Plan de Auditoria

PLAN DE AUDITORIA E.D.
S ALCARAVÁN DEL ARIARI
YADDY JOHANNA HERNÁNDEZ RINCÓN
CURSO VIRTUAL AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001

SENA
GRANADA /META
2019
1
E.D.S ALCARAVÁN DEL ARIARI
YADDY JOHANNA HERNÁNDEZ RINCÓN
TUTOR:
FREDDY ANTONIO HORTA RODRIGUEZ
CURSO VIRTUAL AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001

SENA
GRANADA /META
2019
2
1 INTRODUCCIÓN
Una estación de servicio o gasolinera es un punto de venta de combustible y lubricantes para
vehículos de motor. Aunque en teoría pueden establecerse y comprar libremente, las estaciones
de servicio normalmente se asocian con las grandes empresas distribuidoras y con contratos de
exclusividad. Generalmente, las estaciones de servicio ofrecen gasolina y gasóleo, ambos
derivados del petróleo. Algunas estaciones proveen combustibles alternativos, como gas licuado
del petróleo.
En una estación de servicio es importante definir todos y cada uno de los puestos que hay en
la empresa, ya que el correcto funcionamiento de ésta depende de la delimitación del trabajo de
cada empleado. En una gasolinera existe un término conocido como “zona de riesgo”, que se
define como la protección del lugar donde se labora tanto de instalaciones como del capital
humano.
Dentro de una empresa existen diferentes áreas de trabajo que se dividen en distintos puestos.
En el lado operativo encontramos a los oficiales encargados de la venta de los petrolíferos, en el
área de mantenimiento, se encuentran los encargados de limpieza y el encargado de la estación,
en el departamento de contabilidad y finanzas se cuenta con la supervisión de los gerentes
generales. (PAREDES, s.f.)
Los encargados de la venta de petrolíferos (despachador de gasolina): es el término que se
proporciona a los trabajadores que hacen la labor de venta en una gasolinera, y entre las
actividades más relevantes para dichos trabajadores son: Atención personalizada a los clientes,
Venta de aceites, Revisión del vehículo, Limpieza del área de trabajo.
3
2 OBJETIVOS
2.1 GENERAL
Determinar el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable, así como del PMA aprobado
con Auditoría Ambiental y evaluar la eficacia de las medidas ambientales aplicadas por el
Distribuidor en relación a dicho cumplimiento para garantizar la explotación racional y
sustentable de los recursos naturales no renovables.
2.2 ESPECÍFICOS
Verificar si las actividades habituales que se ejecutan en la estación de servicio cumplen los
requisitos para su funcionamiento, así como los compromisos y obligaciones ambientales
previstas en su PMA.
Identificar los riesgos e impactos que la actividad representa para el medio ambiente
natural, comunidad local y al personal que trabaja en la estación y proponer las medidas
preventivas correspondientes
Evaluar la tecnología aplicada por el establecimiento auditado para la prestación del servicio
público de venta de combustibles al parque automotor
En caso de detectarse incumplimientos o No conformidades que evidencien un riesgo
inminente al ambiente o a la seguridad del establecimiento y su entorno, establecer un Plan
de Acción perentorio que contemple medidas adecuadas a ser implementadas en corto y
mediano plazo
4
3 RESEÑA DE LA EMPRESA
ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI
Rosa Elina Campo Pérez, propietaria del
establecimiento de comercio “ESTACIÓN DE
SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI”,
ubicada en la calle 25 No. 11-170, barrió las
Delicias del Municipio de Granda, Departamento
del Meta, registrada en cámara de comercio y
renovado su Matricula mediante No. 00142656 del
8 de junio de 2016, que bajo el No. 103.248, del
Libro XI, el 15 de julio de 2010, se inscribe el
documento privado de fecha 06 de Julio de 2010,
por medio
del cual se celebra el contrato de prenda sin tenencia sobre el establecimiento de comercio
denominado ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, celebrado entre RIO
DE COLOMBIA S.A, como el acreedor y ROSA ELINA CAMPOS PÉREZ como el deudor, la
actividad principal a desarrollar es (4731) comercio al por menor de combustibles para
automotores, y como actividad adicional se presta el servicio de (4732) comercio al por menor de
lubricantes (aceite, grasas), aditivos y productos de limpieza para vehículos automotores. La
planta de personal está compuesta por 11 trabajadores, y se cotiza a la ARL Riesgos: III y IV.
5
3.1 MISIÓN
LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, proveer combustible en la
región del Ariari, con los mejores estándares de seguridad y atención al cliente, empleados y
proveedores destacando con respeto, armonía manteniendo la calidad cantidad, precio justo,
cuidando el medio ambiente. Tiene como propósito contribuir al desarrollo económico, social,
demográfico de la región. Cumplir a tiempo a sus clientes a través de la venta de combustible y
lubricantes, prestados por un equipo humano entrenado y capacitado.
3.2 VISIÓN
Para el año 2021 LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, seremos
reconocidos como una empresa líder en la región del Ariari, en el sector de comercialización de
combustibles, destacado por nuestro servicio superior, trabajo en equipo buen servicio, por parte
de nuestro factor humano protegiendo el medio ambiente.
3.3VALORES CORPORATIVOS
RESPONSABILIDAD
PUNTUALIDAD
INTEGRIDAD
RESPETO
SERVICIO
LEALTAD
AGILIDAD
6
3.4 POLÍTICA DE CALIDAD
LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVAN DEL ARIARI, dedicados Administrar y
satisfacer oportunamente las necesidades de los clientes, mediante los suministros de
combustibles, con precios competitivos con la participación de un equipo de trabajo calificado,
capacitado y comprometido con el mejoramiento continuo de la empresa. Para prestar un mejor
servicio en la región del Ariari y el departamento del Meta.
3.5 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, presta el servicio de suministro
de combustible al por menor y al detal entre ellos ACPM, Gasolina Corriente y Extra, lubricantes;
la gerencia está comprometida con la seguridad y salud en el trabajo, encaminados en la prevención
y disminución de incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales a través de la
identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, respondiendo a las
necesidades y requisitos de nuestros empleados y partes interesadas, así como a los legales y
normativos aplicables, y a la mejora continua en la gestión y desempeño del Sistema Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual va encaminada a promover y mantener el bienestar fisco,
mental y social de los trabajadores, ofreciendo lugares de trabajos seguros y adecuados.
Es un compromiso de la Alta Gerencia respaldar el SG-SST y asignar los recursos necesarios para
propiciar un ambiente de trabajo sano y seguro para nuestros colaboradores. Capacitar y entrenar
al personal para realizar sus funciones y tareas de manera segura.
7
3.6 POLÍTICA DE ALCOHOL Y DROGAS
Conscientes que el consumo y abuso del alcohol, drogas, sustancias alucinógenas, enervantes o
que creen dependencia; deteriora el desempeño personal y afectan seriamente la seguridad,
eficiencia y productividad de los trabajadores de la empresa en general; LA ESTACIÓN DE
SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI., establece las siguientes Políticas sobre el uso indebido
de alcohol y drogas:
1. La tenencia, uso, consumo, distribución o venta de cualquier clase de bebida
alcohólica, estupefacientes, sustancias alucinógenas, drogas controladas, no recetadas,
enervantes o que generen dependencia, está estrictamente prohibida en horas laborales,
dentro de las instalaciones de la empresa, vehículos de ella o a su servicio, en
instalaciones de nuestros clientes y en donde este expresamente restringido.
2. Presentarse a trabajar bajo efectos de alcohol, drogas y/o sustancias alucinógenas,
enervantes o que creen dependencia, está estrictamente prohibido.
3. Cualquier tipo de contravención a esta política, es causal para aplicar las sanciones
disciplinarias pertinentes y la cancelación inmediata del contrato de trabajo.
4. No se permite el consumo de cigarrillos en las instalaciones de la Estación de servicio
o donde este expresamente prohibido.
5. La empresa reconoce que tanto el alcoholismo como la drogadicción son situaciones
susceptibles de tratamiento. Los empleados y trabajadores que consideren tener
problemas de dependencia de alcohol y drogas deben buscar asesoría y seguir un
tratamiento, en forma rápida y apropiada, para que el problema no se convierta en
obstáculo para el adecuado desempeño de sus funciones dentro de la empresa.
8
Es un compromiso por parte de la empresa brindar capacitación a sus trabajadores acerca de las
enfermedades ocasionadas por el consumo del alcohol, tabaco, cigarrillo y drogas alucinógenas.
De manera conjunta se realizarán campañas informativas como:
* Publicación de políticas de no consumo de alcohol y drogas en los lugares de trabajo.
*Publicación de mensajes que llamen la atención al equipo de trabajo con respecto al no
consumo de alcohol y drogas.
El no cumplir esta política puede poner en riesgo la vida propia y la de otras personas, así como
el normal desempeño de las operaciones.
6. La cobertura de esta política se extiende a los visitantes (Clientes, contratistas,
proveedores, y quien la incumpla será retirado de las instalaciones de la empresa y
podrá negársele el ingreso en un futuro.
9
3.7 OBJETIVOS DE LA EMPRESA
1. Prestar el servicio de suministro de combustible al por menor y al detal entre ellos
ACPM, Gasolina Corriente y Extra y lubricantes de manera segura.
2. Asignar los recursos financieros, técnicos y humanos con el fin de dar cumplimiento
con la seguridad y salud en el trabajo, encaminados en la prevención y disminución de
incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales.
3. Identificar los peligros, valorar los riesgos y determinar los controles, respondiendo
a las necesidades y requisitos de nuestros empleados y partes interesadas.
4. Identificar los requisitos legales y normativos aplicables, evaluarlos y establecer
planes de acción tendientes a su cumplimiento.
5. Mejorar continuamente la gestión y desempeño del Sistema Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo, el cual va encaminada a promover y mantener el bienestar físico,
mental y social de los trabajadores, ofreciendo lugares de trabajos seguros y adecuados.
6. Capacitar al personal con el fin de promover la prevención y disminución de
incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales
10
4 ALCANCE Y CONTENIDO
Las actividades desarrolladas por el establecimiento para el expendio de combustibles de uso
automotriz a consumidores finales, dentro del área de influencia directa del proyecto y en
función a los siguientes aspectos: Auditoría Ambiental de Cumplimiento (AAC) del PMA de la
E/S “JENMER CíaLtda” 4 GREENLEAF AMBIENTAL COMPANY a) Instalaciones
principales y auxiliares, su funcionalidad y desempeño operacional b) Eficacia de las medidas
aplicadas en función a la Normativa ambiental vigente y el PMA c) Impactos y riesgos
ambientales que el proyecto genera en el medio ambiente, como consecuencia de las
operaciones, emisiones, vertidos y residuos d) Cumplimiento de los Estándares de calidad En
consecuencia al alcance propuesto, el Informe contiene la documentación de respaldo que
evidencia el grado de cumplimiento de los objetivos planteados y comprende a más de la
información anteriormente señalada lo siguiente:
 Síntesis de las “no conformidades” encontradas
 Registro fotográfico y documental
 Plan de Acción acordado con el auditado y cronograma de ejecución
 PMA actualizado
 Matriz lógica de aplicación del PMA
 Informe de la Socialización de la Auditoría Ambiental
 Actas de inicio de Auditoria
 Firma de responsabilidad del equipo Consultor
 Resumen Ejecutivo
11
5 JUSTIFICACIÓN
La Auditoría de Gestión “nos ayuda a determinar alguna deficiencia en las políticas,
procedimientos, disposiciones legales o técnicas y verificar que la entidad auditada cumpla con
los objetivos de la entidad basándose en principios, con la finalidad de formular
recomendaciones oportunas”
Por lo tanto nace la necesidad en la Estación de Servicios de disponer una herramienta
documentada que indique y simplifique las actividades administrativas y financieras, lo cual
facilitaría un control posterior que sirva de guía para formular e implementar las estrategias que
le permitan a la administración alcanzar los objetivos y la misión de la empresa, la cual se
fundamenta en garantizar y satisfacer las necesidades en consumo de combustibles a nuestros
clientes y servicios de conveniencia ofreciendo una atención cortes, rápida y eficiente, con un
trato personalizado y productos de la mejor calidad y así contribuir al desarrollo, Económico y
social de nuestro país; asegurando un control interno de calidad, y el mejoramiento de la gestión
empresarial.
12
6 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
En la Estación de Servicio se ha tenido como problema el mal manejo del dinero en la
estación ya que se presentan pérdidas diarias económicas por no haber una buena administración
o un supervisor que les facilite realizar las cuentas, los trabajadores laboran en la ESTACIÓN
DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, al entregar las cuentas, las dan con faltantes y eso
ocasiona pérdidas económicas al dueño del establecimiento por no contar con una herramienta
como lo sería una taquilla donde una persona se encargue de todo el dinero y no se ocasiones
desfalcos de dinero por los trabajadores, además de que no cuentan con un encargado de manejar
el dinero y retirarlo constante.
A través de una inspección realizada durante un día de trabajo, se pudieron determinar las
causas que ocasionan dicho problema y se aplicó una herramienta de calidad que fue un
supervisor, para determinar las causas vitales que originan el problema.
13
7 PLAN DE MEJORA
Durante el estudio de campo, en el proceso de recolección de los datos necesarios para llevar
a cabo este trabajo, se notó una serie de deficiencias que unidas conllevan a un mal manejo del
dinero por los trabajadores que laboran en La Estación de Servicio Alcaraván del Ariariubicada
en la calle 25 No. 11-170, barrió las Delicias del Municipio de Granda, Departamento del Meta,
es por ello que planteamos el siguiente plan de mejora:
1. Es estrictamente necesario en todas las empresas de la actualidad ir unidas con
el desarrollo tecnológico e implementarlo de forma efectiva de modo que se beneficie
tanto la organización como el cliente, dado esto una de las primeras acciones que se
deberían tomar para mejorar el proceso de surtimiento de gasolina es la adquisición de una
taquilla donde los clientes puedan realizar el pago de su combustible ya que no cuentan
con una herramienta tan esencial como esa, minimizando ciertos demoras de los
trabajadores a la hora de ejecutar el servicio.
2. Es de vital importancia que el personal que labore en esta estación de servicio cuente con
el entrenamiento previo necesario, que se le proporcione toda la información sobre cómo
utilizar las maquinas, el manejo del dinero y el trato que debe dar al cliente.
3. Por otra parte es necesario reforzar la supervisión de modo que el personal se mantenga
trabajando de forma eficiente sin desperdiciar el tiempo, el supervisor debe generar y
mantener la motivación en su personal para que realicen un mejor trabajo en un ambiente
armónico y de responsabilidad.
4. Finalmente se debe llevar a cabo una supervisión periódica a los trabajadores, ya que al
estar sin supervisión genera desorden al funcionamiento y satisfacción del empleador,
14
porque ya estaría más seguro de no tener pérdidas periódicas, y minimizando el desorden
de la Estación de servicio.
7.1 RECOMENDACIONES
- Entrenar de forma adecuada y completa al personal nuevo antes de que este ejerza su
función en el puesto.
- Motivar al personal existente para que realice un mejor trabajo.
- Reforzar la supervisión del personal.
- Realizar mantenimiento a los surtidores periódicamente.
- Contar con un personal que solo se dedique a administrar el dinero para evitar pérdidas de
dinero periódicamente.
- Aptitudes para manejar el Efectivo
15
8 VENTAS Y DESVENTAJAS
8.1 VENTAJAS
Una de las ventajas de la Estación de servicio ALCARAVÁN DEL ARIARI es que
ofrecen precios accesibles a toda la comunidad.
Otra ventaja es que todos los carburantes comercializados han pasado por los
controles obligatorios de consumo que garantizan la calidad del producto.
Otra ventaja es que se encuentra abierta las 24 horas del día y los clientes no tienen
que sufrir por filas para obtener su gasolina.
Calidad del Producto
8.2 DESVENTAJAS
El uso del celular en la Estación de Servicio ALCARAVÁN DEL ARIARI
Una de las desventajas más comunes es que la comunidad opina, que una Estación
de Gasolina no deja de ser un lugar inseguro, ya que se está manipulando un
producto inflamable.
Competencia con precios más bajos
Desconfianza del producto
16
9 MAPA DE PROCESOS DE LAS ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI
PROCESO ESTRATÉGICO
SISTEMA DE DIRECCIONAMIENTO MEJORA

