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APRESENTAÇÃO
Copyright © 2013. AGU – ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
Qualquer parte desta obra poderá ser reproduzida, desde que citada à fonte.
ADVOGADO-GERAL DA UNIÃO
Grupo de Trabalho instituído pela Portaria nº 394, de 05.09.2012, Boletim de Serviço nº 36, de
06.09.2012.
Membros:
Alex de Aquino Faro
Angela Maria Alves de Lima
Claudio dos Santos Pinto
Danton de Freitas Azevedo
Egle Maria Andrade de Souza Fukagawa
Marco Antonio Rodrigues Pieroni
Marcos Paulo Alves Decicco
Paulo Henrique Moreira Campos
Rodrigo do Canto Cardoso
Thiago de Jesus Rosa
Convidados:
Roberto Carlos de Brito
Paulo de Tarso Bello de Souza
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO
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contratual decorrentes dos gastos da empresas em licitações e contratos, na
contratada com sua estrutura forma da lei.
administrativa e organizacional e com
o gerenciamento de seus contratos, 1.17. GLOSA: eventual
calculados mediante incidência de cancelamento, parcial ou total, de
percentual sobre o somatório da valores ou parcelas indevidas.
remuneração, encargos sociais e
trabalhistas e insumos diversos e de 1.18. GUIA DA PREVIDÊNCIA
mão de obra, tais como: SOCIAL: é o documento hábil para o
recolhimento das contribuições sociais
a. funcionamento e manutenção a ser utilizado pela empresa,
da sede, como aluguel, água, luz, contribuinte individual, facultativo,
telefone, IPTU e outros; funcionário doméstico e segurado
b. pessoal administrativo; especial.
c. material e equipamentos de 1.19. INSUMOS DIVERSOS: custos
escritório; decorrentes de materiais e
d. supervisão de serviços; equipamentos efetivamente utilizados
na prestação dos serviços.
e. seguros.
1.20. INSUMOS DE MÃO DE OBRA:
1.13. ENCARGOS SOCIAIS E custos decorrentes de benefícios
TRABALHISTAS: são os custos de oferecidos aos funcionários, tais como:
mão de obra decorrentes da legislação vale transporte, vale alimentação,
trabalhista e previdenciária, estimados seguro de vida, seguro saúde e outros.
em função das ocorrências verificadas
na empresa e das peculiaridades da 1.21. LUCRO: é o ganho decorrente
contratação, calculados, em geral, da exploração da atividade econômica,
mediante incidência de percentual calculado, em geral, mediante
sobre a remuneração. incidência de percentual sobre a
remuneração, encargos sociais e
1.14. FISCAL DE CONTRATO: trabalhistas, insumos diversos e de
servidor, que, preferencialmente, mão de obra e despesas operacionais
detenha conhecimento técnico do e administrativas.
assunto, indicado pela área
demandante dos serviços ou produtos 1.22. MEDIÇÃO: é a atividade de
e designado pelo titular da comparar uma quantidade com um
Superintendência de Administração padrão pré-definido.
(SAD) para ser encarregado do
acompanhamento, fiscalização, ateste 1.23. ORDEM DE SERVIÇO: é o
das faturas ou notas fiscais e pela documento utilizado para a solicitação,
conferência dos produtos ou serviços acompanhamento e controle de tarefas
prestados pela contratada, desde o relativas à execução dos contratos de
início até o término da vigência do prestação de serviços, especialmente
contrato. os de tecnologia da informação, que
deverá estabelecer quantidades
1.15. FISCAL SUBSTITUTO: servidor estimativas, prazos, custos e
indicado para atuar como fiscal do possibilitar a verificação da
contrato nos impedimentos eventuais e conformidade do serviço executado
regulamentares do titular. com o solicitado.
1.16. GARANTIA FINANCEIRA: 1.24. PLANILHA DE CUSTOS E
seguro que garante o fiel cumprimento FORMAÇÃO DE PREÇOS: detalha os
das obrigações assumidas por
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componentes de custo que incidem na vinculada à apresentação das
formação do preço dos serviços. propostas ou do acordo ou à
convenção coletiva que vincula o
1.25. PREPOSTO: pessoa indicada orçamento, no caso da primeira
para representar a Contratada na repactuação ou da última repactuação,
execução do contrato, sem que exista no caso de repactuação sucessiva.
a pessoalidade e a subordinação
direta. 1.31. REMUNERAÇÃO: é o salário
base percebido pelo profissional em
1.26. PRODUTIVIDADE: é a contrapartida pelos serviços prestados
capacidade de realização de com os adicionais cabíveis, tais como
determinado volume de tarefas, em hora extra, adicional de insalubridade,
função de uma determinada rotina de de periculosidade, de tempo de
execução de serviços, considerando serviço, de risco de vida e outros que
os recursos humanos, materiais e se fizerem necessários.
tecnológicos disponibilizados, o nível
de qualidade exigido e as condições 1.32. REVISÃO: instrumento previsto
do local de prestação do serviço. na alínea “d” do inciso II do art. 65 da
Lei 8.666, de 1993, cuja finalidade é
1.27. PROJETO BÁSICO OU TERMO recompor o equilíbrio econômico-
DE REFERÊNCIA: é o documento que financeiro do contrato ante a
deverá conter os elementos técnicos ocorrência de fatos imprevisíveis ou
capazes de propiciar a avaliação do previsíveis com consequências
custo, pela Administração, com a incalculáveis. Deve ser formalizado por
contratação e os elementos técnicos termo aditivo.
necessários e suficientes, com nível de
precisão adequado para caracterizar o 1.33. ROTINA DE EXECUÇÃO DE
serviço a ser contratado e orientar a SERVIÇOS: é o detalhamento (ordem,
execução e fiscalização contratual. especificações, duração e frequências)
das tarefas que deverão ser
1.28. REAJUSTE: decorre da executadas.
variação efetiva do custo de produção,
conforme preceituado no inciso XI do 1.34. SALÁRIO NORMATIVO: salário
art. 40 da Lei 8.666, de 1993, podendo estabelecido para determinadas
ser registrado por simples apostila. categorias profissionais, pertinentes à
Somente pode ocorrer mediante execução do contrato, por acordo,
previsão no edital e contrato, convenção ou dissídio coletivo de
decorridos, no mínimo, 12 (doze) trabalho.
