DocuWare

Product Info

Gerenciamento Profissional de Conteúdo Corporativo

Gerenciamento de conteúdo corporativo com o DocuWare significa muito mais do que
apenas arquivamento e gestão de documentos eletronicamente. O ECM (Gestão Eletrónica
de Documentos=GED) é um sistema de informação profundamente integrado no sistema de
TI da empresa, que automatiza processos e conecta universalmente em rede processos com
documentação intensiva.

DocuWare é a solução completa e abrangente para o

arquivamento seguro de documentos de negócios de
todos os tipos, tornando-os disponíveis de uma maneira
flexível e utilizando-os eficientemente. Independente do
formato e da fonte, o ECM (GED) automatiza os processos
de negócios e fluxos de trabalhos gerenciando e
conectando documentos eletronicamente.
A base para isso é o armazenamento estruturado de
ficheiros em um conjunto central de documentos. Cada
funcionário com a autorização necessária possui acesso a
todas as informações necessárias para o trabalho –
independentemente de estarem em seu computador no
escritório ou no smartphone em movimento. Todos os
documentos correlacionados relativamente a um cliente,
um projeto ou um processo de negócios estão disponíveis
dentro de alguns segundos.
Destaques do DocuWare
Interface amigável ao usuário
Tecnologia à prova do futuro
Capacidade flexível de integração
Controle do processo
Trabalho em movimento
Seja na nuvem (Cloud) ou solução no local (On-
Premises): DocuWare oferece todos os elementos
para um poderoso gerenciamento de conteúdo
corporativo. Você recebe o conjunto completo de
recursos diretamente no DocuWare Cloud. Para o
DocuWare On-Premises, o software básico pode
ser estendido de maneira flexível com módulos
adicionais.

DocuWare Product Info 1

DocuWare Client – Simplificando o trabalho
DocuWare é baseado no ambiente normal de um escritório e seus procedimentos familiares de trabalho. Os
documentos podem ser primeiramente coletados, classificados e editados em bandejas de documentos digitais. Da
bandeja de documentos, mas frequentemente também de maneira direta e totalmente automática, os documentos são
armazenados nos gabinetes de arquivos digitais. Funções de indexação de alto desempenho garantem que todo
documento seja arquivado e categorizado corretamente.

Na área de pesquisa você encontrará os documentos arquivados de maneira sistemática e rápida. Por exemplo, se
você como um fornecedor precisa de todas as informações para processar um pedido, insira o nome do cliente e
projeto, e verá a oferta, o pedido e todas as correspondências e faturas em uma lista clara de resultados. Os
documentos atualmente disponíveis para processamento automático aparecem em suas listas ou tarefas e podem ser
imediatamente verificados ou liberados. Fluxos de trabalho precisamente definidos são a base para tal: Eles guiam os
documentos eletronicamente aos funcionários responsáveis pela visualização ou controle.

No DocuWare Client Viewer, você pode exibir documentos

independentemente do respectivo programa original.
Estas são ferramentas digitais de gravação e carimbos
para edição, verificação e liberação de documentos. Você
pode grampear, recortar e classificar documentos; notas e
assinaturas manuais podem ser integradas, utilizando a
função de caneta nos dispositivos compatíveis.
DocuWare Client pode ser facilmente aberto no
navegador utilizando a Internet. Os usuários se
beneficiam de uma orientação intuitiva, da mesma
maneira que estão acostumados a receber de
aplicativos modernos da Internet. Há também
aplicativos separados para dispositivos móveis.

No escritório ou em movimento: DocuWare é sua mesa digital para arquivar, encontrar e processar documentos.

DocuWare Product Info 2

Captura sistemática
Com o DocuWare você pode arquivar documentos de
todos os tipos e origens no conjunto central de
documentos. Os documentos são indexados de acordo
com os dados de classificação ao serem armazenados
para que você possa encontrar todas as suas informações
rapidamente mais tarde. Esses dados de classificação
podem ser obtidos a partir de listas de seleção, por
exemplo, ou simplesmente atribuídos clicando nos termos
correspondentes no documento.