GESTIÓN DE ESTRATÉGICO CONTINUA
CALIDAD
PROCESO MISIONAL
S
N A
E FACTURACIÓN T
SOLICITUD DE I
C DEL PEDIDO CARGO DE DESPACHO DE
PEDIDO DE S
E DE COMBUSTIBLE COMBUSTIBLE
COMBUSTIBLE F
S COMBUSTIBLE
I A
D C
PROCESOS DE APOYO
A C
D I
ELEMENTOS DE GESTIÓN Ó
DEL MANTENIMIENTO DOCUMENTAL N
PROTECCIÓN
SISTEMATIZADA
U DEL
S
U GESTIÓN DE SERVICIO C
RECURSOS
A L
HUMANOS AL CLIENTE
R I
I E
O N
17
T
E
10 ANÁLISIS DOFA
Debilidades:
Oportunidades:
 Baja autonomía y poco liderazgo  Política de algunas de las

del personal de apoyo. mayoristas de vender sus puntos
 Alta rotación de personal de venta
incluyendo cargos administrativos  Licitación en el sector publico
 Escasa experiencia del personal  Desarrollo de la cuidad de
gerencial y administrativo en granada, haciendo más
procesos de transformación productiva y mejor competitiva.
empresarial.  Posibilidad de apertura de nuevas
 Escaso conocimiento del personal estaciones de servicios.
interno de los negocios alternos
planteados.
Baja estandarización de procesos
Fortalezas: Amenazas:
 Inseguridad generalizada
 Buenas relaciones con mayoristas  Proliferación de estación de
 Experiencia y conocimiento del servicio
negocio de combustibles  Empresas competidoras fuertes y
 Habilidad de negociación del con gran capacidad financiera.
personal general  Competencia desleal por acciones
 Avance en la institucionalización al margen de la ley, contrabando,
empresarial Prestigio, robo, etc.
credibilidad y reconocimiento en  Ingreso de nuevos competidores
el medio. internacionales al mercado
 Consolidación del sistema nacional como Petrobras.
contable-administrativo que  Volatilidad del precio del
genera información centralizada y petróleo.
oportuna. Disminución del consumo de
combustible por alternativas “no
contaminantes” para el
transporte.
18
11 AMBIENTE DE CONTROL
CUESTIONARIO SOBRE EL MÉTODO COSO DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL
ARIARI
No. DE
FACTORES DE CONTROL SI NO OBSERVACIONES
FACTORES
1 ¿Personal se encuentra capacitado para sus actividades laborales? X
¿Personal cuenta con la experiencia para llevar a cabo las X
2 funciones asignadas? 12
¿Se aplica el proceso de selección, inducción, re inducción y
X
3 capacitación para personal nuevo?
termino fijo e
X
4 ¿Qué tipo de contrato se encuentran vinculados? indefinido
Cada 3 horas, pero
X
5 ¿Cuenta con recaudador de dinero? aun genera perdidas
¿Son liquidadas las prestaciones sociales de acuerdo a las normas X
6 legales vigentes?
¿Cuenta con personal encargada de manejar el dinero en
X
7 efectivo?
Corren por cuenta
X
8 ¿Los trabajadores tienen su dotación y EPI adecuada? empleador
Cuenta con su
cronogramas
x adecuado y mejora
9 ¿Existe un plan de Salud Ocupacional? continua
10 ¿Están los empleados afiliados a cajas de compensación?

x
11 ¿Cuentan con programas de recreación? X
¿Se encuentra archivada la documentación reglamentaria de cada X
12 empleado?
¿Existe en la empresa un sistema de información de su talento X
13 humano actualizado?
14 ¿Cuenta la empresa con un código de ética? X
¿Se designa autoridad y responsabilidad a los empleados y se X
15 documenta?
16 ¿La empresa hace rotación del personal? X Son turnos fijos
¿Cuenta con manual de funciones y el cual es socializado a los
X
17 trabajadores?
Son revisados por el
X
18 ¿Son asesorados y avalados legalmente los contratos? subgerente
19 ¿La empresa cuenta con el plan de las 3 R? X
¿Hacen convocatorias por medio de medios electrónicos, redes
X
20 sociales? Computrabajo
19
12 VALORIZACIÓN DE LOS RIESGOS
Caídas al mismo nivel.
Incendios y explosiones.
Sobreesfuerzos por posturas inadecuadas y carga de objetos.
Atropellos o golpes con vehículos.
Contactos térmicos.
Exposición a temperaturas y condiciones ambientales cambiantes y extremas, como los
ruidos, viento, lluvia y frío.
Exposiciones a inhalaciones de gases de la combustión como monóxido de carbono,
óxidos de azufre y otros componentes de los hidrocarburos como el benceno, que es
cancerígeno.
Dermatitis por contacto con los combustibles, lubricantes (sobre todo los usados) y otros
agresivos.
Contactos eléctricos.
Al realizarse una Auditoría de Gestión, no estará exenta de errores u omisiones importantes y
antes de presentar el informe se debe considerar los tres tipos de riesgo:
Riesgo Inherente: Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades generados
por las características de la entidad u organismo.
Riesgo de Control: Es la posibilidad de que los procedimientos de Control Interno no
puedan prevenir o detectar errores de manera oportuna.
20
Riesgo de Detección: De que los errores no identificados el Control Interno tampoco
sean reconocidos por el auditor.
12.1 Medidas de Prevención

Las medidas de prevención de la contaminación tienen relación con métodos de
minimización de la generación de residuos. Se entiende por minimización o mitigación
"Acciones para evitar, reducir o disminuir en su origen la cantidad y/o peligrosidad de los
residuos peligrosos generados". En general las opciones de minimización son reducción en la
fuente (sustitución de materiales, modificaciones de los procesos o de los equipos, mejoras en la
operación), reutilización y reciclaje.
12.2Prácticas para la prevención de las pérdidas:

Prevención de derrame.
Manutención preventiva.
Preparación para las emergencias
12.3Medidas de procedimiento:
Documentación.
Manejo de material y almacenamiento.
Control del material e inventarios.
Listas de control
12.4 Directrices para el personal:

Administración de las iniciativas.
Capacitación del personal.
Sistemas de incentivos para el personal

21
12.5 Medidas apropiadas.
Prevención de las Pérdidas
Las principales fugas y derrames se producen los tanques subterráneos de
almacenamiento de combustibles; para prevenir estas pérdidas se implementarán
diferentes técnicas.
Protección contra Derrames.
Muchas de las pérdidas provienen de los derrames; estos a menudo ocurren
cuando se desconecta la manga del camión; y aunque estos derrames son usualmente
pequeños, si son reiterados pueden causar un daño ambiental serio.
La mayoría de estos derrames se producen por error humano, y la manera de
prevenirlos es siguiendo estrictamente los procedimientos estándar de llenado.
Protección contra Sobrellenados
El sobrellenado en general produce más pérdidas que los derrames. El problema se puede
resolver con las siguientes medidas:
Revisar que el tanque tenga suficiente espacio libre antes de realizar la carga.
Vigilar permanentemente mientras se realiza la carga de combustible.
Usar equipos de protección contra el sobrellenado: válvulas de sobrellenada
automática, sistema de alarmas, o válvulas de bola flotante y detección de Fugas.
Para detectar posibles fugas de combustibles se aplican los siguientes métodos:
Monitoreo del agua subterránea
Control de estanqueidad
Construcción de pozos de monitoreo ubicados alrededor de los tanques

22
Medidor manual del nivel del estanque
Detector de fugas de las tuberías de succión
Detector de fugas de las tuberías presurizadas
Ajuste estadístico de inventario
Manejo de Materias Primas y Residuos
12.5.1 lavado de Pisos

Se utiliza para reducir los residuos líquidos generados en la limpieza del establecimiento, se
recomienda utilizar métodos "secos" para el lavado de las áreas de trabajo, por ejemplo,
estropajos, escobas, trapos, etc., y así reducir la generación de aguas contaminadas.
A continuación, se entregan algunas sugerencias de métodos secos de limpieza en casos de
derrames de líquidos, como gasolina o aceites
Para pequeños derrames, usar toallas industriales las cuales deberán ser finalmente tratadas como
residuo peligroso y entregar a terceros para su disposición.
Para derrames medianos, usar absorbentes para retener temporalmente el líquido mientras se
limpia; posteriormente traspasar el líquido a un contenedor apropiado, y luego limpiar con una
toalla; y entregar para su disposición final.
Para derrames de aceites, usar estropajos hidrófobos para limpiar los derrames, y reciclar el
aceite recuperado almacenando en contenedores rotulados como "residuos de aceites". Si aún
queda líquido utilizar toallas para limpiar; y finalmente si aún queda algo en los pisos, limpiar
con jabón y agua.

