реждением. тизой ценности документов.

84 85
Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV—
Кроме этого отбирают для уничтожения документы времен­
XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов
ного хранения, срок хранения которых истек. П р и этом особое
получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.
внимание должно быть уделено документам, срок хранения ко­
Современная экспертиза ценности документов проводится, как
торых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит
правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней,
судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с
номенклатур дел, классификаторов.
комиссией, которая по-научному может называться централь­
Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэто­
ной экспертной комиссией ( Ц Э К ) или просто экспертной ко­
му не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг.
миссией ( Э К ) .
по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза
В государственном архиве, во-первых, проверяют решение эк­
ценности документов на основе научных критериев.
спертных органов ведомственных архивов и утверждают их и,
Итогом экспертизы ценности документов является полноцен­
во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценнос­
ное комплектование государственных архивов и всего Архивного
ти документов или разбор россыпи документов.
фонда страны. И м е н н о в итоге экспертизы происходит формиро­
Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая
вание архивных фондов, которые концентрируются в государствен­
проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким
ных архивах.
фондам:
Задачи экспертизы ценности документов. Первая задача — отбор
вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­
однородных учреждений, действовавших на одной территории
ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­
(школы одного района);
ление профильное™ документов тому или иному государствен­
лиц, связанных родственными или личными отношениями.
ному архиву.
Такой комплексный подход возможно осуществить только в
Вторая задача — определение сроков хранения документов,
государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов
и н ф о р м а ц и я в которых может быть использована в течение ка­
разных учреждений.
кого-то периода времени. В зависимости от установленных сро­
В результате экспертизы ценности документов выделяются две
ков хранения такие документы могут быть разделены на две
группы дел:
группы:
дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
1) для долговременного хранения (например, документы по лич­
дела, предназначенные для уничтожения.
ному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для
лица на момент заведения дела);
постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносят­
2) для временного хранения.
ся в описи.
Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фон­
Акты и о п и с и представляются на рассмотрение соответству­
да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать
ющей э к с п е р т н о й к о м и с с и и , или э к с п е р т н о - п р о в е р о ч н о й ко­
за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­
м и с с и и , или ц е н т р а л ь н о й э к с п е р т н о - п р о в е р о ч н о й к о м и с с и и
ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.
(ЦЭПК).
Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информатив­
Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспер­
но емких документов.
тизы ценности документов — это система научно обоснован­
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в
ных п р и з н а к о в , на основе которых определяется ценность до­
делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
кументов.
В делопроизводстве решается проблема определения сроков хра­
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:
нения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е.
1) критерии происхождения документов;
когда дело еще «не родилось».
2) критерии содержания документов;
В ведомственном архиве происходит выделение из документаль­
3) критерии внешних особенностей документов.
ного фонда учреждения дел для постоянного хранения и подго­
Рассмотрим каждую группу критериев и их использование при­
товка их к сдаче в государственный архив.
менительно к документам конкретных фондов.
Если в учреждении имеются юридически самостоятельные
1 . К группе к р и т е р и е в п р о и с х о ж д е н и я документов
структурные подразделения, то из ценных документов формиру­
относятся:
ют несколько архивных фондов.
значение учреждения или лица в жизни общества;
86
87
значимость событий (явлений, предмета), отраженных в доку­ лежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно
ментах; осуществляется в установленном порядке только с разрешения
время и место создания документов. федеральной архивной службы России.
На основе критерия значение учреждения в жизни общества Критерий место образования документов также требует тща­
определяются группы учреждений, от которых документы посту­ тельного изучения материалов, которые обнаружены или могут
пают либо на государственное хранение в полном объеме (имеет­ быть обнаружены на месте какого-либо значительного события,
ся в виду ценная документация этих учреждений), либо выбороч­ интересного явления.
но (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), 2 . К группе к р и т е р и е в с о д е р ж а н и я документов отно­
либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом сятся:
учитывают значение деятельности учреждения для развития от­ значимость информации документа;
расли, его место в ведомственной системе. повторяемость документной информации;
Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно слож­ целевое назначение документов;
н ы й для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно вид и разновидность документа.
оценить роль той или и н о й личности. Поэтому, принимая реше­ На основе критерия значимость информации документы учреж­
ние о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нуж­ дений делят на три группы:
но учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, кол­ документы, отражающие основные направления деятельности
лег по профессии и сотрудников. учреждения, с постоянным сроком хранения;
Критерий значимость события позволяет оценивать докумен­ документы вспомогательного, оперативного, справочного ха­
ты, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетель­ рактера, хранящиеся временно;
ства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы по личному составу. В этой группе может быть пред­
документы в зависимости от степени участия учреждения или ставлена как основная, так и вспомогательная документация. П р и
лица в проведении или изучении события, отраженного в доку­ оценке этой группы документов следует учитывать не только зна­
ментах. чение информации, но и значение лица, которого эти документы
На основании этого критерия выявляются документы, кото­ непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет
рые были созданы в связи с событиями огромного исторического по заключению Э П К .
значения в истории страны. В связи с этим даже документы, пред­ Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь
назначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государ­ в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить
ственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять значение информации документов, поступающих на постоянное
периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много доку­ хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь
ментов. с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому
этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с кри­
Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Мос­
териями целевое назначение документа и вид и разновидность до­
кве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество доку­
ментов московских приказов и других учреждений), ценятся выше дру­ кумента.
гих документов. Критерий повторяемость информации широко используется в
Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, экспертизе ценности документов, так как «природа» государствен­
как Крестьянская война 1 7 7 3 - 1 7 7 5 гг., Отечественная война 1812 г., ного управления порождает явление повторяемости и н ф о р м а ц и и
движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала в создаваемых документах.
1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг., В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости до­
Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая рево­ кументной информации путем сопоставления документов как ис­
1
люция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д. точников первичной и вторичной информации.
Большое значение имеет критерий время образования докумен­ Различают два вида повторяемости информации, каждому из
тов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена которых присущи свои формы:
запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до
1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела
1
и документы биографического характера, завершенные в дело­ Документы, на основании которых были созданы новые документы, явля­
производстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не под- ются источником первичной информации.

88 89
формальный (когда происходит простое воспроизведение до­ ТИ не столь актуальны для документов современных учреждений,
кументной информации во вторичных источниках) с такими фор­ а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как
мами, как дублетность, цитирование и суммирование; Правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохране­
аналитико-синтетический (когда происходит преобразование ны. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние
документной информации первичных источников во вторичных документов, и форму передачи в них информации. Если в по­
источниках информации) с такими формами, как обобщение, врежденных документах возможно хотя бы частичное восстанов­
реферирование и изложение. ление текста, они оставляются на постоянное хранение, рестав­
Как форму повторяемости информации выделяют вариант­ рируются или фотокопируются.
ность, которая может относиться к формальному или аналитико- Особенности проведения экспертизы ценности документов лич­
синтетическому виду повторяемости документной информации. Все ного происхождения. П р и проведении экспертизы ценности доку­
зависит от степени переработки вариантов документа. В практике ментов личного происхождения на основе критериев сначала оп­
экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничто­
ределяется ценность фонда, а затем проводится оценка докумен­
жению учитывается формальный вид повторяемости информации.
тов. Документы личного происхождения отражают не только фак­
Наиболее распространенной формой повторяемости информа­ ты реальной действительности, но и отношение к ним автора,
ции является дублетность. зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного
Следует четко разграничивать дублетные документы (докумен­ опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Истори­
ты, размноженные при помощи множительной техники и имею­ ческие события предстают перед нами в свете его индивидуально­
щие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии го отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира
документов (выполненные на пишущей машинке). в документах личных архивов, не теряя своего объективного зна­
Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений пред­ чения, приобретает и субъективный характер.
ставлены постановлениями, решениями, циркулярами вышесто­ В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценно­
ящих учреждений, которые при описании указываются как ко­ сти для отбора документов личного происхождения на государствен­
пии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением ное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.
дублетности. С учетом специфики документов личного происхождения кри­
3 . К группе к р и т е р и е в в н е ш н и х о с о б е н н о с т е й до­ терии экспертизы ценности документов личного происхождения
кументов относятся: подразделяют на две группы:
подлинность; 1) критерии ценности фондов личного происхождения;
внешний вид документа (форма передачи содержания, удосто­ 2) критерии ценности документов личного происхождения.
верения и оформления документов, в том числе художественные, К группе критериев ц е н н о с т и ф о н д о в л и ч н о г о п р о ­
палеографические, языковые и другие особенности; физическое и с х о ж д е н и я относятся:
состояние документов).
значение творческой и общественной деятельности фондооб-
Критерий подлинность документов имеет важное значение, так
разователя;
как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе до­
история фонда и его состав;
кументов на государственное хранение. При определении подлин­
взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так,
ности документа устанавливается наличие бланка, печати, штам­
па, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удос­ документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже
товерения документа. имеющимися в государственных архивах документами, могут под­
Если подлинники имеют особое государственное значение для тверждать и дополнять их).
использования в читальном зале или если есть расхождения в тек­ К группе критериев ц е н н о с т и д о к у м е н т о в л и ч н о г о
стах подлинников и копий документов, 1 - 2 экземпляра копий п р о и с х о ж д е н и я относятся:
оставляются на постоянное хранение. Копии документов подве­ значение творческой и общественной деятельности автора до­
домственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет кумента;
гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохрани­ время и место создания документа;
лись подлинники этих документов. значимость содержания документа, его информационная, ху­
При оценке такого критерия, как внешний вид документа, ху­ дожественная и научная ценность;
дожественные, палеографические, языковые и другие особеннос-
внешние признаки документа (сохранность, степень автогра-
90 фичности, наличие помет и др.); 91
кам, а напротив, обозначены л и ш ь как «тяготеющие» к постоян-
В примерных перечнях называются документы, подлежащие
ому сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно име-
государственному хранению, а также документы, подлежащие
щих тот или иной временный срок хранения.
выделению к уничтожению как не представляющие научной, ис­
Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наи-
торической, экономической ценности.
олее современным является «Перечень типовых документов, об-
Ведомственный перечень представляет собой справочник о со­
азующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хра-
ставе и содержании документов учреждений, организаций и пред­
ения», который явился логическим продолжением Типового пе-
приятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень
ечня документов, вышедшего в 1989 г.
предусматривает максимально полный охват видов и разновид­
В чем же взаимосвязь двух этих перечней?
ностей документов, систематизированных в соответствии с ос­
Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня
н о в н ы м и ф у н к ц и я м и и направлениями деятельности учрежде­
н и й этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида трачивает свою силу лишь первая часть Типового перечня 1989 г.
документов. Во-вторых, новый Перечень типовых документов распростра-
лет свое действие на документы, начиная с 1995 г., а для установ-
Таким образом, типовая документация с едиными общими и
ения сроков хранения документов, созданных в 1980— 1990-е гг. (до
обязательными сроками хранения входит составной частью во все
995 г.) необходимо продолжать пользоваться типовым перечнем
ведомственные перечни.
989 г.
Д о 1990-хгт. п е р е ч н и д о к у м е н т о в , п о д л е ж а щ и х по­
В-третьих, остается действующей вторая часть Типового пе­
с т о я н н о м у х р а н е н и ю , были одного вида — типовые. В них
речня документов 1989 г., которой необходимо пользоваться при
были указаны документы, подлежащие приему только в государ­
определении сроков хранения документов по отраслям и специ­
ственные архивы С С С Р , которые, как было сказано выше, ори­
фическим направлениям деятельности организаций, например
ентировались на документы государственных учреждений. Послед­
конструкторской, технологической, проектной, научно-исследо­
ним таким перечнем является типовой перечень документов, вы­
вательской и другой подобного рода документации.
пущенный в 1989 г.
Само название нового Перечня типовых документов указывает
В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собствен­
на то, что он включает однотипные документы, образующиеся в
ности возникла потребность в подготовке новых видов перечней
организациях независимо от их назначения, уровня и масштаба
документов, учитывающих происшедшие изменения.
деятельности и даже форм собственности, т.е. действие нового
Весьма своевременным является перечень документов для негосудар­ Перечня типовых документов распространяется и на документы
ственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управлен­ негосударственных организаций.
ческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея­ Новый Перечень типовых документов необходимо использо­
тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен­ вать в качестве основного нормативного документа и в первую
ных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996). очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел
Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в
в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и
первую очередь включает примерный перечень управленческих докумен­
отборе документов на постоянное (вечное) хранение.
тов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие
выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу Если вы работаете в учреждении — источнике комплектования (или
просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования соб­ потенциальном источнике комплектования для негосударственных орга­
ственного перечня управленческих документов. низаций), то без изменений можете использовать те сроки хранения,
Данная система перечней охватывает так называемые управленчес­ которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3).
кие документы. Но есть перечни для специальной документации. Напри­ Если вы работаете в государственном или муниципальном учрежде­
мер, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документа­ нии, которое не является источником комплектования, то вместо графы
ции, подлежащей приему в государственные архивы России». с указанием срока хранения «Постоянно» используйте графу с указани­
Как видим, рассмотренные перечни представляют два типа пе­ ем срока хранения «10 лет», т.е. сами преобразуйте указанный срок хра­
речней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих нения.
постоянному хранению. Более того, в данном случае негосударственным учреждениям реко­
мендовано хранить документы «не менее 10 лет... срок хранения докумен­
Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней,
тов определяет организация в соответствии с действующим законодатель­
где даны группы документов как постоянного, так и временного
ством и необходимостью практического использования документов».
хранения, но последние не только не дифференцированы по сро-
95
94
Но это правило распространяется не на все документы: есть целые занием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений,
комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организа­ систематизированных в соответствии с классификационной схе­
циях, не являющихся источником комплектования (государственных, мой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это
Каждая описательная статья в перечне включает в себя: поряд­
такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени
ковый номер; наименование видов и разновидностей документов,
голосования, уставы и положения, учредительные документы и доку­
менты их регистрации, а также другие документы нормативно-правово­ иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а
го, имущественно-хозяйственного характера. для планов или отчетов — период планирования или отчетности и
Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения до­ др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звень­
кументов по личному составу в учреждениях всех форм собственности. ям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов.
В стране существует запретная дата, которой является 1945 г. Это Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет
означает, что документы, образовавшиеся до этого срока, нельзя унич­ не повторять одни и те же примечания на одной странице.
тожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, организовавшихся Ниже приводится образец оформления описательной статьи.
до 1945 г., практически устанавливается срок хранения в графе «Посто­
янно». Виды и
Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с опреде­ разновидности
№ Приме­
ленным сроком хранения, которая означает, что указанная документа­ документов Сроки хранения (звенья)
статьи чания
ция в организациях государственного типа, возможно, будет иметь по­ (категории
стоянный срок хранения, что решается после ее изучения и по согласо­ документов)
ванию с ЭПК государственного или муниципального архива.
1 2 3 4 5 6 7 8

