Ángel María Fierro Martínez

Factura o documento equivalente: la factura de venta o documento equivalente se facilitará por la empresa
que tenga la calidad de comerciante a otros entes reportados como no comerciante, para facilitar el soporte
del pago en la compra de bienes y servicios.
Obligación de expedir facturas: para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad
de comerciantes, ejerzan profesiones liberales, o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes produc-
tos de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de
la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o
no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Son documentos equivalentes a la factura de venta: el tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso
a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el gobierno nacional (Art. 615, Estatuto
Tributario).

Pagos mediante documento equivalente:

El documento equivalente previsto en el Artículo 3º del Decreto 522 de 2003 sí es válido como soporte de costos
y deducciones, en el caso de las adquisiciones efectuadas por un responsable del régimen común a personas
naturales no comerciantes que vendan bienes excluidos del IVA y superen los topes de ingresos y patrimonio
exigidos a los responsables del régimen simplificado (Concepto Nº 079027 de la DIAN, 2004).

Nombre del Adquirente Documento equivalente

Dirección - Teléfono - NIT a la factura
Según Art. 3º Decreto 522 de Marzo 7 de 2003

Persona natural beneficiada Fecha Factura Fecha Vencimiento

C.C. o NIT
Dirección Día Mes Año Día Mes Año
Teléfono

Concepto Cantidad Valor Unitario Valor Total

Base IVA IVA Asumido % Retención fuente % Neto a pagar

Valor en Letras

Firma del vendedor Firma del vendedor

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No se requiere factura de venta: el Estatuto Tributario, en su Artículo 616-2, expone los casos en los cuales
no se requiere factura en las operaciones realizadas por algunos organismos del sector financiero y los del
régimen simplificado, la que fue derogada con la Ley 788 del 2002. Por consiguiente, todo ente económico
debe expedir factura de venta o documento equivalente.

Nota de contabilidad: son externas e internas; son externas cuando se relacionan con los clientes o provee-
dores y son internas cuando se causan valores y se relacionan con la misma empresa.

Nota débito: desde el punto de vista de la empresa que emite el documento representa un cargo para quien
se dirige, de acuerdo a la naturaleza de la operación, ejemplos: se liquidan intereses sobre las facturas a
clientes (clientes contra ingresos financieros), devolución de mercancías a proveedores (proveedores contra
inventarios), abono a préstamos bancarios (obligaciones financieras contra bancos).

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 Cap. IV. Ciclo contable

Surcolombiana Ltda. Nota de contabilidad nº.

NIT 800.988.002-8
Espinal Tolima

Señores: Fecha: Día Mes Año

Cédula o NIT:
Detalle:

Acompáñese siempre documento de prueba

Códigos Cuentas Parcial Débitos Créditos

Preparado Revisado Aprobado Contabilizado

Nota crédito: informa los abonos en cuentas por pagar constituyéndose para la empresa que la elabora
en mayor valor de los gastos o activos, y para quien la recibe en ingreso, como por ejemplo: apropiaciones
de nómina o aportes patronales (gastos de personal contra obligaciones laborales), devoluciones en ventas
(inventarios contra clientes), préstamos bancarios (bancos contra obligaciones bancarias). Ambas notas repre-
sentan el soporte de contabilidad; de allí la importancia de éste documento.

En el sistema bancario se hace la diferenciación estricta de su aplicación, es decir, con la nota de un solo regis-
tro se afecta la cuenta corriente de los cuenta habientes, sin embargo en la contabilidad general solamente se
utiliza la nota de contabilidad en forma genérica y en ella se expone tanto el registro débito como el crédito.

En las notas débito siempre se expone el concepto: hemos debitado su apreciable cuenta, en cambio en las
notas crédito el concepto es: hemos acreditado su apreciable cuenta, el cual puede ir en la nota de contabili-
dad genérica que se utiliza en la contabilidad general.

La diferencia entre estas dos funciones se encuentra en las características de los hechos que involucra.

Comprobante de contabilidad: según las normas de contabilidad es un documento interno que resume en
forma detallada todas las operaciones comerciales realizadas en un período o ciclo contable determinado en
las cuentas reales o de balance, nóminal y de control, puede ser de elaboración diaria, semanal o mensual, de
acuerdo al flujo de operaciones y necesidades de la información contable. Se registra primeramente en los
libros auxiliares y luego en el libro Diario Columnario.
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Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las opera-
ciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma cas-
tellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su prepa-
ración y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas
con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéri-
cos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según
el concepto a que correspondan.

