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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
2017
PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA
1
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PERSONERÍA
MUNICIPAL DE COTA
RODRIGO ERNESTO MARÍN TORRES

Personero Municipal de Cota
ELABORADO POR MIGUEL DARIO DUQUE VARGAS

Ingeniero Industrial
COTA – CUNDINAMARCA 2017
2
INTRODUCCION
Una de las herramientas institucionales y de gestión de la calidad principales es la relativa al

manual de procesos, debido a que facilita el aprendizaje del personal, proporcionando la
orientación precisa que requieren en las diferentes áreas, fundamentalmente en el ámbito
misional o de ejecución, dado que se describen en forma lógica, sistemática y detallada los
pasos que se deben seguir para cada una de las actividades que se llevan a cabo al interior de
una entidad.
El presente manual presenta una descripción de los procesos y procedimientos encontrados

en la Personería Municipal de Cota, de igual manera un mapa de procesos donde se describen
los diferentes tipos de procesos y su interrelación, elemento estratégico de gran importancia
para coadyuvar al logro de los objetivos y fines esenciales de la Personería Municipal de
Cota.
Para la elaboración del presente manual se tuvieron en cuenta dos etapas; dentro de la primera
etapa se realizó el análisis e identificación de los diferentes procesos de la Personería
Municipal de Cota, involucrando a todos y cada uno de los funcionarios de la entidad; para
la segunda etapa se realizó la validación y aprobación por parte del Personero Municipal.
Se debe tener en cuenta que la utilidad del presente manual radica en la veracidad de la
información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlo permanentemente
actualizado con la intención de garantizar la mejora continua dentro del Modelo Estándar de
Control Interno con revisiones periódicas, o por solicitud de la alta dirección.
ACERCA DEL MANUAL
El Manual de Procesos y Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el

cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en
forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben
realizar individual y colectivamente en una organización, en todas sus áreas, dependencias,
departamentos y servicios.
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OBJETIVO GENERAL
Fortalecer el Modelo Estándar de Control Interno, por medio de la Identificación,

estructuración y establecimiento de los procesos y procedimientos necesarios dentro del
marco funcional de la Personería Municipal de Cota, permitiendo contemplar la base
fundamental para la consecución de la misión institucional de la entidad.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Asegurar la estandarización de los procesos y procedimientos en cada una de las oficinas

de la Personería Municipal de Montería.
 Exponer de una manera ordenada y secuencial las principales actividades o pasos que
componen cada procedimiento.
 Permitir establecer claridad en el marco misional, administrativo y de apoyo y puntos de

control para la evaluación de la gestión y el establecimiento de políticas de mejoramiento
continuo.
 Contribuir al ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo en las distintas

dependencias.
 Servir de guía para la correcta ejecución de actividades y tareas de los funcionarios de la

Institución.
QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL
Todos los funcionarios de la Personería Municipal de Cota deberán consultar

permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando
su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias
tendientes a mejorar los procedimientos.
El Personero Municipal podrá evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y

proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios
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en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas
operaciones.
Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del
nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para
prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y
eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la
evaluación de la gestión en cada una de sus áreas.
RESPONSABILIDAD DEL PERSONERO MUNICIPAL O DE QUIEN ESTE

DELEGUE (LOS JEFES DE LAS AREAS) FRENTE AL MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
Corresponderá al Personero Municipal y/o los Jefes de áreas funcionales o Líderes de

Procesos que este delegue, frente a los manuales de procesos y procedimientos:
 Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.
 Propender por el cumplimiento y actualización de los manuales establecidos.
 Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas

normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente.
 Proponer los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al

cumplimiento de los objetivos.
 Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de la unidad o
dependencia.
MARCO LEGAL
Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
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Ley 872 de 2002 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva
del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.
Decreto 1537 de 2001 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto
a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las
entidades y organismos del estado.
Decreto 4110 de 2004 Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma
técnica de calidad en la gestión pública.
Decreto 1599 de 2005 Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el
estado colombiano.
Decreto 4295 de 2007 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 872 de 2003.
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.
Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el modelo estándar de control interno – MECI.
MARCO CONCEPTUAL
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP 1000;2009).
PROCEDIMIENTO
Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un

conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación
con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas
señalando registros o flujo de documentos.
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REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

ejecutadas.
RESPONSABILIDAD
Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y

aceptar las consecuencias de un hecho. (NTCGP 1000;2009).
ENFOQUE SISTEMICO
Un sistema es el conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el

fin de lograr un propósito. (NTCGP 1000;2009).
Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad
con la que interactúa influyéndose mutuamente.
Es importante aclarar que los elementos o partes que componen un sistema se refieren al
campo funcional. De este modo los elementos pasan a ser funciones básicas realizadas por el
sistema, el cual contiene entradas que para la Personería Municipal de Cota son los usuarios
y requisitos de los usuarios o clientes; procesos, que se dan dentro de la entidad e interactúan
entre sí para lograr la consecución de los objetivos o prestación del servicio; y salidas, que
son los resultados obtenidos (asesorías, atención al usuario), que pueden ser medidos en la
entidad como la satisfacción de los servicios.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Un enfoque basado en procesos es la gestión sistemática de la interacción e interrelación

entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
En las entidades, las dependencias tienen nombres muy definidos pero los procesos no. Es
así como los procesos aparecen fragmentados, muchas veces invisibles por la estructura
organizacional; se le asignan responsabilidades a directivos y se rinden cuentas de un área o
dependencia en particular, pero no se asigna la responsabilidad por el trabajo completo, esto
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es, por el proceso. (GUIA PARA LA RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES, PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS).
Dentro de la Personería Municipal de Cota se llevan a cabo procesos de tipo estratégico,

misional, apoyo y de evaluación, análisis y mejora, que por medio de su interrelación
permiten el funcionamiento y la prestación del servicio de salud de forma oportuna, eficiente
y con calidad.
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
El modelo de operación por procesos de la Personería Municipal de Cota se estableció a partir

de la identificación de cada uno de los procesos desarrollados al interior de la entidad,
involucrando a los funcionarios de las diferentes áreas.
TIPOLOGIA DE PROCESOS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos,

provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y
revisiones por la dirección. (NTCGP 1000;2009).
 Gestión Gerencial.
PROCESOS MISIONALES (o de realización del producto o de la prestación del

servicio)
Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social o razón de ser. (NTCGP 1000;2009).
 Defensa del Interés Público.
 Defensa y Promoción de los Derechos Humanos.
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 Vigilancia de la Conducta Oficial.
PROCESOS DE APOYO
Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los
procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. (NTCGP 1000;2009).
 Gestión del Talento Humano.
 Gestión Administrativa y Financiera.
PROCESOS DE EVALUACIÓN
Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el
análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de
medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte
integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. (NTCGP 1000;2009).
 Control Interno.
MAPA DE PROCESOS DE LA PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA
El mapa de procesos es la representación gráfica de los procesos y la operación de las

entidades y organismos. Estos diagramas se clasifican habitualmente en estratégicos o
gerenciales, misionales, de apoyo y medición, evaluación y mejora.
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PROCESOS PROCESOS MEDICION.
ESTRATEGICOS ANALISIS Y MEJORA
GESTIÓN CONTROL
GERENCIAL INTERNO
, ,
REQUISITOS Y NECESIDADES DE LA COMUNIDAD
PROCESOS MISIONALES
SATISFACCIÓN DE LA COMUNIDAD
,
,
,
,
DEFENSA Y
DEFENSA DEL PROMOCIÓN VIGILANCIA
INTERES DE LOS CONDUCTA
PUBLICO DERECHOS OFICIAL
,
HUMANOS
,
,
PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN DEL GESTIÓN