Entre outras coisas, o Intelligent Indexing Service

pendente de patente da DocuWare, fornece indexação
automática na captura de documentos. A Intelligent
Indexing lê entradas de índice relevantes nos documentos
e os sugere automaticamente para o armazenamento
sistemático. O serviço aprende de você ao confirmar ou
Coleção de vídeos:
corrigi-lo: Após a segunda ou terceira vez que você ou um
Capturar e Armazenar Documentos
colega de trabalho armazenar um documento semelhante,
a Intelligent Indexing atribui automaticamente todas as
entradas de maneira correta.

O DocuWare oferece também diversos métodos para Informações sobre o produto:

integrar de maneira automática ou semiautomática os Classificação ou indexação inteligente
dados de indexação de origens externas, como arquivos Importar documentos para DocuWare
de texto, banco de dados e livros de endereços, o que Código de barras e formulários
garante a indexação rápida e correta. Conectar ao Outlook
Conectar ao e-mail

Documentos em papel

Cartas, faturas, relatórios, desenhos e até mesmo documentos manuais podem ser importados
utilizando quase todos os tipos de scanners – de scanners pequenos no local de trabalho até
impressoras multifuncionais grandes em redes.

Dependendo da configuração, os documentos são mantidos em uma bandeja de documentos

DocuWare após a digitalização para processamento adicional e armazenamento no gabinete de
arquivos – a indexação acontece automaticamente com a Intelligent Indexing. Alternativamente, os
dados de identificação de texto e códigos de barra podem ser lidos diretamente no documento,
mesmo durante a digitalização. Estes dados são então utilizados no arquivamento do documento
como entradas de índice, para que o arquivamento direto e automático no gabinete de arquivos
também seja possível.

DocuWare Product Info 3

Arquivos

Independentemente de serem arquivos do MS Office, CAD ou outros arquivos, o DocuWare fornece

várias opções de importação para todos eles. Você pode acessar as bandejas de documentos do
DocuWare usando a função de arrastar e soltar O DocuWare também pode monitorar de maneira
independente uma pasta em um diretório de arquivos para importar automaticamente grandes
volumes de arquivos para as bandejas de documentos ou importá-los diretamente nos gabinetes de
arquivos.

Além do DocuWare Client no navegador, há também o ”Windows Explorer Client”, uma integração
do DocuWare diretamente no explorador de arquivos do Windows. Aqui uma pasta do DocuWare é
exibida dentro do diretório de dados, que contém os gabinetes de arquivos do DocuWare.
Documentos ou diretórios inteiros podem ser arquivados a partir do Windows Explorer arrastando e
soltando dentro dele. Cada arquivo é automaticamente indexado aqui. A integração também torna
possível o arquivamento de documentos diretamente de aplicativos do Windows utilizando o comando
“Salvar como”.

Independentemente do cliente utilizado, o DocuWare importa os arquivos no formato original. Os

arquivos são abertos no DocuWare Viewer universal para visualização; para edição, eles são abertos
no programa de edição adequado para o arquivo.

Armazenamento no DocuWare com o Windows Explorer: Mova os arquivos arrastando e soltando nos diretórios (do
gabinete de arquivos) ou salve-os a partir de seu aplicativo utilizando o comando “Salvar como”.

DocuWare Product Info 4

Arquivamento de arquivos de saída durante a impressão

Com o DocuWare Printer universal, os documentos podem ser importados no DocuWare a partir de
quase todos os aplicativos utilizando o comando "Imprimir". Para isso, simplesmente selecione o
DocuWare Printer na caixa de diálogo: "Impressão" do aplicativo. Durante a impressão, ele cria uma
cópia exata do documento e a armazena como PDF/A, um formato de arquivamento especial de longo
prazo, em sua bandeja de documento digital ou diretamente no gabinete de arquivos. Para
documentos padrão, como faturas emitidas, ofertas ou estimativas de custos, as entradas de índice
são lidas diretamente no documento e os documentos são arquivamentos de maneira completamente
automática.

