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PLANIFICACIÓN

INSTITUCIONAL 2019
PROCESO DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
Metodología para la elaboración del programa
de gestión y presupuesto
• Elementos
conceptuales
• Lineamientos
• Sistema de
Información Aprobación PGI y
• Programación vs
Presupuesto
Ejecución Consolidación,
Directores UAA revisión y ajustes General
Personal de apoyo
Formulación del
Fase de programa de
Lineamientos
presupuestales:
capacitación al gestión y
Aprobación CS personal de presupuesto por
Fase de apoyo parte de UAA Análisis en
Consejo Superior
Socialización
Fase de a UAA por Análisis y socialización en
Planeación Facultades y Consejo Académico
Vicerrectorías

Junio Julio - Agosto Agosto-Septiembre Septiembre – Noviembre Diciembre


Programa de Gestión

En el marco institucional, el Programa Anual de Gestión, es el


conjunto de compromisos que la Universidad establece para la
vigencia de un año, con el fin de dar cabal cumplimiento a
objetivos misionales de la Institución y al Plan de Desarrollo
Institucional.

Proyectos de Gestión
Son aquellos denominados incrementales o de mejora continua y de
innovación, de ruptura o de pensamiento lateral, en los cuales la
aplicación de nuevas tecnologías y de creatividad de la organización
permite mejorar la eficiencia y la productividad de los procesos propios
de las Unidades Académico Administrativas o en general de la
Institución.

(Acuerdo Consejo Superior 032 de 2002)


Modelo de Gestión de la Unidad

PROYECTOS ACTIVIDADES DE
PROGRAMA FUNCIONAMIENTO
DE GESTIÓN
PROYECTOS DE
INVERSIÓN
PROYECTOS DE
INVESTIGACIÓN Y
EXTENSIÓN
Ciclo de Proyectos PAG

Plan de Mejoramiento
Problema u oportunidad Auditorías
Reporte avance de: Requisitos Legales
Análisis Interesados
Indicadores
Análisis de objetivos
Actividades
Análisis de alternativas
Ejecución General
Seguimiento Identificación Consideración de riesgos
y y supuestos
y Control Estructuración

Definición del
Alcance

Aprobación Presupuesto
Desarrollo de: Formulación Cronograma
Ejecución
Actividades y Registro
Recursos
Recursos Documento proyecto
Presupuesto del proyecto
Sólo se deben asociar Nombre del proyecto
Cronograma
aquellos rubros adicionales
¿Cuándo se hará el en que se deba incurrir para Proporciona una
proyecto? Actividades ( al el desarrollo del proyecto idea clara y
menos 4), fechas inicio y concisa de qué se
final, responsables trata el proyecto
.
Indicadores
Propósito
Permiten medir el ¿Para qué hacemos el
cumplimiento del objetivo proyecto?
o compromiso propuesto Alineación con los objetivos
en el proyecto estratégicos del PDI 2008-2018.

Porcentaje asignado
al proyecto % Descripción
Antecedentes, relación con otros
La suma total de los proyectos, área de influencia,
proyectos por cada población objetivo, descripción de
subprograma debe ser las fases si es el caso.
100%.
UAA
responsable /
corresponsable Objetivo
Tipo de ¿Qué se quiere
Responsabilidad Duración
proyecto lograr? Cuál es el
concertada 1 año compromiso que
Mejoramiento > 1 año = fases adquiere la unidad
de Gestión
Elementos del Proyecto

Nombre Descripción
Proporciona una idea clara y
Propósito ¿Cómo se va a hacer?
concisa de qué se trata el
proyecto. Debe ser capaz de Explicación breve de las etapas que se
precisar: ¿Qué se va a hacer? Coherencia con los objetivos desarrollarán. Se deben detallar los
(proceso), ¿sobre que? (objeto), del Plan de Desarrollo componentes y actividades del
¿dónde? (ubicación) Institucional. Relacionar el proyecto, señalando sus características y
proyecto con los programas alcances. Puede incluir antecedentes,
y subprogramas definidos. relación con otros proyectos, área de
influencia, población objetivo,
descripción de las fases si es el caso.
Elementos del Proyecto