23
12.5.2 Olores
Las medidas de prevención de olores son las relacionadas con las medidas de prevención de
derrames y fugas.
12.5.3 Ruidos
Las medidas para prevenir los ruidos son básicamente la detención del funcionamiento de los
motores en el establecimiento; y la restricción de velocidad de los vehículos, además de una
necesaria educación del usuario o cliente a fin de evitar aceleradas bruscas y regulares el uso del
“roncador”.
12.5.4 Residuos Líquidos

Los residuos líquidos en las estaciones de servicio se generan de las siguientes operaciones y
fuentes: Operación de la estación de servicio (lavado de pisos; derrames y pérdidas de gasolina,
aceites y grasas; y aguas lluvia).
12.5.5 Compuestos Orgánicos Volátiles

Es necesario reconocer que en nuestro país no están implementadas medidas de control de
emisiones gaseosas y que urge una reglamentación para la aplicación de esas medidas.
La medida de mitigación que esta Plan de Control Ambiental propone para disminuir las
emisiones gaseosas consiste en la Reglamentación y la implementación de sistemas de control a
nivel nacional, creando disposiciones legales que obliguen a las empresas distribuidoras a
adecuar sus sistemas para la recuperación, disposición y eliminación de estos componentes
volátiles; asimismo, obligar a adoptar estas medidas a las Estaciones de Servicio existentes en
24
plazos determinados en la reglamentación; y por último, a su vez tendrá carácter de
obligatoriedad la aplicación de estas medidas para las Estaciones de Servicio a ser habilitadas.
Los organismos encargados de velar por el cumplimiento de esta medida de Mitigación de la
ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI exigen y controlan la aplicación de
estas medidas; los Municipios involucrados, aprobando la construcción de aquellas que cuenten
con dichas medidas; Ministerio de Industria y Comercio, habilitando aquellas que cuenten con
las medidas citadas.
12.5.6 Gases Producto de la Combustión

Este contaminante es generado por el proceso de combustión de los vehículos, agravándose
cuando las condiciones mecánicas de los mismos no son las adecuadas, como ocurre en nuestro
parque automotor.
La atenuación de estas emisiones solo puede implementarse con una reformulación del
combustible, la eliminación del parque automotor de los vehículos viejos y en mal estado, un
control serio de las emisiones por los organismos competentes, y una reeducación y
concienciación de los propietarios de vehículos.
12.5.7 Protección contra incendios

Fuentes de ignición: No deben utilizarse fósforos o encendedores en un área de 6m de
diámetro alrededor de las islas y áreas de llenado de tanques. Los motores de todos los vehículos
deben permanecer apagados mientras dure la operación de cargado de combustible.
25
Control del fuego: Cada estación de servicio debe tener extintores de 10 Kg de polvo
químico seco así:
2 por cada isla
Dos en la oficina de administración de la estación de servicio Uno por cada instalación que
presta servicio adicional al de distribución de combustible.
Los extintores de las islas deben ser montados en colgadores y/o puestos en una caja para
prevenir que la base del extintor se corroa; adicionalmente, deben inspeccionarse visualmente
cada mes y deben ser recargados una vez al año.
Las fechas de revisión y carga deben especificarse en el extintor. Si se saca un extintor de su
puesto para recargarlo debe cambiarse inmediatamente por uno cargado.
12.5.8 Abastecimiento en recipientes portátiles

La gasolina y otros productos inflamables deben ser abastecidos sólo en recipientes que
cumplan con las normas NFPA.
12.5.9 Control de Inventario.

El control de inventarios es la herramienta más simple y económica para la detección de
pérdidas de combustible. Para un mejor control de los inventarios, el operador de la estación
deberá efectuar calibraciones diarias a los dispensadores y deberá exigir que los carro - tanques
tengan los sellos respectivos cuándo lleguen a la estación a dejar el combustible.
También deberá medirse el contenido de agua en los tanques al menos una vez al mes. Los
siguientes factores originan aparentes pérdidas o ganancias: expansión o contracción del
combustible por temperatura, evaporación, calibración de los contadores, exactitud de las tablas
26
de calibración de los tanques, exactitud en la medición del combustible dentro del tanque, estado
de la vara de medida, deformación del tanque, inclinación del tanque, errores aritméticos.
Los factores que originan pérdidas reales son: fugas, derrames, sobrellenado, robo, producto
usado para la calibración no contabilizado. Después de recibir el combustible éste debe dejarse
reposar un tiempo (aprox. 30 minutos) antes de hacer una medición, para que cese la agitación
creada por el llenado del tanque y por supuesto, no debe operarse el surtidor que abastece ese
tanque mientras se mide
13 ORGANIGRAMA
Gerente
general
Subgerente
Jefe de
Admnistrador Contador patios
Auxiliar Auxiliar Vendedores de

Conductores
Administrativo Contable Servicio ADS
27
14 PARÁMETROS E INDICADORES DE GESTIÓN
“Para conocer y aplicar los indicadores de gestión, es importante que se encuentre implementado
el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la importancia del control
de gestión como concepto clave y herramienta de la evaluación institucional”
Control Indicadores Control

interno
“Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluado es el control de
gestión, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a través del cumplimiento
de las metas y objetivos, tomando como parámetros los llamados indicadores de gestión, los
cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la institución, es decir, con base en lo que
se quiere medir, analizar, observar o corregir”
Las actividades que se realizan en una organización requieren cuantificarse, es decir, medirse;
esa medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso o los
resultados del proceso, se han alcanzado. Para medir una actividad lo importa es saber.
28
El uso de INDICADORES en la auditoría permite medir:
La eficiencia y economía en el manejo de los resultados.
Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados
(eficacia).
El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van
dirigidos (calidad).
Todos estos aspectos deber ser medidos considerando su relación con la misión, los objetivos y
las metas planteados por la organización.
“Al indicador se le define como, la referencia numérica generada a partir de una o varias
variables, que muestra aspectos de desempeño de la unidad auditada.
Esa referencia, al ser comparada con un valor estándar, interno o externo de la Esas medidas
deben relacionarse con la MISIÓN de la organización, podrá indicar posibles desviaciones con
respecto a las cuales la administración deberá tomar acciones”.
14.1 INDICADOR DE RIESGO PRINCIPAL
Perdida de dinero: Se maneja un riesgo contante por la perdida y desbanque de dinero por
parte de los trabajadores de la Estación de Servicio, ya que no cuentan con un administrador
que maneje el dinero, por tal razón los trabajadores son los encargados de manejar el dinero
que entra de la gasolina y diariamente se encuentran perdidas y descuadre de efectivo.
29
14.2 MANEJO DEL INDICADOR
Se realizará una propuesta para la implementación de una cabina, donde se encontrará una
persona encargada de manejar el dinero que entra en la estación de servicio, mejorando el
rendimiento de los trabajadores en la hora de despachar el servicio y garantizando menos
pérdidas económicas.
14.3 A NIVEL DE LA EMPRESA
 Externos: ubicación geográfica, contratación y cambio de personal,
normas y reglamento, cambios económicos.
 Internos: Falta de capacitación al personal nuevo, mal manejo del
efectivo, la falta de informar las políticas de la empresa y dar accesoria
legal en la hora de la contratación del personal, eficiencia de los
funcionarios del área de talento humano que son los encargados de la
contratación del personal.
30
14.4ACTIVIDADES DE CONTROL
14.4.1 INDICADOR DE EFECTIVIDAD DE SERVICIO: Enero a Marzo
INDICADOR DE EFICIENCIA
Nombre Indicador de efectividad del servicio
Procedimiento de calculo (Número de galones vendidos/Numero de Galones Proyectados) *100
Unidad %
Fuente de Información Registro de venta y registro de galones
Frecuencia de la toma de datos Mensual
Meta 85%
Frecuencia de análisis Trimestral
Responsable del análisis jefe de patios y auxiliar administrativo
Número de Galones Vendidos
FORMULA * 100
Número total de Galones Proyectados
9.000 7.500
ENERO * 100 = 123% FEBRERO * 100 = 102%
7.333 7.333
8.500
MARZO * 100 = 116 %
7.333
Efectividad del Servicio
140%
120%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Enero Febrero Marzo
# de Galones Proyectados # de Galones Vendidos
31
ANALISIS
Se cuenta con una capacidad de 22.000 galones, el proceso que se realizo
fue dividir por partes iguales en forma trimestral el total de los galones para
obtener una base del número total de galones proyectados por mes
RESULTADOS
En el mes de enero se evidencia que del 100% de los galones proyectados
para vender, el 123% de los galones se vendieron en el trayecto de un mes
de dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta
proyectada.
En el mes de febrero se evidencia que del 100% de los galones
proyectados para vender, el 102% de los galones se vendieron en el
trayecto de un mes de dos islas de la estación de servicio Alcaraván
superando la meta proyectada.
En el mes de marzo se evidencia que del 100% de los galones proyectados
para vender, el 116% de los galones se vendieron en el trayecto de un mes
de dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta
proyectada.
14.4.2 INDICADOR DE VENTAS: Trayecto de Enero a Marzo(trimestral) de

dos islas (Valor Galón $9.200 COP)
Nombre Indicador de ventas
(Número de ventas realizadas en el mes/Número de ventas proyectadas
Procedimiento de calculo
en el mes) *100
Unidad %
Fuente de Información Registro de ventas
Meta 90%
Responsable del análisis Islero y el jefe de patios
32
Número de ventas realizadas en el
mes
FORMULA * 100
Número de ventas proyectadas en el
mes
ENERO 82’800.000 * 100 = 123% FEBRERO 69’000.000 * 100 = 102%
67’463.600 67’463.600
MARZO 78’200.000 * 100 =116%

67’463.600
Indicador de Ventas
140%
120%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Enero Febrero Marzo
# de dinero generado # de dinero entregado
33
ANALISIS
Se cuenta con una capacidad de venta de $202'390.800 COP, el proceso que
se realizo fue dividir por partes iguales en forma trimestral, el total de los
valores de venta realizadas para obtener una base del número total de las ventas
proyectadas por mes
RESULTADOS
En el mes de enero se evidencia que del 100% de las ventas proyectadas,
el 123% de las ventas realizadas se hicieron en el trayecto de un mes de
las dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta de
ventas proyectada.
En el mes de febrero se evidencia que del 100% de las ventas proyectadas,
ventas proyectada.
En el mes de marzo se evidencia que del 100% de las ventas proyectadas,
ventas proyectada.
14.4.3 INDICADOR DE MANEJO DE PERSONAL: Trayecto de Enero a
Marzo (trimestral) de dos islas (12 trabajadores)
Nombre Indicador de Manejo de personal
34
(Número de trabajadores capacitados en servicio al cliente/ Número
Procedimiento de calculo
total de trabajadores) *100
Unidad %
Fuente de Información Registro de capacitaciones y fuente de datos
Meta 70%
Responsable del análisis Recursos humanos y Administrador
Número de trabajadores capacitados

FORMULA en servicio al cliente * 100
Número total de trabajadores
ENERO 6 * 100 = 50% FEBRERO 4 * 100 = 33% MARZO 9 * 100 = 75%

12 12 12
Manejo de personal
120%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
Enero Febrero Marzo
# total de trabajadores con contrato a termino fijo

