SENA

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIO

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

FICHA: 1694859

COMPETENCIA: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 2

PRESENTADO A: LINDA PRISCILA CERVERA DIAZ

APRENDIZ: JENIFER CELENA CASTAÑO ZARATE

JULIO DE 2019
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................ iii
OBJETIVO ...................................................................................................... iii
DESARROLLO ............................................................................................... iv
1)PRIMEROS AUXILIOS EN ARCHIVOS HIRTORICOS ........................... iv
2)AREAS DE ALMACENAMIENTO Y RESGUARDO ................................. iv
3)ADECUACION DE CONDICIONES AMBIENTALES ............................... iv
4)IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE SEGURIDAD ............................ vi
5)CONSULTA, MANIPULACIÓN Y EXHIBICIÓN DE ARCHIVOS O
DOCUMENTOS. ......................................................................................... vi
6)INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS Y DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO .................................................................. vii
8) FACTORES DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS ......................i
BIOLOGICOS .......................................................................................... iii
ANTROPOGENICOS .............................................................................. vi
9. MOTIVOS POR LOS QUE SE OCASIONAN LAS CAUSAS
CATASTROFICAS ..................................................................................... vii
10) ELEMENTOS DE PROTECCIÓN ......................................................... ix
11) ENFERMEDADES POR MANIPULACIÓN DE ARCHUVOS
CINTAMINADOS ............................................................................................ xi
.................................................................................................................... xi
GLOSARIO .......................................................................................................i
CONCLUSIONES ........................................................................................... iii
RECOMENDACIONES ................................................................................... iii
CIBERGRAFIA................................................................................................ iv
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INTRODUCCION

Los acervos documentales son fuente del conocimiento y difusión, fundamento

de la memoria histórica, pero la falta de organización, así como las deficiencias
en las áreas de deposito y la carencia de sistemas de protección en los
archivos centrales son factores que inducen al deterioro de la documentación,
por consiguiente, de hace necesario proponer métodos de protección,
prevención, atención y conservación para la documentación manejada en los
archivos centrales e históricos.
Según el acuerdo 049 y 037 del AGN las áreas de depósitos deben contar con
ciertas directrices que permiten la adecuada conservación de la
documentación, pero esta misma también debe ser protegida y restaurada de
acuerdo al estado en que se encuentre, por medio de este trabajo se realiza
la investigación acerca de lo necesario de prestar primeros auxilios a la
documentación, sus factores de riesgo, además de incluir la importancia de un
buen manejo por parte del personal de archivo, en esta investigación basada
en manuales y legislación de Archivo General de la Nación se encuentra los
principales consejos y normas para manipular los acervos documentales.

OBJETIVO

En la gestión documental debemos velar por resguardar el patrimonio

documental de la nación por tal motivo el tema principal del trabajo es tener un
amplio conocimiento acerca de la debida conservación que debe tener los
acervos documentales en el archivo central o depósitos de archivo, todo con
el fin de evitar el deterioro por los distintos factores que pueden llegar a
afectarlos, de los cuales también hablaremos a continuación. Por medio de
una serie de temas que abarcan paso a paso los primeros auxilios, las
limpiezas, el cuidado que necesitan los documentos, nos centraremos en
obtener el conocimiento necesario para así crear la mayor conciencia como
archivistas acerca de la importancia de un buen manejo con los documentos.
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DESARROLLO

TALLER DE RESTAURACIÓN Y APLICACIÓN DE PRIMEROS AUXILIOS

EN DOCUMENTOS AFECTADOS Y DETERIORADOS POR DIVERSOS
FACTORES

1)PRIMEROS AUXILIOS EN ARCHIVOS HIRTORICOS

¿cuáles son, cómo se aplica y a que documentos se realiza los primeros
auxilios?

- Limpieza mecánica: Consiste en retirar elementos mecánicos, eliminar

el polvo y suciedad superficial con cepillos o brochas de cerda suave.
- Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos: Para esta técnica se
requiere un análisis previo a los documentos, solo se pueden retirar
mediante el empleo de solventes químicos.
- Eliminación de pliegues y dobleces: Esta técnica se aplica a las hojas
que presentan dobleces leves y no muy marcados.
- Unión de roturas y rasgaduras: Cuando existan documentos que
presenten rotura y/ rasgaduras se recomienda utilizar cinta mágica
recortes pequeños de forma que cubra la rotura.
- Documentos a los cuales se aplica: A todos los documentos que fueron
transferidos al archivo central, aquellos que se encuentren en deterioro
o que contengan agentes contaminantes que puedan dañar la
documentación.

2)AREAS DE ALMACENAMIENTO Y RESGUARDO

Según el acuerdo 037 y el acuerdo 049 del AGN las entidades deben contar
con áreas de archivo que garanticen el desplazamiento, seguridad y la
adecuada manipulación de la documentación. Además de cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y
de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación. Así mismo deben
contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de
los acervos documentales.

