UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

PROYECTO INTEGRADOR MÓDULO 7

TEMA:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y PLAN DE NEGOCIOS DE EMPRESA

ORGANIZADORA DE EVENTOS CORPORATIVOS Y SOCIALES EN LA
CIUDAD DE QUEVEDO, PROYECTADA PARA EL AÑO 2015.

ELABORADO POR:

LIZBETH HORTENCIA BERMELLO CHICAIZA

JONATHAN FRANCISCO CAMPUZANO SALTOS
EDWIN JAVIER ESMERALDA CEGIDO
WELLINGTON JOEL GONZALES ACOSTA

COORDINADOR:

Psi. PABLO PARRA SILVA, Mg. Sc.

QUEVEDO – ECUADOR
2014 – 2015
ÍNDICE

1. TEMA ........................................................................................................... 5

2. RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................. 6

3. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 7

4. PROBLEMATIZACIÓN ................................................................................ 9

Diagnóstico ..................................................................................................... 9

Sistematización ............................................................................................. 11

Formulación de Problema ............................................................................. 12

5. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................ 13

6. OBJETIVOS............................................................................................... 14

Objetivo General ........................................................................................... 14

Objetivo Específico ....................................................................................... 14

7. HIPÓTESIS................................................................................................ 15

Hipótesis General.......................................................................................... 15

Hipótesis Específica ...................................................................................... 15

8. MARCO TEÓRICO .................................................................................... 16

8.1. Gestión Administrativa ........................................................................ 16

8.1.1. Funciones administrativas ............................................................ 16

8.1.1.1. Planeación: ¿qué voy a hacer? .............................................. 17

8.1.1.2. Organización: ¿cómo se va hacer? ........................................ 17

8.1.1.3. Integración/Ejecución: ¿con quién? y ¿con qué? ................... 17

8.1.1.4. Dirección: vigilar que se haga ................................................ 18

8.1.1.5. Control: evaluación y verificación ........................................... 18

8.1.2. Buena administración ................................................................... 19

8.2. Plan de negocios ................................................................................. 19

8.2.1. ¿Todos los negocios necesitan un plan? ...................................... 19

2
8.2.2. Diez secciones de un plan de negocios ........................................ 20

8.2.3. ¿Qué es un plan de negocios? ..................................................... 22

8.2.4. Metas + Investigación + Estrategia = Plan de negocios ............... 22

8.2.5. Impresione a sus banqueros e inversionistas ............................... 23

8.2.6. Análisis Organizacional ................................................................ 24

8.2.6.1. Misión ..................................................................................... 24

8.2.6.2. Visión ..................................................................................... 24

8.2.6.3. Constitución de la empresa .................................................... 24

8.2.6.3.1. Número de Socios .............................................................. 25

8.2.6.3.2. Nombre de la empresa ....................................................... 25

8.2.6.3.3. Razón social ....................................................................... 25

8.2.6.4. Organigrama .......................................................................... 26

8.2.6.5. Remuneraciones .................................................................... 26

8.2.6.6. Localización de la empresa .................................................... 27

8.2.6.7. Responsabilidad social de la empresa ................................... 27

8.2.7. Análisis del Mercado..................................................................... 28

8.2.7.1. Metodología ........................................................................... 28

8.2.7.2. Análisis de la demanda .......................................................... 29

8.2.7.3. Clasificación ........................................................................... 30

8.2.7.4. Factores que afectan a la demanda ....................................... 31

8.2.7.5. Estimación de la demanda ..................................................... 32

8.2.8. Marketing ...................................................................................... 33

8.2.8.1. Producto ................................................................................. 33

8.2.8.2. Identificación del producto o servicio ..................................... 34

8.2.8.3. Servicios que se ofrecerá ....................................................... 34

8.2.8.4. Características del producto o servicio .................................. 38

8.2.8.5. Eventos Sociales.................................................................... 39

3
 8.2.8.6. Lanzamientos de productos ................................................... 40

8.2.8.7. Precio ..................................................................................... 40

8.2.8.8. Plaza ...................................................................................... 41

8.2.8.9. Promoción .............................................................................. 41

8.2.9. Estudio Financiero ........................................................................ 42

8.2.9.1. Plan de financiamiento ........................................................... 42

8.2.9.2. Política de financiamiento ...................................................... 42

8.2.9.3. Inversión Requerida ............................................................... 43

8.2.9.4. Proyección de Ingresos .......................................................... 44

8.2.9.5. Proyección de Egresos .......................................................... 44

9. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN. ............................................... 47

10. RESULTADOS ....................................................................................... 50

11. CONCLUSIONES ................................................................................... 61

12. RECOMENDACIONES .......................................................................... 62

13. BIBLIOGRAFÍA/ LINKOGRAFÌA............................................................. 63

14. ANEXOS ................................................................................................ 64

4
1. TEMA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y PLAN DE NEGOCIOS DE EMPRESA

ORGANIZADORA DE EVENTOS CORPORATIVOS Y SOCIALES EN LA
CIUDAD DE QUEVEDO, PROYECTADA PARA EL AÑO 2015.

5
2. RESUMEN EJECUTIVO

Este proyecto surge como una solución a empresas y personas insatisfechas

con la calidad de sus eventos y también a personas y empresas que no han
realizado eventos pero si es importante para estas. Es un mercado nuevo en
Ecuador que esta creciendo a un ritmo rápido, el proyecto en si pretende crear
una compañía referente de la calidad, variedad, innovación y creatividad en
cuanto a diseñar y organizar eventos se refiera y brindar solución a clientes al
momento de diseñar y organizar eventos sociales y corporativos, lanzamientos
de productos y capacitaciones. Este proyecto presenta un plan de negocios
para poner en marcha una empresa Organizadora de Eventos, quien se
encargara de todos los detalles en el diseño, coordinación y control de un
evento.

El proyecto está dirigido a empresas que no cuentan con un departamento

específico para realizar eventos en su compañía y personas que no cuentan
con tiempo suficiente para organizar un evento. La función principal de este
proyecto es crear una empresa que a través del diseño convierta el evento
anhelado para sus clientes en una realidad y así lograr que su evento sea el
mejor de todos. De esta manera podemos ahorrar el tiempo de los clientes y
ampliar las oportunidades de negocios de los proveedores.

6
3. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las empresas que ven en su personal el pilar fundamental

para el crecimiento y competitividad de esta, siente la necesidad de
reconocerlos, premiarlos y honrarlos en ciertos actos de conocimiento público
como el día del padre, de la madre, Navidad u otros eventos por iniciativa del
empleador como la celebración de aniversario de creación de la empresa.

Por otra parte, otro aspecto que llama la atención son los gustos y preferencias
que buscan las empresas y familias, con respecto a la organización de los
diferentes eventos sociales que realizan cada año: las nuevas tendencias en
alimentación, decoración y diseño en los eventos sociales.

El fin es proyectar una gran imagen como empresa y hacer sentir bien a sus
empleados, atendiéndolos de la mejor manera posible, buena comodidad,
buena música, un lugar que se adapte a la actividad que se esté realizando,
etc. Pero al momento de hacer los preparativos para desarrollar el evento de
manera exitosa, surge el gran problema para la empresa y las familias, tiempo,
información, falta de creatividad. Normalmente las diferentes compañías no
cuentan con un departamento que se dedique exclusivamente a la organización
de dichos eventos corporativos, algunos porque consideran que es un gasto
innecesario.

El mercado actual no satisface de manera amplia y profesional la demanda de

servicios que se originan en la organización completa de un evento, donde el
cliente desea recibir toda la asesoría, servicios y productos que necesite para
realizar la actividad deseada de acuerdo a sus necesidades, gustos y
preferencias.

7
En este proyecto se trataran temas relacionados a la buena gestión
administrativa y sus aspectos al momento de emprender una empresa o
negocio y como incide esto en todo tipo de emprendimiento. También se
realizará un breve plan de negocios en donde se observará los beneficios y
aspectos relevantes para llevar a cabo la creación de una empresa
organizadora de eventos la cual seria factible según la investigación realizada
hacerlo realidad en la ciudad de Quevedo para el año 2015. Luego definiremos
resultados en relación al plan de negocios los cuales nos permitirán emitir
conclusiones y recomendación en relación al tema.