Emails

Até mesmo arquivar emails de maneira centralizada e em conjunto com outros tipos de documentos
sobre o mesmo assunto e classificados de acordo com os mesmos critérios, se torna muito fácil. O
DocuWare pode importar e armazenar emails do Microsoft Outlook/ Exchange e provedores de emails
IMAP automaticamente ou com a confirmação ou correção pelo usuário. O ECM (GED), usa as
informações de remetente, destinatário, data, assunto e outras informações do email para a indexação
automática e até suplementa os dados da empresa e pessoais de livros de endereços e de outros
bancos de dados.

Os emails arquivados são automaticamente marcados como emails. Eles podem ser respondidos ou
encaminhados diretamente do DocuWare no aplicativo de e-mail local, como o Microsoft Outlook.

Armazenamento conveniente de emails: O DocuWare se funde com o Outlook com seu próprio painel de guias.

DocuWare Product Info 5

Arquivamento seguro
Os documentos não podem ser perdidos, informações
sensíveis devem ser retidas e obrigações de
armazenamento e documentação estatutárias ou
específicas da indústria devem ser cumpridas.

O DocuWare o protege contra o acesso não autorizado,

perda de dados e falhas no sistema e garante que sua
empresa não tenha momentos de inatividade, mesmo em
desastres como incêndios ou enchentes. Os documentos
podem ser replicados facilmente e salvos em portadores
de dados fora de sua empresa ou na nuvem.

Saiba mais:
Certificações
Artigo sobre segurança

Direitos de acesso personalizado

O acesso aos documentos é controlado com confiabilidade por meio de um conceito de autorização detalhado,
consistindo em grupos, funções e perfis. Esse conceito assegura que os funcionários, auditores, clientes e
fornecedores visualizem apenas os documentos que possuam permissão, de acordo com o nível de autorização. O
acesso direto aos arquivos de documentos através do navegador do arquivo do sistema operacional não é possível. Os
recursos de registro também fazem com que seja possível provar qual usuário acessou ou modificou um documento e
quando ocorreu, mesmo anos depois.

Sistemas de armazenamento sob demanda

Os arquivos de documentos do DocuWare armazenam documentos por todo seu ciclo de vida útil: do momento em que
são importados ou criados, passando pela edição e processamento até arquivamentos de longo prazo. Todas as
tecnologias atuais de armazenamento são suportadas: de discos rígidos e ou sistemas RAID até Soluções de
Armazenamento Endereçado ao Conteúdo (CAS) e de Rede Local de Armazenamento (SAN).

Padrões abertos para documentos e dados de indexação

O arquivo de documento é salvo, em princípio, no formato original ou como um arquivo PDF/A. Um “metafile” no
formato XML é salvo para cada arquivo de documento. Isso é utilizado para manter informações sobre o documento e o
conteúdo do documento e contém comentários e carimbos e uma cópia da categorização e dados de indexação do
documento para segurança. O local principal de armazenamento para dados de indexação é um banco de dados SQL
vinculado aos arquivos de documentos. Isso garante que todos os documentos sejam recuperáveis de maneira rápida e
fácil e enriquecidos com um índice de texto completo, caso seja necessário.

DocuWare Product Info 6

Preocupações com a não conformidade

O DocuWare possui mecanismos de segurança extensos para arquivamentos à prova de auditorias. Estes protegem os
documentos por todo o fluxo de trabalho desde a importação até o arquivamento de longo prazo nas mídias de
somente leitura e nos sistemas de armazenamento. O DocuWare cumpre com as normas relevantes jurídicas e
regulamentares incluindo Ao e GoDB. Ele monitora automaticamente períodos de armazenamento e de exclusão. O
DocuWare assegura que os dados que possam ser necessários por questões legais, possam ser acessados por todo o
período de retenção estatutário por meio de funções de exportação.