Por consiguiente, la entidad debe contar con el mobiliario, estantería, unidades

de conservación apropiadas y necesarias para el almacenamiento de la
documentación.

3)ADECUACION DE CONDICIONES AMBIENTALES

Los documentos en soporte papel se encuentran expuestos a factores se

alteración, cambios en su composición física y funcional causando el deterioro
y daño de la información estipulada en el documento, además se debe tener
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en cuenta que los documentos en soporte papel se enfrentan a la frecuente
aparición de agentes adversos a su estructura molecular, así mismo la
exposición a temperaturas incorrectas es una de las principales causas de
deterioro y posible daño de la documentación.

En el acuerdo 049 de 2000 – articulo 5, se dictamina que los edificios de

archivo y locales destinados a albergar material de archivo deben cumplir con
las condiciones ambientales que incluyan el manejo de temperatura, humedad
relativa, contaminantes atmosféricos e iluminación de la siguiente manera:

Material Documental: Soporte en papel.

Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4°C.
Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Material documental: Fotografía.

–Blanco y Negro:
Temperatura 15 a 20 °C.
Humedad relativa de 40% a 50%

Color: Temperatura menor a 10°C.

Humedad relativa de 25% a 35%

Grabaciones: Temperatura 10 a 18°C

Humedad relativa de 40% a 50%

Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10°C.

Humedad relativa de 40% a 50%

Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20°C.

Humedad relativa de 35% a 45%

Microfilm: Temperatura 17 a 20°C.

Humedad relativa de 30% a 40%

Ventilación.
El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una
a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir
una adecuada ventilación a través de ellos.

Filtrado de aire.
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Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas
sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan
relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

Iluminación en depósitos.
– Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
– Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
– Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
– Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente, pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioletas.
– Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
– Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

Mantenimiento.
– Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
– Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en
seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

4)IMPLEMENTACION DE SISTEMAS DE SEGURIDAD

Un buen sistema de seguridad de documentos, por lo general implantado a

través de un sistema de gestión documental, no sólo protege a la empresa,
sino que también mejora la percepción y confianza de clientes y usuarios en
lo que respecta a la calidad del servicio o el producto que ofrece.

Según el acuerdo 037 de 2000 parte 2.5 establece que:

- Se debe disponer de equipos para la atención de desastres como
extintores de CO2, Solkaflam o multipropósito y extractores de agua de
acuerdo con los riesgos de inundación o infiltración. Se aconseja evitar
el empleo de extintores de polvo químico y de agua.
- El número de unidades de control de incendios deberá estar acorde con
las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

- Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

- Se requiere la señalización que permita ubicar con rapidez los

diferentes equipos para la atención de desastres, las rutas de
evacuación y el rescate de las unidades documentales.

5)CONSULTA, MANIPULACIÓN Y EXHIBICIÓN DE ARCHIVOS O

DOCUMENTOS.

ARTICULO 37. Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de

control, consulta y descripción, los archivos elaborarán guías, inventarios,
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catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo con la
naturaleza de éstos y con las prioridades del servicio. Asimismo, de llevarán
registros de transferencias,
relaciones de entrega, libros de registro, y tablas de retención.
PARAGRAFO: Los instrumentos de control, descripción, consulta e
información, se ajustarán a las normas formuladas por el Archivo General de
la Nación.
ARTICULO 39. Acceso a los instrumentos de consulta.
1. Los elementos de consulta existentes en los archivos serán de libre acceso
para las personas que los soliciten.
2. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la
reproducción y distribución, sin la debida autorización, de los instrumentos de
descripción, consulta e información que hayan sido elaborados por los
archivos para su propio servicio.

ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ARTICULO 40. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas
tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los
términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Lo archivos
garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre
de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución.

6)INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS Y DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO

El instructivo principalmente se basa en los procedimientos de limpieza y aseo

de los documentos y áreas de archivo con el fin tener una conservación
preventiva de los acervos documentales, dando las directrices necesarias en
cada una de las etapas de limpieza en los depósitos, estanterías, muebles,
unidades conservación entre otros. Además de presentar medidas de higiene
y limpieza, rutinas de trabajo que incluye el uso de una dotación de elementos
de seguridad industrial para el personal que trabaja en los archivos.

En el instructivo se puede encontrar los elementos de protección personal,

materiales y los debidos cuidados y procedimientos paso a paso que debe
realizar el personal de archivo a la hora de realizar las limpiezas ya sea
documentales o del depósito, para evitar posibles enfermedades por la
manipulación de documentación deteriorada ya sea por hongos o agentes
biológicos, además para evitar el daño de la documentación resguardada en
el archivo central o depósitos de archivo.

Por consiguiente, también cuenta con la descripción de actividades a la hora

de realizar las debidas limpiezas y restauraciones de la documentación, los
materiales necesarios y los lugares para realizar el mismo y de la misma forma
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la manera como se debe restaurar cada documentación dependiendo del
factor de deterioro en el que se encuentre y el tipo de documentación que sea.

