¿Cuántas veces se repite un valor en Excel?

Por Gerencie.com 23 febrero, 2019

En algunas tareas en Excel resulta útil contar las veces que un determinado
valor se repite en un rango. Supongamos que tenemos en la columna A desde
la fila 1 hasta la 500 el precio de varios productos y queremos saber cuántas
veces se repite un determinado precio.
Para determinarlo haremos uso de dos funciones de Excel llamadas
sumaproducto y contar.si.
La formula completa quedaría así:

=SUMAPRODUCTO(1/CONTAR.SI(A1:A500;A1:A500))
No hay que olvidar que los separadores en Excel pueden ser diferentes. En
este caso se ha utilizado el punto y como (;) pero algunos computadores han
sido configurados para que el separador sea una coma (,).
Con esta fórmula determinamos las veces que se repite un valor determinado.
Si queremos saber cuál es ese valor que más se repite, utilizamos la función
MODA. Encontrar el valor que más se repite en un rango de datos en
Excel
Excel nos permite además de calcular datos a gran velocidad, nos permite
buscar entre dentro de un rango de datos, determinados valores según las
condiciones y necesidades del usuario de la información.
Esta vez trataremos de encontrar dentro de un rango de valores, el número que
más se repite.
En ocasiones podemos tener una enorme lista de datos y necesitamos saber
cuál de todos es el que más se repite, como por ejemplo de una lista de
empleados, cuales son los empleados que ingresaron en la misma fecha, o que
cumplen años en la misma fecha, o cual de todos los clientes es el que
obtenido mayor descuento, etc.
En estadística existe una función denominada MODA que corresponde al valor
que más se repite en una distribución o rango de datos.
Pues bien, en Excel existe la función MODA que nos permite calcular ese dato,
valor o número que más se repite en un rango.
Formula
En la celda donde queremos insertar el resultado [Supongamos la B1],
colocamos la siguiente fórmula:
=MODA(A1:A500)
Hemos supuesto un rango de datos en la columna A, desde la celda 1 hasta la
500.
Con esto hemos identificado cual es el valor que más se repite, pero nos falta
saber cuántas veces se repite.
La función MODA nos muestra cual es el valor que más se repite, pero no nos
dice cuantas veces se repite.
¿Qué posición ocupa un valor en una base de datos en Excel?
En algunos casos necesitamos saber qué posición o ranking ocupa un valor en
una base de datos que se encuentra o no desordenada
Supongamos que tenemos 50 centros de costos que han sido evaluados según
su rendimiento, lo que da como resultado una determinada puntuación para
cada centro de costos
Ahora necesitamos saber que puesto ocupó el centro de costos con código 015
dentro del total de centros de costos.
Una alternativa es ordenarlos según el puntaje de menor a mayor, y luego
contar manualmente el puesto ocupado, o numerarlos utilizando una columna
auxiliar, pero esta alternativa requiere de por lo menos dos procesos, así que
debemos buscar una solución más expedita.
Para identificar de forma sencilla que puesto ocupa un determinado valor
dentro de un rango de datos, utilizamos la función JERARQUIA
Supongamos un rango de valores desde la celda A1:A50. Para determinar qué
posición o ranking ocupa cada valor dentro del total, colocaremos en la celda
B1 la siguiente fórmula:
=JERARQUIA(A1;$A$1:$A$50;1)
Luego arrastramos la fórmula hasta la celda B50.
Expliquemos un poco la fórmula:
A1 es el valor al que queremos determinar su posición o ranking.
$A$1:$A$50 es el rango donde se encuentran todos los datos.
1 nos indica que el orden es ascendente. Si queremos determinar el ranking de
forma descendente, colocamos 0 (cero).
En resumen, la formula lo que dice es: tome el valor de A1 y determine su
ranking que ocupa dentro del rango $A$1:$A$50
Nótese que hemos incluido en la columna A una referencia absoluta para que
al arrastrar la formula hacia abajo se conserve el rango a evaluar completo,
invariable.

