Ofimática II

Manejo intermedio de Excel

Usos de lista de datos
 UNIDAD II USOS DE LISTAS DE DATOS

• Objetivo: En esta unidad el estudiante aprenderá a crear una base de datos para administrarla, ordenarla y
filtrarla con métodos simples y avanzados.

• Contenidos:
– Creación de Lista de datos
– Orden de Lista de datos
– Autofiltros.
– Filtros avanzados.
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LISTA DE DATOS
Elementos de una lista o base de datos
En Microsoft Excel, puede usarse fácilmente una lista como una base de datos. Se define lista a una serie
etiquetada de filas de hoja de cálculo que contienen datos relacionados, como una base de datos de facturas o
un conjunto de nombres y números de teléfono de clientes.
Una lista puede usarse como una base de datos, en que las filas corresponden a los registros y las columnas a
los campos. La primera fila de la lista tiene los títulos de columna.

1. Fila de campos (A): Es aquella fila que identifica los nombres de cada uno de los campos, es decir, los
datos guardados en cada una de las columnas. Toda base de datos debe comenzar con la fila de campos.
En el ejemplo la fila 1 es la fila de campos.
2. Registros (B): Es cada una de las filas individuales donde se encuentran los datos. Todos los registros
deben contener la misma categoría de datos. En el ejemplo los registros van de la fila 2 a la 15, es decir,
tiene 14 registros.
3. Campo (C): Es cada columna individual. Los campos son los atributos que se quiere almacenar en cada
columna. En el ejemplo los campos son: nombre, apellido, facturación anual,...
4. Base de Datos (D): Es el conjunto de campos y registros. En el ejemplo la base de datos contempla el
rango de celdas, desde la A1:G15.
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ORDENAR UNA LISTA DE DATOS

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los valores de ésta, al ordenarlos, Microsoft
Excel reorganizará las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando el orden que especifique. Una lista
de datos se puede ordenar por un campo o varios.

Ordenar por un campo

1. Hacer un clic en cualquier dato del campo por la cual desea ordenar.
2. En el comando Inicio, hacer clic en ordenar y Filtrar como muestra la figura:

3. Hacer clic en ordenar de A a Z (ascendente) u Ordenar de Z a A (descendente).

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 Al ordenar por un campo la lista de datos completa se ordena, es decir, no sólo se ordena los datos del
campo que se elige; sino la fila completa dentro del rango de la base de datos.

 Orden ascendente para un campo que posee texto es desde la A- Z (descendente Z-A). En cambio para
un campo que posee datos numéricos el orden ascendente es menor a mayor (descendente de mayor a
menor)

Se recomienda mostrar un video de cómo crear un base de datos.

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Ordenar por más de un campo

Para poder realizar este tipo de orden se debe cumplir con el siguiente requisito, el primer campo, como el
segundo debe tener datos repetidos.

1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.

2. En el comando Inicio, hacer clic en ordenar y Filtrar como muestra la figura:

3. Hacer clic en Orden personalizado…, como lo muestra la figura:

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4. En la siguiente ventana, en la secciones Ordenar por, Ordenar según y Criterio de ordenación especifique los
argumentos. Si desea ordenar por un segundo, tercer, cuarto… campo, hacer clic en el botón Agregar Nivel.

 Al ordenar por más de un campo el orden se realiza de la siguiente manera: el primer campo queda
ordenado de acuerdo a lo que se especificó (la columna completa). En cambio el orden del segundo campo
se ejecuta en los datos repetidos respecto al primer campo y así sucesivamente.

Se recomienda mostrar un video de cómo ordenar un base de datos.

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FILTRAR DATOS EN UNA LISTA

El filtrado de datos es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos en un rango de celdas o una
tabla y trabajar en él. Por ejemplo, puede filtrar los datos para ver únicamente los valores que especifique, filtrar
los datos para ver el valor máximo y el valor mínimo o filtrar los datos para ver rápidamente valores duplicados.

Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para obtener
resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.