ON
В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том
случае, если данная организация заключила договор с архивным учреж­
дением на передачу документов. Если негосударственная организация «не Исчисление сроков хранения документов производится с 1 ян­
контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения варя года, следующего за годом окончания дела в делопроизвод­
таких документов решается экспертной комиссией самой организации. стве. Так, например, срок хранения документов и дел, закончен­
ных в любом месяце 1995 г., начинается с 1 января 1996 г.
В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее Для документов по личному составу, срок хранения которых
аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в де­ равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 г. исчис­
ятельности кредитных организаций, с указанием сроков хране­ ление сроков хранения следует производить с учетом возраста чело­
ния», в составе которого отражены документы по организационным века, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания
вопросам управления, экономическому прогнозированию и креди­ дела. Продолжительность хранения таких документов после окон­
тованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценны­ чания дела делопроизводством должна равняться разности, т.е.
ми бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерско­ «75 лет - в». Например, личное дело студента, оконченное делоп­
му учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др. роизводством в связи с завершением обучения в институте в год,
Д а н н ы й перечень способствует рациональной организации до­ когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53
кументов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору года (75 - 22 = 53).
документов на постоянное (вечное) хранение, установлению кон­ Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными
кретных сроков хранения документов, а также защите законных сроками хранения означает, что часть такого рода документов мо­
интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных органи­ жет иметь научно-историческое значение и должна передаваться на
заций. государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хра­
Особо следует отметить, что применение этого перечня явля­ нения документов обозначаются не только конкретным количеством
ется обязательным для кредитных организаций, заключивших до­ лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хране­
говор с архивным учреждением системы Федеральной архивной ния определяется их практической надобностью, а в перечне вместо
службы. конкретного количества лет указывается «До минования надобнос­
Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части ти», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней
и справочного аппарата. Дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения доку­
О с н о в н а я ч а с т ь — описательные статьи — представляет ментов («После снятия с учета», «По истечении срока действия до­
собой наименования видов и разновидностей документов с ука- говора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п).

96 97
4 Архивоведение
С п р а в о ч н ы й а п п а р а т помогает ориентироваться в пе­ В ведомственных перечнях все учреждения, организации и пред­
речне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в приятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми
себя титульный лист с названием перечня и выходными данны­ ими функциями или в соответствии с уровнями управления.
ми, указания по применению перечня, список сокращений, ука­ Звеном перечня является группа учреждений одного уровня
затель видов документов. Могут быть и другие элементы справоч­ управления.
ного аппарата (Типовое положение об Э К , Ц Э К ведомства, фор­ Группировка учреждений по звеньям ведомственной системы
мы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номен­ позволяет установить и круг учреждений, являющихся или не яв­
клатуры дел и т.п.). ляющихся источниками комплектования госархивов.
Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких Многозвенность перечней в 1 9 8 0 - 1990-х гг. напрямую связана
разделов: со списками источников комплектования.
общие положения; Группировка учреждений по звеньям системы помогает выя­
структура и порядок применения перечня; вить, какие документы создаются на каждом из уровней управле­
организация проведения экспертизы ценности документов и ния, в каждой группе учреждений, какие из них должны хранить­
порядок оформления результатов отбора документов на хранение ся постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах
и уничтожение. учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависи­
Список сокращений чаще всего составляют к большим по объе­ мости от их принадлежности к разным уровням системы. Одина­
мам перечням. ковые виды документов во всех организациях должны храниться
В указателе видов документов в алфавитной последовательнос­ одинаковые сроки.
ти перечисляются все виды документов, включенных в описатель­
ные статьи, с указанием номеров статей.
Способы группировки учреждений в схеме перечня. В связи с тем,
что типовые перечни включают в себя наименования документов,
образующихся при документировании однотипных управленческих
функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе
своей деятельности, в основе классификационных схем этих переч­
ней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень
включает разделы, отражающие основные направления деятельнос­
ти организаций, свойственные им, как правило, независимо от уров­
ня в системе управления и ведомственной принадлежности: руко­
водство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы
по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно.
Одни и те же виды документов создаются в разных учреждени­
ях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться и раз­
множаться». Не только одинаковые виды документов могут откла­
дываться в фондах разных учреждений, но к о п и и одного и того
же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в
фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестни­
це управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой,
так и к межфондовой дублетности.
Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех
же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмот­
рена группировка учреждений по звеньям управления, что позво­
ляет отразить различное значение одних и тех же документов в
зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообра-
зователя и характера взаимоотношений различных учреждений,
входящих в систему одного ведомства.

98
Глава 5 Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица изме­
рения количества документов.
УЧЕТ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ Единицами учета Архивного фонда РФ являются:
архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­
ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА
лекция);
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ единица хранения;
отдельный обособленный документ.
Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989 г. со­
ставляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.
Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему
документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу
же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохра­ 5 . 1 . Организация учета документов Архивного фонда
няется в его архивах. Российской Федерации
Под учетом архивных документов понимается установление их
Государственному учету подлежат следующие документы:
количества, отражение этого количества в учетных документах
государственных архивов (федеральных, центральных, краевых,
архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из
областных, городских, районных);
следующих этапов:
государственных музеев и библиотек;
подсчет количества документов в архиве; научных и научно-отраслевых архивов Российской академии
регистрация сведений о количестве документов во «внутрен­ наук, а также других ведомств;
них» учетных документах архива;
структурных подразделений организаций, хранящих докумен­
заполнение на их основе документов централизованного госу­ ты (ведомственных архивов);
дарственного учета, которые представляются в органы управле­
негосударственных архивов юридических и физических лиц,
ния архивным делом субъектов федерации;
отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения
составление в органах управления архивным делом сводных с Федеральной архивной службой.
документов централизованного государственного учета и представ­ Современные правила учета базируются на Регламенте госу­
ление их в Росархив. дарственного учета документов Архивного фонда Р Ф , зарегист­
Централизованный государственный учет документов — это си­ рированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент
стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления установил требования о порядке и сроках представления учетных
архивным делом сведений о количестве архивных документов. сведений учреждений системы Росархива и организаций, являю­
Научный учет документов осуществляется, исходя из следую­ щихся источниками комплектования государственных и муници­
щих принципов: пальных архивов, а также негосударственных организаций, хра­
централизации учета — регламентация взаимодействия Феде­ нящих документы Архивного фонда Р Ф .
ральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра­
н я щ и м и документы государственной части АФ Р Ф , и собствен­ Отношения с собственниками документов негосударственной части
никами документов негосударственной части АФ Р Ф ; АФ РФ складывались в 1990-е гг. не просто. Первоначально по Основам
унификации учета — преемственность учета архивных докумен­ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах все документы госу­
тов на всех этапах работы с н и м и (единство учетных документов); дарственной и негосударственной частей АФ Р Ф , независимо от места
Их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало
динамичности учета — любое движение документов архива (по­
собственника документов представлять сведения о своих документах в
ступление, выбытие, описание) должно быть своевременно от­
Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с Положе­
ражено в учетных формах;
нием об Архивном Фонде РФ 1994 г. собственники документов (негосу­
полноты и достоверности государственного учета — документы, дарственной части АФ РФ) представляли сведения о своих фондах и
давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили Документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В
на комплектование, не должны числиться хранящимися. Соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной
Ц и ф р ы учетных форм должны отражать реальное количество Части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной ар­
документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая хивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ.
картина отрасли. Таким образом, собственникам документов предоставляется определен-

100 101
о Таблица 6

Негосударственный Архивы
Научные архивы
архив Государ­ федеральных
региональных
ственные органов исполни­ Архивы органов
отделений,
Архив Архив тельной власти управления
Архив Архив архивы, региональных Росархив
учреждения РАН (министерства, архивным делом
юриди­ физи­ музеи и центров РАН,
библиотеки ведомства и субъекта РФ
ческого ческого научно-отрасле­
отраслевые
лица лица вые архивы РАН
фонды)

I. Внутренние учетные документы в различных архивах


На Книга учета Книга Книга учета См. См. «Архив
усмот­ поступления и учета поступлений «Архив учреждения»
рение выбытия поступле­ документов. учрежде­
лица документов. ний доку­ Список ния»
Книга учета ментов. фондов.
поступления и Список Описи.
выбытия фондов. Лист фонда и
страхового Описи. другие
фонда и фонда Лист документы
пользования. фонда, а
Список фондов. также дру­
Лист фонда. гие доку­
Описи дел менты.
или сводные Дело
номенклатуры фонда.
дел времен­ Топогра­
ного хранения. фический
Описи ОЦЦ. указатель
(см. Основ-

1
Описи страхо­ ные пра­ \
вого фонда. вила рабо­
Дополнение. ты гос­
Лист-завери­ архивов)
тель, дело
фонда, вну­
тренняя опись
II. Документы централизованного государственного учета в различных архивах

Паспорт Карто­ Паспорт Паспорт Паспорт архива Сводный Сведения о Суммарный Суммарный
архива чки архива орга­ архива, на 1 января. паспорт состоянии паспорт паспорт
органи­ фонда низации, хра­ музея, Карточка научных хранения государствен­ федеральных
зации, нящей упра­ библиоте­ фонда. и науч­ документов в ных архивов архивов.
хранящей вленческую ки на 1 ян­ Сведения об но-отрас­ организациях — субъекта Р Ф . Суммарный
управ­ документацию варя. изменении в левых источниках Суммарный паспорт
ленче­ на 1 декабря. Карточка составе и архивов комплектования паспорт федеральных
скую Паспорт фонда. объеме фонда РАН данного районных и музеев и
докумен­ архива Сведения на 1 января (1 раз в ведомства на городских библиотек.
тацию на организации, об измене­ 3 года). 1 декабря. архивов Суммарный
1 декабря. хранящей ниях в Паспорт Сводный субъекта Р Ф . паспорт
Паспорт К Ф Д на 1 составе и архива паспорт Суммарный государствен­
архива декабря. объеме РАН. организаций, паспорт музеев ных архивов
организ­ Паспорт фондов на Фондо­ хранящих и библиотек субъектов РФ.
ации, архива 1 января. вый документы субъекта Р Ф . Суммарный
хранящей организации, Сведения каталог отраслевого Фондовый ката­ паспорт музеев
К Ф Д на хранящей о состоя­ РАН. фонда (для лог субъекта Р Ф . и библиотек
1 декабря. НТД. нии хра­ Карточки государственных Сведения о субъектов РФ.
Паспорт Паспорт нения фондов отраслевых состоянии Ц Ф К Федераль­
архива организации, документ­ архива фондов). хранения ной архивной
хранящей ов в орга­ РАН Паспорт архива документов в службы.
документы низациях организации, организациях — Сводные
отраслевого сведения
лая свобода в определении отношений с Федеральной архивной служ­
бой и выполнение самостоятельной работы по учету документов.
Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные
собственниками на временное и депозитарное хранение в государствен­
8 ные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки,
Он учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ.
о
3 Практически организация учета представляет собой утомитель­
ный процесс составления и ведения учетных документов. У неко­
U3
торых неопытных специалистов при первом знакомстве с обили­
go . *8
ем учетных показателей возникает «учетофобия» — профессио­
g Он §>Я - к S
нальное «заболевание» архивистов.
О to Я a g О u S
~ Под учетным документом понимается документ установленной
Р а
й ч1 в1 §я э
ч в3
Я а —i U С в а формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­
став и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­
ванного государственного учета и различаются по составу в него­
сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­
I—г ° вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­
лом субъектов РФ и Росархиве (табл. 6).