TALENTO ADMINISTRATIV
HUMANO A Y FINANCIERA
1. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Por medio de la identificación de los procesos y procedimientos se establecen lineamientos

y políticas para la operación y prestación de servicios de la Personería Municipal de Cota, a
continuación se presentan los procesos y los procedimientos identificados al interior de la
entidad.
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MACROPROCESO ESTRATEGICO
Proceso Procedimiento
Planeación Estratégica
Atención a la Comunidad
Gestión Gerencial
Contratación
Comunicaciones
MACROPROCESO MISIONAL
Selección y Nombramiento de Personal
Inducción y Entrenamiento
Gestión del Talento Humano Formación y Capacitación
Gestión del Bienestar Laboral
Reporte e Investigación de Accidente de Trabajo
Gestión Presupuestal
Gestión Administrativa y Financiera
Egresos
MACROPROCESO MEDICIÓN, EVALUACIÓN Y MEJORA
Acciones de Mejora
Auditoría Interna
Control Interno
Codificación de Documentos
Control de Documentos y Registros
2. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Se realizó la caracterización de los procesos con el fin de establecer una plena identificación,
en el formato se describe el macroproceso al cual pertenece el proceso, nombre del proceso,
propietario o líder del proceso, recursos físicos, talento humano, requisitos legales y
normativos, proveedores, entradas, actividades, salidas, clientes, indicadores, registros y
documentos internos y externos. El formato diseño que se ha establecido para la
caracterización de los procesos se presenta a continuación. Anexo 1 (Caracterización de
Procesos y Procedimientos).
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2.1. SIMBOLOGIA UTILIZADA
Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa

gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:
SIMBOLO SIGNIFICADO
Indica el inicio o fin de una actividad, se usa para
mostrar una unidad administrativa o persona que
recibe o proporciona información.
Conecta los símbolos, señalando el orden en que se
deben realizar las distintas operaciones.
Indica la ejecución de una actividad u operación

relativa aun procedimiento.
Pregunta, toma de decisión, indica un punto dentro

del flujo en que son posibles varios caminos
alternativos.
Documento, registro que se genera de la actividad
Señala la posición de una actividad que más

adelante se conecta con otra.
Conector de página.
Archivar documentos
3. CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.1. PROCESOS ESTRATEGICOS
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IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO
Nombre Planificación Institucional
Código 01
Objetivo Establecer lineamientos que rigen el funcionamiento de la Personería
Inicia con el estudio de las necesidades de la comunidad y termina con la

Alcance
elaboración del plan de acción.
Responsable Personero Municipal

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS
Proveedor Insumos P Productos Cliente
Necesidades de Identificar las necesidades
Personería
protección asesoría de la comunidad y la
Municipal.
y acompañamiento personería.
H
Consolidar las necesidades
Necesidades de la Concejo
de la entidad y establecer
Comunidad- entidad Municipal.
las posibles soluciones.
Personería V
Municipal- Plan de
Procuraduría Verificar que las acción.
General de la Plan de acción del actividades ejecutadas Administración
Nación año anterior. correspondan a las Municipal.
planeadas.
A
Seguimiento y
Circulares y
mejoramiento de las
recomendaciones
actividades
Comunidad
RECURSOS NECESARIOS:
Humanos, Físicos, Tecnológicos y financieros
NORMATIVIDAD:
Normograma Institucional
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
Mapa de riesgos institucional
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Formulación y elaboración del Plan de Acción
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FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO-01-01
14
Nombre DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Código 02
Establecer lineamientos y políticas para la orientación del SCI, de la
Objetivo
Personería.
Inicia con el estudio de las necesidades o cambios al SCI y termina con la

Alcance
implementación de acciones correctivas y preventivas del proceso.