8
4. PROBLEMATIZACIÓN

La ciudad de Quevedo se ha caracterizado por su constante desarrollo e

incremento poblacional, lo que genera que existan muchos eventos y
celebraciones de carácter social, corporativo, culturales, entre otros. Pero
muchas veces no se llenan las expectativas de los clientes, con los eventos
organizados por determinados promotores.

En ocasiones, los costos que deben pagar los usuarios o público en general,
son elevados en relación al beneficio recreativo o social que se vislumbra.
Los organizadores invierten relativamente poco, sin crear condiciones de
beneficios al usuario, como tampoco seguridades y garantías propias que
deben tener los eventos de concurrencia masiva. Igualmente, al momento del
emprendimiento de una iniciativa de espectáculos sociales, las dificultades de
financiamiento, impiden la realización de mejores propuestas de distracción.

Diagnóstico

El proyecto es una propuesta de emprendimiento de una empresa particular,

dedicada a la gestión administrativa y al desarrollo de un plan de negocios,
dedicada a la organización de eventos corporativos y sociales, radicados en la
ciudad de Quevedo y proyectados para el año 2015. La Carrera de Gestión
Empresarial, marca la trascendencia que la globalización del mundo exige a los
individuos y a las instituciones: hacer de la economía social basada en el ser
humano, una verdadera alternativa de desarrollo económico para los pueblos
de América Latina.

9
Es indispensable construir sostenibilidad social a través de fuerzas asociativas,
de organizaciones solidarias, de acciones comunitarias, de logros cooperativos,
en donde prime la fuerza de la unión entre las personas, de tal manera que se
alcance las metas a través del esfuerzo colectivo.

El emprendimiento solidario asociativo que parte de las universidades, debe

adquirir gran sentido en varias dimensiones: emprendimiento no solo en lo
social, sino también en lo económico, cultural, político, ecológico y tecnológico.
Emprendimiento social que sea capaz de generar la estructura organizacional,
inspirada en la fortaleza de la ayuda mutua y la actitud cooperativa entre las
personas, que se unen para progresar conjuntamente y mejorar su calidad de
vida. Este es el emprendimiento del futuro, el que preserva la identidad del ser
humano, en pertinencia con su bienestar social, equitativo e incluyente.

El profesional de la Carrera está en condiciones de desplegar dichas

actividades, en los diferentes frentes sociales, públicos o privados, a los que
someta a concurso sus conocimientos y competencias.

Establecer buenas relaciones en la empresa, conlleva a mantener óptimas

relaciones de trabajo, saber negociar cuando existan problemas y conseguir
cooperación. En un marco de sensibilidad humana y axiológica, que se
traduzca al equilibrio permanente entre el trabajo y la vida personal.

Se podría definir que la Carrera de Gestión Empresarial es una iniciativa para

desarrollar proyectos de negocios o ideas particulares que generen ingresos.
Significa tomar acciones humanas, creativas, para construir algo de valor, a
partir de prácticamente nada. Es la perspectiva del emprendimiento. Se trata
de una búsqueda insistente de oportunidades, independientemente de los
recursos disponibles o de la carencia de éstos.

10
La Carrera de Gestión Empresarial requiere, a más de una visión, de una
pasión y un compromiso para guiar a otros, en la persecución de dichas metas.
También requiere de la disposición de tomar riesgos calculados. El
emprendimiento empresarial, es una gran alternativa para la libertad financiera,
para obtener ganancias lícitas, para elevar la autoestima de los pueblos, para
crecer constantemente, para expandir la creatividad haciendo algo que nos
gusta.1

Sistematización

Habiendo procedido con una metodología de trabajo en equipo y una

visualización de un árbol de problemas, se llegó a la construcción empírica, de
un banco de preguntas, que luego de un minucioso análisis, ha permitido el
planteamiento de tres preguntas problematizadoras, que delimitan el radio de
acción del proyecto.

PP1.

¿De qué manera se pueden promover, la gestión administrativa y el plan de

negocios, para empresas organizadoras de eventos corporativos y sociales?

PP2.

¿Cuán importante resulta la aplicación de una adecuada gestión administrativa

y eficiente plan de negocios, para el desarrollo de una empresa organizadora
de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo?

1
Programa de la Carrera de Gestión Empresarial. (2010) Facultad de Ciencias Empresariales. Universidad Técnica
Estatal de Quevedo.

11
PP3.

¿Cómo establecer la factibilidad de la gestión administrativa y el plan de

negocios, para una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales,
en la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015?

Formulación de Problema

¿En qué consiste la factibilidad de la gestión administrativa y el plan de

negocios, de una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en
la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015?

12
5. JUSTIFICACIÓN

El Proyecto Integrador a nivel de la experiencia académica del séptimo módulo

de la Carrera de Gestión Empresarial, impulsa hacia la elaboración de un plan
de negocio para el emprendimiento de una empresa. En tal sentido, es
necesario conocer y realizar una profunda investigación, que ayude a
determinar si el proyecto de un plan de negocio para el emprendimiento de una
empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, será factible dentro
del mercado o si podrá satisfacer las necesidades de las personas, para que
así se pueda evitar posibles riesgos o problemas a futuro e iniciar un negocio
con bases certeras y con el posicionamiento esperado.

Es necesario establecer la importancia de la aplicación de una adecuada

gestión administrativa, porque hacia ese propósito se dirigen todas aquellas
acciones que hagan que un negocio sea eficiente. Para que con estos
propósitos cumplidos se logre el desarrollo de una empresa organizadora de
eventos corporativos y sociales, que tenga perdurabilidad y proporcione un
atractivo servicio en la ciudad de Quevedo.

Porque es necesario establecer la factibilidad de la gestión administrativa y el

adecuado plan de negocios, para que se logre posicionar a una empresa
organizadora de eventos corporativos y sociales, en la ciudad de Quevedo, a
partir del año 2015. El propósito es generar un negocio que sea rentable para
los inversionistas y que beneficie a la comunidad, ofreciendo eventos de alto
nivel y de condiciones que garanticen los espectáculos públicos pagados.

13
6. OBJETIVOS

Objetivo General

 Aplicar la factibilidad de la gestión administrativa y el plan de negocios, de

una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en la ciudad de
Quevedo, a partir del año 2015.

Objetivo Específico

 Promover la gestión administrativa y el plan de negocios, para empresas

organizadoras de eventos corporativos y sociales.

 Establecer la importancia de la aplicación de una adecuada gestión

administrativa y eficiente plan de negocios, para el desarrollo de una empresa
organizadora de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo.

 Analizar la factibilidad de la gestión administrativa y el plan de negocios,

para una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en la
ciudad de Quevedo, a partir del año 2015.

14
7. HIPÓTESIS

Hipótesis General

 Un adecuado diseño de factibilidad permitirá exitosa gestión administrativa y

del plan de negocios, de una empresa organizadora de eventos corporativos y
sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015.

Hipótesis Específica

 Existen escasas propuestas de negocios, dirigidos a la organización de

eventos corporativos y sociales, con criterios técnicos sobre gestión
administrativa y planes de negocios.

 Es de singular importancia la ejecución de adecuadas gestiones

administrativas y de eficientes planes de negocios, en el desarrollo de
empresas organizadoras de eventos corporativos y sociales.

 Es factible la realización de una gestión administrativa y de un plan de

negocios, para genera una empresa organizadora de eventos corporativos y
sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015.

15
8. MARCO TEÓRICO

8.1. Gestión Administrativa

Es el conjunto de acciones y medios que se emplean para conseguir alguna

cosa o resolver algún asunto acción y efecto de administrar o dirigir algún
asunto; resultados positivos en cuanto a su funcionamiento y rentabilidad.
También se conoce como el conjunto de acciones mediante las cuales el
directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del
proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.2

Entonces se entiende a la Gestión Administrativa como los pasos, procesos o

funciones como planificar, organizar, dirigir y controlar con la finalidad de
alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de la empresa u organización
aplicando cada uno de estas funciones de forma constante permitiéndonos
identificar posibles errores y de esta manera poderlos resolver oportunamente.

8.1.1. Funciones administrativas

Las funciones o áreas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar

dónde se aplican los esfuerzos, en qué campos trabajar, además resuelve el
problema de cómo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas
para lograr los objetivos predeterminados. Eso se realiza a través de las
funciones de la administración o procesos administrativos, como lo son:

2
http://es.slideshare.net/wilmer293112/g-estinadministrati-va2-14828644

16
8.1.1.1. Planeación: ¿qué voy a hacer?