5 . 2 . Составление учетных документов в архиве

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой


для всех сводных форм: если первичные формы составлены не­
брежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то ни­
какой сводной статистики получить не удастся.
Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных до­
кументов в государственных архивах и архивах учреждений совпа­
дает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист
фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходи­
мости и в зависимости от состава документов могут также вестись
отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и
книги учета движения фондов, книги учета документов, переда­
ваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к
Уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен­
тов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери­
теля дела.

Назначение названных выше учетных форм практически идентично


Й А 2
в
разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зави­
§
а я« S
з симости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется
Книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся
в 05 Документы временного и постоянного хранения, а также документы по
g £ й « Я Я Ж kg
Личному составу. В государственный же архив поступают только доку­
| g S g
< s ¥
4
О.со D . L H 1=1
менты постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета по­
О Л 5?3н —< ступлений.

104 105
Попробуем разобраться в этом многообразии учетных доку­ Сведения о движении документов приводятся отдельно для опи­
ментов. санных и неописанных документов (россыпи).
Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­ П р и учете россыпи может быть указано количество дел, доку­
пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, ментов или листов; при учете описанных материалов — только
когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­ количество единиц хранения.
менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма­
и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­ териалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не
вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ присваивается другой описи.
ный отрезок времени. Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­
В книгу поступлений в хронологической последовательности торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения
заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ данных итоговых записей всех описей фонда).
ление первичным или вторичным. П р и ведении книги необходи­ Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю
мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­ архивного фонда.
держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­ В дело фонда включается историческая справка о фондообразо-
чае следует указать их обоих. вателе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по
Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении
а также годы. документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния
Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить. документов; акты о неисправимом повреждении документов; ко­
пии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка
Состав документов указывается на основании сдаточной опи­
об использовании материалов фонда и др.
си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного
знакомства с документами поступления. Таким образом, из дела фонда можно получить следующие све­
дения:
Список фондов представляет собой перечень наименований ар­
хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по о дате создания учреждения;
мере поступления. подчиненности;
Указывается о ф и ц и а л ь н о п р и н я т о е н а з в а н и е учреждения- функциях;
фондообразователя и о ф и ц и а л ь н о принятое с о к р а щ е н н о е на­ реорганизации;
звание. условиях хранения материалов;
Если название фондообразователя менялось, то указывается видах научно-технической обработки материалов.
его последнее наименование. Главная цель списка фондов — за­ Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва­
крепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер при­ ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.
сваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о пе­
человеческого его нельзя изменить. реименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­
вочном аппарате фонда включаются в дело только после фикса­
П р и выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не
ции этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.
может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог
войти в научный оборот. Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под­
шиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.
Лист фонда включает сведения о названии со всеми его пере­
именованиями и номере архивного фонда, количестве, хроноло­ Документы централизованного государственного учета. Документы
гических границах и составе документов фонда и наличии описей. централизованного государственного учета составляются на основе
суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.
Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­
стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­ Основным документом централизованного учета в государствен­
нии и выбытии документов. ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­
зации, который составляется архивами учреждений в зависимости
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
от состава документов (на управленческую, К Ф Д и НТД). В него
1) сведения о переименованиях фондообразователя;
включаются данные об условиях хранения документов, количе­
2) сведения о местонахождении фонда и его номере;
стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного
3) сведения о движении (поступлении и выбытии) докумен­
архива на 1 декабря каждого года.
тов фонда.

106 107
Суммарный Центральный фондовый
Суммарный паспорт федеральных каталог (ЦФК) Федеральной
архивов Российской Федерации паспорт
государственных архивной службы

Федеральная архивов субъектов


архивная служба Российской
Федерации

Суммарный паспорт Суммарный


федеральных музеев и библиотек паспорт
Российской Федерации государственных
музеев и библиотек
субъектов
Российской
Федерации

Фондовый Сведения
Суммарный
Суммарный паспорт каталог (ФК) об изменении
паспорт
государственных архивов субъекта субъекта в составе и
музеев и библиотек
Российской Федерации (1 раз в три года) Федерации объеме
субъекта
Орган управления (ежегодно) фондов на
Российской
архивным делом Федерации 1 января
субъекта Российской (1 раз в три года) каждого
Федерации Суммарный паспорт районных года
и городских государственных архивов (ежегодно)
субъекта Российской Федерации
(1 раз в три года)

Сведения об изменениях
Карточка фонда
Федеральные Паспорт федерального в составе и объеме
(ежегодно к 1 марта)
архивы, музеи архива, музея или библиотеки фондов на 1 января каждого
и библиотеки (1 раз в три года) года (ежегодно 1 марта)

Сведения об изменениях
в составе и объеме
Государственные Паспорт государственного архива, Карточка фонда
фондов на 1 января
архивы, музеи (ежегодно не позднее
музея или библиотеки на 1 января каждого года (ежегодно
или библиотеки 1 февраля)
каждого года (не реже 1 раза в три года) не позднее 1 февраля)
субъектов Федерации

Рис. 7. Движение документов централизованного учета для государственных архивов, музеев и библиотек

108 109
Основные сведения о состоянии хранения
Федеральная
документов в организациях — источниках
архивная служба
комплектования государственных, районных
и городских архивов Российской Федерации

' Только для организаций


МИД, Службы
Орган управлени внешней разведки
архивным делом и Госфильмофонда
субъекта Российской
Федерации

Федеральные
архивы

Отраслевые фонды
Сведения о состоянии Паспорт архива организации,
Паспорт архива Паспорт архива
хранения документов хранящей научно-техническую
организации, организации,
Федеральные органы в организациях — |и/или| документацию (по центральному
хранящей управлен­ хранящей кинофото-
исполнительной источниках комплек­ архиву ведомства), на 1 декабря
ческую документацию документацию
власти (министерств тования данного ве­ |и/или | (1 раз в три года)
домства (министерства) (по центральному (по центральному
и ведомств) архиву ведомства), архиву ведомства),
на 1 декабря
(1 раз в три года на 1 декабря на 1 декабря |или|
до 20 января) (1 раз в три года) (1 раз в три года)
Сводный паспорт организаций,
хранящих документы отраслевого
фонда для Министерства природных
ресурсов Федеральной службы по
гидрометерологии и мониторингу
окружающей среды, Федеральной
службы геодезии и картографии, Го­
сударственного комитета по станда­
ртизации, метрологии, сертифика­
ции, к 20 января (1 раз в три года)

Паспорт архива организации,


Паспорт архива Паспорт архива хранящей документы отраслевого
Паспорт архива
организации, хра­ организации, фонда (для организаций, хранящих
организации,
Организации нящей управленчес­ хранящей научно- документы геологического фонда,
хранящей кино-
кую документацию, и/или| [й/й техническую |или| Российского государственного фонда
и воинские части и фотодокументы,
на 1 декабря документацию, данных о состоянии природной
на 1 декабря
(1 раз в три года) на 1 декабря окружающей среды, картографо-
(1 раз в три года)
(1 раз в три года) геодезического фонда и центров
стандартизации, метрологии
и сертификации), на 1 декабря
(1 раз в три года)

Рис. 8. Движение документов централизованного Учета для отраслевого фонда

ПО 111
СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках
Федеральная архивная комплектования государственных, районных и городских архивов
служба Российской Федерации

Орган управления СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках


архивным делом комплектования государственных архивов
субъекта Российской данного субъекта Российской Федерации
Федерации на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях - источниках


Федеральные архивы комплектования федеральных архивов
на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

СВЕДЕНИЯ о состоянии хранения документов в организациях — источниках


Государственные архивы
комплектования государственных, районных и городских архивов

ч
субъектов Федерации
на 1 декабря (не реже 1 раза в три года)

Паспорт архива Паспорт архива Паспорт архива


Архивы учреждений —
организации, хранящей организации, организации, хранящей
источники комплекто­
управленческую докумен­ и/или хранящей кинофото­ и/или научно-техническую
вания архивов фонда
тацию, на 1 декабря документы, на 1 декабря документацию, на 1 декабря
Российской Федерации
(к 30 декабря ежегодно) (к 30 декабря ежегодно) (к 30 декабря ежегодно)

Рис. 9. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений

Федеральная архивная Сводный паспорт документов, хранящихся в архиве РАН, Центральный


служба научных и научно-отраслевых архивах РАН фондовый каталог
(ЦФК) Федеральной
архивной службы

Сводный паспорт по архивам субъекта Р Ф , Фондовый


Орган управления архивным
включащий сведения о научных и научно- каталог
делом субъекта
отраслевых архивах данного субъекта РФ субъекта Федерации
Российской Федерации

Сводный паспорт Паспорт Фондовый Сведения об Сведения об


научных и научно- архива каталог Российской изменении изменении в
Архив Российской отраслевых архи­ Российской академии наук в составе и составе и объеме
академии наук вов (1 раз в три академии объеме фондов, предо­
года к 15 марта) наук (1 раз фонда РАН ставленные из
в три года) Карточка фонда на 1 января региональных
РАН (ежегодно) (ежегодно) архивов РАН
(ежегодно)

Научные архивы Карточка Сведения об изменении


Паспорт архива
региональных отделений РАН фонда в составе и объеме фонда
на 1 января
и региональных центров РАН, (ежегодно) на 1 января (ежегодно)
(не реже 1 раза в год)
научно-отраслевые архивы РАН

Рис. 10. Движение документов централизованного учета для АФ Российской академии наук
Федеральная архивная Сводные сведения о состоянии хранения Центральный фондовый
служба документов в потенциальных источниках каталог (ЦФК) Федеральной
комплектования Российской Федерации архивной службы

Орган управления Сведения о состоянии хранения документов Фондовый каталог


архивным делом в организациях — потенциальных источниках субъекта Федерации
субъекта Российской комплектования субъектов Федерации
Федерации

Государственные, Сведения о состоянии хранения документов


районные и городские в организациях — потенциальных источниках
архивы комлектования

Собственники документов
негосударственной части
Архивного фонда РФ Паспорт архива Паспорт архива Паспорт архива
организации, хранящей организации, хранящей организации, хранящей
Юридические управленческую документа­ кинофотодокументацию, НТД, на 1 декабря по за­
[и/или| на 1 декабря по запросу
лица цию, на 1 декабря по запро­ просу Федеральной архив­
су Федеральной архив­ Федеральной ной службы
ной службы архивной службы

Карточка фонда
по запросу Федеральной архивной службы

Рис. 11. Движение документов централизованного учета для негосударственной части АФ Российской Федерации

о
о
X Ы
•О >
S3 S3 "О
Е х X
х О
го и
S= о- а
о я
S3 СИ
X п

О) S
о
W * 3 п
» л
UJ X ни
05 СБ
X а х 2 х
S3 w о
оо О «а
о\ Я =
п> •а » g

f
и S3
м н 2 н
о s о* Яс s
W
и о 1
"О •а п* о
н S
X » g
о 43 С* • s i
» S3 I
OJ Л)
ч оз а>

1
К S ю
OI
о S3
X
s
О я я
о
а\ 09
о ш о Я
X <^> о
»< © a
S 3
П) О н
•е-
X
н •о* I о
О
« к й
Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола­
часто безответственное, бездумное отношение к документам. До гаться вне помещений хранилищ.
сих пор бытует мнение о «бесполезности бумаг» и о «пыльном Режим хранения. Для сохранности документов очень важную роль
архиве» как о чем-то ненужном. И только тогда, когда человек играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового ре­
лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справ­ жима существуют особые требования. Так, постоянное хранение
ку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и документов должно осуществляться в темноте. Освещение храни­
прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архи­ лищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное
вов. Но ведь архивы — это еще и уникальные хранилища сведений освещение должно быть рассеянно специальными светорассеива-
о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один телями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, пап­
сохранившийся документ может поменять наше представление и ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.
знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи Для искусственного освещения применяют лампы накалива­
не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят и гибнут ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­
и в н а ш и дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного чело­ В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный
века и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в для документов температурно-влажностный режим, учитывающий
начале 1920-х гг.: «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и их специфику. Так, для бумажных документов температура долж­
сегодня. на равняться 17—19°С, а относительная влажность воздуха со­
Специалистам, решившим связать свою профессиональную де­ ставлять 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов — тем­
ятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспе­ пература 15°С, а влажность40 — 55%; для документов на магнит­
чения сохранности документов. Система мер по обеспечению их ных лентах и дисковых носителях — температура 15 — 20 "С, влаж­
сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс ность воздуха 50 — 65%.
мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­ В помещениях не должно быть резкого колебания температуры
териально-технической базы хранения документов (здания и по­ и влажности, так как это разрушает носитель информации (бума­
мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, гу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранили­
средства климатического контроля, средства копирования и вос­ щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в
становления поврежденных материалов и др.), а также комплекс регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­
мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (тем- циальных контрольно-измерительных приборов: термометров,
пературно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­ психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­
ранный). ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключа­
к зданиям и помещениям, режиму хранения, размещению, про­ ющего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызу­
верке наличия и состояния дел. нов, в помещениях систематически должна проводиться влажная
Здания и помещения для архивов. В соответствии с современны­ уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами анти­
ми нормативными документами к зданиям и помещениям для септиков. Кроме того, два раза в год документы выборочно под­
архивов предъявляются следующие требования: архив должен раз­ вергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесне­
мещаться в специально построенном или приспособленном для вых грибков.
хранения документов здании или помещении. Абсолютно не до­ При проведении уборок и санитарных обработок антисептика­
пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­ ми растворы не должны попадать на документы.
мых, без вентиляции помещений. Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище
Под архив должно быть предоставлено несколько помещений в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к
так называемого основного назначения: хранилище документов; нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть тех­
помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).
ц и и документов; помещение для использования документов; ра­ Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются
бочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­
пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­ нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­
пасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; лические ш к а ф ы и др.