Normatividad Identificar las necesidades del
aplicable. SCI Definir políticas para la
Misión, Visión, administración del riesgo, Personería
Manual de
objetivos definir acciones preventivas y Municipal.
acciones
institucionales, /o correctivas o planes de
Estado correctivas y
planes y mejoramiento
Planeación preventivas
programas. H
institucional Manual de
Evaluación de Elaborar el código de ética y el
Todos los administración
resultados por de buen gobierno.
procesos de riesgo
cada proceso. Administrar las acciones
Administración Código de ética
Informe de preventivas a través del manejo
y Código de buen
gestión de del mapa de riesgos.
mejoramiento gobierno
riesgos y/o Administrar las acciones Personería
del SCI Mapa de
acciones correctivas mediante los planes Municipal.
Todos los riesgos
preventivas y de mejoramiento.
procesos Planes de
correctivas, Mantener y mejorar el modelo
Evaluación mejoramiento
mapa de riesgos, de operación por procesos
Independiente Mapa de
resultado de los Administrar las quejas,
Administración procesos
planes de peticiones y reclamos.
y Manual de
mejoramiento. V
mejoramiento procedimientos
Informe de
del SCI Manual de
resultado de las Efectuar seguimiento a los atención al Personería
auditorias planes de seguimiento y los cliente Municipal.
Necesidades de procesos
cambio del SCI
Retroalimentación y A
15
satisfacción
del cliente
aplicable.
Misión, Visión,
objetivos
institucionales,
planes y
programas.
Evaluación de
resultados por
cada proceso.
Informe de
gestión de
Implementar acciones de
riesgos y/o
mejora y elaborar el informe de
acciones
desempeño del SCI
preventivas y
correctivas,
mapa de riesgos,
resultado de los
planes de
mejoramiento.
Informe de
resultado de las
auditorias
Necesidades de
cambio del SCI
Retroalimentación y
satisfacción Personería
del cliente Municipal.
NORMATIVIDAD:
Guías de acciones correctivas y preventivas, de planes de mejoramiento, de indicadores, Código de ética
y código de buen gobierno
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17
18
FLUJOGRAMA DE LOS PROCEDIMIENTOS-02-02
ACCIONES PREVENTIVAS Y/O ADMINISTRACIÓN DE RIESGO

RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL
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ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PLANES DE MEJORAMIENTO.

RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL.
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3.2. PROCESOS MISIONALES.
Nombre Guarda y promoción de los derechos humanos
Código 03
Fomentar y salvaguardar los derechos humanos de la comunidad,
Objetivo
ante posibles vulneraciones
Inicia con la solicitud de la comunidad o de oficio por parte de la
Alcance Personería Municipal y termina con el seguimiento continuo a las
acciones adelantadas
Identificar las causas de la

vulneración de los derechos Comunidad
humanos.
Comunidad Hacer seguimiento a Solución al

Procuraduría la posible vulneración. conflicto
Regional. Iniciar las medidas de protección Procuraduría
Capacitación
Defensoría del pertinentes. Regional.
Solicitudes, quejas, Asesorías
pueblo. Remitir a la autoridad
declaraciones. jurídicas
Acción social competente
Requerimientos, Seguimiento a
Regional.
solicitudes. los casos
Proceso de V
Oficios de acción Remisión por
guarda y
Verificar la efectividad de cada competencia a
promoción de Defensoría del
una de las actuaciones y otras
los derechos pueblo.
medidas tomadas entidades
humanos
A
Acción social
Seguimiento continuo de la
a las medidas tomadas presidencia de
la república
21
NORMATIVIDAD:
Legislación en derechos humanos
MECANISMO DE PROTECCION DE LOS DERECHOS HUMANOS.

RESPONSABLE: PERSONERO MUNICIPAL.
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DIVULGACION DE LOS DERECHOS HUMANOS
23
ATENCION A LA POBLACION DESPLAZADA Y A LA POBLACION

VULNERABLE
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Nombre VIGILANCIA DE LA CONDUCTE OFICIAL
Código 04
Ejercer de manera eficaz y transparente el control a las actividades emprendidas
por la administración municipal, a través de sus funcionarios o empleados a fin de
Objetivo
garantizar los principios que mueven la función pública(art. 209 de la Constitución
Nacional de 1991).
Inicia de oficio, el servidor público competente o por queja de cualquier
Alcance
ciudadano y finaliza con archivo, amonestación o sanción disciplinaria.
Comunidad
Identificar las posibles
Personería
irregularidades que constituyan
Municipal.
faltas disciplinarias de los
Servidor
servidores públicos
Comunidad Publico
Personería H
Municipal. Procuraduría
Queja.
Servidor Atender las solicitudes y Aclarar si hubo General de la
Identificación de
Público emprender las actuaciones y los falta o no, en Nación
una presunta Contraloría
Procuraduría procesos pertinentes. caso tal
irregularidad. General
General de la archivar,
Informe
Nación amonestar o de la Nación
Requerimiento V
Veeduría sancionar al
circulares y
Ciudadana disciplinado Veeduría
recomendaciones
Juntas de Revisar la eficacia y eficiencia Capacitación Ciudadana
Queja Juntas de
acción del proceso que se adelante por
comunal el funcionario competente. acción comunal
A
Realizar seguimiento continuo a
las actividades de la
administración
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NORMATIVIDAD:
Manual de veedurías Ciudadanas, manual de disciplinarios.