meses da data da proposta ou
assinatura contratual. 1.35. SEFIP.RE: arquivo que o
Sistema de Cadastro e Folha de
1.29. REGISTRO: prontuário Pagamento de Pessoal (CFPP) gera
individualizado em que serão anotadas mensalmente para cada Órgão
todas as ocorrências relacionadas com (EMPRESA) que possua funcionários
a execução do contrato. do vínculo celetista, sem vínculo
empregatício ou serviço temporário, e
1.30. REPACTUAÇÃO: é o processo que contribuem mensalmente para o
de negociação que visa garantir a Regime Geral da Previdência Social.
manutenção do equilíbrio econômico-
financeiro do contrato em face da 1.36. SERVIÇOS CONTINUADOS:
variação dos custos dos serviços aqueles necessários à Administração
continuados, devendo estar previsto da AGU para o desempenho de suas
no instrumento convocatório com data atividades, cuja interrupção pode
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comprometer a continuidade de seu
funcionamento, e que tenham
contratação por mais de um exercício
financeiro.
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COMPETÊNCIAS DAS ÁREAS
CAPÍTULO II órgãos da Administração os valores
pagos pelos serviços e bens similares.
2. DAS COMPETÊNCIAS DAS
ÁREAS 2.1.5. Emitir nota técnica sobre
contratos e seus aditamentos.
As competências das Unidades
serão elencadas observando a origem 2.1.6. Encaminhar à área demandante
do contrato administrativo firmado pela e à área orçamentária e financeira, no
AGU. Assim, quando tratar-se de prazo de 5 (cinco) dias úteis, a partir
contratos celebrados em nível da assinatura do contrato, arquivos em
nacional, a competência será da PDF dos seguintes documentos:
Superintendência de Administração no contrato e respectivos anexos se
Distrito Federal (SAD/DF). Da mesma houver; proposta de preço e planilhas
forma, quando forem firmados se houver; Convenção Coletiva de
contratos em nível regional, a Trabalho (CCT).
competência será das
Superintendências de Administração 2.1.7. Cadastrar o contrato no Sistema
Regionais. SIASG, para publicação na imprensa
oficial.
Seção I
Área de Gerenciamento de 2.1.8. Encaminhar à Contratada Ofício
Contratos nas SAD’s de boas vindas, Anexo A via do
contrato assinado.
2.1.1. Manter atualizado o banco de
dados dos contratos administrativos 2.1.9. Buscar, com antecedência
firmados, de modo a contribuir para o mínima de 4 (quatro) meses da data
seu eficaz gerenciamento. de término do contrato, junto ao fiscal
e à área demandante informações a
2.1.2. Manter, permanentemente respeito da conveniência de se
atualizado, arquivo digital contendo prorrogar ou não a prestação dos
legislação, atos normativos e decisões serviços, mediante preenchimento do
do TCU relativas aos processos de “Formulário de Prorrogação
execução e fiscalização de contratos e Contratual”, Anexo B.
termos de parcerias.
2.1.10. Solicitar emissão da
2.1.3. Controlar, analisar e executar as certificação orçamentária ou nota de
atividades referentes à administração empenho.
de contratos, instruindo, quando for o
caso, quanto à prorrogação, 2.1.11. Elaborar as alterações
repactuação, revisão, reajuste de contratuais, providenciar assinaturas e
preço, acréscimo, supressão, por meio publicação na imprensa oficial e
de termos aditivos ou apostilamentos. encaminhar, via PDF, cópia do
contrato à área demandante, ao fiscal
2.1.4. Acompanhar a correlação entre do contrato e à área orçamentária e
o objeto do contrato e os valores financeira.
pactuados, a fim de que se mantenha
o equilíbrio econômico-financeiro da 2.1.12. Promover o controle das
relação contratual. garantias apresentadas pelas
empresas contratadas.
2.1.4.1. Buscar, quando
necessário, junto ao mercado e/ou
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2.1.13. Emitir, quando solicitado, pelo Simples Nacional, conforme
atestado de capacidade técnica, com legislação vigente.
base nas informações dos fiscais de
contrato. 2.2.4. Discriminar alíquotas e valores
para a devida retenção de tributos,
2.1.14. Acompanhar o conforme legislação pertinente, bem
cumprimento das disposições
como valor líquido a pagar, para fins
contratuais e propor a adoção de
providências legais que se fizerem de autorização do Ordenador de
necessárias ao titular da SAD, na Despesas.
hipótese de inadimplemento, baseada
nas informações dos fiscais de 2.2.5. Conferir os cálculos, verificar os
contrato. saldos de empenho e registrar os
valores em planilha de
2.1.15. Solicitar a indicação do acompanhamento de execução.
fiscal e do seu substituto à área
demandante da contratação do 2.2.6. Registrar os documentos nos
serviço. As indicações devem conter
Sistemas SIASG e SIAFI.
nome completo, CPF, matrícula
SIAPE, telefone, e-mail e lotação.
2.2.7. Manter permanentemente
2.1.16. Elaborar a Portaria de atualizado arquivo digital de todos os
designação do fiscal e do seu contratos, aditivos e alterações,
substituto, submeter à assinatura do Portarias de designação, propostas de
titular da SAD, para posterior preço, planilhas, Convenção Coletiva
publicação no Boletim de Serviços da de Trabalho (CCT), entre outros, para
AGU, Anexo C.
consulta sempre que necessário.
2.1.17. Providenciar o
cadastramento e posteriormente Seção III
encaminhar ao fiscal e ao seu Superintendência de Administração
substituto, via e-mail, a senha de (SAD)
acesso aos Sistemas SIAFI e SIASG.
