Partes de una caja registradora

Teclas

Las teclas en la caja registradora consisten en un panel y botones como los botones de subtotal,
total y NIF. La mayoría de éstos no son necesarias ahora, porque un escáner las ha sustituido, pero
las claves de subtotales, totales y los impuestos son todavía comunes.

Escáner

Utilizas un escáner para marcar la mercancía que compra una persona. El escáner lee el código de
barras, que te dice artículo y el precio. Esto es particularmente útil para los comerciantes, ya que
les ayuda a no sólo hacer un seguimiento de las ventas, sino también el inventario.

Cajón

El cajón es un lugar para guardar el dinero que los clientes pagan y un lugar para poner otros
ingresos para el pago de la mercancía, tales como información de tarjetas de crédito y certificados
de regalo.

Impresora

La impresora produce el recibo que le das al cliente y una copia para el mercader. Esto es
importante para mantener un récord de las ventas y el inventario.

Lector de crédito

Un lector de crédito es otra forma de mantener registro de las ventas cuando se realizan con
tarjetas de crédito. El cliente inserta su tarjeta en el lector y a veces firma el lector de crédito;
otras veces, necesita firmar el recibo.

 Parte 1

Instalar la caja registradora

Instala la caja registradora y conéctala. Busca una superficie dura y plana para colocar la caja
registradora. Lo ideal es que sea una encimera con espacio para que los clientes coloquen su
mercancía. Conecta la caja registradora directamente a una toma de corriente (no uses una
extensión).

Instala las baterías. Las baterías proporcionan una memoria de respaldo para la caja registradora
en caso de un corte de luz y deben instalarse antes de programar cualquier función en la caja
registradora.[1] Quita la cubierta del papel para recibos y ubica el compartimento para la batería.
Es posible que tengas que usar un pequeño destornillador para desenroscar la tapa. Instala las
baterías según las instrucciones en la máquina. Coloca la tapa de nuevo sobre el compartimento
de las baterías.

Algunos compartimentos para baterías están ubicados debajo del área del papel para recibos.

Cambia las baterías una vez al año para asegurarte de que funcionen correctamente.

Instala el papel para recibos. Quita la tapa del compartimento para el papel para recibos.
Asegúrate de que el extremo del rollo de papel tenga un borde recto para que pueda introducirse
fácilmente en el alimentador de papel. Introduce el rollo de papel de forma que llegue hasta la
parte delantera de la caja registradora, en donde podrás rasgar los recibos para los clientes.
Presiona el botón "FEED" ("alimentar") para que la caja registradora sujete el recibo y este se
alimente a través de ella.

Abre el cajón de la caja registradora. El cajón generalmente tiene una llave que lo cierra por
seguridad. No pierdas esta llave. Puedes simplemente dejar la llave en el cajón cuando esté sin
cerrojo para que puedas encontrarla fácilmente cuando tengas que cerrarlo.

Enciende la caja registradora. Algunas cajas tienen un interruptor para encenderlas y apagarlas en
la parte trasera o lateral de la máquina. Otras pueden tener una llave en la parte delantera
superior de la máquina. Enciende la máquina o gira la llave a la posición "REG" ("registro").

Las cajas registradoras más nuevas pueden tener un botón de "MODE" ("modo") en lugar de una
llave física. Presiona este botón para desplazarte hacia abajo hasta llegar al modo "REG" o el modo
operativo.

Programa la caja registradora. La mayoría de las cajas registradoras tiene botones que pueden
programarse para categorizar artículos similares. Estas categorías, o departamentos, también
pueden asociarse con artículos sujetos o no sujetos a impuestos. También puedes configurar la
fecha y hora.

Generalmente, puedes acceder a la función para programar ya sea girando la llave hasta la
posición "PRG" o "P", o presionando el botón "MODE" hasta llegar al modo "PROGRAM"
("programar"). Otras cajas registradoras pueden tener una palanca manual debajo de la tapa del
papel para recibos que tenga que cambiarse a una opción para programar.
Muchas cajas registradoras tienen por lo menos 4 botones de impuestos. Estos pueden
programarse a diferentes tarifas de impuestos dependiendo de si hay un impuesto a la venta
plano, como el IVA o el IGV (dependiendo de tu ubicación).

Sigue las instrucciones específicas en el manual de tu caja registradora para programar estas
funciones.

 Parte 2

Realizar una venta

Ingresa un código de seguridad o contraseña para usar la caja registradora. Para usar las cajas, en
muchas hay que ingresar un número de empleado u otro código de seguridad. Los números de
empleados son útiles para que cada venta se le atribuya a una persona en particular. Esto es útil
para monitorear ventas y aclarar errores.