TRAMITE DE PROCESOS DISCIPLINARIOS
26
27
28
ATENCIÓN DE DENUNCIAS Y SOLICITUDES DE LOS CIUDADANOS.
29
30
CONTROL A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
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Nombre MINISTERIO PUBLICO
Código 05
Representar los intereses de la comunidad ante las autoridades judiciales y
Objetivo
de policía
Inicia con solicitud de intervención o la interposición de la denuncia o la
Alcance
demanda y termina con el seguimiento del caso o el informe final
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Identificar las necesidades con

el fin de prestar la atención
oportuna
H Comunidad
Acompañar y dar seguimiento a
las actuaciones judiciales y de
policía para la protección de los
Visitas al lugar
intereses de la comunidad y el
de los hechos. Procuraduría
Comunidad Solicitud debido proceso.
Diligencia de General de la
Procuraduría Requerimiento, Realizar actividades
policía judicial Nación
General de la solicitud de comisionadas o requeridas como
Interposición de
Nación informe, agente del ministerio
recursos y
Autoridades circulares, público
solicitudes ante
judiciales y de recomendaciones.
las autoridades
policía Solicitud de V
judiciales
acompañamiento Comprobar que las actuaciones
Informe
del ministerio público sean
solicitado
eficaces para la protección de
los derechos humanos
A
Emprender actuaciones que
permitan la real protección de
los derechos e intereses de la
comunidad
NORMATIVIDAD:
Representación del ministerio público.
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TRAMITE DE PROCESOS MINISTERIO PÚBLICO
34
REPRESENTACION DEL MINISTERIO PÚBLICO
35
36
37
Nombre REGISTRO PÚBLICO
Código 06
Objetivo Este proceso tiene por objeto registrar las veedurías ciudadanas
Alcance Aplica a la solicitud de registro de la veeduría y termina con el registro de las veedurías
Asesorar a las personas Personería Comunidad
para que se organicen jurídica a las Veedurías
cumpliendo requisitos veedurías ciudadanas
H
Realizar un análisis de las
veedurías y revisarles la
Comunidad documentación para
Veedurías Solicitud de adjudicar la personería
ciudadanas personería jurídica de las mismas
jurídicas V
Evaluar el cumplimiento de
los compromisos asumidos,
verificando que las
veedurías funcionen
A
Verificar el seguimiento
efectuado
NORMATIVIDAD:
Manual de veedurías ciudadanas
Ver manual de indicadores
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39
Nombre GESTION JURIDICA
Código 07
Objetivo Establecer lineamientos que rigen el funcionamiento de la Personería.
Alcance Inicia con solicitud del interesado y termina con la orientación o acción a que haya lugar
Solicitudes u Realizar programación de
orden del Actividades semanales, en
Personería
juzgado. relación a las actividades que
Municipal
Documentación puedan quedar pendientes de la
anexa. semana anterior.
Solicitudes de H Respuesta a
los Entes de Proyectar las acciones Derecho de
Comunidad control o del constitucionales y legales a que Petición. Concejo
Personería interesado haya lugar Oficio de Municipal.
Municipal. Dar respuesta a Derechos de remisión a la Administración
Procuraduría petición. entidad Municipal.
General de la Realizar y emitir conceptos competente
Nación V Acta de inicio.
Evaluar los resultados de los Oficios
indicadores del proceso para remisorios.
tomar decisiones sobre ajustes, Concepto Comunidad
correctivos o acciones a que emitido
haya lugar
A
Implementar planes de
mejoramiento que surjan de la
revisión efectuada al Proceso
NORMATIVIDAD:
Manual de contratación , manual de proyección de actos administrativos
40
PROYECTAR ACCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES.
41
42
DAR RESPUESTA A LOS DERECHOS DE PETICION
43
SEGUIMIENTO A LOS DERECHOS DE PETICION
44
3.3. PROCESOS DE APOYO