2.3.1. Adotar providências ou aplicar
Seção II penalidades à contratada, com base
Área de Orçamento e Finanças nas nas informações prestadas pela área
SAD’s de gerenciamento de contratos.
2.2.1. Verificar se os valores faturados 2.3.2. Aprovar e publicar portaria de
estão em conformidade com o contrato
designação do fiscal e de seu
e se a Nota Fiscal foi atestada pelo
fiscal ou seu substituto e emitida substituto no BS.
dentro do prazo de sua validade.
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FICALIZAÇÃO DOS CONTRATOS
CAPÍTULO III juntamente com outros documentos
capazes de dirimir dúvidas, a respeito
3. DA FISCALIZAÇÃO DOS do cumprimento das obrigações
CONTRATOS assumidas pelas partes, e que o
auxilie no acompanhamento da
Seção I execução dos serviços contratados.
Do perfil do Fiscal
3.2.2. Acompanhar “in loco” a
3.1.1. A função de fiscal deve recair, execução do objeto do contrato,
preferencialmente, sobre servidores apontando as faltas cometidas pelo
que tenham conhecimento técnico ou contratado e, se for o caso, promover
prático a respeito dos bens e serviços os registros pertinentes no módulo do
que estão sendo adquiridos/prestados. SIASG destinado à fiscalização do
contrato.
3.1.1.1. Quando houver
necessidade de mudança do Fiscal ou 3.2.3. Elaborar registro próprio e
do seu substituto, a Área Demandante individualizado para cada contrato, em
deverá solicitar, via e-mail, à que conste o controle do saldo residual
Superintendência de Administração na e as informações das determinações
qual o Fiscal está vinculado, a necessárias à regularização das faltas,
alteração, visando a expedição de falhas ou defeitos observados.
nova Portaria de designação de fiscal.
3.2.4. Determinar a correção e
3.1.2. O servidor deverá ser readequação das faltas cometidas pelo
previamente comunicado pela chefia contratado e informar à respectiva
imediata da indicação para exercer o SAD quando as medidas corretivas
encargo de fiscal de contrato. ultrapassarem sua competência.
3.1.2.1. O servidor designado Seção III
para fiscalização de contratos deverá Das providências iniciais
ser capacitado e orientado para o
exercício de suas funções. Subseção I
Da documentação
3.1.2.2. O fiscal e seu substituto
deverão preencher o “Formulário 3.3.1.1. Ler atenta e
Cadastro para acesso de Operador”, minuciosamente todo o contrato e
Anexo D e encaminhar à respectiva seus aditivos, principalmente quanto a:
SAD, para o cadastramento nos
a. objeto da contratação;
Sistemas SIAFI e SIASG, a fim de
viabilizar o acesso a consultas b. forma de execução;
necessárias e a realização de c. forma de fornecimento de
medição. materiais e prazo de entrega ou
prestação dos serviços e quantitativo
Seção II
de funcionários, se houver;
Da competência do Fiscal
d. cronograma de serviços;
3.2.1. Armazenar em pasta eletrônica
e. obrigações da contratante e da
cópia do termo contratual e todos os
seus aditivos, apostilamentos e contratada, especialmente no que se
refere à CCT, que rege a relação entre
planilha de custos e formação de
funcionários e a categoria dos
preços atualizada, se existentes,
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profissionais empregadas nos serviços metodologia e os objetivos da
contratados. contratação, tais como: forma de
execução e controle; modo de
f. condições de pagamento;
recebimento e pagamento do objeto;
g. fiscalização; situações que implicam atraso no
h. sanções administrativas. pagamento; critérios para a alteração
dos preços; dentre outros.
3.3.1.2. Conhecer a proposta
comercial da contratada com todos os 3.3.2.4.1. Frisar a necessidade de
seus itens, condições e preços e ter constante atualização documental da
cópia da proposta de preço, Contratada, a fim de manter as
acompanhada, se for o caso, de condições de habilitação e o
planilha de custo e formação de preço, atendimento das exigências legais.
de relação de material ou
3.3.2.5. Caso haja alguma
equipamento.
lacuna, ambiguidade, contradição ou
3.3.1.3. Providenciar e arquivar dificuldade de compreensão das
com o restante da documentação obrigações contratuais, inserir
pertinente a relação nominal de todos disposições obrigacionais
os funcionários terceirizados que complementares de forma clara na ata
prestam serviços para a AGU, para os da reunião, que passará também a
contratos de prestação de serviços vincular as partes. Não é permitida a
com dedicação exclusiva. redução ou a ampliação de
obrigações das partes.
Subseção II
Da reunião inicial 3.3.2.6. É recomendável a
realização de reuniões com o
3.3.2.1. Após inteirar-se do representante da contratada sempre
contrato e seus anexos, avaliando-os que houver impasse na execução do
detalhadamente, promover reunião contrato, com seu devido registro em
inicial, devidamente registrada no Ata.
“Formulário Ata de Reunião”, Anexo
E, com o representante da Contratada, 3.3.2.7. Esclarecer que toda a
a fim de definir procedimentos para o comunicação entre a Fiscalização e a
perfeito desenvolvimento dos trabalhos Contratada será formalizada por
e dirimir as dúvidas porventura escrito, com confirmação de
existentes. recebimento.
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cumprimento integral das obrigações contrato, tais como: comercialização
pactuadas. de produtos, prestação de serviços,
dentre outros.
3.4.2. Esclarecer as dúvidas do
preposto ou representante da 3.4.9. Proibir, nos locais onde serão
Contratada, direcionando-as, quando executados os serviços, a
for o caso, à Superintendência de permanência de materiais,
Administração na qual o Fiscal está equipamentos e pessoas estranhas ao
vinculado. objeto do contrato.