DocuWare Product Info 7

Recuperação rápida
O DocuWare faz com que seja fácil encontrar as
informações procuradas. Termos de pesquisa podem ser
inseridos no todo, em parte, em combinação ou
selecionados em listas de seleção. O resultado está
disponível diretamente em uma lista que pode ser
classificada como desejado.

Graças ao DocuWare Viewer universal, não é essencial

instalar o aplicativo original no computador.

Coleção de vídeos:
Acessar e Exibir Documentos

Pesquisa específica de tarefa e perfis de armazenamento

Diferentes caixas de diálogo de pesquisa e armazenamento e listas de resultados podem ser definidos e os campos
definidos, exibidos para cada gabinete de arquivo. As diferentes caixas de diálogo podem então ser atribuídas a
usuários ou a funções individuais. Desta forma, cada usuário possui a interface com a qual podem executar da melhor
maneira suas tarefas específicas com o DocuWare. Isso se deve ao fato de que nem todos precisam de todas as
informações e caixas de diálogo curtas e claras facilitam o trabalho.

Pesquisa de texto completo

Os termos de pesquisa não precisam necessariamente se referir às entradas de índice dos documentos. O texto dos
próprios documentos também pode ser pesquisado. Para fazer isso, um índice de texto completo para os documentos
é automaticamente criado no gabinete de arquivos em segundo plano. A função lê termos de documentos digitalizados
e nos formatos de arquivos mais comuns. O potente recurso de índice de texto completo pode ser combinado com
todos os sistemas de banco de dados suportados. Abreviações e vários termos de pesquisa são permitidos na pesquisa
de texto completo. As ocorrências são marcadas em cor ao exibir um documento encontrado no DocuWare Viewer.

DocuWare Product Info 8

Pesquisa no DocuWare - não importa qual o programa

É também particularmente eficiente integrar as consultas

do DocuWare em outros programas que sejam utilizados Informações sobre o produto:
frequentemente. Isso pode ser implementado de maneira DocuWare Smart Connect
simples com o DocuWare Smart Connect: Cada usuário
pode exibir campos de pesquisa especiais em seus
aplicativos especializados utilizando configurações de fácil
criação. Clicar no campo, envia imediatamente o(s) documento(s) exato(s) do gabinete de arquivo do DocuWare que
pertencem a um processo e são necessários para outros trabalhos.

Acesse documentos diretamente de outros programas: Aqui é inserido um botão de pesquisa especial na interface do
usuário de um software de contabilidade. Clicar no campo, envia imediatamente a fatura necessária para postagem do
gabinete de arquivos do DocuWare.

DocuWare Product Info 9

Colaboração eficiente
Os documentos em uma empresa muito raramente são
relevantes somente para uma pessoa. É importante que
os documentos estejam disponíveis de maneira
centralizada, que os colegas de trabalho possam acessar
informações atuais a qualquer momento com flexibilidade
e que o status de cada documento seja sempre
transparente.

O DocuWare oferece inúmeras funções para organizar

fluxos de trabalho de maneira eficiente e envolver os
colegas de trabalho facilmente no processamento de
documentos. É suficiente salvar uma lista de resultado
para sempre ter documentos atuais para que uma
pesquisa usada frequentemente esteja disponível
imediatamente. Gerenciamento de versão automático
garante que todos os funcionários possam sempre Coleção de vídeos:
acessar a versão atual de um documento. Colaborar e Atualizar

Editando documentos

Com o DocuWare você pode editar seus documentos de

duas maneiras: No Viewer é possível aplicar comentários,
marcadores de texto ou carimbos a quase todos os
formatos de documento. Aqui os documentos em si não
são alterados, já que os elementos são salvos
separadamente como “sobreposição”.

Você pode também abrir documentos nos respectivos

programas de edição para trabalhar com arquivos do
Word, Excel ou outros como de costume. Isso acontece
diretamente no arquivo de documentos ou após a
verificação do documento. Quando os documentos são
exportados, a versão no arquivo de documentos é
bloqueada para edição por terceiros. Uma nova versão é
criada quando o documento for importado de volta para o
gabinete de arquivos. As versões anteriores são retidas
para fins de verificação e rastreamento.

