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DIVISION INDUSTRIAL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS LOGISTICOS

PROCEDIMIENTO PARA LA HOMOLOGACION DE

PROVEEDORES

1.0 GENERALIDADES

Actualmente su CLIENTE está inmerso en un proceso de sistematización y

clasificación de la información referente a la Gestión de Compra de Bienes y sub-
contratación de Servicios. Para ello, requiere obtener ciertos datos sobre sus
proveedores habituales. Dicha información es considerada fundamental para su
función de aprovisionamiento de bienes y contratación de servicios. Del resultado
de está evaluación, se espera que los procesos de compras y selección de
subcontratistas se hagan más expeditivos y poder tener un perfil ideal de
proveedor.
Todos aquellos que adquieran los documentos, tendrán derecho a ser homologados
y luego de la culminación del proceso, serán incluidos en la Base de datos de su
CLIENTE.
Para llevar a cabo esta tarea, se ha elaborado un Proceso de Homologación rápido,
sencillo que consta de dos etapas para recolectar dicha información, para lo cual se
hace imprescindible la colaboración de ustedes:
1. La primera etapa consiste en un formulario con los puntos básicos de su
empresa y relevantes para la gestión de aprovisionamiento, el cual deberá ser
llenado por ustedes para su posterior remisión a la dirección que le indiquemos
más adelante. Es del caso mencionar que la información que ustedes consignen
tendrá carácter de declaración jurada, por lo que se les pide se ajuste a la
realidad.
2. La segunda consiste en una visita a sus instalaciones, para obtener algún detalle
adicional sobre aspectos específicos que se requieran. Lo anterior, requiere una
coordinación previa en la cual su empresa designará una persona con la
autoridad suficiente para disponer de toda información adicional que se
requiera verificar.
El Proceso de Homologación establecido está basado en el procedimiento INDIV-
P-01, que a su vez se basa en el requisito 7.4.1 de la norma ISO 9000:2000.
Cabe resaltar, que producto de este proceso, no sólo su CLIENTE, sino su
empresa como proveedora, obtendrá los siguientes beneficios, que son:
 Tendrá oportunidad de estrechar aún más las relaciones comerciales con su
CLIENTE y/o iniciarlas con nuevos y potenciales clientes.
 Al conocer sus principales fortalezas y características como proveedor, las
decisiones de compra se agilizarán con el consiguiente beneficio para ustedes
como proveedores y su CLIENTE como comprador.

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 Después de un proceso de análisis, se le hará saber qué aspectos requiere mejorar,

de modo que tanto ustedes como su CLIENTE se beneficien.
 Los resultados de la Homologación pueden constituir para su empresa el inicio de
un programa interno de mejoras.

Adicionalmente, es importante mencionar que el análisis de la información consignada

en el formulario y la visita complementaria por sí sola no implican un proceso
automático de selección y eliminación de proveedores. Sin embargo, este proceso no
se puede realizar si no se cuenta con la información necesaria, por lo que la respuesta
y remisión del formulario en la fecha especificada y la prestación de facilidades para la
visita posterior del Evaluador son indispensables para seguir manteniendo una
relación comercial con su CLIENTE.
Para asegurar las condiciones mencionadas, su CLIENTE ha suscrito un acuerdo con
SGS DEL PERU S.A.C., quien se encargará de realizar todo el proceso de manera
eficiente e imparcial, desde la recepción de la documentación enviada por ustedes
hasta la entrega a su CLIENTE de los resultados obtenidos. SGS DEL PERU S.A.C.
proporcionará el personal especializado y la tecnología adecuada para asegurar la
calidad de los resultados.
Adjunto encontrará el formulario antes mencionado. Agradeceremos devolverlo
debidamente lleno a SGS DEL PERU S.A.C., Av. Elmer Faucett 3348, Callao,
Lima, Dpto. de Servicios Logísticos, División
Industrial. Si tuvieran alguna duda, pueden contactarse con la señorita
Ursula Pinillos o el señor Francisco Miranda, telf.: 575-2020, anexos 380, 383 y 384.
Posteriormente SGS coordinará con la persona designada por ustedes la fecha
para una visita a sus instalaciones.