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Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros
auxiliares y en el que se registren en orden cronológico todas las operaciones (Art. 124, Decreto Reglamentario
2649/93).

En el cuerpo del comprobante de contabilidad se describen los códigos de las cuentas de balance con su acu-
mulado y las subcuentas afectadas con el detalle de los conceptos por los que se realizaron transacciones en el
período con sus valores parciales y totales en la columna del débito. Si la misma cuenta se acredita dentro del
comprobante, se hace el registro correspondiente después de todas las cuentas que tuvieron registro débito.

Busque en la página www.contabilidadyfinanzas.com el archivo contabilidad-general-en-excel para que

revise los diferentes comprobantes de contabilidad elaborados con motivo de la práctica contable: aper-
tura, preoperativo, inversiones, operacional de compras, ventas, nómina, gastos, ajustes y cierre, así mis-
mo los libros auxiliares y principales de contabilidad.

Surcolombiana Ltda.
Comprobante de contabilidad
NIT 800.988.002-8
Fecha: Nº
Nombre del comprobante: Tesorería
Códigos Cuentas Parciales Débitos Créditos
1105 Caja
110505 Caja general
110510 Caja Menor
1110 Bancos XX
111005 Moneda nacional
1305 Clientes
130505 Nacionales
130510 Extranjeros

1105 Caja
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110505 Caja general XX

Sumas iguales
Preparado Revisado Aprobado Contabilizado

Para facilitar el proceso de elaboración del comprobante de contabilidad es común elaborar tantos compro-
bantes de contabilidad, como conceptos se quieran manejar dentro de la empresa, como por ejemplo:

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 Cap. IV. Ciclo contable

Saldos iniciales: se utiliza este comprobante cuando la contabilidad viene siendo elaborada de forma ma-
nual y ahora se hará en el programa de contabilidad, para iniciar con saldos las cuentas del último balance
general, si coincide con el inicio del año, o balance de prueba si es de período intermedio.

• Apertura: recoge las operaciones propias de la puesta en marcha del negocio (gastos de organización,
pago de impuestos, registros en Cámara de Comercio, notaría, recibo de aportes, pago de asesorías) este
proceso permite elaborar el balance de apertura.

• Inversiones: recoge las operaciones de inversiones fijas (compra de propiedades, planta y equipo, mue-
bles y enseres, maquinaria) o diferidas (gastos pagados por anticipado, cargos diferidos).

• Operacionales: recoge las actividades de compras, ventas y gastos logísticos (compra y venta de mer-
cancías no elaboradas por la empresa, pago de nómina y otros gastos necesarios en la producción de la
renta).

• Tesorería: resume todos los recibos de caja (recaudo de clientes, otros ingresos) y los comprobantes de
pago (pagos a proveedores, gastos de nómina, gastos de servicios públicos, otros gastos) si así lo pre-
fiere.

• Ventas: reúne todas las facturas de venta del período contable, con las debidas causaciones de clientes,
retenciones en la fuente a título de renta, IVA, ICA, hechas por los clientes.

• Compras: resume las facturas de compras del período, y las obligaciones a proveedores con sus respec-
tivas retenciones en la fuente a título de renta, industria y comercio e impuesto a las ventas.

• Costos: registra el costo de ventas del período, mediante causaciones al momento de la venta cuando se
lleva inventario permanente, o por juego de inventarios cuando el sistema es periódico.

• Ajustes contables: resume todas las notas de contabilidad tanto débito como crédito, que corrigen las
omisiones u errores con el fin de racionalizar los valores de la contabilidad.

• Cierre contable: castiga las cuentas nominales de saldo débito y crédito contra la cuenta de ganancias y
pérdidas para obtener el resultado final de utilidades del ejercicio.

El programa de Demonovasoft_V4 académica que acompaña este libro, no elabora comprobantes de

contabilidad como se hace en la contabilidad manual, simplemente hace un comprobante diario de con-
tabilidad, mediante la opción de reportes.

Otros documentos: existen otros documentos dentro del manejo de los negocios tanto de personas como
de sociedades comerciales, en algunos casos hacen parte de los soportes del comprobante de contabilidad y
a su vez son necesarios en las relaciones comerciales.

