Archivo General de la Nación

República de Colonnbia

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Selección
Documental

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2a. Edición Actualizada y. • rV'ír^'rv
1992

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 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
Ministefio de Gobierno

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Manual de Selección
Documental
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Manuel Vázquez

2 a. Edición Actualizada

1992 *->• --Sí»-

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COMISION V CENTENARIO
COLOMBIA

Santafé de Bogotá
Colombia
1992

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SUMARIO
woi:;.>-„/[/ .JO 1,i V. •»'

I ..i"
Presentación de la segunda edición IX
Prólogo de la primera edición XI
Introducción Xllí

Primera Parte:
TEMAS INTRODUCTORIOS

Capitulo 1. ¿Es lícito eliminar documentos irremplazables para la

investigación histórica? 3
1.1 Consideración lógica 7
1.2 Consideración archivística 8
1.3 Conclusión 9
Capítulo 2. Ubicación de laselección 11

DIRECCION GENERAL 2.1 Qué es la selección 11

Jorge Palacios Preciado 2.2 Relación con otras especialidades

2.3 Selección y Patrimonio Documental
11
13
2.4 Seleccióny sistemasIntegradosde Archivos
ssrffl. Capítulo 3. El ciclovital de los documentos
3.1 Introducción
15
20
20
3.2 Definición de vigencia 21
3.3 Esquema del ciclo vitala partir de la vigencia 22
3.4 Momento de planificacióndel tipo documental 23
3.5 La tramitación 24
3.6 Momento de vigencia 24
3.7 Momento de Plazo Precaucional 26
IMPRESION 3.8 Fase Permanente o Histórica 27

Editorial Presencia Capítulo 4. Programa de Selección Documental 30

30
4.1 Objetivos de) Programa
4.2 Cómo no debe hacerse la Selección 32
4.3 La solución propuesta 35
Capítulo 5. Terminología 37
DL NACION 5.1 Documento 37
5.2 Clasificaciones del Documento que interesan en la
Selección Documental 38
5.3 Archivalía y Colecciones 39
5.4 Archivos - Archivo Intermedio 39

^^'' ^-ArchivoGeneraldelaNa -
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cXt^°^°«-D.C.
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" Segunda Parte:
ESTUDIO DEL VALOR DE LOS DOCUMENTOS
Capítulo 6. El valorinmediatoo primario 45
6.1 Introducción 45
6.2 Esquema de los valores de un documento 45
6.3 Definiciones del valor inmediato o primario 46
6.4 Aspectos del valor primario 47
6.5 La evaluación de la tramitación 49
6.6 La evaluación de la vigencia 49

IV V
 108
6.7evaluación del plazo precaucional 13.3Sectorlugares geográficos
51 108
6.8 Dar de baja ydesafeclar 13.4 Sector obras inmuebles
Capítulo 7. El valor mediato osecundario 53
13.5 Sector objetos artificiales 109
7.1 Definición del valor mediato 55 110
13.6 Sector objetos de laboratorio
7.2 Clasificación de! valor mediato 55
55
56 Tercera Parte:
/.4 Los sectores de larealidad TECNICAS ESPECIFICAS PARA LA
Capítulo8El valor mediato predecible evidencial 67
SELECCION DOCUMENTAL
o.l Definiciones 64
114
64
Capitulo 14. Selección de documentos einformación repetidos 114
83 P''®decible oevidencial 65 14.1 Introducción
115
14.2 Esquema de la repetición de documentos e información 115
65 14.3 Documento original
116
14.4 Documento copla 117
67
9.9-32 Documento:::b:::
Documentos sohr» ^
d^amo lorde instituciones estatales 67
14.5 Documento borrador
14.6 Ambito de duplicación 119
119
68 14.7 Tratamiento selectivo delos documentos repetidos
Capítulo 10. Documentos de estatales 72 14.8 Tratamiento selectivo dedocumentos dearchivo 121
sectores de la realidad de los demás cuya información seencuentra en otros documentos 126
10.1 Sector comunidades 74
Capítulo 15. La Comisión Evaluadora 126
15.1 Qué es y paraqué sirve
0.2 Sector personas físicas 74
15.2 Trabajo en dos etapas
126
127
0.3 Sector lugares geográficos 75 15.3El archivero ylaComisión Evaluadora
15.4 La Comisión Evaluadora yelámbito deaplicación 127
76
128
Sector Obras inmuebles 76 15.5 Recomendaciones para que la Comisión Evaluadora sea eficiente 129
15.6 Documentos que produce la Comisión Evaluadora
• Sector objetos artificiales 79
15.7 Una nueva tarea delas comisiones evaluadoras
131
80 132
15.8 La revaluación quepropone Leonard Rapport
n.íDS:r"°"°«e 81
84
Capitulóle. La Tabla de Retención yDestino Final
16.1 Definición deTabla de Retención y Destino Final
135
135
135
84 16.2 Explicación de la definición
11.3 predecible 16.3Clasificación de lastablas de retención 136
84
11 .r» Criterio de import "^Portancia 16.4 Aspectos prácticos para redactar una tabla de
1^-5 Criterio de imZr"'"°'"''^i""=rés 85 retención y destinofinal. 137
144
' Explicación del criterio I 86 Capítulo 17. Otras técnicas para la Selección documental 144
87 17.1 Laevaluación por series . •
Capíluto Í2.'r"'''° ®"•"Pl^rmentaria 88 17.2 La antigüedad como factor deselección documental
17.3 Microfilmación ySelección Documental
145
147
12 ' '"'roduccióñ°'predeciblereferido 89
94
17.4 El computador yla selección documental 149
150
23c ' P'^'^orrales 17.5 Métodos dedestrucción dedocumentos ensoporte papel.
94