2.0 OBJETIVOS

El objetivo principal del proceso que su CLIENTE está llevando a cabo, es obtener
mejores resultados de aprovisionamiento, con unas fuentes de abastecimiento ya
seleccionadas, minimizando riesgos en la elección de proveedores y disminuyendo el
costo de Control de los productos y servicios recibidos, conociendo con mayor detalle
las fortalezas y aspectos que debe optimizar el proveedor para mejorar el servicio que
su CLIENTE recibe actualmente.
Otros objetivos son:

 Mejorar el nivel de comunicación necesario para acortar los plazos de

abastecimiento.

 Conocer los productos y servicios adicionales (actuales o futuros) que

pueden ser ofrecidos por nuestros actuales proveedores.

 Establecer la posibilidad de iniciar un proceso de aseguramiento de la

calidad.

 El proveedor tendrá más información sobre lo que espera su CLIENTE del

abastecimiento brindado por su empresa.

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 El proveedor al iniciar un proceso de mejora continua, generará también un

beneficio que será percibido por otros clientes.

3.0 SOBRE EL PROCESO DE HOMOLOGACION

El Proceso de Homologación se puede esquematizar de la siguiente manera:

Compra de Proveedores Proveedores SGS realiza SGS califica

bases preparan envían información visita de y elabora
información solicitada verificación informe final

El Proceso de Homologación considera cuatro aspectos:

Aspectos considerados en la evaluación de las empresas proveedoras:

ACTIVIDAD CAPACIDAD CALIDAD COMERCIALIZACION

Especialidades Medios Productivos Política de Calidad Precios Competitivos

Clientes más importantes
Cifras de Negocio
Cualificación de Estructuras
Proveedores Principales
Disposición a Colaborar
Cualificación Técnica
Inversiones Productivas
Laboratorios de Fiabilidad
Control Ratios de Produc.
Mantenimiento Preventivo
Métodos de Trabajo
Organización Departamental
Logística de Materiales
Instalaciones Generales
Almacenes Automátizados
Orden, limpieza y seguridad
Medios de Control Objetivos Mejora de Precios
Implantación índices de Aceptación Condiciones de Compra
Calidad Acuerdos a Largo Plazo
Sistemas de Verificación Seriedad Comercial
Planes Mejora de Calidad Infraestructura Comercial
Criterios de Control
Control Estad. Procesos
Análisis Mat. Defectuoso
Comité de Calidad
Certif. Materias Primas

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A través de los datos consignados en el formulario podremos conocer con mayor

detalle su organización, por eso es necesario que éstas respuestas sean concisas y
se ajusten a la realidad. La labor del evaluador enviado por SGS DEL PERU
S.A.C. es verificar en el campo y mediante las herramientas de información legal y
financiera, lo declarado en el formulario, por lo cual la persona designada por el
proveedor necesitará contar con los documentos que así lo prueben; con autoridad
y conocimiento suficiente para que pueda resolver cualquier duda adicional que se
pueda presentar y además que sirva como interlocutor con el responsable del
proceso con su CLIENTE.
Luego de llenar el formulario, deberán ser enviados lo antes posible a la dirección:
SGS DEL PERU S.A.C.
Av. Elmer Faucett 3348, Callao, Lima
Dpto. de Servicios Logísticos, División Industrial
Atte.: Srta. Ursula Pinillos
Una vez recibido el documento, SGS DEL PERU S.A.C. lo estudiará y procederá
a realizar la visita de comprobación y ampliación de los datos consignados. Para
coordinar la visita, SGS DEL PERU S.A.C. realizará una llamada telefónica previa,
a la persona designada por ustedes como nexo y acordará el día, la hora y el lugar
en los cuales se llevará a cabo la visita. El tiempo que demande la visita dependerá
de:
 La envergadura y número de instalaciones.
 Acceso a los documentos que demuestren la información
consignada en los formularios.
 Facilidades prestadas al evaluador durante la visita.
En la visita el evaluador de SGS DEL PERU S.A.C. llevará consigo los
formularios por ustedes enviados, comprobará y ampliará los datos consignados;
por lo que le solicitamos brindar todas las facilidades a dicho profesional, ya que es
de suma importancia para las metas de su CLIENTE que la visita se realice con
éxito en cuanto a la puntualidad y a la exactitud de la información. Al finalizar la
visita se procederá a redactar una CONSTANCIA DE INSPECCION, firmada por
la persona designada por ustedes y el evaluador de SGS DEL PERU S.A.C., la
misma que servirá para todos los casos como documento sustentatorio de la visita
realizada.
Luego de la visita, SGS DEL PERU S.A.C. procederá a analizar la información
obtenida desde los aspectos antes mencionados y realizará la ponderación numérica
de todo lo declarado por cada uno de los proveedores y lo hallado por los
evaluadores de SGS DEL PERU S.A.C.