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obrigações com funcionários, dentre 3.4.20. Atestar, quando for o
outros. caso, para fins de restituição da
garantia, que a Contratada cumpriu
3.4.15. Não atestar a Nota Fiscal integralmente todas as obrigações
enquanto não for cumprida a total contratuais, inclusive as trabalhistas e
execução, entrega ou correção dos previdenciárias.
bens ou serviços.
Seção V
3.4.16. Verificar se os serviços Dos Encaminhamentos
foram subcontratados.
3.5.1. O fiscal deve encaminhar à
3.4.16.1. Só será permitida a respectiva SAD as questões relativas à
subcontratação parcial do objeto (ao):
(nunca total) mediante previsão
a. comunicação para abertura de
contratual;
nova licitação ou proposta de
3.4.16.2. Na subcontratação não acréscimo nos casos possíveis, antes
há vínculo entre a Contratante (AGU) e de findo o estoque de bens ou o
a empresa subcontratada, fato que término da vigência do contrato;
torna de total responsabilidade da b. constatação da necessidade de
Contratada os problemas que advirem acréscimo e/ou supressão, observado
da execução pela parte sub-rogada. o limite máximo admitido por lei.
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a. no início da execução, exigir da a. quantidade de dias trabalhados
Contratada o preenchimento do efetivamente;
“Formulário Planilha de Controle de
Terceirizados”, Anexo J e da b. ocorrência de faltas ao trabalho.
Declaração de Nepotismo, Anexo K, Caso ocorram faltas sem cobertura, o
assim como manter atualizadas todas valor correspondente aos dias
as informações durante toda a constatados deverá ser glosado na
execução do contrato; fatura.
b. na sequência, solicitar a carteira c. se juntamente com as férias
de trabalho de cada funcionário foram pagos os salários e as
contratado pela empresa para gratificações correspondentes;
prestação dos serviços, de forma a
conferir o seguinte: d. se os salários foram pagos no
b.1. se o início do contrato de prazo previsto para pagamento e de
trabalho coincide com a data do acordo com o salário vigente na CCT.
exercício dos funcionários na AGU;
3.6.1.2. Deverá ser observada a
b.2. se a função registrada na data base da categoria, pois,
carteira é compatível com a independente da empresa ter
exercida; solicitado a repactuação e essa ter
b.3. se a remuneração não está sido analisada ou não pela
abaixo da apresentada na planilha contratante, é dever da empresa
de custo e formação de preço, em contratada pagar os salários dos seus
desacordo com o determinado na funcionários conforme o disposto em
CCT vigente para a categoria ou CCT vigente.
não devidamente segmentada em
salário base, adicionais e 3.6.1.3. As mesmas providências
gratificações; deverão ser tomadas, a qualquer
tempo, quando da contratação de
c. verificar se o número de novos funcionários, seja por
funcionários disponibilizados coincide substituição ou acréscimo da força de
com o número contratado; trabalho.
d. verificar se os direitos dos
funcionários previstos na CCT da 3.6.2. Para a devida conferência da
categoria estão sendo respeitados planilha de controle, o fiscal deverá
pela empresa contratada; exigir da empresa os seguintes
documentos, para os contratos de
e. conferir com a planilha se os prestação de serviço com dedicação
funcionários estão desempenhando as exclusiva de funcionários à AGU:
funções para que foram contratados;
a. cópia da folha de ponto de cada
f. verificar se os trabalhadores funcionário;
estão usando os EPI’s, quando
necessários; b. comprovante de pagamento de
salário, de vale transporte e de auxílio
g. acompanhar o cumprimento da alimentação de cada funcionário,
jornada de trabalho, das horas extras, quando devido;
da jornada de compensação e do gozo
das férias; b.1. Deverá ser observado nesses
comprovantes se os valores
3.6.1.1. Verificar, no início de apresentados estão compatíveis
cada mês, os seguintes pontos com os informados na planilha de
referentes ao mês anterior: custo de formação de preço
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apresentada pela contratada, que com irregularidade, o fiscal deverá
nunca deverá ser menor do que o notificá-la formalmente para regularizar
disposto na CCT vigente; a situação no prazo de 5 (cinco) dias
úteis, contados da data do
b.2. No caso do vale transporte,
recebimento da notificação.
independente do que consta na
planilha de custo e formação de 3.6.4. Vencido o prazo sem que a
preço apresentada pela contratada, empresa promova a regularização
o valor devido ao funcionário deverá devida, o fiscal deverá encaminhar
corresponder ao seu real custo de memorando à respectiva SAD
deslocamento. informando as ocorrências e contendo
c. verificar se a empresa realizou o cópia da notificação enviada à
recolhimento do FGTS e da empresa, para abertura de processo
contribuição do INSS do mês anterior de penalidade.
ao da prestação dos serviços, por
intermédio dos seguintes documentos: 3.6.5. Exigir ao término da vigência do
contrato continuado com dedicação
c.1. cópia do protocolo de envio de exclusiva os comprovantes de
arquivos emitido pela conectividade quitação das verbas rescisórias
social (GFIP), com o código NRA trabalhistas.
coincidente ao código constante no
Arquivo SEFIP, Anexo L; Seção VII
c.2. cópia da Guia de Recolhimento Da fatura e da nota fiscal
do FGTS (GRF) e da Guia de
Previdência Social (GPS), com 3.7.1. As notas fiscais deverão ser
autenticação mecânica ou entregues pela contratada à Unidade,
acompanhada do comprovante de mediante registro protocolado. Ao
recolhimento bancário ou do receber a nota fiscal/fatura, o fiscal
comprovante emitido pela internet. deverá:
Não será considerado válido o a. preencher o “Formulário de
agendamento de pagamento; Solicitação de Pagamento”, Anexo M,
c.3. cópia da relação dos e providenciar a autuação do processo
trabalhadores constantes do arquivo ou encaminhar ao setor responsável;
SEFIP (Relação de funcionários); b. para os contratos de prestação de
c.4. conferir os nomes constantes na serviços continuados, abrir um
SEFIP com os nomes dos processo de pagamento para cada
funcionários que prestaram serviços mês;
para a AGU no mês a que se refere. c. Quando os contratos forem com
d. exigir a Certidão Negativa de dedicação exclusiva de mão de obra,
Débito junto ao INSS (CND), a exigir os encaminhamentos constantes
Certidão Conjunta Negativa de Débitos da Seção V, do Capítulo III, deste
relativos a Tributos Federais e à Dívida Manual.
