15/8/2019 ElAdministrador.

cl ­ Manual de Procedimientos

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¿Cómo hacer para que su
condominio cuente con normas
de trabajo permanente?
 
 
 

Manual de Procedimientos Operativos
 
 

¿Para que el cambio de Administrador o de
Comité de Administración no afecte el
normal desenvolvimiento del condominio?

 
 
 

Señores Comités de Administración
Señor Administrador:

Son muchas las situaciones incorrectas sobre las cuales los señores
copropietarios nos escriben solicitando una guía o un consejo para
solucionarlas.

Alguna de ellas, francamente rozando los hechos delictivos. Pero en general,
son situaciones que se facilitan y originan porque en el condominio no existen
procedimientos de trabajo, de ninguna naturaleza.

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No solamente los Conserjes deben tener sus procedimientos de trabajo,
también las Asambleas, los Comités de Administración, y por supuesto el
Administrador.

Todos deben conocer la forma
de desarrollar su trabajo.

Sin embargo a pesar de conocer
la necesidad de contar con
procedimientos de trabajo, no se
hace absolutamente nada para
solucionar esa carencia, y por
supuesto que es importante
hacerlo.

Deseando contribuir a la
satisfacción de dicha necesidad,
hemos desarrollado un Manual de
Procedimientos Operativos para condominios, conteniendo más de 90
procedimientos.

Los hemos separado en procedimientos para la Asamblea, para el Comité de
Administración, para el Administrador y para los Conserjes. Sin embargo, no
se incluyen procedimientos para enfrentar situaciones de emergencias.

También, son muchas las consultas que se reciben de personas que están
recién ingresando al trabajo de la Administración de condominios, éste
Manual de Procedimientos Operativos, le será de una ayuda fundamental para
el desempeño exitoso de sus funciones. Para ellos será el A, B, C, de su
trabajo. Oro puro para el Administrador.

La necesidad de procedimientos en los
condominios

En más ocasiones de aquellas que uno quisiera conocer, he sabido de
situaciones en que personas tanto del Comité de Administración, como
Administradores, quieren imponer su forma de trabajar, desconociendo en la
forma más absoluta, las normas legales e incluso las del propio Reglamento
de Copropiedad de su condominio.

Esa situación, se cortaría de raíz, si tuvieran implementado procedimientos de
trabajo, ya que si se cambian las personas, el trabajo sigue la misma línea
que se haya impuesto el condominio, incluso si las personas integrante del
Comité de Administración cuentan con poca experiencia en las funciones,
situación bastante común.

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Los residentes de una unidad con gastos comunes atrasados, no pueden
ingresar a las Asambleas.
Revisión de la Cotización Adicional Diferencia, cuando corresponda.
Entrega de Certificados de Sueldos y Honorarios.
Confección de un Plan de Trabajo por parte del Administrador.
Confección de un Certificado de Copropietario Hábil.
Rondas por el condominio por parte del Administrador.
Entrega de Elementos de Protección Personal a trabajadores.
Contratación de un Administrador.
Despido de un Administrador.
Información a entregar a los copropietarios respecto a las finanzas del
condominio.
Elección de los integrantes del Comité de Administración.
Pérdida de la calidad de integrante del Comité de Administración.
Forma de efectuar el conteo de votos en las Asambleas.
Manejo de la información inserta en las Actas.
Y, decenas de otras situaciones.

Todas ellas son situaciones que he conocido, se presentan o han presentado
en un condominio, pero lo más importante son situaciones que deben estar
detalladas como realizarlas.

Si ellas no se detallan, pueden suceder situaciones alejadas de la legalidad
vigente, sea en forma intencionada –lo que es reprochable­, o por
desconocimiento, de las normas vigentes o de la forma de trabajar.

 
 
 

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Vea el Indice del Manual en formato PDF
 
 
 

La mejor inversión de un condominio

Si todos los condominios al momento de comenzar a funcionar, tuvieran el
Manual de Procedimientos, con absoluta seguridad se evitarían muchos, pero
muchos malos ratos todos los copropietarios.

Esos malos ratos, muchas veces dicen relación con la pérdida de dineros, con
gastos que no correspondía efectuar, con no hacer un ahorro por desconocer
la forma de trabajar, o simplemente por trabajar todo en forma improvisada.
En algunos trabajos de Revisión de Cuentas, hemos verificado situaciones
muy desagradables, que con solamente el haber tenido implementado un
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procedimientos de trabajo se podrían haber evitado, y evitado también la
pérdida de muchos miles de pesos.

Así se comenzaría a funcionar con un buen estándar de trabajo, pero
sabemos que la realidad no es así. El primer Comité, debe comenzar
prácticamente de cero.