Objetivo Recomendaciones
¿Qué se quiere lograr?  Inicia con un verbo en infinitivo

Es el compromiso que adquiere la unidad  El objetivo del proyecto es diferente del objetivo
del producto. Por ejemplo: El objetivo de un
Debe ser claro, realista y monitoreable en proyecto es: Elaborar el programa educativo de la
el tiempo. maestría ABC, el objetivo del producto del proyecto
es: Formar profesionales…

 Evitar el uso de verbos que no implican un cambio


de estado, tales como: Apoyar, facilitar, propender,
gestionar.
Ejemplo ponderación de proyectos
EJEMPLO PONDERACIÓN
DE PROYECTO
Elementos del Proyecto

Indicador
¿Cómo se va a medir Medible

el proyecto? Objetivo y
Relevante
Son expresiones cuantitativas que permiten Específico
medir el cumplimiento del objetivo o
compromiso propuesto en el proyecto, por
tanto los indicadores deben ser coherentes y Asociado a un
pertinentes con el objetivo planteado. plazo Práctico y
económico
Características de un buen indicador

Definición o nombre del indicador


Indicador Expresión precisa y concreta del objeto de medición. Para
algunos casos, se puede asociar como indicador los
entregables del proyecto.
¿Cómo se va a
Unidad con la que se mide el indicador
medir el proyecto? unidad, porcentaje, número, pesos y metros cuadrados.

Estado o valor inicial


Establecer el punto de referencia o línea base para comparar
el avance con la meta en un momento dado del año.

Meta
Determinar el valor esperado al culminar el proyecto o fase
Cronograma
¿Cuándo se hará el proyecto?
Actividades
Acciones específicas necesarias para cumplir las metas y el objetivo del proyecto.
Se recomienda que no sean tan generales como etapas, ni tan desagregadas como tareas.

Porcentaje de ejecución del proyecto


Estimar el peso de cada actividad para ayudar a determinar el avance del proyecto.

Fechas de inicio y terminación


Estimar la duración de las actividades.

Responsable por actividad


Determinar el miembro del equipo de la UAA que será responsable de asegurar el
cumplimiento de la actividad asignada.
Elementos del Proyecto

Presupuesto
¿Cuántos recursos adicionales se requieren
para el proyecto?
Valor de los recursos monetarios necesarios para completar
las actividades y ejecutar el proyecto.

Solo se deben asociar aquellos rubros adicionales en los


cuales se deba incurrir para el desarrollo del proyecto,
rubros que no estén cubiertos por el funcionamiento de la
unidad, para evitar duplicidad en el momento de elaborar
el presupuesto de cada fondo.
Elementos del proyecto

Tipo de Fondo y Código del (los) fondo(s)


Presupuesto Fuente de financiación del proyecto.

Valor (monto en miles de pesos)

Programación del presupuesto del proyecto


Asociar los rubros de ingresos y gastos en que se debe incurrir para el
desarrollo del proyecto en la vigencia.

Detalle mensual
Especificar por cada rubro los meses en los cuales se dará el ingreso del
dinero así como las erogaciones para el desarrollo del proyecto.
Factores de Fracaso de los Proyectos
de Gestión

Objetivos difusamente definidos


Excesivos cambios en la programación
inicial
Liderazgo deficiente

Financiación no asegurada
Planeación no detallada

Ruptura de comunicación entre Falta de control


involucrados (sin
corresponsabilidad acordada)
Falta de evaluación previa de la
capacidad de la unidad del responsable
del proyecto
Recomendaciones generales
Directores de Escuela
Formular proyectos derivados del plan de mejoramiento fruto de acreditación de cada programa o
preparación para ésta.

Decanos
Proyectos transversales para las escuelas de su facultad. No proyectos de infraestructura, estas
necesidades se pueden canalizar a través del Consejo Académico.