Por último brinda las indicaciones de cómo realizar la limpieza del depósito, la
clase de materiales, elementos de aseo como lo es el alcohol antiséptico o
hipoclorito, indica como debe ser cada uno de los instrumentos necesarios
para realizar el aseo de estanterías, piso del depósitos y demás lugares e
implementos que deben ser limpiados y desinfectados según el tiempo
establecido en este manual.

7)LIMPIEZA Y DESINFECCION DE DOCUMENTOS

1. Retirar del depósito de almacenamiento las unidades a limpiar, empleando

el carro portalibros.
2. Esta limpieza SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningún tipo
de producto sobre los documentos.
3. Hacer la limpieza exterior de cada unidad (paquete, legajo, carpeta, caja)
con la aspiradora provista de cepillo de cerda suave o boquilla recubierta con
tela de algodón, recorriendo todas las superficies de las unidades.
4. Hacer la limpieza puntual de cada folio o grupo de folios dentro de la cabina,
usando una brocha comercial de cerda suave. Deslizar la brocha del centro
hacia afuera arrastrando la suciedad hacia el exterior de la unidad.
5. Realizar la limpieza por los dos lados del folio, teniendo en cuenta que los
dobleces se deben eliminar con la espátula de madera.
6. Eliminar el material metálico como grapas, clips y alfileres presentes en la
unidad con ayuda de una espátula metálica, y depositarlo en el guardián de
seguridad dispuesto para tal fin. De ser necesario, sustituirlos por clips o
ganchos plásticos.
7. Cuando la documentación se encuentra atacada por hongos, es necesario
tener en cuenta como precaución no tocar la parte afectada, por el riesgo tan
grande que se tiene de pérdida de información debido a la fragilidad del
soporte. Inicialmente, se debe determinar si los soportes documentales están
húmedos y realizar el proceso de desecación (ítem 8); si no se encuentran
húmedos, se puede realizar la limpieza (ítem 9).
8. El material con afectación por hongos casi siempre va acompañado de
concentración de humedad en los soportes, por lo tanto se hace necesario
programar una desecación de los documentos durante un período de 48 horas.
Para ello, se deben dejar los folios extendidos sobre hojas de papel periódico
blanco y en las horas laborales agilizar la ventilación usando ventiladores de
pie, dirigidos contra los muros – nunca directamente sobre la documentación-
buscando que circule el aire.
Cuando se trate de legajos o libros, se debe buscar la separación de los folios
para garantizar la circulación de aire al interior de estos. Para ello se pueden
emplear baja lenguas, los cuales se dispondrán intercalados por grupo de
folios, según el volumen del legajo o libro, y se irán rotando hasta que todos
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los folios estén completamente secos. Si el estado de conservación lo
permite, el libro o legajo se ubicará apoyado sobre el pie (corte inferior) en
forma de abanico, para lograr una mejor separación de los folios y optimizar el
proceso de secado.
9. Una vez desecado el soporte documental se puede comenzar con la
limpieza, aspirando la parte externa de las unidades, a menos que presenten
fragilidad.
La documentación afectada por problema biológico con presencia de micelio
se puede limpiar mecánicamente con brocha, con mini aspiradora o con
algodón seco, siempre y cuando la resistencia del soporte documental lo
permita. Este procedimiento se debe realizar dentro de una cámara de
aislamiento o cabina de limpieza.
10. Conviene tener una brocha exclusiva para limpiar el material afectado por
hongos, la cual debe identificarse para evitar su uso sobre documentos sin
biodeterioro. Se debe lavar con detergente, desinfectar con alcohol cada
semana y dejar secar bien antes de usarla de nuevo.
11. Para la disposición de los residuos con contenido de algodón (motas,
hisopos, entre otros) estos se deben envolver en papel Kraft y depositar en la
caneca de riesgo biológico (caneca roja con bolsa roja); los guantes y los
tapabocas empleados se disponen directamente en la misma caneca.
12. Una vez terminada esta labor de limpieza proceder al almacenamiento de
la documentación usando la cinta textil (cinta de faya), las sobrecubiertas
laterales, las cajas o las carpetas, según como se haya recibido la unidad.
13. Disponer de algún mueble para colocar las unidades que ya se han
limpiado.
14. Una vez realizada la limpieza de las unidades, reubicarlas en el depósito,
limpiando previamente las bandejas de donde fueron extraídas, primero con
bayetilla blanca en seco y luego con otra bayetilla blanca humedecida en
alcohol antiséptico al 70%.
15. Limpiar la cabina con alcohol antiséptico al 70%.
16. Al final de cada jornada, hacer la limpieza en seco de la zona de trabajo
con aspiradora.
17. Desocupar y lavar el tanque de agua de la aspiradora, arrojando el agua
al sifón y recogiendo los residuos sólidos para luego disponerlos en una
caneca de basura roja con bolsa roja.
18. Cada ocho días aspirar el piso y luego limpiarlo con trapero usando el
desinfectante según cronograma.
19. Cada quince días desinfectar por aspersión o micronebulización con el
producto establecido para tal fin.
20. Depositar los residuos producto de la limpieza documental, en una caneca
de basura roja con bolsa roja, puesto que estos son considerados residuos de
tipo biológico y se les debe dar el tratamiento como tal.
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LIMPIEZA DE AREAS DE DEPOSITO