En ese sentido, el Manual de
Procedimientos, le será de una
utilidad enorme al condominio,
puede evitar la ocurrencia de
muchas situaciones incorrectas, y
por ello, generar, mayores
ingresos o disminuir los gastos.

En otra palabras, el valor de uso
que su condominio le pueda
obtener al Manual de
Procedimientos Operativos, será
inmensamente mayor, al valor
económico que está pagando por
su adquisición, prácticamente un
regalo, es insignificante
comparado con la ayuda que le va
a entregar a su comunidad.

Atendida la necesidad de contar con éste Manual de Procedimientos
Operativos en las Comunidades de Copropietarios, hemos decidido que la
inversión (si es que el monto se puede llamar inversión) que usted deberá
realizar sea solamente de $ 90.000. Por dicho servicio se le entregará una
Boleta de Honorarios. Solicite hoy su Manual de Procedimientos
Operativos aquí.

A la fecha le hemos confeccionado a los condominios centenares de trabajos
tales como: diferentes tipos de Reglamentos, Planes de Emergencias, Planes
de Prevención, Revisiones de Cuentas, Confección de Actas de Entrega,
solicitudes de rebaja de la CAD, lo que nos demuestra que contamos con su
confianza.

Sé que es un valor económico bajo, por el equivalente de $ 90.000, se le está
entregando prácticamente una profesión, estoy seguro que mucho más del
material que se obtiene en cualquier curso de Administración de Condominios.
Personalmente hice un Diplomado en Administración de Edificios en una
importante Universidad, y ojalá me hubieran entregado un manual de ésta
naturaleza, solamente por la mitad de su contenido, aún estaría agradecido.
Me voy a arrepentir del bajo valor, pero una decisión es una decisión.

Anexos complementarios

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No todos, pero para algunos procedimientos se han desarrollado un
documento anexo, para una mejor aplicación del respectivo procedimiento.

Son más de 100 procedimientos y
aproximadamente el 20% de ellos
cuenta con un documento Anexo.
Para ser honestos, la verdad es
que me ha costado decidirme
para incluir algunos documentos,
pero finalmente lo he decidido
efectuar en aras del buen trabajo
en un condominio.

Muchos condominios, no
confeccionan los Certificados
Anuales de Remuneraciones ni de
Honorarios, tampoco han
cambiado al represente legal del condominio ante el Servicio de Impuestos
Internos, las constancias y despidos deben ser efectuadas a través del sitio
web de la Dirección del Trabajo, y eso no se hace pues muchas veces cuando
se contrata a un Administrador, no se le delegan las facultades para actuar
como Representante Legal, por ello, también incluimos una Propuesta de
delegación de esas facultades.

Los documentos que se anexan serán de una valiosa ayuda para el
desempeño íntegro del cargo de Administrador por ejemplo, y del
cumplimiento de las normas que se le exigen a un condominio en su carácter
de empleador.

 
 
 

El próximo paso

Como he comentado, son
centenares los condominios que
nos han encargado la ejecución
de uno o más trabajos, en gran
medida el trabajo que hemos
desarrollado va dirigido a proteger
la responsabilidad legal de cada
condominio.

Indico lo anterior, con la finalidad
de transmitir la misma confianza

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que quienes nos han confiado un
trabajo ya lo han hecho.

El Manual de Procedimientos Operativos sin duda será un documento
importante en la vida de su condominio. Contribuirá a un mejor estándar en
la ejecución de cada actividad.

Un ejemplo simple, el condominio tiene un estándar respecto a la entrega de
los gastos comunes de cada mes, debe ser entregado un Aviso de Cobranza
firmado por el Administrador, ese es el procedimento y estándar. ¿Qué
sucede si llega un Administrador y señala que eso no es necesario?

Sencillo de solucionar, ya que es el Administrador quién se debe apegar al
estándar del condominio, y no al revés. Además que la entrega de la
información debe ser efectuada de la manera indicada.

Es la misma situación de cuando una persona llega a trabajar a una empresa,
allí no se dice yo trabajo a mi manera, sino que debe trabajar a la
manera de la empresa que le ha otorgado el trabajo.

Son cientos las horas dedicadas al desarrollo del Manual de Procedimientos
Operativos. Muchos dirán, antes de conocerlo siquiera, que no sirve, y que
sobre su trabajo, no se les puede enseñar nada, que lo saben hacer mejor
que nadie. Este Manual de Procedimientos trata de complementar esa
experiencia.

Deseamos verdaderamente, contribuir al desarrollo de su condominio, y ello
lo hacemos con este nuevo aporte, que entre otras situaciones, también nos
lo habían solicitado confeccionar.

Solicite hoy mismo aquí su Manual de Procedimientos Operativos

Santiago Escárez San Martín
editor@eladministrador.cl

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