Ativa da União, o Certificado de
Regularidade do FGTS (CRF) e a 3.7.2. O fiscal deve conferir a
Certidão Negativa de Débitos documentação entregue pela
Trabalhistas (CNDT), sempre que contratada utilizando o “Formulário
expire o prazo de validade. Check List”, Anexo N, os dados da
Nota Fiscal/Fatura, a fim de verificar se
3.6.3. Caso a empresa deixe de há alguma divergência com relação ao
apresentar os documentos elencados serviço prestado, erro ou rasura,
nos itens anteriores ou os apresente adotando as medidas necessárias
para a solução da pendência
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detectada, antes de atestá-la e respectiva SAD relatório apontando
encaminhá-la para pagamento. Deve todas as
ser verificado ainda se: irregularidades/impropriedades
detectadas juntamente com a cópia do
a. as condições de pagamento do
documento de notificação da
contrato foram obedecidas;
contratante e as justificativas
b. o valor cobrado corresponde apresentadas, quando existirem.
exatamente àquilo que foi fornecido;
3.8.2.1. O fiscal deverá relatar todos
c. existem elementos que
os fatos ocorridos de forma a
justifique o desconto do valor da Nota
possibilitar à respectiva SAD o devido
Fiscal/Fatura;
enquadramento da
d. foi observado o que dispõe o irregularidade/impropriedade na
contrato nos casos de instalação ou legislação aplicável.
teste de funcionamento;
Seção IX
e. a Nota Fiscal tem validade e
Das vedações ao Fiscal
está completamente preenchida.
3.9.1. É vedado ao fiscal praticar atos
3.7.3. Procedidas as verificações, o
de ingerência na administração da
fiscal deverá atestar se a prestação do
contratada, tais como:
serviço ou o recebimento dos bens
está de acordo com o contrato. a. exercer o poder de mando
sobre os funcionários da contratada,
Seção VIII
devendo reportar-se somente aos
Das penalidades
prepostos ou responsáveis por ela
3.8.1. Quando constatada alguma indicados, exceto quando o objeto da
irregularidade ou falta cometida pelo contratação prever o atendimento
contratado, preencher o “Formulário direto, tais como nos serviços de
Solicitação de Esclarecimentos e recepção e apoio ao usuário;
Providências” (SEP), Anexo I, e enviá-
b. direcionar a contratação de
lo à Contratada, com aviso de
pessoas para trabalhar nas empresas
recebimento, solicitando a
contratadas;
regularização, correção ou
readequação das faltas constatadas c. promover ou aceitar o desvio de
durante a execução, estipulando para funções dos trabalhadores da
atendimento o prazo de 5 (cinco) dias, contratada, mediante a utilização
que poderá ser estendido ou reduzido, destes em atividades distintas
a critério do fiscal, a depender da daquelas previstas no objeto da
peculiaridade do objeto e das contratação e em relação à função
irregularidades constatadas.
específica para a qual o trabalhador foi
contratado;
3.8.1.1. Os ofícios e documentos
enviados à Contratada solicitando d. considerar os trabalhadores da
manifestação e regularização dos fatos contratada como colaboradores
detectados deverão ser assinados pelo eventuais do próprio órgão ou entidade
fiscal. responsável pela contratação,
especialmente para efeito de
3.8.2. Caso a Contratante não tenha,
concessão de diárias e passagens;
na vigência do prazo estipulado, se
manifestado ou não tenha logrado
êxito na regularização do fato
constatado, o fiscal deverá enviar à
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e. Negociar folgas ou
compensação de jornada com os
funcionários da contratada.
SEÇÃO X
Das demais providências
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EXECUÇÃO DOS CONTRATOS
CAPÍTULO IV 4.1.7. Paralisar ou solicitar que seja
4. DA EXECUÇÃO DOS refeito qualquer serviço que não tenha
CONTRATOS sido executado em conformidade com
o plano ou programa de manutenção,
Seção I norma técnica e qualquer disposição
Dos serviços de manutenção e oficial aplicável ao objeto do contrato.
edificação
4.1.8. Solicitar a substituição de
4.1.1. Analisar e aprovar o plano de materiais e equipamentos que sejam
execução a ser apresentado pela considerados defeituosos,
Contratada no início de cada serviço. inadequados ou inaplicáveis aos
serviços.
4.1.2. Verificar e aprovar os relatórios
de execução dos serviços, elaborados 4.1.9. Solicitar a realização de testes,
em conformidade com os requisitos exames, ensaios e provas necessárias
estabelecidos. ao controle de qualidade dos serviços
ou produtos objeto do contrato.
4.1.3. Aprovar os materiais e
equipamentos a serem fornecidos, de 4.1.10. Visitar, conferir e aprovar
acordo com as especificações do partes, etapas ou a totalidade dos
contrato e exigir a utilização de serviços executados e, quando
Equipamentos de Proteção Individual necessário, solicitar visita técnica da
(EPI). área de engenharia da respectiva
SAD.
4.1.4. Observar, quando necessário,
se a Contratada providenciou junto ao 4.1.11. Emitir termo de recebimento
Conselho Regional de Engenharia e dos serviços executados pela
Agronomia (CREA) as Anotações de contratada, salvo quando tratar de
Responsabilidade Técnica (ART), pequenos serviços, caso em que a
referentes ao objeto do contrato e atestação da própria fatura
especialidades pertinentes, nos termos caracterizará o recebimento.
da Lei n° 6.496, de 1977.