El Demonovasoft_V4 elabora hasta 999 documentos que sirven para ingresar la información al computa-
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dor, mediante códigos, detalles y cuantía, para poder emitir los reportes que requiera la empresa.

Cotización: documento expedido por el vendedor a solicitud del cliente que contiene información referente
al artículo o servicio que se ofrece en venta y las condiciones de pago y tiempo de validez de la oferta. Este
documento facilita al cliente tomar decisiones respecto a pedidos y a la mejor opción de los proponentes
en calidad, servicio, precio y cantidades específicas. En algunos paquetes de contabilidad sirve de base para
elaborar los pedidos, en este sentido, se cruzan los documentos para mayor agilidad en su elaboración.

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Surcolombiana Ltda. Cotización Nº

NIT 800.988.002-8 Fecha:

Proveedor:
Dirección:

Orden de compra Transportadora Factura cambiaria

Nº Nº
Solicitamos la cotización de los siguientes elementos:
Referencia Descripción Cantidad Unidad Total

Recibió almacén Aprobó Revisó Contabilizó

Pedido: utilizado en la compra de artículos o servicios que requiere la empresa para su objeto social donde
se estipulan las condiciones de volumen, precio, calidad y especificaciones técnicas y garantía. Este pedido
puede cruzar información con la orden de compra que es el documento de carácter interno para contabilizar
las compras.

Surcolombiana Ltda. Pedido Nº

NIT 800.988.002-8 Fecha:
Proveedor:
Forma de pago:
Dirección: Teléfono:
Orden de compra Guía transportadora Factura cambiaria
Nº Nº Nº
Referencia Descripción Cantidad Unidad Total
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Recibió almacén Aprobó Revisó Contabilizó

Entrada a almacén: siempre que se efectúe una compra de mercancías se elabora una entrada a almacén o
acta de entrada, de todos y cada uno de los artículos. Este documento sirve de control de existencia, pero si el
sistema de inventario es permanente debe acompañar la nota de contabilidad de ingreso de las mercancías,
para alimentar el ciclo contable en los libros de control de existencias.

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 Cap. IV. Ciclo contable

Surcolombiana Ltda. Entrada a Almacén Nº

NIT 800.988.002-8 Fecha:
Proveedor: Entrega total
Entrega parcial

Orden de compra Guía transportadora Factura cambiaria

Nº Nº Nº
Referencia Descripción Cantidad Unidad Costeo

Recibió almacén Aprobó Revisó Contabilizó

Salida de almacén: siempre que se hace una venta, independientemente del sistema de inventario, debe
elaborarse una salida de mercancías del almacén que contiene la factura para que el responsable haga el
control. Si el sistema de inventario es permanente, este documento será el soporte de la nota de contabilidad
del costo de ventas.

Surcolombiana Ltda. Salida de Almacén Nº

NIT 800.988.002-8 Fecha:
Cliente destino: Dirección:
Pedido Nº Remisión Nº
Referencia Descripción Cantidad Unidad Total

Almacén Solicitó Aprobó Quien recibe

Recuerde que en el sistema de inventario permanente siempre que se haga una venta debe contabilizarse el
costo de ventas correspondiente de todos los elementos de la factura.

Remisión: éste documento es conveniente en la contabilidad para los despachos de la mercancía porque
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no siempre el pedido se puede enviar en cantidad y especificaciones, el cual se envía con la mercancía, para
cruzar información al momento de elaborar la factura de venta al cliente.

Algunas empresas evasoras del impuesto al valor agregado, utilizan la remisión en reemplazo de la factura
de venta y en algunos casos la cotización de mercancías.

Los documentos tales como la cotización del proveedor, el pedido del comprador y la entrada a almacén, se
perfeccionan mediante la factura de compra emitida por el proveedor y la nota de contabilidad con la cual se
causa la compra de la materia prima o mercancías no fabricadas por la empresa, en la cuenta de inventarios y del
impuesto al valor agregado y como contrapartida proveedores y retenciones en la fuente que se deban hacer.

La salida de almacén y la remisión se perfecciona con la factura de venta que se emite al cliente, la cual es el
documento fuente para el registro de la cuenta clientes, las retenciones en la fuente que se presume que hace

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