REPÚBLICA BOLIVARIA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
ANTONIO JOSÉ DE SUCRE
EXTENSIÓN BARQUISIMETO

LA COBRANZA
(INFORME TECNICO)

INTEGRANTE:
MARYILET MENDOZA
C.I: 22.269.506
Escuela: 71
Sede: San Antonio

BARQUISIMETO; 08/2019
 INTRODUCCION

La cobranza es el proceso mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta;

bien sea, por concepto de la compra de un producto o el pago de algún servicio. Los
documentos que se cobran son por general facturas, pagarés, letras de cambio y otros
títulos valores. El éxito de una gestión de cobro consiste en poder cobrar una deuda
en el plazo establecido. Así como es necesario aprender a vender, también resulta
imperativo aprender a cobrar. Cuando un cliente o varios clientes se retrasan con los
pagos, la operatividad del negocio se afecta. Es posible que al principio no genere un
impacto, sin embargo, al no poder controlar la cobranza llega un momento donde
todo el negocio colapsa.
Tomando en cuenta la situación planteada, el presente informe tiene como
propósito señalar todos aquellos aspectos importantes que inciden en el proceso de
cobranza, tales como:
Definición
Cobranza efectiva
Bases sobre las que se edifica un sistema efectivo de cobranza
Aspectos necesarios para administrar eficientemente un sistema de cuentas por
cobrar
Por último, se señalan las conclusiones y recomendaciones en función de los
planteamientos realizados.
 LA COBRANZA

Definición
La cobranza, se define como un proceso formal mediante el cual se tramita el
cobro de una cuenta por concepto de la compra de un producto o el pago de algún
servicio. Esto incluye el pago de documentos como facturas, pagares, letras de
cambio, otros, títulos, valores.
Cobranza efectiva
Una gestión de cobranza para que sea efectiva se basa en aspectos como los
siguientes:
-Actitud frente a la gestión que realiza y la empresa que representa; es decir se
debe mantener una actitud positiva no solo frente al trabajo sino también a la
organización y/o actividad que represente.
-Organización Interna hacia el Trabajo: en tal sentido es importante prepararse
para una gestión, como el conocimiento de su empresa, de la industria en la que se
desarrolla y su capacidad de trabajar organizadamente potencializa la posibilidad de
hacer efectiva una cuenta por cobrar.
-Percepción del Cliente; Este concepto influye en la morosidad de una cuenta y
es una herramienta para mejorar la gestión, en la medida que el cliente pueda percibir
que la organización monitorea las cuentas, y que existe una política de crédito
definida y respetada por sus trabajadores.
-Comunicación como herramienta de persuasión en la gestión de cobros. Al
respecto una buena comunicación y utilizar un canal apropiado de vínculo con el
cliente ayudar al mismo a superar situaciones difíciles. En todo caso el gestor de
cobros es el que puede convertirse en un apoyo para el cliente con dos objetivos, el
primero de ellos, salvar la relación comercial sin caer en el detrimento de los intereses
de la empresa. El segundo es recuperar la totalidad de los montos.
-El seguimiento y evaluación permanente de las acciones y reacciones sobre las
cuentas que gestiona. Es decir, es necesario hacer conciencia de la importancia de
medir y evaluar sobre cada una de las acciones reconociendo que la efectividad radica
en el análisis permanente de las acciones Vs las reacciones que estas producen.

