Taller de Audio PLAY

Capitulo 6
LOGÍSTICA BÁSICA
La realización de un evento exitoso es la suma de una correcta planeación y ejecución,
etapas en las que la logística desempeña un papel protagónico y a las que se les debe
prestar especial atención y tiempo para garantizar una experiencia única e inolvidable.
La logística permea aun gran número de industrias, por no decir que a todas, y la
realización de eventos no sólo no es una excepción, además, ésta hace uso de la
logística como una de sus principales herramientas para garantizar el éxito y
consecución de objetivos.
Al hablar de eventos se pueden agrupar varios sucesos, que van desde una simple
reunión familiar, hasta un multitudinario concierto, pasando por cocteles, ferias,
asambleas, conversatorios, congresos, entre otros; todos con componentes en común
que requieren una correcta planeación y posterior ejecución.
Los elementos propios de la logística desempeñan un papel vital a la hora de llevar a
cabo un evento que cumpla con las expectativas de los participantes y organizadores,
ya que, como señala Juan Felipe Avendaño Santos, director comercial de We Can Do
it!, empresa dedicada a la producción de eventos: “La logística es la matriz y la base de
cualquier acontecimiento. Ésta cuenta desde el momento de hacer la preproducción
hasta la ejecución y finalización. De ella dependen el costo, el beneficio que se va a
obtener y la calidad”.
Por su parte, Silvio Zuluaga, gerente general, y Claudia Cinturia, directora logística de
Party Time, piensan que el papel de la organización logística es primordial a la hora de
realizar un evento, y aunque la especialidad de su empresa es el montaje de equipos de
iluminación y video, así como de la producción de contenidos HD, la logística es
fundamental en cada uno de los procesos que intervienen para cubrir las expectativas
del cliente.
Una vez concertada la negociación de cada evento, la planeación y seguimiento de
cada uno de los procesos y detalles deben estar en cabeza de un jefe o director
logístico que, junto con un personal de montaje capacitado, y después del chequeo de
cada uno de los equipos del evento, garantizarán los resultados esperados.

Algunos consejos

cada evento es una experiencia única, y eso es justamente lo que se debe buscar al
planearlo y ejecutarlo. Todo debe ser pensado en función de producir satisfacción en los
asistentes. Expertos en realizar eventos como Silvio Zuluaga y Claudia Cinturia
coinciden en que las siguientes son algunas de las recomendaciones más importantes
para tener en cuenta al realizar actividades exitosas:

• Tener claro el objetivo que se quiere lograr, y en ese orden de ideas a qué público va
dirigido, qué efectos se quiere producir en los asistentes, y para lograrlo, qué lugar se
debe buscar y qué clase de montaje se necesita, según el concepto desarrollado.
• La convocatoria, la invitación, el desarrollo y la culminación del evento deben tener un
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hilo conductor claro e impactante. Además, debe existir una coordinación logística
impecable.
• Tener claridad en el presupuesto total que se va a invertir en el evento. Esos costos
son muy variables; por tanto, se debe prever que cualquier cabo suelto puede
incrementar su valor monetario.
• Una excelente preproducción. Todo, en la medida de lo posible, debe ser calculado y
tenido en cuenta para no sufrir sobresaltos que empañen el desarrollo del
acontecimiento.
• Planear y ejecutar un retroplaning coherente con los tiempos requeridos para cada
proceso, responsables y ejecutores de cada labor.
• Estar siempre preparados para cambios de última hora y acción inmediata en caso de
imprevistos. En ocasiones surgen situaciones que no han sido contempladas y para las
que se debe contar con un“plan B”.

Errores comunes

Si bien es importante tener en cuenta los consejos de expertos, también lo es el conocer

cuáles son los errores que más se cometen, para planear eventos a la altura de las
expectativas y necesidades.

• No contar con información completa y clara del departamento comercial en cabeza del
director logístico que tiene, seguramente, la primera aproximación con el cliente (minuto
a minuto del evento, resultados esperados, número de asistentes, concepto, fechas,
horas de inicio y fin, lugar, etcétera).
• No hacer una visita de preproducción logística, en el lugar del evento, para prever
todos aquellos aspectos que la negociación inicial no contempla y que son propios de
las características del sitio de montaje y protocolos del espacio (Ej.: ingreso de los
equipos y el personal, horas y lugares permitidos de descargue, fuentes de corriente,
tamaño y condiciones del lugar de montaje, permisos requeridos para ingreso y
operación, entre muchos otros).
• No contratar personal freelance suficiente, en caso de requerirlo, para montaje u
operación de los equipos.
• Errores en la planeación de equipos para llevar determinado montaje (por falta de
visita de preproducción), a fin de no dejar cabos sueltos.
• No prever los posibles inconvenientes durante el proceso de montaje y el mismo
evento ni estar preparados para resolverlos.

