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TECNOLOGO EN GESTION DE MERCADOS

EVIDENCIA 03 - AP 11
PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE
DIFUSIÓN

APRENDIZ QUE PRESENTA


JHONY GILBERTO ALVAREZ GONZALEZ

INSTRUCTORA
ANA MARÍA PERDOMO ÁLVAREZ
Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.

1. Determinar el tipo de evento a realizar

El tipo de evento a realizar es el de esta en comprendido en la clasificación de Mega


evento: “La semana del seguimiento y control” en alianza con las cámaras de
comercio de las principales ciudades.

2. Establecer los requerimientos del evento


Nombre: Primera semana del seguimiento y control

Objetivo general: En este caso el evento tiene como principal objetivo


ponderar la marca Sevicol Ltda y sus líneas de negocio con las que atiende
los elementos más importantes de la seguridad como son el seguimiento y
control de los procesos de una empresa cliente. Es posicionar en el
recordatorio de los clientes potenciales a Sevicol como un aliado no solo en
la seguridad tradicional sino en procedimientos tecnológicos que permiten
minimizar los riesgos al tener una mejor administración de estos.

Objetivos Específicos:
 Fortalecer la relación con los proveedores o aliados estratégicos
entregándoles la oportunidad de posicionar sus marcas.
 Captar la atención de clientes actuales y potenciales hacia la
implementación de herramientas tecnológicas en sus procesos de
seguridad, producción, ventas etc.
 Ser la primer empresa de seguridad en crear un mega evento
nacional, aunque inicia en primer lugar en Bucaramanga.

Estructura del evento: Primera semana del seguimiento y control

- Conferencias: Durante los días del evento se dictarán conferencias


que mostraran cuáles son las herramientas tecnológicas más usadas en el
mundo para atender esta necesidad. Los expositores serán los directivos y
expertos de los aliados estratégicos (proveedores de las marcas con las que
actualmente Sevicol trabaja) y adicional algunos invitados externos
reconocidos.

- Sala de Explosiones: En un espacio especial se podrán instalar


varios módulos que servirán de stand comercial para que las diferentes
marcas que se hayan unido al proyecto puedan exponer sus novedades
tecnológicas, las cuales ofrecen a través de Sevicol Ltda.
Costo Aproximado del evento: Incluyendo imprevistos: $37.650.000

Diseño de la imagen y el concepto

El diseño de la presentación con la que se va a promocionar el evento tiene


un fondo de muro que pretende mostrar que es algo que aún está en
construcción en nuestro entorno y que definitivamente hay que darle cada día
más mayor importancia.

Los colores que se han usado son colores corporativos de Sevicol

La lupa siempre ha representado la posibilidad de ver cosas más en detalle


y la sombrilla y la copa son los símbolos usados para embarcar mercancía
normalmente y las líneas verticales que se encuentras dentro de la lupa
representan el control de las operaciones en mayor detalle y medida.
3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que se necesita

Para el caso del evento de la Primera semana del seguimiento y control los
insumos, materiales y equipos que se requieran son muy pocos ya que la
infraestructura y logística del evento se le contrata completa a la cámara de
comercio. Los aliados y proveedores de tecnología que participarán en el evento
tendrán a su cargo y en coordinación con el área de logística de la cámara de
comercio instalaran sus puntos de exhibición. Sevicol Ltda no cobra a sus
aliados por la participación en el evento entendiendo que dicha participación esta
limitada al espacio que tenga el salón de exposiciones.
5. Elaborar un plan de protocolo del evento

Para poder definir el equipo de trabajo que atenderá las diferentes acciones
del plan de protocolo del evento es importante que el gestor de mercados o
líder comercial tenga una orientación gregaria, es decir que le guste trabajar
en equipo ya que esto es de vital importancia para asegurar el éxito del
evento.

Dentro de una organización existen varios tipos de saberes y competencias,


cada uno de estas personas son especialistas en lo que hacen y su
integración hace que todo tenga un final exitoso.

Para seguir la línea de lo ya expuesto es importante contar con un equipo


interdisciplinario que puede estar compuesto por los siguientes
colaboradores y cumpliendo las siguientes funciones para la instalación del
evento:
- Para el desplazamiento del stand al lugar de exposición se requiere
del departamento de logística y transportes quienes asignan personal y el
vehículo para que puedan trasladar todo lo necesario para el evento.
- Para la instalación de los equipos de tecnología es importante la
presencia de los ingenieros de sistemas del departamento de Tics quienes
instalan pantallas, cámaras, luces y demás accesorios electrónicos que
comúnmente se lleva a un stand, así como los videos rotativos del servicio a
lanzar.
- La presencia de caninos es controlada por la dirección operativa y
asigna los caninos disponibles para la presentación, su transporte y personal
responsable de su cuidado y de su guía al interior del recinto.
- El área de mercadeo hace presencia con todo lo relacionado a la
exhibición de la marca y de servicios de la empresa. Dota el puesto de los
volantes y portafolios necesarios y de los detalles que se regalan
comúnmente a los visitantes del stand.
- La dirección comercial hace presencia con los consultores que están
especializados en análisis de riesgos y evaluación de los probables
esquemas de seguridad que eventualmente se puedan interesarle a los
asistentes al stand y que se interesan por el servicios GPS a personas, son
quienes levantan la base de datos de personas o empresas interesadas en
el servicio para su posterior seguimiento comercial.
- La gerencia participa, dependiendo el nivel del evento, asistiendo
personalmente al recinto y hacer contactos de ese nivel o asignando a algún
directivo de la organización para acompañar el stand si esto fuera necesario.
Programa de reunión de seguimiento, definiendo cada uno de los
puntos que se desarrollaran del protocolo
Para el caso de este evento se programaran reuniones antes, durante y
después del evento en donde se definen cada punto a desarrollar es previa
al evento ya que el día cero del evento es el punto en donde todo debe estar
listo para iniciar.

