TALLER UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

PRESENTADO POR:

CAMILO ANDRES ESTRADA OTALVAREZ

LICETH PAOLA ESCOBAR CAMARGO

YORLEIDYS MONTENEGRO LOBO

INSTRUCTORA:

MARIA FONTALVO CALANCHE

SERVICIO NACIONL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRTIVA
FICHA 1755901
AGUACHICA, CESAR
2019
 INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como finalidad fortalecer nuestro interés por los temas
específicos contribuyentes como aprendiz SENA y presentar una visión general
sobre los procesos que se deben seguir para el manejo adecuado de la
correspondencia en una organización, teniendo como base el acuerdo 060 del 30
de octubre de 2001 del Archivo General de la Nación, el cual establece pautas
para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas.

Dada la importancia del manejo y conservación de los documentos, se consigna

para el manejo del recibo y despacho de las comunicaciones oficiales y la
organización archivística de la documentación producida en las empresas durante
este proceso.
 OBJETIVOS

El presente trabajo tiene como finalidad fortalecer nuestro interés por los temas
específicos contribuyentes como aprendiz SENA y presentar una visión general
sobre los procesos que se deben seguir para el manejo adecuado de la
correspondencia en una organización, teniendo como base el acuerdo 060 del 30
de octubre de 2001 del Archivo General de la Nación, el cual establece pautas
para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas.

Dada la importancia del manejo y conservación de los documentos, se consigna

para el manejo del recibo y despacho de las comunicaciones oficiales y la
organización archivística de la documentación producida en las empresas durante
este proceso.
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
TALLER UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Con su grupo de trabajo, realice la siguiente actividad tome como referencia el

Acuerdo 060 de 2001 y el material de apoyo, sobre el recibo y despacho de la
correspondencia dispuesto en la LMS.

Este taller tiene como propósito afianzar los conocimientos adquiridos, agradezco
todo el compromiso y apropiación de este conocimiento para seguir avanzado en
nuestro objetivo.

Desarrolle:

1. Defina qué es una unidad de Correspondencia y por qué se considera como

parte integral de un programa de Gestión Documental.

Es una oficina o departamento encargado de gestionar de forma centralizada y

normalizada, los servicios de recepción donde se reciben, clasifican, radican,
registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto
para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias. De tal manera, que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

2. ¿Qué entidades deben establecer una unidad de correspondencia?

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de

correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, son las públicas y
privadas con funciones públicas con el fin de establecer pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales, también para la adecuada
prestación de los servicios ofrecidos por estas y contribuir al desarrollo del
programa de gestión documental. De tal manera que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de
conservación integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de
gestión, centrales e históricos.

3. ¿Cuando existan regionales de una entidad con cuántas unidades de

correspondencia debe contar dicha entidad?

Esta deberá contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y
si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara
conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las
comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En
todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada
entidad.

4. Establezca la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.

CORRESPONDENCIA COMUNICACIONES OFICIALES

 De carácter privado
 Llegan a las entidades
 Son a títulos personal citando o
no el cargo del funcionario
 No generan trámite para la
entidad
 De carácter publico
 Son recibidas o producidas por
las entidades
 Son para la entidad citando el
cargo del funcionario
 Generan trámite para la entidad

5. ¿Cómo se clasifican las comunicaciones según el destinatario?

 COMUNICACIONES EXTERNAS: son las que se cruzan entre las

entidades o instituciones y entre estas personas naturales o viceversa.

 COMUNICACIÓN INTERNAS: se cruzan entre las dependencias de la

misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de
ella.

6. ¿Cuáles son las funciones que cumple la Unidad de correspondencia?

 1. Control de Ingreso de la Documentación.

2. Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3. Conservación.

4. Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5. Selección y Traslado de la Documentación al archivo central. 

6. Digitalización de los Documentos.

7. Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

8. El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada

conservación y el control en la producción documental, radicando y
tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los
requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto
al formato y firmas responsables.

7. Establezca la diferencia entre radicación de comunicaciones oficiales y

registro de comunicaciones oficiales.

Radicar comunicaciones oficiales Registrar comunicaciones oficiales

Radicar es asignar un numero Registrar es el procedimiento por medio
consecutivo, dejando constancia de del cual, las entidades ingresan en sus
hora y fecha de recibido o envíos del sistemas manuales o automatizados de
documento, utilizando sistemas correspondencia, todas las
manuales, mecánicos o automatizados. comunicaciones producidas o recibidas.
No se podrán reservar números de Los datos que se registran son: nombre
radicación, ni habrá números repetidos, de la persona y/o entidad remitente o
enmendados, corregidos o tachados, la destinataria, nombre o código de la (s),
numeración será asignada en estricto dependencia(s), competente (s).
orden de recepción de los documentos. Numero de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite,
anexo y tiempo de respuestas.
8. ¿Qué son firmas responsables en una entidad, en qué documento deben
quedar establecidas?