La logística, desde la planeación y hasta la ejecución de un evento, debe ser su

principal pilar, ya que de ésta depende que el suceso se convierta en una experiencia
inolvidable para los participantes

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En la coordinación de un evento hay 6 áreas básicas a supervisar y administrar :

1- Programación

• Definir y diagramar el programa del evento, con los horarios, el tipo de participantes y
oradores.
• Estipular deadlines, en base a las actividades que se desarrollarán, en los días, horarios, y
tiempos, a través de un cronograma general de trabajo.
• Elaborar checklists por áreas de trabajo para que cada grupo o persona tenga claras sus
tareas y objetivos, y el tiempo en que deben estar realizadas exitosamente. Su supervisión
será periódica y en forma particular.
• Confeccionar un presupuesto en base a los gastos previstos y costos de operación durante
todo el desarrollo del proyecto.
• Seleccionar y capacitar al equipo y personal de trabajo, secretarias, orientadores,
encargados de mercadeo, asistentes de sala, etc.
• Armar un grupo asesor con abogados, contadores, arquitectos, diseñadores, servicio de
seguridad, programadores, etc. Ellos serán una excelente guía para trabajar en forma más
eficiente, y así minimizar errores y riesgos.
• Definir y programar el sistema de inscripciones a utilizar para el registro de participantes.

2-Difusión

• Diseño, edición y la impresión de anuncios, calendarios, invitaciones, programas, folletería

en general, señalizaciones, carteles, banners, etc.
• Armado de material de presentación y difusión del evento a través de la página y sitio web
para promocionar, vender y difundir el mismo, y para usar como nexo de comunicación con
participantes, invitados, anunciantes, y público en general.
• Actualización permanente de la base de datos, para dar seguimiento a invitados,
participantes e inscripciones. Comunicación vía email con participantes, contacto con
patrocinadores, respuestas a consultas y confirmaciones. Estas tareas se van
intensificando más, hacia la fecha del evento.
• Manejo de agenda de prensa, conferencia de prensa, entrevistas, notas y aspectos
relacionados durante el evento y después del mismo también.

3-Ambientación
Esto incluye todo lo relacionado a la sala, o salas de actividades y exposición si la hubiera, su
organización y supervisión:

• Área de inscripción y acreditación de los asistentes.

• Comunicaciones, telefonía e internet.

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• Gastronomía, servicio de catering, elección de menú, de acuerdo al tipo de comidas,
almuerzo, cena, coffee breaks, etc. Todo lo referente a bebidas, servicio de barman, barras
móviles, etc., procurando elecciones armónicas y prácticas.
• Sistema y tecnología de sonido, video y proyección, a través de computadores,
proyectores, equipo de iluminacion, micrófonos, etc. Aquí se incluye la implementación del
servicio de traducción. Para la cobertura gráfica del evento, se requiere de servicio
fotográfico y servicio de video filmación.
• Decoración, arreglos florales, telones, paneles, cubresillas, mantelería, centros de mesa,
etc, y todo lo que hace a la ambientación del evento.

4-Mercadeo

• Programación de reuniones con candidatos a patrocinar el evento y posibles proveedores,

siempre viendo las potencialidades del evento en cuestión. Respecto a proveedores cabe
negociar servicios por publicidad, si no conspira con otros anunciantes y patrocinadores de
interés.
• Destinar personal a cargo de la relación con patrocinadores y asociados al evento durante
todo el proceso de gestión del proyecto y presentación del post evento, siempre bajo
estricta supervisión.
• Supervisar y controlar el cumplimiento y calidad del servicio de los proveedores, según las
distintas contrataciones.

5-Relaciones públicas

• Definir y redactar discursos, y determinar shows o espectáculos para el evento.

• Determinar material a entregar con las acreditaciones, bolsos, lapiceros, hojas,
credenciales, diplomas, etc.
• Determinar y definir, premios, souvenirs y regalos.
• Definir diseño e impresión de logo del evento y/o de patrocinadores en materiales a
entregar a participantes o invitados.

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6- Finanzas

• Pagos a proveedores.
• Pago de viáticos, fletes, correo, servicio de mensajería, etc.
• Prever pago de alojamiento, pasajes y traslados internos para participantes, oradores,
invitados o asistentes de afuera, según lo estipulado.