Bases sobre las que se edifica un sistema efectivo de cobranza

1-Prevención
La prevención es un paso fundamental para evitar problemas gratuitos en el
futuro, es decir, debemos trabajar en las causas que generan los problemas más
comunes en lugar de tratar de solucionarlos una vez que se presentan, dicho de otra
forma, prevenir implica evitar que ciertos problemas de cobranza se presenten
eliminándolos desde su origen, algunos ejemplos claros de esto serían los siguientes:
Una investigación de crédito "bien hecha".
Cuando se habla de una investigación de crédito bien hecha, no necesariamente
se refiere a un estudio de crédito de la mayor profundidad que en todos los casos
incluya información amplia, técnica y detallada sobre cada prospecto ya que esto
sería poco práctico por lo que el concepto de "Investigación de Crédito" deberá de
considerarse como una variable que en principio sea adaptable, entre otras, a las
siguientes características:
-El tipo de cliente al que se va a analizar
-El perfil del mercado en el que se desempeñará el negocio
-Los montos de los créditos a otorgar
-El posicionamiento del producto con el cliente
-Los requisitos de la competencia
-El cumplimiento de los tratos de la venta y la posventa.
La identificación y anulación de generadores internos de morosidad
Para ello habrá que estudiar minuciosamente todas aquellas posibilidades de
errores internos que tengan potencial de convertirse en razones o argumentos de no
pago para el cliente. En el caso de la cobranza se puede identificar los argumentos de
"No pago" expuestos por los clientes con saldo vencido con mayor frecuencia,
analizarlos y ver cuáles de ellos verdaderamente tienen su origen en la propia
organización, por ejemplo:
-Retraso en la entrega de mercancía por falta de un captador de pedidos
-Mal servicios por parte de la empresa de mensajería para la entrega de las
facturas
-Exceso de requisitos para entregar una factura original
-Demasiados trámites para acreditar una devolución, entre otros.
2- Administración (Estrategia)
Otro elemento clave en la cobranza es la "Estrategia” como toda actividad
táctica requiere de una planeación y organización previa que garantice al máximo el
resultado satisfactorio, el cual depende del diseño oportuno de todo un sistema que
garantice que las cosas se harán solo de un modo, "del Mejor" y por supuesto que
estarán a cargo de la gente más capaz.
La estrategia se puede dividir en dos grandes segmentos, que son:
1.- Políticas y Procedimientos:
La primera política a determinar en la operación de un área de crédito y
cobranza es aquella que define las bases sobre las que han de otorgarse los créditos,
estableciendo de manera clara si la política será liberal o conservadora.
2.- Cargos, Perfiles y Funciones:
Es importante definir de manera previa los puestos a crear, así como el perfil de
las personas que han de ocuparlos incluyendo los conocimientos, habilidades que
deben tener y la capacitación que deberán recibir.
3- gestión
La gestión se resume a un punto.” Cobrar, Cobrando”. La labor de cobranza no
reside sólo en conocer las técnicas, sino en aplicarlas, es decir, se debe de ser
proactivo para lograr resultados.
Aspectos necesarios para administrar eficientemente un sistema de cuentas por
cobrar
Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito a
sus clientes en cuenta abierta. Con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer
nuevos, la mayoría de las empresas (Comerciales, Industriales, de Servicios y en
general y hoy por hoy cualquier tipo de empresa) consideran necesario ofrecer crédito
prefiriendo vender al contado en lugar de vender a crédito, pero las presiones de la
competencia obligan a la mayoría de las empresas a ofrecer este servicio.
De tal forma, los bienes son despachados, los inventarios se reducen y se crea
una “cuenta por cobrar”. Finalmente, el cliente pagará la cuenta y en dicho momento
la empresa recibirá efectivo y el saldo de sus cuentas por cobrar disminuirá. El
mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos tanto directo como indirectos,
pero también tienen un beneficio importante, la concesión del crédito incrementará
las ventas. La administración de las cuentas por cobrar empieza con la decisión de si
se debe o no conceder crédito.
Análisis de las cuentas
Esta es una de las actividades más importantes en la observación de las cuentas
por cobrar y consiste en clasificarlas de acuerdo con el tiempo durante el cual han
estado vigentes. Este procedimiento debe realizarse en forma permanente y sus
resultados se presentan en un estado de análisis de cuentas, o a solicitud de quien esté
a cargo de la gerencia de crédito. También es útil para comprobar el saldo de las
cuentas por cobrar. Este estado denominado análisis de cuentas, generalmente
contiene:
a.- Nombre y dirección del cliente
b.- Monto de la Deuda
c.-Qué parte de la deuda corresponde a cada mes atrasado en los pagos, o facturas
anteriores pendientes de cancelación.
Estas son de gran utilidad para informar a la alta dirección de la empresa el
estado de atraso de las cuentas y determinar la eficiencia de la labor de cobranza. El
departamento de Contabilidad puede utilizarlo para la fijación de la reserva o
provisión en la estimación de pérdidas en cuentas por cobrar.
Las políticas de cobranza
Son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su
vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar
parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no
depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en
la cual se basa su aprobación.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de
cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un
periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.