1. Realizar la limpieza de las áreas de depósitos de acuerdo con lo programado

previamente con las dependencias responsables de la actividad.
2. Limpiar primero con aspiradora o bayetilla blanca las zonas altas de los
estantes y las superficies de las unidades de conservación.
3. Limpiar rejillas, marcos y ductos (hasta donde se alcance) de ventilación del
depósito correspondiente con aspiradora y bayetilla humedecida con agua
hasta que al pasarla nuevamente ésta no lleve rastro de suciedad y finalmente
aplicar desinfectante y dejarlo actuar sin retirar.
4. Limpiar la parte externa superior de las unidades de conservación con la
aspiradora usando un cepillo de cerda suave. Nunca humedecerlas.
5. Respetar la ubicación de testigos o espacios libres de documentos en los
estantes.
6. Aspirar las bandejas de la estantería que estén libres de documentos y luego
limpiarlas con bayetilla húmeda y con alcohol al 70%.
7. Aspirar minuciosamente el piso y la parte inferior de cada estante, las
uniones de los muros del depósito, las rejillas de ingreso y salida de aire,
aspirar muros y cielorraso. Comenzar la limpieza por el fondo del depósito y
terminarla en la zona de ingreso al depósito
8. Barrer suavemente con escoba de cerda suave tramos cortos y recoger el
material disperso en caso de presentarse material particulado que supere el
tamaño de la boquilla de la aspiradora
9. Trapear el piso con un producto desinfectante a base de amonios
cuaternarios, utilizando traperos e implementos limpios, comenzando por el
fondo del depósito y terminando en la zona de ingreso. No barrer
vigorosamente con escoba de cerda dura o salpicar agua para humedecer los
pisos.
10. Asperjar o nebulizar el depósito inmediatamente se finalice la labor de
limpieza, iniciar la aplicación del producto desinfectante desde el fondo hasta
la zona de salida. Siempre direccionar el nebulizador hacia las zonas donde
no haya documentos, para evitar humedecerlos.
11. Lavar y desinfectar los traperos y bayetillas con detergente e hipoclorito,
luego de cada limpieza de depósito en las pocetas destinadas para tal fin.
12. Dejar secar los implementos de aseo y almacenarlos en el depósito
pertinente.
13. Permitir el secado de las áreas humedecidas durante la limpieza con
ventilación natural.
14. Retirar los implementos de aseo o de seguridad industrial que se
encuentren olvidados sobre los estantes o documentos y depositarlos en el
lugar adecuado.
8) FACTORES DE DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS

DESASTRES BIOLOGICOS ANTROPOGENICOS

MEDIO
AMBIENTAL • Incendios Microorganism • Manipulacion
terremotos e os (bacterias- incorrecta
• Temperatura
inundaciones hongos) • Por espacios
• Humedad relativa inadecuados
• Luz y la radiacion Insectos y
roedores. • Violencia y robo
solar
• Contaminantes
atmosfericos y
polvo
FACTOR MEDIO AMBIENTAL

El factor de deterioro ambiental esta unida a los riesgos químicos los cuales
incluyen neblinas, vapores, gases, humos metálicos, polvos, líquidos y pastas
cuya composición química pueda crear problemas.

CAUSAS INTRÍNSECAS DE DETERIORO

Son las que se encuentran en la naturaleza misma del objeto y se refieren a

elementos utilizados en la fabricación del documento, del material sustentado
o la técnica de producción.
1. Oxidación. Esta tiene que ver con la influencia de elementos metálicos en
las tintas ferro gálicas y su combinación con el ácido sulfúrico que hay en el
medio. La tinta es un elemento sustentado al soporte, por lo que cualquier
reacción química que se dé en ella lo afectará irremediablemente. La evidencia
de este factor se nota cuando la tinta hasta taladra el papel, provocando el
desprendimiento de líneas y páginas enteras de texto, las cuales aparecerán
como quemadas o carbonizadas. El efecto puede transferirse a las páginas
cercanas.

2. Acidez (pH). Se refiere a la pérdida gradual de la reserva de agua

(alcalinidad) que tiene el papel, ocasionado principalmente por la presencia de
lignina, aditivos y aprestos en el proceso de fabricación. El impacto de la luz
natural o artificial acelera la acidez, la cual se mide en términos de pH, es decir
la concentración del ión hidrógeno. Cuando el fenómeno se produce, es fácil
detectarlo por el amarillamiento del papel, al punto de volverse quebradizo.

