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AGROSANIA, S.A. DE C.V.

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Fecha: Abril 2018
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD TOTAL Versión: 01
GUIA PARA LLENADO DE FORMATOS DE PRESUPUESTOS Página 1 de 13

1. OBJETIVO

Dar a conocer el formato estándar de los formatos de presupuestos de gastos, ingresos e inversiones para su correcto uso y respectivo
llenado.

2. ALCANCE

La guía va dirigida al equipo de Directivos y Gerentes para formalizar el método de llenado de las plantillas de presupuestos de gastos,
ingresos e inversiones.

3. RESPONSABILIDADES

3.1 Director Administrativo


Es responsable de:
a) Validar y aprobar la información proporcionada por cada área.

3.2 Gerente Financiero


Es responsable de:
a) Verificar que el formato aprobado esté siendo utilizado adecuadamente por cada responsable
b) Verificar que la información brindada en cada formato sea correcta y coherente.
c) Revisar que el formato de enlace corresponda con la plantilla consolidado.
d) Modificar, validar y aprobar la información proporcionada por cada Directivo o Gerente.

3.3 Jefe de Finanzas


Es responsable de:
e) Brindar apoyo por dudas o inconvenientes para el llenado de los formatos
f) Verificar el buen uso de los formatos
g) Verificar el correcto registro de información en cada formato.

3.4 Director de Operaciones


Es responsable de:
h) Hacer buen uso de los formatos
i) Brindar información correcta y coherente de los formatos asignados.
j) Entregar la información en el periodo de tiempo estipulado por el Gerente Financiero o Jefe de Finanzas.

Nelson Vanegas Luis Roberto Fernández


Leslie Ortez Gerente Financiero Director Administrativo
Elaboración Revisión técnica Revisión y aprobación Sello
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k) Realizar, modificar, validar y aprobar la información proporcionada al área Financiera.

3.5 Gerente de Recursos Humanos


Es responsable de:
l) Hacer buen uso de los formatos
m) Brindar información correcta y coherente de los formatos asignados.
n) Entregar la información en el periodo de tiempo estipulado por el Gerente Financiero o Jefe de Finanzas.
o) Realizar, modificar, validar y aprobar la información proporcionada al área Financiera.

3.6 Gerente de Ventas


Es responsable de:
p) Hacer buen uso de los formatos
q) Brindar información correcta y coherente de los formatos asignados.
r) Entregar la información en el periodo de tiempo estipulado por el Gerente Financiero o Jefe de Finanzas.
s) Realizar, modificar, validar y aprobar la información proporcionada al área Financiera.

3.7 Jefe de Granja


Es responsable de:
t) Hacer buen uso de los formatos
u) Brindar información correcta y coherente de los formatos asignados.
v) Entregar la información en el periodo de tiempo estipulado por el Gerente Financiero o Jefe de Finanzas.
w) Realizar, modificar, validar y aprobar la información proporcionada al área Financiera.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código Nombre del documento

5. DEFINICIONES

5.1 Descripción: Explicar en un enunciado de manera exacta y clara ciertas características, ya sean nombres de cargas, artículos,
servicios, etc.
5.2 Familia de Producto: es el conjunto de productos similares que cubren necesidades semejantes o tiene procesos de fabricación
o canales de distribución comunes. Por ejemplo: Familia de Producto DIPS: dips de ajo, dips de cebolla, dips de chile y sus
diferentes presentaciones.

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5.3 Formato: es un estándar que define la forma en que la información se debe manejar, con un conjunto de características técnicas
y de presentación de un texto, objeto o documento.

5.4 Gasto: Es el desembolso de una cantidad de dinero ya sea en efectivo o por otro medio de pago, que lleva asociada una
contraprestación.