No DocuWare Viewer, avisos, comentários e carimbos

são aplicados digitalmente. O documento em si
permanece inalterado pela técnica de sobreposição.

DocuWare Product Info 10

Envolvendo colegas flexivelmente e ad hoc:

Até em projetos com equipes diferentes ou dentro do

mesmo grupo, o DocuWare o ajuda a realizar seu trabalho Informações sobre o produto:
de maneira fácil e transparente. DocuWare Task Manager

Com apenas alguns cliques, listas são criadas contendo

todos os documentos atuais de um projeto, por exemplo.
Se um novo documento for adicionado, a lista é atualizada automaticamente para os colegas de trabalho envolvidos.
Há também uma notificação automática de email para garantir que todos estejam atualizados.

Utilizando estas listas e notificações, é possível também encaminhar documentos para cada colega de trabalho
específico para processamento. Após terminar suas tarefas, ele poderá encaminhar o documento utilizando um carimbo
para a próxima pessoa responsável. Até fornecedores de serviços externos podem ser incluídos nos passos de
processamento com muita facilidade.

DocuWare Product Info 11

Processos de controle
Graças ao DocuWare, processos de trabalho relacionados
com documentos e processos de decisões, são
processados muito mais rápido e de forma mais confiável
do que com o método de papel.

Por exemplo, ao carimbar uma fatura digitalmente, isso é,

encaminhado de maneira imediata e automática para a
próxima pessoa para processamento no fluxo de trabalho
digital. Caso o colega de trabalho responsável esteja
ausente, o sistema reage automaticamente e conduz a
fatura ao representante. Com um clique do mouse,
documentos relacionados à fatura também ficam
imediatamente disponíveis para esclarecer questões em
aberto e tomar as decisões corretas.

Informações sobre o produto:

DocuWare Workflow Manager

Processos automatizados garantem que os documentos sejam processados de uma maneira estruturada e que todas as
tarefas sejam concluídas com confiabilidade. O status atual de um documento pode ser rastreado a qualquer momento.

DocuWare Product Info 12

Workflow Manager de alto desempenho

Para o processamento de documentos frequentemente

recorrentes, como por exemplo, faturas de entrada, o
DocuWare oferece um modo altamente eficiente para
controlar e monitorar procedimentos com sua Workflow
Manager. As tarefas conectadas com um documento, se
movem passo a passo de uma pessoa responsável para a
próxima e também podem ser processadas em paralelo.
Todos os participantes sempre têm o status mais recente
na tela. Portanto, se um colega de trabalho aprovar um
valor parcial na fatura, os dados com todos os outros são
automaticamente atualizados. Para cada tarefa pode-se
especificar exatamente o que deve acontecer se um
colega de trabalho estiver de férias ou se um certo prazo
expirar. Dependendo do nível de escalonamento, um
lembrete é enviado ou a tarefa é atribuída novamente.

Termine as tarefas a tempo: Uma fatura passa através do

fluxo de trabalho digital.

O DocuWare Workflow Manager, possui uma interface

gráfica de usuário que facilita a representação dos
processos da empresa digitalmente. Qual passo do
trabalho deve acontecer quando e o que acontece se uma
tarefa não puder ser concluída: No DocuWare Workflow
Designer, você mesmo projeta procedimentos altamente
complexos utilizando símbolos e links simples – nenhum
conhecimento em programação é necessário!

Processos claramente definidos sem programação: As

condições para o encaminhamento de um documento
passo a passo são definidas no Workflow Designer.

DocuWare Product Info 13

Trabalho em movimento
Muitas pessoas se acostumaram a acessar dados e
informações a qualquer momento e de qualquer lugar
utilizando smartphones ou tablets. Com o DocuWare, isso
também se aplica para o ambiente de trabalho. Graças ao
aplicativo DocuWare Mobile você também pode acessar
seus gabinetes de arquivos a partir de dispositivos móveis
e ter as mesmas opções como no escritório.
Independentemente de estar utilizando o tempo de espera
no aeroporto para aprovar uma fatura em seu smartphone
ou se está em uma reunião com o cliente e deseja os
respectivos pedidos atuais em seu tablet: graças ao
DocuWare isso pode ser feito com apenas alguns
movimentos dos dedos.

