Políticas de

Programa de reprografía

Proceso de Gestión Documental

Junio de 2019

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 Tabla de contenido
1. Objetivo ....................................................................................................................................... 3
2. Alcance ........................................................................................................................................ 3
3. Requisitos .................................................................................................................................... 3
3.1. Preparación física ................................................................................................................ 4
3.2. Etapa reprográfica ............................................................................................................... 4
3.3. Control de calidad de la imagen .......................................................................................... 4
3.4. Proceso de indización o descripción ................................................................................... 5
3.5. Almacenamiento ................................................................................................................. 5
3.6. Digitalización en archivos de gestión .................................................................................. 5
3.7. Consulta............................................................................................................................... 6
4. Equipos para la digitalización ...................................................................................................... 6
5. Cronograma de trabajo ............................................................................................................... 6
6. Avance digitalización. .................................................................................................................. 6

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 1. Objetivo

Dar lineamientos sobre la digitalización de documentos (reprografía) para garantizar la

conservación de los documentos de carácter histórico y permanente del archivo central y
gestión de la entidad, con el fin de facilitar el acceso remoto y evitar el deterioro de la
documentación original.

2. Alcance

Aplica para la digitalización de las series documentales de permanente conservación,

mayor consulta y objeto de transferencia secundaria al Archivo General de la Nación
(Decretos, resoluciones, consecutivos de correspondencia, nómina, historias laborales,
contratos, actas de posesión, circulares externas.

3. Requisitos

Para la realización de la digitalización de las series documentales de los archivos de gestión

y/o central es necesario tener en cuenta las siguientes etapas:

Preparación
Consulta
Física

Etapa
Almacenamiento
Reprográfica

Calidad de la
Descripción
Imagén

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 3.1. Preparación física

Antes de empezar con el proceso de digitalización es necesario que los documentos estén
totalmente libres de sobres, ganchos, clips, y cualquier otro objeto metálico o plástico de
este tipo. En caso de que el documento se encuentre con alguna rasgadura o un roto, debe
ser corregido inmediatamente de acuerdo a las instrucciones establecida por el Grupo de
Gestión Documental.

Los documentos deben ser previamente foliados y organizados de acuerdo a las series
establecidas.

3.2. Etapa reprográfica

La digitalización de documentos, se realiza a través de un procedimiento informático

automático, del cual se obtiene como resultado un fichero con una imagen en la memoria
del sistema, al que esté asociado el dispositivo, en este caso el escáner.

Para este paso se debe definir el tipo de escáner adecuado dependiendo de la cantidad de
documentos.

Si bien la resolución debe ser adaptada a las necesidades particulares de la documentación

a procesar, el nivel de resolución mínimo recomendado para imágenes electrónicas es de
200 pixeles por pulgada, tanto para imágenes obtenidas en blanco y negro, color o a escala
de grises. El nivel de resolución utilizado afecta otras características del documento
electrónico, como por ejemplo el tamaño del fichero resultante. Aunque no existen
limitaciones en la cantidad de bytes, hay que tener en cuenta las dificultades que un tamaño
muy elevado puede generar tanto en el almacenamiento como en la transmisión y gestión
de los documentos.

Las imágenes de los documentos digitalizados quedarán en formato PDF/A.

3.3. Control de calidad de la imagen

Al momento de escanear la imagen se debe realizar un control de calidad de la misma, para

garantizar que en la futura consulta la imagen sea fiel representación de la original, por lo
cual debe cumplir con:

 Encuadre: conservar un encuadre total del área de digitalización, sin perder

información significativa presente en el documento original.
 Alineación: la imagen del documento deberá conservar el mismo grado de
inclinación con respecto al eje Y del plano cartesiano, que tiene el formato original.
 Legibilidad: la imagen resultante deberá permitir una lectura igual a la del documento
soportado en papel.

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  Reproducción: la generación de una copia impresa del documento digitalizado,
deberá corresponder en tamaño, proporcionalidad y legibilidad, a las características
originales del documento fuente.
 Número de imágenes: que el número de imágenes sea igual al original de
documentos procesados.

