EVALUACIÓN MÓDULO - I

CASO:

UNA EMPRESA DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCION “ABC

SAC”, ESTA CONSTITUIDA COMO EMPRESA FAMILIAR, Y DE ACUERDO A UNA
AUDITORIA EXTERNA SUGERIDA POR LA GERENCIA GENERAL SE EVIDENCIÓ
LOS SIGUIENTES PROBLEMAS EN LAS SIGUIENTES ÁREAS:

GERENCIA GENERAL

Conclusiones

1) Falta de manejo para plantear y aplicar políticas para la empresa como en el caso
de: política de crédito, política de cobranza, política de pagos, política de
personal, etc.
2) Responsabilidad en no planificar, implementar y evaluar el control interno.
3) No existe planificación de las actividades y el desarrollo de las áreas, ni menos de
las metas y objetivos que se desea alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.
4) No existe directivas o lineamientos establecidos a seguir para todos los locales,
como política de crédito, de pago, de personal, etc.
5) No existe un Manual de Organización y Funciones ni menos un organigrama.
6) No existe comunicación del desempeño de la empresa mediante convocatoria a
Junta de Accionistas, siendo una responsabilidad legal.

RECURSOS HUMANOS – PERSONAL

Conclusiones
1) La selección de personal es efectuada sin criterio profesional, no se evidencian
evaluaciones del personal contratado (de acuerdo al cargo a ocupar), el conocer
si estaban capacitados para el puesto ni mucho menos se efectúa evaluación de
desempeño.
2) Por el tipo de organización familiar, los administradores de los locales han tenido
el plazo suficiente para ordenar y controlar el desempeño del personal, siendo
evidenciado en la falta de administración del recurso humano encargado de la
distribución de materiales, el cual recibe una orden de entrega y estas no son
controladas o supervisadas.
 3) El personal en el almacén u operarios, manipulan productos riesgosos como
fierro, ladrillo o cemento, y no cuentan con la debida protección e indumentaria
para evitar accidentes de trabajo.
4) No existe separación de funciones debido al volumen de ventas de la empresa,
una persona realiza mucha actividad a la vez asumiendo demasiadas
responsabilidades que generan desordenes, como es el caso de una persona de
venta que a la ves efectúa la cobranza, manipulación de efectivo, rendición de
cuenta, y también ver por el despacho de mercadería.

FINANZAS

Conclusiones
1) Falta de manejo de presupuestos.
2) Falta de aplicación de un sistema de costeo, lo cual permitiría reflejar el verdadero
costo de un producto a vender Dicha aplicación permitirá a la gerencia una
herramienta más para el análisis denominado el punto de equilibrio.
3) Desconocimiento de la aplicación de otros instrumentos financieros, que permitan
diversificar el financiamiento y la inversión de la empresa ABC.
4) No existe un plan de inversiones y financiamiento, que vayan de la mano con los
objetivos que busca alcanzar ABC.

VENTAS

Conclusiones

1) Las vendedoras son solo recibidoras de órdenes y de dinero, y especialmente

solo promueven la venta de fierro, cemento y ladrillo, y no de otros artículos de
ferretería, como es el caso de artículos para gasfitería.
2) Las ventas en el rubro de lubricantes no son efectuadas siguiendo criterios de
técnicas de venta, la persona encargada del local de lubricantes, así como de la
vendedora no tienen la iniciativa de esforzarse por vender los artículos
almacenados, demostrando la pasividad debido a la falta de control.
3) No existe separación de funciones entre vendedoras y cajera, una sola persona
realiza la misma función.
4) Existe una desconexión entre las ventas y el personal para despacho de
mercadería, recibiendo reclamos por parte de los clientes en la demora de
entrega. Las ventas en horas de la tarde reciben un lema al cliente “mañana a
las 9am su material está en obra”, y llegado el día siguiente se convierte en un
caos, porque no hay un control de órdenes de pedido y por zona.
5) No existe un estudio de mercado para conocer las opiniones de los clientes.
6) Las ventas desde hace 6 años tienen a la tendencia a crecer, el número de
trabajadores en planilla son 16 para no efectuar distribución de utilidades a los
trabajadores.
 La empresa cuenta con 62 colaboradores por recibos de honorarios y
tercerización de servicio legal e informático.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO - EMPRESA ABC

En la auditoría externa se procedió a evaluar el control interno, obteniéndose los

resultados a continuación:

1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL COMPONENTE AMBIENTE DE

CONTROL

2. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL RIESGO

 3. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES ECONÓMICA

4. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN

5 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE MONITOREO Y CONTROL

SE PIDE PLANTEAR LO SIGUIENTE:

1. ¿Qué solución plantea para la mejora del desarrollo organizacional?

