-CAPACITACIÓN-

TEMÁTICA CERO PAPEL

 Objetivo de la Capacitación

Proporcionar herramientas, contexto cultural y otros insumos que

coadyuven para que las entidades puedan reducir demandas de papel
en actividades administrativas e implementación de política de cero
papel.
Da click en la siguiente
imagen para ver un video
introductorio a la temática de
Cero papel antes de
continuar.
Alcance de la Capacitación

Promover la implementación de oficinas cero

papel

Con el propósito de que las buenas practicas

promovidas se extiendan a todas las
dependencias de la entidad.

Alimentar una primera etapa en la

implementación de la iniciativa cero papel,
comenzando con los recursos, tecnología y
condiciones disponibles actualmente en la
entidad.
Que es Cero Papel

Una reducción
sistemática del uso del
papel mediante la
sustitución de los
flujos documentales en
papel por soportes y
medios electrónicos.
 Impactos esperados de la iniciativa

•Costos papel •Consumo de madera Horas hombre

•Costos impresión •Contaminación agua dedicadas a
•Costos Gastos de energía localización y gestión
almacenamiento •Generación de de documentos
•Costos de consulta desechos Perdida de
•Costos de transporte y conocimiento
AMBIENTAL Flujos de información
distribución
ineficientes
ECONÓMICO
DE EFICIENCIA
Beneficios que se esperan obtener al
implementar oficinas cero papel
 Ahorro significativo al reducir el consumo de papel

809 mil
servidores
públicos**
Consumo Anual Ahorro
per cápita * Aproximado***

$631 millones
diarios
•20.000 toneladas
• 25 Kg x año
• Se estima que en impresiones
• 4 mil hojas x 3l 35% de las innecesarias
año impresiones se
• 20 hojas/día desechan casi de
inmediato

* http://earthtrends.wri.org/ estadística año 2005

** Departamento Nacional de Estadística – DANE año 2010
*** Informe 2009 de impresión del gobierno", Lexmark y O'Keeffe & Company, Marzo de 2009
MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL

CIUDADANOS Y OTRAS ENTIDADES

ORGANIZACIONES
Canal Canal
presencial electrónico SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

SEDE ELECTRÓNICA
e- Buzón
e-registro e-consulta
notificación virtual Interoperabilidad

ENTIDAD
GESTIÓN DOCUMENTAL FUNCIONARIO
Expediente
Corresponden
electrónico Preservación
cia (entrada - y Acceso
(físico –
salida)
electrónico)

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GESTIÓN DE
TRÁMITES Y Talento
Financiera Contratación
humano Otros
PROCESOS
Interoperabilidad

PLATAFORMAS Y SOLUCIONES TECNOLÓGICAS COMUNES

 Características mínimas de un documento electrónico para
reemplazar un documento físico según ISO 15489

Puede ser localizado,

recuperado, presentado
Su contenido es e interpretado.
El documento esta una representación Su presentación debe
completo y no ha completa y precisa mostrar la actividad u
Es lo que afirma sido alterado. de las operaciones, operación que lo produjo
ser; ha sido creado Se deben limitar las actividades o los Identificar en el contexto
o enviado por la adiciones o hechos de los que amplio de las
persona de la cual anotaciones da testimonio y al actividades y las
se afirma que lo ha posteriores a su que se puede funciones de la
creado o enviado creación. recurrir en el curso organización
ha sido creado o Cualquier anotación, de posteriores Mantener vínculos entre
enviado en el adición o supresión operaciones o documentos que reflejan
momento en que se autorizada debe actividades secuencias de
afirma dejar evidencia. actividade

AUTENTICIDAD INTEGRIDAD FIABILIDAD DISPONIBILIDAD

COMO HACER REALIDAD LA OFICINA CERO PAPEL

Cuatro componentes principales:

1. Los procesos y procedimientos

2. La cultura organizacional

3. El componente normativo y de gestión

documental

4. El componente de tecnología
Pasos de acción en las entidades según los niveles de
maduréz:
Se recomienda seguir las siguientes
indicaciones básicas:
 Promoción de buenas prácticas para
reducir el consumo de papel

Usar el Papel en forma racional Promover la implementación de

herramientas de tecnología.
Elementos clave para
monitorear el avance de
buenas practicas de
reducción del consumo
de papel:
 l a le c c ió n:
Fin de
C er o Pa p e l
t ic a d e
Temá