Perfil del coordinador de eventos

Abarcar todas estas áreas no es tarea fácil, y se requiere de un carácter y temple muy especial
para conciliar y negociar diferencias, y lograr un resultado exitoso y de excelencia.

Ser comunicativo, positivo, y dinámico facilitará muchísimo la tarea, ya que deberá mediar con
grupos de trabajo, con la contratación de productos y servicios, y tendrá que negociar
permanentemente, para obtener los mejores resultados en cada pequeña transacción.

Ser ordenado, metódico y detallista, le permitirá planificar tiempos y armar las check lists,
indicando todas las tareas a realizar y los responsables de cada una de ellas.

Durante el evento, el control y la supervisión de las mismas hará mucho más eficiente la gestión.

Ser observador e innovador, llevará a buscar y conocer nuevas herramientas y servicios

alternativos que ayuden a minimizar errores, trabas, y los tan conocidos “embudos de botella”, que
encontramos siempre en el desarrollo de todo proyecto.

Ser flexible es clave, ya que permite solucionar una contingencia y seguir adelante con el resto
del cronograma. Siempre habrá demoras o agentes externos que modifiquen nuestro plan inicial, y
tener un plan B es siempre muy adecuado, y logísticamente aceptable.

QUE DIABLOS ES UN RIDER ??

Es el documento anexo que toda banda que se precie te enviará y donde especifica una por una
todas las necesidades técnicas que precisan para llevar a cabo el show y que no pueden llevar
ellos mismos. Sin embargo, la palabra ha evolucionado tanto por si sola que ya todo el mundo la
escribe como le da prácticamente la gana. Así que a menudo la verás escrita como ryder, como
raider.

En ella se especifican los micrófonos que prefieren para amplificar cada instrumento, la
iluminación deseada, como colocarla y programarla, lo que quiere escuchar cada músico en su
monitor, las marcas y modelos del backline a proporcionar e incluso la comida y bebida que les
gustaría tener en camerinos.

La misión es cubrir todas las necesidades de los artistas. Pero en caso de no ser posible, algo
muy habitual, hay que comunicar los cambios a la banda ya sea directamente o a través del
agente de zona y los propios técnicos de la banda. A ese otro documento anexo donde
explicamos las alternativas al backline que no se tiene se le denomina: contra-rider . Así la

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banda, tiene todavía la oportunidad de decidir si le vale la alternativa que le plantean o si busca
exactamente lo que solicita a través de otra empresa o sencillamente llevándolo ellos mismos.

Van Halen y su rider

Cuentan las malas o buenas lenguas que en el rider de Van Halen se podía leer en su lugar
correspondiente que precisaba en su camerino un cuenco lleno de caramelos caramelos
M&M’s. Era requisito obligatorio así como que ninguno de ellos fuera marrón.

Cuando la banda llegaba a un camerino donde no veían sus caramelos M&M’s o entre ellos se
veía alguno marrón, la banda decidía no salir a tocar porque sabían a ciencia cierta que no se
habían leído con el suficiente empeño el rider y es muy probable que cosas importantes para
realizar su show no estarían presentes.

Para elaborar un buen rider es importantísimo que cuentes en él todas las necesidades que
puedas tener, tus marcas y equipos favoritos, la microfonía que prefieras para conseguir tu
sonido, el backline que quieras utilizar, la iluminación que prefieras e incluso como quieres que
te reciban, los requisitos mínimos de tus alojamientos e incluso lo que quieras tener en
camerinos.

Por lo tanto, a menudo los riders son largos y complejos y suelen estar divididos en partes:

• Rider de sonido (microfonía favorita, mixer, marcas, modelos y potencia de P.A. y

monitores, lista de canales, número de envíos a monitores)
• Rider de backline (Todo lo que precises en el escenario. Si tu llevas cosas puedes indicar
lo que llevas tu y lo que necesitas que sea añadido por el promotor del evento)
• Stage Plot : donde se muestra toda la disposición del backline sobre el escenario ,
posición de músicos , orquesta ,coros vista desde arriba ,, Asi el Stage donde se muestra
toda la disposición del backline sobre el escenario.anager sabrá como van dispuestos en el
escenario .
• Rider de iluminación (Tipo de luces a utilizar y el número de cada una de ellas, la
colocación de ellos en los truss, lista de canales dmx, etc)
• Protocolo de hospitalidad: (Número de personas que viajan, requisitos mínimos de sus
dietas y hospedajes, camerinos, etc.)