ANTONIO AGUILERA SANCHEZ

CONCEPTOS BASICOS DE LA LEGISLACION DOCUMENTAL

En el ámbito jurídico y archivístico de la República de Colombia se conoce como

Legislación Documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en leyes
específicas, a fin de regular el manejo de documentos importantes, tanto en entes
privados como públicos, a fin de resguardar, manipular y consultar adecuadamente
los documentos que constituyen la memoria colectiva o institucional de este país.

Ley 594 de 2000

La Ley que cumple con la función de erigirse como la Legislación Documental de

Colombia es conocida con el nombre de Ley 594 de 2000, y fue promulgada por el
Gobierno Nacional el 14 de julio del año 2000, bajo el nombre de Ley General de
Archivos, a fin de detener y evitar la corrupción de los distinto documentos de interés
nacional e institucional. De esta forma, el Poder Ejecutivo y Legislativo de la
República de Colombia acordaban cuáles serían a partir de ese momento la forma
adecuada de llevar a cabo la Gestión Documental de cada una de las entidades
públicas o privadas, que cumplieran funciones públicas.

Propósitos de la Ley 594 de 2000

Así mismo, es importante destacar que la razón que motivó el diseño y promulgación
de esta legislación documental colombiana no sólo fue la conservación histórica de
los distintos documentos administrativos, sino la necesidad descubierta en ese
momento, por parte del gobierno, de organizar el ejercicio de la Administración
Pública, puesto que sin normas al respecto, la función de las instituciones y
empresas del Estado quedaba vulnerable ante hechos de corrupción, pérdida de
documentos, malversación de fondos, gastos indebidos, desfalcos y quiebras.

De esta forma, una vez los expertos e investigadores del Archivo General de la
Nación revelaron los impactantes y preocupantes resultados que arrojó su
investigación sobre el manejo y uso de Archivos dentro de la Administración Pública,
el Gobierno Nacional decidió que debía legislar sobre este aspecto, diseñando un
Plan de Gestión Documental, por el cual debiera regirse el ejercicio administrativo
de las empresas e instituciones del Estado, en aras de conservar la transparencia y
el buen manejo de los recursos.

Igualmente, aun cuando en principio esta legislación documental fue diseñada para
las instituciones gubernamentales, tanto públicas como privadas, la idea es que
cada día sea más asumida por toda empresa que haga actividad en el territorio
colombiano, a fin de que sea entonces la Ley General de Archivos: Ley 594 del 2000
la que rija y unifique el manejo, organización y administración de la
información contenida en los distintos documentos producidos y recibidos por las
distintas entidades, oficinas, departamentos y direcciones de empresas e
instituciones.
ANTONIO AGUILERA SANCHEZ

Principios de la Ley 594 del 2000

En este sentido, dentro de la Ley General de Archivos se encuentran expuestos

algunos conceptos y definiciones técnicas, inherentes al ejercicio archivístico, a fin
de que aquellas instituciones que deban regirse por ella aprendan también nociones
en materia de Archivo, al tiempo de que se unifica el conocimiento en este
ámbito. Así también la Ley 594 del 2000 incluye dentro de sus preceptos los
principios primordiales que rige toda gestión documental o archivística, esto con el
objetivo de que los directivos o personal encargado del manejo de archivos dentro
de la institución no sólo sepa qué manda la Ley, sino que aprenda de primera fuente
cómo debe ser la gestión documental que debe emplear dentro de su institución,
para la conservación de los documentos producidos y recibidos,
independientemente del soporte en que estos se encuentran.
Así las cosas, sería pertinente entonces hacer una breve descripción de cuáles son
algunos de estos principios de función archivística, que se encuentran incluidos
dentro de esta Ley que se constituye como la Legislación Documental de Colombia,
por excelencia:

Qué fin tienen los archivos

Uno de los principios básicos de toda función archivística es la organización, puesto

que no sólo es necesario procurar a los documentos las mejores condiciones de
conservación, sino que debe crearse un sistema organizado y rápido que permita la
eficiente localización y recuperación de la información, puesto que un archivo no
sólo es un sitio en donde se almacenan papales, sino una fuente constante de
información y consulta, el cual se erige –en cuanto a la Administración Pública-
como el pilar del derecho a la información que tienen los ciudadanos de un país, en
este caso los colombianos.