Constituye la primera función de la administración y consiste en determinar las

metas u objetivos a cumplir. Los objetivos son de enorme importancia, pues le
dan un sentido, una dirección una orientación a los esfuerzos aplicados, esta
planeación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y
estimados. Es la etapa básica de la administración y es esencial para cumplir
las demás etapas del proceso administrativo.

8.1.1.2. Organización: ¿cómo se va hacer?

Una vez definido el qué hacer, se plantea el problema de cómo hacer, qué
elementos y condiciones son necesarias y cómo se deben combinar entre sí
estos elementos para conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto
depende de los objetivos que se desee alcanzar en el tiempo así, es preciso
introducir cambios en la organización para adaptarla permanentemente a las
metas.

La organización, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus

objetivos, recursos, procesos y medio ambiente.

8.1.1.3. Integración/Ejecución: ¿con quién? y ¿con qué?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la

organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un
organismo social.

17
8.1.1.4. Dirección: vigilar que se haga

Una vez definido el qué hacer y el cómo hacerlo y la función de administrar que
se preocupa del hacer la llamamos dirección. Es la etapa de la administración
destinada a procurar una ejecución eficiente de los planes de la empresa,
mediante una cooperación entre subordinados y jefes. La dirección comprende
las relaciones de trabajo en todos los niveles de la organización; esto es, a un
mismo nivel, de niveles superiores a inferiores de la empresa, como de las
relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. La dirección se preocupa
de armonizar las disfuncionalidades y por eso es importante la motivación.

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de

todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad
para tomar de decisiones.

8.1.1.5. Control: evaluación y verificación

Es la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el cumplimiento

de los planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se fundamenta en la
existencia de la planificación, si no hay plan, no hay nada que controlar. El
control es una verificación de lo realizado y esta verificación adquiere sentido
cuando hay algo con qué controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por
tanto el control adecuado favorece las buenas relaciones humanas. Es
asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la
posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras, medir y
evaluar.3

3
http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/com_organiz/Unidad1/contenido4.htm

18
Al momento de emprender cualquier tipo de negocio es necesario tomar en
cuenta a la Gestión Administrativa y a cada una de sus funciones ya que de su
correcto uso y aplicación dependerá el futuro de la empresa o negocio ya sea
en lo que se refiere al cumplimiento de objetivos y metas u otros aspectos
como el posicionamiento, aceptación del mercado o la factibilidad o rentabilidad
de la misma. Al momento de poner en práctica las funciones administrativas se
evitaran un sin números de problemas y se notará la eficacia en la gestión
dentro de la empresa.

8.1.2. Buena administración

El rol de un administrador es proporcionar liderazgo, mantener la organización

enfocada en los objetivos centrales y evitar que las distracciones diluyan la
fortaleza de la empresa o reduzcan el impulso. La planeación le permite pensar
acerca de los detalles de su operación y cómo todos necesitan trabajar juntos
para formar una entidad viable, en marcha y sana.

8.2. Plan de negocios

8.2.1. ¿Todos los negocios necesitan un plan?

Absolutamente. Cada negocio necesita un plan. Elaborar un plan de negocios

detallado le proporcionará una oportunidad para moldear una poderosa
estrategia de desarrollo de negocios, ya sea que su meta incluya:

19
1. Obtener financiamiento para empezar un negocio.
2. Obtener financiamiento para ampliar su negocio.
3. Ser más organizado y aumentar sus probabilidades de éxito.
4. Identificar el valor de su negocio y preparar un plan para vender su negocio.
5. Elaborar un plan para comprar un negocio.
6. Crear un plan de sucesión administrativa para facilitar su retiro.
7. Revitalizar su negocio e identificar nuevos mercados y oportunidades de
negocio.
8. Reorganizar para permitirse más tiempo lejos del negocio.
9. Elaborar un plan financiero para mejorar la rentabilidad.
10. Reducir su margen de error y aumentar la rentabilidad a través de la
rigurosa administración del personal y de los recursos, así como apalancar las
condiciones del mercado.
11. Clarificar metas, objetivos y estrategias de una sociedad o corporación con
múltiples directores.
12. Mejorar la eficacia y la administración de las operaciones.4

8.2.2. Diez secciones de un plan de negocios

1. Análisis de la industria: describe las tendencias, perspectivas de demanda,

barreras al acceso y crecimiento, efecto de la innovación y de la tecnología,
efecto de la economía, papel del gobierno y salud financiera de la industria.

2. Análisis del mercado: identifica las tendencias que prevalecen en el

mercado, tamaño de éste, análisis de la competencia, participación de mercado
proyectada y cómo tomará las decisiones respecto de los productos y servicios
que ofrecerá.

4
Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson. DERECHOS RESERVADOS © 2008,
respecto a la primera edición en español por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.
Biblioteca U.T.E.Q.

20
3. Productos y servicios: define los insumos, mezcla de ventas, costos y
ganancias, ampliación de servicios, posicionamiento de producto y ciclo de vida
del producto/ servicio.

4. Descripción de negocios: describe la empresa, lo cual incluye su marca,

identidad, visión, misión, ética, metas y estructura legal.

5. Estrategia de marketing: explica cómo utilizará la ubicación, canales de

distribución, ventas, fijación de precios y posicionamiento en el mercado. Esta
sección también incluye una muestra o descripción de las herramientas de
ventas y marketing (sitio en la red, telemarketing, folletos, sistemas de ventas,
etc.) que usted utilizará para lograr participación de mercado.

6. Operaciones y administración: proporciona detalles sobre cómo planea

administrar el negocio, lo cual incluye la estructura organizacional,
responsabilidades y servicios profesionales.

7. Plan financiero: incluye copias de estados financieros anteriores (si los

hubiera) y proyecciones financieras proforma, lo que incluye costos de
arranque, balance general, estado de resultados, flujo de caja y análisis de
sensibilidad.

8. Plan de implementación: aquí es donde usted explica cómo utilizará el

personal, sistemas, comunicación, contabilidad, equipo, software, oficina,
mobiliario, accesorios, terreno y edificios, así como investigación y desarrollo.

9. Plan de contingencia: identifica todos los riesgos potenciales (pasivo,

terminación de contrato, etc.) y su plan para reducir o eliminar los riesgos o las

21
amenazas identificadas; por ejemplo, cómo manejará las emergencias,
accidentes graves o desastres.

10. Resumen ejecutivo: el resumen ejecutivo siempre se escribe al final pero

aparece como la primera página del plan.5

8.2.3. ¿Qué es un plan de negocios?

Un plan de negocios es un instrumento que se utiliza para documentar el

propósito y los proyectos del propietario respecto a cada aspecto del negocio.
El documento puede ser utilizado para comunicar los planes, estrategias y
tácticas a sus administradores, socios e inversionistas. También se emplea
cuando se solicitan créditos empresariales. El plan de negocios contiene tanto
objetivos estratégicos como tácticos, y puede ser informal o formal. Asimismo,
puede estar en una servilleta o en su cabeza, o puede simplemente ser una
lista de tareas pendientes. Si se les pregunta a los propietarios de negocios o
empresarios promedio si tienen un “plan”, todos dirían “por supuesto”. Pídales
que se lo expliquen y usted acabará muy probablemente con una perspectiva
general de sus metas principales.

8.2.4. Metas + Investigación + Estrategia = Plan de negocios

Una lista de metas podría ser un plan de lo que se tiene que lograr, pero eso no
la hace un plan de negocios. Una meta sólo revela su propósito o el lugar en el
cual usted espera acabar. Un plan de negocios formal detalla la fórmula exacta
que usted necesita desarrollar para conseguir sus metas fundamentales. Mi
definición de un plan de negocios es que esta herramienta es un documento

5
Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson. DERECHOS RESERVADOS © 2008,
respecto a la primera edición en español por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.
Biblioteca U.T.E.Q.

22
formal elaborado para capturar y comunicar la dirección planeada y las
maniobras que se requieren para que el negocio alcance su meta más
importante: rentabilidad.

