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CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS Fecha: junio 10 de 2017

COORDINACIÓN DE ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN

LISTA DE CHEQUEO
PARA ACOMPAÑAMIENTOS Y EVALUACIÓN FINAL DEL PROYECTO FORMATIVO
DEL PROGRAMA: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

I. DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL GRUPO

DOCUMENTO DE
NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS
IDENTIDAD FIRMA

II. DATOS GENERALES

FECHA DEL ACOMPAÑAMIENTO
DÍA: MES: AÑO:
Y/O SUSTENTACIÓN FINAL:
LUGAR:
CENTRO DE FORMACIÓN: SERVICIOS FINANCIEROS CSF. CÓDIGO: 9405

INSTRUCTOR RESPONSABLE:
FICHA
EVALUADOR(ES)

PROGRAMA DE FORMACIÓN: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

NOMBRE PROYECTO Elaboración de planes de acción operativos de apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al
FORMATIVO: cliente para las micro, pequeñas y medianas empresas de Bogotá y municipios aledaños.
Real NOMBRE DE LA EMPRESA
Caso estudio OBJETO DE ESTUDIO:
INTENTENTOS
FASE DEL PROYECTO A EVALUAR: ANÁLISIS___ PLANEACIÓN ___ EJECUCIÓN___ EVALUACIÓN__ SUSTENTACIÓN 1er 2do 3er
FINAL
III. SIMBOLOGÍA QUE SE DEBE UTILIZAR:
NO
INDICADORES CUMPLE SIGNIFICADO
ITEM CUMPLE
 CUMPLE TOTALMENTE

 NO TIENE NADA DE LO SOLICITADO O NO ES CORRECTO

REQUIERE MEJORA Y/O COMPLEMENTAR

IV. CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DEL PROYECTO:

ES NECESARIO REALIZAR PLAN DE
APROBADO REQUIERE AJUSTES
MEJORAMIENTO AL GAES
JUICIO DE
>70% Y < 100% (DE LOS ITEMS < DEL 70% (DE LOS ITEMS
VALORACIÓN 100% DE LOS ITEMS EVALUADOS INCLUIDA
EVALUADOS) INCLUIDA NORMA EVALUADOS) INCLUIDA NORMA
NORMA ICONTEC
ICONTEC ICONTEC
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PARA ACOMPAÑAMIENTOS Y EVALUACIÓN FINAL DEL PROYECTO FORMATIVO
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V. INDICADORES DE EVALUACIÓN - PROYECTO DE FORMACIÓN

FASE DE ANÁLISIS
NO
INDICADORES CUMPLE OBSERVACIONES
ITEM CUMPLE
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
En el proyecto formativo se:
Selecciona una unidad productiva que aplique para la
1 ejecución del proyecto formativo de acuerdo con la ley
905 y 590 de 2000 y al Código de Comercio. (Mipymes).
Caracteriza la unidad productiva indicando su naturaleza y
datos relevantes para su identificación: nombre de la
empresa, nombre del propietario (os), número del Nit,
dirección donde funciona la empresa, sector al que
2
pertenece, actividad de la empresa, número de
empleados, historia y aquellos que se consideren
relevantes. Presenta el escáner de certificados de: Cámara
de Comercio de la unidad productiva, R.U.T
Presenta diagnóstico preliminar de las áreas de apoyo
administrativo, documental, archivo y de servicio al cliente
basado en el diseño y aplicación de un instrumento de
3
recolección de información con su respectiva ficha técnica,
para la gestión administrativa, documental, de archivos y
de servicio al cliente.
Describe el problema hallado en la empresa objeto de
estudio basado en el diagnóstico preliminar de las áreas de
4
apoyo administrativo, documental, archivo y de servicio al
cliente y formula el problema de manera coherente.
Plantea el objetivo general dando respuesta a la
formulación del problema siguiendo la estructura verbo +
5
objeto + condición e indicando los objetivos específicos
que lleven al logro del objetivo general.
Justifica el proyecto de la unidad productiva o caso de
6 estudio indicando los motivos que hacen necesaria la
investigación a nivel técnico y académico.
Presenta el marco teórico que sustenta la investigación
tomando como referente las teorías aplicadas a la gestión
administrativa, documental, de archivos y de servicio al
7
cliente. (recordando que no es un listado de teorías sino
una composición textual que tenga coherencia y adecuada
concatenación)
Elabora el marco conceptual tomando como referentes los
términos claves para la comprensión de lo administrativo,
documental, archivístico y de servicio al cliente.
8
(recordando que no es un glosario sino una composición
textual que tenga coherencia y adecuada concatenación)
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Presenta el marco espacial en el cual se desenvuelve la

investigación indicando: zona y sus características
9
demográficas, dirección y plano de la localidad donde se
encuentra la empresa objeto de estudio.
Contiene el marco temporal el cual indique la duración del
10
proyecto y las fases del mismo.
Presenta el marco legal relacionado con la gestión
11 administrativa, documental, de archivos y de servicio al
cliente.
Elabora el diseño metodológico de la investigación
incluyendo el tipo de investigación, el método de
investigación, las fuentes de información consultadas, las
12
técnicas utilizadas, los instrumentos y las variables
aplicados en el diagnóstico preliminar, dando las razones
por las cuales se aplicaron estos.
Presenta el diseño muestral indicando la población al
13 interior de la empresa objeto de estudio, el tipo de
muestreo aplicable y las formulas aplicadas si es el caso.
Elabora el presupuesto de la investigación proyectado a
14 todas las cuatro fases del proyecto, así como el
cronograma que definió para la investigación.

