ACTIVIDAD: INFORME AA1

APRENDIZ: JESSICA ESCOBAR

FECHA: 17 DE AGOSTO DE 2019

ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS

INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e

interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde describa
las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno
y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCION

Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de insumos o bien llamados
como materias primas, importantes para función pertinente de una organización de ahí la relación
con la gestión de calidad es de suma importancia; una entrada para muchos de los procesos, es el
departamento de compras desde la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos de
carácter de apoyo que ejerce una organización. Su gestión impacta directamente en los resultados
que busca la empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los resultados
económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del
cliente interno respectivamente.

1) Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que hacen
parte del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar
que productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos
de dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre
un producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el producto final, es
importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría
provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien se puede llamar
índice de criticidad.

2) Definir especificaciones del producto a comprar: en toda organización se deben establecer y

de forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra
a los proveedores para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor.
las especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos de manera
definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy
variables en función del sector y necesidades de la organización.
3) Planear las compras: A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece de lo
que lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma. Para los programas de
compras se emplea pronóstico de demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de
ganancia el cual establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los tipos
de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional
a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el momento justo que se debe realizar
dicha acción de compra. Mantener los puntos claros es lo que encamina a realizar acciones y con
ello la mejora en cuanto a negociaciones si de compras de habla con el proveedor a fin de
obtener descuentos, permite disminuir inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar
una directa mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en comercialización, en caso de
las características entre ellos encajan materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los
que se pueden vencerse estando en comercialización.

4) Evaluar y seleccionar proveedores: Toda empresas u organización en funcionamiento

inmediato deben disponer siempre de una lista destacada en donde se encuentran
seleccionados los proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para
dicha selección de un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita
resaltar las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos para
comercializar ya obtenidos por la empresa, como las empresas aparte pueden ofrecer productos
hay otras cuya características de servicios, lo cual lo mencionado anteriormente también aplica a
empresas que brinden servicios. Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencia
de los proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración pertinente que tiene la
organización, Una forma sencilla de realizar esta evaluación es obtener un índice de calidad de
cada proveedor, este resultado puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de
cada uno de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo, que se
encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las certificaciones requeridas, ser un
proveedor oficial, etc. Así es como se rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores
que son los que trabajaran con dicha organización, pero también es importante tener en cuenta
que toda empresa en proceso de selección de proveedores, la selección debe realizarse de
manera periódica, considerado semestralmente se realiza la reevaluación a los proveedores, con
el fin de determinar si continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones.,
esto depende del comportamiento en general de los proveedores contratados. Los datos de
evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para poder utilizar esta información
en el momento de elegir a un proveedor.

5) Realizar el tramite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra
elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva.

6) Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los proveedores
previamente seleccionados deben seguir supervisión previa como la verificados y/o
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización. Siempre se debe
realizar dicha acción antes mencionada al recibido solicitado, realizándose una breve inspección,
 prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar
lo especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico dado que si se encuentra una
anomalía en aquello que no coincide, puede considerarse como puntos considerados negativos
en la eficiencia de proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar evidencias,
los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra, Matriz comparativa de cotizaciones,
Listado de Proveedores, Solicitud de revisión y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos
que son esencial en toda verificación.

7) Re-evaluar Proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de

proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función
de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios como
evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación
de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado
de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

8) Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La medición

del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con ello
la consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que
tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y
preventivas que podemos adelantar
Documento donde se recopila las
características específicas del Requisitoslegales, y normas
producto o servicio a vender, internacionales, donde
aspectos cuantitativos/cualitativos acoplan las características
pertenecientes a dicho producto a estándares que debe tener
vender, producto a comprar, cada producto.
cantidad, criticidad entre otros. Catalogos de los equipos,
necesarios para obtener el
Documento cargado con las producto o/y servicio a
metodologías del proceso realizar.
de compra y
subcontrataciones.
Hojas de seguridad, Hojas de
Documentonutridos de los utilidad de la materia prima
datos y resultados de la o insumos, con las cuales se
selección y evaluación de obtendrá el producto o/y
proveedores que hacen parte servicio.
de la empresa y los que están
en el proceso evaluativo.
Documento donde se describe Orden de compra,
tanto el producto como el plazo facturas y Registros de
solicitado, así como otros lo comprado
condicionantes (presupuestos,
plazos de entrega, características
del producto etc.)

Documento que contenga la

realizacion de los pedidos,
como el proceso de la
aprobacion del pedido.

Los datos del pedido, los requisitos que describen

claramente el producto, para la aprobación del
producto, del sistema de calidad, para la
cualificación del personal, procedimientos, procesos
y equipo, el plazo solicitado, otros datos como el
presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para
la aprobación del producto.

Documentos de las ordenes de

compra/subcontratacion con la
finalidad de asegurar que los
productos y servicios cumplen con
los requisitos especificados.

Formato de la hoja de pedido de compra, formato de

la hoja de pedido de subcontratación, formato de la
hoja de evaluación de proveedor, que son el registro de
la información solicitada a los proveedores para su
aceptación, formato de la hoja de no conformidad de
producto (para compras), formato de la hoja de no
conformidad de servicio (para subcontrataciones).