Manual de funciones por competencias

Distribuidora Lap

Junio 24 de 2019
Tabla de contenido
Justificación………………………………………………………………………..1
Organigrama……………………………………………………………………….2
Políticas y normas ………………………………………………………………....3
Definición de Manual de Funciones ………………………………………………4
Definición de descripciones de Cargos…………………………………………….5
Beneficio de este proceso, participantes y periocidad……………………………..6
Proceso metodológico a desarrollar ……………………………………………….7
Instrumento de medición…………………………………………………………...8
Manual de funciones empresa LAP
Cargo jefe de área comercial……………………………………………………….9
Cargo Coordinador de Ventas……………………………………………………..11
Cargo Asesor Comercial…………………………………………………………...13
Instructivo para la utilización del manual………………………………………….16
Justificación

El Manual de Funciones es un instrumento de administración de personal, que refleja las

funciones, competencias y perfiles establecidos para los cargos de una organización. Es un
elemento técnico donde se justifica la existencia/creación/eliminación de los cargos.
Además, ayuda en el uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la productividad individual y organizacional.
Organigrama
Políticas y normas de aplicación
El presente Manual servirá de guía laboral al personal de la División de Reclutamiento y
Selección de Personal y a las áreas laborales relacionadas con los servicios que esta
División brinda, los procesos y procedimientos laborales de la División de Reclutamiento y
Selección de Personal se vigilarán permanentemente para asegurar su alineación con los
propósitos generales de la organización que consisten en ingresar personal idóneo,
garantizar su permanencia y brindar un servicio de calidad, se revisará periódicamente la
efectividad de los procedimientos establecidos, con la finalidad de actualizarlos y
modernizarlos, ya que este Manual es un documento dinámico que puede ser modificado de
manera total o parcial cada vez que sea necesario.

La División de Reclutamiento y Selección de Personal es la instancia responsable de

difundir este documento y de capacitar al personal en la aplicación de los procedimientos
que contiene el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos servirá de guía principal
para la evaluación del desempeño laboral del personal de esa División y para evaluar la
efectividad de la misma. El Manual de Políticas, Normas será utilizado como una
herramienta didáctica para la capacitación y entrenamiento del personal de nuevo ingreso.
Definición de manual de funciones.

Es un elemento del Sistema de Control Interno, que se convierte en un documento

instrumental de información detallado e integral. Contiene, en forma ordenada y
sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, sistemas y
reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y
colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.
Definición de descripciones y perfiles de cargos.

El proceso consiste en hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo, de sus
deberes y de las responsabilidades. Se hace una descripción detallada del objetivo del
cargo, de las actividades, sus tiempos de ejecución y la forma como se deben realizar. La
descripción y perfiles de cargos trazan el mapa de ruta que facilita el desempeño laboral, ya
que establece los lineamientos que la organización espera de quien ejecute un cargo,
haciendo énfasis en las competencias y responsabilidades del puesto de trabajo. Esta
descripción contiene aspectos extrínsecos que contemplan aspectos intelectuales, perfil de
competencias y aspectos físicos. Además factores intrínsecos tales como: nombre del
puesto, posición del puesto en el organigrama y contenido de las funciones del cargo.

Los siguientes son los elementos que deben contener la Descripción y Perfil del Cargo:

- Ambiente físico y condiciones relacionadas con el mismo.

- Equipo, maquinaria o herramientas que se han de usar.
- Nivel de complejidad y alcance de responsabilidad y autoridad.
- Grado de contacto con el público o con los clientes.
- Acceso a información confidencial o competitiva.
- Alcance de juicio e iniciativa independientes requeridos.
- Alcance de la supervisión y dirección requeridas.
- Alcance de la presión.
- Alcance de la estructura del trabajo.
- Términos del empleo.
- Otras características especiales o significativas en el puesto.

El Manual de Funciones es un instrumento valioso y clave para toda la organización. Es la

ruta que traza el logro de las metas que permiten tanto la productividad, como la
innovación. Hay que recordar que las descripciones deben ser revisadas periódicamente
para dar respuesta a las necesidades de todos los grupos de interés.
Beneficiarios del proceso: Área comercial y área de producción

Participantes:

 Coordinadora de Talento Humano

 Gerente General
 Jefe del área Comercial
Periodicidad: Se realizara revisión cada 6 meses donde se verificará la funcionalidad del
mismo, así mismo se evaluara la necesidad de establecer ajustes según corresponda, el
reajuste de cada manual se realizará cuando se operen cambios en la estructura o a nivel
organizacional.
Desarrollo metodológico

Para el diseño de manual de funciones por competencias se utilizó la metodología

cualitativa, las propias palabras de las personas, habladas y escritas para ello se implementó
un modelo de recolección de datos que permitió indagar e identificar los diferentes cargos
de la empresa y de este modo establecer un manual de funciones apropiado a cada puesto
de trabajo.