116 117
Расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­ Кратко остановимся на истории возникновения страхового фонда.
ном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое В конце 1950-х гг. во время ядерного противостояния было постановле­
же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­ ние Правительства С С С Р по Министерству обороны о создании страхо­
лажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней вого фонда документов оборонного значения.
полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см. К 1991 г. в основном было закончено создание объектов хранения и
Документы в зависимости от вида размещаются в соответству­ специальных лабораторий по микрофильмированию (их было даже слиш­
ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­ ком много создано).
лярах, пакетах и т.д. В 1994-1995 гг. ряд министерств и ведомств (экономики, государ­
Все п о м е щ е н и я архива, а также стеллажи и полки нумеруют­ ственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля
ся сверху вниз и слева направо. В целях закрепления места хране­ государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.
н и я документов в хранилищах используются топографические В 1995 г. вышло постановление о Едином российском страховом фонде.
указатели. В соответствии с Е С Ф РФ предлагается четкое разграничение
Проверка наличия и состояния документов. В ходе проверки уста­ архивных документов по следующим уровням и категориям:
навливается фактическое наличие документа, находящегося на хра­ уровни:
нении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете до­ федеральный (на основе мобилизационного плана);
кументов; выявляются документы, требующие реставрации, кон­ региональный (территориальный),
сервации, профилактической и технической обработки. Проверка категории документов на каждом уровне:
наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза включенные в мобилизационный план;
в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные провер­ для проведения аварийно-спасательных работ;
ки наличия и состояния документов, если производились переме­ национального культурного наследия страны.
щения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; Курируют эту работу следующие организации: Министерство
при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; экономического развития, М Ч С и Минобороны, Министерство
при ликвидации или реорганизации архива. культуры, Росархив и РАН.
По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каж­ Основным носителем Е С Ф РФ является 35-миллиметровая плен­
дой описи после заверительной надписи делается запись «прове­ ка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, исполь­
рено», проставляется дата проверки и подпись проводивших про­ зует М Ч С . Можно использовать и лазерные диски с 50-летним
верку работников с указанием их должностей. сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70-
Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда
розыск. причин не совсем эффективно.
На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстанов­ В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, за­
лению, составляются соответствующие акты, к которым также полнены они примерно на 50 —60% и расположены в основном за
составляется справка о проведении розыска. Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались,
Проверка наличия и состояния документов считается завер­ однако возможность действующих составляет 140—200 тыс. кадров
ш е н н о й после внесения изменений в учетные документы прове­ в год.
ряемого фонда. Особо активно участвуют в создании территориальных страхо­
Создание страхового фонда архивных документов. На особо цен­ вых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск
ные и уникальные документы организации создаются страховые и ряд других.
копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, со­ В архиве организации, где документы интенсивно используют­
здаваемый на случай утраты или повреждения подлинных доку­ ся в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользова­
ментов. ния, который может быть создан путем микрофильмирования,
Страховой фонд архивных документов — это совокупность осо­ ксерокопирования, с применением электронных носителей, обес­
бо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофиль­ печивающих идентичность копии и подлинника документа.
мах в специально защищенных объектах (на случай утраты или
повреждения оригинала).
Страховой фонд архивных документов входит составной час­
тью в Единый страховой фонд Российской Федерации ( Е С Ф Р Ф ) .

118
картотеки и перечни документов, выявленных для публикации).
Глава 6
К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры,
тематические перечни, аннотированные каталоги.
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ
Принципы построения системы НСА. Основными п р и н ц и п а м и
К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА построения системы НСА являются:
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных
справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­
ментную информацию на разных уровнях;
2) неповторяемость и недублированность информации различ­
6 . 1 . Система научно-справочного аппарата к архивным
ных видов справочников;
документам
3) преемственность НСА ведомственных, государственных и му­
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам ниципальных архивов.
архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы
архивных справочников о составе и содержании архивных доку­ сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архиви­
ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска ста на дублирование информации.
архивных документов и архивной информации в целях эффектив­ Если описание и каталогизация фонда проведены в соответ­
ного использования. ствии с п р и н ц и п о м взаимосвязи и взаимодополняемости инфор­
Классификация архивной документации. Проблема классифика­ мации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выпи­
ции архивной документной информации — это стержневая про­ сав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме,
блема современной организации архивного информационного про­ обращается затем к соответствующему разделу каталога для более
странства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия
отраслевого классификатора архивной документной информации. единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным информацию с указанием на листы единицы хранения, на кото­
документам представляет вид научного труда, направленный на рых эту информацию можно найти.
обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин­ Третий принцип очень важен для организации поисковой работы.
формацией. Д о к у м е н т н а я и н ф о р м а ц и я — это сведения, Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомствен­
различные данные, содержащиеся в документе. ных, государственных и муниципальных архивах применяются еди­
В практике информационной работы архивные документы, яв­ ные требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще
ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного ар­
действительности и мыслительной деятельности человека, полу­ хива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного
чили название носителей первичной документной информации. хранения ведомственного архива обязательно утверждаются Э П К го­
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, сударственного архива и хранятся в государственном архиве как кон­
специальных шифров и кодов, называются информацией об ин­ трольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Та­
формации, или вторичной документной информацией. кой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных
Архивные справочники, содержащие вторичную документную картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспо­
и н ф о р м а ц и ю , и сами документы, несущие первичную документ­ могательные элементы справочного аппарата к описи должны нахо­
ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор­ диться в строгом соответствии с основными правилами работы ве­
мационную среду. домственных и государственных архивов.
Все а р х и в н ы е с п р а в о ч н и к и , описывающие документ­ Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя­
ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. ется на вертикальный и горизонтальный уровни. Г о р и з о н т а л ь ­
Обязательные справочники существуют во всех государственных ар­ н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан н а функциональном разли­
хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, чии справочников. По функциям справочники системы НСА под­
обзоры документов и другие архивные справочники. разделяются:
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики до­ на справочники по учету;
кументов архива, а также складываются исторически (поступив­ справочники по раскрытию содержания документов (инфор­
шие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, мационно-поисковые системы).

120 121
В е р т и к а л ь н ы й у р о в е н ь с и с т е м ы основан н а иерар­
хии классов справочников к следующим комплексам архивных обзоры фондовые и тематические;
документов: внутренняя опись дела;
АФ РФ в целом; аннотация;
сети архивов; заверительная надпись.
архиву; В практической работе все справочники в результате их класси­
фонду; фикации по уровням документов получили названия:
делу или отдельному документу. межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее рас­ внутриархивные и м е ж ф о н д о в ы е (на уровне ф о н д о в и л и их
пространенные справочники и справочные комплексы к архивным частей);
документам. внутрифондовые (на уровне фонда или его части).
1. АФ Р Ф : Подробный перечень справочного аппарата каждого федераль­
Ц е н т р а л ь н ы й ф о н д о в ы й каталог Росархива и разрабаты­ ного архива России по указанным группам (внутриархивные, меж­
ваемая ранее на его о с н о в е а в т о м а т и з и р о в а н н а я система фондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике
НТИ; «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат»,
справочник «Государственные архивы СССР». — Ч. 1 —2. — опубликованном в 1994 г.
М., 1989; Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальней­
справочник «Документы ГАФ С С С Р в библиотеках, музеях и шего оптимального развития системы НСА опирается на решение
научно-отраслевых архивах». — М., 1991; следующих основных проблем.
указатель «Личные архивные ф о н д ы в государственных хра­ 1. Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в
нилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).
2. Группа архивов отдельного региона: 2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА
фондовый каталог субъекта Российской Федерации или му­ АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив —
ниципального образования; фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а
путеводитель «Центральные архивы Москвы». — Вып. 1 — 3. — также оптимизация системы НСА каждого архива.
М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3. Всестороннее обеспечение преемственности НСА государ­
3. Архив: ственных архивов и архивов учреждений.
путеводитель или краткий справочник; 4. Дальнейшее совершенствование методики создания отдель­
книга поступлений; ных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодо­
список фондов; полняемости в системе Н С А архива.
листы фондов; Система НСА должна строиться на основе единства методов
описи; учета и описания документов и на едином нормативно-методи­
каталоги; ческом обеспечении, что определяют следующие требования,
тематические обзоры; предъявляемые к ней:
указатели; 1) удовлетворять все потребности общества в ретроспективной ин­
паспорт архива. формации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;
4. Фонд: 2) ориентироваться в о с н о в н о м на тематический п о и с к ин­
лист фонда; формации;
опись; 3) быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность доку­
обзор фонда; ментов АФ РФ (текстовых, К Ф Ф Д , технических и др.), независи­
каталоги; мо от способа закрепления информации;
указатели; 4) иметь единую методику составления всех типов и видов спра­
5. Отдельное дело или отдельный документ: вочников;
тематические путеводители; 5) отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;
каталоги; 6) развиваться с учетом дальнейших перспектив применения
указатели; Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного
ввода и поиска информации.
122
123
Исходя из этих требований, основу системы НСА должно со­ В архивах учреждения и государственных архивах описание про­
ставлять «двойное единство»: изводится, если поступили дела, описанные неудовлетворитель­
единство организации документов, которое достигается един­ но или совсем не описанные.
ством научно-методических основ классификации документов (еди­ При обработке значительного комплекса документов описание
ная система НСА закрепляет организацию документов и их учет р архивах производится на карточках, что помогает не только опе­
по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам); ративно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем клас­
единство описания документов, которое достигается единством сификацию дел внутри архивного фонда.
методики составления справочников. На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой
В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каж­ последовательности информационные характеристики докумен­
дом архиве происходит д и ф ф е р е н ц и р о в а н н о . Это означает, что тов и дел.
архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствова­ Информационные характеристики документов и дел. Информа­
н и ю справочников к фондам различной информативности.
ционными характеристиками каждого дела являются:
В зависимости от информативности архивные фонды подразде­ название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;
ляют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом название структурной части (функции, отрасли);
понимают различную степень информативности материалов это­
индекс дела по номенклатуре;
го фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и
заголовок дела;
большим фондам, к которым часто обращаются исследователи,
аннотация;
создаются сложные, высококачественные виды архивных спра­
крайние даты документов дела;
вочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о
содержании документов. Такие справочники создаются к фондам количество листов;
I категории. архивный ш и ф р .
Название учреждения является в то же время и названием фон­
Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий.
да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­
ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­
6.2. Аналитико-синтетическая обработка ретроспективной ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­
ках после полного наименования учреждения.
документной информации
Если название учреждения менялось или дело из одного уч­
Для того чтобы первичную информацию можно было легко и реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­
быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтети- леднее название.
ческой обработке, т. е. сжатию, свертыванию, обобщению, в ре­ Название структурной части помогает быстро и правильно про­
зультате чего появляется вторичная документная информация ар­ вести классификацию дел внутри архивного фонда.
хивов — описание. Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­
В более узком смысле слова описание — это раскрытие состава ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­
и содержания документов каждого дела для обеспечения быстро­ ководство» и т.д.
го поиска и использования документов. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел
Описание дел заключается в выявлении информационных ха­ внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­
рактеристик и в письменном обозначении этих характеристик на ноты материалов.
обложке дел или карточках. Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания
Дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
6.2.1. Описание документов и дел в архивах учреждения Аннотация документов — это краткое изложение содержания
и государственных архивах Документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­
кументов, содержание и особенности которых не охватываются
Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­ заголовками дела.
изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­ Крайние даты определяются по датам заведения и окончания
водственного года. Оно представляет собой прогностический спи­ Дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­
сок тех документов, которые будут сформированы в дела. наться или заканчиваться документами входящими, исходящими
Или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает
124 125
несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­ корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которы­
щей регистрации. ми был связан в своей деятельности фондообразователь);
В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты предмет или вопрос (отражает содержание документов дела,
входящей регистрации, для исходящих и внутренних — даты со­ имеет большое значение и его надо четко и я с н о формулиро­
ставления или подписания документов. вать);
территория (указывает на территорию, о которой говорится в
Особое внимание следует обратить на датировку декретов и законов, документах, или на территорию, на которой были созданы доку­
планов и отчетов, книг и копий документов.
менты, или на территорию, с учреждениями или лицами кото­
Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними дата­
рой переписывался фондообразователь);
ми являются даты подписания или утверждения. Если они не датирова­
ны, то дата определяется моментом опубликования или вступления до­ время (событий или составления документов);
кумента в силу. формальные признаки (подлинность или копийность).
Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кото­ Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе
рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпи­ никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­
сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе
крайних дат. признаков заведения: предметного, номинального, авторского,
Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются корреспондентского, географического, хронологического, а так­
первой и последней записями. же формальных признаков подлинности и копийности.
Для копий документов крайними датами являются даты их изготовле­ Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела
ния, а не даты оригиналов. по признакам их заведения, то не представляет труда составить
На практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер­
учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб­ жание документов этого дела.
ных дел. В этих случаях указываются 3 даты:
дата заведения в первом учреждении; Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди­
дата поступления в другое учреждение; тельные документы в делопроизводстве формируются по номинально­
дата окончания дела во втором учреждении. му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес­
Первые две даты в таких случаях обозначаются в виде дроби. кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида
документов, название автора и дату, а также будет указан формальный
Количество листов проставляется с целью сохранности доку­ признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро­
ментов дела. вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок
Архивный шифр — это условное обозначение места хранения составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со­
дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи. держание документов. Например:
И з п е р е ч и с л е н н ы х и н ф о р м а ц и о н н ы х характеристик более Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос­
подробно р а с с м о т р и м в а ж н е й ш и е из них — заголовок и анно­ сийской Федерации за январь — июль 1996 г. Подлинники.
тацию. Приказы ректора РГГУпо личному составу за 1997 г. Подлинники.
Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили­
З а г о л о в о к должен быть кратким, точным и литературно-
ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март
грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из
1926 г. Копии.
текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­
Планы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со­
низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­
держания, и времени — периода составления документа. Например:
ными терминами.
План работы коллегии Министерства общего и профессионального об­
Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные. разования Российской Федерации на 1996 г.
Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­ Отчеты о работе секции ВО политкаторжан и ссыльнопоселенцев по
ленной последовательности следующих элементов:
изучению декабристов и их времени за 1924 г.
вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информаци­
материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы онно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов­
и др.); ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука­
автор (дает возможность уяснить смысл и степень достоверно­ зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и
сти фактов, определить сущность содержания документов); содержания самих документов. Например:

126 127
Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецкое Для личной переписки уместно указать и автора. Например:
плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг. Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. По­
Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватель­ леновым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ-
скому составу РГГУ за январь —июнь 1994 г. нЫх искусств художниками В.Д.Поленовым, В.М.Васнецовым,
Сводки удовлетворенных и отклоненных ходатайств о принятии в граж­ д А. Серовым, П. В. Жуковским.
данство С С С Р за 1925-1927 г.
После того как определен характер дела, составляется заголовок
Самым сложным при составлении заголовков является опреде­ й з определенных элементов, вытекающих из признаков заведения
ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра­ дел. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.
ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь
определить вид дела: материалы, дело, переписка. Постановления [№—№] * — автор — [содержание] — время
П о н я т и е материалы применяется тогда, когда описывается Приказы Подлинность, копийность
комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан­ Протоколы
ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как
правило, объединяет вопрос, содержание. Например: Решения автор — [содержание] — время
Материалы об организации выставок советской литературы в Циркуляры Подлинность, копийность
Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про­
Планы автор — [содержание] — время
токолы, докладные записки).
Отчеты
Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо­
значаются документы-приложения к какому-либо документу. На­ Сведения [автор] — содержание — [территория] — время
пример: Ведомости
Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ­ Сводки
ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм­ Справки
мы, представления, переписка). Таблицы
П р и описании материалов после указания всех элементов заго­
Дело автор (имя, отчество, фамилия) — содержание —
ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные
[территория] — [время]
виды документов, включенных в дело.
Понятие дело применяется при описании личных дел, когда Материалы [автор] — содержание — [территория] — [время]
указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи­ (виды и разновидности документов)
сании дел, в которых документы разных видов связаны единством
вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот­ Переписка корреспондент — содержание
рения. К а к правило, это судебные, следственные или по рассмот­
рению споров дела. Например: * Элемент заголовка — возможный, но не обязательный.
Дело об авторском праве наследников НА. Римского-Корсакова.
Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутитском, и Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­
Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, рования документов в дела. Они являются основой составления
обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, быв­ обобщенных, сложных и типовых заголовков.
шей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровс­ Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­
ком девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, храня­ да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­
щихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81. кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­
Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв­ держания и т.д.
ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза­ Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­
имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е.
корреспондент и содержание. Например: обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:
Переписка с ЦИК СССР, НК РКП СССР, секретариатом В деле содержится переписка с Можайским УИКом об организа­
И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной ции курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским
литературы, об изъятии книг из печати. УОНО о работе школ уезда.
128 Архивоведение 129
Правильно обобщенный заголовок будет звучать так: центов или дел и корреспондент, виды документов или дел и
Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об органи­ содержание и т. д., например:
зации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда. Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­
Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого линники, копии.
количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­ К этой типовой части надо будет только добавить конкретное
ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым название министерства, проставить год и указать подлинность или
понятием. Например: копийность документа.
В деле содержатся протоколы заседаний коллегии Министерства Для облегчения работы над документами фонда составляется
общего и профессионального образования Российской Федерации и про­ перечень типовых заголовков.
токолы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других университе­ Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не
тов за 1997 г. Документы подлинные и копии. всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных
Правильно составленный заголовок будет звучать так: документов дела. Это осуществляется с помощью а н н о т а ц и и .
Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профес­ Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее
сионального образования Российской Федерации и ученых советов уни­ выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис­
верситетов за 1997 г. Подлинники и копии. товки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.
В этом заголовке видовые понятия — вузы — были сведены к Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу­
однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением со­ жить предметом самостоятельного поиска.
держания. П р и обобщении содержания излишне подробный заго­ Аннотация составляется в трех вариантах:
ловок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать за­ 1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного
головков типа «Разные бумаги по разным вопросам» (лучше «об­ документа, например:
щие материалы, переписка по организационным вопросам, мате­ Письмо К. Э. Циолковского о конструировании металлического
риалы к руководству» и т.п.). дирижабля. Л. 17—18;
Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­ 2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до­
стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было кументов, например:
сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;
этом на одну группу документов можно составить простой заголо­ 3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до­
вок, на другую — обобщенный. кумента, например:
Сложный заголовок составляется путем сочетания: В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­
1) простых заголовков, например: ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.
Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по воп­ В конце аннотации обязательно указываются номера листов
росу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинни­ документов, на которые составлена аннотация.
ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки
аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.; на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­
2) простого и обобщенного заголовков, например: вается между обложкой и первым листом дела.
Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за Ценность документной информации. Степень подробности на­
1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирма­ учного описания документов и дел зависит от ценности докумен­
ми и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной ин­ тной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные
формацией; исторические источники, описываются максимально подробно,
3) обобщенных заголовков, например: с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уни­
Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы кальные дела составляется внутренняя документная опись.
за ноябрь —декабрь 1997г. (копии), переписка с избирательными ко­ Вопрос о ценности информации источников, конечно, слож­
миссиями о проведении выборов в Городскую Думу. но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра­
Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства ботан в 1960-1970-е гг., когда было введено категорирование фон­
(унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки. дов учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави­
В типовой заголовок входят элементы, присущие большой груп­ симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу­
пе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды докУ' дарственного управления:

130 131
1-я категория — высшие и центральные органы власти,управле­ Б.П.Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.
ния, суды и др.; В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и
2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопро­
губернские и др.); са, а также наличие приложений, приписок и других особеннос­
3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост­ тей, например:
ные, сельские, поселковые и др.). Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.
К фондам 1-й категории составлялись наиболее подробные В письмах родственников рекомендуется указывать их родствен­
справочники. ные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по
мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами­
лию их первого мужа, например:
6.2.2. Описание документов и дел личного происхождения
Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпи­
ной, по первому мужу Бек).
П р и описании документов и дел личного происхождения учи­ В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое со­
тывается особенность этих материалов. держание записей, фотографий и других материалов с обозначе­
В фондах личного происхождения, как правило, откладывают­ нием их авторства, а также отражают внешние особенности аль­
ся творческие материалы, переписка, альбомы, записные книж­ бома, например:
к и , материалы биографического, служебного и имущественно- Альбом К.К.Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина,
хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и дру­ А. А. Коринфского и др.;рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бар­
гих лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или хатном переплете.
иных материалов. В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно
В процессе описания документов и дел личного происхожде­ указывается до раскрытия его содержания, например:
н и я на карточках фиксируются следующие информационные ха­ Альбом 77. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писате­
рактеристики: лей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М.Алтаузе-
фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являют­ на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.
ся и названием фонда; Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем
заголовок дела; указывают вид дела и автора, например:
крайние даты документов дела; Записные книжки П. С. Каржановского.
количество листов; В фондах личного происхождения очень часто на книгах, аль­
архивный ш и ф р . бомах и других материалах встречаются дарственные надписи вы­
Основная специфика при описании документов личного про­ дающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные
исхождения заключается в с о с т а в л е н и и з а г о л о в к а . надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента
В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды до­ (кому она предназначена) и на чем она сделана, например:
кументов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги.
в заголовке указывают территорию и время, а также особенности В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяй­
материалов. ственные материалы, а также на материалы общественной дея­
При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они тельности и бытового характера указывают виды документов или
составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие Дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: ав­
материалы. торские правки, газетные вырезки и т.д., например:
Рассмотрим приемы составления заголовков на основные ма­ Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки.
териалы фондов личного происхождения. В заголовке на названные материалы после основных элементов
В заголовке на рукопись указывают автора, название произведе­ Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:
ния, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литератур­
приписок с указанием их авторства, например: ной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствий и тостов,
А. П. Островский. «Доходное место». Пьеса. телеграммы).
Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указыва­ В заголовках на фотографии указывают вид документа, иници­
ется ее первая строка, например: алы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

132 133
Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник. 6.2.3. Описание документов и дел досоветского периода
П р и описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке
кроме вида документа дается описание изображения. Состав и содержание документов, созданных в предшествую­
Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это от­ щие исторические эпохи, а также дел, сформированных в дело­
мечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, производстве X V I - X V I I и X V I I I - X I X вв., обладают рядом спе­
например: цифических черт и особенностей, которые следует учитывать при
Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину. составлении заголовка.
Основными изобразительными материалами в фондах личного Необходимо знать, что при описании используют имеющиеся
происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные ма­ в архивоведческой и источниковедческой науке перечни и спис­
териалы. ки видов и разновидностей документов, которые адекватно отра­
В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме харак­ жают функциональное назначение каждого документа, его быто­
тера материалов указывают автора, корреспондента, дают описа­ вание и юридическую силу. Поэтому при описании документов и
ние изображения, а также отмечают наличие дарственных надпи­ дел периода феодализма не допустима механическая модерниза­
сей и других особенностей, например: ция понятий и терминов, а также применение современных ана­
Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями логий, отражающих существо рассматриваемых в документах воп­
А. И. Тургеневу студентов Геттингенского университета. росов.
Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственны­ Особым своеобразием отличаются документы XV—XVII вв., так
ми надписями В. М. Лазаревскому. как в них отображается самобытный облик Российского государ­
Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского рабо­ ства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос­
ты Ф. Вендрамини с оригинала О. А. Кипренского. управления, развитие языка и расширение функций государства
П р и неустановленном авторстве документов и дел личного приближает документы этого периода к современным с точки зре­
происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», на­ ния приема их описания. Однако если своеобразие документов
пример: XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков
Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимство­
Сергеевич. ванных из текста или самоназвания документа, то для документов
П р и описании не полностью сохранившихся материалов ука­ и дел XVIII — XIX вв. такие заимствования, как правило, не до­
зывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без кон­ пускаются, например:
ца, например: Дело по челобитной детей боярских С.Данилова и Ф. Преснякова
К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова на Осташковского воеводу П. Куницина «в нанесенных им обидах и
Л. К. Игнатьеву. Без конца. притеснениях». 1623 года 23 апреля —15 мая.
П р и определении способа н а п и с а н и я или воспроизведения Нельзя допускать и неоправданную модернизацию состава и
материалов указывают: содержания документов.
автограф или черновой автограф; При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внима­
авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или ние уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упо­
авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — минающихся в них персоналий, название должностей и титулов.
автографы); П р и описании комплексов документов, состоящих из одного и
машинописная или рукописная копия; того же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно
фотокопия или ксерокопия; опустить при сохранении разновидности этого вида документов,
вырезки из журналов, газет и др. например:
Например: Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на
Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др., поставленные мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года.
С. Г. Розановым. Машинопись с его пометками. Жалованная Иосифо-Волоколамскому монастырю на владение сен­
Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и ными угодьями в с. Петрищево, 1664 г.
газетные вырезки. При описании документов и дел X V I I I - X I X вв. надо помнить о
Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской. соблюдении и следовании тем видам и разновидностям докумен­
Фотокопия. тов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к