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SGS DEL PERU S.A.C. se compromete a guardar en la más absoluta reserva toda
aquella información de carácter confidencial que el proveedor le confíe para los
propósitos de la labor encomendada.

En la eventualidad que algún proveedor presentara algún reclamo referido al

proceso seguido por SGS DEL PERU S.A.C. para su evaluación, este reclamo
será atendido por SGS DEL PERU S.A.C., dado que realizó el trabajo y cuenta
con la información y base de datos necesaria para hacerlo. En este sentido SGS
DEL PERU S.A.C. se obliga en forma irrevocable a liberar a su CLIENTE frente
a tal reclamo, presentando un sustento por la puntuación y/o calificación y/o
homologación.

Ni SGS DEL PERU S.A.C. ni su CLIENTE asumirán ningún tipo de

responsabilidad frente al candidato a proveedor por reclamos judiciales o
extrajudiciales por daños y perjuicios como consecuencia de la puntuación y/o
calificación y/o homologación que le otorgue SGS DEL PERU S.A.C.

4.0 SOBRE EL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIA DE

HOMOLOGACION

El Certificado y la Constancia de Homologación son documentos emitidos por

SGS DEL PERU S.A.C. a solicitud de su CLIENTE con la finalidad de resumir el
Proceso de Homologación seguido por cada uno de los proveedores. Dichos
documentos se entregarán al proveedor quien posteriormente deberá entregarlo a
su CLIENTE:
 En el Certificado de Homologación se detalla la información obtenida
basándose en lo declarado por cada empresa y la visita de los evaluadores de
SGS DEL PERU S.A.C.; los resultados obtenidos en la ponderación numérica
en cada uno de los aspectos principales (ACTIVIDAD, CAPACIDAD,
CALIDAD y COMERCIAL) y una descripción de los hechos más importantes
ocurridos antes, durante y después del proceso. Los niveles de calificación que
se han desarrollado para el proceso son los siguientes:
 NIVEL A (Rango de 90 a 100 por ciento): Son proveedores en los que su
organización, medios productivos y sistemas de trabajo, los hacen válidos para
la fabricación y suministro de determinados bienes o servicios, sin límites ni
reservas en las solicitudes de aprovisionamiento que su CLIENTE les curse.
Además son candidatos a firmar una alianza estratégica de aprovisionamiento,
sin necesidad de un proceso de evaluación y verificación por cada operación
realizada.
NIVEL B (Rango de 75 a 90 por ciento): Proveedores válidos para ofrecer
bienes o servicios con sistemas de calidad implantados, e incluso firmar
acuerdos de aprovisionamiento con su CLIENTE, pero con ciertas
limitaciones. Los suministros quedarán sujetos a inspecciones periódicas
aleatorias, lo que supone un costo por recepción de los bienes y servicios.
NIVEL C (Rango de 55 a 75 por ciento): Son proveedores válidos para ofrecer

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bienes y servicios con sistemas de calidad implantados, pero con limitaciones.

Estarán sometidos a inspecciones rigurosas en todos los bienes y servicios
suministrados, lo que supone un alto costo por recepción. No son proveedores
aptos para firmar acuerdos de aprovisionamiento con su CLIENTE.
NIVEL D (Rango de 0 a 55 por ciento): Son aquellos proveedores que por su
sistema de trabajo y organización, no reúnen los requisitos necesarios para
proveer a su CLIENTE habitualmente. Es necesario que se realice un intenso
trabajo de mejora en los aspectos mencionados.
El procedimiento de puntuación se inicia mediante la asignación de deméritos en
cada una de las preguntas contenidas en el formulario, de acuerdo a la
siguiente escala:
DEMERITO DISPOSICION
0 Puntos Cumple totalmente con los requisitos – Sistemas bien
implementados y documentados
1 Puntos Cumple parcialmente con los requisitos – Sus sistemas son
aceptables
2 Puntos Incumple con los requisitos – Sus sistemas son primarios y
no documentados
3 Puntos Inexistente – Inaceptable

