GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: TECNICO ASISTENCIA EN LA ORGANIZACIÓN
ARCHIVOS.
Código del Programa de Formación: 134401
Nombre del Proyecto: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS_RUTA(
Fase del Proyecto: PLANEACION
Actividad de Proyecto: IDENTIFICA Y VERIFICA LA APLICACIÓN DE ESTRATEGIAS DE ATENCION Y
SERVICIO AL CLIENTE.
Actividad (es) de Aprendizaje:
Competencia:
1. PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS,
SIGUIENDO LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

1. Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las

técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de
la organización, las de gestión documental y de la calidad

Duración de la Guía: 50 Horas

2. PRESENTACION

Estimado Aprendiz

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja
constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control
de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por
ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y
la comprobación de los asientos de contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación, o sea sus derechos y obligaciones por lo tanto, constituyen un medio de prueba para
demostrar la realización de los actos de comercio.
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa el comerciante y la comprobación de
los asientos de contabilidad.

Es importante precisar algunas actividades se adjuntarán y calificaran en la plataforma Black board.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es)

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Hace unos días estudiando Estructura Social y Educación, encontré

entre los documentos de ampliación y de interés para los futuros
maestros, un documento que ya había manejado anteriormente, en el
Grado Superior de Educación Infantil, y que realmente si no hubiera
sido por los profesores que nos lo han proporcionado no creo que
hubiera llegado a mi conocimiento y del de otros alumnos. Es un
documento que me resulta sorprendente a la par que increíble y me
gustaría compartir y que juzguen por ustedes mismos.

DOCUMENTO DE
1923

Este es un acuerdo entre la señorita maestra, y el Concejo de Educación por la cual la

señorita acuerda impartir clases durante un periodo de ocho meses a partir del de septiembre
de 1923. El concejo de Educación acuerda pagar a la señorita la cantidad de 75 mensuales.

La señorita acuerda :

1. No casarse. Este contrato queda automáticamente anulado y anulado si la maestra se casa.

2. No andar en compañía de hombres

3. estar en su casa entre las 08:00 de la tarde y las 06:00 de la mañana a menos que sea para atender una función
escolar.

4. No pasearse por heladerías del Centro de la Ciudad.

5. No abandonar la ciudad bajo ningún concepto sin permiso del presidente del Concejo de Delegados.

6. No fumar cigarrillos Este contrato quedará anulado.

7. No beber cerveza, vino, Whisky. Este contrato quedará anulado.

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

8. No viajar en coche o automóvil con ningún hombre a no ser su padre o hermano.

9. No vestir ropas de colores brillantes.

10. No teñirse el pelo.

11. Usar al menos dos enaguas

12. No usar vestidos que queden que queden a más de cinco cms. arriba de los tobillos.

13. Mantener limpia el aula.

a. Barrer el suelo una vez al día

b. Fregar el suelo una vez por semana con agua cliente.

c. Limpiar la pizarra una vez al día.

14. Encender el fuego a las 07.00 para que este el salón caliente cuando lleguen los niños.

15. No usar polvos faciales

¿Qué les ha parecido?

Mi opinión es que a la mujer se la ha maltratado y menospreciado por muchos años, pero que este tipo de
documentos y situaciones que en aquellos momentos, sorprendentemente cercanos, eran reales. La vida de la
mujer, si se le puede llamar así, quedaba totalmente supeditada a su empleo, por el que estoy segura que
sentía una tremenda devoción, qué razón sino justificaría ese tipo de sumisión y vida de carencias. A pesar de ello,
no encuentro motivo alguno por el que una persona deba anularse de esa manera ante ningún tipo de fuerza.

Imagino que los motivos con los que lo intentaban justificar era que la maestra debe dar ejemplo, puesto que los
niños y las niñas la toman de referencia cómo modelo a seguir, pero… ¿y los padres y madres de esos
niños? Estoy convencida de que no practicaban ni la mitad de las obligaciones que debía cumplir la maestra, y qué
pasa, ¿que los padres no son un ejemplo para sus hijos?

 Elabore un escrito donde usted haya sido protagonista o haya oído de alguna disposición similar a la del
contrato de la maestra.
 Investigue en qué año se dio la emancipación de la mujer.

 ¿Cuál es la importancia de un documento para que prevalezca durante el transcurso del tiempo?

 ¿Qué hace valioso un documento para ser conservado?

3.1 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Realizo mi auto diagnóstico diligenciando el cuadro presentado tomando como referencia la elaboración
de documentos comerciales.
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

¿Qué sé sobre estos ¿Qué no sé para investigar? ¿Por qué necesito saber esto?
documentos?

 ¿Cuáles parecen ser los documentos más importantes en una oficina? ¿Por qué son tan importantes?
 ¿Qué entiende por documento?
 ¿Cuál es la diferencia entre una carta personal y una comercial?
 ¿Qué tipo de documento era el de la maestra?