Seção II
4.1.5. Observar se a Contratada está Dos serviços de copeiragem,
atendendo aos procedimentos e às secretaria, recepção, mensageria,
rotinas das Práticas de Projeto,
limpeza e conservação.
Construção e Manutenção de Edifícios
Federais, especialmente o anexo – 4.2.1. Verificar na Unidade a
Fiscalização, estabelecidas pela disponibilidade de instalações
Portaria/MARE nº 2.296, de 23 de sanitárias, vestiários com armários
julho de 1997. guarda-roupas e local para refeições
dos funcionários da Contratada;
4.1.6. Buscar solução para as dúvidas
e questões pertinentes à prioridade, 4.2.2. Verificar na Unidade a
sequência e interfaces dos trabalhos disponibilidade de local adequado para
da Contratada com as atividades de a guarda dos saneantes
outras empresas ou profissionais domissanitários, materiais,
eventualmente contratados pela AGU, equipamentos, ferramentas e
definindo procedimentos para o utensílios;
perfeito desenvolvimento dos
trabalhos.
18
4.2.3. Aprovar e conferir, quando for o de interesse, indicados para o melhor
caso, os materiais e equipamentos a desempenho das atividades.
serem utilizados, de acordo com as
especificações do contrato; 4.3.7. Exigir que a mão de obra
colabore com as Polícias Civil e Militar
4.2.4. Programar vistorias periódicas nas ocorrências de ordem policial
aos locais de prestação dos serviços; dentro das instalações da AGU.
19
4.4.8. Manter em local visível e sem devido ajuste no pagamento, se for o
removê-la a placa de identificação caso.
contendo as especificações e as
propriedades de cada máquina. 4.5.1.1. Exigir também a imediata
substituição de materiais e
4.4.9. Exigir que a Contratada equipamentos em desacordo com o
substitua, no prazo estabelecido pelo especificado no contrato.
contrato, o equipamento pendente de
assistência técnica ou com pane que 4.5.2. Exigir da Contratada os termos
inviabilize o seu funcionamento por de garantia e os manuais completos
outro em perfeito estado e com as (instalação, operação e outros) dos
mesmas características, sem ônus equipamentos instalados durante a
para a AGU. execução dos serviços.
4.4.10. Nos casos em que a copiadora 4.5.3. Exigir da Contratada, quando for
não seja exclusivamente manuseada o caso, laudo técnico para
por técnicos da contratada, os comprovação da qualidade do produto
servidores indicados pela AGU ou fornecido.
operadores de reprografia
terceirizados como responsáveis pelos Seção VI
respectivos equipamentos deverão ser Dos serviços de transporte
previamente treinados pela contratada.
O referido treinamento deverá conter Subseção I
apresentação dos recursos disponíveis Do serviço de transporte contratado
e operações práticas, de forma a
4.6.1.1. Exigir da Contratada a
permitir a exploração plena da
disponibilização de veículos em
capacidade da máquina. De igual
perfeitas condições de uso e tráfego,
forma, deve ser disponibilizado para
de acordo com as disposições
cada equipamento manual simplificado
contratuais e do Código Nacional de
ou “folder”.
Trânsito.
4.4.11. A nota fiscal ou o documento
4.6.1.2. Exigir da Contratada
de cobrança deverá vir acompanhado
manutenção preventiva e corretiva nos
do registro de leitura do medidor de
veículos de sua propriedade.
cada equipamento instalado contendo:
leitura atual; leitura anterior; e número 4.6.1.3. Exigir da Contratada a
de cópias efetivamente produzidas no substituição do veículo acidentado,
período, devidamente conferido e com avaria ou defeito por outro que
assinado por ambas as partes, quando também atenda as disposições
os equipamentos não forem contratuais.
gerenciados por meio de software,
diretamente pela respectiva SAD. 4.6.1.4. Exigir que a Contratada se
responsabilize por qualquer acidente
Seção V durante a utilização do veículo,
Do serviço de fornecimento de incluído aqueles que resultem danos
material materiais e/ou vítimas.
4.5.1. Nos contratos de prestação de 4.6.1.5. Exigir que a Contratada se
serviços em que haja a obrigação de responsabilize por todas as despesas
aplicação de material, equipamentos e e encargos com os veículos, de acordo
utensílios específicos, conferir o com as especificações no contrato.
quantitativo entregue à AGU e fazer o
20
4.6.1.6. Exigir da Contratada a 4.6.1.12.1. Conferir as informações do
utilização exclusiva de motoristas referido formulário e encaminhá-lo
devidamente qualificados, juntamente com os documentos
credenciados, com Carteira Nacional necessários para o pagamento da
de Habilitação na validade, na respectiva nota fiscal/fatura.
categoria e pontuação dentro dos
limites da lei. Subseção II
Do serviço de taxi
4.6.1.7. Exigir da Contratada que
mantenha suporte telefônico para 4.6.2.1. Exigir da empresa ou
acionamento dos serviços de cooperativa contratada o fornecimento
chamada, recebimento de de formulário de requisição de serviço
reclamações, diagnóstico e solução de a ser entregue aos usuários, no qual
falhas. deverá constar o nome da contratante,
como cliente, contendo, ainda, os
4.6.1.8. Exigir da Contratada a seguintes dados:
utilização de formulários de requisição
normatizados pela AGU, em duas vias, a. placa do veículo;
para fins de controle dos serviços
contratados. b. código do motorista;
21
4.6.2.4. Conferir para efeito de 4.7.8. Preencher o “Formulário
pagamento, os valores constantes no Controle Anual de Veículo Oficial”,
relatório mensal encaminhado pela ANEXO P, por veículo, observando-se
empresa ou cooperativa contratada a situação de viabilidade econômica
com os valores da nota fiscal do veículo antes da autorização de
apresentada, antes da atestação dos serviços.
serviços.
Seção VIII
4.6.2.5. Acompanhar o gasto mensal Dos serviços de telefonia
com taxi, por meio de planilha
eletrônica que contemple os valores 4.8.1. Informar a empresa sobre a
discriminados mensalmente. disponibilização de instalações para
início da prestação dos serviços em
Seção VII conjunto com a respectiva SAD.