5.5 Ingreso: Es la entrada de dinero en el patrimonio de una empresa.

5.6 Inversión: es emplear una cantidad de dinero en un proyecto o negocio para obtener ganancias y/o beneficios.

5.7 Presupuesto: es la estimación de un conjunto de egresos e ingresos previstos para un determinado período de tiempo.

6. DESARROLLO
6.1 COMPONENTES DEL FORMATO DE EGRESOS:

6.1.1 Contiene una pestaña principal que es el consolidado del detalle de cada una de las cuentas contables que pertenecen a un
centro de costo y así mismo tiene pestañas con cada una de las cuentas. La plantilla de consolidación de cuentas por centro de
costo se genera automáticamente a medida que se alimentan las pestañas de cada una de las cuentas contables.

(Ver imagen 1)

Imagen 1. Plantilla de Egresos

6.1.2 Se presentan dos tipos de formatos:

a) Formato 1. Plantilla de egreso de gastos con cantidad. Cada pestaña de cuenta contable presenta cuatro tipos de espacios:
descripción, cantidad, costo unitario y la suma total por cada mes. (Ver imagen 2)

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Imagen 2. Formato 1

b) Formato 2. Plantilla de egreso de gastos sin cantidad. Cada pestaña de cuenta contable presenta dos tipos de espacios:
descripción y total por cada mes. (Ver imagen 3)

Imagen 3. Formato 2

6.2 FORMA DE LLENAR EL FORMATO DE EGRESOS.


6.2.1 Trabajar cada una de las pestañas de las cuentas contables, colocando la descripción para aquellas cuentas que lo requieran,
ya sea incluir el artículo, la actividad, servicio o nombres de cargos. (Ver imagen 4)

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CENTRO DE COSTO- GASTOS DE ADMINISTRACION LACTEOS


NUMERO DE CUENTA 61020124
PAPELERIA Y UTILES Enero Febrero Marzo Abril Mayo
Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma
Almohadilla No 1 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Ampo T/Carta 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Talonario de Requisición Cheques 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Caja Clips Grandes 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Caja Clips Pequeños 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Caja de Fastener 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Caja de Grapas 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Calculadoras 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Cera cuenta facil 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Cinta para contometro 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Cinta Scotch 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Cuadernos 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Folders tamaño carta 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Hojas de Papel Membretado 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Lapiceros 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Liquid Paper 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
Marcadores Flourecentes 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
SUMAS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Imagen 4. Plantilla de Egresos – Formato 1

6.2.2 Para la cuenta contable que tiene el tipo de formato 1 deben agregar únicamente la cantidad y costo unitario de acuerdo a la
necesidad o requerimientos de la operación. (Ver imagen 5)

CENTRO DE COSTO- GASTOS DE ADMINISTRACION LACTEOS


NUMERO DE CUENTA 61020124
PAPELERIA Y UTILES Enero Febrero Marzo Abril Mayo
Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma
Almohadilla No 1 2 1.50 3.00 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 2 1.50 3.00 0 0.00 0.00
Ampo T/Carta 50 0.60 30.00 50 0.60 30.00 50 0.60 30.00 50 0.60 30.00 50 0.60 30.00
Talonario de Requisición Cheques 3 3.75 11.25 0 0.00 0.00 3 3.75 11.25 0 0.00 0.00 3 3.75 11.25
Caja Clips Grandes 4 0.50 2.00 4 0.50 2.00 4 0.50 2.00 4 0.50 2.00 4 0.50 2.00
Caja Clips Pequeños 2 0.35 0.70 2 0.35 0.70 2 0.35 0.70 2 0.35 0.70 2 0.35 0.70
Caja de Fastener 5 1.35 6.75 5 1.35 6.75 5 1.35 6.75 5 1.35 6.75 5 1.35 6.75
Caja de Grapas 6 1.75 10.50 6 1.75 10.50 6 1.75 10.50 6 1.75 10.50 6 1.75 10.50
Calculadoras 2 9.80 19.60 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00
Cera cuenta facil 0 0.00 0.00 3 0.80 2.40 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00
Cinta para contometro 2 3.40 6.80 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 2 3.40 6.80 0 0.00 0.00
Cinta Scotch 4 1.60 6.40 5 1.60 8.00 3 1.60 4.80 4 1.60 6.40 2 1.60 3.20
Cuadernos 1 1.25 1.25 1 1.25 1.25 3 1.25 3.75 0 0.00 0.00 1 1.25 1.25
Folders tamaño carta 15 0.07 1.05 15 0.07 1.05 15 0.07 1.05 15 0.07 1.05 15 0.07 1.05
Hojas de Papel Membretado 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 500 0.17 85.00 0 0.00 0.00
Lapiceros 12 0.13 1.56 0 0.00 0.00 12 0.13 1.56 0 0.00 0.00 12 0.13 1.56
Liquid Paper 0 0.00 0.00 2 1.35 2.70 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 2 1.35 2.70
Marcadores Flourecentes 0 0.00 0.00 4 0.55 2.20 0 0.00 0.00 0 0.00 0.00 6 0.55 3.30
SUMAS 26.05 100.86 10.17 67.55 11.35 72.36 11.29 152.20 13.25 74.26

