CONTABILIZACION DE LOS GASTOS DE NOMINA.

Para contabilizar los gastos de nómina se utilizan las cuentas 5105 si el gasto es del personal
administrativo o 5205 si es de personal de ventas, hay que tener en cuenta que no todos los valores
relacionados son gasto para la empresa, y se deben contabilizar así:

A la cuenta 510506 o 520506 se lleva el valor del salario asignado al empleado, dependiendo si se
está calculando la nómina quincenal o mensual, por ejemplo si la persona se gana $600.000
mensuales y se está liquidando nómina quincenal, entonces en esta cuenta se registra el valor de
$300.000.
A la cuenta 510527 o 520527 se lleva el valor del auxilio de transporte, teniendo en cuenta si se está
liquidando nómina mensual o quincenal como en el caso anterior.
A las cuentas 510530, 510533, 510536, 510539 o 520530, 520533, 520536, 520539 se llevan los
valores calculados por cesantías, intereses de cesantías, prima y vacaciones durante la quincena o
mes en ese respectivo orden.
A las cuentas 510568 o 520568 se lleva el valor calculado de los aportes a ARP (0.522% u otro
dependiendo del riesgo).
A las cuentas 510569 o 520569 se lleva el valor calculado de los aportes a salud EPS que debe hacer
el empleador (8.5%).
A las cuentas 510570 o 520570 se lleva el valor calculado de los aportes a pensión AFP que debe
hacer el empleador (12%).
A las cuentas 510572 o 520572 se lleva el valor calculado de los aportes a parafiscales en caja de
compensación (4%).
A las cuentas 510575 o 520575 se lleva el valor calculado de los aportes a parafiscales al ICBF (3%).
A las cuentas 510578 o 520578 se lleva el valor calculado de los aportes a parafiscales al SENA (2%).
Todo lo anterior compone el gasto de nomina en que incurre el empleador.
Ahora veremos cómo se contabilizan las contrapartidas crédito de estas cuentas:
A la cuenta de caja se debe llevar el valor que se le va a pagar al empleado como salario y que
corresponde a el valor de la quincena o mes más el auxilio de transporte más las horas extras,
comisiones, bonificaciones y otros conceptos que conformen salario, al resultado de esta suma se
le resta los descuentos que se le hayan practicado al empleado por concepto de aportes que este
debe pagar por salud (4% de la base de aportes en seguridad social) y pensión (4% de la base de
aportes en seguridad social); este es el valor que se va a pagar al empleado y se debe llevar a caja si
se paga de contado.
A la cuenta 237005 se registra el valor total de aporte que se debe hacer a la EPS - salud, es decir la
suma de lo que aporta el empleador (8.5%) y lo que aporta el trabajador (4%), que en total suma el
12.5%, de lo calculado en el periodo.
A la cuenta 237006 se registra el valor calculado como aporte de ARP, que es el mismo valor que se
registra en la cuenta 510568 o 520568.
A la cuenta 237010 se registra el valor calculado como aportes parafiscales, es decir sume lo
calculado y registrado en las cuentas 510572 510575 510578 o 520572 520575 520578 y regístrelo
en esta cuenta.
A las cuentas 237025, 237030, 237035, 237040, 237045 y 237095, se llevan los descuentos que se
aplican al trabajados por los conceptos que estas cuentas representa; por ejemplo, si el trabajador
tiene un descuento por embargos judiciales, el empleador debe descontarle este valor al trabajador
del total devengado y registrar este descuento en la cuenta 237025 que se llama embargos
judiciales; si hay otro tipo de descuentos, se debe buscar la cuenta apropiada para registrar el valor.
A la cuenta 238030 se registra el valor total de aporte que se debe hacer a la AFP - pensión, es decir
la suma de lo que aporta el empleador (12%) y lo que aporta el trabajador (4%), que en total suma
el 12.5%, de lo calculado en el periodo.
A las cuentas 261005 (cesantías), 261010 (intereses de cesantías), 261015 (vacaciones) y 261020
(prima), registre los respectivos valores calculados y registrados en las cuentas 510530 510533
510536 510539 o 520530 520533 520536 520539.

Recuerde que todas las cuentas 5105, o 5205 se deben debitar y las cuentas 1105, 2370, 2380 y
2610/25 se deben acreditar. La suma de débitos y créditos debe dar igual valor.
EJERCICIO

La empresa Claros Ltda, presenta la siguiente información para calcular nomina del 16 al 31 de
marzo de 2012.

Empleados
OSCAR CORTEZ, salario básico $750.000 mas auxilio de transporte de $67.800, labora 6 horas extras
diurnas y 4 nocturnas, 8 horas dominicales diurnas y 2 extras dominicales diurnas.

CLARA ROJAS, salario básico $800.000 mas auxilio de transporte de $67.800, labora 2 horas
dominicales con recargo nocturno, 4 horas extras nocturnas dominicales y 7 horas dominicales
diurnas.

La empleada Clara Rojas tiene descuento por libranza de $60.000, descuente este valor del total a
pagar al empleado y regístrelo en la cuenta 237030 en el crédito.