TIPOS DE DOCUMENTOS

LAURA VANESSA ARIAS BARRETO

Ejemplos de archivos con norma NTC 185

Docente:
LUIS REYNALDO RUIZ SARMIENTO
Mg. Administración estratégica – Instructor de gestión documental y gestión
empresarial

SENA

BOGOTA D.C 14 de Agosto de 2019

Los archivos tienen distintas normas que los pueden acoger para poder darse a
conocer para tener un sentido claro de cómo son los documentos y para que se
pueden usar y por supuesto que sepan que es, es por eso que bajo los siguientes
ejemplos se podrá evidenciar como hay 3 clases de archivos para un distinto fin,
pero que pueden ser usados también en una misma compañía.

EJEMPLO DE ACTA ADMINISTRATIVA

En la ciudad de _______________, _______________ siendo las ____:____ (_____________________) horas del día ____ (____________) del mes

de _____________ del año _________ (__________) estando reunidos _________________, Auditor de Control Interno, ___________________,

Responsable de recursos humanos, ____________________,Responsable Administrativo, ______________________, y su jefe inmediato el señor

_______________________, así como los testigos ___________ y _________________, en las instalaciones de la empresa

______________________________ quien presta servicios profesionales a _________________________________ ubicadas en _______________,

numero _______________ del Fraccionamiento _______________, de la Ciudad de ________________, en el Estado de _______________, quienes

deciden voluntariamente hacer constar los hechos que a continuación se describen en la presente Acta Administrativa:

H E C H O S:

[Breve descripción de los hallazgos]

_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________

Por lo anteriormente descrito se concluye que _____________________________________________________

En este acto se le solicita al señor ___________, que de una aclaración sobre los hechos narrados enn el presente
documento, por lo cual se le concede el uso de la voz a lo que manifiesta con su puño y letra, bajo protesta de decir verdad
que:

___________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Se les pregunta a las personas que intervienen en la presente acta, si es su deseo manifestarse, a lo que respondieron:
___________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Con lo anterior se da por terminada la presente acta administrativa siendo las ____:___ (______) del día _____ (______ )
del mes de _______ del año _____ (_________), ante la presencia de los testigos que suscriben al calce, así como las
demás personas que en ella intervinieron y quisieron hacerlo, ratificando la presente acta administrativa en todos sus puntos
y contenido, por lo que se hace constar que se le dio participación al trabajador investigado, el cual en compañía de los que
intervinieron en la misma, firman de entera conformidad.

Jefe Inmediato

________________________ ________________________
Sr. Sr.
 Responsable de Recursos Humanos Responsable Administrativo Auditor de Control Interno

________________________ ________________________ __________________

Sr. Sr. Sr.

Testigo Testigo

________________________ ________________________
Sr. Sr.
Domicilio: __________________________ Domicilio: __________________________

EJEMPLO DE CIRCULAR
CARTA CIRCULAR 13 DE 2015
( Febrero 05 )

Señores
REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LOS PREPARADORES DE
INFORMACIÓN FINANCIERA DEL GRUPO 1 Y DESTINATARIOS DE LA RESOLUCIÓN 743 DE
2013 DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN (CGN) SUJETOS A LA VIGILANCIA DE LA
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA.

Referencia: Informes contables y formatos con periodicidad mensual

correspondientes al mes de enero de 2015 del Grupo 1 – NIIF

Respetados Señores:

Las entidades vigiladas del Grupo 1 han solicitado a esta Superintendencia un plazo adicional para
trasmitir los informes contables y formatos con periodicidad mensual correspondientes al mes de
enero de 2015, dado que están generando simultáneamente la información financiera
correspondiente a los Estados Financieros y al Estado de Situación Financiera de Apertura (ESFA),
así como los Estados Financieros de transición al cierre del año 2014, los cuales son base para
iniciar la aplicación de las NIIF.
Atendiendo dicha situación coyuntural, esta Superintendencia de manera excepcional y por única
vez autoriza la transmisión de los Informes Contables y formatos con periodicidad mensual
correspondientes al mes de enero de 2015 del Grupo 1 – NIIF hasta el día 28 de febrero de
2015.

Cordialmente,

GERARDO HERNÁNDEZ CORREA

Superintendente Financiero de Colombia

EJEMPLO DE MEMORANDO

MEMORANDO GENERAL No.12597

Armenia, Octubre 31 de 2008

PARA: DOCENTES, DOCENTES INVESTIGADORES, ESTUDIANTES,

ESTUDIANTES INVESTIGADORES, ADMINISTRATIVOS

DE: VICERRECTORA DE INVESTIGACIONES

ASUNTO: SOLICITUD

Apreciado profesor investigador:

La visibilidad de lo que se crea, produce o gestiona es una condición inherente al reconocimiento interno y
externo. La revista de Investigaciones de la Universidad se rediseñó para hacer visible su producción. El
rediseño implica colocarla en los índices nacionales e internacionales que miden calidad editorial y científica,
en otras palabras es necesario indexarla; hoy la revista se encuentra indexada en categoría C de Publindex
(Colciencias) y se desea mejorar su indexación. Uno de los requisitos importantes para lograrlo es tener un
número comprobable de suscriptores por tal motivo le ofrezco la suscripción a la revista de investigaciones de
la Universidad del Quindío. Esto no sólo significará para la universidad mejorar sus indicadores, sino para
toda la comunidad científica uniquindiana que publican en ella reconocimiento interno y externo y mejoras
salariales (Decreto 1279).

Si usted desea acompañarnos en este proceso de mejoramiento la suscripción anual tienen un valor de
$20.000 (veinte mil pesos), según resolución 0937 de octubre de 2008. Como parte de la promoción y
fomento a la investigación, la Vicerrectoría de investigaciones asume el costo total, si usted se inscribe antes
del 15 de noviembre, para lo cual le solicito llenar el formato adjunto. Después de la fecha, por favor consignar
a la cuenta de la Universidad que se le indica en el formato la suma de $20.000 (veinte mil pesos m.cte), o
autorizar el descuento por nómina.
Agradezco su colaboración

Atento saludo,

Original firmado
PATRICIA LANDAZURI MSc. PhD.

Anexo formato
Miriam h.

En conclusión podemos ver que los archivos traen distintos cuerpos dependiendo
de su finalidad, a veces es netamente informativa en otro sentido es para un
procedimiento claro de un tema específico de la compañía, es por eso que se
abarcan bajo normas para conocer como deben ser referenciados y sean
demostrados.
 CYBERGRAFIA

 www.directorjuridico.com/docs/Formato-de-Acta-administrativa1.docx

 https://www.mineducacion.gov.co/cvn/.../articles-175795_Archivo_Word....

 https://www.superfinanciera.gov.co/descargas?com...name...15.doc