Fecha Rev:

JUL/2019
MANUAL DE OPERACIONES Nº Revisión:
00
AMORTIGUADORES,
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DIRECCIÓN

1. Objetivo

Verifica la existencia de insumos y bienes propiedad de la Organización a fin de contar con un documento que
contribuya a la mejor toma de decisiones en la adquisición de los mismos.

2. Alcance

Inicia con la elaboración del plan de trabajo a ejecutar antes del inicio de la toma de inventario hasta la elaboración
del informe de resultados del inventario.

3. Documentos de referencia

 No aplica

4. Registros aplicables

 Programa de Trabajo
 Listado de Artículos a inventariar
 Vale de Resguardo
 Toma de Inventario
 Informe Final

5. Desarrollo

No. Tareas

Fase de preparación del inventario – pre-inventario

Definir el tipo de conteo a realizar:
 Inventario Físico: Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
1.
 Inventario Final: Este se realizará cuando se concluya un desarrollo.

Elaborar un Programa de Trabajo para el levantamiento del inventario de bienes de activo fijo y/o muestreo físico
2.
Elaborar oficio sobre el levantamiento del inventario y/o muestreo físico y envía con el programa a la Dirección de
3. Administración y Finanzas para su autorización.

Genera Listado de Artículos a Inventariar a través del Vale de Resguardo o registros del control de inventarios. Deben
estar plenamente identificados los artículos, junto con la unidad de criterio en las magnitudes y/o unidades de medida
4.
de los bienes.

Se destinan las personas que van a participar en el proceso de inventario.

5.

Elaboró Revisó Autorizó

Nombre y puesto Nombre y puesto Nombre y puesto

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No. Tareas
Divulga e instruye al personal de la forma como se va a proceder para la toma física de inventario en aras de la
6. eficiencia, eficacia y la economía de la empresa.

Ordenar previa y adecuadamente las existencias para facilitar un efectivo conteo. En la medida de lo posible, de tal
7.
manera que se encuentren en un solo sitio cada bien y no disperso por varios sitios.
Coordinador del levantamiento debe verificar el pre-inventario para que las áreas o secciones a inventariar se
encuentren debidamente adecuadas y organizadas.
8.
Nota: El Almacenista deberá hacer un corte de existencias antes del inventario, considerando los movimientos de
entradas y salidas que correspondan al periodo en el que se va a hacer el inventario.

Preparar formatos de Toma de Inventario para cada uno de los participantes.

9.
Nota: no deben incluir cantidades ni valores que se encuentran registrados en el sistema Comercial.
Fase de Conteo Físico – Inventario
A cada grupo de conteo se le indicará el área por la cual debe iniciar y en cual termina.
10.
Se procede a entregar a cada grupo la papelería (Toma de Inventario, Listado de Artículos a Inventariar y stikers) y
11. demás implementos de trabajo necesarios.

La persona a cargo del conteo verifica y dicta al anotador el número de identificación seguido de toda la información
12. del bien (descripción genérica del bien, código que lo identifica, estado del bien, etc.).

Luego, adhiere el stiker con la fecha de la toma de inventario.

13.
El anotador por su parte, verifica que aparezca registrado el bien y traslada al formato Toma de Inventario el número
de identificación, anota en esta misma la información que no aparezca en los listados o que sea errada (marca,
modelo, número de serie, descripción, etc.) y toma nota del estado del bien haciendo las observaciones que estime
convenientes.

Nota: Si el bien no figura, procede a relacionarlo en formato Toma de Inventario diligenciando todas y cada una de
14.
las casillas plasmando toda la información inherente, según aplique al tipo de bien.
Los registros deben ser claros, concisos, legibles y no presentar tachones ni enmendaduras.
Si hay lugar a correcciones en las planillas por su mal diligenciamiento, el coordinador es la única persona autorizada
para anular el registro y convalidarlo correctamente en la línea siguiente o al final de la misma o en planilla separada
destinada para tal fin.

Una vez finalizada la toma, el contador y anotador plasman su firma con nombre completo en las planillas
15. respectivamente y las entregan al coordinador.

El coordinador verifica el correcto diligenciamiento de las planillas y plasma en ellas también su firma y nombre.
16.
El coordinador procede a cotejar el resultado de los dos conteos y en caso de presentarse diferencias, hace las
17. verificaciones del caso personalmente en compañía de alguno de los participantes.
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No. Tareas
A criterio del coordinador, puede efectuar las pruebas que estime convenientes para garantizar la veracidad del
18. proceso.

Finalmente, los coordinadores consolidan la información y entregan los formatos Toma de Inventario al Administrador
19. de Obra.

Fase Final- Post-inventario

Se procede a hacer las conciliaciones entre el conteo físico y el kárdex y/o controles por documentos que se posea
20. de los mismos.

El Coordinador del levantamiento a cargo recopilar, organizar y clasificar la información resultante del inventario
físico. Junto con el Almacenista a cargo del control, custodia y salvaguarda de los bienes, procederán a cotejar la
información obtenida en el inventario con la registrada en los controles que tengan sobre los bienes, teniendo en
21.
cuenta que se debe verificar y complementar el historial de cada bien para su plena identificación, según aplique en
cada caso.

Una vez cotejado el inventario y obtenido el inventario valorizado, se procederá a elaborar el Informe Final con destino
a la Director de Operaciones y Director Administración y Finanzas, el cual debe contener los resultados obtenidos,
22. observaciones, sugerencias y conclusiones que obtuvo de todo el proceso. Sin olvidar que las diferencias
importantes, deben ser adecuadamente soportadas por el personal que custodia el inventario.

Finalmente, el Gerente de Contabilidad en coordinación con el Almacenista a cargo del control, custodia y
salvaguarda de los bienes, determinan los ajustes a que haya, para concluir con la emisión del listado definitivo de
23.
inventario de bienes del ente económico

FIN

6. Anexos

No aplica

7. Control de cambios

NO. REVISIÓN FECHA MOTIVO

00 Mayo 2019 Nueva creación