Con la investigación e interiorización de estos contenidos usted aprendiz adquirirá conocimientos básicos
para ser pertinente en su labor, considere que con cada nuevo concepto su horizonte en el mundo de la
archivística se amplia, permitiéndole lograr habilidades y destrezas propias del quehacer archivístico y
necesarias para su crecimiento personal y profesional. Tenga en cuenta que algunas de estas
investigaciones serán en equipos de 5 compañeros y otras individuales. Las preguntas a responder son:

1. ¿En su puesto de trabajo, qué elementos de las Tic´s requiere para su desempeño como
archivista?
2. ¿Por qué la empresa es un ente productor de documentos?
3. Investigue sobre la clasificación de los documentos empresariales: Concepto, tipología de acuerdo
con: el soporte, el ente productor, la finalidad que persigue, por su función en el tiempo. Tipos de
documentos. Concepto de correspondencia, clases y usos.
4. ¿Por qué la Unidad de Correspondencia es una sección que debe depender directamente de la alta
dirección de la empresa?
5. ¿En qué favorece a la empresa que el archivista conozca las clases y calidades y usos del papel y
sobres?
6. ¿Cuál de los tipos de mantenimiento puede aplicar usted en su quehacer como archivista?
7. ¿En qué consiste el cotejo de documentos?, los errores más frecuentes al transcribir un
documento, simbología utilizada
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Sobre conservación

documental.

La finalidad de esta guía es conocer la elaboración de los documentos comerciales, que reconozcan las
características esenciales a partir de los requerimientos de los contextos productivos y sociales en el
mundo y, en Colombia la GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA 185.

Recordar:

Utilizar hojas blancas tamaño carta.

Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera
persona del plural.

Distribuir el texto de acuerdo a la extensión.

Tratar un solo tema.

Utilizar letra Arial 12 o 11.

Se sugiere no utilizar negrilla

ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL

Código, lugar y fecha, datos del destinario, asunto, texto, datos de remitente, líneas especiales.

Redactor, transcriptor.

TALLERES

Transcribir los documentos organizacionales propuestos en los siguientes talleres:

 Taller Carta No1

 Taller Cartas organizacionales No.2
 Taller Memorando No.3
 Taller Circular No.4

Realizar lectura a la Guía Técnica 185. Elaboración de Documentos Organizacionales, realice mínimo 10
preguntas para compartir en puesta en común, comprenda la Guía Técnica y aplíquela en la elaboración
de los documentos organizacionales y legales que se proponen en esta actividad

• Crear una empresa y asignarle: razón social, logotipo, slogan, ubicación geográfica, misión, visión,
estructura orgánica, cargos, funciones a dependencias, diseñar imagen corporativa de la empresa

• Elaborar plantillas electrónicas con la imagen corporativa de la empresa y aplicación de la norma

Icontec, para la elaboración de documentos que se solicitan redactar.
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

• Redactar comunicaciones con los cuales se establecerán relaciones comerciales y se comunicará la

empresa al interior de las dependencias mediante la aplicación de las normas gramaticales y de redacción,
en todos los casos usted hace el rol de asistente administrativo y por tanto debe identificarse en la line de
transcriptor.

• Presentar la empresa a otra empresa de las otras empresas conformadas por los equipos
colaborativos del grupo, ofreciendo los productos o servicios. (Carta circular, con combinación de
correspondencia, carta firmada por la Gerencia)

• Generar todo el proceso de compra de acuerdo con la cotización (acta de compras aprobando la
cotización, orden de compra o pedido, Remisión, factura, comprobante de Contabilidad: egreso)

• El Jefe de Contabilidad solicitará vacaciones, con copia a la Gerencia

• El Jefe de archivo convoca a reunión el Comité de Archivo, mediante correo electrónico

• Respuesta a un derecho de petición de un ex funcionario que solicito certificar el tiempo de

experiencia y constancias de pagos a la seguridad social y parafiscales

• Circular informativa invitando a capacitación en manejo de Office

• Resolución o Circular Normativa de creación Comité de Archivo, presenta como anexo el acta de
conformación de dicho Comité

• Resolución de adopción Guía para la Administración de las Comunicaciones Oficiales

• Gestión Humana dará respuesta positiva a la solicitud de vacaciones

• Mercadeo dirige memorando al Centro de Administración de Documentos: anunciando la

posibilidad de las transferencias documentales extemporánea.

• El CAD, dará respuesta al memorando confirmando fecha para acompañamiento y realización de

transferencia documental acorde al plan de transferencias, anexa el formato de inventario documental.

