MODA CASUAL

1. Analice la situación descrita identificando secciones, divisiones o

departamentos; procesos,herramientas de software utilizadas; sistemas de
información. Como resultado del análisis,indique si lo considera necesario,
mejoras respecto a la inclusión de nuevas secciones o departamentos,
personal, para lograr mayor eficiencia y eficacia.

“Moda Casual” es una empresa con muchos inconvenientes que se pueden evitar
con la automatización de sus procesos. Al enviar documentos importantes por fax se
arriesgan a que se pierdan, cada departamento tiene inconvenientes que se
generan desde la toma del pedido al cliente y que tienen un efecto látigo a través de
toda la cadena de suministro. Dentro de estas problemáticas se identifican:

Departamento de Producción​:
Este departamento no tiene controles de producto terminado, por lo cual debe
contar las existencias antes de hacer los pedidos, lleva un control en Kardex pero no
cuenta con control de calidad, por lo cual los productos llegan defectuosos lo que
genera devoluciones por parte de los clientes. Los inventarios se actualizan al
finalizar la semana, por lo que producción no sabe cuántos productos tiene
disponibles y cuantos debe producir exactamente. Las hojas de fax con el pedido de
los vendedores se pierden, por lo cual la empresa puede quedar mal con los clientes
ya que no se conoce la cantidad vendida.

Despachos​:
No existe buena comunicación entre despachos y facturación, ya que las facturas se
pueden enviar con el pedido pero esto no se hace hasta que la mercancía llega al
cliente. Se debe crear una sección que se encargue del transporte de mercancías,
para que agilice las operaciones de transporte.

Cartera​:
No sabe cuáles son las deudas de los clientes porque los datos de las ventas no
coinciden entre pedidos y despachos, solo puede registrar en el momento que se
cancelan los pagos en efectivo y debe esperar para confirmar que los cheques
tengan fondos.

Diseño​:
El software de diseño está desactualizado, no se guardan los modelos diseñados y
al hacer un trabajo similar se debe hacer todo el trabajo de nuevo, por lo que se
demora mas y tiene costos de producción mayores.

Contabilidad​:
Es el área más afectada ya que si los documentos se pierden no tiene información
exacta, debe recorrer todos los departamentos de la empresa en busca de la
información faltante, lo que hace que el proceso contable sea muy lento.

Se recomienda crear departamentos de transporte y de calidad para mejorar

algunas de las situaciones descritas anteriormente. También se debe crear el
departamento de sistemas para implementar la automatización de los procesos.

2​. Estrategia para el nivel organizacional teniendo en cuenta los sistemas de

información necesarios para automatizar los procesos de negocio. Aquí se trata
de ingeniar una estrategia, para que aplicando sistemas de información
automatizados, se puede presentar una solución a la organización. (describa la
solución pensada de manera general)

Primero se debe contratar un profesional en el área de Sistemas para que se

entere de todos los procedimientos y la necesidad real de la empresa para que
pueda adecuar un sistema de información que el personal pueda manejar con el
menor número de inconvenientes, también debe determinar cuáles de los
equipos que se tienen actualmente son compatibles con el sistema que se va a
implementar. Luego se debe capacitar al personal para que pueda hacer un buen
manejo de este sistema y pueda conocer la información a tiempo, cada
departamento se debe concientizar de la importancia de actualizar todas sus
operaciones al instante para que toda la empresa tenga los mismos datos y
pueda tomar decisiones con agilidad.

Es muy importante crear un sistema de planificación de recursos empresariales

(ERP) para gestionar la información de manera automatizada en operaciones de
actividades de logística acorde a las necesidades de moda casual. La aplicación
del ERP va a gestionar la empresa de manera global e integral, como objetivos la
optimización de los procesos empresariales, el acceso a la información
actualizada, la posibilidad de compartir información entre los departamentos,
cargos, y procesos de la organización, la eliminación de procesos y operaciones
innecesarias, repetitivas y manuales.
De igual manera servirá de apoyo para el adecuado servicio al cliente, con
tiempos de respuesta más rápidos a los requerimientos, acompañado de un
eficiente manejo de la información para la toma de decisiones.

El sistema ERP acompaña a los departamentos de la empresa como el de

contabilidad, facturación, cartera y pagos entre otros; ya que articula e integra la
información y concentra en un cubo de información para una accesibilidad en
cualquier punto de la organización de manera inmediata y en tiempo real para
una análisis de información y acciones en las actividades. Por ende la
organización funciona de manera sincronizada de tal forma que cuando se
realice un pedido, se revise la disponibilidad de la mercancía, la disposición de
crédito y cupo del cliente, se realice la venta, se pueda originar la factura, de
manera simultánea la notificación para el almacén en el despacho de la
mercancía, el departamento de cartera para posteriormente realizar el cobro y el
departamento de contabilidad para el tema fiscal y de impuestos. Dentro de las
mejoras para los departamentos podemos recalcar las siguientes:

Departamento de producción​:
El sistema permite alimentar el inventario el inventario a diario y clasificarlo por
producto terminado, en proceso en inventarios de materiales necesarios para la
producción; con la automatización de este proceso podemos eliminar el proceso
manual de llenar la ficha de Kardex y la información se encuentra de una forma
segura almacenada en el sistema de la empresa. También permite determinar el
costo de producción unitario teniendo en cuenta la mano de obra y los recursos
utilizados.

Ventas​:
Los vendedores envían el pedido a producción y al mismo tiempo pueden
confirmar existencias, separar el pedido y generar la factura para el cliente,
evitando el proceso de enviar el pedido por fax y eliminando el riesgo de que las
hojas se pierdan.

Despachos​:
Los despachadores tienen un orden de pedidos actualizado, pueden programar
el transporte y optimizar la utilización de los vehículos por medio de un GPS.

Cartera​:
Genera información actualizada de clientes y saldos, tiene un informe de los
cobros realizados, clientes morosos, y puede consultar si hay saldo en los
cheques mediante operaciones en línea.
Diseño​:
Esta área puede guardar en el sistema todos los modelos diseñados en caso de
necesitar un pedido similar. Acompañados de una actualización del sistema.

Contabilidad​:
Ya que todas las áreas tienen información actualizada, contabilidad ya no tiene
necesidad de solicitar un montón de documentos, ni de pasar por cada área a
reconstruir la información, ahora solo debe verificar que todas las operaciones
aparecen registradas correctamente en el sistema para firmar sus informes. En
caso de errores puede corregirlos en el momento que ocurren y no al final
cuando se acumulan.