3.4. Proceso de indización o descripción

Tras obtener las imágenes es indispensable pasar a el proceso de indización o descripción,

puesto que a través de él será posible recuperar una imagen específica y saber la ubicación
de todas; este proceso se realiza por medio de metadatos (datos de los datos) es decir,
información estructurada que describe a otra información.

Para lo cual se debe determinar que campos son importantes para la recuperación e
identificación de los documentos lo cual puede tener mínimas variaciones entre una serie
documental y otra.

3.5. Almacenamiento

Las imágenes deben estar almacenadas en formatos que no sean modificables, para
asegurar la falsificación en algún momento; sin embargo, ésta debe responder fácilmente
ante una búsqueda.

Cualquier tipo de sistema de información, incluyendo los administradores de bases de datos

u otros, deben garantizar unos mínimos niveles de seguridad informática, como el control
de acceso, integridad de la información y clasificación, según la Ley 1266 de 2008.

Una vez digitalizados serán conservados en el Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo.

3.6. Digitalización en archivos de gestión

La digitalización en los archivos de gestión está reglamentada para las series

documentales, contratos e historias laborales, lo que conlleva a que se realicen las
transferencias de los archivos PDF/A producto de la digitalización al mismo tiempo en el
que se realizan las transferencias de la documentación en soporte papel, las cuales
deberán cumplir con una serie de requisitos que garantice la calidad del proceso de
reprografía. Dichos requisitos se encuentran en el anexo No. 1 y 2 del presente documento.

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 3.7. Consulta

Los documentos digitalizados podrán ser consultados en el Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo, el administrador funcional de este sistema es el
Grupos de Gestión Documental y el administrador técnico es la Oficina de las TICs.

4. Equipos para la digitalización

La Entidad cuenta con:

 Equipos multifuncionales ubicados en las áreas del Departamento.

 Escáner Asignados al Grupo de Gestión documental.

5. Cronograma de trabajo

Cronograma de digitalización
Documentos a digitalizar
2014 2015 2016 2017 2018

Resoluciones 1959 a 1980

Decretos 1980
Primer semestre consecutivo de
correspondencia 2004
Resoluciones y Decretos 1982 y 1983
Actas de posesión 1959 - 1983
Segundo semestre del consecutivo de correspondencia
de 2004
Digitalización de Nóminas, historias laborales, contratos,
estudios técnicos, decretos, resoluciones de los archivos
de gestión y central.

6. Avance digitalización.

Actualmente el Departamento ha realizado la digitalización las siguientes series

documentales que se conservan en el Archivo Central:

 Actas de posesión años 1959 - 2011

 Circulares años 1987 - 2012
 Consecutivo de correspondencia años 1998 - 2004
 Decretos años 1958 - 2013
 Resoluciones años 1959 - 2014

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 ANEXO 1

Protocolo de Digitalización de Historias Laborales Activas

OBJETIVO:

Describir las actividades que se realizarán en el proceso de digitalización de las Historias

Laborales activas del DAFP.

ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable a la digitalización de los expedientes de Historias Laborales

activas del Departamento Administrativo de la Función Pública, que inicia ya sea con la
apertura de una historia laboral o la actualización de las ya existentes, hasta su ingreso en
el servidor designado como repositorio, y posteriormente su almacenamiento y consulta en
el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

PROCEDIMIENTO:

Consideraciones generales:

 Los expedientes de Historias Laborales activas se encuentran organizados

alfabéticamente en el archivo de gestión del Grupo de Gestión Humana, los cuales
se encuentran registrados en el Formato Único de Inventario Documental.
 Por cada funcionario de la Entidad existe un expediente físico de su Historia Laboral.
 Los documentos por cada expediente deben estar ordenados atendiendo la
secuencia propia de su producción, y foliados de manera consecutiva
independientemente del número de carpetas.
 La identificación de cada tipo documental está dada según la Tabla de Retención
Documental (TRD), y las descripciones específicas adicionales para cada una de
ellas en el caso que aplique.
 El proceso antes del archivo final con OCR y PDF/A se trabaja localmente en el PC
del usuario en una carpeta temporal de su preferencia.
 Los expedientes digitalizados de Historias Laborales activas con OCR y formato
PDF/A están disponibles en \\172.20.1.17\ historias laborales.