Do serviço de manutenção de
veículos oficiais 4.8.2. Exigir da Contratada, quando da
instalação dos equipamentos, que
4.7.1. Exigir da Contratada os proceda testes de sistemas
catálogos de preços das peças e os de envolvendo a sua central de trânsito e
hora técnica fornecidos pelo o equipamento de PABX da AGU.
fabricante.
4.8.3. Proibir a remoção sem aviso
4.7.2. Exigir da Contratada orçamento prévio e seu expresso consentimento
prévio do serviço a ser executado. de qualquer ramal do local em que foi
instalado.
4.7.3. Exigir da Contratada acesso às
dependências da empresa, enquanto 4.8.5. Exigir que a Contratada zele
os serviços estiverem sendo pela perfeita execução dos serviços
prestados. contratados, devendo as falhas que
porventura venham a ocorrer serem
4.7.4. Exigir da Contratada que todo o sanadas de acordo com o prazo
fornecimento de peças, acessórios, determinado no contrato.
componentes e outros correlatos
sejam originais e/ou recomendados 4.8.6. Fiscalizar a utilização indevida
pelo fabricante. por parte dos usuários de código de
operadora e serviços não contratados.
4.7.5. Exigir da Contratada a imediata
correção de serviços mal executados e 4.8.6.1 Quando constatada a
a substituição de materiais e ocorrência de uso indevido de outra
equipamentos em desacordo com o operadora, deverá ser efetuada
especificado no contrato. cobrança de valor correspondente do
responsável pelo ramal ou celular.
4.7.6. Receber, conferir e atestar a
nota fiscal ou documento de cobrança, 4.8.7. Exigir da Contratada o repasse
acompanhados de cópia do orçamento de todos os descontos e vantagens
previamente aprovado. licitados. Em caso de divergência
contestar junto à operadora por meio
4.7.7. Exigir da Contratada os termos de mensagem eletrônica.
de garantia e os manuais completos
(instalação, operação e outros que 4.8.8. Exigir da Contratada a entrega
sejam necessários) dos equipamentos das faturas no endereço e nos prazos
instalados durante a execução dos indicados no contrato.
serviços.
22
4.8.8.1. Não ocorrendo a entrega no 4.9.6. Anexar as solicitações com o
prazo previsto em contrato, solicitar atesto dos requisitantes nos processo
segunda via com novo prazo de de pagamento.
vencimento, por meio da central de
atendimento da contratada.
Seção X
4.8.9. Atentar para o prazo de Do serviço de chaveiro
vencimento das faturas, garantindo a
chegada à SAD correspondente com 4.10.1. Analisar as solicitações feitas
antecedência de 05 (cinco) dias, para em função dos limites e modelos
possibilitar o pagamento da fatura sem previstos no Contrato ou na Ata de
cobrança de encargos. Registro de Preços.
23
Instrução Normativa SLTI/MP nº 4, de
19 de maio de 2012.
24
REFERÊNCIAS
CAPÍTULO V
5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
25
ANEXOS
ANEXO A
Modelo de Ofício de boas vindas
ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
SECRETARIA-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO
SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO EM PERNAMBUCO
Av. Herculano Bandeira, 716 – Pina – Recife – PE – CEP 51.110-130
Fone (81)2128.1400 2128-1408
e-mail: sad.pe.sga@agu.gov.br
Oficio nº XXX-XXXX/SAD/PE/SGA/AGU
Recife, xx de xxxxxx de 2013.
Prezado Senhor,
26
ANEXO B
FORMULÁRIO PRORROGAÇÃO CONTRATUAL
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
PRORROGAÇÃO CONTRATUAL
Unidade Demandante:
CONTRATO Nº: VIGÊNCIA DO CONTRATO:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
VALOR DO CONTRATO:
ASSINATURA: DATA:
27
ANEXO C
Modelo de Portaria de designação do fiscal e substituto.
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO NO
_______________________, nomeado pela Portaria/AGU nº XXX, de XX de XXXXX
de XXXX e conforme Apostilamento promovido pela Portaria nº 29, de 17 de janeiro
de 2011, no uso das atribuições que lhe confere a Portaria n° 60, de 4 de fevereiro
de 2011 e de acordo com o previsto no Art. 67 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de
1993, Resolve:
28
ANEXO D
Modelo de cadastro para acesso de operador
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
MINISTÉRIO DA FAZENDA
SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL
1. SOLICITAÇÃO DE CADASTRAMENTO
1.1. IDENTIFICAÇÃO DO OPERADOR
1- NOME COMPLETO 2- CPF
8- ENDEREÇO:
13- OBSERVAÇÕES
29
2. AUTORIZAÇÃO PARA CREDENCIAMENTO
17- NOME DO TITULAR DA UG/ÓRGÃO/ENTIDADE
30
ANEXO E
FORMULÁRIO ATA DE REUNIÃO
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
ATA DE REUNIÃO
Unidade Demandante:
CONTRATO Nº: DATA:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
31
ANEXO F
FORMULÁRIO ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
Ocorrências
EXECUÇÃO CONTRATUAL (deverá ser relatada a forma que vem sendo prestado o
DATA
serviço, conforme pactuado no Contrato, e cada problema detectado)
ASSINATURA: DATA:
32
ANEXO G
FORMULÁRIO SUBSTITUIÇÃO DE FUNCIONÁRIO
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
SUBSTITUIÇÃO DE FUNCIONÁRIO
CONTRATO Nº: VIGÊNCIA DO CONTRATO:
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
NOME DO PREPOSTO:
JUSTIFICATIVA:
Observação: se a notificação for remetida via postal, o recibo deverá ser firmado no Aviso de Recebimento - AR, via que for
devolvida pelo Correio.