Las ganancias no son accidentales. Por ello, si usted elabora y aplica un plan
de negocios, incrementa las probabilidades de lograr la rentabilidad deseada.
Un plan de negocios incorpora los mismos métodos que los buenos
administradores utilizan para garantizar la viabilidad del curso del negocio. Es
mucho más que notas en una servilleta o una lista de tareas pendientes: es un
mapa para guiar al negocio, a su propietario(s) y a sus empleados en su viaje
al éxito.6

8.2.5. Impresione a sus banqueros e inversionistas

Un plan de negocios es especialmente crucial para los empresarios que tratan

de lograr financiamiento porque un plan que está bien preparado es un reflejo
de la capacidad de un empresario para administrar el negocio. Los banqueros,
inversionistas y financieros pueden parecer cínicos, pero recuerde que es su
trabajo separar a los negocios viables de aquellos que puedan cerrar y no
pagarles los préstamos que les concedieron.

Los financieros quieren verificar que usted tiene conocimientos básicos de las
actividades más importantes del negocio, incluyendo marketing, finanzas,
ventas, recursos humanos y producción. Ellos esperan ver una pintura fi el de
la posición financiera del negocio o de las necesidades financieras esperadas
de una nueva empresa.

6
Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson. DERECHOS RESERVADOS © 2008,
respecto a la primera edición en español por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.
Biblioteca U.T.E.Q.

23
8.2.6. Análisis Organizacional

8.2.6.1. Misión

Crear una Organizadora de eventos corporativos y sociales la cual ofrezca un

servicio de calidad, con atención, rápida, eficiente y cordial, encaminando las
actividades de organización, planeación y diseño a la obtención de la total
satisfacción de los consumidores.

8.2.6.2. Visión

Posicionar a la Organizadora de eventos como una empresa líder y símbolo de

confianza, diseño y confort.

8.2.6.3. Constitución de la empresa

Según el Art. 94, de la Ley de Compañías “La Compañía de responsabilidad

limitada es la que se solamente responden por las obligaciones sociales hasta
el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razón
social o denominación objetiva,”7. Teniendo en cuenta este concepto una de las
decisiones más importantes para la creación de una empresa está la
determinación de una compañía que está registrada. MEGAEVENTOS Cía.
Ltda. será constituida como una empresa de responsabilidad limitada.

7
Ley de Compañías, Codificación No 000. RO/312 de 5 de Noviembre 2009.

24
8.2.6.3.1. Número de Socios

“La compañía de responsabilidad limitada es siempre mercantil. El mínimo de

socios es tres y el máximo quince”8, basándonos en este concepto concluimos
que para iniciar las actividades de la empresa MEGAEVENTOS Cía. Ltda. se
recurrirá al pedido de aporte de cuatro socios.

8.2.6.3.2. Nombre de la empresa

El nombre de la empresa será MEGAEVENTOS Cía. Ltda. y esta se regirá por

los principios de propiedad y de inconfundibilidad o peculiaridad, según lo dicta
el Art. 16 de la Ley de Compañías.

8.2.6.3.3. Razón social

La razón social de la empresa es brindar el servicio de Organización de

eventos Corporativos y sociales; acogiéndose a lo expedido en el Art. 94 de la
Ley de Compañías que dice que toda empresa de responsabilidad limitada
podrá tener como finalidad las realizaciones de toda clase de actos civiles o de
comercio.

8
Superintendencia de Compañías del Ecuador, www.supercias.gov.ec.

25
8.2.6.4. Organigrama

El proyecto busca crear una empresa y conformarla por un equipo

multidisciplinario de profesionales que velarán por el cumplimiento de los
compromisos adquiridos tanto internos como externos en una organización
funcional. Al ser una empresa pequeña, debe de ser de responsabilidad
limitada.

GERENTE
GENERAL

DIRECTOR
COMERCIAL

Asesor Asistente Coordinador

ventas-diseño compras de eventos

Personal de
apoyo

8.2.6.5. Remuneraciones

El sueldo mínimo en la empresa será de $150 para el personal de apoyo y el

máximo sueldo será el del Gerente General $800. A los asesores de ventas-
diseño y al director comercial se les reconocerá una comisión del 0,10% por
cada evento realizado.

26
Tabla 1. Descripción de Cargos y Remuneraciones.

PUESTO SUELDO
Gerente general $ 800,00 1
Director comercial $ 500,00 1
Asesor ventas-diseño $ 400,00 2
Asistente compras $ 300,001
Coordinador de eventos $ 200,00 2
Personal de apoyo $ 150,00 6

8.2.6.6. Localización de la empresa

La oficina de atención a clientes potenciales de MEGAEVENTOS Cia. Ltda. Se

encuentra ubicada en el centro de la cuidad de Quevedo; es un sector
estratégico donde los consumidores tendrán fácil acceso.

8.2.6.7. Responsabilidad social de la empresa

Al ser una empresa de servicios y no llevar a cabo ninguna actividad

productiva, la empresa carece de responsabilidad social referida al medio
ambiente. Aunque en los eventos que se lleven a cabo se implementará la
diferenciación de desechos en peligrosos, reciclables y no reciclables, para así
contribuir a la reducción de contaminación del entorno.

27
8.2.7. Análisis del Mercado

8.2.7.1. Metodología

Para el estudio de mercado de MEGAEVENTOS Cia. Ltda. En la ciudad de

Quevedo, el diseño de la investigación de mercado que vamos a utilizar es
descriptivo. Se realiza una prueba piloto para estimar la probabilidad de
aceptación y rechazo. Con los datos obtenidos de la prueba piloto, destacamos
el porcentaje de aceptación y de rechazo de para hallar el tamaño de la
muestra, que se la obtendrá mediante la siguiente fórmula matemática:

Donde:

𝑵 𝒄𝟐 ∗ 𝑵𝒑(𝟏 − 𝒑)
𝒏=
𝒆𝟐 𝑵 + 𝒁𝒄𝟐 𝒑(𝟏 − 𝒑)

N= Es la población Objetivo = 800

n= el tamaño de la muestra. Una vez aplicada la formula se obtuvo que el

tamaño de la muestra es de 33

o= Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene

su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.

Z= Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si

no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96
(como más usual) o en relación al 90% de confianza, valor que queda a criterio
del investigador.

28
e= Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su
valor, suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor
que queda a criterio del encuestador9 y se considera un 0,05%.

Esto significa que de toda la población (800 personas), se debe realizar 33

encuestas que permitirá conocer las necesidades de las empresas y personas,
en lo referente a organización de eventos corporativos y sociales.

Para la recolección de datos se utilizan encuestas a través de un cuestionario,

con preguntas claras y concisas se las efectuará a las empresas y personas
que se encuentren ubicadas en la ciudad de Quevedo.

8.2.7.2. Análisis de la demanda

La demanda se define como la respuesta al conjunto de mercancías o

servicios, ofrecidos a un cierto precio en una plaza determinada y que los
consumidores están dispuestos a adquirir, en esas circunstancias.

En este punto interviene la variación que se da por efecto de los volúmenes

consumidos. A mayor volumen de compra se debe obtener un menor precio. Es
bajo estas circunstancias como se satisfacen las necesidades de los
consumidores frente a la oferta de los vendedores.10

9 http://www.monografias.com/trabajos87/calculo-del-tamano-muestra/calculo-del-tamano-
muestra.shtml#ixzz3ATzkT8tf
10
http://www.lafacu.com/apuntes/marketing/demanda/default.htm

29
“El análisis de la demanda pretende cuantificar el volumen de bienes o
servicios que el consumidor podría adquirir de la producción del proyecto”.11

8.2.7.3. Clasificación

El análisis de la demanda pretende determinar los factores que influyen en el

comportamiento del mercado, así como también determinar si el proyecto en
estudio tiene posibilidades de participar efectivamente en el mercado.

De acuerdo a su probabilidad: Se tiene una demanda potencial, ya que en

las empresas por tratarse de manejar recursos humanos, existe el
departamento de bienestar social que es el encargado de velar por el buen vivir
del personal, para ello aprovecha las fechas festivas y organizan diferentes
actividades sociales para integrar a todo el personal.

De acuerdo con los consumidores o usuarios inmediatos: se tiene una

demanda derivada, ya que los clientes serían empresas y familiares, que al
contratar el servicio de organizar los eventos, esta actividad genera que se
subcontrate otros servicios, como transporte, animación, música, etc.

De acuerdo a su oportunidad: la demanda es de tipo satisfecha no saturada,

ya que mediante publicidad u otros instrumentos de marketing, puede crecer la
necesidad de organizar eventos.

De acuerdo a su necesidad: la empresa de organización de eventos esta

dentro de la demanda de bienes no necesarios. En este caso la adquisición del
servicio será la de satisfacer un gusto y no una necesidad.