# total de trabajadores con contrato a termino indefinido
ANALISIS
35
Se cuenta con una capacidad de 12 trabajadores, el proceso que se realizo fue tomar el
número de trabajadores de cada mes para así obtener una base del personal que se capacita
mensual en servicio al cliente.
DESCRIPCIÓN DE LA GRAFICA
En el mes de enero se evidencia que del 100% de los trabajadores, el 50% fue capacitado
en servicio al cliente, mientras el otro 50% no fue capacitado en el trayecto del mes de las
dos islas de la estación de servicio Alcaraván.
En el mes de febrero se evidencia que del 100% de los trabajadores, el 33% fue
capacitado en servicio al cliente, mientras el 77% no fue capacitado en el trayecto de un
mes de las dos islas de la estación de servicio Alcaraván.
En el mes de marzo se evidencia que del 100% de los trabajadores, el 75% fue
capacitado en servicio al cliente, mientras el otro 25% no fue capacitado en el trayecto
del mes de las dos islas de la estación de servicio Alcaraván.
14.5 OTROS INDICADORES:
INDICADOR DE CALIDAD medido como el porcentaje de interacciones con solución en
un solo contacto sobre el volumen total de interacciones. Con este se medirá la cantidad de
interacciones cerradas satisfactoriamente para el agente y puede ser ligeramente superior el
indicador para la atención presencial; de todas maneras, el indicador deberá ser superior al
85% para mostrar realmente que los agentes de cara al cliente tienen poder de decisión, la
empresa tiene procedimientos claros, ágiles, y construidos a partir de las necesidades de sus
clientes; y además, ha generado unas instancias de solución tan ágiles.
INDICADOR DE SATISFACCIÓN es el encargado de medir el porcentaje de clientes que
contactan la empresa manifestando alguna insatisfacción (queja o reclamo), contra el total de
36
contactos atendidos. Este deberá ser un indicador decreciente; es decir, con una adecuada
gestión de la Dirección de Servicio al Cliente, procedimientos construidos con “cara de
cliente” y actualizados de manera permanente.
INDICADOR DE RETENCIÓN DE CLIENTES obtenido a partir de los clientes retenidos
que solicitan retiro del servicio contra el total de clientes que lo solicitan.
INDICADOR DE AUTOSUFICIENCIA obtenido a partir del volumen de facturación que
generan todos los canales de servicio contra el costo total del área.
INDICADOR DE COSTOS POR ATENCIÓN que permite medir lo que cuesta cada
atención por canal de contacto y en él se deben incorporar los diferentes contactos por
horarios, por agente.
INDICADOR DE ROTACIÓN DE PERSONAL obtenido a partir de la cuantificación de
agentes de atención. Siendo el servicio al Cliente un área que requiere capacitación intensiva
permanente y ser la administradora directa, el aumento en la rotación del personal además de
resultar muy costosa puede mostrar a las claras que no existe suficiente motivación
económica y humana para producir los resultados en satisfacción de cliente y excelencia en
servicio.
15 ROLES Y RESPONSABILIDADES
Responsabilidad de la gerencia con el apoyo de:
 Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo designado.
 Jefes de áreas o procesos
 Comité o vigía de Seguridad y Salud en el trabajo
Rol Responsabilidad
Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SG-
Gerente
SST.
37
Rol Responsabilidad
Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores en seguridad y salud en
el trabajo dentro del marco de sus funciones.
Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los
peligros y control de los riesgos, así como la participación a través del comité o
vigía de Seguridad y Salud en el trabajo.
Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo.
Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos.
Garantizar la disponibilidad de personal competente para liderar y controlar el
desarrollo de la seguridad y salud en el trabajo.
Garantizar un programa de inducción y entrenamiento para los trabajadores que
ingresen a la empresa, independientemente de su forma de contratación y
vinculación.
Garantizar un programa de capacitación acorde con las necesidades específicas
detectadas en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
Garantizar información oportuna sobre la gestión de la seguridad y salud en el
trabajo y canales de comunicación que permitan recolectar información
manifestada por los trabajadores.
Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos.
Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.
Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
Jefes de Patios
Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.
Participar en las inspecciones de seguridad.
Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SG-SST y como mínimo una
vez al año realizar su evaluación.
Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SG-SST.
Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la
implementación del SG-SST.
Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la matriz de
identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y hacer la priorización
Responsable de para focalizar la intervención.
Sistema de Gestión
Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer
de la Seguridad y
seguimiento a su cumplimiento.
Salud en el trabajo
Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la organización.
– Asesor externo
Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo
y hacer seguimiento a los indicadores.
Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los
riesgos prioritarios y los niveles de la organización.
Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo.
Implementación y seguimiento del SG-SST.
Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Trabajadores
Procurar el cuidado integral de su salud.
38
Rol Responsabilidad
Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se
realicen en la empresa.
Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.
Proponer a las directivas las actividades relacionadas con la salud y la seguridad de
los trabajadores.
Comité paritario en
Analizar las causas de accidentes y enfermedades.
seguridad y salud en
Visitar periódicamente las instalaciones.
el trabajo –
Acoger las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de seguridad.
COPASST
Servir de punto de coordinación entre las directivas y los trabajadores para las
situaciones relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo.
Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones
que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se
formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso
laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada.
Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron
lugar a la queja.
Comité de Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes
convivencia laboral involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución
efectiva de las controversias.
Formular planes de mejora y hacer seguimiento a los compromisos,
Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las
recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y
correctivas del acoso laboral.
Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas
de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones.
Identificar peligros en el sitio en donde se realizan trabajos en alturas y adoptar las
medidas correctivas y preventivas necesarias.
Apoyar la elaboración de procedimientos para el trabajo seguro en alturas
Inspeccionar anualmente el sistema de acceso para trabajo en alturas y sus
Jefe de Patios
componentes,
Avalar la selección y uso específicos de cada sistema de acceso para trabajo en
alturas, y de los sistemas de prevención y protección contra caídas aplicables.
Verificar la instalación de los sistemas de protección contra caídas.
16PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN
39
16.1 Objetivo.
Describir la metodología y responsabilidades para la comunicación interna y externa, así como su
contenido.
16.2 Alcance
Es aplicable a la información generada por las actividades del sistema de gestión de., y a toda
aquella información relevante que afecte o pueda afectar al Sistema de Gestión.
Es aplicable para la difusión de ésta información entre los diversos niveles y funciones dentro de
la empresa y a la información relevante solicitada y difundida a partes interesadas externas.
16.3 Referencia
16.3.1Comunicación
Medio principal para llevar a cabo la interacción entre dos individuos, ya sea través del lenguaje o
por otros medios. Es un comportamiento mediante el cual el emisor busca despertar una reacción
a través de un mensaje dirigido a un receptor.
16.3.2Medios de Comunicación
Todo instrumento o medio que permita y facilite la comunicación entre los seres humanos. Hay
medios naturales: gestos, diferentes tipos de lenguaje; visuales: imágenes, iconos, símbolos,
señales; convencionales como la escritura con sus alfabetos diversos. Se trasmite a través de
diversos canales: libro, prensa, radio, televisión, videos.
40
16.3.3 responsable
Propietario o representante legal
16.4Generalidades
16.4.1 Tipo de Comunicación
 COMUNICACIÓN FORMAL: Aquella que es registrada mediante “Memorando” (cuando es
entregada en mano a personal de la empresa) o mediante el registro de “Comunicaciones
Externas” cuando se trata de consultas o respuestas a partes externas interesadas.
 COMUNICACIÓN INFORMAL: Se entiende por comunicación “Informal” las consultas,
informaciones o cualquier otro tipo de cuestiones que surgen en el día a día y de las cuales no
existe evidencia escrita.
16.4.2Comunicaciones Internas
Se entiende como comunicación interna cualquier información de carácter formal o informal
facilitada al personal de ., ya sea originada en la propia empresa (tales como procedimientos,
instrucciones, objetivos e indicadores, etc.) o procedente de partes externas (tales como
comunicaciones de tipo legal, o cualquier otra información relacionada con el sistema de gestión
que se considere interesante), las consultas y sugerencias realizadas por el personal de la empresa
relacionadas con el sistema de gestión.
41
Para la distribución de procedimientos, instrucciones y manuales, el Propietario o representante
legal” Entrega dejando copia de todo el archivo perteneciente al proceso en cada equipo de acuerdo
a sus responsabilidades, en él se registra quien recibe el documento de manera controlada y cuando
se cambia si se recogió el obsoleto.
16.4.3Comunicación Descendente.
Los canales de comunicación y responsabilidades para la difusión de la información desde el
Representante de la Dirección al resto de empleados se detallan en la tabla siguiente:
Tipo o
Canal de
contenido de la Responsabilidad Destinatarios Frecuencia
distribución
información
- Tablero
informativo
- Protectores de
pantalla
- Red (Manual del
Sistema de
PROPIETARIO O A su Gestión)
Política Todo el
REPRESENTANTE aprobación y - Reuniones de
Integrada personal
LEGAL actualización. Revisión por la
Gerencia (Actas
de Reuniones por
la Gerencia)
- Reuniones
Programadas (lista
de asistencia)
- Tablero
informativo
- Protectores de
pantalla
- Red (Manual del
PROPIETARIO O A su
Objetivos Todo el Sistema de
REPRESENTANTE aprobación y
Integrados personal Gestión)
LEGAL actualización
- Reuniones de
Revisión por la
Gerencia (Actas
de Reuniones por
la Gerencia)
42
Tipo o
Canal de
distribución
información
- Reuniones
Programadas (lista
de asistencia)
- Red (Hoja de Vida
de Indicadores)
Metas de - Reuniones de
Representante por la
calidad, Revisión por la
dirección y A su
ambientales, de Todo el Gerencia (Actas
PROPIETARIO O aprobación y
seguridad y personal de Reuniones por
REPRESENTANTE actualización
salud la Gerencia)
LEGAL
ocupacional - Reuniones
Programadas (lista
de asistencia)
- Divulgaciones de
Programas (listas
de asistencia)
Programas - Reuniones de
ambientales, de A su Revisión por la
Propietario o Todo el
Seguridad y aprobación y Gerencia (Actas
representante legal personal
Salud actualización de Reuniones por
Ocupacional la Gerencia)
- Reuniones
Programadas (lista
de asistencia)
- Reuniones
Operativas (lista
de asistencia)
- Reuniones de
Revisión por la
Gerencia (Actas
Propietario o Líderes de
Indicadores Mensualmente de Reuniones por
representante legal Proceso
la Gerencia)
- Red (Hoja de Vida
de Indicadores,
Manual del
Sistema de
Gestión)
Personal
Procedimientos, - Red
interesado o A su
instructivos, Propietario o - Reuniones
que deba aprobación y
manuales, representante legal Programadas (lista
cumplir con actualización
planes. de asistencia)
estos
43
Tipo o
Canal de
distribución
información
- Folletos
- Red (Matriz de
Aspectos A su Aspectos)
Ambientales aprobación y - Reuniones
significativos actualización Programadas (lista
de asistencia)
- Folletos
Riesgos de - Red (Matriz de
Seguridad y A su peligros)
Salud aprobación y - Reuniones
Ocupacional actualización Programadas (lista
significativos de asistencia)
- Reuniones de
Cierre de
Auditoria
- Reuniones de
Resultado y
Según Revisión por la
análisis de Propietario o Líderes de
Programa de Gerencia (Actas
Informes de representante legal Proceso
Auditorias de Reuniones por
auditoría
la Gerencia)
- Correo electrónico
- Red (Informe de
Auditoría)
- Reuniones de
Revisión por la
Informes de
Gerencia (Actas
análisis y Según
Propietario o Líderes de de Reuniones por
seguimiento de seguimiento
representante legal Proceso la Gerencia)
No definido
Conformidades
- Red (Seguimiento
a Acciones).
- Quejas, reclamos
Peticiones,
y sugerencias.
Quejas, reclamos
Líder del - Reuniones
y sugerencias del
Proceso Operativas
cliente, de tipo Representante por la Según
responsable - Reuniones de
ambiental, de dirección Aparición
de dar Revisión por la
seguridad y
respuesta Gerencia (Actas
salud
de Reuniones por
ocupacional
la Gerencia)
44
Tipo o
Canal de
distribución
información
Revisión del Representante por la
Según - Correo electrónico
Sistema de dirección y Líderes de
Programa de - Red (Revisiones
Gestión por la Propietario o Proceso
Auditorias por la Gerencia)
Gerencia (Actas) representante legal
- Red (Matriz de
requisitos legales)
A su
Requisitos Representante por la Todo el - Red (Revisiones
aprobación y
legales Dirección. personal por la Gerencia)
actualización
- Reuniones
operativas (Lista
de asistencia)
- Red Informática /
Plan de
A su
Planes de Propietario o Todo el Emergencia
aprobación y
Emergencia representante legal personal - Reuniones
actualización
Programadas (lista
de asistencia)
- Tablero
informativo
- Entrega en la
Información
Propietario o Todo el A su mano
externa
representante legal personal recepción - Correo electrónico
relevante
- Reuniones
Programadas (lista
de asistencia)
16.4.4Comunicación Ascendente
Para potenciar la comunicación ascendente, EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI. Ha
desarrollado una metodología que permite a los empleados proponer iniciativas de mejora,
transmitir problemas, inquietudes o solicitar información concreta sobre temas del Sistema de
Gestión Integral.
Para ello los empleados deben diligenciar el documento “Quejas, reclamos y sugerencias” y
depositarlo en los buzones de sugerencias habilitados o entregándolo directamente al Propietario
o representante legal.
45
Otro medio de comunicación para los funcionarios de EDS ALCARAVAN DEL ARIARI. Es
la reunión de Junta de Socios, allí el funcionario podrá manifestar sus inquietudes respecto al
Sistema de Gestión.
El buzón de sugerencias se revisa mensualmente por parte del consejo y el Propietario o
representante legal, con base a esta revisión se les da la respectiva respuesta.
17 COMUNICACIONES EXTERNAS
Se entiende por comunicación externa:
Comunicaciones voluntarias sobre temas de calidad, medioambientales o de seguridad y salud
ocupacional referentes a las actividades de la empresa (Política, aspectos medioambientales
significativos, riesgos significativos, Manuales, etc.).
Respuestas a demandas de información por parte de medios de comunicación.
Respuestas a demandas de información por parte de otras partes interesadas externas
(asociaciones, administración, clientes, proveedores o subcontratistas, público en general,
etc.).
Comunicación en situaciones de emergencia ambiental.
17.1Vías de Comunicación Externa
46
Cualquier petición externa de información relacionada con el sistema de gestión debe ser
recibida de forma escrita, esto puede ser mediante el formato de “Quejas, reclamos y sugerencias”
que maneja el coordinador comercial de la empresa o por carta directa a la administración de la
compañía.
Al recibirse el correspondiente comunicado, se fecha su entrada y se entrega al Propietario o
representante legal quién se encarga, si procede, a dar respuesta y archivarla o en su defecto
entregársela al Representante por la dirección y/o Propietario o representante legal.
EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI. Da respuesta a todas las peticiones que tengan relación
con la actividad desarrollada o con el Sistema de Gestión implantado, mediante una carta de
respuesta teniendo siempre prioridad las recibidas de entes públicos o las relacionadas con quejas.
En este último caso las respuestas son aprobadas por la Gerencia.
El Propietario o representante legal deja constancia de las comunicaciones externas realizadas
en el registro de “Comunicaciones Externas”.
Las reclamaciones ambientales, de seguridad y salud ocupacional tanto de clientes como de
partes externas, son tratadas según lo detallado en el procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas.
17.2Comunicación A Subcontratistas
47
En el ámbito de la comunicación y difusión de información del sistema de gestión EDS
ALCARAVAN DEL ARIARI. No limita sus acciones comunicativas a la contestación de
peticiones de información, sino que, además, informa periódicamente a sus conductores terceros
así:
Tipo o contenido
de la Responsabilidad Destinatarios Frecuencia Canal de distribución
información
En cada - Registro de
inducción y Inducción,
PROPIETARIO O reinducción inducción y
Conductores
Política integrada REPRESENTANTE de reinducción)
terceros
LEGAL conductor o - Reuniones
en reuniones Programadas (lista
programadas de asistencia)
Objetivos Conductores
REPRESENTANTE de reinducción)
integrados terceros
Aspectos PROPIETARIO O reinducción inducción y
Conductores
Ambientales REPRESENTANTE de reinducción)
terceros
significativos LEGAL conductor o - Reuniones
Riesgos de
Seguridad y Salud Conductores
Ocupacional terceros
significativos
Conductores
Requisitos legales REPRESENTANTE de reinducción)
terceros
48
Tipo o contenido
de la Responsabilidad Destinatarios Frecuencia Canal de distribución
información
Planes de Conductores
emergencia terceros
En cada
inducción y
Programas Auxiliar
reinducción - Reuniones
ambientales, de PROPIETARIO O Conductores
de Programadas (lista
Seguridad y Salud REPRESENTANTE terceros
conductor o de asistencia)
Ocupacional LEGAL
en reuniones
programadas
En cada
inducción y
Auxiliar
Procedimientos, reinducción - Reuniones
PROPIETARIO O Conductores
instructivos, de Programadas (lista
REPRESENTANTE terceros
manuales, planes. conductor o de asistencia)
LEGAL
en reuniones
programadas
18 USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP): N/A
18.1 Gestión Ambiental:

El personal participara en la ejecución del (los) programa(s) de gestión ambiental como parte de
estos realizara actividades diarias relacionadas a continuación:
Reciclaje
Selección y aprovechamiento del papel
Impresión solo si es necesaria
Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina cuando no
estén en uso.
Consumo de agua razonable.

49
Cumplir con el programa de gestión ambiental cuando aplique a su proceso.
20.2 Registros Asociados
NOMBRE Responsable
Propietario o representante
Registro de Inducción y Reinducción
legal
Formato control de Asistencia
legal
Comunicaciones Externas
legal
19RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA O REPRESENTANTE LEGAL.
El Representante legal está obligado a la protección de la seguridad y la salud de los
trabajadores, acorde con lo establecido en la normatividad vigente.
1. Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de
documento escrito, el empleador debe suscribir la política de seguridad y salud en el
trabajo de la empresa, la cual deberá proporcionar un marco de referencia para establecer
y revisar los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.
2. Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y
comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a
todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.
50
3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado
responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño.
Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos,
verbales o los que sean considerados por los responsables.
La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada.
4. Definición de Recursos: Debe definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el
personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las
medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el
lugar de trabajo y también, para que los responsables de la seguridad y salud en el trabajo
en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo según
corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.
5. Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables: Debe garantizar que opera
bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de
seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema
Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que
trata el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012.
6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para
desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los
riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los
trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones.
51
7. Plan de Trabajo Anual en SST: Debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual
para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar claramente metas,
responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los
estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General
de Riesgos Laborales.
8. Prevención y Promoción de Riesgos Laborales: El empleador debe implementar y
desarrollar actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales,
así como de promoción de la salud en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo (SG-SST), de conformidad con la normatividad vigente.
9. Participación de los Trabajadores: Debe asegurar la adopción de medidas eficaces
que garanticen la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el
Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la política
y también que estos últimos funcionen y cuenten con el tiempo y demás recursos
necesarios, acorde con la normatividad vigente que les es aplicable.
Así mismo, el empleador debe informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus
representantes ante el Comité Paritario o el Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo,
según corresponda de conformidad con la normatividad vigente, sobre el desarrollo de
todas las etapas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Salud en el Trabajo SG-SST e
52
igualmente, debe evaluar las recomendaciones emanadas de estos para el mejoramiento
del SG-SST.
El empleador debe garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos de
seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las características de la empresa, la
identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos relacionados con su
trabajo, incluidas las disposiciones relativas a las situaciones de emergencia, dentro de la
jornada laboral de los trabajadores directos o en el desarrollo de la prestación del servicio
de los contratistas
10. Dirección de la Seguridad y Salud en el Trabajo–SST en las Empresas: Debe
garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el
trabajo, cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido con la normatividad vigente y los
estándares mínimos que para tal efecto determine el Ministerio del Trabajo quienes
deberán, entre otras:
a) Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo SG-SST, y como mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación;
b) Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y;
c) Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST; y
53
11. Integración: El empleador debe involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el
Trabajo, al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones en la
empresa.
Identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales,
la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que
sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa.
Decreto 1072 de 2015. Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los Empleadores.
20RESPONSABILIDADES DE LOS TRABAJADORES.
Procurar el cuidado integral de su salud.
Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la seguridad y
Salud en el Trabajo de la empresa.
Informar oportunamente al jefe acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de
trabajo.
Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido
en el plan de capacitaciones del SG-SST.
Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Portar y hacer buen uso de los elementos de protección personal cuando realice las tareas
en el puesto de trabajo.
54
21CONTROL DE INVENTARIO DE COMBUSTIBLE
21.1 OBJETIVO
Presentar un procedimiento para el correcto control de inventarios de combustibles.
21.2 IMPACTOS A PREVENIR O MITIGAR

Contaminación de suelos, agua superficial, subterránea por derrames o fugas de combustible
23.3 ACTIVIDADES
El control de inventarios es la forma más fácil y económica para detectar fugas, además durante
la operación de la estación el control de inventarios sirve para:
Prevenir cierres de la estación por problemas de seguridad industrial o problema
ambiental.
Contar con información sobre la demanda de combustibles.
Conocer cuándo y cuanta gasolina se requiere ordenar para abastecer la estación
Detectar facturas erróneas o robos.
Determinar fugas de producto minimizando su impacto sobre el medio ambiente,
protegiendo a empleados y clientes.
22PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE

PROVEEDORES
55
22.1 OBJETIVO.
Establecer la metodología para realizar la compra oportuna de los productos y/o servicios que
afectan la calidad y la seguridad en la prestación del servicio, asegurando el cumplimiento de los
requisitos de compra especificados
22.2 ALCANCE.
Desde la identificación de la necesidad, pasando por el seguimiento de la solicitud de compra,
hasta la compra de productos y/o servicios.
22.3 REFERENCIAS.
Requisición: Documento de carácter interno con el cual los departamentos solicitan productos o
servicios necesarios para el cumplimiento de su gestión.
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
Característica: Rasgo diferenciador.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Criterio: Juicio para clasificar o relacionar una cosa.
Evaluar: Asignar puntaje a los aspectos básicos que la empresa requiere para la adquisición de un
producto con el propósito de seleccionar proveedores. Se ejecuta por cada compra.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Orden De Compra: Documento que específica el producto, servicio o compra, puede
denominarse contrato, orden de servicio u otro.
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.
Producto: Resultado de un proceso.
56
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Reevaluar: Verificar la tendencia del proveedor en un período de tiempo determinado. Se basa en
los datos de la evaluación.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Selección: Actividad realiza para determinar el proveedor a quien se le compre el producto o
servicio.
Proveedor crítico: es a que proveedor que nos suministra bienes o servicios que no son de fácil
consecución en el mercado.
22.4 RESPONSABLE.
Propietario o representante legal
22.5DESARROLLO
22.5.1 Generalidades
Todas las compras cuyo monto exceda $ 1.000.000, deben ser aprobados por el Propietario o
representante legal.
La selección de proveedores se realiza con base en el procedimiento Selección, evaluación y
reevaluación de proveedores
La vinculación de Terceros se realiza con base en procedimiento Selección, evaluación y
reevaluación de vehículos.
Los proveedores críticos se identifican en la matriz de identificación de proveedores críticos.
La selección del proveedor con el cual se tramitará la adquisición de un bien o servicio superior
a un salario mínimo legal vigente, se debe solicitar mínimo DOS COTIZACIONES, siendo
estas de iguales elementos y bajo condiciones similares.
57
Cuando se solicite la compra de un bien y/o servicio, y quien lo suministre ya ha sido
seleccionado previamente (incluido en el listado de proveedores) no es necesario hacer una
segunda cotización.
En el caso en que existe solo un proveedor de bien y/o servicio y no pueda cubrir la solicitud,
se solicitara cotizaciones a otras empresas y se aplicara el procedimiento establecido para la
selección de proveedores.
A los proveedores que brindan asesoría, no es necesario realizar la orden de compra ya que el
servicio es prestado a diario o varias veces a la semana.
La información contenida en la Orden de Compra debe ser clara, evitando dejar espacios sin
diligenciar y estableciendo los requisitos del bien o servicio que se solicita con el fin de
garantizar la adecuación de los requisitos antes de comunicárselos al Proveedor.
58
No Responsable Actividad Descripción Cuando Donde Registro
1 Colaborador Identificar las Se diligencia la Requisición de Cuando se EDS ALCARAVAN FT-PGE-
necesidades de Bien o Servicio y se entrega al presente la DEL ARIARI. 16__Requisicio
comprar un producto Secretaria Administrativa. necesidad. n bienes y
y/o servicio. servicios
2 Secretaria Verificación lista de Verificar que existan el o los En el momento EDS ALCARAVAN FT-PGE-
Administrativa proveedores según el proveedores del producto y/o que se presente la DEL ARIARI. 20__Lista de
producto, material o servicio en el listado de necesidad Proveedores
servicio solicitado proveedores, si no se inmediatamente Seleccionados
encuentran en el listado de se realiza la FT-PGE-
proveedores Secretaria actividad. 23__Listado de
Administrativa aplica el PTO- Materiales y
PDC-02__Procedimiento de Posibles
Selección Evaluación y Proveedores.
Reevaluación de Proveedores
a los proveedores nuevos
sugeridos por el solicitante de
la compra.
3 Secretaria Cotizar productos o La Secretaria Administrativa En el momento EDS ALCARAVAN FT-PGE-
Administrativa servicios contacta a los proveedores que se presente la DEL ARIARI. 16__Requisicio
para confirmar que están en la necesidad n bienes y
capacidad de cumplir con la servicios
requisición y les solicita
cotización del producto y/o
servicio requerido, negociando
con el proveedor el precio y las
condiciones comerciales para
la compra (tiempo de entrega,
forma de pago, descuentos,
etc.), de ser posible se deben
59
negociar precios para periodos
largos (semestre, año, otros).
4 Secretaria Estudiar la cotización Se estudia dos cotizaciones En el momento EDS ALCARAVAN FT-PGE-
Administrativa y negociar. como mínimo y se llama al de recibir la DEL ARIARI. 16__Requisicio
más favorable para renegociar cotización. n bienes y
precio y las condiciones servicios.
comerciales para la compra
(tiempo de entrega, forma de
pago, descuentos, etc.),
registrando el precio acordado
y el porcentaje de descuento en
la cotización recibida.
5 Secretaria Ordenar la compra Envía la copia original de la Una vez En las oficinas de la FT-PGE-
Administrativa Orden de Compra vía fax o aprobado por empresa 19__orden de
correo directo al Proveedor, gerencia se compra
dejando una copia para los ordena la
archivos del proceso de compra.
compras y entregando la otra
copia pasar a contabilidad para
que generen la acusación.
NOTA: Si se requiere un
pedido con urgencia se debe
solicitar y confirmar vía
telefónica y paralelamente
elaborar y enviar la respectiva
Orden de Compra.
6 El solicitante Recibo, verificación Recibe el pedido y debe Cuando llegue el En las oficinas de La FT-PGE-
del producto / servicio verificar, contra su copia de la producto y/o empresa o sitio donde 22__Devolucio
o devolución. Orden de Compra, que el servicio. fue ordenado la nes.
producto/servicio tenga las entrega del producto.
características requeridas y
que se entregue con la
60
respectiva remisión y/o factura
a nombre de EDS
ALCARAVAN DEL
ARIARI. Si el producto o
servicio no cumple con lo
requerido diligenciar el
formato de devoluciones a
proveedor, estableciendo las
razones por las cuales el
producto/servicio no
Cumple con las
especificaciones requeridas
por el proceso. Entregar o
hacer llegar el original del
registro al Proveedor y una
copia a la auxiliar contable
7 Jede de compras Registrar y hacer Registra la No de requisición Después de En la oficina del FT-PGE-
seguimiento a las de productos o servicios, orden recibir el Secretaria 21_Matriz de
órdenes de compra. de compra en la matriz de producto o Administrativa Seguimiento de
seguimiento de compras servicio Compras
estableciendo la prioridad y la
fecha de llegada aproximada,
verificando diariamente el
cumplimiento de llegada de los
pedidos según esta matriz
8 Jefe e compras Entrega de soportes de Entregar los soportes de la Cuando se haya Oficinas de la Factura de
compra compra que son: Requisición recibido el empresa compra.
de productos y servicios, orden producto y se FT-PGE-
de compra, cotización y cuente con todos 19_Orden de
factura, a la auxiliar contable. los soportes compra.
FT-PGE-
16_Requisicion
61
NOTA: No todas las facturas bienes y
necesariamente van con servicios.
soporte de cotización. Cotización.
9 Secretaria Seguimiento del Verificando el cumplimiento Mensualmente Oficinas de la Hoja de Ruta
Administrativa desempeño de los de los objetivos, realizando los empresa Indicadores
proveedores, indicadores para hacer los
análisis y hacer el informe
gerencial.
62
63
23 USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP): N.A.
23.1Gestión Ambiental:
El personal estará en disposición cuando sea necesario que tome parte en la ejecución del programa
de gestión ambiental. Sin embargo, estará participando en actividades diarias como las
relacionadas a continuación:
Reciclaje
Selección y aprovechamiento del papel.
Impresión solo si es necesaria.
Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina cuando no estén
en uso.
REGISTROS ASOCIADOS
NOMBRE: RESPONSABLE:
FT- PGE - 16 Requisición de bienes y Servicios Secretaria Administrativa/Propietario o
representante legal
FT- PGE -17 Criterios de Evaluación de Secretaria Administrativa/Propietario o
Proveedores representante legal
FT- PGE -18 Criterios de Selección de Secretaria Administrativa/Propietario o

FT- PGE –19 Orden de compra. Secretaria Administrativa/Propietario o

representante legal
FT- PGE -20 Lista de Proveedores Secretaria Administrativa/Propietario o
Seleccionados representante legal
FT- PGE -21 Matriz de Seguimiento de Secretaria Administrativa/Propietario o

Compras representante legal
FT- PGE -22 Devoluciones Secretaria Administrativa/Propietario o

representante legal
63
64
FT- PGE -23 Listado de Materiales y Posibles Secretaria Administrativa/Propietario o

FT- PGE -24 Matriz de Identificación de Bienes Secretaria Administrativa/Propietario o

o Servicio críticos representante legal
24PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
24.1 OBJETIVO
Presentar los diferentes temas a tratar en la inducción, capacitación y entrenamiento del
personal, los cuales son establecidos por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo dela EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI.
Facilitar el cumplimiento de las metas, políticas y programas que sobre el Sistema Integral
de Gestión ha trazado la Gerencia de EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI.
Brindar las herramientas para reducir, mitigar, controlar o eliminar mediante la inducción
y re inducción cada uno de los peligros inherentes a la actividad desarrollada en todas las
operaciones de la compañía.
24.2 ALCANCE
Este programa está dirigido a los empleados en general que laboren para EDS ALCARAVAN
DEL ARIARI. En todas sus operaciones y contratos; se realizará a todo el personal al ingreso a la
organización y durante el tiempo que labore para esta misma teniendo en cuenta los requerimientos
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
64
65
24.3 DEFINICIONES
Inducción: Proceso en el cual se realiza la socialización del colaborador nuevo con la
Organización.
Capacitación: actividades de educación, formación y/o entrenamiento orientadas a mejorar la
competencia del personal de acuerdo al cargo que desempeña.
Conocimientos: Información sobre hechos o procedimientos que se tiene, en un área técnica o
comportamental. Ejemplo: conocimientos sobre administración, saber qué motiva a los empleados
o conocimiento técnicos: saber escribir a máquina.
Entrenamiento: es el proceso a través del cual se ofrecen herramientas específicas relacionadas
con el cargo que desempeña una persona, con el fin de mejorar sus habilidades en este.
Entrenamiento al Cargo: Proceso en el cual se realiza formación al colaborador nuevo en los
aspectos relacionados a las funciones y responsabilidades que va a desempeñar y los
procedimientos que va a ejecutar.
Formación: hace referencia tanto a la capacitación en temas generales como a los entrenamientos
en temas específicos relacionados con las actividades y herramientas que requiere cada cargo.
Herramienta de Evaluación: es toda ayuda que permite determinar el grado de profundidad
alcanzado en los conocimientos de una formación.
24.4 DESARROLLO
24.4.1 Generalidades.
El Programa de inducción se realiza en los primeros días de labor según su contratación,
tratando los siguientes temas:

65
66
Generalidades de la empresa (políticas, misión , visión, objetivos, organigrama y mapa de

procesos)
Aspectos Generales y legales en Seguridad, Salud ocupacional y ambiente. (SIG)
Reglamento de higiene y seguridad industrial.
Inducción al programa de salud ocupacional (funcionamiento del comité paritario salud
Ocupacional)
Factores de riesgos, aspectos e impactos inherentes al cargo y sus controles
Procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea.
Funciones y Responsabilidades
Canal de comunicación
EPPS
Conformación de brigada de emergencias
Plan de emergencias
Derechos y deberes del sistema general de riesgos profesionales.
Presentación del Representante por la Dirección
El Programa de re inducción se realiza cada año y contendrá los siguientes temas como
mínimo:
generalidades de la empresa
aspectos generales y legales en seguridad, salud ocupacional y ambiente
políticas de no alcohol, drogas y fumadores
política de seguridad y salud ocupacional y Ambiente
políticas de comportamiento en la vía
Reglamento de higiene y seguridad industrial
funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo
plan de emergencias
factores de riesgos y sus controles
aspectos e impactos ambientales inherentes al cargo
procedimientos seguros para el desarrollo de sus tareas
Derechos y deberes del sistema general de riesgos profesionales.
24.4.2 Material de Apoyo
Como apoyo para la inducción y reinducción, el Propietario o representante legal o profesional
contratado tiene en cuenta con el siguiente equipo o material de apoyo:
Videos
Video proyector
66
67
Carteleras.
Folletos
Tableros Acrílicos
ARP.
Asesores externos especialistas en diferentes campos.
24.4.3 Procedimiento
1. Realizar una reunión con los responsables de la inducción del trabajador nuevo para programar.
2. El Propietario o representante legal se reúne con el nuevo trabajador para ampliar, explicar y
aclarar dudas de los temas.
3. El nuevo trabajador se reúne con el responsable que entrega el cargo y trabajan sobre sus
funciones en el puesto de trabajo, para ampliar, explicar y aclarar dudas sobre los
procedimientos a ejecutar y demás temas relacionados.
4. El nuevo trabajador es presentado a los compañeros con el fin de tener conocimiento de los
espacios de trabajo, los responsables y su relación con cada uno de ellos. Está caminata la hará
en compañía del Propietario o representante legal.
5. El nuevo trabajador será evaluado mínimo al mes (2) de haber ingresado a la empresa para
verificar la eficacia de la inducción, teniendo en cuenta los temas vistos. Esto lo realiza
diligenciando la segunda parte del formato Evaluación Pos-Capacitación
6. Con base al resultado se identifica y revisa que temas pueden requerir refuerzo, haciendo
reinducción al trabajador.
67
68
24.4.4 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP):
En caso de realizar la inducción en campo se debe revisar las condiciones de seguridad del lugar
y las necesidades de Elementos de protección personal según la matriz de estudios de elementos
de protección personal.
24.4.5 Gestión Ambiental:
El personal participara en la ejecución del (los) programa(s) de gestión ambiental como parte de
estos realizara actividades diarias relacionadas a continuación:
Reciclaje
Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina cuando no
estén en uso.
REGISTROS ASOCIADOS
NOMBRE: RESPONSABLE:
Evaluación post capacitación Propietario o representante legal
Formato de inducción y reinducción Propietario o representante legal
25PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE

MEJORA
68
69
25.1 OBJETIVO
Definir un procedimiento documentado que suministre los lineamientos generales para asegurar
la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, que sean eficaces y
apropiadas, que permitan eliminar las causas de las no conformidades potenciales o reales del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de EDS ALCARAVAN DEL ARIARI.
25.2 ALCANCE
Este procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejoras es de aplicación a las
acciones que se generen para eliminar o controlar las causas recurrentes de las no conformidades
o las que se generen para eliminar las posibles causas de una no conformidad potencial que
podrían presentarse en EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI. Este procedimiento inicia con el
análisis de causas y termina con el cierre eficaz de las acciones.
25.3 DEFINICIONES
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u
otra conformidad indeseable.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra conformidad indeseable.
Causa: Fuente de las actividades, la razón primera.
Cierre: Es la verificación puntual y la divulgación de la eliminación o control de las causas
detectadas ya sea en acciones correctivas o preventivas.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad.
69
70
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Producto No Conforme: Corresponde a los productos y servicios que se encuentran fuera de
parámetros de aceptación de acuerdo a lo establecido tanto como el cliente como con el usuario.
Seguimiento: Corresponden a las actividades de verificación del cumplimiento a los planes de
acción.
25.4 RESPONSABLE.
El responsable de verificar la aplicación del procedimiento es el Representante por la dirección,
coordinador del SIG.
25.5 DESARROLLO
26 IDENTIFICACIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL

Cualquier empleado de la compañía identifica una No Conformidad tanto real, como potencial,
la cual debe ser informada al dueño de proceso, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Una no conformidad real se detecta de las siguientes maneras: Genera una acción
correctiva
FUENTES DE ACCIONES
DESCRIPCIÓN
CORRECTIVAS
70
71
Desempeño de los procesos y observaciones realizadas durante

Proceso
seguimiento del mismo.
Servicio no conforme Incumplimiento a los requisitos exigidos por el cliente
Incumplimiento a los porcentajes establecidos como meta en el despliegue
Indicadores de Gestión
de objetivos e indicadores de gestión.
Resultados de las auditorías internas No conformidades detectadas en
Auditorías internas y externas
auditoria
Quejas y Reclamos del cliente Percepción negativa del cliente del servicio prestado
No diligenciamiento correcto a tiempo de los formatos establecidos en el
Registros
proceso.
Proveedores que no cumplen con la calificación de confiable o
Re-evaluación de proveedores
medianamente confiable
No conformidades detectadas durante una revisión al Sistema de Gestión
Revisión por la Dirección
integrado
Inspecciones Incumplimiento a los estándares de seguridad y conservación ambiental
Investigación de incidente No realizar investigación de incidentes
AT/EP Presentar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales
Incumplimiento a los programas Revisión de programa de gestión y establecimiento de planes de acción
de gestión
Incumplimiento de requisitos Al revisar el nivel de cumplimiento de los requisitos legales u otros
legales u otros requisitos requisitos
Matriz de seguimiento y control Cuando la corrección se presente más de 5 veces, se generará una acción
de observaciones correctiva
Condiciones subestándar Identificación de un acto inseguro que se repite tres veces
Que se generara un incidente por causa de desarrollo de una actividad que
Actos inseguros
se repite tres veces
Una no conformidad potencial se detecta de las siguientes fuentes: Genera una acción
preventiva
FUENTES DE ACCIONES
DESCRIPCIÓN
PREVENTIVAS
71
72
No conformidades detectadas durante una revisión al Sistema de Gestión

Revisión por la Dirección
integrado
Evaluación de Desempeño Resultados de las evaluaciones de desempeño que indican compromisos.

