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Access 2007
Módulo
- Teórico y Práctico -
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Metodología de Trabajo
ATENCIÓN
SUGERENCIA
ACTIVIDAD
TRUCO
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Capítulo 1
Organización de Contenidos
Base de datos
Capítulo 1 Tablas
Comando Totales
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Todo esto es posible hacerlo en una tabla determinada sin que por
ello se afecten a otras con las cuales se esté trabajando y formen
parte de la misma Base de Datos.
Esto significa que Access 2007 permite personalizar en forma
independiente el aspecto de cada tabla.
Generalidades
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BASES DE DATOS
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-Tablas
-Consultas
-Informes
-Formularios
-Macros
-Módulos
TABLAS
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Registro o fila
Campo o columna
Tipos de Vistas
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Creación de Tablas
Para comenzar a diseñar una tabla debe tener en claro las cinco
pautas que se detallan a continuación:
1. Saber qué campos va a tener cada una de las tablas. Por ejemplo,
si es una base de datos de Productos necesitará crear campos para el
Nombre del Producto, Descripción, Cantidad en Stock, Precio, Nombre
del Proveedor. En cambio, si es una Base de Datos de Empleados,
necesitará, por lo menos, los campos: Nombre y Apellido, Cargo,
Dirección, y Teléfono, entre otros.
SUGERENCIA
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Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando
una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando
una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft
Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un
archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base
de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla
vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los
campos.
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Puede observarse que al presionar con el botón del Mouse sobre cada
una de estas opciones de Access 2007, se presentan un conjunto de
opciones relacionadas con el comando seleccionado.
COMANDO TOTALES
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CLAVES PRINCIPALES
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3) Propiedad: Formato
A continuación se muestran los valores predefinidos de la
propiedad Formato para números.
NÚMERO GENERAL: Muestra el número como se escribió.
Es el implícito.
MONEDA: Usa el separador de miles, muestra los números
negativos entre paréntesis. El valor implícito de la propiedad
Lugares Decimales es 2.
FIJO: Muestra como mínimo un dígito.. El valor implícito de
la propiedad Lugares decimales es 2.
ESTÁNDAR: Usa el separador de miles; el valor implícito de
la propiedad Lugares Decimales es 2.
PORCENTAJE: multiplica el valor por 100 y le agrega un
signo de porcentaje (%); el valor implícito de la propiedad
Lugares Decimales es 2.
CIENTÍFICO: Usa notación científica estándar.
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5) Propiedad: Título
Se utiliza para indicar cómo queremos que se visualice la
cabecera del campo. Por ejemplo, si un campo se llama F_nac e
indicamos Fecha de nacimiento como valor en la propiedad Título,
en la cabecera del campo F_nac veremos Fecha de nacimiento.
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9) Propiedad: Requerido
Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente
tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en caso contrario
el valor será el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos
excepto el Objeto OLE y el Autonumérico
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Actividad 1
El gerente del Video Club en el cual trabaja desde hace años, decide
incorporar un sistema de base de datos. La empresa ha decidido
informatizar sus archivos para registrar a los clientes y controlar el
alquiler de las películas. Así pues, le solicitan a usted que realice
dichas tareas administrativas:
Tabla Clientes:
Tabla Películas:
Tabla Alquileres:
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a. ¿Cuáles son los principales puntos que debe tener en cuenta para
crear las tablas de la Base de datos?
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Capítulo 2
Organización de Contenidos
Buscar datos
Buscar y reemplazar
Capítulo 2
Ir a
Ordenar
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BUSCAR DATOS
1 4
2
3
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Paso 3: Indique el sector del dato buscado que debe coincidir con los datos
de la tabla.
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BUSCAR Y REEMPLAZAR
Reemplazar
1
2
3
4
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IR A
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ORDENAR
Ordenar Datos
Para ello debe seleccionar el campo por el cual desea ordenarla (por
ejemplo: Apellidos o Nombres), y utilizar alguna de las siguientes
opciones:
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Orden Ascendente
Orden Descendente
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Actividad 2
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Capítulo 3
Organización de Contenidos
Filtros
Avanzadas
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FILTROS
-Selección
-Alternar filtro
-Avanzadas
-Filtro
Alternar Filtro
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FILTRO SELECCIÓN
-igual a
-que no sea igual
-que contenga
-que no contenga
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AVANZADAS
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Borra todos los filtros que se hubieran utilizado hasta ese momento
en la Tabla y vuelve a mostrarla con todos sus registros tal como se
encontraba al principio de la aplicación de filtros.