Es importante determinar mínimo dos


reuniones previas con el propósito de
determinar acciones a seguir y el
cumplimiento de los compromisos que
conllevaran a la exitosa ejecución del
evento.

En cada reunión se levantará un acta en donde el líder comercial estará


liderando y vigilando el cumplimiento del cronograma y a su vez reportando
a la gerencia los avances del proyecto. Siempre por regla se realizará la
última reunión con la presencia de la gerencia para ultimar detalles y
responsabilidades y se realizará seguimiento a la asignación de tareas en
todas las instancias del evento con esta tabla de asignación de actividades a
cumplir
6. Plan de relaciones públicas del evento y su difusión

7. Evaluación
Plan de presentación del servicio
De acuerdo a la descripción del servicio al que se le ha dedicado este proceso
formativo la difusión del nuevo servicio se efectuará teniendo en cuenta los niveles
de comunicación interna y externa que actualmente Sevicol Ltda mantiene con sus
clientes y colaboradores.
Nivel interno
1. Definición y detalle del servicio
El servicio consta de dos componentes importantes en su oferta. El primero
que sería la parte de producto, es la compra por parte del cliente del equipo
GPS que va a ser instalado. Este tipo de producto lo clasificaríamos como un
producto o bien de especialidad debido a que es tangible y su uso o
destinación tiene características únicas. Esta parte del servicio tiene un pago
único que corresponde al valor del equipo y su instalación.

La otra parte de esta propuesta está compuesta por un servicio que siendo
intangible tiene la capacidad de entregar los beneficios mencionados en la
propuesta de valor que se le presenta al cliente al inicio de la gestión
comercial.
Este servicio hace
referencia a la utilización
de la plataforma de
monitoreo satelital en la
que Sevicol Ltda, le crea
un usuario especifico con
los permisos y perfiles
exclusivos del cliente y
configura su utilidad de
acuerdo a las condiciones
y perfil que el cliente quiera
hacer apoyado por el soporte y asesoría de los expertos de la empresa. Este
componente del servicio tiene un valor que el usuario debe pagar
mensualmente por el uso de la plataforma durante la vigencia del contrato
firmado entre el con la empresa de seguridad.
A continuación relacionamos la ficha técnica del equipo utilizado en este
nuevo servicio

Diagrama de la propuesta del servicio

2. Capacitación a fuerza de ventas de Sevicol Ltda


Toda la fuerza de ventas comercial debe conocer de primera mano el uso y
detalles mínimos del servicio, es así como van a ser fortalecidos los argumentos
de ventas o beneficios que todo cliente usuario del mismo requiera escuchar para
tomar una decisión.
Además del conocimiento en el análisis de riesgos que debe tener cada consultor
comercial de la compañía se deben capacitar en el manejo de la plataforma para
lo cual se ha desarrollado un manual de administrador que servirá para consulta
permanente por parte de los comerciales.
Información a los colaboradores de otras áreas (administrativas y operativas)
A través de la página web:

A través de redes sociales:

A través de la App Sevicol


Nivel Externo
Clientes, prospectos y presencia en medios.
En temas de publicidad se van a abarcar tres tipos de objetivos expresados en el
siguiente diagrama en donde tenemos acciones a desarrollar para cada uno

Para lograr lo anterior se compondrá un plan de medios alrededor de este


servicio que permita a la fuerza de ventas reforzar la argumentación
comercial en el momento de la entrevista con el prospecto.
Alianzas y relaciones con agremiaciones públicas y privadas
Celebración de un contrato comercial
Proceso de negociación Sevicol Ltda.
Cada paso del proceso de la negociación está contenido en el siguiente cuadro

Es importante que todo el proceso contractual se inicie una vez el cliente aprueba
la propuesta comercial presentada y se procede a realizar los siguientes pasos para
llegar a la firma del contrato comercial.
Este tipo de contratos que realiza sevicol Ltda es un tipo de contrato de servicios de
seguridad de tipo bilateral en donde se expresan no solamente el objeto del contrato
sino las obligaciones que las partes contraen al momento de firmar dicho contrato.
Formalización del proceso de negociación a través de la firma de un contrato