11
MENESES, Edilberto. Preparación y Evaluación de Proyectos.

30
De acuerdo con su temporalidad: es una demanda cíclica o estacional, ya
que no es permanente, como los aniversarios, los cumpleaños, los
matrimonios, etc.

8.2.7.4. Factores que afectan a la demanda

El objetivo principal de la demanda es determinar los factores que afectan el

comportamiento del mercado y las posibilidades reales de que el producto y/o
servicio resultante del proyecto pueda participar efectivamente en ese
mercado.

Los factores más importantes son: el precio de los servicios y/o productos
relacionados, los cambios en los gustos y preferencias y el tamaño de la
población.

El Precio: La demanda de un bien y/o servicio se encuentra condicionada por

el precio de los bienes y/o servicios relativos. Esto se debe a que servicios
similares de organizar eventos ofrecen alternativas para los consumidores, que
al aumentar el precio de los primeros hará que aumente la demanda del
servicio, por lo que su curva de demanda se desplazará hacia la derecha; esto
también depende de los bienes o servicios sustitutos, porque a través de estos
los consumidores tienden a buscar alternativas que cumplan con sus
necesidades, lo cual se produce un movimiento de la curva.

Tamaño de la Población: La demanda de un bien y/o servicio también se

encuentra dada por el tamaño de la población; esto se debe a que la situación
económica de las personas, por ende a aumentado la demanda de eventos
sociales tanto a nivel de instituciones como de familiares de.

31
Gustos y Preferencias: Otro aspecto que cambia la curva de la demanda son
los gustos y preferencias que buscan las empresas y familias, con respecto a la
organización de los diferentes eventos sociales que realizan cada año: las
nuevas tendencias en alimentación, decoración y diseño en los eventos
sociales.

8.2.7.5. Estimación de la demanda

Con el análisis de las encuestas realizadas obtuvimos que del 60% de los
encuestados que “si” realizan eventos corporativos y sociales el 71% de ellos
están dispuestos a contratar nuestros servicios, es decir que el 42.59% del total
de los encuestados es nuestro primer objetivo para calcular la demanda, sin
hallar la demanda no satisfecha, es decir que se realiza un contraste entre las
empresas que si tienen una organizadora de eventos y los consumidores no
satisfechos de la industria, esta proporción es del 8.71%.

El segundo segmento está basado en el 40% de total de los encuestados que

no realizan eventos corporativos del cual el 78% le da importancia a este tipo
de eventos, sin embargo solo el 81% del subtotal anterior desea contratar
nuestros servicios.

Si realizamos un contraste entre las tres variables anteriores su resultado sería

que el 27%de este segundo segmento es nuestro mercado objetivo

32
8.2.8. Marketing

8.2.8.1. Producto

La empresa tiene como fin la prestación de un servicio completo y de calidad a

cada uno de sus clientes, mediante el cual se busca satisfacer las necesidades
de éstos.

Este servicio se diseñará de acuerdo a las especificaciones del cliente y de lo

que espera de su evento, la empresa se encarga de todos los detalles y de
confeccionar un servicio personalizado, en el tiempo y la forma que fue
estipulado por el cliente.

Se ofrece en tres paquetes diferentes el servicio, evento tipo A, B y C. El tipo A

será de carácter exclusivo puesto que incluirá todos los servicios que el cliente
necesite y solicite; el tipo B se caracteriza por ser de media exclusividad puesto
que se restringe al presupuesto del cliente, el tipo C no es exclusivo ni
medianamente exclusivo pero la premisa indicada anteriormente tampoco
pretende inducir hacia baja calidad sino mas bien a un ajuste de los
requerimientos que el cliente pueda tener.

Todos los requerimientos del evento serán subcontratados por la empresa,

contando con proveedores especializados en los diferentes productos y
servicios necesarios para llevar a cabo eventos corporativos y sociales, dando
un servicio completo y con altos estándares de calidad. Por lo cual se manejara
una base de datos de aquellos proveedores que se necesiten para la
organización del evento.

33
8.2.8.2. Identificación del producto o servicio

El concepto de servicio consiste en ofrecer a los clientes soluciones eficientes

para organizar eventos especiales de calidad, distinguiéndonos de la
competencia al garantizar una sana diversión y entretenimiento durante el
desarrollo de los eventos.

8.2.8.3. Servicios que se ofrecerá

Logística en general, antes, durante y después del evento, que es un aspecto

diferenciador con otros servicios similares.

 Decoración y arreglos florales.

 Decoración de mesas de dulces.

34
 Cristalería y cubertería fina.

 Sillas Tiffany y plásticas.

 Mantelería exclusiva y selecta

35
 Toldos (Carpas).

 Licores a consignación.

 Música.

36
 Iluminación.

 Filmación.

 Asesoramiento para la organización de eventos sociales.

 Selección de las mejores opciones para cada tipo de evento.
 Provisión de personal especializado como maestros de ceremonia y
coordinadores de protocolo.

 Elaboración y envío de invitaciones.

37
  Contratación y supervisión de servicio de catering para el buffet.

 Contratación de artistas y grupos.

 Otros similares.

8.2.8.4. Características del producto o servicio

Posicionamiento: La empresa estará enfocada en prestar un servicio de

calidad a aquellas empresas y familias que lo requieran; para posicionar y dar
a conocer la empresa en la vida cotidiana de las personas, logrando un
reconocimiento instantáneo, en el momento de ver el logo, escuchar el nombre
e imaginar que cualquier evento es organizado por la empresa.

38
Intangibilidad: Por la intangibilidad del servicio, este se prestara de manera
rápida y eficaz, el lugar donde se prestará el servicio mostrara pulcritud,
elegancia y confort; el personal se vestirá apropiadamente (dependiendo el
evento); con un equipo moderno, con excelentes canales de comunicación.

Características Apropiadas: Tener las características apropiadas para el

desarrollo de los diferentes eventos para así prestar el mejor servicio, según las
particularidades del evento en sí, ya que según el contratista, el evento tiene
unas especificaciones especiales.

Diversidad: Éste está determinado según los requerimientos de los

contratistas, ya que según el evento, el programa de servicios cambia en forma
regular el proceso de los eventos ya que el servicio que ofrece la empresa es
personalizado.

Estacionalidad: El carácter perecedero de la empresa es según temporadas

ya que en algunas épocas del año se realizan más eventos que en otras, por lo
cual en época de pocos eventos los precios son preferenciales, mientras que
en época alta los precios son mayores.

8.2.8.5. Eventos Sociales

En estos eventos sociales incluyen eventos de integración, aniversarios de

empresa, reconocimientos, cumpleaños, bodas, etc. Se pone a su disposición
todo tipo de artistas y espectáculos para la animación de sus eventos, con
ideas innovadoras, únicas y acordes a las necesidades de los clientes.

39
8.2.8.6. Lanzamientos de productos

Los lanzamientos de nuevos productos, nuevas líneas, nuevas marcas,

fusiones o inauguraciones generalmente están acompañados de agencias
publicitarias sin embargo la empresa no solo diseña y produce eventos sino
que también se adapta a proyectos ya diseñados. La combinación de personal,
espectáculos e infraestructura permite ofrecer ideas originales para cualquier
presentación de producto, creando así espectáculos a su medida.

8.2.8.7. Precio

La Demanda es inelástica con respecto al precio: según información de las

encuestas, los clientes aceptaban precios altos, siempre y cuando exista
variedad y calidad en el servicio. MEGAEVENTOS Cia. Ltda. cobrará un precio
según el evento, si el evento es menor (TIPO C) se cobrara un valor entre
$1.000 y $2.000, si el evento es mediano (TIPO B) el valor estará entre $2.000
y $4.000, para eventos de mayor exigencia (TIPO A) los precios serán de
$4.000 en adelante.

Los precios son variables. Variarán según el tipo de servicio demandado por
cada cliente.

Los precios estarán definidos por las variables descritas a continuación, las
cuales afectan el precio de manera directa (costoso ó económico):

 Número de personas que asisten al evento.

 Salón donde se realizará el evento.
 Menú del evento.
 Costos logísticos.