Control de horas extras en Excel

Por Gerencie.com 23 enero, 2014
Oscar Edwin Batero Saldarriaga nos ha compartido una plantilla en
Excel que tiene como propósito llevar un control de horas extras.
La plantilla permite ingresar la hora de entrada y la hora de salida y
hacer el cálculo de las horas extras y su valor.
Hay que ingresar el salario devengado por el trabajador y la plantilla
se encargará de lo demás.
Esta plantilla luce excelente para tomarla como herramienta de estudio
pues contiene una formulación excelente que permite tomarla de base
para hacer trabajos mucho más elaborados.
Vencimiento de plazos fijados en días, meses y
años
Por Gerencie.com 12 abril, 2019
En el procedimiento tributario existen diferentes etapas procesales y
según la etapa o procedimiento se fijan distintos plazos, ya sean en
días, en meses o en años, y la forma de contabilizar esos plazos es
distinta. Cuando la norma otorga un determinado plazo para actuar, ya
sea al contribuyente o a la Dian, se debe actuar dentro de ese plazo,
pues si no se hace, la actuación resulta extemporánea.
Presentar un recurso por fuera del plazo otorgado hace que sea
inadmitido, lo que en términos prácticos lleva a la caducidad de la
actuación, acción o derecho.
Contar mal un plazo puede llevarnos a perder un derecho, un
beneficio, una exención, o a pagar una sanción, por lo tanto, la
correcta contabilización de los plazos no es un asunto trivial.
Cómo contar los plazos fijados en días.
Cuando la norma establece un plazo en días, estos se empiezan a
contar desde el día siguiente al que se notifica el acto administrativo.
Por ejemplo, si el plazo es de 10 días y se notifica el 5 de abril, los 10
días se empiezan a contar desde el 6 de abril. Es decir que el primer
día de plazo es día siguiente a la notificación.
Por regla general los pazos fijados en días no consideran los días
inhábiles o no laborables como los domingos y festivos, es decir que
se descuentan esos días, a no ser que de forma expresa los plazos
en días se fijen como calendario.
Cómo contar los plazos fijados en meses.
Los plazos fijados en meses se cuentan desde el día en que se recibe
la notificación del acto administrativo, pues se toman según el
calendario, y deben coincidir con el mismo día calendario.
Si el plazo es de 3 meses y el acto administrativo se notifica el 20 de
marzo, los tres meses inician a contar el 20 marzo y terminan el
mismo día (20) tres meses adelante, es decir, el 20 de junio.
Como se puede observar, en los plazos fijados en meses es
irrelevante si el mes tiene 28, 29, 30 o 31 días, pues se cuentan según
el calendario, de manera que si el plazo inicia el 20 de un mes,
terminará el 20 del mes que corresponde según el número de meses
de plazo sin importar el número de días que tenga cada mes.
En los plazos fijados en meses se incluyen domingos y festivos, o
dicho de otra manera, no se descuentan los días n laborales, pues los
plazos se cuentan de corrido.
Cómo se cuentan los plazos fijados en años.
Cuando los plazos so fijados en años se cuentan de la misma forma
en que se cuentan los plazos fijados en meses, es decir según el
calendario.
El primer día de plazo es aquel en que se notifica el acto
administrativo; si se notifica el 10 de agosto de 2019 y son 3 años de
plazo, el plazo vence el 10 de agosto de 2022.
Los años se cuentan de corrido sin descontar días inhábiles.
Cuando los plazos fijados en meses terminan en un
día inhábil
Suele suceder que los plazos en meses o en años terminan en un día
que no es laborable, como un domingo o festivo donde la autoridad
administrativa no está laborando, y por lo tanto no puede actuar ni
puede atender las actuaciones del administrado, lo que genera duda
sobre el efecto de ese día inhábil en los plazos fijados.
Para ilustrar este tema transcribimos apartes de la sentencia 20976
del 12 de noviembre de 2015 con ponencia de la magistrada Martha
Teresa Briseño de la sección cuarta del Consejo de estado, donde
explica lo que sucede en estas situaciones.
Consejo de estado.
«Ahora bien, en relación con el conteo del término de un año previsto
en el artículo 732 E.T., la Sala ha precisado lo siguiente :
«El artículo 62 de la Ley 4ª de 1913 establece:
“ARTICULO 62. En los plazos de días que se señalen en las leyes y
actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a
menos de expresarse lo contrario. Los de meses y años se computan
según el calendario; pero si el último día fuere feriado o de vacante, se
extenderá el plazo hasta el primer día hábil”.
De la norma se desprenden dos enunciados que son relevantes para
el caso objeto de análisis. Por una parte se dice que en los plazos de