De acuerdo a lo declarado en el formulario y a lo observado por el evaluador, se

asignan los deméritos que correspondan a cada pregunta y luego se obtiene un
Porcentaje de evaluación para cada aspecto, de acuerdo a la siguiente fórmula:
2xNi-Di
Ii= -----------------x 100
2xNi
Donde: Ii es el índice porcentual de deméritos (calificación parcial) por cada
aspecto evaluado, Ni es la cantidad de preguntas por cada aspecto y Di es el
número total de deméritos por cada aspecto.
Para obtener la calificación final y el nivel alcanzado de evaluación, se realiza un
promedio ponderado de la calificación parcial de cada uno de los aspectos
considerados en la homologación (ACTIVIDAD, CAPACIDAD, CALIDAD y
COMERCIAL) con los pesos definidos para cada actividad, según la importancia
establecida por su CLIENTE.
 En la Constancia de Homologación se resume el resultado obtenido en la
ponderación numérica en cada uno de los aspectos principales (ACTIVIDAD,
CAPACIDAD, CALIDAD y COMERCIAL) con la finalidad de que sirva
como documento sustentatorio del Proceso de Homologación en caso de que
el proveedor lo requiera para postular a otras empresas.
Una vez más resaltamos el hecho de que el nivel obtenido no implica un proceso
automático de selección y eliminación de proveedores, sino que será una referencia
para su CLIENTE y para cada uno de sus proveedores, sobre las áreas en las
cuales éstos deberán realizar mejoras. Para efectos de asegurar una
retroalimentación del proceso, es factible que los proveedores soliciten a SGS DEL
PERU S.A.C. una RECALIFICACION.

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5.0 SOBRE EL PROCESO DE RECALIFICACION

El proceso de Recalificación se realizará con la finalidad de obtener un nivel
superior en la calificación obtenida en el primer proceso de Homologación en un
determinado aspecto: ACTIVIDAD, CAPACIDAD, CALIDAD o COMERCIAL.
Para llevar a cabo la Recalificación es necesario que la empresa que desee
obtenerla, solicite a SGS DEL PERU S.A.C. una Recalificación en alguno de los
cuatro aspectos mencionados. SGS DEL PERU S.A.C. llevará a cabo la
recalificación únicamente para los aspectos que se hayan solicitado. Finalizado el
Proceso se entregará un nuevo Certificado de Homologación en el que se
consignará la nueva calificación obtenida.

6.0 SOBRE LOS COSTOS

El costo del presente documento es de US$ 280.00 (Doscientos ochenta y 00/100
dólares americanos) más IGV e incluye todos los gastos de preparación de la
documentación, coordinaciones y una visita de un día por un perito de SGS DEL
PERU S.A.C. a las instalaciones del proveedor y la emisión de un Certificado de
Homologación. La visita y la emisión del Certificado están condicionados a que
SGS DEL PERU S.A.C. cuente con toda la información solicitada en el presente
documento.
En caso de que las instalaciones del proveedor estuvieran localizadas fuera de Lima
Metropolitana, serán de cuenta del proveedor los gastos de pasajes, movilidad,
viáticos y alojamiento del evaluador, durante el tiempo que dure la visita. El
proveedor deberá presentar a SGS DEL PERU S.A.C. una carta de aceptación del
pago de dichos gastos. SGS DEL PERU S.A.C. presentará una relación detallada
de los gastos y de ser posible, el sustento de los mismos.
En caso de que ocurriera algún hecho que impida la realización total o parcial de la
visita del evaluador designado por SGS DEL PERU S.A.C. causado por la
empresa proveedora; ésta podrá solicitarle una nueva visita con un costo adicional
de US$ 80.00 (Ochenta y 00/100 dólares americanos) más IGV, los cuales deberán
ser cancelados previamente en efectivo, mediante depósito en Cuenta o
directamente a:

SGS DEL PERU S.A.C.