40
 Costos de publicidad y promoción.

8.2.8.8. Plaza

Las actividades que realiza la empresa para hacer accesible el servicio al

mercado meta se basa en una política de distribución directa como plaza para
el proyecto, con una oficina central en la ciudad de Quevedo destinada a la
atención de clientes: y un canal directo mediante contacto presencial o
telefónico con el cliente, por parte del área de Ventas-Diseño.

8.2.8.9. Promoción

Unos de los principales objetivos es que nuestro cliente sea fiel a la compañía
por lo cual se le aplicarán descuentos a clientes habituales. Y un 2% de
descuento a todos los cliente por pronto pago. También se van a realizar
descuentos que dependerá del monto y la cantidad de eventos por un mismo
cliente.

Una manera de posicionarnos en el mercado es teniendo un atributo especial

como la implantación de beneficios únicos de la marca y de la diferenciación
respecto de la competencia que son la cualidades que poseemos en el diseño
de sus eventos.

La estrategia de posicionamiento de nuestra empresa será, para los clientes

que desean realizar un evento exclusivo e inolvidable, MEGAEVENTOS Cia.
Ltda. lo hace realidad.

41
Tabla2. Descuentos en la organización de eventos

Monto Numero de Eventos

2 3 4 >4
< $1000 0% 0.5% 1% 1.5%
$1000-$2000 0.5% 1% 1.5% 2%
$2000-$3000 1% 1.25% 1.75% 2%
$3000-$4000 1.25% 1.5% 1.8% 2%
$4000-$5000 1.5% 1.75% 2% 2.25%
$5000-$6000 1.75% 2% 2.25% 2.5%
> $6000 2.% 2.5% 2.75% 3%

8.2.9. Estudio Financiero

8.2.9.1. Plan de financiamiento

La empresa considera dos puntos importantes en cuanto a la forma de

financiamiento propio y externo y en el uso de la inversión inicial.

8.2.9.2. Política de financiamiento

Se financiara el proyecto vía préstamo a la Corporación Financiera Nacional ya

que esta ofrece una tasa mínima bancaria y cómodos pagos mensuales.
Además del préstamo a la CFN, contaremos con una aportación de los socios
de MEGAEVENTOS CIA. LTDA. Con lo cual se obtendrá la suma total
requerida para empezar el proyecto.

42
8.2.9.3. Inversión Requerida

La inversión requerida antes de la puesta en marcha debe tomarse en cuenta

valores requeridos para poder invertir, desde el punto de vista de lo tangible o
intangible de estos valores. Estas cifras pueden agruparse en la siguiente
clasificación: capital de trabajo, activos fijos y costos. El Capital de trabajo es el
dinero que se necesita para producir, básicamente se trata del monto necesario
en caja para solventar los requerimientos de circulante mientras se realizan los
cobros de recuperación. La inversión en capital de trabajo es una inversión en
activos corrientes: efectivo inicial, inventario, cuentas por cobrar e inventario,
que permita operar durante un ciclo productivo, dicha inversión debe garantizar
la disponibilidad de recursos para la compra de materia prima y para cubrir
costos de operación durante el tiempo requerido para la recuperación del
efectivo.

Otro elemento clave en el análisis de inversión en capital de trabajo, es el

monto de materiales, suministros (el objetivo del proyecto es contar con las
unidades de negocio, disponer de todos los mecanismos y accesorios
adecuados para el montaje y organización de eventos, así como también poner
a disposición el equipo requerido).

Tabla3. Inversión Inicial

Inversiones fijas Monto

Vehículos $ 24.000,00
Equipos de oficina $ 7.500,00
Muebles de oficina $ 4.600,00
Instalaciones $ 500,00
Total de inversiones fijas $ 36.600,00
Capital de trabajo $ 6.500,00
Gastos de constitución $ 800,00
Total $ 43.900,00

43
Luego, determinamos la inversión en activos fijos, es decir las compras
estipuladas en el plan operativo. El activo fijo de mayor inversión es el vehículo,
por un monto de $24.000, seguido por los equipos de oficina con $7.500, Por
último, tenemos la inversión en activos diferidos, que se dan de los gastos
operativos determinado en función del tiempo requerido para empezar el
proyecto, gastos de constitución.

MEGAEVENTOS Cía. Ltda. Tendrá una inversión inicial de $43.900 dólares, la

cual cubre con todos los requerimientos necesarios para empezar el proyecto,
incluso esta cifra respalda hechos o problemas imprevistos, que puedan
suscitarse en el transcurso del negocio.

8.2.9.4. Proyección de Ingresos

Hemos decidido proyectar los ingresos a 5 años, para poder determinar el

margen de ganancias que recibiremos por los eventos a realizar anualmente.

Tabla4. Ingresos Anuales

Periodo Ingresos
Año1 $ 110.000,00
Año2 $ 118.500,00
Año3 $ 125.600,00
Año4 $ 134.350,00
Año5 $ 143.850,00

8.2.9.5. Proyección de Egresos

Para estimar los egresos nos hemos valido de los gastos en los que se
recurrirá en el transcurso de la puesta en marcha del servicio, teniendo al

44
primero la compra y el alquiler de material para cada tipo de evento. Además
de ello, en muchos de los casos, dependiendo del evento que el cliente
contrate, como parte del servicio se incluirá Servicio de Catering este servicio
tiene un aditamento especial, ya que para su determinación hemos analizado
proyectarlo por número de invitados (100, 200, 300, etc.). Luego de este
análisis, se debe tener los costos resultantes del consumo de servicios básicos
como Internet, llamadas telefónicas, en el área Administrativa (oficina)
proyectados en el año, entre ellos están luz, agua, etc. También se toma en
cuenta los Gastos de Arrendamiento, necesarios para almacenar los equipos,
un área de ciento cincuenta metros cuadrados para que el personal pueda
realizar sus funciones diarias y cuente con sus respectivos departamentos.

Se alquilara una oficina, en el centro de la ciudad, un sector estratégico, debido

a que se encuentra cerca a empresas grandes, una oficina acondicionada y
equipada para recibir todo tipos de trabajados y eventos por partes de su
clientes.

Otro gasto de significativa importancia son los sueldos y salarios a cancelar al

equipo de trabajo teniendo como el mínimo $150 y el máximo $800, se
considera un presupuesto de $3700 para pagos mensuales y $44.400
anualmente, los salarios forman parte de la distribución que se destinara para
el total de gastos.

Además se ha estimado la cantidad óptima y eficiente de número de

trabajadores que maximizan la utilidad de la empresa concluyendo que se
destinara un total de trece elementos (recordando que la empresa contará con
seis departamentos).

45
El último de los egresos de los que también entra en este análisis es el de
gastos operativos, administrativos y ventas, Entre los valores de mayor
importancia está la creación de una página Web y la publicidad en revistas.

46
9. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.

 Investigación Descriptiva

Se efectúa cuando se desea describir, en todos sus componentes principales,

una realidad.12 También conocida como la investigación estadística, describen
los datos y este debe tener un impacto en las vidas de la gente que le rodea.

El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las

situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas.13

 Investigación cuantitativa

Es aquella que utiliza predominantemente información de tipo cuantitativo

directo. Dentro de la investigación cuantitativa se pueden observar:

Los diseños experimentales.

La encuesta Social: es la investigación cuantitativa de mayor uso en el ámbito

de las ciencias sociales y consiste en aplicar una serie de técnicas específicas
con el objeto de recoger, procesar y analizar características que se dan en
personas de un grupo determinado.

12
http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-investigacion/principales-tipos-
investigacion.shtml
13
http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_descriptiva

47
Estudios cuantitativos con datos secundarios: Los cuales, a diferencia de
los dos anteriores, abordan análisis con utilización de datos ya existentes.14

 Investigación de Campo

Se define como el proceso que, utilizando el método científico, permite obtener

nuevos conocimientos en el campo de la realidad social. (Investigación pura), o
bien estudiar una situación para diagnosticar necesidades y problemas a
efectos de aplicar los conocimientos con fines prácticos (investigación
aplicada).

Este tipo de investigación es también conocida como investigación in situ ya

que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello
permite el conocimiento más a fondo del investigador, puede manejar los datos
con más seguridad y podrá soportarse en diseños exploratorios, descriptivos y
experimentales, creando una situación de control en la cual manipula sobre una
o más variables dependientes (efectos). Por tanto, es una situación provocada
por el investigador para introducir determinadas variables de estudio
manipuladas por el, para controlar el aumento o disminución de esas variables
y sus efectos en las conductas observadas.15

Adicionalmente se recopilará la información en base a encuestas.