Se realizó un trabajo de campo mediante una serie de encuestas, tomando como población a
los empleados de la empresa, con el fin de que cada persona definiera con sus propias
palabras que funciones y responsabilidades cumple en el cargo que ocupa. La encuesta fue
la herramienta que ayudo a determinar los aspectos y requisitos para ocupar un cargo
estipulado dentro de la empresa.
Instrumento de medición

Encuesta para la recolección de información de descripción de cargo

I Identificación
Título de cargo :
Ocupante del cargo:
Cargo del superior inmediato:
Perfil profesional: (Mínimo lo que usted le exigiría a un aspirante nuevo)

Profesión y otros estudios:

Experiencia: (Años y en que labores)
Otros conocimientos complementarios:
II Función
Resuma el propósito básico del cargo ¿la razón de ser en términos de que hace? ¿Y para
que lo hace?

III Relación organizacional

Resalte el cargo donde usted se encuentre
IV Principales funciones y responsabilidades
¿Qué hace? ¿Cómo lo hace? ¿Par que lo hace?
Función o acción principal Resultado final esperado

V Contactos
Describa los contactos que tiene usted, por razones de su cargo, con personas fuera de su
área o entidades, indicando el propósito y la frecuencia
Externos
¿Con quién? ¿Para qué? Frecuencia

Internos
¿Con quién? ¿Para qué? Frecuencia

VI Autoridad para la toma de decisiones

Decisiones tomadas por sim mismo y sin Decisiones que requieren la aprobación previa
consultar de sus jefe
 Fecha: 20/06/2019
MANUAL DE PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS

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I.IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CÓDIGO 006
GRADO 06
DE APOYO x
NOMBRE DEL PROCESO: Jefe del área comercial
DEPENDENCIA: Comercio
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente
CARGOS QUE LE REPORTAN: Asesores comerciales
II. PROPOSITO PRINCIPAL:
Máximo responsable de Ventas de la empresa, marca los objetivos y lidera al equipo de trabajo,
dinamizando el cumplimiento de las metas propuestas coordinando las actividades de la fuerza de ventas,
los planes de comercialización y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la empresa, en base a
políticas establecidas para la promoción, distribución y venta de productos y servicios a fin de lograr los
objetivos de ventas.
III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Establecer los objetivos y cuotas de venta del Incrementar las ventas en un 10% con respecto a
equipo de ventas cada periodo anterior
Gestionar el territorio de ventas determinando el Tener apertura de 10% de nuevos clientes por
tamaño de la fuerza de ventas periodo
Organizar al equipo de ventas. Obtener una evaluación satisfactoria de mínimo de
90% por parte de los clientes.

Diseñar los programas de formación, de incentivos Establecer la política de incentivos junto con el
y remuneración.
Motivar constantemente al equipo de ventas
Tomar decisiones cuando resulte necesario y
oportuno, actuando como líder.
Cumplir con las políticas de márgenes por cada
uno de los canales de ventas y recaudo.
Concretar los diferentes canales comerciales, la
estructura, tamaño y rutas.
Apoyar en la negociación de grandes cuentas.
departamento financiero.
Obtener una evaluación satisfactoria de mínimo de
90% por parte de los clientes
Controlar la labor desempeñada por el personal de
ventas.
Recaudar el 100% de la cartera.
Establecer prioridades, marcando los objetivos.
Cumplir con al política por cada uno de los canales
de ventas.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
- Elaboración y manejo de presupuesto de ventas
- Administración de la recolección del flujo de efectivo(cartera)
- Dominio completo de Microsoft office
- Liderazgo y toma de decisiones
- Manejo del personal

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS: Título universitario en administración de empresas, en mercadeo, ingeniero industrial o

carreras afines.
Preferible: Dominio del idioma inglés, vehículo en buen estado,
DE DESEMPEÑO: Experiencia mínima de cinco años a nivel gerencial en el ramo de la
comercialización.
MANUAL DE PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS Fecha: 20/06/2019
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VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
- Atención al cliente.
- Capacidad de negociar
- Capacidad de liderazgo
- Relaciones interpersonales
- Trabajo en equipo
- Comunicación asertiva
- Actitud proactiva
- Presentación personal
- Adaptabilidad
- Puntualidad

CIUDAD: Bogotá
FECHA DE APROBACIÓN: 24 de junio de 2019
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Carmen Alicia Davila Esquea Santiago Preciado Santiago Preciado
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Coordinador de Ventas
CÓDIGO: MF_CV_01
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO X
NOMBRE DEL PROCESO: Logística y Comercio
DEPENDENCIA: Área Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de área comercial

II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planificar, coordinar y hacer seguimiento a las actividades de la fuerza de
ventas de la sede, con el propósito de cumplir con los presupuestos de ventas, utilidad y de recaudo de
cartera establecidos mensualmente a la sede.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Planear y efectuar seguimiento a las

Difundir y hacer seguimiento al presupuesto de ventas por
actividades y compromisos establecidos a
asesor
los asesores a cargo
Transmitir a los asesores, la información que el Coordinador
Velar por una correcta transferencia y de compras obtiene de los proveedores o de las demás sedes
actualización de la información, para el
óptimo desempeño de los asesores de la Coordinar con los asesores, la actualización continua de
sede productos y cantidades sugeridas para clientes con
negociaciones puntuales
Efectuar seguimiento a los despachos de la mercancía a los
clientes
Brindar una respuesta oportuna al cliente, cuando existen
errores en el despacho de mercancía, con el fin de garantizar
Efectuar seguimiento y acompañamiento a la satisfacción del mismo
los despachos de mercancía realizados a los
clientes Verificar y hacer seguimiento a la promesa de entrega de
mercancía que se le establece a cada uno de los clientes