Riesgos de salud Riesgos de salud identificados como críticos
Auditorías internas Resultados de las auditorías internas, hallazgos que ayudan a evitar AC
Indicadores de Gestión Evaluación de tendencias de indicadores de gestión.
Sugerencias de los funcionarios de la organización ante una no
Participación del personal
conformidad potencial.
Necesidades y expectativas del Revisión de las sugerencias, necesidades y expectativas de los clientes
cliente
Encuestas de Satisfacción Percepción del cliente
Identificación de riesgos en la organización que pudieran llagar afectar el
Matriz de peligro
servicio.
Matriz de aspectos Identificación de peligro que llegara a afectar en la actividad laboral
Recomendaciones de los resultados de los exámenes médicos de los
Diagnósticos de salud
trabajadores
Mediciones ambientales Recomendaciones de las mediciones ambientales realizadas en la empresa
27NECESIDAD DE UNA ACCIÓN PREVENTIVA O CORRECTIVA
Todos los hallazgos que se generen por la revisión gerencial, incumplimiento de los requisitos
legales, resultados de la evaluación de desempeño, auditorías internas, resultados de las
inspecciones, actos inseguros, condiciones Subestándar, recomendaciones de los diagnósticos de
salud, de las mediciones ambientales, accidentes y casi accidentes generan acciones correctivas y
preventivas, para los demás hallazgos el dueño de proceso y el Gerente evalúa si el tipo de
hallazgo requiere una acción correctiva o una acción preventiva y registra en el formato “FT-
PGE-13Acciones correctivas, preventivas y de Mejora” , teniendo en cuenta lo siguiente:
72
73
En el momento en que se detecta una no conformidad real se implementa una acción
correctiva para eliminar la causa real del hecho detectado u otra situación indeseable,se deben
establecer las causas del por qué ocurrió la no conformidad y asegurarse que el problema no
ocurra de nuevo.
En el momento en que se detecta una no conformidad potencial se implementa una acción
preventiva para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.
En el momento que sea una corrección se implementa una acción correctiva y se diligencia en
la casilla de corrección del formato “Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora,
verificando la eficacia de la corrección mínimo a los dos meses.
La descripción de la no conformidad o de la situación presentada se registra en el formato
“Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora teniendo en cuenta lo siguiente, Qué,
Cuántos, Cuándo, Dónde, más el incumplimiento del numeral de la norma aplicable o del
procedimiento.
27.1 NECESIDAD DE UNA ACCIÓN DE MEJORA
Cuando la organización requiera planificar un cambio que afecta el sistema de gestión de
integrado u optimizar alguna actividad utiliza el formato Acciones de Mejora.
73
74
27.2 DESCRIPCIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD
El dueño de proceso determina la acción a realizarse, cuya descripción debe ayudar a tomar la
acción correctiva o preventiva necesaria; se debe describir teniendo en cuenta: el que, cuando,
donde, cuantos del hallazgo y preferiblemente la cláusula que se está incumpliendo
(procedimiento, incumplimiento de un requisito del cliente, o las normas aplicables)
27.2.1 Una no conformidad conviene ser redactada de forma:
Concreta: Evitando escribir no conformidades largas.
Clara. Evitando escribir no conformidades dispersas o incoherentes.
Sencilla: Utilizar un lenguaje sencillo, que sea comprensible para las personas interesadas.
Objetiva. Evitando expresar opiniones o redacciones confusas, vagas o triviales.
Luego el dueño de proceso se encarga de que se implemente la acción, comunicando a los
involucrados.
27.3 CAUSAS DE UNA NO CONFORMIDAD
Cuando se detecta una no conformidad real o potencial el dueño de proceso debe investigar las
causas, lo que permite analizar el problema y plantear acciones eficaces; las cuales también registra
en el formato “FT-PGE-13__Acciones correctivas, preventivas y de Mejora, para realizar el
análisis de este problema se utilizara la siguiente metodología:
1. Asegúrese de que se comprende perfectamente el problema. Esto supone definir los
síntomas del problema y comprender el proceso que lo provoca, así se evita desperdiciar
74
75
esfuerzos innecesariamente, utilice una lista de comprobación que responda las siguientes
preguntas:
¿Qué? ¿Cuál es el problema? ¿Qué se ha observado? ¿Quién? ¿Quién interviene en el
problema? ¿Quién está antes o después del problema en el flujo de trabajo? ¿Dónde? ¿Dónde
se manifiesta? ¿Dónde se origina? ¿Cuándo? ¿En qué ocasión aparece? ¿En qué momentos y
por cuánto tiempo? ¿Cómo? ¿Cómo se manifiesta? ¿Con cuánta frecuencia ocurre? ¿Cuál es
la importancia del problema?
2. Haga una lluvia de ideas para identificar el mayor número posible de causas que
pueden estar contribuyendo para generar el problema, preguntando por que está sucediendo
esto y dejando que el pensamiento creativo de cada persona las exponga libremente.
3. Escoja las causas raíces, las que tienen más de tres por qué.
4. Regístrelas en el formato de AC/AP/AM de acuerdo a las 6 M que están en él.
27.4 PLAN DE ACCIÓN
Esta actividad la desarrollan los dueños de los procesos encargados de realizar la gestión, de
eliminar o controlar las causas de la no conformidad detectada; de esta forma se asegura que no
se vuelvan a presentar, se establece la fecha estimada para el cierre de la no conformidad, siendo
decidida por el dueño del proceso o auditado, se define quien será el responsable de realizar la
gestión con su respectivo cargo, siendo este mismo el que identificó la causa. Posteriormente
escribe la fecha de cumplimiento en la cual se compromete a gestionar el plan. En el caso que no
se presente un cumplimiento a lo pactado programa una nueva fecha de ejecución y realiza el
seguimiento.
75
76
27.5IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN
La implementación del plan de acción se desarrolla de acuerdo a lo establecido en el Formato
de Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora, el cual describe quien es el responsable de la
implementación del plan de acción y de realizar la gestión de eliminar o controlar las causas de
la no conformidad detectada.
El Gerente o Representante por la dirección y el Representante del COPASST realizan un
seguimiento y control sobre el cumplimiento de las Acciones Correctivas, Preventivas, de mejora
y del actuar del responsable de la aplicación, revisando el plazo y la fecha de cierre, si no hay
cumplimiento según las fechas establecidas se establecerá un nuevo plazo dejándolo registrado
en el mismo formato, haciéndole seguimiento a su cumplimiento, si se presenta incumplimiento
por segunda vez, es necesario informar de la situación al Gerente para que se busque las razones
y soluciones a este incumplimiento, estableciendo una nueva acción correctiva.
27.6 EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIAA DE LA ACCIÓN TOMADA
Mínimo a los dos meses de haber implementado el plan de acción se evalúa la eficacia de la
acción tomada de acuerdo a la medida en que elimino las causas de la no conformidad y por ende
no se presentó el problema en caso de una acción preventiva o no se volvió a presentar en el caso
de una acción correctiva.
Si la acción fue eficaz, se registra en el formato “FT-PGE-13 Acciones correctivas,
preventivas y de Mejora en el campo de verificación.
76
77
En caso de no ser eficaz puede ocurrir que el registro permanezca abierto por un tiempo
mayor, hasta verificar que la eficacia se ha logrado o se cierre el documento indicando que no es
eficaz la propuesta implementada y se emita una nueva acción.
27.7 CIERRE DE LA AC/AP OM
Si las AC/AP/am son eficaces, se cierran y en las reuniones por la gerencia se comunican los
resultados de cada una.
27.7.1 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP):
El trabajador que va a implementar el plan de acción debe utilizar los elementos de protección
acordes a las actividades y riesgos presentes en el sitio y actividad, para esto debe revisar la
matriz de riesgos y el estudio de los elementos de protección.
27.7.2 Gestión Ambiental:
El personal participara en la ejecución del (los) programa(s) de gestión ambiental como parte
de estos realizara actividades diarias relacionadas a continuación:
Reciclaje
Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina
cuando no estén en uso.
77
78
REGISTROS
Registro Responsable
FT-PGE-13 _Acciones correctivas,
Dueños de Proceso
preventivas y de Mejora
28INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO
28.1 OBJETIVO
Brindar tips sobre las acciones que se deben desarrollar cuando se presenta hay un cambio en la
EDS, teniendo en cuenta su antes, durante y después.
28.2 ALCANCE
Inicia con las acciones a realizar antes, durante y después de una mudanza y finaliza con las
acciones a desarrollar antes, durante y después de contratación de personal.
28.3 DEFINICIONES
Mudanza: Cambio que se hace de una instalación a otra y que consiste en trasladar los muebles y
los enseres a un nuevo lugar.
Adecuación: Comprende la construcción, adecuación y mejoramiento de las diferentes
instalaciones, necesarias para el correcto funcionamiento de las edificaciones existentes en el EDS.
78
79
28.4 DESARROLLO
El presente documento muestra las diferentes acciones que se deben realizar antes, durante y
después de un cambio en el EDS.
28.4.1 MUDANZAS
Antes:
Realizar inspecciones a las instalaciones nuevas y tomar las decisiones y/o acciones
correctivas a las que hubiera lugar.
Realizar con la ARL, el análisis de puestos de trabajo y ergonomía para el EDS.
Contratar la empresa que realice el trasteo y de ser necesario informar sobre la mudanza a
los colaboradores.
Durante:
Tomar medidas administrativas para que los colaboradores no intervengan en la
mudanza.
Después:
Disponer el trasteo en las instalaciones
Actualizar la Matriz Integral de Riesgos y Peligros
Actualizar el Plan de Emergencias
Implementar los controles
28.4.2 ADECUACIONES
Antes:
Comunicar a los clientes internos y/o externos
Verificar que las adecuaciones que se van a realizar cumplan con la normatividad vigente
en materia de Seguridad y Salud Ocupacional.
79
80
Incluir en los contratos las medidas de protección necesarias para la realización de la
adecuación.
Contratar con entidades o proveedores de confianza.
Durante:
Ubicar señalizaciones
Disponer los escombros en sitios autorizados
Suministrar todos los implementos que se requieran para dotar el lugar
Después:
Actualizar el Plan de Emergencias
Actualizar la Matriz Integral de Riesgos y Peligros Implementar los controles
28.4.3 CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Antes:
Analizar los requerimientos de personal
Realizar estudios previos
Incluir en los contratos los requisitos en materia de Seguridad y Salud ocupacional que
se deben cumplir.
Verificar que las instalaciones sean las adecuadas para la ubicación de los nuevos
colaboradores.
Durante:
Dotar el puesto de trabajo
Realizar exámenes ocupacionales de ingreso al personal de planta
Incluir a los nuevos colaboradores en la Matriz de Peligros y Riesgos
Capacitar y dar a conocer los Planes de Emergencia
80
81
Capacitar sobre los riesgos a los cuales va a estar expuestos los nuevos colaboradores
Realizar inducción y reconocimiento de las instalaciones
Después:
Realizar seguimiento a los Riesgos y Peligros y la implementación de los controles.
REGISTROS ASOCIADOS
NOMBRE RESPONSABLE
Programa de inspecciones Propietario o representante legal
Planes de Emergencia Propietario o representante legal
Legislaciónvigente Propietario o representante legal
Procedimiento de identificación de riesgos Propietario o representante legal
29 MARCO NORMATIVO
Decreto 1812/1994, de 2 de septiembre, de Reglamento de Carreteras.
ORDEN de 16 de diciembre de 1997 por la que se regulan los accesos a las carreteras
del Estado, las vías d servicio y la construcción de instalaciones de servicios
consolidado con las siguientes modificaciones:
Orden FOM/1740/2006, de 24 de mayo, por la que se modifica la Orden del
Ministerio de Fomento de 16 de diciembre de 1997, por la que se regulan los accesos a
las carreteras del Estado, las vías de servicio y la construcción de instalaciones de
servicios.
81
82
Orden FOM/392/2006, de 14 de febrero, de modificación parcial de la Orden de 16
de diciembre de 1997, por la que se regulan los accesos a las carreteras del Estado, las
vías de servicio y la construcción de instalaciones de servicio.
Orden de 13 septiembre 2001 de modificación parcial de la Orden de 16 de
diciembre de 1997 por la que se regulan los accesos a las carreteras del Estado, las vías
de servicio y la construcción de instalaciones de servicios.
Ley 8/1972, de 10 de mayo, de construcción, conservación y explotación de autopistas
en régimen de concesión.
Decreto 155/1995, de 3 de febrero (B.O.E. nº 42 de fecha 18/02/1995) por el que se
suprime el régimen de distancias mínimas entre establecimientos de venta al público de
carburantes y combustibles petrolíferos de automoción.
Ley 21/1992, de 16 de junio, de Industria.
Decreto 2085/1994, de 20 de octubre, de Reglamento de Instalaciones petrolíferas.
Instrucción Técnica Complementaria MI-IP 01 de “Refinerías”, aprobada mediante Real
Decreto 2085/1994, de 20 de octubre, de Reglamento de Instalaciones Petrolíferas.
Instrucción Técnica Complementaria MI-IP 02 de “Parques de almacenamiento de
líquidos petrolíferos” modificada mediante Real Decreto 1562/1998, de 17 de julio. •
Instrucción Técnica Complementaria MI-IP 03, de “Instalaciones de almacenamiento
para su consumo en la propia instalación”, aprobada mediante Real Decreto 1523/1999,
de 1 de octubre.
Instrucción Técnica Complementaria MI-IP 04, de “Instalaciones para suministro a
vehículos”, aprobada mediante Real Decreto 1523/1999, de 1 de octubre.
82
83
Orden de 16 de diciembre 1998, sobre el procedimiento de actuación de las empresas
instaladoras, de las entidades de inspección y control y de los titulares, en relación a los
parques de almacenamiento de líquidos petrolíferos y a las instalaciones fijas para la
distribución al por menor de carburantes y combustibles petrolíferos en instalaciones de
venta al público (Estaciones de Servicio).
Decreto 1523/1999, de 1 de octubre (B.O.E. nº 253 de fecha 22 de octubre de 1999), por
el que se modifica el Reglamento de instalaciones petrolíferas, aprobado por el Real
Decreto 2085/1994, de 20 de octubre, y las instrucciones técnicas complementarias MI-
IP 03, aprobada por el Real Decreto 1427/1997, de 15 de septiembre, y MI-IP 04,
aprobada por el Real Decreto 2201/1995, de 28 de diciembre.
Orden 27 de mayo de 1998, del Ministerio de Fomento, por la que se Regula el control
metrológico de Estado sobre los sistemas de medida de líquidos distintos del agua
destinados al suministro de carburantes y combustibles líquidos, en sus fases de
verificación después de reparación o modificación y revisión periódica.
Orden ITC/360/2010, de 12 de febrero, por la que se regula el control metrológico del
Estado de los sistemas de medida de líquidos distintos del agua denominados surtidores
o dispensadores destinados al suministro a vehículos automóviles de sustancias no
destinadas a su uso como combustible.
Decreto legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, de Defensa de los Consumidores y
usuarios.
Ley 44/2006, de 29 de diciembre, de Mejora de Protección de Consumidores y usuarios
Ley Orgánica 9/1992, de transferencia de Competencia a las Comunidades Autónomas,
entre las que se incluye la defensa del consumidor y usuario.
83
84
Ley 3/1991, de 10 de enero, sobre la Competencia desleal. • Ley 7/1996, de 15 de
enero, de ordenación del comercio minorista.
Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre, por el que se aprueba el Texto
Refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su
inclusión social.
Decreto 1905/1995, de 24 de noviembre, que aprueba el Reglamento para la
Distribución al por menor de carburantes y combustibles en instalaciones de venta al
público.
Orden 10 de abril de 1980, por el que se aprueba el Reglamento para el suministro y
venta de carburantes y combustibles líquidos.
Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que
se regulan las obligaciones de facturación.
Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas
disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, que aprueba el Reglamento de la seguridad
privada.
Orden INT/317/2011, de 1 de febrero, sobre medidas de seguridad privada.
84
85
30 GLOSARIO
Gestión de Riesgos: Proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o
situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto al
alcance de los objetivos de la organización.
Hallazgo: Cualquier situación relevante que se determine mediante procedimientos de
Auditoría, sobre áreas o procesos críticos objeto de examen, que será de utilidad para emitir un
juicio de valor.
Objetividad: Utilización de un método que permita observar los hechos de la entidad y la
gestión de los servidores, de tal forma que los hallazgos y conclusiones estén soportadas en
evidencias.
Política: Directriz emitida por la dirección de la organización sobre lo que hay que hacer para
efectuar el control. Constituye la base de los procedimientos que se requieren para la
implantación del control.
Riesgo: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance
de los objetivos. Se mide en términos de impacto y probabilidad.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Eficiencia: Capacidad de producir el máximo de resultado con el mínimo de recursos, energía
y tiempo.
Evaluación: Valorar el avance y los resultados de un proceso a partir de evidencias.
Evidencia: Certeza clara y manifiesta que resulta innegable y de la que no se puede dudar.
85
86
Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad.
Alta dirección: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección
General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y
proyectos.
Auditoría: Examen crítico, detallado y sistemático, realizado a una entidad, a una unidad o
área específica, o a un proceso, o a un proyecto, o a un producto, utilizando técnicas específicas,
con el objeto de emitir una opinión independiente sobre su operación, sus resultados, sus
controles, y realizar las recomendaciones pertinentes.
Auditoría interna: Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta,
concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad.
Ayuda a una entidad a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado
para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
Cultura organizacional: Se entiende por cultura organizacional un conjunto de valores,
tradiciones, creencias, hábitos, normas, actitudes y conductas que dan identidad, personalidad y
destino a una organización para el logro de sus fines económicos y sociales.
Control: Cualquier medida que tome la dirección y otras partes para gestionar los riesgos y
aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica,
organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad
razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas.
Control interno eficaz: El control interno puede considerarse eficaz en cada una de las tres
categorías, respectivamente, si la dirección tiene seguridad razonable de que:
• Conocen en qué medida se están alcanzando los objetivos operacionales de la entidad.
• Los estados financieros públicos se han preparado en forma fiable y se está siendo
transparente a la hora de rendir cuentas.
86
87
• Se están cumpliendo las leyes y normas que le son aplicables a la unidad.
31 REFERENCIAS
PAREDES, C. R. (s.f.). investigacion de gasolinera. Obtenido de
http://archivo.seam.gov.py/sites/default/files/users/control/chintia_natalicio.talavera_adel
aida.pdf
Universidad Francisco de Paula Santander . (s.f.). Obtenido de Sistema Integrado de Gestión:
https://ufpso.edu.co/sig/procedimientos
87