Revisión de Observaciones
Entre los meses de septiembre y noviembre Planeación enviará observaciones a los proyectos, el director
de la Unidad podrá entonces ajustar los proyectos propuestos.

Seguimiento
Realizar actividades de seguimiento de los proyectos de gestión y contar con las evidencias de soporte.

Transición de PDI
Teniendo en cuenta que la Universidad se encuentra en un periodo de transición entre el PDI 2008-2018
y el nuevo PDI, Planeación realizará la migración de los proyectos a la nueva estructura, una vez sea
aprobada.
PRESUPUESTO GENERAL
Sistema Presupuestal: Marco Normativo

ESTATUTO PRESUPUESTAL
Acuerdo del Consejo Superior No. 067 de 2003 y sus modificaciones

Debe guardar coherencia con el sistema de


planificación institucional y está constituido
por el Plan Financiero, el Programa Operativo
Anual de Inversiones – POAI - y el
Presupuesto General de la Universidad.
Principios del Sistema Presupuestal

This is a sample text.

Guardar concordancia con el Plan de Desarrollo, el


Programa Anual de Gestión y el Programa Operativo Anual
de Inversiones (POAI).

Participar en la planeación, elaboración, financiación, ejecución,


administración y control del presupuesto en los términos y
condiciones de la delegación del Rector.

Contemplar los gastos de inversión y de funcionamiento que


demanden los proyectos de inversión.

Vigencia anual: del 1 de enero a 31 de diciembre


ANUALIDAD
Principios del Sistema Presupuestal

Incluir la estimación total de los ingresos que se espera recibir


durante el año fiscal, así como la totalidad de los gastos de
funcionamiento e inversión requeridos.
Equilibrio: Ingresos = Gastos

Existe una caja en donde se reciben todos los recursos con


los cuales se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones
autorizadas.

Las apropiaciones presupuestadas deben referirse al objeto y


función de cada UAA.

This is a sample text.


02
¿Qué es el Presupuesto?

El presupuesto es un instrumento financiero de corto plazo en el que se proyectan


de forma racional los recursos previstos para una vigencia.

Es un estimativo de ingresos y gastos.

¿Por qué es importante?


La participación en la
1. Favorece la orientación de esfuerzos y elaboración del
recursos al desarrollo institucional. presupuesto por parte
de los responsables de
2. Facilita los procesos de autocontrol,
las UAA, genera
seguimiento y control, contribuyendo al
compromiso en el
proceso de mejoramiento continuo.
proceso.
Fondos presupuestales

Los recursos de la Universidad se administran a través de fondos:

FONDOS FUENTE DE LOS RECURSOS DESTINACIÓN

Común (1) Aportes Oficiales y Rentas Propias Funcionamiento e Inversión


Entidades gubernamentales y Proyectos de Investigación y especiales
Ajenos (3)
privadas con destinación específica
Patrimonial (5) Donaciones Funcionamiento - Apoyo a estudiantes
Ingresos académicos, venta de
Especial (6) Funcionamiento e Inversión
bienes y servicios, etc.
Estampilla ProUIS (8) Recaudo estampilla ProUIS Inversión
Estampilla ProUNAL y demás
Recaudo estampilla ProUNAL Funcionamiento e Inversión
Universidades estatales (10)
Funcionamiento del Sistema de Salud
UISALUD (12) Aportes obligatorios
Universitario.
Composición del presupuesto
I. Presupuesto de ingresos II. Presupuesto de gastos

• Ingresos Corrientes
(Académicos) • Inversión Física
• Servicios Personales
• Gobierno Nacional • Recursos de Capital • Adquisición de
y Transferencias
• Gobierno • Venta de Bienes y Bienes
Corrientes
Servicios • Formación de
Departamental • Gastos Generales
• Gobierno Municipal • Estampilla PRO UIS
• Gastos de Personal
• Estampilla PRO • Regionalización
Operación de
UNAL • Fomento y
UISALUD
• Recursos desarrollo de
Administrados programas de
(Colciencias, investigación
Ecopetrol, entre
.
otros)

Aportes Rentas
Funcionamiento Inversión
Oficiales Propias
III. Plan de Compras
Es un instrumento de planeación que hace
parte del proceso de programación
presupuestal y sirve para detallar
semestralmente la adquisición de bienes
(devolutivos y de consumo) incluidos en el
presupuesto.