134 135
Информационная функция описи реализуется в процессе описа­
произвольным заменам, уточнениям и модернизациям терминов,
ния каждого дела на карточках при составлении такого важного
сложившимся в делопроизводстве того времени, например:
элемента, к а к заголовок дела, раскрывающего видовой состав
«доношение», а не «донесение»;
документов и содержание единицы хранения. Архивная опись,
«наставление», а не «инструкция»;
законченная и правильно оформленная, дает представление о
«объявление», а не «информация»;
составе и содержании документов фонда в целом.
«рапорт», а не «служебная записка».
Учетная функция описи состоит в указании количества единиц
П р и описании документов и дел предшествующих историчес­
хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов,
ких эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того
контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие по­
или иного должностного или церковного звания исторического
рядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необхо­
лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответ­
димой исследователям информации.
ствовало занимаемому им положению именно в тот период, к
Классификационная функция описи закрепляет и отражает наи­
которому относится документ, например:
более рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под
неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государ­
классификацией документов и дел в пределах архивного фонда
ственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследо­
понимается их научная группировка в соответствии с историчес­
вания отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г., август.
ки сложившейся структурой фондообразователя или основными
правильно: Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова.
направлениями и вопросами его деятельности.
Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определе­
Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е.
ний, носящих отпечаток исторического или идеологического про­
перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи­
тивостояния. В равной степени это относится как к представите­
си. К а к правило, архивные описи составляются еще в учреждени­
л я м п р а в я щ и х классов и с о с л о в и й , так и к их п о д д а н н ы м . В
ях. Но и в государственных архивах описи составляются при усо­
последнем случае следует воздержаться от идеологических пере­
вершенствовании системы научно-справочного аппарата, при пе­
косов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они
реработке неудовлетворительно описанных документов.
могут искажать п о д л и н н ы й смысл и значение самих докумен­
Опись является одним из самых древних архивных справочников:
тов, например:
самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в.
неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой
Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео­
выдать ему денег, 1775 г.;
ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив­
правильно: Прошение Президента Государственной Военной кол­
ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— 1950-х гг.
легии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содер­
жание 1-й Придунайской армии. 1775 г.;
неправильно: Сообщение Писарской воеводской канцелярии гене­ 6.3.1. Влияние классификации документов и дел в пределах
ралу М. Н. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской архивного фонда на составление архивной описи
шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля;
правильно: Рапорт Инсарской воеводской канцелярии московско­ Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел
му генерал-губернатору М.Н.Волконскому о боевых действиях по­ архивного фонда.
встанческих отрядов Е. И. Пугачева и жертвах среди местного на­ Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмот­
селения. 1774 г., 21 июля. рим организацию работы по классификации дел в пределах архив­
ного фонда, которая состоит из двух этапов:
разработки схемы классификации дел фонда;
6 . 3 . Архивные описи
распределения дел в соответствии со схемой классификации.
Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный Р а з р а б о т к а с х е м ы к л а с с и ф и к а ц и и д е л ф о н д о в явля­
для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­ ется важным шагом для практического осуществления научной
матизации внутри фонда и учета дел. организации документов государственных архивов. Кроме того,
Архивная опись выполняет три важнейшие функции: инфор­ классификационная схема — это основа структуры описи.
мационную (раскрывает состав и содержание документов), учет­ Схема к л а с с и ф и к а ц и и (организации) дел архивного фонда
ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет представляет собой с и с т е м а т и з и р о в а н н ы й с п и с о к наименова­
систематизацию дел внутри фонда). ний структурных подразделений учреждения-фондообразовате-

136 137
л я , его ф у н к ц и й или вопросов и направлений его деятельности. подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется
К л а с с и ф и к а ц и о н н а я схема является основанием для организа­ обычно в том случае, если структура фондообразователя изменя­
ц и и архивного фонда, для распределения дел фонда по груп­ лась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри
пам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности хронологических групп — по структурным подразделениям.
фондообразователя, его ф у н к ц и и или структуру, что и закреп­ Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной струк­
ляется описью. турой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме
Прежде чем разработать схему классификации, необходимо отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно
изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сна­
компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельнос­ чала группируются по годам, а внутри хронологических групп —
ти. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. П р и
признаков классификации. классификации по отрасле-хронологической схеме дела группиру­
К основным классификационным признакам относятся: ются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хро­
структурный — в соответствии со структурными подразделе­ нологии.
ниями; Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом
функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функ­ объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хро­
ц и й или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых нологически-номинальную схему систематизации.
касается содержание документов; Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для
хронологический — по датам или периодам, к которым отно­ коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно­
сятся документы. логически-тематическая схемы.
К дополнительным классификационным признакам относятся: Для объединенного архивного фонда при классификации дел сна­
номинальный — по видам дел, видам и разновидностям доку­ чала производится группировка дел по фондам, входящим в объе­
ментов; диненный архивный фонд.
корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми Для фондов личного происхождения схемы классификации доку­
велась переписка фондообразователем; ментов определяются составом фондообразователей (отдельное
авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объе­
лиц, которые являются авторами документов; мом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ раз­
предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отра­ работали типовую схему классификации документов фондов лич­
жены в документах; ного происхождения:
географический — по территориям, населенным пунктам и гео­ 1) рукописи фондообразователя;
графическим понятиям, с которыми связано содержание доку­ 2) записные книжки фондообразователя;
ментов, их авторы или корреспонденты; 3) письма фондообразователя;
хронологический — по датам документов. 4) дарственные надписи разным лицам;
П р и разработке схемы классификации следует запомнить, что: 5) письма фондообразователю;
необходимо использовать только основные признаки; 6) дарственные надписи разных лиц фондообразователю;
из всей совокупности основных признаков берут только два; 7) материалы к биографии фондообразователя;
одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть 8) материалы имущественно-хозяйственного и бытового ха­
хронологический; рактера;
выбранные признаки в схеме классификации могут меняться 9) материалы, собранные фондообразователем для своих ра­
местами. бот и по интересующим его темам;
Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочета­ 10) материалы о фондообразователе;
ние таких двух признаков, как структурный и хронологический, 11) изобразительные материалы;
образует два варианта схемы классификации: хронологически- 12) материалы членов семьи фондообразователя;
структурный или структурно-хронологический. При стабильной 13) материалы разных лиц, отложившиеся в фонде;
структуре учреждений за весь период существования целесообраз­ 14) коллекции.
но разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии Для документов представителей науки, управления, производства
с этой схемой все дела сначала группируются по структурным и других возможна аналогичная классификация дел в пределах

138 139
личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут 6.3.2. Составление собственно архивной описи дел
отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возмож­
но наличие и других, непредусмотренных этой примерной схе­ После проведения классификации дел (или карточек) фонда в
мой разделов, отражающих специфику документов и деятельность соответствии с разработанной для конкретного фонда классифи­
самого фондообразователя. кационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от
Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел схемы классификации, объема и завершенности комплектования
заключается в том, что приходится одновременно учитывать все фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть
признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятель­
значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроиз­ ная опись может быть составлена:
водственных форм и т.д. на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;
Для дальнейшей классификации используются графическая или дела всех лет одной структурной части, если она прекратила
текстовые классификационные схемы. свое существование;
В графической схеме изображаются графически (кружочками, ром­ дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-
биками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все призна­ фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ­
ки группировки документов, начиная от высших групп, созданных ных, предметно-тематических (материалы по личному составу,
на основании ведущих классификационных признаков, и кончая научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие до­
самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том чис­ кументы и т.д.) и других частей;
ле и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объе­
указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких диненный фонд учреждения.
групп. Графические схемы классификации документов встречаются Следует помнить, что количество дел, внесенных в одну опись,
крайне редко. не должно превышать самого большого четырехзначного числа
Наибольшее распространение в отечественных архивах полу­ (т.е. 9999).
чили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме клас­ Как уже отмечалось, опись отражает систему организации до­
сификации документов архивного фонда последовательно пере­ кументов фонда и закрепляет классификацию дел внутри фонда
числяются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются
которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок распо­ разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со
ложения дел в пределах самых низших делений означается пере­ схемой классификации дел фонда.
числением заголовков дел. Опись документов (основная информационная часть) состоит
Р а с п р е д е л е н и е дел в с о о т в е т с т в и и со схемой из описательных статей. Описательная статья описи представляет
к л а с с и ф и к а ц и и может проводиться двумя способами: непос­ собой совокупность сведений о единице хранения и состоит из
редственной группировки и расположения дел в соответствии со следующих элементов:
схемой классификации или карточным способом. порядкового номера;
При непосредственной группировке дела физически группируют­ делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре
ся по разделам и другим более мелким делениям в схеме и после­ или старого инвентарного номера);
довательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка. заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
При карточном способе группируются не сами дела, а карточки крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
с описанными на них делами. Карточки для описания располага­ количества листов в деле;
ются в предусмотренной схемой классификации последователь­ примечаний.
ности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную
проводится уже окончательная группировка дел фонда. функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Карточный способ классификации документов наиболее удо­ Графа 1 — «Порядковый номер» — отражает учетную функцию
бен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сло­ описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде.
жен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней ста­
сохранность документов, так как не требует многократного пере­ тьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись.
мещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также эко­ При изменении количественного состава дел описи делается со­
номит рабочее время. ответствующая запись в конце описи («Итоговые записи»).

140 141
бинированные указатели при незначительном количестве личных Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логичес­
имен, географических названий и предметов. кой, систематической последовательности, например:
П о форме указатели могут быть г л у х и м и и а н н о т и р о ­ Образование:
в а н н ы м и (краткими или полными). Приведем пример составле­ низшее 25, 26
ния указателя глухого, аннотированного краткого и аннотирован­ среднее 5, 9
ного полного. высшее 12, 13, 35

Глухой указатель Гиацинтова С В . 7, 9, 18 При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика —
Аннотированный краткий Гиацинтова С В . — актриса 7, 9, 18 всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя со­
Аннотированный полный Гиацинтова Софья Владимировна — ставлять такого типа гнездовые рубрики как:
советская актриса и режиссер, народная Яблоня:
артистка С С С Р . На сцене с 1910 года, посадка 7
играла во МХАТе, первой студии МХАТ, полив 8
МХАТе втором. уничтожение вредителей 9
С 1938 года — в Московском театре Виды документов не включаются в предметные указатели как само­
им. Ленинского комсомола. В историю стоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов докумен­
русского драматического искусства во­ тов составляется только к перечням документов, которые служат для
шло исполнение ею роли Марии («Две­ определения сроков их хранения.
надцатая ночь» В. Шекспира) и др. 7, 9, 18 Понятия в предметном указателе могут быть однословными и много­
словными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь
Составить именной и географический указатели не составляет в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например,
труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в в понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «из­
тексте описи. Следует только запомнить, что географический ука­ бирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «не­
затель никогда не бывает глухим. грамотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются удар­
Подробно методику составления указателей рассмотрим на ными, или ключевыми.
примере предметного указателя. Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной
организации поиска информации в указателе основных вопросов и на­
Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень на­ правлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включе­
учных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Пред­ нии многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на пер­
метный указатель может быть общим, включающим понятия различного вое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поиско­
характера, и специальным, включающим однородные понятия (указа­ вые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к
тель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно первому, например:
сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного
Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8
указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный
указатель следует включать только наиболее существенные, раскрываю­ Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в
щие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. указатель необходимо включать многословное понятие полностью, де­
Предметный указатель строится следующим образом. лая отсылку к ключевому понятию, например:
Основным элементом предметного указателя является рубрика, со­ Избирательная кампания — см. кампания избирательная
стоящая из предметного понятия и поисковых данных. Кампания избирательная 13, 21
В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой,
т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или опре­ Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое
деление, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик, например: словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в
указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие
Простая рубрика Газеты. без указания ссылочных данных, например:
Сложная рубрика Газеты, тираж. Учет военнообязанных 14, 17, 18
Гнездовая рубрика Газеты: Военнообязанные — см. Учет
«Известия» 7, 8, 9
«Независимая» 10, 11 Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например:
«Спид-инфо» 14, 16 Новый русский 7, 13