Condiciones de Operadores
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-Igual a: =
-Mayor que: >
-Mayor o igual a: >=
-Menor o igual a: <=
-Menor que: <
-Distinto a: <>
Por Ejemplo:
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Actividad 3
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Capítulo 4
Al término de este capítulo esperamos que logren los
siguientes objetivos:
Organización de Contenidos
Consultas
Consulta Actualizar
Consulta Anexar
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CONSULTAS
Tipos de consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el
resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas:
Consultas de selección
Consultas de acción
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La vista Diseño.
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Añadir campos
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona
de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la
cuadrícula.
Guardar la consulta
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Ejecutar la consulta
CONSULTA ACTUALIZAR
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CONSULTA ELIMINAR
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manejar.
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10° Por ultimo abra la tabla y notara que se eliminaron los registros
correspondientes al criterio establecido en la Consulta.
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5° Presione Aceptar.
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CONSULTA ANEXAR
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Actividad 4
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Capítulo 5
Al término de este capítulo esperamos que logren los
siguientes objetivos:
Organización de Contenidos
Relaciones
Integridad Referencial
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RELACIONES
Tipos de relaciones.
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Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes
poblaciones y otra con los habitantes, una población puede tener más
de un habitante, pero un habitante pertenecerá (estará
empadronado) en una única población.
-Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las
relaciones a crear.
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Para añadir la tabla hacer clic sobre el botón Mostrar tabla en la Ficha
Diseño.
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Modificar relaciones.
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Eliminar relaciones
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INTEGRIDAD REFERENCIAL
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Actividad 5
El Gerente del Video Club le solicita que analice los datos ingresados
en el sistema hasta el momento, para extraer conclusiones sobre
ellos. Por lo tanto usted se dispone a realizar la siguiente práctica
integradora de conocimientos:
4. Cree una nueva consulta que presente todas las películas del
género Drama y que muestre los campos Cod_Película, título, director
y protagonista. Guarde los resultados con el nombre Películas
dramáticas.
6. Cree una última consulta que muestre todas las películas con
fecha de devolución el día 12/02/10 y que contenga los campos
Título, género, nombre de la persona que la devolvió y precio de
alquiler. Guarde la consulta con el nombre Devoluciones del 12 de
febrero.
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Capítulo 6
Al término de este capítulo esperamos que logren los
siguientes objetivos:
Organización de Contenidos
Creación de Macros
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Introducción
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias
tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar
barras de herramientas, ejecutar informes, etc...
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Configuración de macros
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CREACIÓN DE MACRO
1º Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic
el botón Macro de la Ficha Crear.
Acción
Comentario
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Vista
Con esta opción, Access permite que se le indique con qué tipo de
Vista se abrirá la Consulta.
-Hoja de datos
-Diseño
-Vista preliminar
-Tabla Dinámica
-Gráfico Dinámico
Modo de datos
Con esta posibilidad Access permite que la Consulta sea abierta
dentro de estas tres condiciones:
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Actividad 6
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a. ¿Cuáles son las tareas más comunes que pueden elegirse para que
ejecute una macro?
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.................................................................................................
.................................................................................................
d. Después de haber creado una macro, ¿cuáles son los caminos que
tiene para ejecutarlas?
.................................................................................................
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Capítulo 7
Al término de este capítulo esperamos que logren los
siguientes objetivos:
Organización de Contenidos
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Texto:
En esta opción se coloca un texto que tendrá el botón. Es muy
importante que dicho texto sea breve y le permita al usuario
comprender la aplicación de cada botón.
Comando:
En esta opción posee un Menú desplegable que permite lo siguiente:
-Ir al panel
-Abrir el formulario en modo Agregar
-Abrir el formulario en modo Edición
-Abrir el informe
-Diseñar aplicación
-Ejecutar macro
-Ejecutar código.
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-Vista Formulario
-Vista Hoja de datos
-Vista Tabla dinámica
-Vista Presentación
-Vista Diseño
8º Haga un solo clic con el botón izquierdo del Mouse sobre las
siguientes vistas: Vista Formulario - Vista Presentación y Vista
Diseño. Las otras vistas se utilizan para las Tablas y las Consultas,
como se ha explicado en los capítulos anteriores.