Éste permitirá a la División de Contratación


optimizar el proceso de adquisiciones de la Universidad.
Plan de compras

RUBROS

Combustibles y RUBROS
lubricantes
Comestibles Maquinaria

Drogas y medicamentos Materiales de laboratorio


Materiales e insumos
Elementos de laboratorio médicos asistenciales*
Muebles y enseres
Equipo audiovisual
Papelería y útiles de
Equipo de cómputo
escritorio
Equipo de oficina Reactivos químicos

Utensilios de aseo

*Rubros UISALUD
Recomendaciones para la elaboración del presupuesto
Navegadores recomendados: Chrome o Mozilla
Ruta: Sistemas de Información/Nuevas Versiones/Financiero

En la elaboración del presupuesto debe tenerse en cuenta:

 La Ejecución del año.

 El comportamiento histórico de ejecución de años anteriores.

 Al proyectar los ingresos, no sobredimensionarlos, ya que


pueden inducir a crear obligaciones que tienen presupuesto
pero no respaldo en el efectivo.

 La proyección del saldo fiscal debe ser ajustada a la realidad,


considerando los compromisos adquiridos hasta diciembre.

 Considerar criterios de eficiencia y eficacia, buscando


racionalizar y optimizar el uso de los recursos de la Institución.
Recomendaciones para la elaboración del presupuesto

GENERALES:
 La preparación del presupuesto de cada Unidad/Proyecto es
responsabilidad del ordenador del gasto.

 La programación del fondo común es coordinada por Planeación.

 En la programación del presupuesto de ingresos se debe considerar


el valor neto una vez descontada la contribución.

 En el momento de iniciar la programación presupuestal, el


presupuesto de los proyectos de gestión ya está cargado, por favor
no borrarlo, adicionar en los rubros pertinentes.

 No sobreestimar el presupuesto (ajustado a la realidad).


Recomendaciones para la elaboración del presupuesto

 La programación presupuestal de los gastos generales se proyectará


teniendo en cuenta el incremento del IPC 3.37%, según proyección
estimada por el Banco de la República a diciembre de 2018.

 Los rubros de inversión programados deberán ejecutarse en el año


(Fondos 3 y 6).

 En la programación presupuestal de fondos especiales se deben registrar


los ingresos en el mes en que se esperan recaudar y los gastos en el
periodo en el cual se van a ejecutar.

Esta información es clave para la preparación del Programa Anual


Mensualizado de Caja (PAC) de la unidad y de la Universidad.

No se permiten traslados de rubros de inversión a rubros de gasto.


Recomendaciones para la elaboración del presupuesto

PLANTA TEMPORAL:

 La proyección de la planta temporal aprobada (fondo 3 y 6) se


encuentra cargada en el sistema al inicio de la programación
presupuestal.

Validación: Plantilla RRHH. Adjuntar en el sistema.

El valor de los rubros puede modificarse en el sistema según el caso:

 No requiere el cargo
 Requerimiento adicional de personal
 Actualización Hoja de Vida en el caso del personal profesional

Variaciones:
Informar a la División de Recursos Humanos, con copia a Planeación.
Recomendaciones para la elaboración del presupuesto

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INTERNOS (Fondo 6)

Reparación y Mantenimiento (Planta física y de equipos), Publicaciones y


Avisos, Comestibles, Portes y Fletes.

