Referentes teóricos

La Norma ISO 15489, define a la gestión documental como el área de la gestión

responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción,
mantenimiento, uso y destrucción de documentos, incluyendo los procesos para
capturar y conservar evidencia e información sobre actividades y transacciones de
la organización.

Según Nayar, L. (2010) “Los orígenes de la gestión documental podemos

encontrarlos en la antigüedad, por la necesidad de documentar o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los
hechos y registrados en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel.”

Los documentos generados en una organización tienen mucha importancia en todos

los procesos que dicha organización realiza ya que son evidencia de todas las
actividades realizadas.

Zapata Cárdenas (2005) afirma que: “La producción de documentos en cualquier

organización es inevitable; en el desarrollo habitual de sus actividades y el giro de
sus negocios las empresas producen, reciben, tramitan, responden, seleccionan y
archivan documentos, con el fin de proveer un soporte no solo para la toma de las
decisiones sino para el desarrollo mismo del negocio.”

Actualmente en las organizaciones es fundamental la implementación de un área

exclusiva para la gestión documental para fijar pautas de almacenamiento y para
permitir que los contenidos estén disponibles para todos en manera rápida y
eficiente.

Según Nayar, L. (2010) “En la actualidad, la gestión documental es una materia

dentro de la archivística y sus conceptos están relacionados con otras disciplinas
como la Bibliotecología, (registros y documentos), Sistemas (Nuevas tecnologías)
Gestión del Conocimiento (gestión de documentos).”
Debido al crecimiento excesivo de la información en las últimas décadas por el uso
de herramientas tecnológicas y el uso de internet el volumen de documentos se ha
incrementado significativamente tanto en papel como electrónico.

En una organización tener un sistema de gestión documental tiene varias ventajas, y

desventajas, entre las principales están:

Ventajas
1. Acceso a la información de manera sencilla y rápida
2. La información es más segura contra pérdidas y accesos no autorizados
3. Mejora en la eficiencia de la organización
4. Reducción de tiempo en la búsqueda de información

Desventajas
1. Implantar un sistema tiene un alto costo económico, para lo cual es necesario
evaluar si sus beneficios son mayores a sus costos.
2. Si el volumen de datos a introducir la primera vez es muy grande, esto
generaría una mayor cantidad de tiempo y recursos.

A pesar de tener desventajas Zapata Cárdenas (2005) menciona que “Estas

desventajas se pueden evitar si la organización asume una actitud proactiva frente
al problema documental y reconoce que su resolución depende fundamentalmente
de la adopción de una política apropiada, clara y consistente, que garantice la
eficiente administración de sus documentos y su información, incluida la protección
de los documentos esenciales para la continuidad del negocio y para la
preservación de la memoria institucional.”

Como se mencionaba anteriormente son más las ventajas que las desventajas de
implementar un sistema de gestión documental, pero dicho proceso solo se podría
llevar a cabo si se cuenta con una disposición de todas las partes involucradas y la
creación de políticas precisas que garanticen que todo vaya acorde a los objetivos
de la organización.
Nayar, L. (2010) afirma que” A pesar de ello, la mayoría de las organizaciones no
toman conciencia de su importancia y los beneficios si tomarán la decisión de
implementar un proyecto de gestión documental.”

La gestión de documentos se puede ver una estrategia de innovación empresarial,

Sánchez, A. E. (2014) afirma que “Se analiza la gestión de documentos como un
proceso que permite apoyar y generar diferentes tipos de innovaciones en el sector
empresarial. Para los efectos metodológicos, se fundamenta una investigación
descriptiva documental, lo cual permite exponer de forma sucinta la génesis,
definición, beneficios, y procesos de normalización de documentos. Se prevé que
para favorecer la generación de innovaciones se requiere maximizar el valor de
componentes como la información y el conocimiento, en conjunto con el recurso
humano comprometido y el efectivo uso de las tecnologías de información y
comunicación.”

Se puede afirmar que toda organización que desee alcanzar altos niveles de
eficiencia y competitividad, y por lo tanto, generar innovación, debe implementar la
gestión de documentos dentro de su estrategia empresarial.

Se puede concluir según Carlota Bustelo Ruesta (1997) que “La rápida evolución de
las tecnologías de la información, que nos obliga a asimilar novedades a gran
velocidad, ha permitido la aparición de productos y herramientas informáticas para
la gestión electrónica de la documentación. Este concepto, cuya última finalidad es
conseguir la “oficina sin papeles”, está teniendo una gran aceptación entre los
directivos de las organizaciones, obligados a planificar estrategias para actuar con
mayor eficacia en un mundo cada vez más competitivo.”
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Elaborado por:
Alejandro Serna Tejada
Alejandra Arias Noreña
Felipe Cervera Jiménez