Imagen 5. Plantilla de Egresos - Formato 1

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6.2.3 Para la cuenta contable que tiene el tipo de formato 2 deben agregar únicamente el total correspondiente, de acuerdo a la
necesidad o requerimientos de la operación. (Ver imagen 6)

CENTRO DE COSTO- GASTOS DE ADMINISTRACION LACTEOS


NUMERO DE CUENTA 61020120
COMUNICACIONES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Totales
Movistar $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 $ 679.25 8,151.00
Internet $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 $ 150.70 1,808.40
Financiamiento $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 $ 250.00 3,000.00
E1 $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0.00
Movistar Direccion $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 $ 370.00 4,440.00
Radio Smart Nacional $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0.00
TIGO $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 $ 158.43 1,901.16
Internet Cable $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 $ 236.00 2,832.00
Accesorios $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 $ 15.00 180.00
Reparaciones $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0.00
MODEM Inalambrico $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 $ 25.00 300.00
Recargas $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 30.00 360.00
CLARO $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 $ 86.58 1,038.96
Contribucion Especial 5% $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 $ 104.04 1,248.48
SUMAS $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 $ 2,105.00 25,260.00

Imagen 6. Plantilla de Egresos – Formato 2

Nota: El registro de información debe realizarse por la persona asignada o administradora de la cuenta de gastos.

6.3 REVISION DEL FORMATO DE EGRESOS ELABORADO

6.3.1 Verificar que la información ingresada en la plantilla esté completa y correcta.

6.3.2 Validar y aprobar la información.

6.3.3 El responsable del centro de costo debe enviar correo al área de finanzas notificando que ya está completamente registrado el
formato.

Nota: La revisión, validación y aprobación debe ser realizada por el Director, Gerente o jefe responsable del centro de costo.

6.4 COMPONENTES DEL FORMATO DE INGRESOS:

Los formatos de ingresos se diseñaron por cada canal y sus familias de productos para realizar el registro

6.4.1 Contiene una pestaña principal que es el consolidado del detalle de cada una de las familias de productos, que pertenecen a un
canal y así mismo cada pestaña es representada por una familia de productos. La plantilla de consolidación de familias de
producto por canal se genera automáticamente a medida que se alimentan cada una de las pestañas. (Ver imagen 7)

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Imagen 7. Plantilla de Ingresos

6.4.2 Cada pestaña de familia de productos presenta cinco tipos de espacios: código del producto, descripción del producto, cantidad
a vender, precio de venta unitario sin IVA y la suma total por cada mes. Además, está habilitada una casilla llamada premisas
ubicada al pie del formato. (Ver imagen 8)

Imagen 8. Plantilla de Ingresos

6.5 FORMA DE LLENAR EL FORMATO DE INGRESOS.


6.5.1 Colocar la cantidad y precio de venta unitario sin IVA presupuestado por cada producto y por cada mes. Ya se encuentra
registrado el código y la descripción de todos los productos existentes en cada canal, si se tiene proyectado el ingreso de nuevos
productos debe realizarse el registro del código, descripción del producto, cantidad y precio de venta unitario sin IVA.
Además, está habilitado un espacio al pie del formato llamado premisas, para ampliar los conceptos o cambios elaborados en
el presupuesto de ingresos; como, por ejemplo: un aumento de precio en una línea de productos a iniciar en el mes de mayo.
(Ver imagen 9)