A continuación, describimos los más importantes.

· Los papeles fabricados con procesos mecánicos o químicos, con pasta de

madera o reciclados y aditivos ácidos como alumbre y colofonia, presentan
problemas de acidez, oxidación de la celulosa y fragilidad.

· Las malas encuadernaciones o formas de archivar documentos como los

legajos muy usados en nuestro medio. Esta forma de almacenar documentos
es en alto grado destructiva: la cuerda atada con presión rasgará el papel
produciendo roturas y mermas.

· La tinta con que han sido elaborados los documentos pueden contener
elementos dañinos para el papel, un caso comprobado es el uso de la tinta
metalicidad que está formada por un mordiente ácido y un colorante a base de
metal.
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FACRORES DE DETERIORO EXTRÍNSECOS:
Son todos aquellos factores externos que alteran el medio ocasionando
reacciones mediatas o inmediatas en los documentos. En general, se dividen
en 4 grandes grupos:

1. Físicos: Son los relacionados con el microclima imperante en las áreas

donde se conservan los documentos. Son tres las variables que inciden en el
microclima: la luz, la humedad relativa y la temperatura.

1.1La luz: Su emanación directa provoca reacciones químicas que alteran la

composición del documento. El proceso de decoloración de las tintas tiene un
efecto directo sobre la celulosa que la debilita y si actúa en combinación con
el papel que tiene elementos como la lignina, acelera su proceso de
amarillamiento hasta oscurecerlo.
1.2 La humedad: Cuando el papel absorbe humedad las fibras de celulosa se
hinchan o expanden y bajo condiciones secas el papel pierde humedad y las
fibras se encogen. El exceso de humedad crea hongos y atrae la proliferación
de insectos. La falta de humedad, a su vez, puede producir el
resquebrajamiento y fragilidad de las hojas de los documentos.

1.3La temperatura: El exceso de la misma, provoca la descomposición de la

celulosa y favorece la aparición de microorganismos (hongos y bacterias),
insectos y roedores. Por el contrario, una atmósfera seca suprime humedad al
papel, tornándolo frágil y friable.

2. Químicos: Son los que tienen que ver con elementos químicos (oxígeno,
nitrógeno, ozono, carbono, etc.) que permiten la combustión, fermentación,
hidrólisis y oxidación de los documentos. A esto se añade la polución y
contaminación ambiental propios de zonas industriales. De todos, el más
dañino es el ácido sulfúrico, que, siendo transportado por el aire, ingresa a la
superficie para alojarse en donde haya fisuras, tanto en paredes como en las
unidades de conservación, atacando los documentos. También encontramos
aerosoles, polvo, materiales inestables como grapas, clips, alfileres, prensas,
adhesivos, sudor, saliva, grasa, etc.

4. Mecánicos: Son las relacionadas con las condiciones de almacenamiento,

protección y manipulación de los documentos. El manejo inadecuado de la
colección podría ocasionar rotura de las hojas, aparición de manchas de grasa,
sudor, saliva, desprendimiento de sus bordes, rasgados y perforaciones del
papel. Todo esto disminuye de la capacidad de resistencia del documento,
exponiéndolo con más facilidad a otros factores y mecanismos de alteración.
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TEMPERATURA ALTA

Acelera la oxidación de la celulosa y favorece la Apan clon de

microorganismos, esto implica la descomposición de la celulosa y el
debilitamiento del soporte (produce tazas aceleradas de deterioro en
compuestos químicamente inestables).
TEMPERATURA BAJA

Es la que produce la condensación del papel, este se humedece y aparecen

manchas de humedad y deformación en el soporte, lo que puede hacer que
ciertos materiales se tornen quebradizos.

LUZ Y RADIACION SOLAR

- El debilitamiento y friabilidad (fragmentación) de las fibras de la

celulosa que puede hacer que el papel se decolore, se vuelva amarillo
o se oscurezca, ya que la luz actúa como catalizador de la oxidación.
- Las tintas pueden empalidecer o cambiar de color, pudiendo afectar a
la legibilidad y apariencia de los documentos.
- Los cambios de color en las fotografías y negativos fotográficos, ya
que se ve afectada la gelatina de estos soportes.

BIOLOGICOS

Los documentos impresos son una fuente nutricional para diferentes

organismos y microorganismos, no sólo porque la naturaleza constitutiva de
su soporte es el papel, sino también por todos los compuestos orgánicos que
intervienen en su manufactura, como las tintas, colas vegetales y animales y
materiales de encuadernación como cartones, cueros y telas.
Los agentes biológicos que comúnmente afectan los materiales impresos son
los microorganismos, insectos y roedores.
Los hongos también son un factor de riesgo para el hombre. Su desarrollo se
dará cuando las condiciones ambientales le sean propicias (a partir de 22° C
y humedad relativa superior al 65%)

HONGOS
Crecen cuando hay calor, humedad, polvo y poca circulación de aire,
normalmente se alimentan de la celulosa y otros componentes del papel,
madera y fotografías. Provocan manchas en el papel y lo destruyen por
completo si no son tratados a tiempo, además de que pueden afectar la salud
de las personas.