2. ¿Qué recomendaciones efectuaría alrededor del área de recursos humanos?
Atentamente,

Luis La Rosa
 SOLUCIÓN

SE PIDE PLANTEAR LO SIGUIENTE:

1. ¿Qué solución plantea para la mejora del desarrollo organizacional?

En primera instancia se propondría la implementación de una ISO (9001) para poder estandarizar sus procesos y asegurar la calidad
optima del proceso. En el caso en el que la empresa pudiera acceder a mecanismos como fusión o escición para poder cumplir con la
estandarización de sus procesos.

En el caso que no existiera ninguna de las 02 posibilidades se podría incidir en los factores críticos que se indicaron en la consultoría
realizada, proponiendo lo siguiente

AMBIENTE DE CONTROL
FACTOR RIESGO SEÑAL DE ALERTA PROPUESTA DE MEJORA ORGANIZACIONAL
Propuesta de cambios internos, definicion de áreas y competencias, interrelacion entre
áreas y departamentos. Las áreas de la empresa como (Gerencia, Ventas, Almacén,
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4 RIESGO ALTO
finanzas) deberian tener un organigrama definido y especificar las actividades de acuerdo
con el perfil de los puestos.

FILOSOFIA Y ESTILO DE OPERACIÓN
SELECCIÓN DE PERSONAL
MOTIVACION E INCENTIVOS
MANEJO DE CONFLICTO DE INTERES
EVALUACION DEL RIESGO
FACTOR
3.3 RIESGO ALTO Se propone que se defina una cultura organizacional, basado en explicar al personal la
forma en que se deben desenvolver para cumplir los objetivos trazados de la empresa.
si bien, es una empresa familiar, la selección del talento humana debe seguir una lógica
profesional, con reclutamiento en base a competencias y requisitos necesarios para el
3.7 RIESGO ALTO
desenvolvimiento del puesto. Si algún integrante no presenta las competencias se debería
considerar la asesoría interna.
Se debería crear un plan de incentivos, que pueda generar un bienestar organizacional y
2.8 RIESGO ALTO permita generar confianza y estabilidad al trabajador y asegurar la inversión de esfuerzos
de las diferentes áreas.
Debe existir las limitaciones bien definidas respecto al manejo de la empresa, con una
4 RIESGO ALTO visión de no asociarla a un beneficio individual o exclusivo. De esta forma la distribución
jerárquica de funciones debe ser proporcional dentro de lo lógico.
RIESGO SEÑAL DE ALERTA PROPUESTA DE MEJOR ORGANIZACIONAL
 Se debe definir los objetivos estratégicos de la empresa lo más pronto (visión y misión) de
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 3.8 RIESGO ALTO tal forma que sea refrendad por la alta gerencia y difundida/afianzada en todos los
empleados. (Internos y externos)
Se debe tener una cultura de adaptabilidad (poca resistencia al cambio), de esta forma la
FACTORES INTERNOS 3 RIESGO ALTO resilencia de la empresa se fortalecerá ante los cambios en un mercado en constante
cambio.

RIESGO DE MERCADO 3.6 RIESGO ALTO Siempre se deben considerar las fuerzas de mercado, para lo cual se debe monitorear (área
de ventas) mediante estudio de mercados.

RIESGO CREDITICIO 3.3 RIESGO ALTO El area de finanzas debe implementar o proponer un plan de inversiones que le permita
generar un endeudamiento de apalancamiento estratégico en el momento oportuno.