Modalidades de procedimiento de cobro:

Cobranza directa: esta se lleva por medio de Caja de la empresa en la que los
clientes cancelan directamente a la empresa.
Cobranza por medio de cobradores: esto ocurre cuando la empresa recurre a
realizar la cobranza a través de gente especializada para tal fin, bien sea dentro o
fuera de la empresa.
A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más
personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan y el
orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro es el siguiente:
Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de
vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en
buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra
dentro de un periodo determinado después del envío, se envía una segunda carta más
perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas
vencidas.
Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la
empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una
excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
 Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas
incobrables a una agencia de cobros (gente especializada fuera de la empresa) o a un
abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de
gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho
menor del que espera recibir.
Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una
alternativa que utiliza la agencia de cobros. Es no solamente oneroso, sino que puede
obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de
futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.
Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un
rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
 CONCLUSIONES

De acuerdo con los razonamientos que se han realizado, se puede concluir lo

siguiente:
Las cobranzas son de gran importancia para el funcionamiento y continuidad
en el mercado de todo tipo de empresa.
El mayor indicativo de que un producto o servicio tiene una ubicación en el
mercado es a través de las ventas a crédito. Por lo que la empresa debe tener una
gestión de cobranzas efectiva para garantizar la liquidez de la empresa.
Una gestión de cobranzas efectiva, la cual persigue una adecuada rentabilidad
para la empresa, se sitúa como medio prioritario en toda gestión empresarial. Por lo
tanto, es recomendable realizar un análisis periódico de la gestión de cobranzas para
mantener la salud financiera de todo negocio.
El ejecutivo de cobranza debe tener en cuenta que el éxito de su departamento
depende de que logre una cobranza puntual. No debe permitir que se retrasen los
clientes. Esta es la clave para que el porcentaje de eficiencia de la cobranza sea alto.
Cuanto más tiempo pase en la cobranza, mayor será la probabilidad de que se vuelva
incobrable.
El cobrador debe tener un conocimiento completo de las técnicas de cobranza
y saber cómo y cuándo aplicarla.
La cobranza puntual es vital para el éxito de cualquier negocio que vende a
crédito, es por ello la importancia de la persona que ejerce esa función. Depende del
cobrador que las utilidades de la empresa retornen al capital para que la empresa
obtenga sus ganancias.
 RECOMENDACIONES

Por las consideraciones anteriores en correspondencia con el procedimiento de

cobranza, se sugiere lo siguiente a un ejecutivo de cobranza acorde a sus funciones y
responsabilidades:
Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumpla las metas.
Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base en el presupuesto
de ingresos y de acuerdo con las políticas de plazo de la empresa.
Cumplir con el objetivo departamental y de la empresa dentro de las políticas
señaladas por la dirección.
Establecer la políticas de cobranza, de acuerdo con la Gerencia General.
Llevar el control de sus actividades.
Diseñar formularios y reportes.
Supervisar los procedimientos de cobro.
Llevar el control del grupo de riesgo alto.
Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que representen
un riesgo mayor del normal o aceptado.
Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades
relacionadas con la cobranza.
 Referencias Bibliográficas

Enlaces externos gestiopolis.com, monografias.com

http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:ozG2rEKfMUMJ:www.esco
lme.edu.co/almacenamiento/oei/tecnicos/finaciero_cartera/contenido_u4.pdf+&cd=1
2&hl=es&ct=clnk&gl=ve

Rosales Flor (2018). La importancia de las cobranzas para una gestión de cobro
exitosa. Disponible en:
https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:_SKTv8RZxhIJ:https://edu
kandonos.com/2018/05/19/la-importancia-las-cobranzas-una-gestion-cobro-
exitosa/+&cd=13&hl=