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Generalidades
La contabilización de la nómina variará de empresa a empresa y dependerá de su sistema
contable, pero en términos generales, podemos hacer ciertos comentarios:
Los registros de nómina de los que hemos hablado (los acumulados) deben ser
considerados los auxiliares de la contabilidad (ver artículo 15-II y 27 últimos
párrafos LSS).
Naturalmente, debe existir un Sistema Contable (manual o computarizado) que trabaje
sobre un catálogo de cuentas.
La contabilización debe reunir, entre otras, estas características:
• Debe ser completa. Si el Sistema Contable es manual, se debe contabilizar nómina por
nómina, si el sistema es computarizado, podrá ser nómina por nómina o todas las nóminas
de un tipo (semanal, quincenal, confidencial, etc.) por mes. En ambos casos, se debe incluir
la contabilización de las provisiones que se calculen en la misma.
• Debe ser confiable. Deberá establecerse un procedimiento de cifras de control y una
revisión periódica para verificar la coincidencia entre los registros de nómina y los registros
contables. En caso de que existan ‘pagos por fuera’ deben incorporarse inmediatamente a la
nómina.
• Debe ser significativa. El registro de la nómina hacia la contabilidad debe ser
suficientemente resumida para hacerla ágil y lo suficientemente detallada para hacer útil la
información contable.
• Debe ser oportuna. Si el número de empleados es significativo y los tipos de nómina son
varios, la contabilización deberá ser algo muy definido y muy claro para poder tener las
pólizas con la oportunidad debida, aunque lo ideal será tener un sistema de nómina
computarizado.
• Debe ser clara. Se deben preestablecer claves contables que sean entendibles por todo el
que deba intervenir ahora y en el futuro.
• Debe ser estable. La información que produce debe ser obtenida aplicando las mismas
reglas para la captación de la misma, es decir, debe existir una guía contabilizadora.
La contabilización de las unidades que tenemos registradas en deter-minados conceptos,
permitirá elaborar algunos reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos,
presupuestos, etcétera.
Podremos hacer una póliza por cada sucursal o una por todas, pero no se pueden incluir en
la misma póliza empresas o compañías distintas.
Es frecuente que exista una póliza mediante la cual se redistribuye el costo de la mano de
obra en las áreas de producción. En ella se prorratea el costo de la mano de obra de los
departamentos de servicio, entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos,
no es una función de nómina sino de aplicación de costos.