Velar por un correcto trámite de la
información de abastecimiento y los
asesores
Llevar control de inventarios, ingresos y
egresos correspondiente al proceso de
ventas
Transmitir a los asesores, la información que el Coordinador
de compras obtiene de los proveedores o de las demás sedes
Coordinar con los asesores, la actualización continua de
productos y cantidades sugeridas para clientes con
negociaciones puntuales
Realizar indicadores del proceso de ventas
Controlar por medio de inventarios ingresos y egresos

OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

Liderar y apoyar la planeación y ejecución de planes de venta en la zona correspondiente, cumpliendo con
el presupuesto de ventas, utilidad y recaudo de cartera establecido.

Apoyar las labores de los asesores industriales externos en la búsqueda y aumento de las ventas de la
compañía, brindando acompañamiento en las actividades de asesoría a los clientes, despacho de mercancía
y el recaudo de cartera

Atender oportunamente los clientes que llegan al mostrador de la empresa, ofreciéndoles asesoría técnica y
un excelente servicio

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES (Especifique los conocimientos correspondientes con el cargo)

Manejo de herramientas ofimáticas
Contabilidad
Manejo de personal
Conocimientos en Estadística

VI. REQUISITOS:

ACADEMICOS: Tecnólogo o profesional en carreras afines

DE DESEMPEÑO: Persona con capacidad de liderazgo, comunicación asertiva, debe contar con mínimo 1
experiencia como coordinador comercial
Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO

Trabajo en equipo
Orientación al logro
Disposición al cambio
orientación de servicio al cliente
Comunicación asertiva

CIUDAD: Sogamoso, Boyacá

FECHA DE APROBACIÓN: 22-06 2019

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Laura Fonseca Santiago Preciado Santiago Preciado

 Fecha: 20/06/2019
MANUAL DE PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS

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I.IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CÓDIGO 006
GRADO 06
MISIONERO
ESTRATÉGICO
DE APOYO x
NOMBRE DEL PROCESO: Asesor comercial junior
DEPENDENCIA: Comercio
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador de producto
CARGOS QUE LE REPORTAN: Ninguno
II. PROPOSITO PRINCIPAL:
Brindar asesoría profesional a los clientes actuales y potenciales, para generar ventas efectivas y cumplir
con los objetivos de ventas fijados por la empresa; siguiendo un proceso a través del cual, prospecta
clientes, identifica necesidades, diseña una propuesta de servicios a la medida.

III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Vender los productos asignados, teniendo en Incrementar las ventas en un 10% con respecto a cada
cuenta las estrategias de mercadeo. periodo anterior

Elaborar un perfil de los clientes, con el fin de Tener apertura de 10%de nuevos clientes por periodo
diseñar programas a la medida.
Hacer seguimiento a los clientes, e informarle de Obtener una evaluación satisfactoria de mínimo de
las novedades de la empresa. 90% por parte de los clientes.

Recaudar la cartera siguiendo los procesos Recaudar el 100% de la cartera.

establecidos
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
- Manejo de base de datos
- Manejo de herramientas ofimáticas.

VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Tecnólogo profesional en mercadeo.
Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con el cargo
DE DESEMPEÑO: Experiencia mínima de dos años en cargos relacionados.
MANUAL DE PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS Fecha: 20/06/2019
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VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
- Atención al cliente.
- Capacidad de negociar
- Capacidad de liderazgo
- Relaciones interpersonales
- Trabajo en equipo
- Comunicación asertiva
- Actitud proactiva
- Presentación personal
- Adaptabilidad
- Puntualidad
CIUDAD: Bogotá
FECHA DE APROBACIÓN: 24 de junio de 2019
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Yecenia Paternina Santiago preciado Santiago preciado
Instructivo para la utilización del manual

Mediante el diseño de manual de funciones se lograra mayor productividad y compromiso

del recurso humano que es el más valioso de cualquier organización, el cual se traducirá en
mejores resultados organizacionales también servirá como herramienta indispensable
dentro del área de recursos humanos de la empresa; Y a su vez se beneficia en calidad y
eficacia de los logros esperados por cada departamento.

El manual de funciones por competencias se utilizara para uniformar y controlar el

cumplimiento de las prácticas de trabajo, documentar el funcionamiento interno en lo
relativo a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecución.

- Servirá como auxiliar en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del

personal.
- Se utilizara para la coordinación de actividades y a evitar duplicidades.
- Para apoyar el análisis y revisión de los procesos del sistema y emprender tareas de
simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad.
- Construir una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos
y métodos.
- Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.
- Permitir la integración de la Gestión en las Áreas de Planeación, Calidad y Control
Interno.
- Asegurar la evolución del conocimiento en la medida que se mejoren los procedimientos.