Si trabajas en un restaurante, es posible que tengas que ingresar tu código de empleado junto con
el número de la mesa y el número de clientes.[2]

En algunas cajas registradoras más nuevas (como la caja registradora de la empresa Square) se
inicia sesión con una dirección de correo electrónico y una contraseña.[3]

Teclea el monto para el primer producto. Usa el teclado numérico para teclear el monto exacto del
producto en la moneda local. Normalmente no hay que agregar un decimal, ya que las cajas
registradoras lo hacen.

Algunas cajas registradoras usan un escáner para no tener que ingresar manualmente los precios
de los artículos. El escáner leerá el código de barras e ingresará la información del producto
automáticamente. Si este es el caso, no tienes que presionar el botón del departamento en el
siguiente paso.

Presiona el botón del departamento correspondiente. En la mayoría de las cajas registradoras hay
que presionar un botón después de ingresar el monto en la moneda local. Este botón asigna ese
artículo a una categoría de venta (por ejemplo: prendas, alimentos, etc.).

Las teclas de departamentos pueden programarse para ser sujetas o no sujetas a impuestos.
Consulta el manual de tu máquina para encontrar instrucciones sobre cómo programar tarifas de
impuestos que correspondan con cada tecla.
Mirando el recibo, presiona la tecla de la flecha o la tecla "FEED" ("alimentar") para que la caja
registradora avance el recibo hacia arriba y puedas leer cuáles totales se están registrando en el
recibo.

Cada artículo que agregues se añadirá a un total acumulado, el cual generalmente se muestra en
el lector o pantalla de la caja registradora.

Agrega cualquier descuento necesario al precio. Si un artículo está de oferta, es posible que tengas
que ingresar el porcentaje de descuento. Teclea el precio del artículo, presiona el botón del
departamento, teclea el porcentaje del descuento ("15" si el producto tiene 15 % de descuento,
por ejemplo) y luego presiona la tecla "%". Esta tecla generalmente se encuentra en el banco de
botones a la izquierda del teclado numérico.

Teclea los montos para los artículos restantes. Usa el teclado numérico para ingresar el monto
exacto en la moneda local para cada artículo restante. Asegúrate de presionar la tecla del
departamento correspondiente después de ingresar cada artículo.

Si tienes múltiples copias de un mismo artículo, teclea el número de artículos, luego presiona el
botón "QTY" ("cantidad"), luego el precio de un solo artículo y luego la tecla del departamento.
Por ejemplo, si tienes dos libros con un precio de $6,99, presiona "2", luego el botón "QTY", luego
"699" y luego la tecla del departamento.

Presiona el botón de subtotal. Este botón te dará el total de la mercancía marcada. También
añadirá el impuesto necesario que se haya preprogramado en los botones de departamentos.

Determina cómo va a pagar el cliente. Los clientes pueden pagar en efectivo, con tarjeta de crédito
o con un cheque. También puedes aceptar tarjetas o certificados de regalo, los cuales casi siempre
se tratan como si fueran dinero en efectivo.

Efectivo: teclea la cantidad de dinero que el cliente te dé y presiona el botón "CASH/AMT TND"
(efectivo o cantidad de dinero entregada, por su abreviatura en inglés; generalmente es el botón
más grande y ancho en la parte inferior derecha del teclado de la caja registradora). Muchas cajas
registradoras te dirán cuánto cambio debes darle al cliente. Sin embargo, algunas no lo hacen, y
tendrás que hacer el cálculo en la mente. Una vez que el cajón se abra, puedes colocar el dinero o
el cheque dentro y contar el cambio que sea necesario.

Tarjeta de crédito: presiona el botón "CREDIT" ("crédito"; a veces abreviado como "CR") y usa la
máquina de la tarjeta de crédito para pasar la tarjeta.
Cheque: teclea el monto exacto del cheque, presiona la tecla "CK" o "CHECK" ("cheque") y coloca
el cheque en el cajón.

Para abrir el cajón sin haber realizado una venta, puedes presionar el botón "NO SALE" o "NS"
("ninguna venta"). Esta función puede estar protegida para que solo puedan usarla los gerentes y
estos podrían tener que usar una llave para colocar la caja registradora en un modo diferente para
acceder a la función de ninguna venta.

Cierra el cajón. Siempre cierra el cajón de la caja registradora inmediatamente después de usarlo
de forma que no se quede abierto. Esto podría exponerte a robos.