Qué importancia tienen los archivos

Así mismo, también es necesario que las instituciones y personal encargado del
manejo de archivos sean conscientes en todo momento de la importancia que tienen
los archivos como respaldo de los distintos procedimientos administrativos, así
como testimonio material de las distintas manifestaciones culturales o hechos
históricos. De esta forma, el personal a cargo debe implementar las distintas
técnicas de conservación, restauración o incluso copia en soportes mucho más
duraderos, eliminando así la terrible práctica de desechar documentos basados en
el argumento de su deterioro o antigüedad.
ANTONIO AGUILERA SANCHEZ

La razón o instrumento de los archivos

En términos un poco más administrativos, esta Ley busca transmitir a las

instituciones y empresas que deben regirse por ellas la noción básica sobre el
instrumento que representa un Archivo, visto como el compendio de los distintos
documentos, producidos o recibidos durante una gestión específica, y que vienen a
constituir el respaldo y testimonio material de dicha gestión, lo cual se erige así
mismo como garantía de transparencia y fuente de información a la hora de tomar
decisiones o evaluar el desempeño de algún plan, empleado o de la institución como
un todo.

La responsabilidad en la gestión documental

Por otro lado, siendo una Ley promulgada por el gobierno, la Ley 594 del 2000 busca
entonces concienciar también a todos los funcionarios públicos que tengan relación
directa con el manejo de archivos, así como a todo aquel que haga vida en las
instituciones, privadas o públicas, a la necesidad y responsabilidad legal en el
manejo adecuado, transparente y apegado a la Ley que debe tener la gestión
documental en cada una de las entidades.

El ente de coordinación

De igual forma, la Ley 594 del 2000 busca exponer ante todas la empresas y
entidades públicas o privadas, como máxima autoridad en materia de archivos al
Archivo General de la Nación, entidad que cumple con la función de orientar y emitir
directrices en el ámbito de gestión documental, orientada a resguardar el patrimonio
documental de cada una de las localidades, ciudades y departamentos de la nación
colombiana.

Principio de Administración y acceso

Así mismo, esta Ley colombiana ordena sobre la obligación que debe tener cada
institución en la correcta organización documental, así como en el diseño de
mecanismos eficientes que les permita a los ciudadanos –como parte de su Derecho
a la Información- su respectiva y oportuna consulta sobre cualquier documento al
que tenga acceso legalmente.

Principio de racionalidad

En cuanto a este principio, la Ley predice que la correcta aplicación de esta Ley, en
materia de producción, recepción, clasificación, resguardo y organización de los
Archivos, reducirá el caos en las instituciones, agilizando su gestión, haciendo
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entonces que las oficinas de Administración Pública se conviertan realmente en

oficinas eficientes y eficaces, tal como es el objetivo de toda institución
administrativa.

Principio de Modernización

En todo momento, las personas e instituciones encargadas de resguardar y

conservar documentos, que constituyen el patrimonio documental y la memoria
colectiva de una ciudad o país, deben velar en todo momento por implementar día
a día las técnicas modernas en materia de resguardo, restauración y conservación
de documentos, a fin de que cada día el país logre tener un sistema de archivos
moderno, eficiente y eficaz, que en realidad vele por la memoria del país y la
consulta rápida de ésta.

Principio de interpretación

Finalmente, y en aras de evitar cualquier tipo de equivocación o interpretación

herrada, el Gobierno Nacional de Colombia decretó dentro de la Ley 594 del 2000
que el ente designado para la interpretación de esta legislación es el Archivo
General de la Nación, el cual cumplirá su función a través de la producción de guías,
así como el acompañamiento a las instituciones y la elaboración de jornadas
continúas de capacitación, las cuales van dirigidas a apoyar y orientar a las
instituciones públicas y privadas en la gran misión de conservar y resguardar la
memoria histórica, administrativa y cultural de la nación colombiana.