33
ANEXO H
FORMULÁRIO DE GLOSA
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
CONTRATO N°: CONTRATADO: CNPJ:
TOTAL
34
ANEXO I
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE ESCLARECIMENTOS E PROVIDÊNCIAS (SEP)
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
NOME DO PREPOSTO:
Observações:
Atenciosamente,
35
ANEXO J
FORMULÁRIO CONTROLE DE FUNCIONÁRIOS TERCEIRIZADOS
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
CONTRATADO:
OBJETO DO CONTRATO:
NOME DO PREPOSTO:
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
36
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Observações: (*) Informar no quadro acima se o funcionário é efetivo ou substituto (Sim ou Não).
Obs1: A quantidade de dias trabalhados pelo funcionário titular e seu substituto nos casos de falta, férias, licença maternidade, atestado médico e outras ausências permitidas por Lei, devem ser
informados no quadro acima.
Obs2: Qualquer dúvida quanto ao preenchimento da planilha, solicitar orientações dos responsáveis pela execução dos serviços .
37
ANEXO K
FORMULÁRIO DECLARAÇÃO DE NEPOTISMO
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
DECLARAÇÃO DE NEPOTISMO
DADOS DO FUNCIONÁRIO
NOME DO FUNCIONÁRIO:
CPF: EMPRESA:
FUNÇÃO: CNPJ:
Declaro que:
( ) Não possuo parente exercendo atividade funcional na Advocacia-Geral da União.
( ) Possuo parente exercendo atividade funcional na Advocacia-Geral da União, conforme
abaixo especificado:
Nome:
Grau de Parentesco:
Cargo/Função:
Lotação:
LOCAL E DATA:
ASSINATURA DO FUNCIONÁRIO:
ASSINATURA DO RESPONSÁVEL:
38
ANEXO L
Modelo de verificação GFIP x SEFIP (Recolhimento do FGTS e da contribuição do INSS pela empresa.)
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
39
ANEXO M
FORMULÁRIO SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO
Nº DA SOLICITAÇÃO: VIGÊNCIA DO CONTRATO:
UNIDADE:
CONTRATADA:
CNPJ:
DOCUMENTAÇÃO APRESENTADA
NOTA FISCAL/FATURA Nº:
OBSERVAÇÕES:
Gestor do Contrato
40
Apto para pagamento.
ENCAMINHE-SE AO SEOFI: PAGO:
Data: / / Data: / /
ANEXO N
Modelo de Check List
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
CHECK LIST
CONTRATO Nº: UNIDADE:
CONTRATADA: CONTATO:
SERVIÇOS:
41
18 OUTROS DOCUMENTOS
OBSERVAÇÕES:
ANEXO O
FORMULÁRIO CONTROLE MENSAL DE QUILOMETRAGEM POR VEÍCULO
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
NOME DO MOTORISTA:
VALOR EM R$
ITEM Km
UNITÁRIO TOTAL
CUSTO BÁSICO DO VEÍCULO
SALDO DE QUILOMETRAGEM DOS MESES ANTERIORES
(Dependendo do tipo de contratação, o contrato pode
compensar dentro do mesmo mês entre os veículos das
Unidades)
FRANQUIA CONCEDIDA
QUILOMETRAGEM UTILIZADA
SALDO DE KM PARA OS MESES SUBSEQUENTES
(Item não utilizado para contratos por franquia mensal
compensada no mesmo mês)
QUILOMETRAGEM EXCEDENTE A COBRAR
HORAS EXTRAS MOTORISTAS*
DIÁRIAS DE MOTORISTA EM VIAGEM - INTEIRA*
DIÁRIAS DE MOTORISTA EM VIAGEM - MEIA*
TOTAL DA FATURA
*Somente para os contratos com previsão de ressarcimento.
NOME COMPLETO: DATA:
42
ASSINATURA:
43
ANEXO P
FORMULÁRIO CONTROLE ANUAL DE VEÍCULO OFICIAL
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
DADOS DO VEÍCULO:
VEÍCULO (MARCA/TIPO/MODELO): COR: ANO FAB.: GRUPO:
DOCUMENTAÇÃO:
PLACA ANTERIOR: LOCAL. (MUNICÍPIO): UF:
PATRIMÔMIO:
CONTROLE:
A B C D E F G H I
KM VALOR DA DESPESA (R$) MÉDIA
CONSUMO
MÊS RODADOS KM/LITRO DESPESA
COMBUSTÍVEL COMB. MNT. CONS. TOTAL
MÊS R$/KM
JAN
FEV
MAR
ABR
MAI
JUN
JUL
AGO
SET
OUT
NOV
DEZ
ANUAL
OBSERVAÇÕES:
44
- Cálculo coluna D: consumo combustível sobre quilômetros rodados (D=B/C);
- Cálculo coluna H: combustível + manutenção + conservação (H=E+F+G);
- Cálculo coluna I: valor total das despesas gastas sobre quilômetros rodados (I=H/B).
RESPONSÁVEL PELAS INFORMAÇÕES:
NOME COMPLETO: DATA:
ASSINATURA:
45
ANEXO Q
FORMULÁRIO RECIBO DE ENTREGA DE CARIMBO
Secretaria-Geral de Administração
Superintendência de Administração
CARIMBOS ENTREGUES:
Discriminação do Custo
DEMANDANTE: Nº NF:
ASSINATURA:
46
ANEXO R
FORMULÁRIO DE PLANILHA MENSAL
PLANILHA-MENSAL(*)
CONTRATO Nº: _____/________ VIGÊNCIA DO CONTRATO : _____/_____/________
CONTRATADA: COMPETÊNCIA: _____/________
CNPJ: QUANTIDADE DE COLABORADORES:
OBSERVAÇÕES:
(*) Em conformidade com a Instrução Normativa SLTI/MPOG Nº 02, de 30 de abril de 2008, ANEXO IV, Ítem 2.1, e adaptada
para suprir as necessidades da AGU ___________________________________
ASSINATURA/CARIMBO
FISCAL DO CONTRATO
47