Nombre GESTION DE RECURSO HUMANO
Código 08
Implementar las estrategias, políticas y procedimientos en materia de recursos
Objetivo humanos para conseguir la profesionalización, adecuación y motivación del
personal en concordancia con los valores, desarrollo y objetivos de la Personería
Alcance Comienza verificando la vacante y termina con la aplicación del plan de incentivos
Realizar verificación del
Personeria
personal a ingresar a laborar en
Municipal
la Personería
H
Realizar inducción y reinducción
al personal que ingresa a laborar
Plan de
Departamento en la Personería.
inducción y Personería
administrativo Encargarse del bienestar social
reinducción Municipal.
de la función del personal.
Decreto Plan de
publica Ejecutar el plan de capacitación
1599 de bienestar
Personería Ejecutar el plan de incentivos
2005 laboral
Municipal. V
Plan de
Evaluar los resultados de los
capacitación
indicadores del proceso para
Plan de Personería
tomar decisiones sobre ajustes,
incentivos Municipal.
correctivos o acciones a que
haya lugar
A
Personería
Municipal.
revisión efectuada al proceso
NORMATIVIDAD:
45
Plan de inducción y reinducción, Plan de bienestar laboral, Plan de capacitación, Plan de incentivos
SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS
46
INDUCCION Y REINDUCCIÓN DE FUNCIONARIOS
47
CAPACITACIÓN A FUNCIONARIOS
48
BIENESTAR SOCIAL PARA LOS FUNCIONARIOS
49
INCENTIVOS PARA FUNCIONARIOS

Nombre GESTION ADMINISTRATIVA
Código 09
Ejecutar las labores de dirección, control, y evaluación del área de apoyo
Objetivo
administrativo, que garantice el cumplimiento de las funciones misionales.
Alcance Comienza realizando gestión administrativa y financiera y termina Presentando un informe

50
Personería
Planificar los pagos
Municipal
H
Elaborar programa general de
compras.
Coordinar el mantenimiento y
adecuación de la infraestructura
física y equipos.
Coordinar pago mensual de los Plan de Personería
Departamento
servidores públicos. compras Municipal.
administrativo
Tramitar pagos mensuales de Preservación y
de la función
Decreto seguridad social y parafiscales estado
publica
1599 de Expedir certificados laborales. adecuado de la
Personería
2005 infraestructura
Municipal.
y equipos
V Nomina
Evaluar los resultados de los Certificado
Personería
Municipal.
haya lugar
A
mejoramiento que surjan de la Personería
revisión efectuada al proceso Municipal.
NORMATIVIDAD:
Plan de compras
51
PLAN DE COMPRAS
52
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS

Nombre GESTION ADMINISTRATIVA
Código 10
Ejecutar las labores de planeación, dirección, control, y evaluación del área financiera, que
Objetivo
garantice el cumplimiento de las funciones misionales.
Comienza la planificación de presupuesto, el cual desagrega asignando montos a cada gasto
Alcance del mes, realiza gestión administrativa y financiera y termina con la rendición de cuentas
anual.
53
Personería
Planificar el presupuesto
Municipal
H
Ejecutar presupuesto.
Ejecución del plan mensualizado
Departamento Personería
de caja PAC.
administrativo Manual de Municipal.
Elaborar y presentar Informe
de la función presupuesto
Decreto financiero.
publica Plan
1599 de V
Personería mensualizado
2005 Evaluar los resultados de los
Municipal. de caja PAC
Personería
Municipal.
haya lugar.
A
Personería
Municipal.
NORMATIVIDAD:
Manual de presupuesto, Plan mensualizado de caja.
54
FORMULACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO
55
56
RENDICION DE CUENTAS
57
Nombre GESTION DOCUMENTAL
Código 11
Conservar, custodiar, salvaguardar y administrar la producción documental de la Personería
Objetivo y brindar una información oportuna y veraz, de manera eficiente y eficaz tanto a los clientes
internos como externos.
Comienza con la recepción del documento y termina con la disposición final que se brinda a
Alcance
este.
Responsable Secretaria(o)
Elaborar el programa de Manual de
gestión documental archivo
H Libro
Recepcionar el documento Radicador
Atender consultas de clientes de Archivo
Requisitos internos y externos. comunicaciones General de la
exigidos Atender quejas y reclamos de oficiales Nación.
Archivo
por el Art. los clientes internos y externos Manual de
General de la
21 de la Ley V correspondencia
Nación.
594 de Evaluar los resultados de los Manual de
Comunidad
2000 indicadores del proceso para satisfacción del Personería
Formato tomar decisiones sobre ajustes, cliente Municipal.
para quejas correctivos o acciones a que Registro de Comunidad
y reclamos haya lugar quejas
A y
reclamos
Implementar planes de Ficha de
mejoramiento que surjan de consulta
la revisión efectuada al Proceso
NORMATIVIDAD:
58
Manual de archivo, Manual de correspondencia, manual de satisfacción del cliente
RECECIÓN DEL DOCUMENTO
59
3.4. PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION

Nombre SEGUIMIENTO A LA SATISFACCION DEL USUARIO
Código 12
Determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con las actividades
Objetivo
planificadas, y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Comienza con la recepción del documento y termina con la disposición final que se brinda a
Alcance
este.
Responsable Secretaria(o)
Personería
Recolección de información. Manual de
Municipal.
satisfacción
H
del cliente
Departamento Realización de informes.
Informe de Personería
administrativo Diseño de estrategias de
evaluación a Municipal.
de la función mejoramiento
la
pública Decreto 1599 V
satisfacción
Personería de 2005 Evaluar los resultados de los
del cliente
Municipal. indicadores del proceso para
Informe de Personería
quejas, Municipal.
reclamos y
haya lugar
sugerencias
A
Personería
Municipal.
NORMATIVIDAD:
Manual de satisfacción del cliente.
60
INFORME DE EVALUACION A LA SATISFACCION DEL USUARIO
61
Nombre AUDITORIAS ORGANIZACIONALES
Código 13
Determinar si el sistema de Control Interno es conforme con las actividades planificadas,
Objetivo
con los requisitos de esta Norma y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Alcance Comienza con la planificación de las auditorias y termina con el informe de auditoria.
Personero Municipal
Responsable

Personería
Planeación de las auditorias.
Departamento Municipal.
administrativo H
de la función Personería
Ejecución de las auditorias Manual de
publica Decreto 1599 Municipal.
auditorias
Personería de 2005 V
Municipal. Personería
Informe de auditorías.
Municipal.
A
Personería
Municipal.
revisión efectuada al proceso.
NORMATIVIDAD:
Manual de auditorías.
62
RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
63
Nombre SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Código 14
Realizar la evaluación al sistema de control interno y la gestión de la entidad, generando
Objetivo
recomendaciones para su funcionamiento efectivo.
Comienza con la autoevaluación al sistema de control interno y termina con la formulación
Alcance
de los planes de mejoramiento
Personería
Departamento Realización de la autoevaluación
Municipal.
administrativo H Manual de
de la función Decreto 1599 Realización de los planes de Personería
auditorias
publica de 2005 mejoramiento Municipal.
Personería
V
Municipal.
Aplicación de los planes de Personería
mejoramiento Municipal.
A
64
mejoramiento que surjan de la Personería
revisión efectuada al Sistema de Municipal.
control interno
NORMATIVIDAD:
Manual de acciones correctivas y preventivas, matriz de aplicación para los de planes de mejoramiento
FORMULACION Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
65
FORMULACION Y SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
66
4. MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS PERSONERÍA MUNICIPAL DE COTA

COMUNIDAD NECESIDAD Y EXPECTATIVAS
COMUNIDAD SATISFECHA
67
5. Historial de modificaciones.
Aquí se citan los cambios que ha tenido el documento por la actualización de su versión, en
el siguiente cuadro:
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE DE
VERSIÓN FECHA DEL
APROBACIÓN
CAMBIO
6. Control de registros.
Aquí se encuentra la información base de los registros que pertenecen al documento y así
sean internos o externos, se relacionan los registros que genera un documento y se identifica
su control de la siguiente forma:
Tiempo
Disposición
Código Nombre Responsable Almacenamiento Acceso de
final
Retención
68

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