144 145
Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходи­ В отличие от архивной описи каталог:
мо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к во-первых, как правило, охватывает подавляющее большин­
нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где ство фондов архива, потому что его структура не зависит от сис­
встречается это понятие. темы хранения документов, а отражает классификацию докумен­
После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и тной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составля­
географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до
ется на документы одного архивного фонда или его части;
4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимос­
ти сложные рубрики. И только после этого перенести содержание кар­ во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать
точного указателя на листовую форму. информацию не только одной единицы хранения, но и части до­
Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть про­ кумента, одного документа, группы документов, группы единиц
ставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, хранения;
в центре листа, например: в-третьих, в отличие от описи не является учетным справоч­
ником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хране­
А
ния и документов; единственная его функция — информацион­
Арбуз 4, 7, 9
ный поиск;
Автомобиль:
грузовой 7, 8 в-четвертых, если каждая опись строится на основе собствен­
легковой 8, 9 ной схемы систематизации материалов данного фонда, то ката­
Архивы: ложные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответ­
ведомственные 4, 5 ствии с единой схемой, основы построения которой являются
государственные 7, 8 общими для всех архивов.
частные 13, 17 Рассмотрим, какую роль выполняет архивный каталог в раз­
личных архивах.
И В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную доку­
Избирательная кампания, см. кампания избирательная ментную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и
К учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем
Кампания избирательная 7, 8, 9. и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти
К подготовленной архивной описи обязательно должна быть картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем
составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. вместе с документами они должны будут поступить в ведомствен­
В заверительной надписи указывается количество листов в описи. ный архив, архив учреждения, где вольются в каталог учреждения.
Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме­ Особое значение имеют картотеки документов по личному со­
ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы­ ставу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и
вается составителем описи, например: межведомственных архивах помогают архивистам своевременно
исполнять социально-правовые запросы граждан. От четкости и
В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24
точности картотеки порой зависит судьба человека.
Составитель В архиве учреждения путь делопроизводственных картотек не за­
Дата -Ц 00.00.00 вершается. В идеале они должны поступать вместе с документами
постоянного хранения в государственный архив. Картотеки по ис­
тории государственных учреждений активно используются инфор­
6.4. Система каталогов в архиве
мационно-справочными службами государственных архивов для
ответов на запросы граждан. Кроме того, «особо выдающиеся» де­
6.4.1. Каталог как архивный справочник
лопроизводственные картотеки столетиями служат исследовате­
Архивный каталог — межфондовый архивный справочник, в лям (например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или
котором информация о содержании документов архива сгруппи­ картотека Сената в РГИА).
рована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соот­ В архиве учреждения, если туда поступила некачественная
ветствии с принятой для данного каталога схемой классифика­ делопроизводственная картотека или архив выполняет большой
ции документной информации. Это дает исследователю широкие объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать
возможности для поиска информации. каталог архива учреждения.

146 147
В государственном архиве необходимо создать стройную систе­ Каталоги
му каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами
поиска и н ф о р м а ц и и с помощью архивного каталога. Алфавитной структуры
Логической структуры
Совокупность различных каталогов составляет систему катало­
гов архива. 1
Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных ка­ | Предметный |
талогов называется каталогизацией архивных документов, который
складывается из следующих видов работ:
fГеогра-
определение вида каталога; Имен- \
1 фиче-
ной I
разработка схемы классификации документной информации в \ ский J
каталоге; По истории
По
выявление и отбор документной информации для каталогизации; истории административно-
описание документной информации на каталожных карточках; территориального
деления
индексирование каталожных карточек;
систематизация карточек и ведение каталога.
Рис. 12. Классификация каталогов
Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.
Документная информация в с и с т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е
классифицируется по отраслям знаний и практической деятель-
6.4.2. Определение вида каталога I ности общества и располагается в логической последовательности.
К систематическому каталогу или его подразделам могут быть со­
Определение вида каталога, создание которого предполагает­ ставлены предметный, географический и именной указатели (при
ся, зависит от состава и содержания документов, а также от нали­ отсутствии соответствующих каталогов).
чия других видов каталогов. В т е м а т и ч е с к о м к а т а л о г е документная информация по
При определении состава каталогов конкретного государствен­ теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубри-
ного архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, со­ кам, расположенным в логической последовательности.
став и содержание фондов архива; степень разработанности фон­ Условием самостоятельного существования тематического ка­
дов; интенсивность и задачи использования документов; наличие талога в архиве, где ведется систематический каталог, является
и качественный уровень других типов архивных справочников; группировка информации по признаку, отсутствующему в систе­
материально-технические возможности архива. матическом каталоге.
В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух В каталоге по истории учреждений документная информация
типов: логической структуры и алфавитной структуры. классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности,
Если информация располагается от общего к частному, т.е. а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, това­
сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру рищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по ал­
построения каталогов. фавиту их наименований.
Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу В каталоге по истории административно-территориального де­
вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) ления документная информация классифицируется по алфавиту
структуру. предметных понятий (географических наименований). Затем сис­
В свою очередь каталоги логической структуры по видам под­ тематизация проводится в логической и хронологической после­
разделяются на систематические, тематические и их разновидно­ довательности.
сти (каталог по истории учреждений и каталог по истории адми­ Если надо описать документы с точки зрения времени их со­
нистративно-территориального деления) и хронологические, а ка­ здания, т о составляют х р о н о л о г и ч е с к и й к а т а л о г . В этом
талоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидно­ каталоге сведения о документах группируются по периодам вре­
сти, именной и географический (рис. 12). В свою очередь каталоги мени, векам, годам, месяцам, числам.
могут быть как внутриархивными, так и межархивными. Хронологический каталог создается, как правило, там, где хра­
Для архивов федерального и регионального уровней основу си­ нятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге да­
стемы каталогов составляют систематический и именной каталоги. ется по времени их создания или по времени освещаемых событий.
148 149
Если архив задался целью выявить, каких предметов — учреж­ ДК для книг:
дений, событий, лиц, географических наименований — касаются ООО Общие произведения
его документы, т о создается п р е д м е т н ы й к а т а л о г или как 100 Философия
его разновидности именной и географический. 200 Религия
В именном каталоге информация классифицируется по алфави­
ту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их 600 Полезные искусства
авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хроноло­
гической или другой последовательности. 900 История
В географическом каталоге документная информация класси­
Каждый из этих классов делится на 10 классов:
фицируется по алфавиту географических и топографических объек­
тов (названий стран, республик, краев, областей, экономических 600 Полезные искусства
районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). Основой клас­ 610 Медицина
сификации может быть также административно-территориальное 620 Инженерия
деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологичес­
кой или тематической последовательности. 640 Домашнее хозяйство
Название каталога будет определяться в зависимости от того,
что положено в основу его деления: если в основе делений ката­ 690 Строительное дело
лога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (пред­ В 1987 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографиче­
метно-тематический), если предмет, — то предметный, если от­ ский институт ( М Б И ) в Брюсселе издал усовершенствованную
расли человеческих знаний или деятельности, — то системати­ Д К , которая с 1905 г. называется УДК (Универсальная десятичная
ческий и т.д. классификация). Она предназначалась для установления связи меж­
ду библиографиями и библиотеками всего мира.
Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц опреде­
6.4.3. Разработка схемы классификации документной
лителей, разработанных сначала Чарльзом Кеттером (1837—1903),
информации в каталоге
| затем Полем Отле ( 1 8 6 8 - 1944) и Анри Лафонтеном ( 1 8 5 3 - 1943).
I Эти таблицы имели свои знаки:
Создание конкретного вида каталога начинается с разработки
схемы его классификации. присоединение +
На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в распространение /
нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных отношение :
схем для систематических каталогов, среди которых — «Таблицы язык =
библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Биб-
Были и свои специфические обозначения:
лиотечно-библиографическая классификация», С Е К (1962, 1978).
В России и странах Восточной Европы Б Б К используется как место ()
основа классификационной системы поиска ретроспективной до­ время «»
кументной информации (РДИ). аспект 00
В Международной библиографии и документалистике наибо­ Таким образом, УДК по отношению к ДК Дьюи стала более
лее распространены две системы классификации:
углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержа­
«Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи);
ние архивных материалов (хотя для документов советской и со­
«Классификация при помощи двоеточия» (Ранганатана).
временной эпох она плохо подходит).
Мельвиль Дьюи — организатор американской библиотечной
Индийский теоретик систематической классификации Ш. Р. Ран-
ассоциации — в 1972 г. составил 1-й вариант д е с я т и ч н о й
к л а с с и ф и к а ц и и (ДК), в соответствии с которой вся совокуп­ ганатан (1892-1972) развил многоаспектный поиск информации,
ность сведений архива или библиотеки делится на основе дедук­ заложенный в УДК.
тивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотые, О н разработал « К л а с с и ф и к а ц и ю п р и п о м о щ и д в о -
тысячные и т.д. классы, например: | е т о ч и я», которая имеет 37 разделов:
151
150
A. Естественные науки
ский период Схема единой классификации документной информации
B. Математика
C. Физика в систематических каталогах государственных архивов С С С Р (М.,
1978) была предназначена для систематического каталога, следова­
Z. Правоведение тельно, она также построена на основе логической структуры, где
деления представлены отраслями знаний и деятельности общества.
К каждому разделу составлены таблицы-характеристики. На­ Такими отраслями в масштабах государства являются:
пример, к разделу «Инженерия» есть таблицы: Государственное строительство. Государственная власть. Охра­
«по признаку работ»; на государственности (индекс Б/3).
«по признаку инженерных работ»; Общественно-политическая жизнь (индекс И / К ) .
«по признаку части». Народное хозяйство (индекс Л / Т ) .
В свою очередь эти таблицы тоже классифицируются следую­ Культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).
щ и м образом: Каждую такую отрасль (деление) в С Е К принято называть от­
«по признаку работ»: делом. Наряду с отраслевыми отделами в С Е К введен историко-
1) здания и жилища; тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая ре­
2) ирригационные и дренажные работы; волюция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено нали­
3) горное дело; чием значительного количества документов по этой теме в гос­
«по признаку инженерных работ»: хранилищах и их широким использованием.
1) прикладная механика; Отраслевые и историко-тематические отделы образуют глав­
2) исследование; ную таблицу С Е К , ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое
деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие де­
4) чертежи и рисунки: ления. П р и работе с С Е К необходимо знать, что глубина делений
«по признаку части»: в каждом отделе может быть различной. В совокупности подот­
1) земляные работы; делы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют ос­
2) фундамент; новную таблицу. Для детализации понятий, выражений их много­
3) пол; аспектное™, а также для исключения повторов к основной таб­
лице в С Е К разработаны четыре таблицы общих определителей:
6) крыша; аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс
7) окна. и внедрение его результатов; обеспечение и снабжение производства;
разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.;
Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таб­ групп населения: по занимаемому положению, характеру свя­
лиц, обозначается двоеточием (:). зи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по половой принад­
Например: Д: Е 2 : Р1 «Инженерные исследования земляных работ». лежности и т . д . ;
Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархичес­
языка: иностранный и народов России;
к и м классификациям, то классификация Ранганатана преодоле­
места: зоны и общие указания определенных мест (страны све­
вает одноаспектность иерархических классификаций и может слу­
та; государства и государственные объединения и т.д).
жить основанием для автоматизированных информационно-по­
Следует запомнить, что любое понятие из таблицы общих оп­
исковых языков ( И П Я ) .
ределителей логично может сочетаться с любым понятием основ­
Необходимо запомнить, что при библиотечной классифика­ ной таблицы С Е К .
ц и и книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных
какой производится поиск сведений.
подотделов.
При классификации архивных материалов классификационная Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта
система хранения и классификационная система поиска РДИ не
к подотделам:
совпадают.
вооруженные силы (индекс Ж) и вооруженная защита социа­
С конца 70-х гг. XX вв. в отечественном архивоведении исполь­
листического Отечества (индекс 3);
зовали Схему единой классификации ( С Е К ) , которая во многом
народное образование (индекс Ф ) ;
вобрала черты рассмотренных систем. Разработанная еще в совет-
физкультура и спорт (индекс Э).
152 153
Следует помнить, что понятия из конкретной таблицы специ­ организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­
альных определителей аспекта сочетаются только с понятиями гие основные документы учреждения-фондообразователя;
того подотдела, к которому таблица составлена. руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­
Например, соединив индекс из подотдела «Физкультура и спорт» («ЭЗ 11) но относящиеся к учреждению-фондообразователю;
и индекс из таблицы специальных определителей аспекта к этому же документы подведомственных учреждений, присланные для
подотделу (.07.01) — «Спортивные общества», выразим информацию о контроля, обобщения, анализа;
футбольных спортивных обществах «Э 11 (.07.01)». печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-
фондообразователя ;
Графически структура построения С Е К с применением ин­
копии предложений, проектов постановлений, актов провер­
дексов показана на рис. 13.
ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска
заслуживающие каталогизации.
Главная таблица Отделы При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­
таблица А Б/3 л/т У/Я
И/К
ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­
Основная От А1 до Подот­ От Л до ленный исторический период, событие или характер отдельной
таблица А9 делы Т местности, региона и т.д.
Отобранная для каталогизации документная информация опи­
От Разделы ОтЛО до сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­
А1 01 до Л9 тем применения различных приемов описания:
А1 99 подокументного;
ОтА1 Подраз­ ОтЛО 01 поединичного;
01 01 до делы ДО группового.
А1 01 99 Л0 99 При подокументном описании на карточку выносится информа­
ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­
Таблица Аспекта Групп Языка =1 Места кумента (протоколы, доклады).
общих (01.30) населе­ «6.286» При поединичном описании на карточку заносится информация
определителей ния -7.2 одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса
Таблица Аспекта или события.
специальных (.06.04) При групповом описании на карточку заносится информация
определителей группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел
(одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­
са, события, места и времени.
Рис. 13. Структура построения СЕК
Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объек­
Приступая к каталогизации документов архивного фонда, не­ тов описания (по возрастающей):
обходимо подробно изучить структуру построения СЕК, четко пред­ часть документа;
ставлять себе, к какому отделу, подотделу и т.д. логически может документ;
быть соотнесено то или иное понятие, выраженное в документах. группа документов;
После изучения методики построения систематического ката­ дело;
лога на основе С Е К следует перейти к выявлению и отбору доку­ группа дел.
ментной информации для включения ее в каталог.