meses y de años, el término se computa por el calendario. Lo anterior
quiere decir que el último día del plazo debe ser numéricamente igual
al del primer día de dicho plazo. Así, por ejemplo, si el término empezó
a correr el día 3, el último día del plazo también deberá ser el 3 del
respectivo mes. El segundo enunciado dice que en los plazos de
meses y de años cuando el último día es feriado o vacante, se
extiende dicho plazo hasta el día hábil siguiente. Siguiendo con el
ejemplo anterior, si el día 3 en que se vencía el plazo es un domingo,
el plazo se extenderá hasta el día siguiente hábil, esto es, el día 4 del
respectivo mes.
El asunto a dilucidar es si esa extensión del plazo se produjo en el
presente caso. La Sala recuerda que se trata de un término de un año,
que se cuenta a partir de la interposición del recurso de
reconsideración.
Lo primero que debe precisar la Sala es que la razón de ser de la
norma citada es la de consagrar una garantía para los administrados,
garantía que consiste en que nunca se recorte el plazo que la norma
contempla para el ejercicio de algún derecho.
Normalmente, para la interposición de recursos o para la formulación
de ciertas peticiones, la ley consagra plazos, que son de carácter
preclusivo, es decir, que si el interesado deja que se venzan, se pierde
la posibilidad de intentarlo nuevamente. Precluye la oportunidad. Ante
la gravedad de tal consecuencia, la ley ha previsto como garantía que
el plazo o término contemplado en la ley no se vea recortado en virtud
de la existencia de días inhábiles o vacantes. Por esa razón, la norma
citada contempla dos enunciados que buscan preservar la integridad
del plazo. Una es la que dice que en los términos de días, no se
cuentan los inhábiles. La otra es la que ya se mencionó, que dice que
cuando el último día de un plazo de meses o de años caiga en día
inhábil se extenderá hasta el día hábil siguiente. Esto, por cuanto de
no ser así, habría casos en los que el plazo de, por ejemplo, un año,
podría terminar siendo de un año menos uno o dos días. En otras
palabras, la ley prefiere que en tales eventos el plazo se extienda por
uno, dos o más días, a que se recorte.
Cuando el plazo corre para el administrado, es evidente que
constituye una garantía en su favor, como ya se explicó. Sin embargo,
si se aplicara la misma solución en aquellos casos en que la ley
contempla un término dentro del cual la Administración debe hacer
algo, la aplicación de dicha norma, en algunos casos, terminaría
perjudicando al administrado, ya que se estaría ampliando el plazo
legal que la ley da a la Administración para actuar, y ese no es el
propósito de la norma.
Lo anterior es especialmente evidente en aquellos plazos dados a la
Administración cuyo incumplimiento genera una situación favorable
para el administrado. Por ejemplo, cuando se trata del término de
caducidad de la facultad sancionatoria de la Administración o del
silencio administrativo positivo. En esos casos, el plazo que se da a la
Administración para hacer algo no puede entenderse prorrogado o
extendido cuando el último día corresponde a un día inhábil o de
vacancia.
Por lo anterior, las autoridades están obligadas a expedir el acto y
notificarlo dentro del término de un año, sin que pueda válidamente
extenderse el término por el hecho de que el último día del plazo sea
inhábil. Esto es, además, concordante con los principios de celeridad y
eficacia de las actuaciones administrativas (art. 3, C.C.A.), ya que la
Administración tenía la posibilidad de prever con suficiente tiempo el
vencimiento del término para decidir y para notificar su decisión, si se
tiene en cuenta que el plazo era de un año».
De acuerdo con la jurisprudencia transcrita, se advierte que el término
de un año previsto en el artículo 732 E.T., por tratarse de un plazo que
se otorga para que la Administración decida el recurso de
reconsideración, no puede ampliarse cuando el último día corresponda
a un día inhábil o feriado, porque terminaría extendiéndose un plazo
establecido legalmente. Asimismo, la Sala insistió en que la
Administración debe prever que dentro de ese término la decisión
debe quedar notificada al interesado.»
En este aspecto la jurisprudencia ha sido garantista en la medida en
que para la Dian no se extiende el plazo al día hábil siguiente pero sí
para el contribuyente.
Cuando los plazos son fijados en días no hay problema, porque estos
por lo general son hábiles, de manera que nunca terminará en un día
inhábil.
Conozca sus obligaciones tributarias y las consecuencias por no
cumplirlas con nuestro Procedimiento tributario
Sumar días laborales a una fecha en Excel
Por Gerencie.com 19 marzo, 2019

