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  CÓDIGO: C-BS-01
 

CÓDIGO:

C-BS-01

CARACTERIZACIÓN PROCESO BIENES Y SERVICIOS

VERSIÓN:

05

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OBJETIVO DEL PROCESO

Garantizar que las actividades de contratación de bienes y servicios que requieren los distintos procesos de la Gobernación del Meta se realicen bajo parámetros de eficacia, eficiencia, calidad, oportunidad y transparencia.

RESPONSABLE DEL PROCESO

Secretario Jurídico

SECRETARÍAS, GERENCIAS U OFICINAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCESO

Oficina de Asuntos Contractuales

 

REQUISITOS DEL PROCESO

 

Requisitos Generales

 

Requisitos NTC GP 1000:2009

 

Requisitos ISO 9001:2015

 

4.1.

Requisitos Generales

4.4

Gestión de la Calidad y sus proceso

4.2.3. Control de documentos

7.5.2. Creación y actualización

4.2.4. Control de registros

7.5.3

control de la información documentada

Ver F-MC-12 Normograma

7.4 Compras.

8.4. Control de productos y servicios suministrados externamente

 

8.2.3.

Seguimiento y medición de los procesos

9.1.1

Generalidades

8.4.

Análisis de datos

9.1.3

Análisis y evaluación

8.5.1. Mejora continua

10.1

Generalidades

10.3

Mejora continua

8.5.2. Acción correctiva

10.2

No conformidad y Acción

8.5.3. Acción preventiva

6.1

Acciones para tratar riesgos y oportunidades

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PROVEEDORES

   

ENTRADAS

   

ACTIVIDADES

   

SALIDAS

 

CLIENTES

Entes

de

Control

y

Requerimientos de los entes de control

Asuntos Contractuales

 

Conceptos jurídicos de contratación. Directrices de Contratación.

Todos

los

Vigilancia

Verificar los criterios y los lineamientos en materia de contratación a todos los procesos precontractuales y contractuales

procesos.

 

Servidor

Público

   

Gestión

Humano.

del

Talento

competente

bienestar.

y

con

Información sobre Desempeño del proceso.

Mejoramiento

Continuo

Gestión financiera

 

Disponibilidad

 

Revisar los documentos soportes de la contratación

Verificar las actividades desarrolladas para contratación

Información para rendición de cuentas.

Planeación

Presupuestal.

Planes,

programas

y

Estratégica

   

Verificar los parámetros del aspecto jurídico y lineamientos de la ley para la contratación

Proyectos.

Evaluación

y

Informe

 

con

Necesidades

de

personal

Talento Humano

Seguimiento

recomendaciones.

Publicar en la página web SECOP

 

idóneo.

   

Proyectos

viabilizados.

 

Cumplimiento

 

a

 

Planeación

estratégica

Liderar el Comité de Contratación

recomendaciones

interno.

de

control

Evaluación

Seguimiento

y

 

Direccionamiento

 

Establecer e implementar el Plan anual de adquisiciones

   

Direccionamiento

 

institucional y Plan de Desarrollo.

Establecer la metodología para la liquidación de los contratos (unilateral y bilateral)

Solicitud

de

Disponibilidad

Gestión

Estratégico

Resultados

de

la

presupuestal

Financiera

 

revisión

por

la

   

dirección

 

Garantizar

la

correcta

ejecución

de

los

recursos

 

Políticas

 

de

contratados

Solicitud de concepto jurídico de contratación.

 
   

divulgación

y

Bienes y Servicios

Comunicaciones.

comunicación interna y externa.

Todas las dependencias Administrar los riesgos del proceso

 

Control documental de los contratos y convenios

Mejoramiento

 

Directrices de gestión

y

de

la

calidad

Tomar acciones preventivas, correctivas y de mejora

Necesidad

de

asesoría

y

 

Continuo

Desarrollo

 

Medir los indicadores del proceso

 

defensa jurídica

 

Gestión Jurídica.

Organizacional.

     
 

Asesoría jurídica.

 

Participar en las auditorías internas

   

Gestión

Jurídica

Gestión jurídica

 

Autos

Disciplinarios

 

Información del desempeño del servidor público

(Control

(Control

Disciplinario

Participar de la revisión por la dirección

 

Disciplinario

 

interno).

     

Interno).

 

Entrada y Salida de

   

Gestión de Recursos Físicos.

elementos

 

en

Necesidades de comunicación Interna y externa.

Comunicaciones.

Almacén. Archivo histórico para

 
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consulta.

       
 

Solicitud de concepto

Solicitud de entrada y salida de Almacén

 

jurídico

de

Gestión

de

Todos los procesos.

contratación. Documentación de los contratos y convenios

Solicitud

de

inventario,

Recursos Físicos.

consulta,

y

préstamo

de

documentos.

 

Constitución Política de Colombia.

Planes de Desarrollo y normatividad relacionada.

Normatividad orientada a la transparencia de las entidades públicas.

Normatividad para promover el desarrollo empresarial y de las industrias.

Conocimientos para llevar a cabo las actividades

Normas para el acceso y gestión de presupuesto.

Normatividad relacionada con compras y contratación estatal.

Normatividad orientada a la transparencia de las entidades públicas.

Normatividad de rendición de la cuenta y temas relacionados con sujetos de control fiscal.

Dominio de herramientas ofimáticas.

 

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Indicadores de gestión

Hoja de Vida de Indicadores del proceso.

Riesgos

Ver Mapa de Riesgos del proceso.

Recursos

Físicos: Instalaciones locativas, equipos y redes de cómputo, elementos de oficina, archivadores, software y condiciones favorables de ambiente de trabajo (Ventilación e Iluminación). Financieros: Presupuesto aprobado por la entidad Humanos: Secretario Jurídico, Jefe de Oficina de Asuntos Contractuales, Profesionales Especializados, Profesionales Universitarios, Técnicos y Personal de Apoyo.

Procedimientos del Proceso

Ver Listado Maestro de Documentos y Formatos F-MC-04

Registros del Proceso

Ver Listado Maestro de Documentos y Formatos F-MC-04

Requisitos partes interesadas

Ver el documento Requisitos Partes Interesadas codificado como F-DE-03

 

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN

FECHA

CAMBIO

01

Según acto administrativo

Versión Inicial

02

Según acto administrativo

Reingeniería de Procesos

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03

15

de abril de 2010

Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No 01 del 15 de febrero de 2010.

04

20

de Junio de 2013

Se realizan ajustes de acuerdo a la reestructuración, decreto 0460 de 2012 y por normatividad externa. Se segmentó la interacción, se clarificaron las actividades por responsables del proceso.

05

5 de diciembre de 2016

Se realiza ajuste dado que el termino plan de compras se modifica por el de (plan adquisición), para dar cumplimiento al decreto 1082 y a Colombia compra eficiente

REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISÓ

SECRETARIO JURÍDICO

ORIGINAL FIRMADO

APROBÓ

RESPONSABLE A LA DIRECCIÓN

ORIGINAL FIRMADO

Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.