Se pueden proyectar de dos formas:

1. Programar en los rubros respectivos.


2. Programar en los rubros de Egresos por Traslados – 92201010 Por pago
adquisición interna de bienes y servicios.

52102040 Dotación y Suministros Personal Temporal


Únicamente por Traslados al 52402020 Seguridad y Salud en el Trabajo
fondo 7818, División de
Recursos Humanos. En el recuadro de justificación (sistema de información) debe
especificarse el valor programado para cada rubro.
TALLER DE PROGRAMACIÓN
PRESUPUESTAL
Ejemplo de Programación Presupuestal

Programe en el sistema de información financiero el siguiente presupuesto: La Unidad ABC se


encuentra iniciando su proceso de planificación para la vigencia 2019 y requiere programar su
presupuesto en el fondo especial a su cargo, por $75.000.000, teniendo en cuenta las siguientes
actividades: Ofrecer programas de Especialización, Seminarios y Servicio de Consultorías y Asesorías
a la comunidad en general.
PRESUPUESTO
RUBROS PRESUPUESTALES VALOR MES OBSERVACIONES
ESTIMADO
INGRESOS
MATRÍCULAS ESPECIALIZACIÓN $ 25.000.000 $ 12.500.000 Febrero y agosto
SEMINARIOS Y OTROS $ 20.000.000 $ 10.000.000 Marzo y septiembre
CONSULTORÍAS Y ASESORÍAS $ 30.000.000 $ 10.000.000 Febrero, marzo y abril
Total Ingresos $ 75.000.000
GASTOS
Febrero, marzo, abril, mayo, agosto,
HONORARIOS PROFESIONALES $ 40.000.000 $ 5.000.000
septiembre, octubre y noviembre.
PAPELERÍA Y ÚTILES DE ESCRITORIO $ 4.000.000 $ 1.000.000 Febrero, marzo, abril y agosto
PASAJES AÉREOS NACIONALES $ 10.000.000 $ 2.500.000 Febrero, marzo, agosto y septiembre
AVISOS E IMPRESOS $ 10.000.000 $ 2.000.000 Febrero, marzo, julio, agosto y septiembre
POR PAGO ADQUISICIÓN INTERNA DE BIENES Y SERVICIOS Febrero, marzo, abril, mayo, agosto,
$ 8.000.000 $ 1.000.000
* Sección de Comedores y Cafetería (comestibles)-7072 septiembre, octubre y noviembre.
REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE OFICINA $ 3.000.000 $ 1.500.000 Febrero y agosto
Total Gastos $ 75.000.000

Recuerde guardar el EQUILIBRIO PRESUPUESTAL: INGRESOS = GASTOS y realizar el plan de compras en los rubros que se requiera.
Productos esperados de la programación anual

Cada UAA deberá participar


con:
Presupuesto y Plan de Compras:
Desde el 10 al 28 de septiembre

Proyectos de Gestión:
Hasta el 7 de septiembre
Documentos de apoyo

La documentación soporte del proceso de planificación se encuentra disponible en la página web de Planeación:
(http://www.uis.edu.co/planeacionUIS/)

Instructivo 2019
Guía de formulación de
proyectos de gestión
Prioridades 2019

Plantillas guía y tipo (excel)

Preguntas Frecuentes
Profesionales de Apoyo

Programa de Presupuesto Banco de Programas


Gestión Aida Victoria Santos H y Proyectos de
planpres@uis.edu.co (ext. 2214) Inversión
María Alejandra Hakspiel
Silvia Juliana Sarmiento C
planest1@uis.edu.co (ext. 2115) Daniel Andrés Gómez Rey
sjsarcar@uis.edu.co (ext. 1391)
Sandra Leguizamón bancoproy@uis.edu.co
planges@uis.edu.co (ext. 2020) Carmenza Carreño Serrano (ext. 2632)
planadm@uis.edu.co (ext.2270)
Información adicional:
• http://www.uis.edu.co/planeacionUIS/
• Intranet: Sistema de Gestión de
Calidad / Mapa de procesos
/Planeación Institucional.

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