Excel nos permite sumar días laborales a una fecha determinada que
el indiquemos para llegar la fecha resultante.
Esta función es especialmente útil por ejemplo en las el cálculo de las
vacaciones, pues estas corresponden a 15 días laborales de descanso
continuos.
Si el trabajador inicia sus vacacione el día 5 de abril de 2019, hay que
sumarle 15 días laborales a esa fecha para saber en qué día debe
regresar el trabajador a la empresa, ejemplo en Excel que trabajamos
en la liquidación de las vacaciones.

Liquidación de las vacaciones

Una forma de hacerlo es tomar un almanaque o calendario y contar

día por día, excluyendo domingos y festivos.
Con Excel lo podemos hacer automáticamente con la función
DIA.LAB.INTL
La sintaxis de esta fórmula es la siguiente:
Feca inicial, días a sumar, días de fin de semana, días festivos.
Fecha inicial La fecha a la cual se van a sumar los días hábiles.

Días a sumar La cantidad de días hábiles que se quiere sumar.

Se debe indicar si el fin de semana es domingo, o si es

domingo y sábado, así:
1 = sábado y domingo.
Fines de semana 11 = domingo.
a considerar
En Colombia el fin de sema no laborable es el domingo
únicamente, entonces se coloca 11. Aquí listado
completo de códigos.

Son los días festivos que se deben considerar. Se

Festivos. incluyen en una columna de Excel todos los festivos que
hay en un mes o en un año.
La fórmula quedaría así:
=DIA.LAB.INTL(C1;C2;C3;E2:E90)

C1 Celda donde va la fecha inicial

C2 Celda donde se colocan los días laborales a sumar.

Celda donde se indica si el fin de semana no laborable es del

C3
domingo, o si el domingo o el sábado.

Rango de celda donde están los días festivos que se han de

E2:E90
excluir.

Lo anterior en Excel sería:

Fecha inicial viernes, 5 de abril de 2019

Días laborales a sumar 15

Fin de semana (Domingos) 11

Fecha resultante jueves, 25 de abril de 2019

La fórmula ha excluido los siguientes días:
1. Domingo 7 de abril de 2019.
2. Domingo 14 de abril de 2019
3. Jueves 18 de abril de 2019 (jueves santo)
4. Viernes 19 de abril de 2019 (viernes santo)
5. Domingo 21 de abril de 2019
Entre el 5 de abril de 2019 y el 25 de abril de 2019 hay 15 20 días, de
los cuales 15 son hábiles y 5 son domingos y festivos.
Respecto a los días festivos, se puede colar el rango de celdas donde
están ubicados los festivos, o se puede crear un nombre de rango,
que además puede ser dinámico.

Crear rangos dinámicos en Excel

Esto nos permite ajustar automáticamente el rango de la formula

según se agreguen nuevos días festivos, y esta quedaría así
=DIA.LAB.INTL(C1;C2;C3;E2:Festivos)
Significa que henos creado un nombre de rango dinámico al que
hemos llamado Festivos, y allí incluimos todos los festivos sin que
tengamos que ajustar la fórmula.