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Capítulo 8
Al término de este capítulo esperamos que logren los
siguientes objetivos:
Organización de Contenidos
Formulario
Creación de formulario
Capítulo 8
Controles
Modificar un formulario
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FORMULARIO
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CREACIÓN DE FORMULARIO
Es por ello y a los efectos de que este Curso resulte lo más útil
posible, que se describirán y mostrarán en este capítulo, las
herramientas que posee Access para los Formularios, pero aplicadas
sobre el Panel de control.
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CONTROLES
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Los Controles son objetos que cada uno de ellos y de acuerdo a sus
características pueden: mostrar datos, realizar acciones, agregar
imágenes al Formulario, etc.
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MODIFICAR UN FORMULARIO
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Actividad 8
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Capítulo 9
Al término de este capítulo esperamos que logren los
siguientes objetivos:
Organización de Contenidos
Introducción a Informes
Capítulo 9
Creación de informes Vista Diseño
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INTRODUCCIÓN A INFORMES
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Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten
medir las distancias y los controles, también disponemos de una
cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de
diseño.
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Imprimir un informe
Imprimir directamente
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para
seleccionarlo.
Y seleccionando la opción Imprimir del Botón de Office.
Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar
algunos parámetros de impresión como te explicaremos a
continuación:
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Actividad 9
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Autoevaluación
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a. Formularios.
b. Informes.
c. Consultas.
d. Ninguna de las opciones.
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Respuestas Correctas
1.b. 2.c. 3.d.
4.b. 5.b. 6.b.
7.a. 8.a. 9.b.
10.c. 11.b. 12.a.
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Índice
Prologo ..................................................................................... 4
Metodologia de trabajo ................................................................ 5
Capítulo 1 .................................................................................. 6
NOVEDADES DE ACCESS 2007 ..................................................... 7
BASE DE DATOS ......................................................................... 8
TABLAS ..................................................................................... 9
UTILIZAR ACCESS 2007 ............................................................ 13
COMANDO TOTALES ................................................................. 16
Actividad 1 .............................................................................. 24
Repaso del Capitulo 1 ............................................................... 26
Capitulo 2 ................................................................................ 28
BUSCAR DATOS ....................................................................... 29
BUSCAR Y REEMPLAZAR ............................................................ 31
IR A ........................................................................................ 32
Actividad 2 .............................................................................. 35
Repaso del Capitulo 2 ............................................................... 36
Capitulo 3 ................................................................................ 37
FILTROS .................................................................................. 38
FILTRO SELECCION .................................................................. 39
AVANZADAS ............................................................................ 40
Actividad 3 .............................................................................. 43
Repaso del Capitulo 3 ............................................................... 44
Capítulo 4 ................................................................................ 45
CONSULTAS ............................................................................. 46
CONSULTA ACTUALIZAR ............................................................ 51
CONSULTA ELIMINAR ................................................................ 52
CONSULTA CREAR TABLAS ........................................................ 54
CONSULTA ANEXAR .................................................................. 56
Actividad 4 .............................................................................. 60
Repaso del Capitulo 4 ............................................................... 61
Capitulo 5 ................................................................................ 62
RELACIONES ............................................................................ 63
PROPIEDADES DE LAS COMBINACION......................................... 63
INTEGRIDAD REFERENCIAL ....................................................... 69
Actividad 5 .............................................................................. 70
Repaso del Capitulo 5 ............................................................... 71
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Microsoft PowerPoint 2007
Capitulo 6 ................................................................................ 72
INTRODUCCION A LAS MACROS ................................................. 73
OPCIONES DE ACCESS: CENTRO DE CONFIANZA ......................... 73
CREACION DE MACRO ............................................................... 77
Actividad 6 .............................................................................. 81
Repaso del Capitulo 6 ............................................................... 82
Capitulo 7 ................................................................................ 83
PANEL DE CONTROL - INTRODUCCION ........................................ 84
CREACION DE UN FORMULARIO ................................................. 84
MODIFICACIONES EN EL FORMULARIO PANEL DE CONTROL .......... 88
Capitulo 8 ................................................................................ 91
FORMULARIO ........................................................................... 92
CREACION DE FORMULARIO ...................................................... 96
CONTROLES............................................................................. 97
MODIFICAR UN FORMULARIO................................................... 101
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