Siempre vacía o retira el cajón al final del día y guárdalo en un lugar seguro.

 Parte 3

Corregir errores

Anula una venta. Si accidentalmente ingresaste el precio incorrecto para un artículo o un cliente
decide que no quiere comprar un artículo después de que lo hayas ingresado, es posible que
tengas que anular el artículo o la venta. Esto lo retirará del subtotal.[4]

Teclea un monto, presiona la tecla del departamento y presiona el botón "VOID" ("anular"; a veces
abreviado como "VD") para retirarlo del total. Debes anular un artículo antes de ingresar un
artículo nuevo. De otro modo, tendrás que obtener el subtotal de los artículos, luego presionar
"VOID", luego teclear el monto exacto que ingresaste por error y presionar la tecla del
departamento. Esto restará el monto incorrecto del subtotal.

Si necesitas anular toda la venta con múltiples artículos, pasa por cada artículo y anula cada uno.

Reembolsa una venta. Si un cliente quiere devolver un artículo, tienes que dar cuenta de ello en
los totales en efectivo del día antes de devolverle el dinero al cliente. Para reembolsar una venta,
presiona la tecla "REF" ("reembolso", por su abreviatura en inglés), teclea el monto exacto del
artículo y presiona la tecla del departamento correspondiente. Presiona el botón de subtotal y
luego presiona el botón "CASH/AMT TND". El cajón se abrirá y podrás hacerle un reembolso al
cliente.[5]

Ciertos botones y funciones, como reembolsar dinero, pueden estar protegidos solo para el uso de
los gerentes. Podría ser necesario que un gerente use una llave para colocar la caja registradora en
un modo diferente para usar la función de anulación o reembolso.

Consulta a tu supervisor en cuanto a la política correcta para manejar devoluciones y reembolsos.

3

Detén el sonido de error. Algunas cajas registradoras emiten un pitido o sonido de error si las
teclas se presionan en el orden equivocado o la combinación equivocada. Para detener el sonido
de error, presiona la tecla "CLEAR" o "C" ("despejar").

Borra los números que se ingresaron incorrectamente. Si tecleaste los números incorrectos y aún
no has presionado el botón del departamento, presiona la tecla "CLEAR" o "C" para borrar los
números que hayas ingresado. Si ya presionaste el botón del departamento, tendrás que anular la
transacción.

 Parte 4

Obtener reportes de ventas y hacer el balance de la caja registradora

Lee los totales acumulados del día. Es posible que algunos gerentes quieran revisar
periódicamente los totales de las ventas a lo largo del día. Para leer los totales acumulados, gira la
llave de la caja registradora hasta "X" o presiona el botón "MODE" y desplázate hacia abajo hasta
la opción "X". Presiona el botón "CASH/AMT TND". Los totales diarios de las ventas hasta el
momento se imprimirán en un recibo.

Es importante recordar que la opción "X" leerá los totales acumulados, mientras que la opción "Z"
pondrá en cero los totales diarios.[6]

Obtén un reporte de ventas al final del día. Como mínimo, este reporte te dirá los totales de las
ventas para ese día. Muchas cajas registradoras también reportan las ventas cada hora, las ventas
por número de empleado, las ventas por departamento y otros tipos de ventas. Para obtener
estos reportes, presiona la tecla "MODE" y desplázate hacia abajo hasta la función "Z", o gira la
llave hasta llegar a la opción "Z" para obtener el reporte.

Recuerda que realizar el reporte en "Z" pondrá en cero los totales de ese día de la caja
registradora.[7]

Haz el balance de la caja registradora. Después de obtener el reporte de ventas del día, cuenta el
dinero en el cajón. Si tienes cheques o recibos de tarjetas de crédito, añádelos al total. La mayoría
de las máquinas que procesan tarjetas de crédito también realizan reportes diarios de las ventas
totales para que se puedan conciliar fácilmente los totales diarios de las ventas. Resta el total
general de la cantidad de dinero con la que empezaste antes de la primera transacción del día.[8]
Coloca todo el efectivo, los recibos de tarjetas de crédito y los cheques en una bolsa de depósito
bancario y llévalos al banco.

Lleva un libro contable del dinero en efectivo, las transacciones con tarjeta de crédito y los
cheques. Esto ayudará con tu contabilidad general.

Reemplaza una cantidad base de dinero en el cajón para el inicio del siguiente día de trabajo.
Asegúrate de guardar el dinero en una ubicación segura cuando la tienda no esté abierta.