Av. Elmer Faucett 3348, Callao, Lima
Dpto. de Servicios Logísticos, División Industrial
Fax : 01-575-2072
Teléfono : 01-575-2020 anexos 380 / 384
Atte.: Srta. Ursula Pinillos
Cta. Cte. ME Banco de Crédito: 193-0666076-1-49

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El costo de una Recalificación es de US$ 180.00 (Ciento ochenta y 00/100 dólares

americanos) más IGV, los cuales deberán ser cancelados previamente en efectivo,
mediante depósito en Cuenta o directamente a SGS DEL PERU S.A.C. en la
dirección arriba indicada.

7.0 SOBRE EL PROCESO DE REASIGNACION DE PUNTAJE

El proceso de Reasignación de puntaje se realiza cuando un proveedor ha sido

homologado para otra empresa por la misma línea de producto o negocio y sólo
los pesos asignados son diferentes a los establecidos por su CLIENTE. En tal caso
el costo de la reasignación de puntaje, es de US$ 40.00 (Cuarenta y 00/100 dólares
americanos) más IGV, sin visita a las instalaciones del proveedor. En caso de
requerirse una visita a las instalaciones del proveedor debido a que adicionalmente
a la diferencia de pesos asignados, el formulario difiere en algunos aspectos de
manera significativa para su CLIENTE, el costo del mismo es de US$ 180.00
(Ciento ochenta y 00/100 dólares americanos) más IGV.

8.0 SOBRE LOS PLAZOS

La fecha límite para enviar la documentación a SGS DEL PERU S.A.C. es de diez
días útiles, a partir de la fecha de adquiridas las Bases.
La empresa que no entregue su documentación en el plazo establecido,
perderá el derecho a ser homologada.
SGS DEL PERU S.A.C. entregará el Certificado y la Constancia de Homologación
a los proveedores dentro del plazo de doce días útiles, contados a partir del día
siguiente de realizada la última visita de evaluación.
El plazo de vigencia del Certificado de Homologación es de un (01) año, contado a
partir de la fecha de expedición del mismo. Cumplido dicho plazo el proveedor
tendrá la oportunidad de ser homologado nuevamente.

9.0 SOBRE LA DOCUMENTACION NECESARIA

Los documentos que deberán ser presentados a SGS DEL PERU S.A.C. en copia
simple, adjuntos al formulario son los siguientes:
9.1 Ficha registral y/o Partida Electrónica en donde figure la
inscripción de la escritura de constitución de la empresa,
otorgamiento de poderes, directorio y accionariado
vigente.
9.2 Memoria anual (si lo tuviera), brochures u otro tipo de

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publicidad que describa los antecedentes y la actividad de

la empresa.
9.3 Estados financieros anuales de los tres últimos ejercicios,
auditados ó firmados por el Contador de la Empresa.
9.4 R.U.C.
9.5 Licencias y Autorizaciones de funcionamiento emitido por la
autoridad competente del sector de actividad, si
corresponde.
9.6 Certificado de no adeudo a ESSALUD, AFP, seguros
complementarios y SUNAT o adjuntar el pago de los 06
últimos meses.
9.7 Certificados de calidad emitidos por empresas independientes
calificadas para emitir dichos certificados y acreditadas
ante INDECOPI.
9.8 Pólizas de seguro de responsabilidad civil.
9.9 Póliza de seguro complementario de trabajo de riesgo.
9.10 Organigrama de la empresa, indicando función y nombre.
9.10.1 Relación de técnicos y operarios especializados, indicando
su nivel de preparación y años de experiencia.
9.11 Catálogos de las líneas de productos ofrecidas por su
empresa en el sector.
9.12 Acuerdos de Representación, exclusividad, afiliación o
similares con empresas locales o extranjeras.
9.13 Certificados que acrediten capacidad de operación, en caso
de requerirse.
9.14 Relación de los activos prendados ante entidades
financieras.
9.15 Una lista de precios de los materiales / productos en
función al volumen de compra.
9.16 Fotocopia de por lo menos una factura emitida a favor de
cada uno de los clientes mencionados como referencia.
9.17 Adjuntar su programa de Seguridad (Sólo las empresas que
brindan servicios/contratistas).

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