Si el material es infectado por hongos, el riesgo de que el foco de infección se

extienda rápidamente es muy elevado, pues su reproducción es a través de
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esporas y éstas son fácilmente transportadas a través del viento o en la ropa
de las personas que entran en contacto con ellas.

Como Tratar La Documentación Contaminada

Examínelo con lupa o microscopio, revise si el documento contiene alguna

especie de grama fina o presenta variedad de colores, si tiene humedad y olor
ha guardado, revisar humedad y temperatura relativa.
Siguiente haga una prueba con un pincel, si es polvoriento esta inactivo, si es
húmedo este activo.

La manera de inactivar y suspender el crecimiento del moho producido por los

hongos es la siguiente:
-secar a pequeña escala los objetos húmedos con ventiladores para circular
aire y así acelerar el proceso de secado. Para la dispersión de esporas se
colocan los ventiladores en forma indirecta. El secar el ambiente inactivara el
moho.

BACTERIAS

Los más conocidos de estos microorganismos en archivos son cytophaga,

cellvibrium y cellfacicula. Son atraídos por los papeles de celulosa. Una vez
instalados, producen ácidos que degradan el papel y las tintas. Rompen la
cadena de la celulosa, también degradándola.
Dejan las hojas de papel frágiles, quebradizas, sin consistencia.
Es recomendable proceder a desinfecciones de los documentos atacados
por bacterias.
INSECTOS

Provocan degradación mecánica con perdidas parciales o totales producidas

por la ingestión del soporte. Adicionalmente generan alteración química
debido a la materia orgánica producida en su metabolismo. Se manifiesta por
la presencia de agujeros de diferentes tamaños, erosión superficial, galerías
y cavernas de acuerdo en la especie que haya atacado a la documentación.
Asociado a ellos se encuentran manchas y excrementos bien sea
disgregados o acumulados, generalmente de color de marrón oscuro.
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Insectos que afectan directamente los documentos,

como el piojo de libro y termitas.
http://www.archivosgenbriand.com/preservacion_enfermeda
des.html

Ejemplo de daño causado por los

insectos en la documentación.
https://lapiedradesisifo.com/2016/03/2
8/como-proteger-tu-biblioteca-contra-
hongos-e-insectos/
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ANTROPOGENICOS
Por espacios inadecuados:
Por la falta de viabilidad al momento de adecuar sitios para los depósitos de
archivo. Dichas edificaciones se encuentran cerca de fábricas, presentan
problemas de humedad, filtraciones, cubiertas en estado de deterioro e
infraestructura que no ha sido diseñada para almacenar grandes cargas de
peso. En éstos casos no se tiene en cuenta la conservación de los materiales
de archivo sino que se busca la economía sin importar el espacio o el lugar
donde se ubique.
Por manipulación incorrecta:
Manejo inadecuado al momento de realizar consultas de los documentos
físicos. Se pueden presentar rasgaduras, inadecuada manipulación de
sustancias liquidas sobre los documentos, manchas de alimentos o marcas
por bolígrafos.
Por violencia y robos:
Debido a la pérdida de documentos o materiales de archivo, eliminación de
documentos y manipulación atentando contra la integridad de la información.

Manipulacion
incorrecta

Por violencia y
robos

Espacios
inadecuados

http://www.serpajpy.org.py/los-archivos-del-terror-contra-la-desmemoria-y-la-cultura-
autoritaria-de-hoy/?fbclid=IwAR3BMX-
MlxCSeTjQlshUC9sChNMOafI4wptgKdIs6m27zb7yVJwSMDbilO

https://www.farodevigo.es/gran-vigo/2010/03/10/vecinos-reclaman-archivo-antiguo-concello-
lavadores-actual-deterioro/418640.html
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9. MOTIVOS POR LOS QUE SE OCASIONAN LAS CAUSAS
CATASTROFICAS

Inundación

En las inundaciones, debe distinguirse las localizadas en el interior del edificio,

debidas a problemas estructurales o de instalaciones, y las externas al edificio,
que pro- vienen de un fenómeno natural o de un problema de tuberías
generales de agua.
Las inundaciones localizadas en el interior del edificio están provocadas por
goteras pro- cedentes del techo o las cubiertas, desagües que se rompen,
radiadores en los que los tubos pierden o se agujerean, cañerías de agua que
gotean por las juntas o que se rompen, etc. Los motivos son diversos, pero
siempre tienen que ver con un edificio que no está en condiciones (por viejo o
por tener otros usos) para ser la sede de un archivo o que, a pesar de ser un
edificio nuevo, no puede garantizar la máxima seguridad para la
documentación, debido a un sistema constructivo y de instalaciones que
ofrecen poca seguridad. A menudo las instalaciones de agua, sea la general
del edificio o el sistema de extinción de incendios, están situadas en zonas
demasiado cercanas a los depósitos y muchas veces están dentro y ello pasa
porque casi siempre los depósitos de archivo están localizados en sótanos,
junto a los almacenes y las instalaciones generales del edificio.