FASE DE PLANEACIÓN

NO
INDICADORES CUMPLE OBSERVACIONES
ITEM CUMPLE
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
En el proyecto formativo se:
Presenta cuadro de las teorías de la administración
(Científica, clásica, de relaciones humanas,
estructuralista, burocrática y APO) indicando el autor
15
con una breve biografía y los postulados de la teoría,
así mismo el análisis de la aplicación de estas teorías
a la empresa objeto de estudio.
Presenta cuadro de las tendencias de la
administración (outsourcing, benchmarking, calidad
total, justo a tiempo y gestión de proyectos)
16 indicando el autor con una breve biografía y los
postulados de la teoría, así mismo el análisis de la
aplicación de estas teorías a la empresa objeto de
estudio.
Presenta análisis de la teoría de mayor aplicabilidad
17 a la empresa objeto de estudio indicando las razones
técnicas que motivan la elección de la misma.
Evidencia cuadro de aplicabilidad de las fases del
18
proceso administrativo (planeación, organización,
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dirección y control) con la lista de acciones que se

realizan en cada una de estas, al interior de la
empresa.
Presenta análisis del tipo de estructura
organizacional de la unidad productiva
19
(organigrama), considerando las áreas misionales y
de apoyo.
Elabora la propuesta de los manuales de funciones
para los cargos que contenga el organigrama,
evidenciando el direccionamiento estratégico actual
20
de la unidad productiva: misión, visión, objetivos,
políticas y valores o si no cuenta con el mismo
presenta la propuesta.
Caracteriza el sector y subsector al que pertenece la
empresa indicando la situación actual (crecimiento,
21
aporte al PIB, aporte al empleo etc.) citando las
fuentes de consulta.
Analiza los factores del micro y macro entorno, que
evidencien el diagnóstico de las fuerzas inductoras y
22
opresoras de la unidad productiva, citando las
fuentes de consulta.
Construye las matrices EFE, EFI y DOFA de cuatro
cuadrantes (con énfasis en las áreas de apoyo
administrativo, documental, archivo y de servicio al
23
cliente) con su respectivo análisis, basado en el
diagnóstico preliminar y en el análisis de los factores
del micro y macroentorno.
INFORMÁTICA BÁSICA
En el proyecto formativo se:
Diseña una base de datos en Excel, para que la
empresa tenga un registro claro de sus principales
clientes (al menos 10), en donde se identifican sus
24 nombres y apellidos, identificación, dirección,
número de teléfono y el promedio de compras
mensuales con su respectivo total anual empleando
la respectiva función.
Presenta una plantilla de Word para elaboración de
cartas, memorandos, circulares, actas, certificados y
25 constancias, sobres comerciales, mensajes
electrónicos y tarjetas protocolarias, según la norma
GTC 185.
Elabora en Publisher una propuesta de tarjetas de
26 presentación, brochure de servicios para empresa
objeto de estudio.
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Elabora en Power Point una plantilla de presentación

27 para informes resaltando los elementos distintivos
de la imagen corporativa

FASE DE EJECUCIÓN

ITEM INDICADORES CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

En el proyecto formativo se:
Propone una Tabla de Retención Documental
conforme a los requerimientos básicos de la
unidad productiva, previamente identificados en
28
el análisis del instrumento de recolección de
información y relacionado con los documentos
administrativos.
Identifica el sistema de gestión de archivos
aplicable a la unidad productiva y propone las
29
políticas e importancia del archivo de gestión,
central e histórico
Crea un manual de procedimientos de gestión
documental, aplicándolo a la unidad productiva,
30
resaltando: Organización (clasificación),
ordenación documental (foliación)
GESTIÓN CONTABLE
En el proyecto formativo se:
Realiza tabla donde identifica para la unidad
productiva objeto de estudio, las siguientes
características: (Tipo de empresa, sector
31 económico, actividad económica, código CIIU,
tamaño, tipo de sociedad. NIT, Grupo de
aplicación de aplicación de nuevos estándares
contables (NIIF, NIIF PARA PYMESO NIF).
Menciona y describe los libros de contabilidad
32
que se llevan en la unidad productiva.
Indica los documentos y soportes de contabilidad
que se utilizan en las operaciones comerciales de
la empresa y describe brevemente en que caso
33 se utiliza cada documento. En caso de que la
unidad productiva no esté utilizando
documentos y soportes, realiza una propuesta de
aplicación.
Describe de qué forma se aplican en la unidad
34 productiva los siguientes conceptos: Causación o
devengo, políticas contables, partida doble,
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ecuación patrimonial y ciclo contable