DocuWare também fornece seus próprios aplicativos de

negócios para armazenar rapidamente novos documentos Informações sobre o produto:
no DocuWare em movimento. DocuWare PaperScan DocuWare Mobile
permite a você digitalizar documentos de papel com DocuWare PaperScan
qualquer smartphone. A qualidade da digitalização DocuWare Hub
alcança os mais altos requerimentos no mundo dos
negócios e seu manuseio é muito simples: segure o
smartphone sobre o documento, o dispositivo é iniciado
automaticamente, então, se for necessário pode digitalizar mais páginas e fazer o upload do documento ao DocuWare.
Além disso, com o DocuWare Hub você pode enviar documentos de qualquer aplicativo ao sistema de gerenciamento
de documentos utilizando a função de upload.

DocuWare Product Info 14

Integração do DocuWare em todo o TI da empresa
Para procedimentos otimizados em armazenamento,
pesquisa e fluxos de trabalho de documentos, o
DocuWare pode ser integrado facilmente aos aplicativos
de TI existentes, como soluções de ERP ou sistemas de
gerenciamento de mercadorias, por exemplo.

A ampla variedade de métodos de integração significa que

qualquer integração é sempre coordenada para as
respectivas necessidades e recursos disponíveis. O
excelente recurso do DocuWare é que isso é quase
sempre possível com uma configuração simples guiada
por menu.

Impressoras multifuncionais da maioria dos fabricantes

podem ser conectadas diretamente ao DocuWare para
arquivar documentos durante a digitalização. Com o Coleção de vídeos:
DocuWare Printer você pode armazenar documentos no Integrar e Personalizar
gabinete de arquivos a partir de quase todos os aplicativos
utilizando o comando de impressão. A integração
individual à interface de usuário de qualquer software
(integração baseada em máscara) pode ser facilmente Informações sobre o produto:
configurada com o Smart Connect. Por sua vez, com o Smart Connect
DocuWare Autoindex, as informações de outros sistemas Autoindex
podem ser transferidas para documentos no DocuWare Kit de desenvolvimento de software
utilizando a reconciliação automática de dados no nível do
banco de dados ou – vice-versa – dados do DocuWare
podem ser transferidos para aplicativos de terceiros.

Um completo Kit de Desenvolvimento de Software também está disponível para integrações mais profundas.
Elementos individuais do DocuWare como listas ou bandejas de documentos podem ser integrados em outros
programas utilização a integração de URL. Com sua plataforma REST, DocuWare fornece uma interface central de
programação que pode ser abordada em todos os ambientes modernos de desenvolvimento.

DocuWare Product Info 15

Configuração e ajuste do DocuWare
O DocuWare se destaca desde o começo graças a sua
administração e configuração do sistema muito simples.

Mesmo que o recurso tenha se multiplicado comparado às

versões anteriores, isso também se aplica agora e no
futuro para cada nova versão.

Configurações simples

Cada empresa possui requisitos especiais para o

gerenciamento de conteúdo empresarial e deseja
implementar tarefas específicas com o sistema. Portanto, o
foco do desenvolvimento do produto DocuWare, é que o
sistema DocuWare pode ser configurado individualmente.

Utilizando interfaces de web intuitivas, todo usuário com

habilidades de TI pode criar configurações
correspondentes para si mesmos e torná-las disponíveis
para colegas de trabalho ou departamentos inteiros.

Por exemplo, essas configurações podem ser utilizadas

para definir a importação e indexação de documentos
digitalizados, arquivamento de emails, acesso de
documentos no DocuWare a partir de aplicativos de
terceiros e muito mais. Você pode direcionar suporte e
instruções em nossa extensa coleção de vídeos, nosso
blog de produtos e no Fórum de Suporte DocuWare.
Uma visão geral das configurações do DocuWare:
Gabinetes de arquivos, bandejas de documentos e todas
as configurações são criados rapidamente graças à
interface de usuário intuitiva.