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Nuevos expedientes

Con base en el expediente físico se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Apertura de expediente digital:

1.1. Por cada expediente físico se crea una carpeta en el PC o ruta asignada para
el almacenamiento de imágenes en el servidor. La identificación de dicha carpeta se
debe realizar de la siguiente manera:

CEDULA_PRIMERAPELLIDO_SEGUNDOAPELLIDO_PRIMERNOMBRE_SEGUN
DONOMBRE

Ejemplo: 19228881_AMEZQUITA_RODRIGUEZ_FRANCISCO_JAVIER

1.2. En los casos en los cuales un expediente (historia laboral) está conformado
por más de una carpeta, se crearán tantas carpetas como sean necesarias según lo
que este conformado físicamente de la siguiente manera:

TOMO_N

Ejemplo: TOMO_1,

TOMO_2

De este modo se identificará el número de carpetas/tomos por los cuales está

conformada una Historia Laboral de determinado servidor.

2. Preparación de la documentación:

2.1. Se debe retirar de los documentos a digitalizar los materiales existentes como clips,
ganchos de cosedora o similares.

2.2. Verificar que todo el expediente se encuentre debidamente foliado, es decir, de

manera consecutiva, sin folios faltantes, ni repetidos y teniendo en cuenta que la hoja de
control no debe contener número de folio.

2.3. Verificar la hoja de control: validando asignación de folios y descripción de cada

tipología documental física.

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2.4. Realizar la clasificación e identificación de los tipos documentales establecidos en
la Tabla de Retención Documental vigente para su digitalización. (Ver Tabla de Tipologías
o descripciones). La digitalización de las Historias Laborales debe realizarse por tipología
documental, por lo tanto, por cada tipología se debe generar un archivo PDF/A.

3. Captura de la imagen:

Aspectos técnicos

 La resolución de la digitalización de los documentos debe realizarse entre 200dpi y

300dpi.
 Siempre que sea posible se debe digitalizar en imagen Blanco y Negro; en caso que
el documento no sea legible en blanco y negro (fotos, documentos personales y
formularios), estos se deben digitalizar en escala de grises.
 En algunos casos es necesario ajustar el brillo conforme al documento para una
mejor legibilidad.
 Realizar los procesos de limpieza de imagen para facilitar la consulta y lectura de
los documentos.
 El proceso de digitalización debe ajustarse a la medida del original al 100%.
 Los documentos deben ser digitalizados en formato PDF.
 Verificar la posición de las hojas sobre la bandeja del SCANNER antes de iniciar el
proceso de digitalización, con el fin de evitar errores y reproceso.

3.1. Iniciar la aplicación o programa de digitalización.

3.2. Nombrar los archivos PDF (Cada tipología documental) de la siguiente

manera:

CONSECUTIVODE4DIGITOS_CODIGO3DIGITOSTIPOLOGIA_DESCRIP
CIÓN

Ejemplo: 0001_003_HOJA_DE_VIDA

0002_004_CÉDULA_DE_CIUDADANÍA

El consecutivo de 4 dígitos identifica el orden en el que se encuentran

organizadas físicamente las tipologías dentro del expediente, reflejando la
secuencia propia de su producción.

El código de 3 dígitos identifica el número que le corresponde a la tipología

según la tabla anexa (Tipos Documentales).

La descripción corresponde al nombre dado al documento ya sea por la TRD

o la identificación más específica del documento.

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 Para el caso de las resoluciones se empleará el código 044, adicionando la
descripción específica de lo que trata la misma según la tabla anexa (Tipos
Documentales), al igual que con los comunicados (042 o 043) y los
certificados (045).

Ejemplo: 0005_044_ RESOLUCIÓN_CONCEDIENDO_COMPENSATORIO

La estructura anterior permite identificar la descripción de las tipologías en el

expediente y sus descripciones, y de manera posterior ser migradas al
SGEDA. En consecuencia, los nombres por cada tipología o descripción
deben ser tal cual se encuentran en la tabla.

Según la tabla anexa (Tipos Documentales), existen 60 tipologías

documentales, en caso tal que exista un documento que no se asocie a
ninguna de las tipologías o descripciones de la tabla, se evaluará con el
Grupo de Gestión Documental para su creación o no, ya que esto implica
ajustes en la Tabla de Retención Documental - TRD.