• Enviar por correo electrónico a todo el personal de la empresa, la circular de Gestión Humana:
invitación a hijos de los empleados para celebrar la fiesta de fin de año, lleva como anexo motivador el
video de la fiesta realizada el año anterior.

Estos documentos serán parte del portafolio empresarial por grupo y se manejara de manera colectiva.

Se deben presentar en el portafolio un modelo adaptado al rol empresarial de cada uno de los
documentos vistos en el manual.

Diligencio el siguiente cuadro en donde describo brevemente los conceptos

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

DOCUMENTO CARACTERÍSTICAS PARTES ANEXOS OTRAS

CARTA PRINCIPALES

CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR INTERNA

CONSTANCIA

CERTIFICADO

MEMORANDO

ACTA

INFORME

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Con base en todos los conocimientos construídos y los resultados del cuadro refuerzo mi
conocimiento elaborando un mentefacto documental.
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

 ¿Cómo ve usted el Archivista en el mercado laboral?

 ¿Las empresas Guajiras valoran la actividad archivística?
 ¿Es reconocido el oficio del Archivista?
 ¿Cree usted que podría con sus conocimientos colaborar en la adquisición de una cultura
archivística en la empresa donde realice su etapa productiva?

Identifica todos los elementos devolutivos en el puesto de trabajo de un aprendiz en el área de la gestión
documental. Realiza un listado de los útiles, elementos, mobiliario y tecnología disponible utilizados en el
puesto de trabajo (Unidad de correspondencia) así como de los servicios prestados por empresas de
mensajería. Consulte la definición de los términos del Glosario (ver GLOSARIO DE TÉRMINOS AL FINAL DE
LA GUÍA)

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :  Redacta documentos Técnica: Estudio de casos, Taller

organizacionales Instrumento: Cuestionario
Utiliza los medios y/o fuentes de aplicando las normas
información requeridos de acuerdo gramaticales, de sintaxis y Técnica: Observación directa
las de redacción.
con las exigencias del proyecto. Instrumento: Lista de chequeo
 Elabora documentos
Evidencias de Desempeño organizacionales,
aplicando las técnicas de
Realiza la socialización de la digitación; las Normas
temática propuesta y presenta Técnicas Colombianas
informe según normas vigentes.
establecidas.

Evidencias de Producto:

Realiza trabajos escritos de

acuerdo con las instrucciones.

5. GLOSARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS

ACERVO DOCUMENTAL, AGRUPACIONES DOCUMENTALES, ARCHIVALIA, ARCHIVÍSTICA, ARCHIVO,

ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO HISTÓRICO, ARCHIVO TOTAL,
BULA,CATALOGODOCUMENTO, DOCUMENTO ACTIVO, DOCUMENTO BORRADOR, DOCUMENTO COPIA,
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE

DOCUMENTO DE ARCHIVO, DOCUMENTO DISPOSITIVO, DOCUMENTO FACILITATIVO, DOCUMENTO

INACTIVO, DOCUMENTO MINUTA, DOCUMENTO ORIGINAL, DOCUMENTO SEMIACTIVO,DOCUMENTOS
SUSTANTIVOS, DOCUMENTO VITAL, DOCUMENTO DE APOYO, EXPEDIENTE, FACSÍMIL, FOLIACIÓN,FOLIO,
RECTO, FOLIO TESTIGO, FOLIO VUELTO, FONDO ACUMULADO,FONDO DOCUMENTAL, GESTIÓN
DOCUMENTAL,GUÍA, INDICES, INVENTARIO DOCUMENTAL, LEGAJO,MARBETE,MICROFILMACIÓN, NTC
4095, ORDENACIÓN DOCUMENTAL, ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL,PAGINA, PAGINACIÓN,PATRIMONIO
DOCUMENTAL, PLAZO PRECAUCIONAL,PRODUCCIÓN DOCUMENTAL, RECEPCIÓN DOCUMENTAL,
REPROGRAFÍA, RESTAURACIÓN DOCUMENTAL,SECCIÓN ARCHIVÍSTICA, SERIE DOCUMENTAL:SOPORTE
DOCUMENTAL,TIPO DOCUMENTAL,TRÁMITE DOCUMENTAL,TRANSFERENCIA DOCUMENTAL,TRD,TVD,
UNIDAD DOCUMENTAL,VALORACIÓN DOCUMENTAL.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Libro Gestión Secretarial _Elvira Zuñiga de Castañeda.

Compendio de normas técnicas para documentación. (Norma NTC 3393).
Norma NTC 4436
Guía SENA No. 6
1. http://seda.fts.es/glossari_cast.htm
2. http://www.archivogeneral.gov.co/
3. biblioteca.sena.edu.co/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) PATRICIA ROCHA SIERRA INSTRUCTOR COORDINACION

ACADEMICA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR
GUÍA DE APRENDIZAJE

GFPI-F-019 V3