Encuesta: es un documento con una serie de preguntas cuidadosamente

elaboradas con la finalidad u objetivo de obtener información y reunir datos de
una parte de la población o muestra determinada, la encuesta esta conformada

14
http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-investigacion/principales-tipos-
investigacion.shtml#ixzz3AxVblCuY
15
(2010, 10). La investigacion de campo. BuenasTareas.com. Recuperado 10, 2010, de
http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Investigacion-De-Campo/923298.html

48
por once preguntas de selección múltiple, y clasificadas de acuerdo al tema de
interés cómo: descripción del servicio, gustos y preferencias, distribución del
servicio, precio y finalmente intención de compra.

Definición de las variables de la encuesta

 Oferta: permite saber cuál es la competencia.

 Demanda: determinar si existe o no una demanda insatisfecha que justifique
la creación del proyecto.
 Precios: sondear cuánto están dispuestos a pagar por el servicio de
organizar un evento social.
 Gustos y preferencias: determinar gustos y preferencias de nuestros
posibles clientes, con el fin de satisfacer sus necesidades.
 Estacionalidad de eventos: conocer la frecuencia con la que realizan los
eventos sociales y sus temáticas.

49
10. RESULTADOS

NIVEL DE ACEPTACIÓN

1. ¿Para organizar sus eventos sociales y corporativos usted

contrataría a una empresa especializada, que le garantice el éxito de su
reunión?

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
SI 26 80%
NO 7 20%

RESULTADOS
SI NO

20%

80%

ANALISIS: En donde los resultados obtenidos por dichas encuestas fueron las
siguientes:

Aceptación = 80.0%
No aceptación = 20.0%

Estas cantidades son muy alentadoras por lo que se puede decir que el
proyecto tiene grandes posibilidades de acogida, éxito y posicionamiento en el
mercado.

50
 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

2. En una escala del 1 al 6, donde 6 es "muy interesante" y 1 es "nada

interesante", ¿Que tan interesante le parece la creación de un servicio de
organización de eventos sociales y corporativos?

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
1 1 1,5%
2 1 2,2%
3 2 3,7%
4 5 16%
5 4 14,6%
6 20 62%

RESULTADOS

20
18
16 1
14
2
12
3
10
4
8
5
6
4 6

2
0
1 2 3 4 5 6

ANÁLISIS: Se puede observar que las personas encuestadas están 92,6%

muy interesadas en la creación de un servicio de organización de eventos
sociales y corporativos, ya que corresponde al analizar los niveles 6, 5, 4 de
aceptación, esto significa que existe una necesidad en cuanto al servicio que
se está ofreciendo.

51
3. ¿Cuál o cuáles de los siguientes aspectos le atraen del servicio?

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
Que es nuevo 7 21%
Que es necesario 18 55%
Que está de moda 5 15%
Ninguno de los anteriores 2 6%
Otro 1 3%

RESULTADOS
Ninguno de los
Otros
anteriores
3%
6%
Que está de Que es nuevo
moda 21%
15%

Que es necesario
55%

ANÁLISIS: Podemos observar el servicio es aceptable en el 91% de los

encuestados, que el aspecto que más atrae del servicio es “la necesidad”, con
un 55% de aceptación, pero también se puede considerar que es un servicio
nuevo y que está de moda, lo cuál permite desarrollar con mucha iniciativa este
proyecto, ya que se está satisfaciendo un gusto y preferencia en los clientes.

52
4. Cuando tiene que organizar un evento, usted prefiere:

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
Organizarlo usted 22 67%
mismo
Contratar una 11 33%
empresa de eventos

RESULTADOS

25

20

Organizarlo usted mismo

15

Contratar una empresa de

10
eventos

0
Organizarlo usted Contratar una
mismo empresa de eventos

ANÁLISIS: Entre las preferencias podemos notar que la mayoría de las

personas organizan ellos mismo sus eventos sociales y corporativos, con
67,15% de resultado, esto quiere decir que tenemos buenas expectativas de
mercado para nuestro servicio, ya que la gente no está identificada con una
empresa de la competencia, y que realizando una buena introducción de
mercado de nuestro servicio se dará a conocer los beneficios de contratar a
una empresa especializada en eventos sociales y corporativos.

53
5. ¿Que tipo de eventos le gustaría celebrar?

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS

Cumpleaños 10 31%

Aniversarios 4 12%

Matrimonios 9 27%

Baby shower 1 3%

Conferencias 5 15%

Otros 4 12%

RESULTADOS
Cumpleaños Aniversarios Matrimonios Baby shower Conferencias Otros

12%
31%
15%

3% 12%
27%

ANÁLISIS: Como se puede observar en el gráfico, las personas encuestadas

realizan algunas celebraciones durante el año, pero la que más sobresale son
los “cumpleaños” con 31%; por otro lado, también se ve un evento social
importante como son los matrimonios, con 27,%, ya que al tratarse de un
cumpleaños o matrimonio la gran parte de las personas piensan que estos son
eventos que solo pasan pocas veces en la vida.

54
 GUSTOS Y PREFERENCIAS

6. Cuando contrata un servicio de organización de eventos, le interesa:

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
Decoración del salón 8 25%
Servicio de Buffet 9 27%
Alquiler de vajilla y 12 36%
sillas
Animación 2 7%
Otro 2 5%

RESULTADOS
12
10
8
6 Decoración del salón
4 Servicio de Buffet
2 Alquiler de vajilla y sillas
0 Animación
Otro

ANÁLISIS: Anteriormente, era común alquilar únicamente vajilla y sillas para

los eventos sociales, parece que en las empresas y familias se mantienen con
esa costumbre, por la cantidad de invitados que tienen, es por eso que
tenemos un 36% en esta categoría, pero se puede observar que también les
preocupa un buen servicio de buffet, así como un adecuado arreglo del salón.

55
7. Cuándo organiza un evento social, usted prefiere:

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
Decoración temática (un 22 68%
motivo específico)
Decoración tradicional
11 32%
(con flores y manteles)

RESULTADOS
Decoración temática (un motivo específico)
Decoración tradicional (con flores y manteles)

33%

67%

ANÁLISIS: En el resultado de esta encuesta se tiene que, debido a la falta de

presupuesto en las empresas y familias prefieren una decoración tradicional
con el 32%, aunque se puede notar que el 68% prefieren una decoración
temática, pero esto depende del tipo de evento social a celebrase, ya que le
ven un servicio especial para tener un buen recuerdo del compromiso.

56
 DISTRIBUCIÓN DEL SERVICIO

8. ¿Qué medios le gustaría utilizar para contratar el servicio?

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
Internet 7 20%
Televisión/radio 5 15%
Revistas de interés 5 16%
Recomendaciones 13 38%
Otro 3 11%

RESULTADOS
14
12
10
8 Internet
6 Televisión/radio
4 Revistas de interés
2 Recomendaciones
0 Otro

ANÁLISIS: El éxito de una reunión se ve reflejado en la satisfacción de los

invitados, de ahí deriva las felicitaciones y recomendaciones para organizar un
evento, es por eso que en la encuesta tiene un porcentaje del 38% de
preferencia para difundir un servicio de estos, aunque en el mundo globalizado
de hoy, donde la comunicación está muy desarrollada, también se tiene el
servicio de Internet.

57
 PRECIO

9. ¿Cómo le gustaría contratar el servicio?:

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
Paquete por persona 24 73%
(todo incluido)
Paquete por servicio
(solo el servicio que 9 27%
necesita)

RESULTADOS

27%

Paquete por persona (todo

incluido)
73% Paquete por servicio (solo el
servicio que necesita)

ANÁLISIS: Actualmente, la tendencia en la organización de eventos sociales y

corporativos se realiza en paquetes por persona, es por eso que vemos una
aceptación del 73% el cual incluye comida, bocados, cubiertos, cristalería y se
hace un valor distribuido del costo de la mantelería y decoración para el
número de invitados. Pero el paquete por servicio, también tiene mucha
acogida en los eventos sociales en los que interesa únicamente el alquiler de
vajilla y cristalería o puede ser únicamente la decoración y así los diferentes
servicios que se ofrece a los clientes.