Problema de agua-inundación
Causas Efectos Degradaciones
Accidentes puntuales Absorción de humedad de los
materiales
Instalaciones del edificio Aureolas Pérdida de las características
físicas
Instalaciones del exterior Manchas Deformación
Catástrofes climatológicas Mojado Elementos sustentados
Extinción de un incendio con Empapado Manchas
agua
Desarrollo de microorganismos

Incendio

Dentro de un archivo los incendios pueden tener varios orígenes. Cuando son
localizados, normalmente su origen está en aparatos eléctricos que no
funcionan correctamente. En estos casos, por lo general se detectan con una
cierta rapidez y afectan pequeños volúmenes de documentación y pueden
apagarse con los extintores manuales, pero por desgracia no todos son
iguales.
 viii
Existe un tipo de incendio bastante habitual, que se debe a un fallo en la
instalación eléctrica del edificio. En estos casos, cuando se detecta, a menudo,
el incendio es grande y difícilmente podremos controlarlo con los extintores
manuales, por lo que deberemos avisar a los bomberos, del mismo modo que
habrá que hacerlo en el caso de incendios provocados o incendios externos al
edificio. Y ahí es donde tendremos el auténtico problema, ya que la actuación
de los bomberos suele ser muy destructiva para la documentación, al utilizar
una gran cantidad de agua a una gran presión.

Problema de fuego-incendios
Causas Efectos Degradaciones
Asociadas a la climatología Ahumado Deshidratación de los materiales
Instalaciones / edificio Hollín Pérdida de las características
físicas
Causas exteriores al edificio Olores Deformación
Potenciadas por el ser Quemado Efectos del quemado
humano
Carbonizado Elementos sustentados

Actos vandálicos y causadas potenciadas por el ser humano

Las causas más frecuentes de destrucción de documentos de archivo

atribuibles al ser humano son las guerras, que provocan la pérdida de millones
de documentos y libros todos LOS años en todo el mundo, los actos vandálicos
de todo tipo, las censuras ideológicas o religiosas, etc. y asimismo los edificios
destinados a archivo que no cuentan con los mínimos requerimientos para la
conservación preventiva de los documentos, defectos constructivos,
materiales de recubrimiento poco estables. Otras causas son no vaciar los
deshumidificadores con frecuencia, no controlar los parámetros ambientales,
realizar una limpieza deficiente de los depósitos, acumular en ellos elementos
no propios de un depósito de archivo, como plantas, ordenadores, muebles,
etc. También debe citarse la realización de actividades peligrosas dentro de
los depósitos, como fumar, encender estufas eléctricas, tener calentadores,
microondas, neveras y otros aparatos eléctricos.
 ix
10) ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
ELEMENTO DEFINICION IMPORTANCIA MODO DE USO
OVEROL O BATA Bata de Evitar riesgos de Se usa para
Laboratorio infección y de cubrir el cuerpo
para usos enfermedades de posibles
múltiples, con encontradas en elementos
tela de mezcla los depósitos de contaminados.
de algodón archivo.
para dar
mayor agilidad
de
movimiento y
alta duración
bajo
https://www.uniformadvantage.com/pages/dpt/womens-lab- condiciones
coats.asp?language=ES
diversas.
GUANTES LATEX Están Brindar Los guantes
fabricados de protección en las
deben ser
látex natural, manos de
usados siempre
al que se posibles que se esté en
conoce como contagios de
contacto con
la óptima hongos y virus.
documentos,
composición específicamente
química para si estos son de
reducir data antigua y
la se percibe
acumulación alguna
de calor, característica
https://www.freepng.es/png-yk9n45/ proporcionar de deterioro o
mayor confort envejecimiento
y sensibilidad en el papel. Su
al tacto. uso es
desechable.
GORROS DESECHABLES •Fabricado Cubrir el cuero El gorro debe
para multitud cabelludo de la ser usado
de contaminación siempre que se
aplicaciones, por contacto y esté en
bajo salpicaduras. contacto con
Estrictas documentos,
condiciones específicamente
médicas para si estos
asegurar su son de data
antigua y se
 x
limpieza e percibe alguna
higiene característica
de deterioro o
envejecimiento
en el papel. Su
uso es
desechable.

https://es.pngtree.com/freepng/disposable-hat_2342422.html
TAPA BOCAS O MSCARILLAS Hace parte de Prevenir la Debe ajustarse
ANTIPOLVO los elementos transmisión de perfectamente
de protección microorganismos al contorno del
que se usa que se propagan maxilar, cubrir
con el sin de a través del aire y desde el inicio
proteger la aquellos cuya del tabique
parte puerta de hasta el maxilar.
respiratoria del entrada y salida
cuerpo. pueden ser el
aparato
respiratorio.

