CREACION DE EVENTO

CORTOMETRAJES MANUELISTAS

DIRECCIÓN Y CONTROL

CHRISTIAN DANIEL VELASQUEZ

NEORADY OROZCO

ADMINISTRACIÓN 2019

UNIVERSIDAD MANUELA BELTRÁN

CINE Y TELEVISIÓN

BOGOTÁ
CRONOGRAMA:

PLANILLA DE CONTROL Y VERIFICACIÓN:

INFORME DE GESTIÓN:
BALANCE DE LA INVERSIÓN REALIZADA.

1. Análisis de presupuesto.
Con cada corto registrado en nuestro web site con el valor correspondiente a
30.000 COP (Treinta mil pesos colombianos) se realiza la siguiente operación:

- 30.000 x 500 (cortos estimados a nivel Bogotá) = 15.000.000 donde en la

proyección se permitirá el ingreso a director y productor de cada corto. (Cada
director y productor puede inscribir más de 1 corto, pero no máximo 3).
Además, no todos los aspirantes serán pre-seleccionados, sólo se tendrán 10
finalistas, que serán los autorizados para entrar al auditorio el día de la
premiación.

- La entrada de los demás aspirantes a ver la proyección de cortos, tendrá un

costo de 5.000 COP y se tendrá un máximo de 200 boletas, realizando la
siguiente operación:

5.000 x 200 = 1.000.000

Tendríamos 16.000.000

2. Gastos:

- Creación de la plataforma web 600.000 estimado

- Contratación del lugar que se gestionará con la universidad Manuela Beltrán

para la colaboración de la apertura de un espacio para 300 espectadores donde
se gestionará el 100% del precio total.

- Diseño de las escarapelas (50 cortos) es decir 100 escarapelas (director y

productor de cada uno) + staff (20) + organizadores (4) + jurados e invitados
especiales (20) =144

- Aquí contaremos con un diseñador gráfico 200.000 estimado y la plataforma

automáticamente llenará la información al momento de seleccionar los cortos
finalistas.
Estas serán enviadas por correo, el cual cada persona invitada se encargará de
imprimir, pero se le dará un plástico a la entrada =144 x 500 = 72.000
 - Refrigerios
Se necesitará refrigerios para 144 personas + los invitados externos 200 para un
total de 344 refrigerios con un costo de 5.000 COP = 1.720.000

- Decoración
La decoración del lugar será muy sutil 300.000
- Premios
Se entregarán premios a:
-Mejor dirección
-Mejor diseño de producción
-Mejor dirección de arte
-Mejor dirección de fotografía
-Mejor guion original
-Mejor diseño sonoro
-Música original

Donde a cada uno se les entregará un premio estilo trofeo y será remunerado con
un incentivo de las entidades gubernamentales aliadas.
- El premio de cada uno de los premiados será 50.000 x 7 = 350.000

- Proveedores tales como:

Fotógrafo x día 300.000
Video x día 300.000
Maestro de ceremonia x día 150.000
Sonidista x día 300.000
Calibrador del proyector 80.000
Decoradores (3) 60.000 x 3 = 180.000
Personal de aseo (5) 60.000 x 5 = 300.000
Personal de vigilancia (8) 60.000 x 8 = 480.000

= 5.732.000
Quedan 10.268.000 donde se usarán 268.000 para transportes en la organización
del evento y 5.000.000 para cada organizador del evento.

REFLEXIÓN DE CARÁCTER EVALUATIVO SOBRE LOS BENEFICIOS.

BENEFICIOS:
Los 2 organizadores recibirán su remuneración por el trabajo realizado.
Con la ayuda de varias organizaciones gubernamentales, los gastos bajan bastante.
Con el manejo de plataformas en internet, se ahorra mucho dinero.
Al organizar el evento la primera vez y tener éxito, se podrá programar una segunda versión
y así respectivamente.

ASPECTOS IMPORTANTES A EVALUAR:

Se necesita tiempo y actuar de manera conjunta explicando los beneficios que tienen las
empresas al apoyar este tipo de proyectos y eventos.
A pesar de que los organizadores sean 2, necesitamos más personal, el cual, por supuesto
debe ser contratado legalmente.
Necesitamos un mínimo de 2 meses para la organización exitosa del evento, por lo menos un
tiempo más para la creación de la plataforma virtual y difusión de la información para que
los estudiantes se animen a participar.
En cuantos más cortometrajes se inscriban, más será la remuneración, pero si no se cumple
la meta de los 500 inscritos entraríamos a pérdidas de ganancia, por el cuál es necesario
contar con un buen manejo de redes sociales para dar a conocer el evento.