Identifica si en el proceso de contabilización se

35
aplican matemáticas financieras y de qué forma.
Elabora una tabla de cinco columnas que
contenga lo siguiente: Elemento, cumple o no, la
definición del Marco Conceptual de la IASB,
36 criterios de reconocimiento y recomendación de
activos y pasivos de la unidad productiva,
componentes patrimoniales, partidas de ingresos
y gastos de la unidad productiva
Elabora una tabla que contenga las siguientes
especificaciones en materia de impuestos y
retenciones: tipo de impuesto o retención,
37 clasificación por territorialidad, clasificación
directa o indirecta, obligación de la unidad
productiva frente al impuesto o retención,
cumple o no la obligación y recomendación.
Presenta: Estado de la situación financiera o
Balance General, Estado de Resultados Integral o
Estado de Pérdidas y Ganancias, analizando la
estructura y contenido de cada informe,
teniendo en cuenta las especificaciones de la NIC
1, y los conceptos aprendidos en formación.
38
O construye los anteriores si la unidad productiva
no cuenta con los estados solicitados, deberá
construirlos a partir de la información
recolectada dentro del proceso de elaboración
del proyecto (Todos deben tener la misma fecha
de corte)
Diseña y aplica un instrumento de recolección de
información donde evidencia el tipo de
contratación de la unidad productiva
39 identificando: personal contratado por
prestación de servicios, personal con contrato
laboral, cumplimiento de las obligaciones de ley
derivadas de los contratos laborales.
Realiza propuesta en Excel (formulada) de
liquidación de la nómina de la unidad productiva
40
en Excel, incluyendo novedades, devengados,
deducciones y apropiaciones.
FASE DE EVALUACIÓN

ITEM INDICADORES CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES

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GESTIÓN DEL SERVICIOS AL CLIENTE

En el proyecto formativo se:
Diseña un instrumento de evaluación de la
satisfacción del cliente interno y externo y lo
41 aplica respectivamente, presentando los
resultados obtenidos mediante gráficas,
interpretación y análisis de las mismas.
Elabora una propuesta o programa de servicio al
cliente que dé respuesta a los hallazgos del
42 análisis de la aplicación del instrumento de
evaluación del servicio al cliente interno y
externo.
Propone un evento corporativo donde se
evidencie la aplicación del proceso
administrativo, Y propone tres modelos de
43
tarjetas de una invitación formal, diseñadas en la
aplicación de publisher, para la realización del
evento.
CRITERIOS DE EVALUACIÒN, NORMAS ICONTEC Y POR DESEMPEÑO EN SUSTENTACIÓN
(MANEJO DE CONOCIMIENTOS Y ACTITUDES INDIVIDUAL Y COLECTIVA FRENTE A LA SUSTENTACIÓN)

ITEM INDICADORES CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES

En la sustentación se plantean argumentaciones

1 con base en los conocimientos de concepto y de
procesos del programa de formación.
El material y la información entregada cumplen
2 con los criterios de pertinencia, autenticidad,
calidad y vigencia.
El informe y material presentado cumplen con las
normas de redacción, ortografía y está ajustado a
3
normas vigentes de presentación de trabajos
escritos.
Se evidencian soportes de información
4
bibliográfica y anexos.
El producto entregado corresponde a los
5 entregables solicitados en la fase objeto de
sustentación del proyecto de formación.
Las respuestas a las preguntas del público son
6 concretas y son presentadas en forma segura y
coherente.
El informe incluye las conclusiones de logros
7 académicos realizados durante el proceso de
formación.
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LISTA DE CHEQUEO
PARA ACOMPAÑAMIENTOS Y EVALUACIÓN FINAL DEL PROYECTO FORMATIVO
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Se evidencia que todos los integrantes del GAES

8 participaron activamente en el avance del
proyecto.
Se evidencia que los aprendices involucrados en
el desarrollo del proyecto tienen dominio teórico
9
conforme al avance de su programa de
formación.

JUICIO EVALUATIVO APROBADO REQUIERE AJUSTES REQUIERE PLAN DE

MEJORAMIENTO

OBSERVACIONES

FIRMA DEL ACOMPAÑANTE FIRMA DEL INSTRUCTOR TÉCNICO

PEDAGÓGICO DE PROYECTO 1

FIRMA DEL ACOMPAÑANTE FIRMA DEL APRENDIZ LÍDER DEL

PEDAGÓGICO DE PROYECTO 2 GAES