http://www.plantamadre.com/tienda/utensilios-
de-cosecha/mascarilla-desechable//

Son un tipo de Previene la Revise el ajuste

LENTES PROTECTORES anteojos exposición de del puente con
protectores nariz y ojos la nariz y las
que inóculos varillas de las
normalmente infecciosos- gafas con las
se usan para esporas y orejas. Las
evitar la agentes gafas de
entrada de macrobióticos seguridad
objetos, agua, dañinos. deben quedar
polvo, bien ajustadas
microrganismo contra la cara y
y productos no se deslizan
químicos por la nariz.
 xi

11) ENFERMEDADES POR MANIPULACIÓN DE ARCHUVOS

CINTAMINADOS

ENFERMEDADES POR MANIPULACIÓN DE ARCHIVOS CONTAMINADOS

ENFERMEDADES RESPIRATORIAS

ASMA

LARINGITIS

FARINGITIS

BRONQUITIS
NEUMONIAS
 DERMATOMICOSIS SUPERFICIALES

• TIÑA

• DERMATITIS

• ONICOMICOSIS

KERATITIS OCULAR
MICOSIS INTERNAS

http://files.sld.cu/bmn/files/2018/05/Enfermedades-
ESTOMATITIS asociadas-a-los-hongos-en-bibliotecas-y-archivos.pdf

VAGINITIS

EDA ( DIARREA
AGUDA)
 GLOSARIO

ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los

documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la
información.

ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en

estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con
el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto
de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del

archivo central o del archivo de gestión que, por decisión del correspondiente
comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan
los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.

CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se

identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional
de la entidad.

CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para

garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

DEPURACION. Operación por la cual se separan los documentos que tienen

valor permanente de los que no lo tienen.
 ii
DEPOSITO DE ARCHIVO. Espacio destinado a la conservación de los
documentos en una institución archivística.

DUPLICADO. Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el

primero. Puede ser simple o autenticado.

ENCUADERNACION. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados,

en forma de libro.

GUIA. Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno

o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos.
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas
extremas y volumen de la documentación.

ORDENACION. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto

relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida
de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los
documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y

administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su
contenido.

PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país

y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e
histórico.

REPROGRAFIA. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación

foto técnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la
fotografía, la fotocopia y el microfilm.

TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios

documentos en forma separada y con paginación propia.

UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una

unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. una
caja, un libro o un tomo.
 iii

CONCLUSIONES

El archivista actualmente cuenta con todos los medios y en parte recursos para
capacitarse y exigir un adecuado uso de los documentos que están a nuestro
cargo, nuestra responsabilidad siempre va ser seguir aprendiendo acerca de
como es su correcto cuidado y el cuidado que necesitamos nosotros mismos
a la hora de manipular aquella documentación, así como es importante velar
por que el patrimonio documental perdure de igual forma es así de importante
cuidar nuestra integridad física, por tal motivo aparte de continuar recibiendo
los debidos conocimientos del documento que va estar a nuestro cargo, es
importante tener prioridad en nuestros cuidados , en tener los elementos de
protección necesarios y estar alertas a cualquier anomalidad en nuestra salud.

RECOMENDACIONES

 Adquirir mas conocimientos acerca de la conservación de los

documentos en archivo central.
 Seguir las recomendaciones dictaminadas por el Archivo General de la
Nación en cuanto la estructura de las áreas de depósito.
 Realizar las actividades de desinfección y limpieza necesarios para
evitar el deterioro documental.
 Utilizar los elementos de protección ya nombrados para evitar posibles
enfermedades, además de realizar el debido protocolo de limpieza
personal.
 velar por el buen manejo de los acervos documentales.
 Capacitarnos constantemente acerca de la restauración documental y
primeros auxilios, necesarios para resguardar el patrimonio
documental.
 iv

CIBERGRAFIA

 https://es.slideshare.net/lisbethflores/taller-de-riesgos-y-proteccin-personal-
proyecto-i-i?next_slideshow=1

 https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-049-de-2000/

 http://archivosagil.blogspot.com/2017/09/riesgos-para-la-salud-en-
archivos.html

 http://conservacion-de-documentos.blogspot.com/

 https://laguiadelarchivista.wordpress.com/2015/10/31/entrada-7/

 http://gestiondocumental.manizales.unal.edu.co/fileadmin/user_upload/acuer
do_07.pdf

 https://sites.google.com/site/restauracionsoportepapel/home/causas-de-
deterioro-en-el-papel

 https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=10533
 http://www.archivosgenbriand.com/preservacion_enfermedades.html

 http://www.ciens.ucv.ve/coordad/document/lineamientos_2013/EquipProtecP
ersArch.pdf

 http://files.sld.cu/bmn/files/2018/05/Enfermedades-asociadas-a-los-hongos-
en-bibliotecas-y-archivos.pdf