6.4.5. Описание документной информации на каталожных


6.4.4. Выявление и отбор документной информации карточках
для каталогизации
Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­
В архивном фонде для каталогизации определяются следующие ние вторичной документной информации на каталожной карточ­
группы документов: ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с

154 155
обязательным набором элементов. Отдельные группы элементов Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в ред­
каталожной карточки несут в себе следующие сведения: ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.
классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­ При описании контрольных сведений элементы «Должность и
бытия); подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняют­
информационные (содержание документов); ся обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно
поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы); указать «учащийся...»).
внешние (язык документа и способ воспроизведения);
контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­
ления карточки). 6.4.6. Индексирование каталожных карточек
П р и описании классификационных сведений следует учесть, что
такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целе­ После отбора и описания документной информации на ката­
сообразно заполнять именно в указанной последовательности и в ложных карточках можно приступать к их индексированию.
последнюю очередь после заполнения информационных, поис­ Индексирование — это процесс выбора или составления индек­
ковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата собы­ сов по схеме и их проставление на каталожных карточках.
тия» и «Место события» содержат дату и место описываемых со­ Индекс — это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр
бытий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных и условных знаков.
сведений необходимо еще раз изучить документную информацию Одно условное обозначение или их совокупность присваива­
на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и ются соответствующим классификационным делениям схемы клас­
достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое сификации документной информации и проставляются на ката­
понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация ложных карточках.
этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта Назначение индекса — передать содержание информации, ко­
информация выносится в «Подрубрику». торая зафиксирована в документах, закрепить место делений в клас­
Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведе­ сификационной схеме и отразить связи между этими делениями.
ния индексирования карточек. С и с т е м а и н д е к с о в — это система построения индексов
При описании информационных сведений в первую очередь опи­ с учетом методики, определенных правил, другими словами, это
сывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа перевод с естественного языка на искусственный язык букв, сим­
или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный при­ волов, правил.
знак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях. Системы индексов бывают нескольких видов:
Основным методом описания информационных сведений явля­ буквенные;
ется вопросное описание, когда на одной карточке дается только цифровые;
один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части докумен­ смешанные (комбинированные).
та, в одном документе, группе документов, деле или группе дел. Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:
Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании на нумерационные;
переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент. серийные;
При описании поисковых сведений элементы «Название фон­ десятичные.
да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном Нумерационная система индексов — это простой ряд чисел от О
соответствии с д а н н ы м и описи. Но если карточка составлена на до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, приме­
группу дел, то указываются все номера этих дел. няемая при наличии только одного уровня делений в схеме.
Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество Она не способна выразить зависимость, отношение понятий,
листов документа или документов, информация из которых была т.е. логику построения, а поэтому применяется при алфавитной
вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то ука­ структуре.
зывается общее количество листов в деле. Ярким примером применения нумерационной системы индек­
П р и описании внешних сведений элемент «Язык документа» за­ сов при алфавитном расположении понятий служит таблица об­
полняется только в том случае, когда документ написан на дру­ щих определителей языка С Е К :
гом языке, нежели основной массив документов данного архив­ 1 Абазинский
ного фонда. 2 Абхазский
156 157
3 Аварский Однако при изучении системы индексов, применяемой в С Е К ,
4 Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские. базу индексации в С Е К составляет совокупность обозначений, ис­
При серийной системе индексов для деления в схеме отводится пользуемых для обозначения индексов. Это не только буквы русско­
определенный ряд ц и ф р : от 0 до 99, от 100 до 999 и т.д. Она го алфавита и арабские цифры, но и ряд знаков, каждый из которых
применяется часто, так как позволяет вводить новые ступени де­ несет определенную смысловую нагрузку: двоеточие (:) — знак отно­
лений. Основным недостатком этой системы является то, что она шения; точка (.) — разделительный знак; косая черта (/) — знак
нечетко отражает и закрепляет структуру схемы. распределения и т.д.
В С Е К серийные индексы обозначены знаком распростране­ Детально изучив структуру п о с т р о е н и я С Е К , необходимо
ния — косой чертой (/) и применяются при обозначении отделов определить, к а к и е же и н д е к с ы п р и м е н я ю т с я в р а з л и ч н ы х ее
Б/3, И / К , Л/Т, У/Я, а также при обозначении в отделах, разде­ таблицах: г л а в н о й , о с н о в н о й , общих и с п е ц и а л ь н ы х опреде­
лах и подразделах комплексных понятий, которые детализируют­ лителей.
ся, распадаются на частные понятия. Рассмотрим м е т о д и к у и н д е к с и р о в а н и я д о к у м е н т ­
Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее ной и н ф о р м а ц и и на базе СЕК.
детализирован: 1. Порядок присоединения индексов.
Х9 86 «Общая педагогика и дидактика»; К индексу основной таблицы индексы вспомогательных таб­
Х9 87 «Школьная педагогика»; лиц присоединяются в следующей последовательности:
Х9 88 «Внешкольная педагогика»; индекс специального определителя аспекта (если из основной
Х9 89 «Дефектология». таблицы взяты индексы подотделов, например «Ж. Вооруженные
Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий силы», «3. Вооруженная защита социалистического Отечества»,
ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений «Ф. Народное образование», «Э. Физкультура и спорт»;
(класс, раздел, тему), вторая — следующий уровень делений и т.д. индекс общего определителя аспекта;
Эта система дает количество знаков, используемых для за­ индекс определителя групп населения;
крепления классификационных делений; возможность произво­ индекс определителя языка;
дить изменения при сохранении логической связи. Но есть и недо­ индекс определителя места.
статок — когда индексы при установлении логической связи по­ Для выражения смысла документной и н ф о р м а ц и и необходимо
лучаются громоздкими. использовать индекс основной таблицы. Индексы вспомогатель­
В С Е К десятичная система индексов используется только в од­ ных таблиц применяются в различных сочетаниях по необходимо­
ном случае — когда она вводится после букв. сти, например:
Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяй­ ФЗ Школьное образование
ство» разделы имеют индексы Р0, P I , Р2 и так далее до Р9. ФЗ 01 (.05) Школьная олимпиада
Необходимо учитывать следующие т р е б о в а н и я п р и вы­ ФЗ 01 (.05)-2.13 Роль школьников в проведении олимпиад в школах и т.д.
боре системы индексов:
2. Построение индексов со знаком отношения (:).
1) система должна быть удобной в применении, хорошо выра­
жать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть Знак отношения (:) можно использовать в следующих четырех
мнемоничной; случаях:
2) индексы должны вызывать ассоциацию близости или удале­ 1) для присоединения индексов основной таблицы, когда для
н и я обозначенных предметов от основных классификационных выражения смысла документной информации необходимо одно­
понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень временно использовать два-три индекса, например:
подчинения и соподчинения; Т1 16:ТЗ Радиофикация административных зданий;
3) индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наи­ М2: Х4 НИИ легкой промышленности;
меньшем количестве обозначений давать наибольший объем све­
2) для присоединения индексов общих определителей аспек­
дений.
та, например:
Все эти требования, по возможности, были учтены при разра­
ботке С Е К . РЗ (01.32: 02.44) Усовершенствованная структура сельского хозяйства;
Выше были рассмотрены общие положения проблемы индек­ 3) для присоединения индексов специального определителя
сации с привлечением примеров из С Е К по отдельным позициям. аспекта, например:

158 159
ФЗ 01 (.05:.08) Программа проведения школьных олимпиад; ФЗ «6.333» Школьное образование в Российской Федерации.

4) для присоединения специального и общего определителей Неправильным составлением индекса служит пример:
аспекта, например: ФЗ «6.166 + 6.246 + 6.286 + 6.337» Школьное образование в Горьков-
ФЗ 01 (.05: 01.30) Организация школьных олимпиад. с кой,Костромской, Московской и Ростовской областях.

В данном случае индекс специального определителя аспекта 4. Построение индекса со знаком распространения (/).
помещается перед индексом общего определителя аспекта. Косая черта применяется для построения серийных индексов,
Следует помнить, что круглые с к о б к и при присоединении ин­ обозначающих комплексные понятия, которые при дальнейшей
дексов специальных и общих определителей аспектов при помо­ детализации образуют однородные частные понятия, например:
щи знака отношения проставляются один раз. Например, правиль­ Б1 01 10/13 Территория. Административно-территориальное деление.
ным составлением индекса является:
Для индексирования используется та часть индекса, которая
ФЗ 01: Л2 (. 05:01.30) Планирование организации школьных олимпиад.
находится слева от знака распространения, например:
Неправильным составлением индекса является: Б1 01 10 Территория.
Ф 01: Л 2 (.05): (01.00). Исключения составляют серийные индексы А1 01/09:
ФЗ 01 (.05) : Л2 (01.). А1 10/19;
3. Построение индексов со знаком присоединения (+). А1 20/29;
Знак присоединения (+) можно использовать в следующих трех А1 30/39;
случаях: А1 40/47.
1) для закрепления двух или трех индексов определителей групп Для индексирования понятий, стоящих непосредственно под
населения, например: этими индексами, используется весь серийный индекс, например:
Б4 03 -7.1 + 7.2 Участие рабочих и крестьян в деятельности Комитетов А1 20/29 Рабочее движение.
бедноты. 5. Виды индексов, используемые для индексирования документной
РЗ 75 — 1.21 +1.22+1.25 Постоянные и временные работники, работаю­ информации.
щие по совместительству в животноводческих товариществах; В процессе индексирования можно оперировать различными
2) для присоединения двух или трех определителей языка, на­ видами индексов:
пример: простым индексом — являющимся отдельной записью, отобра­
ФЗ 01 (.05)=80+114 Школьные олимпиады. Документы написаны на жающей одно понятие, например:
русском и эстонском языках. Л940 Потребительская кооперация;
ФЗ 01 (.05) = 80+96+114 Те же документы написаны на русском,
составным индексом, образуемым в результате объединения про­
узбекском и эстонских языках.
стых индексов разных таблиц, например:
3) для присоединения двух или трех определителей места, на­
ТЗ (01.30) Организация фонда нежилой площади;
пример:
комбинированным индексом, образуемым из нескольких простых
ФЗ «6.130 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии и Украине.
ФЗ « 6 . 1 3 0 + 6.392 + 6.393» Школьное образование в Белоруссии, или составных индексов, которые присоединяются с помощью
Узбекистане и Украине. знака отношения (:), например:
ФЗ 01: Л 2 (.05:01.30) Планирование и организация школьных олим­
Следует учесть, что присоединение более трех индексов одно­
пиад.
именной таблицы считается нецелесообразным.
Если же необходимо отметить более трех понятий из одноимен­
ной таблицы, то проставляется индекс общего понятия, в кото­ 6.4.7. Систематизация карточек и ведение каталога
рое входят нужные частные понятия.
Правильным составлением индекса считается следующий Заиндексированные карточки необходимо систематизировать
пример: Для включения в каталог.

160 " Архивоведение 161


1
Систематизация карточек проводится в соответствии с индек­ с ийской Федерации или ее регионов . Объектом описания в путе­
сами в порядке расположения букв и цифр, например: водителе по архивам выступает архив или любое из перечислен­
ГО Суд. Прокуратура. ных выше хранилищ документов АФ Р Ф .
Г1 Охрана общественного порядка и взаимоотношений между члена­ Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит:
ми общества. из названия архива (полного и сокращенного), адреса архива (пол­
Г1 20 Паспортная система. ные адресные данные), количества фондов на бумажной основе,
Г1 25 Пожарная охрана. объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на
П 25 (01.31) Реорганизация пожарной охраны. бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может
содержать список изданных справочников. При наличии в архиве
В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систе­
кинофотофонодокументов и научно-технической документации
матизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на
(НТД) указывается их объем и крайние даты.
карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик
Путеводитель по фондам архива — вид архивного справочника,
производится по логическому пр