3.3. Ubicándose en la carpeta correspondiente, iniciar digitalización por tipología

documental.

3.4. Finalizado el proceso de digitalización, se valida la calidad y legibilidad de

cada archivo formato PDF/a y opción de búsqueda (OCR).

3.5. Los documentos físicos deben ser almacenados en su unidad de

conservación original (carpeta).

4. Finalización del proceso

4.1. Para el control de los documentos digitalizados, se colocará el sello de

“DIGITALIZADO” en la esquina inferior izquierda de la cara posterior de cada
documento, sin que interfiera con la información registrada en el documento.

5. Referencia de documentos existente en otra dependencia

Con el fin de contribuir con el ahorro del papel y la no duplicidad de información, las
resoluciones se deben archivar de manera digital en el expediente de cada servidor
dado que el documento en físico se encuentra en la dependencia productora del
mismo.

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 En el campo de observaciones de la hoja de control se debe registrar el nombre de
la carpeta según como aparece en Secretaria General.

Ejemplo: Resoluciones_2018

Tipos Documentales

Código Descripción Tipología

001 INSCRIPCIÓN DE CONCURSO

002 PUBLICACIÓN VACANTE EN LA PÁGINA WEB

003 HOJA DE VIDA

004 CÉDULA DE CIUDADANÍA

005 LIBRETA MILITAR

006 LICENCIA DE CONDUCCIÓN

007 CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

008 TARJETA PROFESIONAL

009 CERTIFICACIONES LABORALES

010 ANTECEDENTES JUDICIALES POLICIA

011 ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS PROCURADURIA

012 ANTECEDENTES FISCALES CONTRALORIA

013 RIT - RUT

014 DECLARACIÓN JURAMENTADA O ACUERDOS DE CONFIDENCIALIDAD

015 CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

COMUNICADO DE AUTORIZACIÓN COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIO

016
CIVIL

COMUNICADO RESPUESTA AUTORIZACIÓN COMISIÓN NACIONAL DEL

017
SERVICIO CIVIL

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 018 PUBLICACIÓN DE HOJAS DE VIDA EN PRESIDENCIA

019 INFORME DE COMPETENCIAS

020 ANÁLISIS DE REQUISITOS

021 CERTIFICADO DE PLANTA CARRERA ADMINISTRATIVA

022 RESOLUCIÓN DE NOMBRAMIENTO

023 COMUNICACIÓN DE NOMBRAMIENTO

024 COMUNICACIÓN DE ACEPTACIÓN DE NOMBRAMIENTO

025 FORMATO ÚNICO DE HOJA DE VIDA

FORMATO ÚNICO DE DECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES Y

026
RENTAS

027 CERTIFICADO Y/O AFILIACIÓN E.P.S

028 AFILIACIÓN FONDO DE PENSIONES

029 AFILIACIÓN ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES

030 AFILIACIÓN CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

031 AFILIACIÓN FONDO NACIONAL DEL AHORRO

032 CERTIFICADO MEDICO DE APTITUD

033 FICHA SALUD OCUPACIONAL

034 CERTIFICADO PRESTACIONES SOCIALES CANCELADAS

035 ACUERDO DE GESTION Y/O EVALUACION DEL DESEMPEÑO

036 CERTIFICADO DISMINUCIÓN RETENCIÓN EN LA FUENTE

037 CERTIFICACIÓN CUENTA BANCARIA

038 FORMATO DE INGRESO NÓMINA

039 ACTA DE POSESIÓN

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Y NO DIVULGACIÓN DE

040
INFORMACIÓN

041 COMUNICACION DE PRESENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE TUTOR

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 042 COMUNICACION INTERNA

043 COMUNICACIÓN EXTERNA

044 RESOLUCION

045 CERTIFICADO

046 ACTA ENTREGA FUNCIONARIO

047 DECLARACION NO EMBARGO DE ALIMENTOS

048 FORMULARIO RETIRO DE CESANTÍAS

049 EXTRACTO DE CESANTÍAS

050 INFORME DE COMISIÓN DE SERVICIOS

051 CONTROL DE PAGO DE HORAS EXTRAS

052 LIBRANZA

053 PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

054 PROGRAMACION DE VACACIONES

055 PAZ Y SALVO

056 PLANILLA CONTROL COMPENSACIÓN TIEMPO LABORAL

FORMULARIO SOLICITUD DE INGRESO FONDO DE FUNCIONARIOS Y

057
EMPLEADOS DE LA JUSTICIA FEJ

058 DESPRENDIBLE PAGO DE NOMINA

059 PLANILLA AUTO LIQUIDACION DE APORTES

SOLICITUD DE INSCRIPCION Y ACTUALIZACION EN EL REGISTRO

060
PUBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA

RESOLUCIONES

044 RESOLUCIÓN APLAZANDO VACACIONES

044 RESOLUCIÓN CONCEDIENDO VACACIONES

044 RESOLUCIÓN INTERRUMPIENDO VACACIONES

044 RESOLUCIÓN LIQUIDANDO VACACIONES

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 044 RESOLUCIÓN REANUDANDO VACACIONES

044 RESOLUCIÓN SUSPENDIENDO VACACIONES

044 RESOLUCIÓN CONCEDIENDO O NEGANDO LICENCIA

044 RESOLUCIÓN CONCEDIENDO COMPENSATORIO

044 RESOLUCIÓN AUTORIZANDO O NEGANDO COMISIÓN DE ESTUDIOS

044 RESOLUCIÓN AUTORIZANDO O NEGANDO COMISIÓN DE SERVICIOS

044 RESOLUCIÓN DE ENCARGO DE UN EMPLEO O FUNCIONARIO

044 RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

044 RESOLUCIÓN ACEPTANDO RENUNCIA

044 RESOLUCIÓN PAGO DE HORAS EXTRAS

RESOLUCIÓN DISTRIBUYENDO EMPLEOS EN LA PLANTA DE

044
PERSONAL

044 RESOLUCIÓN PAGANDO SUBSIDIO

044 RESOLUCIÓN CONCEDIENDO PERMISO

044 RESOLUCIÓN MODIFICANDO RESOLUCIÓN

044 RESOLUCIÓN REUBICANDO EMPLEO

044 RESOLUCIÓN RECONOCIENDO Y PAGANDO GASTOS

044 RESOLUCIÓN RECONOCIENDO VIÁTICOS

044 RESOLUCIÓN TRASLADANDO FUNCIONARIO

044 RESOLUCIÓN PRIMA TÉCNICA

044 RESOLUCIÓN ASIGNACIÓN FUNCIONES EMPLEO

RESOLUCION ESTABLECIENDO EMPLEOS QUE INTEGRAN LOS

044
GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO

044 RESOLUCIÓN LISTA ELEGIBLES

044 RESOLUCIÓN TELETRABAJO

RESOLUCIÓN DESIGNA LOS MEJORES EMPLEADOS CARRERA

044
ADMINISTRATIVA Y DE LIBRE NOMBRAMIENTO

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 044 RESOLUCIÓN DEROGANDO RESOLUCIÓN

044 RESOLUCIÓN RECONOCE Y ORDENA PAGO PENSIÓN

044 RESOLUCIÓN ESCALAFÓN DE CARRERA

044 RESOLUCIÓN CREANDO GRUPO DE TRABAJO

044 RESOLUCIÓN PAGO EN DINERO DE COMPENSATORIOS

044 RESOLUCIÓN INCORPORANDO SERVIDORES PÚBLICOS

044 RESOLUCIÓN CORRIGE ERROR EN UN ACTO ADMINISTRATIVO

RESOLUCION PRORROGANDO NOMBRAMIENTO EN EMPLEO DE

044
CARÁCTER PROVISIONAL

044 RESOLUCION PRORROGANDO COMISION

044 RESOLUCION MODIFICACION RESOLUCION COMISION DE SERVICIO

COMUNICACIÓN INTERNA

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD CERTIFICADO LABORAL

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD DE PERMISO

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD DE VACACIONES

042 COMUNICACIÓN AUTORIZANDO VACACIONES

042 COMUNICACIÓN APLAZANDO VACACIONES

042 COMUNICACIÓN PAGO PRIMA DE VACACIONES

042 COMUNICACIÓN RELACIÓN HORAS EXTRAS

042 COMUNICACIÓN PAGO DE HORAS EXTRAS

042 COMUNICACIÓN AUTORIZACIÓN HORAS EXTRAS

042 COMUNICACIÓN LLAMADO DE ATENCIÓN

042 COMUNICACIÓN DE RESPUESTA A LLAMADO DE ATENCIÓN

042 COMUNICACIÓN CAMBIO DE FUNCIONES

042 COMUNICACIÓN AUTORIZACIÓN DE PERMISO

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD DE COMPENSATORIO

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 042 COMUNICACIÓN INFORMANDO INCAPACIDAD