58
10. Contrataría el servicio de paquete por persona a un precio:

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
$5 a $15 8 23%
$16 a $25 15 45%
$26 a $35 6 17%
$36 a $45 4 15%
Otro valor 0 0%

RESULTADOS

16

14

12 $5 a $15
10 $16 a $25
8 $26 a $35

6 $36 a $45
Otro valor
4

0
$5 a $15 $16 a $25 $26 a $35 $36 a $45 Otro valor

ANÁLISIS: Las personas encuestadas están dispuestas a pagar desde $16 a

$25 de paquete por persona, como primera opción, esto se debe a que los
precios están muy relacionados con el presupuesto que tienen estimado para
las reuniones sociales. Pero podemos observar que como segunda opción está
el paquete de $5 a $15 por persona, de preferencia para los civiles, quienes
mostraron su interés por considerar que son valores accesibles.

59
 INTENCION DE COMPRA

11. Partiendo de la base que el precio de este servicio le pareciera

aceptable... ¿qué probabilidad hay de que lo utilizase?

NUM. DE
VARIABLES % DE ENCUESTADOS
ENCUESTADOS
Lo utilizaría en cuanto 5 15%
estuviese en el mercado
Lo utilizaría cada que 20 61%
tenga un evento social
Lo utilizaría de vez en 8 24%
cuando

RESULTADOS
Lo utilizaría en cuanto estuviese en el mercado
Lo utilizaría cada que tenga un evento social
Lo utilizaría de vez en cuando

24% 15%

61%

ANÁLISIS: El interés demostrado en las diferentes personas encuestadas en la

ciudad de Quevedo fue un éxito, por lo que podemos analizar en este cuadro
de resultados el 61% optaron por utilizar el servicio cuando tengan un evento
social, es decir tienen un actitud abierta a contratar este tipo de servicio, pues
la cultura social de la gente está cambiando o modernizándose y la mayoría
desean realizar reuniones inolvidables, donde que grabado el buen gusto y los
momentos inolvidables de una reunión.

60
11. CONCLUSIONES

Resulta de gran trascendencia analizar y promover la gestión administrativa en

las empresas, la gestión administrativa es uno de los temas más importantes a
la hora de tener un negocio ya que de ella va depender el éxito o fracaso de la
empresa. En los años hay mucha competencia por lo tanto hay que
retroalimentarse en cuanto al tema. Y en lo que se refiere al plan de negocios,
este da una base real sobre sobre la cual trabajar puesto que es una de las
tareas más difíciles de abordar, ya que se trata de convertir en números y letras
la idea de negocio que tiene en su mente el emprendedor.

La aplicación de una adecuada gestión administrativa y la eficiente elaboración

del plan de negocios, permitirá que la empresa organizadora de eventos
sociales y corporativos en la ciudad de Quevedo posea una herramienta de
gran utilidad para el propio equipo de promotores ya que permite detectar
errores y planificar adecuadamente la puesta en marcha del negocio con
anterioridad al comienzo de la inversión, además de facilitar la obtención de la
financiación bancaria, ya que contiene la previsión de estados económicos y
financieros del negocio e informa adecuadamente sobre su viabilidad y
solvencia.

El estudio de mercado realizado identifica que existe una gran demanda

insatisfecha del servicio, por lo que el proyecto de este tipo tendría muy buena
acogida y seria factible al momento de su puesta en marcha. El estudio técnico
demuestra la posibilidad del servicio en cuanto al tamaño y la localización
óptima, y se dispone de los equipos y la organización requeridos para la
realización del proyecto de una empresa organizadora de eventos corporativos
y sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015.

61
12. RECOMENDACIONES

En base a la investigación realizada la gestión administrativa y el plan de

negocios son parte fundamental en el desarrollo de cualquier tipo de empresa
por lo que es recomendable promover este tipo de opciones para las empresas
organizadoras de eventos ya que de esto dependerá el éxito o fracaso al
momento de realizar o emprender cualquier tipo de proyecto.

Una vez concluida la importancia de la gestión administrativa y el plan de

negocios se sugiere emplearlo para el desarrollo de las empresa organizadora
de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo ya que estas
proporcionan un sin numero de ventajas y beneficios que ayudaran a mantener
un control de calidad permanente en todo momento de la vida útil de la
empresa, de tal manera que el éxito del negocio se fundamente
primordialmente en la calidad del servicio.

En base al análisis y estudio del plan de negocios realizado da a conocer que

la empresa puede obtener buenos resultados ya que se obtuvo índices
favorables, por lo tanto es viable y factible la implementación o
emprendimiento de una empresa organizadora de eventos corporativos y
sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015.

62
13. BIBLIOGRAFÍA/ LINKOGRAFÌA

Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson.

DERECHOS RESERVADOS © 2008, respecto a la primera edición en español
por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. Biblioteca
U.T.E.Q.

Programa de la Carrera de Gestión Empresarial. (2010) Facultad de Ciencias

Empresariales. Universidad Técnica Estatal de Quevedo.

http://es.slideshare.net/wilmer293112/g-estinadministrati-va2-14828644

http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/com_organiz/Unidad1/contenido4.htm

Ley de Compañías, Codificación No 000. RO/312 de 5 de Noviembre 2009.

Superintendencia de Compañías del Ecuador, www.supercias.gov.ec.

http://www.monografias.com/trabajos87/calculo-del-tamano-muestra/calculo-
del-tamano-muestra.shtml#ixzz3ATzkT8tf

http://www.lafacu.com/apuntes/marketing/demanda/default.htm

MENESES, Edilberto. Preparación y Evaluación de Proyectos.

http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-
investigacion/principales-tipos-investigacion.shtml

http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_descriptiva

http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-
investigacion/principales-tipos-investigacion.shtml#ixzz3AxVblCuY

(2010, 10). La investigacion de campo. BuenasTareas.com. Recuperado 10,

2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Investigacion-De-
Campo/923298.html

63
14. ANEXOS

1. ¿Para organizar sus eventos sociales usted contrataría a una empresa

especializada, que le garantice el éxito de su reunión?

SI …………. NO ……………

2. En una escala del 1 al 6, donde 6 es "muy interesante" y 1 es "nada

interesante", Que tan interesante le parece la creación de un servicio de
organización de eventos sociales?

1--------- 2-------- 3-------- 4-------- 5-------- 6---------

3. ¿Cuál o cuáles de los siguientes aspectos le atraen del servicio?

• Que es nuevo ------------------------------------------------------------

• Que es necesario ------------------------------------------------------------
• Que está de moda ------------------------------------------------------------
• Ninguno de los anteriores ---------------------------------------------------
• Otro -------------------------------------------------------------------------------

4. Cuando tiene que organizar un evento, usted prefiere:

• Organizarlo usted mismo --------------------------------

• Contratar una empresa de eventos --------------------------------

5. ¿Que tipo de eventos le gustaría celebrar?

• Ascensos y/o condecoraciones --------------------------------

• Pases de unidades ---------------------------------
• Aniversarios y/o cumpleaños ---------------------------------
• Matrimonios ---------------------------------
• Baby shower ---------------------------------
64
• Otros ---------------------------------

6. Cuando contrata un servicio de organización de eventos, le interesa:

• Decoración del salón ---------------------------------

• Servicio de Buffet ---------------------------------
• Alquiler de vajilla y sillas ---------------------------------
• Animación ---------------------------------
• Otro ---------------------------------

7. Cuándo organiza un evento social, usted prefiere:

• Decoración temática (un motivo específico) ------------------------

• Decoración tradicional (con flores y manteles) ------------------------

8. ¿Qué medios le gustaría utilizar para contratar el servicio?

• Internet --------------------------------------------------------------------
• Televisión/radio -----------------------------------------------------------
• Revistas de interés -----------------------------------------------------------
• Recomendaciones -----------------------------------------------------------
• Otro--------------------------------------------------------------------------

9. ¿Cómo le gustaría contratar el servicio?:

• Paquete por persona (todo incluido) ----------------

• Paquete por servicio (solo el servicio que necesita) -----------------

10. Contrataría el servicio de paquete por persona a un precio:

• $5 a $15 ----------------
• $16 a $25 ----------------
• $26 a $35 ----------------
• $36 a $45 ----------------

65
• Otro valor ----------------

11. Partiendo de la base que el precio de este servicio le pareciera

aceptable... ¿qué probabilidad hay de que lo utilizase?

• Lo utilizaría en cuanto estuviese en el mercado ---------------

• Lo utilizaría cada que tenga un evento social ---------------
• Lo utilizaría de vez en cuando ---------------

66