Kegiatan Belajar 4

Menganalisis dokumen transaksi pembelian

Bagi perusahaan, transaksi pembelian yang dilakukan bertujuan untuk

memenuhi kebutuhan bahan baku dalam beroperasi menghasilkan produknya untuk
memenuhi stok barang yang ada di gudang. Pembelian barang dapat dilakukan
dengan 2 (dua) cara pembayaran yaitu pembelian tunai dan pembelian kredit
Untuk pembelian tunai bukti transaksi yang diperlukan yaitu nota kontan dan
kuitansi sedang pembelian kredit hanya menerima faktur
Sedangkan berkas-berkas administrasi transaksi pembelian yang diperlukan
dalam adalah bukti permintaan, surat pesanan, bukti penerimaan barang dan kartu
persediaan

1. Bukti permintaan dari gudang

Bentuk formulir untuk permintaan dari gudang akan menyangkut hal-hal
sebagai berikut:
a. Jenis barang dan spesifikasinya
b. Banyaknya barang yang diminta
c. Otorisasi atau pengesahan dari kepala bagian gudang
d. Tanggal permintaan

Contoh :
NOTA PERMINTAAN BARANG
TANGGAL :

NO JENIS BARANG MERK JUMLAH KETERANGAN

Bagian Pembelian Kepala Bagian Gudang

(………………………) (…………………………………..)
 Kegiatan Belajar 4
Menganalisis dokumen transaksi pembelian

Keterangan :
a) Tanggal diisi sesuai tanggal permintaan dari Kepala Bagian Gudang
b) Nomor diisi dengan nomor urut
c) Jenis Barang diisi sesuai dengan jenis barang yang diminta
d) Merk diisi sesuai dengan merk barang yang diminta
e) Jumlah diisi sesuai dengan kuantitas (banyaknya) barang yang diminta
f) Keterangan diisi dengan keterangan barang yang diminta, misalnya
segera, barang habis, atau hal lainnya.
2. Surat Pesanan
Untuk menjamin keabsahannya pesanan dan untuk meyakinkan supplier,
makan pesanan seharusnya dibuatkan surat pesanan. Untuk membuat surat
pesanan, bagian pembelian melihat daftar harga dan persyaratan yang diajukan
oleh beberapa supplier, sehingga dapat memilih supplier mana yang lebih
menguntungkan bagi perusahaan.
Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal sebagai berikut.
a. Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon perusahaan)
b. Nama perusahaan (nama supplier)
c. Jenis dan merk barang yang dipesan
d. Harga barang yang dipesan
e. Kesanggupan pembayaran
f. Tanggal pesanan
g. Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur perusahaan
 Kegiatan Belajar 4
Menganalisis dokumen transaksi pembelian

Contoh surat pesanan:

ARI’S COMPUTER
Jl. Raya Hankam RT 01/05 Nomor 10 Bekasi
e-mail. Aries@gmail.com

SURAT PESANAN
No. 22/A/VIII/2015
Kepada : Toko Laris
Jl. Ridan No. 117 Bekasi
Berdasarkan hasil negosiasi, dimohon anda memenuhi pesanan kami,

No Nama Barang Tipe/Jenis Quantity Harga Total Harga

@satuan

Jumlah

Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 10 Agustus 2015.

Pembayaran : Bersamaan dengan ini kami transferkan pembayaran ke rekening
saudara.

Bekasi, 01 Agustus 2015

Direktur,

Ganang RN
 Kegiatan Belajar 4
Menganalisis dokumen transaksi pembelian

Keterangan :
a. No. diisi dengan nomor urut
b. Nama Barang diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
c. Tipe/Jenis diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
d. Quantity diisi jumlah barang yang dipesan

3. Penerimaan Barang
Hal yang utama yang harus dilakukan adalah memeriksa atau
mencocokkan barang yang dipesan dengan barang yang ada secara fisik.
Periksa jumlahnya, spesifikasinya, kondisi dengan mencoba barang tersebut
jika diperlukan dan cocokkan dengan surat pesanan, nota kontan atau faktur
dari penjual dan bukti fisiknya.
Hasil pemeriksaan tersebut akan menunjukkan bahwa barang tersebut
sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika ya, maka kirimkan barang
tersebut di gudang, tetapi jika tidak, maka kembalikan barang kepada penjual.

4. Kartu Persediaan
Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu
persediaan. Pencatatan tersebut dapat dilakukan secara manual maupun dengan
komputerisasi. Pada kartu persediaan , hal penting yang harus diperhatikan
adalah Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan Jumlah Keluar.
Contoh :
PLU :………………… Kode lokasi :……………………..
Nama barang :……………....... Kapasitas area:……………………..

Kartu Persediaan
Supplier
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………
 Kegiatan Belajar 4
Menganalisis dokumen transaksi pembelian

Nama : …………………………. Kode : ……………………

Tgl No.dokumen Masuk Keluar Saldo Harga beli ket.

Keterangan:
a. PLU diisi dengan kode PLU
b. Nama Barang diisi dengan nama barang
c. Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
d. Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
e. Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
f. Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang
g. Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang
masuk, dan nomor permintaan dari display untuk barang keluar
h. Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah
barang keluar
i. Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
j. Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan
Keterangan diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas
pesanan