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD DE LICENCIA

042 COMUNICACIÓN CONCEDIENDO LICENCIA

042 COMUNICACIÓN CONCEDIENDO COMPENSATORIO

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD INSCRIPCIÓN EN CARRERA

042 COMUNICACIÓN INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA

042 COMUNICACIÓN ACCIÓN DISCIPLINARIA

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD EVALUACIÓN DE ANTECEDENTES

042 COMUNICACIÓN REVISIÓN HOJA DE VIDA

042 COMUNICACIÓN DESIGNACIÓN DE FUNCIONES

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD DE CARNET

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD INGRESO PROGRAMA

042 COMUNICACIÓN DE RENUNCIA

042 COMUNICACIÓN DE NOTIFICACIÓN DE RESOLUCIÓN

042 COMUNICACIÓN INFORMANDO AUSENCIA

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD HORARIO FLEXIBLE

042 COMUNICACIÓN PRIMA TÉCNICA

COMUNICACIÓN PRORROGA DE COMISIÓN DE SERVICIOS LIBRE

042
NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN

042 CARTA DE COMPROMISO

042 COMUNICACIÓN CAPACITACIÓN

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD CREAR EMPLEO

042 COMUNICACIÓN SUPRESIÓN DE EMPLEO

042 COMUNICACIÓN COMISIÓN DE ESTUDIOS

042 COMUNICACIÓN INFORMANDO MODIFICACIÓN DE RESOLUCIÓN

042 COMUNICACIÓN DESCUENTOS DE NOMINA

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 042 COMUNICACIÓN PROVEER EMPLEO

042 COMUNICACIÓN AUTORIZANDO DESCUENTOS

COMUNICACIÓN SOLICITUD VERIFICACIÓN LISTAS ELEGIBLES PARA

042
PROVISIÓN DE EMPLEO

042 COMUNICACIÓN DE NO ASISTENCIA

042 COMUNICACIÓN LIQUIDACIÓN DE VACACIONES

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD VALORACIÓN MEDICO

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD RESOLUCIÓN

042 COMUNICACIÓN BONIFICACIÓN POR SERVICIOS PRESTADOS

042 COMUNICACIÓN AGRADECIMIENTO VINCULACIÓN

042 COMUNICACIÓN INVITANDO A CONCURSO DE CARGO

042 COMUNICACIÓN CONCERTACIÓN COMPROMISOS

042 COMUNICACIÓN DE SOLIDARIDAD

042 COMUNICACIÓN ACTUALIZACIÓN DE DATOS

042 COMUNICACIÓN CONSTANCIA PAZ Y SALVO

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD PAGO DE SALARIO

COMUNICACIÓN INFORMANDO NOVEDADES FONDO DE

042
FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DE LA JUSTICIA FEJ

FORMATO VERIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

042
INTERNA

042 COMUNICACIÓN INCORPORACIÓN EMPLEO

042 COMUNICACIÓN INFORMANDO PERDIDA DE DOCUMENTOS

042 COMUNICACION INTERNA SOLICITANDO CDP

042 COMUNICACIÓN SOLICITUD AUXILIO ECONOMICO EDUCATIVO

COMUNICACIÓN DE MODIFICACIÓN RESOLUCIÓN DE COMISIÓN DE

042
SERVICIOS

042 COMUNICACIÓN TELETRABAJO

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 COMUNICACIÓN EXTERNA

043 COMUNICACIÓN DESIGNACIÓN JURADO DE VOTACIÓN

043 COMUNICACIÓN SOLICITUD RETIRO DE CESANTÍAS

043 COMUNICACIÓN TRANSFERENCIA CUENTA DE AHORRO

043 COMUNICACIÓN AUTORIZANDO RETIRO DE CESANTÍAS

043 COMUNICACIÓN COMISIÓN DE SERVICIOS

CERTIFICADOS

045 CERTIFICADO VERIFICACION DERECHO PREFERENCIAL

045 INCAPACIDAD

045 CERTIFICADO AVANCE DE CESANTÍAS

045 CERTIFICADO DE VOTACIÓN

045 CERTIFICADO DERECHO AUTOR

ANEXO 2

Protocolo de Digitalización de Contratos

OBJETIVO:

Describir las actividades que se realizarán en el proceso de digitalización de los Contratos

que se encuentran en el Archivo de Gestión del Grupo de Gestión Contractual del
Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable a los expedientes de Contratos activos del Departamento

Administrativo de la Función Pública (DAFP), que inicia con la apertura de Contratos o la
actualización de los ya existentes, hasta su ingreso en el servidor designado como
repositorio, y posteriormente su almacenamiento y consulta en el Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo.

Versión 04 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

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PROCEDIMIENTO:

Consideraciones generales:

 Los expedientes de Contratos se encuentran organizados cronológicamente en el

archivo de gestión del Grupo de Gestión Contractual, y se encuentran registrados
en el Formato Único de Inventario Documental.
 Los documentos por cada expediente (contrato) deben estar ordenados atendiendo
la secuencia propia de su producción, y foliados de manera consecutiva
independientemente del número de carpetas.
 La identificación de cada tipo documental está dada según la Tabla de Retención
Documental, y las descripciones específicas adicionales para cada una de ellas en
el caso que aplique.
 El proceso antes del archivo final con OCR y PDF/A se trabaja localmente en el PC
del usuario en una carpeta temporal de su preferencia.
 Los expedientes digitalizados de Contratos activos con OCR y formato PDF/A están
disponibles en:

\\Yaksa\12002ggc\2018\TRD\CONTRATOS_DIGITALIZADOS

Nuevos Expedientes

Con base en el expediente físico se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Preparación de la documentación:

1.1. Se debe retirar de los documentos a digitalizar, los materiales existentes

como clips, ganchos de cosedora o similares.

1.2. Verificar que la foliación del documento(s), se encuentre de manera

consecutiva y sin saltos o faltantes.

2. Captura de la imagen:

2.1. Iniciar la aplicación o programa de digitalización.

Versión 04 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

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 2.2. Por cada expediente físico se crea una carpeta en el PC con el fin de
almacenar el PDFA de la carpeta. La identificación de dicha carpeta se debe
realizar de la siguiente manera:

Ejemplo: CONTRATO_001_2018_LAURA_RODRIGUEZ

2.3. Iniciar digitalización atendiendo las instrucciones del software de

digitalización.

2.4. Finalizado el proceso de digitalización, se valida la calidad y legibilidad de

cada archivo, y se realizan las correcciones correspondientes según
especificaciones técnicas.

2.5. Finalizado el proceso de digitalización, se valida la calidad y legibilidad de

cada archivo formato PDF/a y opción de búsqueda (OCR).

2.6. Los documentos físicos deben ser almacenados en su unidad de

conservación original (carpeta).

Aspectos técnicos:

 La resolución de la digitalización de los documentos debe realizarse entre 200dpi y

300dpi.
 Siempre que sea posible se debe digitalizar en imagen Blanco y Negro; en caso que
el documento no sea legible en blanco y negro (fotos, documentos personales y
formularios), estos se deben digitalizar en escala de grises.
 En algunos casos es necesario ajustar el brillo conforme al documento para una
mejor legibilidad.
 Realizar los procesos de limpieza de imagen para facilitar la consulta y lectura de
los documentos.
 El proceso de digitalización debe ajustarse a la medida del original al 100%.
 Los documentos deben ser digitalizados en formato PDF/A.
 Verificar la posición de las hojas sobre la bandeja del SCANNER antes de iniciar el
proceso de digitalización, con el fin de evitar errores y reproceso.

Versión 04 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia.

Fecha: 2019-06-10 La versión vigente reposa en el Sistema Integrado de Gestión (Intranet). 20