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Octobre 2007
Réussir son analyse des besoins dans la conduite de projets informatiques
Octobre 2007
Préambule
- La boîte à outils « Internet Public et Citoyen » : cet espace a pour objectif de fournir
des indications et des outils à toute collectivité désireuse de réaliser ou développer
son projet Internet local.
www.ardesi.fr/page481.htm
« La présente communication n’engage que son auteur. La Commission européenne n’est pas
responsable de l’usage qui pourrait être fait des informations contenues dans cette communication. »
SLM/07/315
Réussir son analyse des besoins dans la conduite de projets informatiques
Octobre 2007
L’analyse des besoins est la phase initiale de toute mise en œuvre de projet. Et même si
elle demande une phase préparatoire assez longue, elle conditionne pour une grande
part la réussite et la performance de l’outil à venir. De la qualité de la demande
dépendra la qualité de la réponse.
La conduite de projet fait appel à des environnements différents qui coexistent de l’étude
préalable au moins jusqu’à l’installation de l’outil.
Il faut prendre en compte :
- le contexte et les porteurs de projets avec leur environnement et leurs contraintes
(délais, budget…)
- les fournisseurs : service informatique interne ou prestataire de services et leur
culture (notamment leur niveau technique qui n’est pas accessible aux autres acteurs)
- l’outil et l’impact qu’il aura sur les utilisateurs (parfois agents et administrés) quel
que soit leur niveau d’intervention
Enjeux du projet
OBJECTIFS Fournisseurs
FONCTIONNALITES Solution
Utilisateurs
BESOINS
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Octobre 2007
Il faut s’appuyer sur des référents dynamiques et identifier tous les acteurs. Le groupe
doit être représentatif des utilisateurs du futur outil.
Il vaut donc mieux sélectionner des personnes :
- favorables à la dynamique de groupe et l’émulation qu’elle entraîne
- disponibles : leur participation au projet ne va pas ajouter une charge de travail
supplémentaire
- motivées et volontaires qui seront le premier réseau à communiquer sur l’état du
projet, et qui seront donc très utiles au moment du déploiement pour l’accompagnement
du changement
Attention : le mode projet gomme la ligne hiérarchique alors qu’elle doit continuer
d’exister par ailleurs. Il convient de communiquer finement sur les enjeux du projet, et de
définir le jeu des acteurs avec des objectifs définis.
Penser à définir un planning de réunion qui devra être absolument respecté. A chaque
réunion, son objectif avec une prise de décision concrète sur la mise en œuvre du
projet, par exemple :
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Octobre 2007
Toujours penser au postulat de base : un outil informatique est toujours une interface
entre deux environnements majeurs qui justifient son existence.
Il n’est pas nécessaire de développer des fonctionnalités qui serviront à la marge de vos
activités. Il est faux de penser que l’automatisation (par le biais d’un nouvel outil
informatique) va effectuer le travail à la place des agents. Il permet de repenser les
métiers pour les faciliter les tâches et rendre les agents plus performants.
- Quels sont les deux environnements majeurs qui justifient le développement
(ou l’acquisition) de cet outil ? QUI ? QUOI ?
- Quel est le service fondamental rendu par cet outil ? POUR QUOI ? Quelles
finalités ?
- Dans quel but ce service est-il rendu ? (dans ce cas on évoque notamment
l’ensemble des fonctionnalités de l’outil à venir) COMMENT ?
C’est la réponse à cette troisième question qui représente le besoin.
- POUR QUOI, dont la réponse doit commencer par « afin de… » et formalise
l’objectif (on peut aussi remplacer la question par Dans quel but ?)
- POURQUOI, dont la réponse est « parce que » et formalise la cause.
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Pour les classer on peut par exemple leur attribuer une valeur numéraire :
3 : indispensable :
2 : important :
1 : utile …
Exemple :
Faire apparaître
Utilisateurs Accueil RH Cabinet la « valeur » du
besoin de 1 à 3
Besoins Du maire
Communiquer les décisions
Faire apparaître les congés
…
Une fois les éléments du besoin défini et pour confirmer que le cadre du projet est
cohérent, l’idéal est de voir ce qui se fait ailleurs. Essayer de trouver une collectivité
semblable à la votre en taille et en compétence et observer les solutions qu’elle a
choisies. Ne pas hésiter à se pencher sur ses réussites mais également sur ces erreurs.
Cela pourrait permettre de gagner un temps précieux.
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Conclusion
BIBLIOGRAPHIE
Paul Hubert des Mesnards. Réussir son analyse des besoins. 2007
SLM/07/315