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Por lo tanto, una base de datos específica de gestión documental nos permitirá
aumentar considerablemente la operatividad y la seguridad en relación a la que
nos ofrece un explorador de Windows estándar.
Organización y crecimiento
– Número de expediente
– Estado (en curso/cerrado)
– Código del cliente
– Nombre o razón social del cliente
– Área de trabajo: secciones del cuadro de clasificación (contable, fiscal, laboral…)
– Tipo de servicio: series del cuadro de clasificación
– Procedimiento o asunto
– Organismo (en que se tramita)
– Fecha de inicio
– Fecha de finalización
– Signatura tipográfica
– Notas u observaciones
– Autor (responsable de la tramitación)
En esta base de datos o inventario del archivo, el cuadro de clasificación funciona como un
sistema de indización, es decir, como un conjunto de palabras o términos que tienen como
misión sintetizar y representar el contenido de los documentos para recuperarlos
posteriormente. En este sentido, el uso de la informática comporta numerosas ventajas,
traducidas todas ellas en una mayor rapidez y precisión en el trabajo: ordenación automática
por cualquiera de los campos, control de los expedientes tramitados, búsquedas a partir de un
término o de varios relacionados, elaboración de listados, etc.