írrEr"""™"-— 94

95
Apéndice. Aportes para una historia de la Selección Documental
Bibliografía
154

157

159
Notas
C'P""I° 13. DocumemosT'"' ' ' '^^ 96
100
101 Córdoba, 7 de enero de 1992

13.2 Sector Vnoestatales 105

105
107
VII
Vi
 'm

«Oí
A0( Presentación
Hí
on

Bien poco podemos agregar a lo ya expuesto por el doctor García Beí-

sunce con ocasión de la primera edición de la obra del Profesor MANUEL
• t í.i-.... \ VAZQUEZ.
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.Wí ." • .*V -•
La creación del Archivo General de la Nación como cabeza del Sistema
kri
Nacional de Archivos, conlleva un reto para toda la comunidad archivística
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del país que lo hará abordar nuevos temas y problemas así teóricos como
r.j.
metodológicos y prácticos y para atender las responsabilidades asignadas y
los requerimientos de los nuevos enfoques y técnicas del quehacer archivís-
^ I' tico y el manejo de la información en la era de la informática.
VI1
"i.
vr- Más aún, los principios constitucionales de ta Carta Política del año 1991
que sustentan el derecho a la información y el acceso a los documentos
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públicos y reitera la obligación del Estado y de los ciudadanos de custodiar
•' .( ooí . •,
y enriquecer el Patrimonio Cultural de la Nación del cual forma parte esen
cial el Patrimonio Documental, son mandatos que atañen de manera direc
•V ta a quienes manejan los archivos. Ante tan perentorias exigencias cons
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titucionales y legales, los archivistas todos tienen que revisar métodos de
'1!.: tr- , trabajo y procedimientos y repensar problemas y teorías para que la labor
archivística se fundamente en principios rigurosos y^ se oriente por las
nuevas concepciones de las Ciencias de la Información. Gracias a los
'í ' notables avances de la disciplina archivística, han surgido enfoques, ten
dencias y escuelas que enriquecen el bagaje teórico y amplían el horizonte
Intelectual del trabajo archivístico.

.)• Como un apoyo importante a los archivistas colombianos se ha querido

'f- ofrecer esta versión de la obra del Profesor Vázquez, discípulo muy
aprovechado de maestros de la archivística y especialistas en el tema como
Teodoro R. Schellemberg y Aurelio Tanodi -para mencionar sólo a dos de
los más conocidos en nuestro medio- y destacado catedrático de la
Universidad de Córdoba, Argentina.

El autor aborda los problemas de la valoración o apreciación de

documentos, el descarte o expurgo y la transferencia Integrándolos en la
selección documental. El trabajo consta de cuatro partes en las que plantea
muchos de los problemas clásicos de la archivística y formula
didácticamente sus sugerentes ¡deas expuestas de manera sencilla, clara,
amena y concisa. El trabajo reúne pues las condiciones de un verdadero
Manual.

En la primera parle introduce al lector en aspectos básicos de la selec

ción documental y formula los principios en que se fundamenta esta inevi
table parte del trabajo archivístico. En la segunda ytercera se plantea el pro-

IX