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CADA ETAPA Y OBJETIVOS

ETAPA OBJETIVO EVALUACION

 Excelente
Establecer una fecha pertinente  Bueno
FECHA FIJADA para la apertura del evento a  Regular
realizar, fecha en la cual todos  deficiente
los integrantes y participantes
puedan tener disposición de
asistencia.

Generar una plataforma virtual  Excelente

CREAR UN WEB SITE en donde todos los partícipes  Bueno
del evento puedan y tengan la  Regular
posibilidad de mantenerse  deficiente
informado acerca de todos los
detalles de la realización del
evento.
 Realizar un estudio en donde se
DINERO Y pueda visibilizar de forma  Excelente
PRESUPUESTO correcta y coherente el  Bueno
presupuesto que se debe tener  Regular
en cuenta para la realización  Deficiente
del evento y así poder tener
mayor control de los
pormenores durante la
planificación.
LISTA DE
INVITADOS Establecer toda una lista en  Excelente
donde se encuentre  Bueno
especificado los nombres de  Regular
los invitados al evento, con sus  Deficiente
correspondientes datos
personales para mantener
informados a estos mismos.

Realizar una respectiva  Excelente

ELECCÍON DE JURADOS elección de jurados en donde  Bueno
Y ENTIDADES DE APOYO los organizadores del evento  Regular
establecen ciertos criterios que  Deficiente
facilitaran la escogencia de
cada uno de los jurados

BUSCAR Y Establecer un recinto apropiado  Excelente

RESERVAR EL LUGAR para la ejecución del evento, en  Bueno
donde tenga toda la capacidad  Regula
y comodidad para los asistentes  Deficiente

Crear una serie de normas que  Excelente

COMPORTAMIENTOS O regulen la participación al  Bueno
NORMAS evento, así mismo todos los  Regular
participantes tendrán  Deficiente
clarificado cuáles son los
criterios para participar en
dicho certamen

Realizar una apropiada  Excelente

APOYO EXTERNO elección de proveedores que  Bueno
ayudarán a la ejecución del  Regular
evento, dichos proveedores  deficiente
podrán tener relación o no con
el cine colombiano

Organizar adecuadamente el  Excelente

recinto para la llegada de todos  Bueno
los partícipes del evento para  Regular
 DECORACION Y que puedan tener la mayor  Deficiente
ORGANIZACIÓN DEL comodidad y confort de dicho
LUGAR lugar.

Tener clarificado y agendado

PREPARACIÓN DE paso a paso los puntos que se  Excelente
PROTOCOLO llevaran a cabo durante la  Bueno
realización del evento, para así  Regular
no tener inconvenientes con el  Deficiente
tiempo estipulado para cada
actividad de la exhibición y
premiación

Disponer de una correcta

organización en donde todos
REFRIGERIO los invitados y participantes al  Excelente
evento puedan tener acceso al  Bueno
catering en un tiempo  Regular
determinado, así mismo,  Deficiente
disponer de un grupo de gente
que guie a los invitados a la
zona de catering

RECOMENDACIONES & OBSERVACIONES:

En el transcurso de la realización de cualquier tipo de evento, no se está exento a que ocurran
multiplicidad de errores o contratiempos que pueden generar molestias entre los organizadores y los
participantes del evento, por esta razón hemos llegado a la conclusión que estos podrían ser las
principales recomendaciones para un evento futuro:

 Innovación, ya que se han realizado otro tipo de eventos del mismo carácter, es necesario ser
creativos a la hora de realizar un evento, con el objetivo de que se agradable y estimulante
para los participantes
 Tener clarificación en los objetivos aun así ya se hayan establecidos. Los objetivos son
susceptibles a tener cambios constantemente
 Elaborar una estrategia de divulgación y comunicación del evento, se debe tener en cuenta
este punto ya que a través de ella es que podemos dar a conocer nuestro evento en masa y así
poder captar la atención de dichos interesados