RIESGO DE LIQUIDEZ 2.7 RIESGO ALTO El área de finanzas debe considerar tener siempre un flujo de caja positivo, que le permita
responder ante necesidades economicas normalmente no consideradas.
ACTIVIDADES ECONOMICAS
FACTOR RIESGO SEÑAL DE ALERTA PROPUESTA DE MEJORA ORGANIZACIONAL
El área administrativa y finanzas deben tener un control definido del presupuesto
PRESUPUESTOS 3.7 RIESGO ALTO considerando los márgenes positivos y plazos de ejecución, de esta forma se garantizaría
que las actividades se realizan en los tiempos establecidos y en beneficio de la empresa.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
FACTOR RIESGO SEÑAL DE ALERTA PROPUESTA DE MEJORA ORGANIZACIONAL
Se debe implementar un modelo de seguridad informático que permita tener acceso
3 RIESGO ALTO restringido de las diferentes áreas a información que es de importancia para las actividades
SEGURIDAD LÓGICA DE LA INFORMACIÓN de la empresa. (Se podría tercerizar la implementación y seguimiento)
MONITOREO Y CONTROL
FACTOR RIESGO SEÑAL DE ALERTA PROPUESTA DE MEJORA ORGANIZACIONAL
Debe existir siempre una supervisión de las operaciones que son de vital importancia para
ACTIVIDADES DE MONITOREO OPERACIONAL 3.4 RIESGO ALTO la empresa. La cual debe ser de manera periódica, acorde a las políticas de la empresa, que
no afecten al empleado y acorde a los objetivos de la empresa.
Mediante las auditorias internas y externas se debería tener asegurado el correcto
AUDITORIA INTERNA 3.7 RIESGO ALTO desenvolvimiento de las diferentes áreas, de no ser así y se encontraran algunas
deficiencias se procede a la retroalimentacion respectiva.
2. ¿Qué recomendaciones efectuaría alrededor del área de recursos humanos?

Según la conclusión de la auditoria:

Conclusiones
1) La selección de personal es efectuada sin criterio profesional, no se evidencian
evaluaciones del personal contratado (de acuerdo al cargo a ocupar), el conocer si
estaban capacitados para el puesto ni mucho menos se efectúa evaluación de
desempeño.

Se propone: Desarrollar y validar un flujograma de selección de personal, en donde se

priorice dentro del proceso que el perfil buscado sea igual al perfil del postulante, de igual
manera es importante las evaluaciones y entrevistas que deben sustentar el expertis del
postulante de acuerdo con el puesto. De no tener las herramientas o personal
especialidad en la atracción del talento, se podría tercerizar.

2) Por el tipo de organización familiar, los administradores de los locales han tenido el plazo
suficiente para ordenar y controlar el desempeño del personal, siendo
evidenciado en la falta de administración del recurso humano encargado de la distribución
de materiales, el cual recibe una orden de entrega y estas no son controladas o
supervisadas.

Se propone: Una fiscalización y supervisión debe manera horizontal, sin

consideraciones de índole personal o familiar.
Debido a ser una empresa de organización familiar existe falta de rigurosidad de
ejecución de procesos, de esta manera siempre se presentarán justificaciones respecto a
errores cometidos por los trabajadores. La fiscalización y supervisión debe ser horizontal,
sin consideraciones de índole personal o familiar.

3) El personal en el almacén u operarios, manipulan productos riesgosos como fierro, ladrillo

o cemento, y no cuentan con la debida protección e indumentaria para evitar accidentes
de trabajo.

Se propone: Realizar las actividades que involucren la seguridad y salud del trabajador
en armonía con la normativa legal actual de seguridad y salud en el trabajo. La empresa
debe asegurar la salud del trabajador en todo momento del desarrollo de las actividades y
podría reforzarse con políticas internas por parte de la empresa, actividades de
reforzamiento y cultura de seguridad.
4) No existe separación de funciones debido al volumen de ventas de la empresa, una
persona realiza mucha actividad a la vez asumiendo demasiadas responsabilidades que
generan desordenes, como es el caso de una persona de venta que a la ves efectúa la
cobranza, manipulación de efectivo, rendición de cuenta, y también ver por el despacho
de mercadería.

Se propone: Validar los formatos de perfiles de los puestos, en el que se especifica las
competencias, funciones, características, posición en la organización, de cada puesto que
se crean en la empresa por áreas o departamentos. Al ingreso del postulante se debe dar
a conocer mediante inducciones y garantizar que el empleado conozca hasta donde
alcanzas sus responsabilidades, garantizando la sobrecarga de funciones.