Son las que se refiere a los cargos de los funcionarios autorizados para
firmar la documentación con destino interno y externo que genere la
institución. El documento en que deben quedar establecidas es en el
manual de procedimientos

9. ¿Qué procedimientos deben tenerse en cuenta en la radicación de los

documentos y en la numeración de actos administrativos?

A. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: son

los que velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón
por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será
asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el
usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le
entregara de inmediato su copia debidamente radicada al comenzar cada
año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

B. Numeración de actos administrativos: deben ser consecutiva y las oficinas

encargadas de dicha actividad se encargara de llevar los controles, atender
las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no
estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones
establecidas para el efecto.

10. ¿Qué errores no se deben cometer en el proceso de radicación de las

comunicaciones oficiales?

No se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,

enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en
estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o
 peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de
inmediato su copia debidamente radicada.

11. ¿Cuáles son los documentos que no ameritan ser radicados dentro de la
organización? Justifique su respuesta.

Los documentos contables ya que estos requieren de un tratamiento especial y

diferente al de una correspondencia ordinaria y también los de comunicaciones
personales que no deben ser abiertos, simplemente se les coloca la fecha del
recibido, un sello y una observación la cual dirá (si no es personal, favor
devolver a administración de documentos para su tramitación)

12. En una infografía, describa el paso a paso con todas sus actividades
específicas para el recibo de las comunicaciones en la ventanilla única de
radicación.
13. En una infografía, describa el paso a paso del registro, distribución y reparto
de las comunicaciones con todas sus actividades específicas.
14. ¿Por qué es importante el proceso de radicación dentro de la empresa?.
Justifique su respuesta.
 Es importante el proceso de radicación dentro de la empresa ya que este
proceso es el que le da control y seguimiento a todos los documentos que
la entidad realice o reciba, lo cual dará pronta respuesta y no presentaran
inconvenientes si en llegado caso se llega a extraviar un documento.

15. Lea y analice el Articulo 5 del Acuerdo 060 de 2001 y con sus propias
palabras, interprete lo que establece el mandato legal para este mismo
proceso de radicación.

Lo que establece el mandato legal es que los procedimientos para la

radicación de comunicaciones oficiales velaran por la transparencia de la
actuación administrativa, también que por ello no se pueden reservar
números de radicación, ni números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados y que cuando las persona o usuario presente la correspondencia
se le entregara una copia radicada. Este articulo también nos da a conocer
que al empezar cada año se iniciara la radicación a partir de uno y que si
hay algún error en a radicación y se anulen los números se debe dejar
constancia por escrito con justificación y firma del jefe de la unidad de
correspondencia.

16. En que consiste el control de la correspondencia en trámite. Justifique su

respuesta.

Consiste en vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal sin

demora ni extravío en toda la secuencia del trámite, ya que es función de la
oficina encargada del recibo y despacho de documentos hacer el
seguimiento de su tramitación.
 CONCLUSION.

 Concluido este taller se identificó mediante el acuerdo 060 del 2001 todas
las leyes y artículos que abarcan las unidades de correspondencia y lo
importantes que son estas para la elaboración e implementación de un
programa de gestión documental en las empresas, también se identificó
como se rigen los documentos para el desarrollo de las comunicaciones,
aprendimos cuales son los errores que debemos evitar al momento de
radicar un documento y que estos al empezar cada año vuelven a radicarse
desde el número uno y que si en algún momento sucede algún error en la
radicación, tachón u otras cosas así debemos dejar este error por escrito y
con la debida firma del jefe que este ejerciendo el cargo.

LICETH ESCOBAR

 Después de dar por finalizado el taller conocí lo que es una unidad de

correspondencia, las normas que la rigen, las entidades que deben
establecer estas, los errores que debemos evitar, lo esencial que es para
nosotros como futuros tecnólogos en gestión administrativa conocer estos
artículos del acuerdo 060 del 2001 y que toda entidad tanto pública como
privada necesita tener toda la documentación normalizada para así permitir
un mejor proceso en el manejo de la información.

YORLEIDYS MONTENEGRO

 La conclusión que nos deja este trabajo es que es importante para todas las
empresas o entidades sujetarse a las normas y reglas que rigen la ley del
programa documental para así permitir un mejor funcionamiento en las
comunicaciones y los procesos de unidades de correspondencias, también
debemos tener claro como radicar los documentos, los pasos para el recibo
de las comunicaciones y que las firmas responsables en una entidad Son
 las que se refiere a los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la
documentación con destino interno y externo que genere la institución,

CAMILO ESTRADA

 Registro fotográfico del grupo trabajando la actividad.

 Referencias bibliográficas.

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-116198473-dt-content-rid-
1083390255_2/courses/P122115_F1755901_R1210888_RG20_C9520/recivo-y-
despacho-de-documentos.pdf

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-116198473-dt-content-rid-
1083390256_2/courses/P122115_F1755901_R1210888_RG20_C9520/Acuerdo_0
60_2001.pdf

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-116198473-dt-content-rid-
1083390254_2/courses/P122115_F1755901_R1210888_RG20_C9520/UNIDAD-
DE-CORRESPONDENCIA.pdf

María Fontalvo Calanche

Instructora