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Imagen 9. Plantilla de Ingresos

6.6 REVISION DEL FORMATO DE INGRESOS ELABORADO


6.6.1 Verificar que la información ingresada en la plantilla esté completa y correcta.
6.6.2 Validar y aprobar la información.
6.6.3 El responsable del centro de costo debe enviar correo al área de finanzas notificando que ya está completamente registrado el
formato.

6.7 COMPONENTES DEL FORMATO DE INVERSIONES:


6.7.1 Contiene una pestaña principal que es el consolidado del detalle de cada una de las inversiones, que pertenecen a un centro de
costo, así mismo tiene pestañas por cada inversión. La plantilla de consolidación de inversiones por centro de costo se genera
automáticamente a medida que se alimentan las pestañas de cada una de las inversiones. (Ver imagen 10)

Imagen 10. Plantilla de Inversiones

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6.7.2 Cada pestaña de inversiones presenta cuatro tipos de espacios: descripción de la inversión, cantidad, costo unitario y la suma
total por cada mes. (Ver imagen 11)

Imagen 11. Plantilla de Inversiones

6.8 FORMA DE LLENAR EL FORMATO DE INVERSIONES.


6.8.1 En la pestaña principal de consolidado registrar en el espacio de descripción todas aquellas inversiones que van de acuerdo a
la aprobación de inversiones del año que se va a presupuestar, así mismo en cada una de las pestañas que se encuentran
numéricas colocar el nombre de la inversión. (Ver imagen 12)

Imagen 12. Plantilla de Inversiones

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6.8.2 En cada pestaña de inversión colocar la descripción, cantidad y costo unitario presupuestado por cada inversión mensual.
(Ver imagen 13)

Imagen 13. Plantilla de Inversiones

6.9 REVISION DEL FORMATO DE INVERSIONES ELABORADO


6.9.1 Verificar que la información ingresada en la plantilla esté completa y correcta.
6.9.2 Validar y aprobar la información.
6.9.3 El responsable del centro de costo debe enviar correo al área de finanzas notificando que ya está completamente registrado el
formato.

Nota: La revisión, validación y aprobación debe ser realizada por el Director, Gerente o jefe responsable del centro de costo.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Código Nombre del documento


Formato de Presupuestos de Egresos – Todos los centros de costos
Formato de Presupuestos de Ingresos – Todos los canales
Formato de Presupuestos de Inversiones – Todos los centros de costos

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8. ANEXOS

ANEXO 1. Formato de Presupuestos de Egresos - Consolidado

ANEXO 2. Formato de Presupuestos de Egresos – Formato 1

CENTRO DE COSTO- GASTOS DE ADMINISTRACION LACTEOS


NUMERO DE CUENTA 61020117
MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE OFICINA Enero Febrero Marzo Abril Mayo
Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma Cantidad Costo Unit. Suma
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00 0.00 0.00
SUMAS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-3/G-GD-1 Versión: 000


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ANEXO 3. Formato de Presupuestos de Egresos – Formato 2

CENTRO DE COSTO- GASTOS DE ADMINISTRACION LACTEOS


NUMERO DE CUENTA 61020101
SUELDOS Y SALARIOS Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Totales

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
SUMAS $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - 0.00

ANEXO 4. Formato de Presupuestos de Ingresos – Consolidado

ANEXO 5. Formato de Presupuestos de Ingresos – Formato 1

DOCUMENTO CONTROLADO Código: F-3/G-GD-1 Versión: 000


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ANEXO 6. Formato de Presupuestos de Inversiones – Consolidado

ANEXO 7. Formato de Presupuestos de Inversiones – Formato 1

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Versión Responsable del cambio Descripción

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