Plan de Auditoria

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Plan de Auditoria

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

PLAN DE AUDITORIA E.D.

S ALCARAVÁN DEL ARIARI

YADDY JOHANNA HERNÁNDEZ RINCÓN

CURSO VIRTUAL AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001

YADDY JOHANNA HERNÁNDEZ RINCÓN

CURSO VIRTUAL AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001

Una estación de servicio o gasolinera es un punto de venta de combustible y lubricantes para

exclusividad. Generalmente, las estaciones de servicio ofrecen gasolina y gasóleo, ambos

la empresa, ya que el correcto funcionamiento de ésta depende de la delimitación del trabajo de

En el lado operativo encontramos a los oficiales encargados de la venta de los petrolíferos, en el

área de mantenimiento, se encuentran los encargados de limpieza y el encargado de la estación,

en el departamento de contabilidad y finanzas se cuenta con la supervisión de los gerentes

generales. (PAREDES, s.f.)

Los encargados de la venta de petrolíferos (despachador de gasolina): es el término que se

Venta de aceites, Revisión del vehículo, Limpieza del área de trabajo.

Distribuidor en relación a dicho cumplimiento para garantizar la explotación racional y

sustentable de los recursos naturales no renovables.

requisitos para su funcionamiento, así como los compromisos y obligaciones ambientales

público de venta de combustibles al parque automotor

En caso de detectarse incumplimientos o No conformidades que evidencien un riesgo

inminente al ambiente o a la seguridad del establecimiento y su entorno, establecer un Plan

de Acción perentorio que contemple medidas adecuadas a ser implementadas en corto y

ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI

Rosa Elina Campo Pérez, propietaria del

establecimiento de comercio “ESTACIÓN DE

SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI”,

ubicada en la calle 25 No. 11-170, barrió las

Delicias del Municipio de Granda, Departamento

del Meta, registrada en cámara de comercio y

renovado su Matricula mediante No. 00142656 del

8 de junio de 2016, que bajo el No. 103.248, del

Libro XI, el 15 de julio de 2010, se inscribe el

documento privado de fecha 06 de Julio de 2010,

denominado ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, celebrado entre RIO

actividad principal a desarrollar es (4731) comercio al por menor de combustibles para

lubricantes (aceite, grasas), aditivos y productos de limpieza para vehículos automotores. La

demográfico de la región. Cumplir a tiempo a sus clientes a través de la venta de combustible y

lubricantes, prestados por un equipo humano entrenado y capacitado.

Para el año 2021 LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, seremos

de nuestro factor humano protegiendo el medio ambiente.

LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVAN DEL ARIARI, dedicados Administrar y

satisfacer oportunamente las necesidades de los clientes, mediante los suministros de

combustibles, con precios competitivos con la participación de un equipo de trabajo calificado,

capacitado y comprometido con el mejoramiento continuo de la empresa. Para prestar un mejor

servicio en la región del Ariari y el departamento del Meta.

3.5 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, presta el servicio de suministro

la gerencia está comprometida con la seguridad y salud en el trabajo, encaminados en la prevención

y disminución de incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales a través de la

identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, respondiendo a las

normativos aplicables, y a la mejora continua en la gestión y desempeño del Sistema Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual va encaminada a promover y mantener el bienestar fisco,

mental y social de los trabajadores, ofreciendo lugares de trabajos seguros y adecuados.

al personal para realizar sus funciones y tareas de manera segura.

que creen dependencia; deteriora el desempeño personal y afectan seriamente la seguridad,

eficiencia y productividad de los trabajadores de la empresa en general; LA ESTACIÓN DE

1. La tenencia, uso, consumo, distribución o venta de cualquier clase de bebida

alcohólica, estupefacientes, sustancias alucinógenas, drogas controladas, no recetadas,

enervantes o que generen dependencia, está estrictamente prohibida en horas laborales,

dentro de las instalaciones de la empresa, vehículos de ella o a su servicio, en

instalaciones de nuestros clientes y en donde este expresamente restringido.

2. Presentarse a trabajar bajo efectos de alcohol, drogas y/o sustancias alucinógenas,

enervantes o que creen dependencia, está estrictamente prohibido.

disciplinarias pertinentes y la cancelación inmediata del contrato de trabajo.