TECNOLOGIA EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Hugo Armando Niño

FICHA: 1881616

FASE 1 - IDENTIFICACION

AP01-AA1-EV01 Necesidad.
1. Ámbito empresarial
Fundación Cigarra.
Servicio que presta: Formación integral para niños, niñas, jóvenes y adulto mayor
de la comunidad.
2. Instrumento de la entrevista
En la fundación Cigarra actualmente colaboran un total de 33 personas, su misión
fundamental es la Educación, convencidos de que sólo a través de la esta
promueven el desarrollo de las personas a las que se dirigen y generan nuevas
oportunidades. Además, garantizan el apoyo en la educación focalizando los
proyectos en otros ámbitos necesarios.
Por otra parte, su visión es ser una organización reconocida por el impacto de
nuestras actuaciones en el bienestar y el desarrollo de las comunidades con las que
trabajamos, así como por nuestra integridad y profesionalidad en el modo de actuar
frente a las necesidades de las familias menos favorecidas.
Mediante la entrevista a sus fundadores, en la cual se tocan temas como el manejo
actual de la información de la comunidad, datos confidenciales y legales de esta,
entre otros, surge la problemática de un sistema de información en el cual se puedan
depositar, cargar y administrar datos toda la parte administrativa.
3. Entrevista
Se realiza la grabación en audio de la entrevista al encargado del área de sistemas
John Alberto López, a continuación, se documentan algunas de las respuestas,
las cuales fueron formuladas a través de la lectura Técnicas de recolección de datos
y socializadas con el instructor William Taborda:
1. Explique, ¿cuál es su cargo y funciones dentro de la organización?
Mi nombre es John López, soy el jefe encargado del área de sistemas en la
fundación cigarra, entre las funciones que realizo, algunas de ellas son:
- Suministro y asigno los equipos de cómputo al personal
- Gestiono y actualizo la página web de la organización
- Entrego boletines de informe a los docentes
- Doy soporte técnico a toda la organización
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2. ¿Qué herramientas maneja para almacenar la información?
Actualmente estamos subiendo todo a la nube mediante un correo electrónico.
3. ¿Qué métodos utiliza para proteger los datos confidenciales de la
organización?
Esos datos están en físico y depositados bajo llave en el archivador de la fundación
4. Enumere los procesos documentales más relevantes de la fundación.
1. Registro de niños, jóvenes y adulto mayor
2. Pago de pensiones
3. Documentación legal del personal
4. Manejo de inventario de los elementos físicos
5. ¿Cómo cree usted que podría mejorarse el almacenamiento de los
datos?
Mediante un aplicativo web que permita manejar un cargue de archivos a un
servidor
6. ¿Ha considerado implementar otras herramientas para mejorar la
seguridad de la información?
Se han contemplado posibilidades de uso de sistemas de información, pero la
fundación en este momento no cuenta con capital económico para gestionar el
pago de un servicio como ese.

4. Situación problema
Al realizar la entrevista, se analizan y retroalimentan las respuestas de los
fundadores las cuales hacen llegar a la siguiente situación problema:
La fundación no tiene una base de datos formal y organizada, toda su información
está comprendida en un archivador físico, sin copias de seguridad, no manejan
ningún método para proteger los datos confidenciales de la comunidad y de la
organización.
5. Solución
Considero que una de las posibles soluciones puede llegar a ser una
implementación de un software el cual supla y reemplace en cierta medida el
método actual del manejo de la información, una base de datos, un cargue de
archivos, algo similar a una intranet, pero a menor escala, teniendo en cuenta que
la fundación está en pleno crecimiento.
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6. Cuestionario
Se realiza un cuestionario a 10 personas encargadas de diferentes areas. Se
depositan las preguntas en un formulario google por cuestiones de tiempo y rapidez.
Link del cuestionario Google.
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfq4ZmV9RDOqfKAd0qKke4Qv
S611koGoUW2KSGnIjvsvec-g/viewform?usp=sf_link
7. Tabulación
Con la ayuda de la herramienta de formularios de google, se pueden realizar una
tabulación más precisa al cuestionario, concluyendo así que la idea propuesta se
encuentra alineada con la situación problema de la fundación
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