Para aplicar Autofiltros, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar por lo menos una celda en un rango o en una tabla de Excel

2. Hacer clic en el botón Filtro (grupo Ordenar y filtrar del comando Datos).
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Aparecerán unas flechas al lado derecho de cada campo, como se muestra en la figura.
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Hacer clic en una de las flechas del campo por el cual desea filtrar. Se muestra una lista de todos los elementos
que posee el campo. Con Autofiltro puede crear tres tipos de filtros, como lo muestra la figura:
1. por una lista de valores
2. por un formato
3. por criterios.
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Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede
filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro
personalizado, pero no por ambos.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se
especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que
haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar,
aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a
organizarlo ni moverlo.
También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se
basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos mostrados
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Aplicar un autofiltro personalizado

1. Una vez activado las flechas de autofiltro. Hacer clic en una de las flechas del campo por el cual desea filtrar.
Elegir filtro de texto ó filtro de número (según sea el tipo de datos del campo)
2. Aparecerán las alternativas que se muestran en la figura:
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3. Hacer clic en Filtro personalizado, aparecerá la siguiente ventana:

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3. Hacer clic en el operador de comparación es igual a y elegir el operador que se desea (no es igual a, es mayor
que,...).
4. A la derecha del operador elegido hacer un clic y digitar el valor buscado o elegirlo de la lista que se despliega.
5. Debajo de los operadores Y u O elegir el operador y digitar la otra condición buscada en ese campo.
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6. Finalmente elegir el operador Y u O según corresponda. Para presentar las filas que cumplan las dos
condiciones a la vez, introduzca el operador de comparación Y en cambio para presentar las filas que cumplen
una u otra condición, introduzca el operador de comparación O, luego haga un clic en el botón Aceptar.

Observaciones:
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Para determinar si se ha aplicado algún filtro, observe el icono del encabezado de columna:

 Una flecha desplegable significa que el filtrado está habilitado pero no aplicado.
 Cuando se mantiene el mouse sobre el encabezado de una columna con el filtrado habilitado pero no
aplicado, se muestra una información en pantalla (Mostrar todo).
 Un botón Filtro significa que se ha aplicado un filtro.
 Cuando se mantiene el mouse sobre el encabezado de una columna filtrada, una información en pantalla
muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo, "Igual a “Celular” o Igual a “Trek”.

Borrar un filtro

 Para borrar un filtro de una columna de lista, haga clic en el botón de filtro en el encabezado de la
columna y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de "Tipo de Producto”.
 Para borrar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, en el grupo Ordenar y filtrar del comando
Datos, hacer clic en Borrar.
 Para borrar las flechas de filtro de una lista, hacer clic en el botón Filtro en el grupo Ordenar y filtrar del
comando Datos.

Se recomienda mostrar un video de cómo filtrar una base de datos.

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FILTROS AVANZADOS

Los filtros avanzados permiten filtrar la lista sin moverla ó extraer datos en otra sección de la hoja de cálculo de
acuerdo a condiciones más complejas.
Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango
de celdas o la tabla que desee filtrar y deben ser construidos antes de usar el filtro avanzado.

Construir criterios.
El criterio consta de una celda donde va el nombre del campo y debajo de éste la condición a evaluar. El nombre
del campo se copia desde la base de datos y la condición se puede copiar o digitar pero debe ser igual al dato en
la base.
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Existen dos tipos de criterio: simples y compuestos.

Criterios simples:
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Ejemplos de criterios más complejos

Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios
aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una fórmula.

Tres o más condiciones en una sola columna

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Criterios de dos o más columnas

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Aplicar un filtro avanzado

1. Para crear el criterio copie los títulos de columna de la lista que correspondan a las condiciones a filtrar.
2. Péguelos en una celda en blanco bajo la lista (saltarse por lo menos 2 filas en blanco después del final de la
lista)
3. En las filas situadas bajo los títulos de criterios, introduzca las condiciones que desea buscar.
4. Haga clic en una celda de la lista.
5. Hacer un clic en el comando Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, hacer otro clic en Avanzadas
6. Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla.
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7. En la casilla Rango de criterios hacer un clic en el botón Contraer cuadro de diálogo y seleccione las
celdas que contienen los criterios.
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Se recomienda mostrar un video de cómo realizar un filtro avanzado