CÓDIGO: C-BS-01
CARACTERIZACIÓN PROCESO BIENES Y SERVICIOS
OBJETIVO DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO
SECRETARÍAS, GERENCIAS U
OFICINAS QUE PARTICIPAN EN
EL PROCESO
Requisitos Generales
 Ver F-MC-12 Normograma
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Garantizar que las actividades de contratación de bienes y servicios que requieren los distintos procesos
de la Gobernación del Meta se realicen bajo parámetros de eficacia, eficiencia, calidad, oportunidad y
transparencia.
Secretario Jurídico
Oficina de Asuntos Contractuales
REQUISITOS DEL PROCESO
Requisitos NTC GP 1000:2009 Requisitos ISO 9001:2015
4.1. Requisitos Generales 4.4 Gestión de la Calidad y sus proceso
4.2.3. Control de documentos 7.5.2. Creación y actualización
4.2.4. Control de registros 7.5.3 control de la información documentada
7.4 Compras. 8.4. Control de productos y servicios
suministrados externamente
8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos 9.1.1 Generalidades
8.4. Análisis de datos 9.1.3 Análisis y evaluación
8.5.1. Mejora continua 10.1 Generalidades
10.3 Mejora continua
8.5.2. Acción correctiva 10.2 No conformidad y Acción
8.5.3. Acción preventiva 6.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidades
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Asuntos Contractuales Conceptos jurídicos de
Entes de Control y Requerimientos de los Todos los
contratación.
Vigilancia entes de control procesos.
Verificar los criterios y los lineamientos en materia de Directrices de Contratación.
Servidor Público contratación a todos los procesos precontractuales y
Gestión del Talento Información sobre Desempeño Mejoramiento
competente y con contractuales
Humano. del proceso. Continuo
bienestar.
Revisar los documentos soportes de la contratación Información para rendición de
Disponibilidad cuentas. Planeación
Gestión financiera Verificar las actividades desarrolladas para contratación
Presupuestal. Planes, programas y Estratégica
Verificar los parámetros del aspecto jurídico y Proyectos.
Evaluación y lineamientos de la ley para la contratación Necesidades de personal
Informe con Talento Humano
Seguimiento idóneo.
recomendaciones. Publicar en la página web SECOP
Cumplimiento a
Planeación Proyectos Evaluación y
Liderar el Comité de Contratación recomendaciones de control
estratégica viabilizados. Seguimiento
interno.
Direccionamiento Establecer e implementar el Plan anual de adquisiciones
institucional y Plan de
Direccionamiento Desarrollo. Establecer la metodología para la liquidación de los Solicitud de Disponibilidad Gestión
Estratégico Resultados de la contratos (unilateral y bilateral) presupuestal Financiera
revisión por la
dirección Garantizar la correcta ejecución de los recursos
Políticas de contratados Solicitud de concepto jurídico
divulgación y de contratación.
Comunicaciones. Todas las dependencias Bienes y Servicios
comunicación interna Control documental de los
Administrar los riesgos del proceso
y externa. contratos y convenios
Directrices de gestión Tomar acciones preventivas, correctivas y de mejora
Mejoramiento de la calidad y Necesidad de asesoría y
Gestión Jurídica.
Continuo Desarrollo Medir los indicadores del proceso defensa jurídica
Organizacional.
Asesoría jurídica. Participar en las auditorías internas Gestión Jurídica
Autos Disciplinarios Información del desempeño del (Control
Gestión jurídica
(Control Disciplinario Participar de la revisión por la dirección servidor público Disciplinario
interno). Interno).
Entrada y Salida de
Gestión de Recursos elementos en Necesidades de comunicación
Comunicaciones.
Físicos. Almacén. Interna y externa.
Archivo histórico para
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consulta.
Solicitud de concepto Solicitud de entrada y salida de
jurídico de Almacén Gestión de
Todos los procesos. contratación. Solicitud de inventario, Recursos Físicos.
Documentación de los consulta, y préstamo de
contratos y convenios documentos.

 Constitución Política de Colombia.

Conocimientos para llevar a cabo las actividades
 Planes de Desarrollo y normatividad relacionada.
 Normatividad orientada a la transparencia de las entidades públicas.
 Normatividad para promover el desarrollo empresarial y de las
industrias.
 Normas para el acceso y gestión de presupuesto.
 Normatividad relacionada con compras y contratación estatal.
 Normatividad orientada a la transparencia de las entidades públicas.
 Normatividad de rendición de la cuenta y temas relacionados con
sujetos de control fiscal.
 Dominio de herramientas ofimáticas.

SEGUIMIENTO Y CONTROL
Indicadores de gestión Hoja de Vida de Indicadores del proceso.
Riesgos Ver Mapa de Riesgos del proceso.
Físicos: Instalaciones locativas, equipos y redes de cómputo, elementos de oficina, archivadores, software y
condiciones favorables de ambiente de trabajo (Ventilación e Iluminación).
Recursos Financieros: Presupuesto aprobado por la entidad
Humanos: Secretario Jurídico, Jefe de Oficina de Asuntos Contractuales, Profesionales Especializados,
Profesionales Universitarios, Técnicos y Personal de Apoyo .
Procedimientos del Proceso Ver Listado Maestro de Documentos y Formatos F-MC-04
Registros del Proceso Ver Listado Maestro de Documentos y Formatos F-MC-04
Requisitos partes interesadas Ver el documento Requisitos Partes Interesadas codificado como F-DE-03

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA CAMBIO
01 Según acto administrativo Versión Inicial
02 Según acto administrativo Reingeniería de Procesos
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03 15 de abril de 2010 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No 01 del 15 de febrero de 2010.
Se realizan ajustes de acuerdo a la reestructuración, decreto 0460 de 2012 y por normatividad
04 20 de Junio de 2013
externa. Se segmentó la interacción, se clarificaron las actividades por responsables del proceso.
Se realiza ajuste dado que el termino plan de compras se modifica por el de (plan adquisición), para
05 5 de diciembre de 2016
dar cumplimiento al decreto 1082 y a Colombia compra eficiente

REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISÓ APROBÓ
SECRETARIO JURÍDICO RESPONSABLE A LA DIRECCIÓN

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.