... tornando muito fácil a definição de uma configuração

para o DocuWare Printer para armazenar documentos de
saída, por exemplo.

DocuWare Product Info 16

Administração clara

Os princípios básicos para um sistema DocuWare são definidos e configurados no DocuWare Administration. Esses
incluem servidores DocuWare, conexões de bancos de dados, locais de armazenamento para documentos e registros,
por exemplo. Os administradores de sistema apreciam o gerenciamento simples do sistema no DocuWare
Administration, onde todos os detalhes podem ser definidos com alguns cliques.

Dimensionamento flexível

Independentemente de como uma empresa cresce ou quais áreas do aplicativo são alteradas, o DocuWare cresce
simultaneamente, sem custos adicionais de treinamento. O software DocuWare permite iniciar com um pequeno
número de usuários em um departamento e gradualmente estender o sistema para outros departamentos ou para
cobrir todas as suas bases com uma solução abrangente imediatamente. É muito simples manter um bom
desempenho constante do sistema independentemente do número de usuários e de documentos arquivados.

Todos os acessos de documentos e ações do usuário são processados utilizando serviços. Em um sistema pequeno,
esses podem se executar no mesmo computador do servidor junto com o banco de dados. Para sistemas maiores, se
executam os mesmos serviços em um ambiente de múltiplos servidores, ou seja, em vários computadores do servidor.
Para distribuir a carga em sistemas grandes ou para aumentar a segurança contra falhas, os serviços podem também
ser executados várias vezes em computadores diferentes do servidor dentro de um sistema DocuWare. Os serviços, a
arquitetura DocuWare e as tecnologias usadas sempre permanecem as mesmas. Nenhum outro sistema de ECM
possui essa flexibilidade de dimensionamento com uma administração consistente e simples.

DocuWare Product Info 17

Provisão: DocuWare Cloud e On-Premises
No caso de um conjunto de recursos idênticos, você pode
buscar soluções DocuWare como "Software como um
Serviço" através da nuvem ou operá-los em sua própria
infraestrutura de Ti como um sistema no local.

Você pode então simplesmente decidir qual modelo de

utilização de software corresponde ao seu conceito de TI.

Visão geral de todas as funções:

Lista de recursos DocuWare

DocuWare Cloud

No caso do DocuWare Cloud, todos os dados e documentos são criptografados e salvos no centro de dados em um
processo multifásico. O sistema e nossos especialistas estão disponíveis 24 horas por dia. Uma vantagem da solução
em nuvem é, naturalmente, que não há nenhum custo adicional de hardware. Também não é necessário empenhar
nenhum esforço para manutenção e operação. Você automaticamente se beneficia das versões mais recentes e
inovações de ECM e pode utilizar todos os módulos adicionais sem nenhum outro custo.

Nossas opções flexíveis de licença fornecem a você a gama completa de funcionalidade, ajustadas ao número de
usuários e documentos. É possível adicionar usuários ou espaço de armazenamento adicional a qualquer momento se
necessário, sem alterar seu ambiente familiar de trabalho.

O DocuWare Cloud traz a possibilidade de preços flexíveis para todos os tamanhos de empresas.

DocuWare Product Info 18

DocuWare On-Premises

Com o DocuWare On-Premises, você compra licenças para servidores, usuários e módulos adicionais. Dessa forma, é
também possível ajustar o DocuWare On-Premises de maneira muito flexível aos requisitos de sua empresa.

A base para cada instalação de DocuWare é uma licença de servidor. Três edições diferentes de servidor categorizadas
por uma gama de recursos abrangem os requisitos variados de software das empresas. Além do portfólio de recursos
fornecidos pelas licenças de servidor, você pode expandir o conjunto de recursos do DocuWare individualmente com
módulos adicionais. Por exemplo, ao integrar o gerenciamento de documentos para armazenamento e pesquisa em
outros aplicativos ou ao implementar fluxos de trabalho de documento extremamente exigentes. A compra de uma
licença adicional torna disponível o conjunto de recursos expandidos para todos os usuários em uma organização.

