Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y
comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.
DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO
1. Lugar donde se encuentra toda la 1. Se entiende como toda información
información producida en cualquier generada enviada, recibida, fecha, lenguaje, forma, soporte por almacenadas por medio electrónico. una entidad pública o privada.
2. Es una expresión testimonial de 2. Estas se conservan, transmiten
carácter autentico, objetivo e mediante medios electrónicos luego Imparcial es interdependiente ya que de efectuar algunas series con medida es condicionando a los demás, de autentificación. siendo condicionado.
3. En cumplimiento de sus funciones 3. Énfasis en la naturaleza de los
jurídica administrativa, conservando documentos creados utilizados, como prueba información, continuidad conservados en entornos de gestión. tecnológicos.
4. Función archivista global que se
integra:
Permite fácil acceso a la información.
Controla el acceso a la información
por niveles de seguridad, conservación a largo plazo.
USO
Manejo de información más ágilmente Proporciona un entorno digital para la
con prácticas normalizadas de gestión captura de documentos y aplicación de documentos, permitiendo el flujo de de prácticas de gestión documental trabajo. normalizadas, gestiona estructuras de archivos corporativos, clasificando, seleccionando, y aplicando calendarios de conservación.