Cada usuário DocuWare precisa de uma licença de usuário para realizar o log in. Os funcionários que precisam
trabalhar com o DocuWare sem restrições possuem uma licença “nomeada” atribuída. Para o uso ocasional, vários
colegas podem compartilhar licenças “concorrentes”. Pode haver tantos usuários conectados ao sistema ao mesmo
tempo quanto o número de licenças concorrentes existentes.

Edições do servidor e licenças de cliente para o DocuWare On-Premises

O DocuWare BUSINESS Server é uma solução inicial para empresas de pequeno porte com apenas um
servidor, operando em um local de produção e não possui solicitações para gabinetes de arquivos maiores.

DocuWare PROFESSIONAL Server é uma solução flexível para empresas de médio porte que fornece uma
organização de usuário final por sistema do DocuWare e tamanho ilimitado dos gabinetes de arquivos. Módulos
adicionais estendem o conjunto de recursos.

O DocuWare ENTERPRISE Server é uma solução dimensionável para grandes empresas, ele suporta um
número ilimitado de organizações dentro do mesmo sistema DocuWare e oferece equilíbrio, clustering,
codificação dos dados do documento e conexão para soluções de armazenamento externo. Módulos adicionais
estendem o conjunto de recursos.

As licenças de clientes para usuários em um sistema podem ser compradas no modelo nomeado. Quatro
licenças nomeadas pode ser convertida em uma licença concorrente.

DocuWare Product Info 19

Tecnologia à prova do futuro
Inovação, arquitetura, segurança, capacidade de
integração e dimensionamento são os componentes de
tecnologia importantes na decisão para um sistema de
ECM.

Com a experiência de muitas dezenas de milhares de

projetos de clientes, o DocuWare desenvolveu tecnologias
para o gerenciamento de conteúdo empresarial que são
atualmente líderes mundiais.

ECM para hoje e para o futuro

O mundo de TI está passando por uma transformação rápida, como novos e variados tipos de dispositivos e tecnologias
de TI surgindo quase todos os dias. Contra esse cenário, DocuWare utiliza as tecnologias mais recentes em
programação e criação de arquitetura de seu sistema de gerenciamento de documentos e oferece aos seus clientes um
software que ainda alcançará os requisitos variados dos usuários de amanhã.

Para trabalhar com o DocuWare é necessário somente um dispositivo com capacidade para Internet com navegador. O
sistema de ECM pode, dessa forma, ser utilizado em várias plataformas, tanto em dispositivos Windows quanto em
Mac-OS. Isso é possível devido à arquitetura baseada em padrões do DocuWare, que se destaca com capacidade real
para vários clientes e uma estrutura orientada para o serviço, além de interfaces ultramodernas para aplicativos de web
e móveis. Apenas em alguns casos os aplicativos locais são necessários; estes são levados em conjunto nos
DocuWare Desktop Apps, que podem facilmente ser gerenciados de maneira centralizada.

O DocuWare Client é baseado na tecnologia HTML5 e, dessa forma, suporta todos os navegadores padrão, mesmo
para cenários de operação altamente complexos. O sistema funciona com padrões de comunicação abertos e usa
HTTP/HTTPS entre muitos outros componentes, em sua maioria em conjunto com REST (Representational State
Transfer) ou SOAP (Simple Object Access Protocol).

Os aplicativos móveis do DocuWare estão disponíveis em iOS e Android e, portanto, em todas as plataformas chave.
Para instalar o DocuWare, as versões mais recentes do Windows são sempre suportadas e para todos os bancos de
dados, todas as tecnologias chave de servidores em um amplo número de versões, ou seja, MS SQL, MySQL e Oracle.

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DocuWare Product Info 20